REGLAMENTO INTERNO

ABC COMERCIAL S.A

CONTENIDO

El presente reglamento se basa en la definicin de una metodologa apropiada para el proceso

de la informacin financiera y la garanta de una correcta gestin organizativa que evite la
posibilidad de errores y fraudes y as mismo permita la detencin de irregularidades,
debilidades y errores durante el proceso de toda la informacin administrativa-contable.

REPRESENTACIN LEGAL

Objetivos:

Formalizar los principios y normas utilizadas en documentos de tesorera para su buen uso y
desempeo financiero del mismo con la aplicacin de los principios contables generalmente
aceptados definidos por los organismos contables oficiales, incluyendo todos los principios:

- Usos
- Mtodos
- Practicas

Que debern ser seguidos por la empresa al registrar nuestras transacciones, estableciendo las
bases de valoracin de activos y pasivos determinando el resultado econmico de sus
operaciones.

DE LA LISTA DE AUTORIZACIONES

En la lista de autorizaciones debe estar debidamente especificado (nombre, cdigo, direccin,

Telfono y firma extendida y abreviada) las personas que se encargaran de las diferentes
reas en las que se pudiese necesitar de autorizaciones previas al hecho como lo son:

a. Firma y cobro de cheques

b. Las entradas a la oficina en horas extra laborales
c. Desembolsos y reembolsos de caja
d. Consignaciones y retiros bancarios
e. Las personas que se lleguen a encargar de la venta y el manejo de recursos de la
empresa.

Si alguno de los pertenecientes a la lista por una u otra razn se llegase a retirar de la empresa,
se proceder a la expiracin o finalizacin de la lista anterior y posteriormente crear una nueva
actualizando la lista de autorizaciones totalmente.

DE LOS COBROS

Uno de los grandes problemas a los nos enfrentamos es a la dificultad permanente de lograr
cobrar sus deudas en forma adecuada y conseguir un flujo de cobros que nos permita
funcionar sin tensiones de liquidez ni sufrir prdidas por la morosidad o insolvencia de sus
deudores.
Procedimientos:

La relacin que estableceremos con nuestros clientes a la hora de cobrar una deuda es muy
importante porque as podremos recibir los pagos cumplidos sin ninguna demora. Hay que
tener en cuenta algunos factores para que los clientes cancelen sus deudas

1. Tenemos creado un modelo dinmico para motivar a los clientes que se acerque a
pagar a tiempo.

Es ofrecerle descuentos a quienes paguen entre los 10 primeros das.

A los clientes que no pagan en el pazo acordado comienzan acumularse los intereses
diarios desde el da en que se vence el plazo del pago.

2. Utilizar un tono adecuado para poder llegar al cliente y poderle cobrar la deuda e
indicarle que el plazo de pagar se ha vencido pero si despus de la llamada no se
acerca a pagar posteriormente se toma la decisin de enviarle una carta el mismo da
el cual vence la cuota el contenido debe especifico.

3. Negociar unos pagos especficos con el cliente primero se tiene que tener contacto
directo con l y en ultima con las agencias de cobranza. Estar conectado con el cliente
y preguntarle por qu la demora al pagar una deuda.

4. Finalmente despus de esto puedo decir que es mejor la calidad que la cantidad es
decir que es mejor tener clientes cumplidos con las condiciones del contrato y los
pagos, que tener muchos clientes incumplidos. As nuestra empresa ir descubriendo
los clientes valiosos los cuales nunca se han atrasado en sus cuotas.

DE LOS ACTIVOS FIJOS

Estableceremos los procedimientos para controlar y supervisar los activos fijos de la empresa,
ya que estos Activos Fijos corresponden a valores que contribuyen y facilitan la operacin de la
empresa por un perodo relativamente largo de tiempo.

Procedimientos:

1. Se mantendr un registro separado para el control de cada bien que conste de:

Costo de adquisicin
El nmero de la factura
La fecha
El proveedor o vendedor
Localizacin y responsable

Este registro se mantendr conciliado contra las cuentas de control respectivas. Adems se
asignar un nmero a cada bien adquirido por la empresa con el cual se identificara en los
inventarios de estos mismos.
 2. Toda venta o destruccin de los elementos antes mencionados ser autorizada por la
Gerencia General, mediante un documento aprobatorio el cual contendr como
mnimo la siguiente informacin:

Descripcin del activo

Fecha de Compra
Valor de adquisicin
Porcentajes de depreciacin y depreciacin acumulada
Valor en libros del activo
Motivo de la destruccin o venta
Precio de Venta

3. Los inventarios de activos fijos se practicaran una vez al ao y su resultado ser

reportado a la gerencia general, y estos activos fijos se depreciaran estn o no en uso
para llevar una contabilidad ms precisa y real.

4. De conformidad con las disposiciones legales de los activos fijos deben ajustarse
mensualmente de acuerdo con los valores de depreciacin acumulada. La depreciacin
aceptable para el pas est relacionada con la siguiente tabla de vida til probable de
cada activo as:

Edificios :
Maquinara :
Equipo de Oficina :
Muebles y Enseres :
Equipo de Computacin :

Manejo de inventarios

de activos fijos
1)Corrobora lista de empleados a cargo de los activos fijos y actualiza la misma con los
empleados que an permanecen en la institucin
2)Verifica la vida til del activo fijo para preparar su descargo al momento de efectuar la
venta.
3)Verifica el nmero asignado al activo fijo, para obtener contablemente la informacin
necesaria.
- Cuenta de activos.
- Cuenta de depreciacin acumulada
- Cuenta de gastos de depreciacin.
- Cdigo de rea correcta.
- Cdigo de empleado a cargo.
4)Verifica su valor residual, fecha de adquisicin (archivo) y su valor segn meses de
depreciacin.
5)Realiza descargos de activos fijos en el sistema de contabilidad.
6)Registra los ingresos de nuevos activos fijos en el inventario.

Manual de procedimientos para rea de caja general y bancos

Objetivos:
Custodia y salvaguardia de los fondos depositados y recibidos. Adoptando procedimientos y
controles sobre las entradas y desembolsos de dinero para asegurar el buen manejo de los
mismos as se evitar fraude o malversacin de fondos.

Deben registrarse correctamente todos los movimientos tanto de caja como bancos en
cuanto a valoracin, naturaleza y periodo.

Segregar funciones con tal hecho disminuir la posibilidad de errores.

La empresa determinara los procesos y criterios a seguir en el rea de bancos.

