Cdigo: PR14

Versin: 3
Aprobado:
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 24/02/2017

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OBJETIVO

Establecer las polticas y actividades para la elaboracin y control de los documentos internos, externos,
obsoletos y registros del Sistema de Gestin.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentos internos, externos, obsoletos relacionados con el Sistema
de Gestin.

DEFINICIONES

Archivo Central: Agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar
respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Archivo Histrico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservacin permanente.
Control de documentos: Es el procedimiento principal que define los lineamientos para elaborar todas las
dems normas de la empresa.
Comunicacin interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como receptor pertenezcan a los
departamentos, reas de los cuales consta el CDA.
Comunicacin externa: Por exclusin, aquella que no sea interna.
Copia controlada: Copia de un documento que es distribuido al personal y es controlado por la
organizacin.
Copia no controlada: Copia de un documento que es distribuido a una organizacin o persona externa a la
organizacin y no es controlado.
Distribucin de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a sus
destinatarios.
Documento: Informacin y su medio de soporte.
Documento externo: Documento que proviene de otra organizacin o persona y que se considera necesario
para el desarrollo de una actividad.
Documento anulado: Documento que ha sido eliminado del Sistema de Gestin y se mantiene por alguna
razn especfica: preservacin del conocimiento, requerimiento legal, entre otros.
Formato: Registro en blanco.
Instructivo: Documento que especifica la forma en que se efecta un trabajo o una tarea especfica.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
Revisin: Actividad por la cual se analiza un documento, se compara con la realidad o se confronta con lo
que realiza el personal idneo.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,
emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
Sub-serie: Son el conjunto de documentos agrupados dentro de una serie en forma especfica, lo
cual permite identificar y ubicar los diferentes asuntos en los que se desglosa la serie.
Soporte documental: Es el medio en el cual se contiene la informacin, este vara segn los materiales y
la tecnologa en que se emplea, adems de los archivos en papel se pueden encontrar archivos
audiovisuales, flmicos, informticos, orales, sonoros, etc.
Tabla de Retencin Documental (TRD): Listado de series y sub-series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

RESPONSABLE

Administrador.
Coordinadora de Calidad.
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ACTIVIDADES

Creacin o adopcin de documentos internos y registros

El personal detecta la necesidad de crear un documento (interno o registro) y realiza la solicitud ala
Coordinadora de Calidad.
La Coordinadora de Calidad elabora el preliminar del documento interno o registro teniendo en cuenta las
siguientes reglas:

La documentacin se encuentra codificada as: XX00 donde: XX = Identificacin segn el tipo de

documento: MA: Manual, PR: Procedimiento, RE: Reglamento, PL: Plan, IN: Instructivo, FO: Formato
y 00 = Consecutivo del documento.
Los documentos del Sistema de Gestin se rigen por el siguiente formato: Fuente: Century Gothic,
Tamao de la Fuente: 6 o 9, Alineacin: Justificada, Interlineado: Sencillo, Mrgenes: 2 cm por
todos los lados, Tamao del papel: Carta, carta o Legal.
Series y subseries: Para la organizacin y archivo de la documentacin del Sistema de Gestin por
serie y subserie (A-B):

Documentos del sistema de gestin Serie Subserie

1: Fsico
Proceso Administrativo 100
2: Magntico
1: Fsico
Proceso Inspeccin 200
2: Magntico
1: Fsico
Proceso Personal 300
2: Magntico
1: Fsico
Proceso Instalaciones y Equipos 400
2: Magntico
1: Fsico
Proceso Quejas y Apelaciones 500
2: Magntico
1: Fsico
Proceso Calidad 600
2: Magntico

El encabezado de los documentos constar del logo de la organizacin, la identificacin del

documento, cdigo, fecha de aprobacin, versin y el nmero de pginas, de la siguiente manera:

Cdigo: XX00
Versin: X
NOMBRE DEL DOCUMENTO Aprobado:
XX/XX/XXX
Pgina: X de Y

Estructura de los documentos:

Procedimientos:

Objetivo: Define lo que se pretende alcanzar con la elaboracin del procedimiento.

