Escuela Financiera

CURSO DE EXCEL 2013

FRMULAS

Una frmula es una ecuacin que calcula un valor nuevo a partir de los valores introducidos. Las
frmulas pueden contener nmeros, operadores, referencias a celdas o funciones (las
trabajaremos ms adelante). Para trabajar con frmulas hay que tener en cuenta:

Siempre empiezan con el signo = colocado en la celda donde se quiere que aparezca un
resultado de la frmula aplicada.

Cada frmula utiliza uno o ms operadores aritmticos.

Cada frmula incluye dos o ms valores que se combinan mediante operadores aritmticos.

=(A2*C2)/D3

Cuando se unen varios operadores en una misma frmula, Excel ejecuta las operaciones con un
orden, realizando el clculo de izquierda a derecha. SI queremos variar el orden, escribiremos
entre parntesis la parte de frmula que queremos que se calcule en primer lugar.

Cuando introducimos un nmero en una celda, sta siempre adquiere el formato General, es
decir, an no tiene un formato especfico. Si el nmero introducido es muy grande y Excel no
puede mostrar todo el nmero, el formato General redondea los nmeros con posiciones
decimales y utiliza la notacin cientfica para los nmeros grandes.

Referencias a celdas.
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica Microsoft
Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una frmula. En
las referencias se pueden utilizar datos de distintas secciones de una hoja de clculo en una
frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas.

Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y
a los datos de otros programas; en este ltimo caso, las referencias a celdas de otros libros se
denominan referencias externas o remotas. Para hacer referencia a un rango de celdas,
introducimos la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, luego aadimos dos
puntos (:) y, a continuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. Por

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ejemplo, A200:C350 que hace referencia a todas las celdas que se incluyen en ese rango, es decir,
celdas de la A200 a la A350, celdas de la B200 a la B350 y celdas de la C200 a la C350.

Cuando se introduce una frmula en Excel, se har referencia generalmente a ms de una celda.

Referencias relativas, absolutas y mixtas.

Existen tres tipos de referencias a celdas: relativas, absolutas y mixtas. La diferencia
fundamental entre un tipo de referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas. Pueden
utilizarse los encabezados o rtulo de las columnas y de las filas en una hoja de clculo para hacer
referencia a las celdas de esas columnas, o filas, o pueden crearse nombres descriptivos que
referencien a las celdas, los rangos de celdas, las frmulas o los valores constantes.

Referencias relativas: son las referencias establecidas por defecto en Excel, es decir, que si
arrastramos el cuadro de llenado o copiamos las celdas en otra posicin, las frmulas se adaptan
totalmente a la fila o columna arrastrada. Son referencias a celdas relacionadas con la posicin
de la frmula.

Referencias absolutas: son aquellas que siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una
posicin especfica. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de
dlar ($) delante de las secciones de la referencia que no cambian. Por ejemplo, para crear una
referencia absoluta a la celda B2, agregamos signos de dlar a la frmula como se indica a
continuacin: =$B$ 2.

Referencias mixtas: son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y relativa a la columna
(o viceversa). La parte de la referencia que es absoluta va precedida del smbolo $ y la relativa
no. De este modo:

Cuando veamos una referencia del tipo $A$2 se trata de una referencia absoluta (la celda A2
queda fija en su columna A y en su fila 2). Cuando veamos una referencia del tipo $A2 se trata de
una referencia mixta. La celda A2 queda fija sobre la columna B y durante la copia podr
desplazarse por las filas 3, 4, 5, etc.

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Ejercicio prctico completo de frmulas.

1. En la celda B4 escribe Enero y arrastra el cuadro de llenado dos celdas hacia abajo. En la
celda B7 escribe Trimestre 1. Haz lo mismo para el resto de celdas de la columna. En la celda
B20 aade Total anual.

2. Sitate en la celda B24 y escribe: Ingresos fijos cada mes, y en la celda B25, Gastos fijos
cada mes. En la celda D24 aade 3000 y en la D25, 2300.

3. En la celda B2 escribe Control de gastos en un ao. En la celda C3 escribe Ingresos variables

y ampla manualmente el ancho de columna haciendo doble clic en la lnea divisoria entre el
encabezado de la columna C y la D. En la celda D3 aade Gastos variables y en la celda E3
aade Neto. Autoajusta el ancho de las columnas D y E haciendo doble clic en la lnea
divisoria del encabezado de la columna.

4. Introduce los datos numricos que aparecen en la imagen inferior en las columnas C y D.

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5. Vamos a sumar el total de Trimestre 1. Nos situamos en la celda C7 y presionamos sobre el

botn Autosuma.

6. Presiona Intro para aceptar la frmula. Arrastra el cuadro de llenado hacia la derecha y
obtendrs tambin la suma de la columna D.

7. A travs del botn Autosuma, suma tambin los trimestres 2, 3 y 4.

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8. Vamos a la columna Neto. Sitate en la celda E4 y aade la frmula siguiente: =$D$24+C4-

SDS25-D4.

Esto quiere decir que las celdas D24 y D25 deben permanecer fijas y, por tanto, aplicamos una
referencia absoluta; sin embargo, las celdas C4 y D4 tendrn una referencia relativa.

9. Arrastra el cuadro de llenado de la celda E4 por las celdas E5 y E6, comprueba cmo se
mantienen invariables las celdas D24 y D25 y se adaptan al contenido las celdas C4 y D4.

10. Sitate en cualquiera de las celdas que acabamos de trabajar en el punto anterior, por
ejemplo, en la celda C4, presiona Ctrl+C o haz clic en el botn Copiar de la ficha Inicio, grupo
Portapapeles.