Procedimiento para caja general:

Obtener la autorizacin para la realizacin de todo el proceso de ingresos y pagos siempre

debidamente soportado por la documentacin adecuada.

Los cobros de la empresa deben depositarse diariamente a los bancos.

Los pagos se harn principalmente mediante cheques o a travs del banco.

Solo se registraran y pagaran del fondo aquellos gastos que estn debidamente justificados y
autorizados.

Los pequeos gastos quedan limitados a la caja menor la cual maneja un fondo fijo.

Los ingresos obtenidos por medio de transferencias bancarias deben ser detectados por la
empresa a travs de su control de bancos.

Los ingresos efectivos realizados por la propia empresa deben contabilizarse al momento de
ser recibidos y luego remitirlos al responsable de bancos para que haga la consignacin
respectiva.

Los ingresos de efectivos procedentes de terceros deben registrase y notificar al

departamento de clientes para la correspondiente actualizacin de cartera.

Los desembolsos que se realicen a travs de los fondos de la caja deben estar en todos los
casos aprobados por la persona responsable y justificados debidamente mediante un
documento formal.se establecen rangos y niveles para la aprobacin en cuestin de las
cuantas a desembolsar.

El nivel de los fondos de la caja ser coherente con el volumen de gastos que se liquiden
peridicamente.

El responsable de la caja no efectuara seguimiento y gestin de cobro de clientes.

Procedimientos para los bancos:

Con el objeto de conseguir un buen manejo de la operatividad desarrollada en los bancos se

debe tener en cuenta las siguientes medidas.

Elaboracin peridica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las
cuentas contables, ajustando e inspeccionando las partidas conciliatorias. La periodicidad debe
ser como mnima una vez al mes (cierre de mes).

Se dar una explicacin concreta para aquellas partidas que se incorporan en las
conciliaciones pero que ya tienen cierta antigedad. Ya que gracias a esto se evitara que se
encubran operaciones fraudulentas.

Las conciliaciones sern supervisadas y autorizadas convenientemente y revisados en especial

los clculos aritmticos.

Verificacin de que los ingresos pendientes a realizar en el banco detallados en las

conciliaciones bancarias, sean abonadas por el banco posteriormente a la fecha de la
conciliacin.

Se evitara la existencia de cheques firmados en blanco.

La empresa mantendr las matrices de los cheques (fecha, importe, concepto y autorizacin).

Se crea la necesidad que la autorizacin de los cheques y transferencia sea al menos por dos
firmas, mediante firmas mancomunadas.

Los cheques, talonarios de cheques y sellos mquinas de firmas debern estar

suficientemente custodiados y protegidos y as evitar su uso fraudulento.

Se tomara como accin inmediata la desautorizacin en los bancos a las personas que ya no
tengan relacin con la empresa.

Los pagos efectuados a travs de los bancos, se registran en el momento que se devengan,
independientemente del momento en que sean cargados por el banco.

Los cheques no se firmaran por la persona o personas responsables hasta que se adjunte la
documentacin adecuada.

Autorizacin por parte de la direccin de la empresa para el uso y apertura de las cuentas
bancarias.

Negociacin, contratacin y designacin de poderes con las entidades bancarias solo sern
aprobadas por parte de la direccin de la empresa.
DESEMBOLSOS

Objetivo
En el desembolso se hacen girar los cheque mientras q la persona encargada haya firmado y
haya autorizado para cualquier fin q se necesite este cheque. Tambin las facturas q ya han
sido pagadas tiene q tener el sello de cancelado o no ser vlido por la empresa.
Procedimientos
En 60 das q se gire un cheque y no se haya sido reclamado este se anula colocndole un sello
de anulado en todas sus partes de vital importancia. Tambin estos cheque se le entra a el
titular nicamente y este debe tener toda la identificacin para q este se le sea entregado
segn diga la empresa.
En las empresas siempre se est actualizando las firmas de sus funcionarios para q as no se
haya ningn fraude y se pueda autorizar el cheque sin ningn problema. Si en alguno de los
casos uno de los funcionarios de una empresa se llega a retirar los otros funcionarios tendr q
pasar un reporte por escrito al banco para as poder anular su firma.
La gerencia general tendr q aprobar tosa apertura de cuentas corrientes o su misma
cancelacin. Todo pago o desembolso debe estar sustentado por una factura para q este
pueda soportar el giro del cheque. Por eso todo cheque girado debe tener el sello de
desembolso
Todo traslado entre cuentas bancarias de gastos de oficina y las cuentas bancarias de clientes
se
Efectuar previa autorizacin de la Direccin Administrativa y operativa. En otros casos no se
aceptan cuentas para su pago q no llenen los requisitos fiscales establecidos por la empresa o
q ya hayan pasado de dos meses a partir de su extensin
Todas las facturas para poder pagarse deben tener deben tener la firma del q recibe el
servicio o del q la o del q ordena su compra.
COMPRAS

Las compras representan un rengln en costos que pueden ser controlables por el
departamento de compras, debido a que stos pueden incrementarse o disminuirse,
dependiendo de la habilidad del comprador.
Por ejemplo, la consideracin psicolgica en las negociaciones, a travs de la experiencia del
personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda
forzar una disminucin en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al
contado y descuentos comerciales
Se recibe la requisicin de las compras hechas al departamento de abastecimiento, la cuales
indicaran:
Qu es lo que se necesita
Cuntas unidades necesita
Cundo debe estar disponible los artculos para la produccin.
Quin hace la requisicin y la solicitud.
Cantidad de existencia en el inventario del producto
Quienes autorizan la compra
Anlisis de las posibles fuentes de abastecimiento proveedores potenciales. Realizar
investigacin de los archivos disponibles que se tengan en compras, pedir cotizacin de precios
a cada uno de los proveedores as como fechas de entrega y embarque.
Realizar el anlisis de las cotizaciones de los proveedores en trmino de precios, descuentos,
entregas, embarques. Solvencia, calidad del trabajo. Reciprocidad y otros factores.
En este paso se coloca la orden de compra, la mejor alternativa, mejor proveedor, se debe
estar seguro de que en la orden exista toda la informacin del artculo, nmero de orden,
firmas, cantidad, precio, fecha de entrega, descuentos y condiciones de pago.
Seguimiento del pedido, esto implica realizar comprobaciones ocasionales para chequear el
progreso, el estatus de cumplimiento del pedido.
Recibo del artculo, esto traer varias actividades por el departamento de recibo antes
mencionadas como inspeccin e inspeccin y manejo en el rea de almacn.
Este paso final implica la termalizacin de la transaccin y debe realizarse un registro del
inventario la operacin de compra se da como terminada y se enva el pago a los proveedores.
Objetivos
La obtencin de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el comercio
es uno de los actos que ayudan a generar stas en la medida que se realice una buena compra.
Algunos proveedores sostienen el precio slo por un tiempo determinado, ya que las materias
primas que intervienen en el producto pueden ser de importacin, por lo cual debe haber
ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el dlar, razn por la
cual el comprador debe estar informado de la situacin cambiaria de momento, con el objeto
de garantizar que el precio cotizado sea respetado.
El departamento de compras tiene que asegurar la recepcin de los materiales adecuados y en
la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del
producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener slo el
inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad
razonable
Contribuir a la obtencin de los resultados y objetivos maximizando la aportacin de valor de
los mercados de suministro:
Liderando el proceso de relacin con proveedores definiendo las mejores
estrategias
Siendo expertos del mercado y sus tendencias
Colaborando con los socios internos desde una visin global de las necesidades
Apoyndose en las ms eficaces metodologas y soluciones tecnolgica
SEGUROS