Alcance: Define el alcance (reas, procesos, actividades) al que aplica el procedimiento.
Definiciones: Definiciones de trminos asociados al procedimiento.
Responsable: Personal responsable segn el proceso, Se indica quien o quienes son responsables de la
realizacin del procedimiento, No se utilizarn nombres propios, en cambio se usar el cargo o funcin del
que debe llevar a cabo las tareas.
Actividades: Describe una descripcin detallada y secuencial de los pasos que constituyen la tarea o trabajo
a realizar.
Documentos: Describe los documentos asociados al documento.
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Formatos: Se incluirn: Formatos, diagramas, listas de control, registros, etc. debidamente codificados, que
hagan parte del procedimiento, pero que por sentido prctico convenga que se presenten en hojas
separadas, ya sea para su uso como tales, o que se trate de listas que requieren una modificacin o
actualizacin a tiempos impredecibles.

Instructivos:

Definiciones: Definiciones de trminos asociados al procedimiento.

Responsable: Personal responsable segn el proceso, Se indica quien o quienes son responsables de la
realizacin del procedimiento, No se utilizarn nombres propios, en cambio se usar el cargo o funcin del
que debe llevar a cabo las tareas.
Polticas: Requisitos, normas y condiciones especficas inherentes al instructivo.
Instrucciones: Describe las tareas y documentos asociados.

Manuales, planes, reglamentos y formatos: No se rigen por una estructura preestablecida sino que son
diseados acordes a las necesidades de la organizacin.

La Coordinadora de Calidad elabora el preliminar del documento interno o registro y lo remite al personal
responsable para su revisin y su aprobacin por el Administrador.
Si la solicitud es aprobada, la Coordinadora de Calidad registra la creacin del documento interno o
registro en el Formato Control de Documentos (FO33) la cual es firmada por los responsables de la
solicitud, elaboracin, revisin y aprobacin de la creacin del documento interno o registro.
La Coordinadora de Calidad archiva el Formato Control de Documentos (FO33) en la AZ
Documentacin en el Separador Control de Documentos e imprime el original del documento interno y lo
archiva en la AZ Sistema de Gestin. En el caso de los registros se imprimen cuando se vayan a
implementar.
La Coordinadora de Calidad registra el nuevo documento interno o registro en el Formato Listado de
Documentos y Registros (FO32) teniendo en cuenta teniendo en cuenta que este debe estar alineado
con los requisitos del archivo general de la nacin, segn ley 594 de 2000 y las siguientes reglas que
aplican para todos los tipos de documentos (internos, externos, registros y obsoletos):

Tipo: Clasificacin como documento interno, externo, obsoleto o registro.

Proceso: Proceso al que pertenece el documento.
Documento: Nombre del documento.
Cdigo: Codificacin del documento.
Versin: Nmero de la versin actual del documento.
Serie: Nmero de la serie o subserie a la que pertenece el documento.
Aprobado: Fecha de aprobacin, adopcin, actualizacin o eliminacin del documento.
Almacenamiento: Comprende el rea fsica u oficina donde se almacena el documento.
Soporte documental: Medio en el que se tiene el documento: FO fsico original, FC fsico copia, EO
electrnico original, EC electrnico copia.
Proteccin: Comprende el acceso al documento: General o Confidencial por cada soporte documental
que se tenga del documento.
Recuperacin: Comprende la ubicacin de acceso al documento por cada soporte documental que se
tenga del mismo.
Retencin: Tiempo que se mantendr el documento por cada soporte documental en el Archivo de
gestin AG, archivo Central AC.
Disposicin: Accin que se toma cuando el documento cumpla el tiempo establecido en el archivo de
gestin y archivo central por cada soporte documental: CT Conservacin total, D Digitalizacin o E
Eliminacin.
Procedimiento: Describir la accin tomada segn la disposicin establecida por cada soporte
documental.