11. Sitate en la celda E8 y presiona Ctrl+V o haz clic en el botn Pegar de la ficha Inicio, grupo
Portapapeles. Habrs observado que se copia tranquilamente la frmula anterior,
adaptndose totalmente al contenido. Arrastra el cuadro de llenado hasta la E10. Haz lo
mismo para las celdas E12 y E16 y arrastra el cuadro de llenado.

12. El Total neto de cada trimestre es una suma en vertical (no en horizontal) de los tres netos
anteriores, ya que dependemos cada mes de las celdas D24 y D25, y slo las hemos tenido
en cuenta en la columna Neto. Para sumar cualquier otro rango, cuando presiones
Autosuma, selecciona las celdas que quieres que se sumen en lugar de dejar las que marca
el programa.

13. Bien, ahora vamos con el Total anual. Sitate en la celda C20 y escribe el signo igual =;
luego, haz clic en la celda C19 y escribe el signo ms +; seguidamente, haz clic en la celda
C15, signo ms + y, clic en C11, signo ms + y, finalmente, clic en la celda C7, de manera
que la frmula ser: =C19+C15+C11+C7. Arrastra el cuadro de llenado hacia las columnas D
y E.

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Formato condicional.
Nuestra empresa quiere que en el momento en que se obtenga un Total neto en nmeros rojos,
es decir, que haya ms gastos que ingresos, automticamente aparezca el nmero en color rojo.

Tenemos dos maneras de hacerlo, aplicando un formato de nmero personalizado para escribir
manualmente el formato o seleccionando toda la columna y aplicando un formato condicional.
Optamos por el formato condicional.

14. Selecciona el rango E4:E20. Desde la ficha Inicio, grupo Estilos, haz clic en el botn Formato
condicional y selecciona en Resaltar reglas de celdas, la opcin Es menor que.

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Aparecer un cuadro de dilogo similar al siguiente:

15. En Aplicar formato a las celdas que son menores que, aade cero (0). Luego, abre la flecha
del cuadro Con y elige Texto rojo. Presiona Aceptar hasta salir.

Observa que todos los nmeros negativos aparecen ahora en rojo.

16. Selecciona el rango C4:E20 y aplica el formato Moneda, sin decimales.

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17. Selecciona las celdas B2:E2 y presiona sobre Combinar celdas, pero alineadas a la izquierda.

Despus, desde la ficha Inicio, grupo Estilos, elige y selecciona el estilo

Encabezado1, pero desde el grupo Fuente aplica un color de fuente blanco y en Alineacin,
Centrado.

18. Selecciona el rango C3:D3 y aplica un estilo de celdas Celda de comprobacin.

19. Autoajusta el tamao de columnas. Aplica el mismo formato de fondo y lneas con Copia de

formato del grupo Portapapeles para las filas 7, 11, 15, y 19.

20. En las celdas C20 y E20 aplica un Estilo de la celda de nfasis4, pero con el Color de texto,
Negro y en Negrita.

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La celda E20 tiene formato Moneda con el smbolo de Euro y sin decimales. Aplica el formato
de la celda E20 para las celdas D24 y D25 con (imagen). Aplica el formato de la celda B20 a las
celdas B24 y B25 con (imagen). Combina las celdas a la izquierda B24:C24 y B25:C25.

Desde la ficha Inicio, grupo Fuente, botn Bordes, aade Bordes externos al rango B2:E20 y
Bordes laterales en las columnas del mismo rango. Aplica bordes tambin al rango B24:D25
(Imagen).

Aade a la hoja el nombre Control de gastos y guarda el libro como controlgastos.xlsx.

Aplica un formato Moneda en todas las columnas de ingresos y gastos.

El resultado de nuestro trabajo sera similar al siguiente:

Validacin de datos.
Es una funcin de Excel que perite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o
se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los
usuarios escriban datos no vlidos, o bien para permitir que lo hagan, pero que en ese momento
reciban una advertencia, o incluso puedes proporcionar mensajes para indicar qu tipo de
entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir

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los errores. Puedes acceder a dicha funcionalidad desde la pestaa Datos, grupo Herramientas
de datos.

Los posibles usos de la validacin de datos son los siguientes:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista incluso creando una lista de valores
a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Ejemplo:

Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico.

Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico.

Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico.

Limitar la cantidad de caracteres de texto.

Validad datos segn frmulas o valores de otras celdas.

Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos tipos de mensajes diferentes: uno que
aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece despus de que el
usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos:

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Mensaje de entrada: aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede
utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de
introducir en la celda.

Mensaje de error: aparece slo cuando el usuario escribe datos no vlidos y presiona la tecla
Intro. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

o Detencin: no permite la entrada de datos no vlidos. Incluye el texto que

proporciona el usuario, un icono de detencin y dos botones. Reintentar regresa a la
celda para ms modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.
Observa que este mensaje no est concebido como medida de seguridad, si bien los
usuarios no pueden introducir datos no vlidos escribiendo y presionando Intro,
pueden eludir la validacin copiando y pegando o rellenando datos en la celda.

o Advertencia: no impide la entrada de datos no vlidos. Incluye el texto que

proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones. S introduce los datos
no vlidos en la celda; No, regresa a la celda para ms modificaciones, y Cancelar
restaura el valor anterior de la celda.

o Informacin: no impide la entrada de datos no vlidos. Adems del texto que

proporciona el usuario, incluye un icono de informacin, un botn Aceptar, que
introduce los datos no vlidos en la celda, y un botn Cancelar, que restaura el valor
anterior de la celda.

Si no se especifica ningn mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son vlidos
de modo que se pueden comprobar ms adelante, pero no notifica al usuario cuando una
entrada no es vlida.

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