Objetivo
Con este manual se busca tener un mecanismo para el funcionamiento constante y sin retrasos
en el rea de tesorera la cual busca tener un control mayor sobre los clientes.
Tipos de seguros y procedimientos
1.Seguro de tipo de cambio
Este seguro busca vender y comprar con un cliente especfico una divisa contra otra.
Procedimiento
Las personas potenciales que van a pasar a formar parte de nuestros clientes estn obligados
a firmar un contrato donde est estipulado el seguro de tipo de cambio con lo cual se obliga al
cliente a trabajar con la divisa escogida sin poder hacer ningn tipo de cambio.
Al momento de que el cliente trate de cambiar el tipo de divisa se proceder a actuar segn
como este estipulado el contrato.
2.Seguros de crdito
Este seguro lo usamos en el caso de los clientes morosos o que no cumplan con sus
obligaciones en un tiempo determinado.
Procedimiento
Nuestros clientes estn obligados a firmar este seguro ya que para nuestra empresa es de
vital importancia el cumplimiento de nuestros clientes.
Al tiempo que el cliente no haya cumplido con sus obligaciones y ya se le relucir el
CLIENTES

El rea de clientes y deudores comerciales refleja el resultado de reconocer las deudas

relacionadas normalmente con las ventas de bienes y prestacin de servicios.
Objetivos
Las cuentas a cobrar de clientes o cantidades a percibir de otros deudores a cobrar estarn
correctamente registradas, valoradas y clasificadas en los estados contables y procedern de
transacciones previamente autorizadas.
Todos los saldos de las cuentas a cobrar estarn sujetos a un control de crdito en cuanto a su
identificacin, vencimiento y seguimiento de saldos vencidos y no liquidados.
Procedimientos y controles
Los procedimientos y controles en el rea de cuentas a cobrar dependern fundamentalmente
de las distintas variables que operan en la actividad del negocio y del volumen de las mismas.
Con carcter general podramos distinguir las siguientes:
Nmero de clientes vivos existentes en la entidad y tipo/caractersticas del cliente.
Estructura organizativa y operativa.
Polticas y crditos establecidos por la entidad (concesin de crditos, lmites, condiciones,
etc.).
Medios y equipos para la gestin y control de clientes y otras cuentas a cobrar.
Centralizacin o no del departamento de clientes o control de las cuentas a cobrar.
Correcto registro, valoracin y clasificacin en las cuentas contables de las deudas a cobrar
-La anotacin en los registros contables de una cuenta a cobrar de clientes u otras deudas
comerciales, a raz de una venta u otro ingreso de explotacin.
-Establecimiento y definicin de una lista de precios de venta autorizada, as como las
condiciones aprobadas (crdito, descuentos, etc.).
-Existencia y confeccin de una relacin-detalle de clientes autorizados. Se habr reflejado por
escrito los criterios y procedimientos de aceptacin y mantenimiento de clientes.
-Revisin y aprobacin de los pedidos de venta a clientes, por parte del responsable comercial
y de crditos. Para operaciones especiales se necesitara la aprobacin de la Direccin.
-Confeccin de albanares de salida pre numerados, aprobados y comprobados con los pedidos
de venta autorizados y preparados.
-Conciliacin y control entre los albanares de salida y las facturas emitidas, en cuanto a
nmero de documentos y cantidades especificadas. A la vez, habr una conciliacin entre las
salidas segn el inventario y las cantidades facturadas.
-Verificacin de los clculos aritmticos de las facturas emitidas.

Procesos para la contabilizacin de una cuenta a cobrar

En las cuentas por cobrar, y principalmente en la cuenta de clientes, se tendr en cuenta:
a) El saldo total de clientes registrado en contabilidad (mayor general) deber estar soportado
y desglosado por una relacin de saldos individualizados de clientes (auxiliares de clientes).
Este detalle suele llevarse de una manera o mediante un fichero extracontable, pero s que, de
un modo u otro debe volcar a la contabilidad.
-Nmero o cdigo de clientes o nmero de cuentas del cliente (dependiendo si la relacin y
control de clientes est integrado directamente en las cuentas contables o es a raz de un
proceso extracontable).
b) Las fichas auxiliares de caja cliente (extractos de cuenta del cliente) especificaran toda la
informacin detallada integrante de la composicin del saldo. Es decir:
-Fecha de la operacin
-Concepto
-Nmero de factura
-Fecha de vencimiento
-Importe y total
c) Peridicamente se conciliara, con carcter mensual, el total de la relacin de los saldos
individuales de clientes (auxiliares) con el saldo de la cuenta de clientes del mayor.

Control apropiado de los cobros de clientes desde su recepcin hasta su ingreso en las cuentas
bancarias

-Las ventas de mercancas al contado se controlaran mediante partes o notas de ventas pre
numeradas o bien utilizando el papel de la cinta de la caja registradora. La sistemtica del
control de efectivo y de registro ser:

*Las ventas al contado se contabilizaran en el momento en que se realicen.

*El efectivo y los cheques recibidos se conciliaran diariamente con las notas de venta al
contado o con el detalle de las cintas de la caja registradora. Como control adicional se
comprobara con el libro de caja y con el extracto-justificante del depsito diario al banco.

-Se establecern controles especficos del efectivo. En general:

*Arqueos peridicos de caja. Supervisin diaria.
*Conexiones entre efectivo e ingreso en bancos.
*Documentos de cobro pre numerado para el correspondiente control de los mismos con
posterioridad.

-Convendr llevar a cabo unas revisiones por personas independientes para verificar que se
han registrado todos los cobros en efectivo y confirmar as el buen funcionamiento de
controles. De modo general:

*Cotejo del total de las notas de venta.

*Observacin de la recepcin y seguimiento del correo.
ORDEN DE COMPRA Y VENTA

Objetivo: diligenciar con la mayor exactitud posible todos los campos en l definidos de forma
tal que la fuente inicial de la operacin quede adecuada y razonablemente documentada a los
sistemas de informacin. Las rdenes debern ser ingresadas al sistema antes de ser ejecutada
la operacin.

Proceso de compra:

1)Solicita a los vendedores una cotizacin por los elementos a adquirir, para cada compra se
debern solicitar como mnimo tres.
2)Enva la cotizacin de los elementos solicitados, indicando:
caractersticas cantidades
precios
condiciones de pago
validez de la oferta
Otros (juicio del proveedor).
3)Evala y prepara cuadro comparativo de anlisis de las cotizaciones y Presenta a
consideracin de la Gerencia General el cuadro de anlisis, acompaado de las cotizaciones.
4)Evala con el personal competente el anlisis de las cotizaciones, Aprueba la compra y
Ordena la elaboracin de la orden de compra, remitiendo a la Secretara de Gerencia General
las cotizaciones acompaadas del anlisis de las mismas.
5)Elabora la Orden de Compra en original y dos copias. Toma la firma del Gerente General de
la Compaa en la Orden de Compra, acompaando para tal fin el anlisis de cotizaciones y las
mismas.
6)Firma la Orden de Compra verificando que est se encuentre de acuerdo a lo aprobado.
7)Distribuye los documentos as:
a.Original de la Orden de Compra para el vendedor.
b.Primera Copia de la Orden de Compra para el Departamento de Contabilidad.
c.Segunda copia para el archivo consecutivo, acompaado de las cotizaciones y del cuadro de
anlisis de las mismas.
8)Despacha los elementos o realiza los trmites legales solicitados de acuerdo a las
caractersticas y condiciones de la Orden de Compra.
9)Recibe los elementos solicitados en la orden de Compra verificando que correspondan a las
caractersticas y calidades solicitadas, firma el original y copia de la remisin del vendedor en
constancia de la recepcin de los elementos y enva a Contabilidad la primera copia de la
remisin de los elementos.
10)Recibe la primera copia de la Remisin del vendedor debidamente firmada por el Director
Administrativo, compara la Orden de Compra de los elementos con la primera copia de la
Remisin, ingresa el registro de los elementos anotando todos los datos pertinentes a los
mismos, procede a asignar el numero para la identificacin correspondiente. Archiva la
primera copia de la Remisin del vendedor junto con la primera copia de la Orden de Compra a
la espera de la Factura o documentos pertinentes del vendedor.
Anexos Compras:
Las cuentas a pagar procedentes de proveedores u otros pasivos adecuados por bienes y
servicios estarn oportuna y correctamente registrados, clasificados y valorados en los estados
financieros, procediendo de transacciones previamente autorizadas.
Los pagos a proveedores y acreedores estarn siempre soportados de un pasivo
contabilizado, reconocido y justificado.
Los pasivos incurridos con proveedores y acreedores estarn imputados en cuentas
apropiadas y se reflejaran en los periodos correspondientes.

Ventas:
Determinar los precios de venta y sus condiciones en el mercado.
Aceptar los pedidos de clientes, controlar el despacho, devoluciones y reclamaciones de
productos emitir facturas de venta o nota de abono aprobadas y hacer efectivo las cuentas a
cobrar.
Aprobar la regularizacin de cuentas de clientes incobrables.
REGLAMENTOS

-Todos los funcionarios con su ingreso debern leer y conocer los reglamentos, procedimientos
y normas establecidas por la compaa y por las autoridades que controlan y normalizan las
actividades de la empresa.

-Todas las directivas de la organizacin, y dems Funcionarios debern firmar en el momento

de su vinculacin el documento de Conflicto de Intereses promulgado por la Gerencia General.
El desconocimiento o violacin de cualquiera de las normas antes citadas ser causal de
despido.

-En el periodo de induccin se debern realizar las capacitaciones previas para el conocimiento
completo del reglamento de la empresa.
-En todas las empresas deben existir reglamentos a continuacin nombraremos algunos

-Reglamento de caja: En este reglamento se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
Pagos
Razn de pagos
Poder para el manejo de pagos
Haberes de caja
Libro de caja
Cobros y pagos
Operaciones extraordinarias
Control de caja
Medidas de seguridad
Todos estos tems deben estar bien diligenciados al momento de manejar la caja.
-Reglamento de cartera: En este reglamento se deben tener en cuenta los siguientes factores:
Objetivos claros para el manejo de cartera
Delegar responsabilidades
Planear las reuniones y las convocatorias
Actas
Reserva de la informacin
Interpretacin del reglamento
Vigencia
Las personas delegadas para el manejo de cartera deben estar dispuestas a cumplir con lo
estipulado en el presente manual.

Tambin existen reglamentos generales en la empresa a los cuales estn sometidos todos los
funcionarios de la misma estos van encaminados a:
Horarios de entrada
Das de pago
Formas de pago
Uso de los espacios dentro de la empresa.
SEGURIDAD DE LA INFORMACION

La seguridad de la informacin es uno de los principales activos de las empresas y por ello las
nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin se han convertido en una herramienta
imprescindible para desarrollar cualquier actividad econmica, as como en un factor clave
para mejorar la productividad.
Objetivos: Se deber conocer las caractersticas de lo que se pretende proteger en este caso la
Informacin.
fsica: Vela por la integridad de los equipos y por la continuidad de los suministros que
necesitan.

lgica: Se encarga de la seguridad de los programas.

organizacional: Asigna las funciones y responsabilidades en materia de seguridad dentro de la

empresa.

Ver que tanto valor tiene la informacin para as protegerla.

Verificar que informacin puede ser pblica o privada, es decir si la puede ver cualquier
persona o por un grupo selecto de personas que trabaja con ella.
Debemos maximizar nuestros esfuerzos para preservarla informacin, reconociendo que la
misma es:
1) Crtica: es indispensable para garantizar la continuidad operativa.
2) Valiosa: es un activo con valor en s misma.
3) Sensitiva: debe ser conocida por las personas que la procesan y slo por ellas.
Esta informacin, para alcanzar el propsito de la seguridad informtica, debera mantener las
siguientes caractersticas:
Integridad: El contenido de la informacin debe permanecer intacto a menos que sea
modificado por personal autorizado, y esta modificacin sea registrada para posteriores
controles o auditoras. Un problema de integridad puede ser ocasionado por anomalas en el
hardware, software, virus informticos y/o modificacin por personas que se infiltran en el
sistema o por errores involuntarios de los propios usuarios del mismo.

Disponibilidad: La informacin debe estar disponible en el momento en que es requerida para

ser procesada por las personas autorizadas. Esto provoca la necesidad de que la misma se
mantenga correctamente almacenada, con el hardware y el software funcionando
perfectamente y que se respeten sus parmetros o valores, para su rpida y completa
recuperacin en caso de ocurrencia de una falla o un desastre.

Confidencialidad: Dicha informacin de la empresa slo debe ser conocida por personas
autorizadas, manejndose en el marco de privacidad que su propietario disponga.
Hay que tener en cuenta que en dichos casos hay amenazas con la informacin ya que pueden
ocurrir errores, accesos indebidos, desastres naturales, etc., ya que ponen en peligro la
integridad, disponibilidad y confidencialidad de la misma.
La seguridad fsica

Hacer copias de seguridad:

Es la primera y la ms importante de las medidas de seguridad. No dejar ningn da de hacer
una copia de seguridad de la informacin de la empresa. Hay programas que permiten
programar las copias de seguridad para que se hagan de forma automtica. Entre ellos algunos
son gratuitos como Cobin Backup, mCopias o SyncBack.

Utilice sistemas de alimentacin ininterrumpida:

Para evitar que los procesos en curso se interrumpan en caso de corte de la luz elctrica y para
filtrar los microcortes y picos de intensidad, que resultan lentos pero que pueden provocar
deterioros en los equipos, es muy aconsejable disponer de sistemas de alimentacin
ininterrumpida, al menos para los servidores y equipos ms importantes.

La autenticacin

Asigne nombres de usuario y contraseas a los empleados:

Para identificar a las personas que acceden a los sistemas es posible configurar los
ordenadores de forma que al arrancar soliciten al usuario su nombre y contrasea, y otro tanto
ocurre con muchos programas. Utilizar estas opciones y no dejar libre el acceso a los
ordenadores de la empresa, sino proporcionar a cada empleado un nombre de usuario y una
contrasea, y cuidar de que mantengan est en secreto.

Comience a utilizar la firma electrnica:

Los certificados electrnicos permiten realizar numerosos trmites con las Administraciones a
travs de Internet as como firmar los documentos electrnicos de forma que estos pueden
sustituir al papel en documentos autnticos.

Los virus

Instale antivirus en los ordenadores:

Tener un antivirus actualizado es una medida bsica de seguridad, instalar uno en todos los
equipos y mantngalo actualizado

Defindase de los programas espa:

Hay programas que se instalan de forma oculta en un ordenador y pueden enviar a quien los
controla la informacin contenida en el mismo e incluso las contraseas que se tecleen en l, y
tambin le permiten convertirlo en un zombie y utilizarlo para sus propios fines.

De esta manera podemos definir tres tipos de control: preventivo, defectivo y correctivo.

Niveles de proteccin o defensa

Se manejan cuatro niveles de seguridad que protegen los recursos de un sistema de
computacin, cada uno de ellos trabaja en estrecha vinculacin con los otros y la debilidad de
uno, compromete la eficacia de todo el sistema de defensa.
1) Marco legal y tico: la proteccin que brinda la legislacin y la obligacin moral que nuestra
condicin humana nos impone.
2) Auditora y controles del sistema informtico: la proteccin provista por las polticas, la
organizacin y la metodologa de control de las personas, los procedimientos operativos y los
programas de aplicacin.
3) Seguridad fsica y ambiental: uso de los medios tales como las tcnicas de proteccin contra
incendio, robo o acceso no autorizado a las instalaciones de computacin y las medidas de
proteccin del ambiente tales como la preservacin de buena calidad de energa elctrica.
4) Seguridad lgica: la proteccin provista por los dispositivos de hardware y las tcnicas de
software dentro del sistema operativo, los archivos o bases de datos y los programas de
aplicacin.
PRESUPUESTOS INGRESOS Y GASTOS

OBJETIVOS.
Definir los procedimientos del proceso presupuestario relacionados con los ingresos y
egresos del presupuesto asignado.
Indicar la documentacin e informes emitidos por la Seccin y utilizados en cada fase del
proceso.
Proporcionar las instrucciones de llenado para cada documento e informe.
Sealar la secuencia grfica de los procedimientos descritos en este manual.
PROCEDIMIENTO.
1. El Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, a travs de la Seccin
Presupuesto, ser responsable del cumplimiento de las normas e instrucciones indicadas en el
presente manual.
2. -La distribucin y control del presupuesto estarn a cargo de la Seccin.
3. Todos los procedimientos a seguir de acuerdo al manual sern efectuados en un paso a
paso dependiendo el rea de la misma manera:

1. Asignacin y distribucin presupuestaria.

Una vez recepcionado el OFICIO Conductor y la fotocopia de la RESOLUCION EXENTA de la
Direccin, que indica la asignacin presupuestaria, el Encargado de Presupuesto procede a
efectuar la distribucin y los requerimientos a los distintos tems presupuestarios y centros de
costos respectivos en el sistema computacional, informacin que quedar grabada en el
ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE INGRESOS Y GASTOS.
A continuacin, procede a imprimir un INFORME DE REQUERIMIENTOS PRESUPUESTARIOS
DE INGRESOS Y GASTOS, documento que ser archivado con el OFICIO y la RESOLUCION
EXENTA, en esta Seccin.
2. Prestaciones Facturadas.
Recepcionado de la Seccin Cuentas Corrientes la 4 copia sin formato de la FACTURA o
NOTA DE CREDITO, el Encargado de Presupuesto de Ingresos procede ingresar al sistema
computacional para su devengo los documentos antes mencionados, que afectaran
directamente a los tems presupuestarios del ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE
INGRESOS.
En caso de detectar errores en la imputacin, se procede a efectuar su regularizacin, para
ser ingresados al sistema computacional (Ajuste Contable), afectando el tem presupuestario y
centro de costo correspondiente, informacin que quedar grabada en el ESTADO DE LA
EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE INGRESOS.
Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO en un
original que se adjunta a la copia de factura que se archiva en esta Seccin.
3. Remesas.
Recepcionado de la Seccin Tesorera (Direccin S.S.A.) una copia del COMPROBANTE DE
CONTABILIDAD-EGRESO, la fotocopia del OFICIO y el COMPROBANTE DE DEPOSITO que es
recepcionado del Departamento de Finanzas, el Encargado de Presupuesto de Ingresos
procede a ingresar los datos de la remesa al sistema computacional, afectando los tems
presupuestarios y centros de costos correspondientes. Esta informacin quedar grabada en el
ESTADO DE EJECUCION REQUERIMIENTOS DE INGRESOS.
 Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDAD DEVENGADO en un
original que es firmado por el Encargado de Presupuesto de Ingresos.
Posteriormente, se remite se distribuye la documentacin de la siguiente Otras Entradas
Directas.
Recepcionado de la Seccin Tesorera la copia del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-
DEVENGADO de ingresos directos, por conceptos de Arriendo de bienes inmuebles,
enajenacin de bienes a funcionarios del Servicio, etc.
En caso de detectar un error en la imputacin, procede a su regularizacin en el sistema
computacional afectando los tems presupuestarios y centro de costo correspondiente,
informacin que quedar grababa en el ESTADO DE REQUERIMIENTOS LA EJECUCION DE
INGRESOS.
4. Compras a travs de Abastecimiento.
Abastecimiento enva en forma electrnica la Orden de Compra y Compromiso presupuestario,
para que la Unidad de Presupuesto proceda a obligar en el Sistema.
Recepcionado el original y las tres copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO de la Seccin Abastecimiento, el Encargado de Presupuesto de Gastos
procede a revisar los tems presupuestarios correspondientes, los que anteriormente haban
sido obligados en forma electrnica por el Sistema y refrendados por la Unidad de
presupuesto.
Posteriormente, se remite la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO para su
revisin, autorizacin y firmas al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto y al
Subdirector Administrativo. En el caso que el monto de la adquisicin sea superior a $500.000,
adems, se deben remitir los antecedentes al Director para su autorizacin y firma.
En caso que la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO no se autorice, se
procede a remitirla a la Seccin Abastecimiento para que sta proceda a confeccionar la
ANULACION DE ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO. Una vez recepcionado
el documento de la Seccin Abastecimiento se debe continuar con el procedimiento N7.
Posteriormente, la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO se distribuye de
la siguiente forma:
El original se archiva en la Seccin Presupuesto, en espera de la llegada de la Factura.
Una vez recibido de la Seccin Abastecimiento la FACTURA y el original del formulario
RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA en los casos que corresponda, el Encargado de
Presupuesto de Gastos adjunta el original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO, documento que se encontraba archivado temporalmente en esta Seccin,
seguidamente procede a verificar lo siguiente:
La FACTURA debe ser extendida a nombre de la Empresa. Que el clculo del I.V.A. est
correcto. Que el monto de la FACTURA est acorde a la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO y Compromiso Explcito.
Si el monto estipulado en la FACTURA difiere a la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO, el Encargado de Presupuesto de Gastos debe remitir a la Seccin
Abastecimiento estos documentos, para que sta proceda a regularizar la diferencia detectada
o la devolucin de la FACTURA al Proveedor para su rectificacin, en los casos que se
encuentre mal extendida.
Cuando se ha recepcionado de la Seccin Abastecimiento el original y sus copias de la
ANULACION DE ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO o la ORDEN DE
COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO COMPLEMENTARIA, segn corresponda a un
menor o mayor valor, se procede a imputar al tem presupuestario correspondiente.
A continuacin, se procede a remitir dichos documentos al Jefe del Departamento de
Contabilidad y Presupuesto y al Subdirector Administrativo para su revisin, autorizacin y
firma. En el caso que el monto de la Adquisicin sea superior a $500.000, adems se debe
remitir los antecedentes al Director.
En el caso, que no se detecten errores en la comparacin o corregida la diferencia, el
Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional
SIGFE afectando la instancia del Devengado en el tem presupuestario y centro de costo
correspondiente, esta informacin quedar registrada en el LIBRO MAYOR y el ESTADO DE LA
EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO en un
original que se adjunta a la factura como respaldo del devengado.
Seguidamente, la FACTURA se enva a la Seccin Tesorera con la siguiente documentacin
de respaldo:
El original del formulario RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA, en los casos que
corresponda.
5. Anulacin total de la Orden de Compra y Compromiso Presupuestario.
Una vez recepcionado la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO en un original y dos copias de la Seccin Abastecimiento, el Encargado de
Presupuesto de Gastos procede a revisar los tems presupuestarios correspondientes.
Enseguida, se remite la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO con la documentacin de respaldo, al Jefe del Departamento de
Contabilidad y Presupuesto, al Subdirector Administrativo para su revisin, autorizacin y
firmas. En el caso que el monto sea superior a $500.000, adems se debe remitir los
antecedentes al Director para su autorizacin y firma.
Recepcionado el documento debidamente autorizado, se procede a distribuirlo de la
siguiente forma:
El original y la 1 copia de la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO y el original, la 1 y 2 copia de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO se archivan en esta Seccin.
La 2 copia de la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO y
la 3 copia de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se remiten a la
Seccin Abastecimiento.
6. Anticipo a proveedores.
6.1. Egreso por Anticipo a Proveedores.
La Unidad de Abastecimiento una vez realizada la Solicitud de Anticipo de .Proveedores a
Contabilidad, procede a realizar la Orden de Compra, la que por medio electrnico solicita a la
Unidad de Presupuesto que sea obligada en el Sistema en la que se revisan el tem
Presupuestario para proceder a obligarla, posteriormente imprime para ser refrendada.
Recepcionado de la Seccin Abastecimiento el original y las tres copias de la ORDEN DE
COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, obligada y refrendada por la unidad de
presupuesto.
Consecutivamente, se remite la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO al
Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto y al Subdirector Administrativo para su
revisin, autorizacin y firmas. En el caso que el monto de la adquisicin sea superior a
$500.000, adems, se debe remitir los antecedentes al Director.
Si es recepcionado la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con sus copias
debidamente autorizada, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos
al sistema computacional afectando la instancia del Obligado del tem presupuestario y
centro de costo correspondiente, esta informacin quedar grabada en el Libro Mayor y
REGISTRO DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA DE LOS GASTOS.
A continuacin, la documentacin se distribuye de la siguiente forma:
6.2. Cancelacin de la Factura por Anticipo a Proveedores.
Una vez recepcionado de la Seccin Abastecimiento la FACTURA y el original del formulario
de RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA en los casos que proceda, el Encargado de
Presupuesto de Gastos procede adjuntar el original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO,
Que el clculo del I.V.A. est correcto Y Que el monto de la FACTURA est acorde a la ORDEN
DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO.
Si el monto de la FACTURA difiere a lo estipulado en la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO, el Encargado de Presupuesto de Gastos debe remitir a la Seccin
Abastecimiento estos documentos, para que proceda a regularizar la diferencia detectada o la
devolucin de la FACTURA al Proveedor para su rectificacin, en los casos que se encuentre
mal extendida.
Cuando se recepcin de la Seccin Abastecimiento el original y sus copias de la ANULACION
DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO o la ORDEN DE COMPRA Y
COMPROMISO PRESUPUESTARIO COMPLEMENTARIA, segn corresponda a un menor o mayor
valor, se procede a imputar el tem presupuestario correspondiente.
A continuacin, se remiten dichos documentos al Jefe del Departamento de Contabilidad y
Presupuesto y al Subdirector Administrativo para su revisin, autorizacin y firmas. En el caso
que el monto de la Adquisicin sea superior a $500.000, adems, se debe remitir los
antecedentes al Director.
Despus de recepcionado los documentos debidamente visados, el Encargado de
Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional afectando la
instancia del Obligado en el tem presupuestario y centro de costo correspondiente, por la
diferencia detectada. Esta informacin quedar grabada en el Libro Mayor que corresponde y
en el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
En caso que no se detecten errores en la comparacin o corregida la diferencia, el Encargado
de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional afectando la
instancia del Devengado y a efectuar la validacin del documento contable para su pago.
Esta informacin quedar grabada en el Libro Mayor y el ESTADO DE EJECUCION DE
REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDAD DEVENGADO en un
original que se adjunta a la factura.
A continuacin, la FACTURA se enva a la Seccin Contabilidad con la siguiente
documentacin de respaldo:
El original del formulario de RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA en los casos que proceda.
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO.
El original del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-DEVENGADO.
El original de la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO o el
original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO COMPLEMENTARIA, en
los casos que proceda.
7. Consumos Bsicos y Otras Compras Directas.
Recepcionado de la Secretara las BOLETAS y/o FACTURAS y la SOLICITUD DE PASAJES en los
casos que proceda, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al
sistema computacional para emitir la Orden de Compra obligada y refrendada, afectando la
instancia del Obligado y Devengado (Compromiso Implcito SIGFE) en forma simultnea en
el tem presupuestario y centro de costo correspondiente. Esta informacin quedar grabada
en el LIBRO MAYOR y el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
Consecutivamente, se imprime la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO en
un original y tres copias, remitindola con la documentacin de respaldo, al Jefe del
Departamento de Contabilidad y Presupuesto, al Subdirector Administrativo y al Director para
su revisin, autorizacin y firmas en el caso que el monto sea superior a $500.000.
Posteriormente, la documentacin se distribuye de la siguiente forma:
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, el original del
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-DEVENGADO, las BOLETAS y/o FACTURAS y la SOLICITUD
DE PASAJES, se enva a la Seccin Tesorera.
8. Viticos.
Para Comisin de Servicios en Territorio Nacional.
Recepcionado de la Unidad Solicitante la RESOLUCION EXENTA (Orden de Vitico), el
Encargado de Presupuesto de Gastos, procede a revisar el clculo efectuado de acuerdo a la
Tabla de Valores.
Una vez conforme la revisin y asignada la imputacin presupuestaria, se remite al Director
para su aprobacin y oficializacin. En caso contrario se devuelve a la unidad solicitante para
su rectificacin.
Cuando se confecciona e imprime la Orden de Compra y Compromiso Presupuestario en
original y tres copias remitindola al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, al
Subdirector Administrativo y al Director para su revisin, autorizacin y firma.
Despus de recibida el original y las copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO con la documentacin de respaldo debidamente visada, el Encargado de
Presupuesto de Gastos procede a ingresar al sistema computacional, afectando la instancia del
Obligado y Devengado (Compromiso Implcito) en forma simultnea en el tem
presupuestario y centro de Costo correspondiente. Esta informacin quedar grabada en el
LIBRO MAYOR Y EL ESTADO DE EJECUCIN DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
Posteriormente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDAD DEVENGADO en original
que se adjunta a la Res. De Vitico.
Enseguida, la documentacin se distribuye de la siguiente forma:
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, la RESOLUCION
EXENTA y el original del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-DEVENGADO, se envan a la
Seccin Tesorera para su cancelacin.
9. Honorarios.
Profesionales Independientes por Prestaciones o Compra de Servicios y otras Actividades
Lucrativas. La Unidad de Abastecimiento confecciona la Orden de Compra y Compromiso
Presupuestario, posteriormente solicita en forma electrnica a Presupuesto para ser obligada
por el SIGIC, en la que se revisa el tem presupuestario, posteriormente imprime y es enviada
para ser refrendada por la Unidad de Presupuesto.
Recepcionado de la Seccin Abastecimiento la BOLETA DE HONORARIOS, el CERTIFICADO
confirmando el servicio prestado y la ORDEN COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con
sus respectivas copias, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a revisar lo siguiente:
Sea extendida a nombre de la Empresa. La correcta emisin de la misma.
El Correcto clculo de impuesto y valores.
Verificar que el valor bruto se ajuste a lo establecido en el CONVENIO.
En el caso que la boleta no cumpla con lo establecido, se debe devolver los antecedentes a la
Seccin de Abastecimiento, de lo contrario, procede a efectuar la imputacin presupuestaria
en los tems correspondientes.
A continuacin, el original y las copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO con la documentacin de respaldo se remite al Jefe del Departamento de
Contabilidad y Presupuesto, al Subdirector Administrativo y al Director para su revisin,
autorizacin y firma.
Una vez recepcionado el original y las copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO
PRESUPUESTARIO con la documentacin de respaldo debidamente autorizada, el Encargado de
Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional, contabilizando
la instancia del Obligado y Devengado en forma simultnea en el tem presupuestario y
centro de costo correspondiente la informacin quedar grabada en el ESTADO DE EJECUCION
DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS y en el LIBRO MAYOR.
Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO en un
original que se adjunta a la Boleta de Honorarios.
A continuacin, la documentacin se distribuye de la siguiente forma:
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, LA BOLETA DE
HONORARIOS, el CERTIFICADO confirmando el servicio prestado y el original del
COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO, se envan a la Seccin Tesorera.

OBSERVACIONES:
Posteriormente en todas las reas dando cumplimiento al manual se lleva un procedimiento
que se lleva a cabo de la siguiente manera:
La 1 copia del la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se archiva en la
seccin.
La 2 y 3 copia de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se enva a la
seccin abastecimiento para fines de control.
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se archiva en forma
temporal hasta la llegada de la factura.
PROCEDIMIENTOS GENERALES ADMINISTRATIVOS

El ciclo de tesoreria engloba todas las operaciones productivas de la ctividad realicionadas con
el efectivo en todas de finaciacion, distribucion y reintegros.
Este ciclo esta muy ligado con el de ingresos y compas ya que en ambas se cierran con las
operaciones de recepcion y desembolsoos de efectivo las cuales sosn la fuente de
transacciones del ciclo de tesoreria.
El funcionamiento y la sistematica para el proceso de transaccion corresspondientea este ciclo
variara de una empresa a otra.
De mamera general se pueden destacar las siguientes funciones en el ciclo de tesoreria:
Custofia fisica del efectivo y de los valores asi como su administracion.
Administracion,ejecucion y control de las operacines financieras y de inversion.
Seguimiento y control de las deudas con entidades de credito en cuanto a la liquidacion del
principal e intereses y al cumplimiento de las condiciones contraactuales formalizadas.
Operaciones de recepcion y de desembolso del efectivo, incluyendo conciliaciones de saldos.
Transacciones de descuento de papel comercial.
Contactos y negociaciones con las instutuciones fiancieras a corto a largo palzo.
Para procesar todo el ambito de transaciones que abarca el ciclo de tesoreria es necesario
tener presente todas la bases de la informacion representadas por registros, archivos, listados,
y demas detalles los cuels entran a formar parte del funcionamiento del ciclo.
Esquema del ciclo de tesoreria y sus interrelaciones:

A) Caja menor:
Concepto:La caja menor, es un fondo, fijo y renovable, que se crea en las empresas para
manejar pequeos desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos pequeos, que para manejarlos por bancos se hace complejo y
puede entorpecer el desarrollo gil de ciertas actividades, por lo que la solucin es la
constitucin de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma,
aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en
algunas $1.000.000 ser suficiente, en otras ser necesario disponer de un fondo de varios
millones.

Acta de constitucin de caja menor:

Se realiza un acta con la fecha correspondiente, lugar y el motivo de la apertura de dicha caja
menor. Con las siguientes normas
1. Verificacin del Quorum
2. Apertura de caja menor
3. Monto de la caja menor
4. Responsable del manejo de la caja menor
5. Valor mximo a pagar por caja menor
6. Conceptos que se pueden pagar por caja menor
7. Base mnima para el reembolso de la caja menor

Constitucin del fondo de caja menor

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo
que la contabilizacin ser:

110510 100.000
111005 100.000

Responsable del Manejo

Las Cajas Menores sern administradas, de manera exclusiva, por el funcionario designado en
la Resolucin de constitucin, quien responder disciplinaria, fiscal, en omisiones y acciones
las por penalmente, y tributaria la administracin y manejo.
Funciones del Responsable
1. Recibir los recursos del fondo
2. Llevar un control diario y cronolgico de las operaciones de caja menor, con los documentos
que respaldan los movimientos
3. Gestionar la adquisicin y realizar el pago de los bienes y/o servicios autorizados en la
Resolucin de creacin y solicitados
4. Asegurar la custodia de los dineros y documentos soportes de los gastos.
5. Reportar a la Divisin Financiera, dentro del tercer da hbil del mes siguiente al pago, las
facturas que registran IVA.
6. Aplicar las retenciones de Ley y consignarlas.
7. Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
8. Mantener la liquidez del fondo, solicitando el reembolso.
El Dinero en Trnsito(legalizacin).
Cuando una compra deba ser realizada por empleado distinto del responsable de Caja Menor,
se deber diligenciar el comprobante de dinero en trnsito.
Una vez legalizado el dinero en trnsito, se anular la constancia de su entrega, en presencia
del funcionario queefectu la compra y se conservar en el archivo de soportes.
Destinacin de Recursos
Los dineros del Fondo de Caja Menor solamente podrn utilizarse para sufragar los gastos
identificados y definidos en la Resolucin de Constitucin de Caja Menor y en las dems
disposiciones que regulen la materia.
La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor de las areas, se har por los jefes de
area , Directores de la empresa Y Secretarios Generales.
Prohibiciones
1. Efectuar pagos de contratos y rdenes de servicios.
2. Cancelar viticos y gastos de viaje, excepto los que se causen al empleado en comisin fuera
de la ciudad, por daos de vehculos oficiales, si se dispone del rubro especfico .
3. Pagos de servicios personales y contribuciones de Ley sobre nminas, y, servicios pblicos.
4. Prstamos y cambios de cheques oficiales o personales .
5. Guardar en la caja fuerte de Caja Menor elementos diferentes.
6. Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.
7. Realizar Gastos suntuarios
8. Fraccionar compras o servicios
9. Sobrepasar en gastos la cuanta autorizada.
10. Presentar soportes sin requisitos para su legalizacin.
Reembolso de caja menor
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a
rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los
gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y as recuperar el fondo de caja menor a
su monto inicial.
La contabilizacin del reembolso ser:
51XXXX 80.000
111005 80.000
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al
momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algn
reembolso, de ah que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su
especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causacin de
las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso,
tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que segn los principios de causacin
yrealizacin, los hechos econmicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la
factura, lo cual no ser posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso
de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso
que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho econmico
que soportan.

Mecanismos de Control de los Fondos de Caja Menor

El control a los Fondos de Caja Menor se verifica, de:
1. Autocontrol de los responsables del manejo.
2. Arqueos peridicos y sorpresivos por la Tesorera
3. Arqueos por la Oficina de Control Interno o por Organismos externos.}
Arqueo de caja
Se efectuara peridicamente un arqueo de caja, dejando consatancia y evidencia de su
realizacion, supervison y exactitud tanto como documental como aritmetica. Al ser el arqueo
un procediemnto en que solo interviene le departamento de tesoreria y su control interno.
Arqueos sorpresivos: se efecturaran arqueos sorpresivos sin previo aviso con el objeto de
infundir una actualizacion y control continuado de los fondos, con carcter general, los
arqueos de caja se realizaran peridicamente
Libro de caja
La gestion y control de caja se detallara atravez de un registro o ficha auxiliar en donde se
anotaran todos los movimientos de cobros y pagos. Este registro se conciliara periodicamente
con los esatdoa contables, solo se registraran y pagaran del fondo aquellos gastos que se esatn
debidamente justificados y autorizados.
Esquema resumen de flujograma de caja(fondo fijo)