La Coordinadora de Calidad archiva el Formato Listado de Documentos y Registros (FO32) en la AZ

Documentacin en el Separador Listado de Documentos y Registros.
Si la solicitud no es aprobada, la Coordinadora de Calidad elimina el preliminar del documento interno o
registro o realiza los cambios necesarios para su nueva revisin por el personal responsable y aprobacin
por el Administrador.

Actualizacin de documentos internos y registros

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El personal detecta la necesidad de actualizar un documento (interno o registro) y realiza la solicitud a la

Coordinadora de Calidad.
La Coordinadora de Calidad actualiza el documento (interno o registro) y lo remite al personal
responsable para su revisin y aprobacin por el Administrador.
La Coordinadora de Calidad elimina el documento fsico anterior rompindolo o utilizndolo como papel
reciclaje marcando con una X la pgina donde se registre informacin e imprime el documento
actualizado y lo archiva en la AZ Sistema de Gestin.
La Coordinadora de Calidad guarda una copia magntica del documento (interno o registro) anterior en la
Carpeta Documentos Obsoletos para guardar como memoria documental del Sistema de Gestin,
indicando con marca de agua que es un documento obsoleto y la fecha de eliminacin.
En el caso de los registros no se eliminan los fsicos existentes y slo se empieza a implementar la nueva
versin cuando se finalicen los formatos fsicos que estn impresos.
Si la solicitud es aprobada, la Coordinadora de Calidad registra la actualizacin del documento (interno o
registro) en el Formato Control de Documentos (FO33) la cual es firmada por los responsables de la
solicitud, elaboracin, revisin y aprobacin de la actualizacin del documento (interno o registro).
La Coordinadora de Calidad archiva el Formato Control de Documentos (FO33) en la AZ
Documentacin en el Separador Control de Documentos.
La Coordinadora de Calidad registra la actualizacin del documento (interno o registro) en el Formato
Listado de Documentos y Registros (FO32) siguiendo las reglas establecidas en el presente
procedimiento.
La Coordinadora de Calidad archiva el Formato Listado de Documentos y Registros (FO32) en la AZ
Documentacin en el Separador Listado de Documentos y Registros.
Si la solicitud no es aprobada, la Coordinadora de Calidad realiza los cambios necesarios al documento
(interno o registro) para su nueva revisin por el personal responsable y aprobacin por el Administrador.

Control de documentos externos

El personal detecta la necesidad de adoptar un documento externo y realiza la solicitud a la Coordinadora

de Calidad.
La Coordinadora de Calidad imprime el documento externo y lo remite al personal responsable para su
revisin y su aprobacin por el Administrador.
Si la solicitud es aprobada, la Coordinadora de Calidad registra la adopcin del documento externo en el
Formato Control de Documentos (FO33) la cual es firmada por los responsables de la solicitud,
elaboracin, revisin y aprobacin de la adopcin del documento externo.
La Coordinadora de Calidad archiva el Formato Control de Documentos (FO33) en la AZ
Documentacin en el Separador Control de Documentos.
La Coordinadora de Calidad registra el nuevo documento externo en el Formato Listado de
Documentos y Registros (FO32) y archiva el documento externo respectivo.
La Coordinadora de Calidad archiva el Formato Listado de Documentos y Registros (FO32) en la AZ
Documentacin en el Separador Listado de Documentos y Registros.
Si la solicitud no es aprobada, la Coordinadora de Calidad elimina el documento externo.

Impresin de documentos internos, externos y registros

Cualquier documento o registro del Sistema de Gestin con el fin de preservar el medio ambiente se debe
evitar en lo posible su impresin o se puede imprimir en doble cara o en papel reciclaje. No se
imprimirn en papel reciclaje aquellos que se utilizan para comunicacin con otras empresas u entidades.
Se mantendr en la red publicados los documentos y registros del sistema de gestin para su consulta y
acceso por parte del personal.
El acceso a los registros en la red depender de los privilegios de acceso que se den a cada usuario.
En lo posible las comunicaciones de correo electrnicos institucionales no se debern imprimir.
Para los documentos publicados en la red se debern realizar backups y copias de respaldo de la
informacin para garantizar su conservacin por lo mnimo una (1) vez al mes o guardarse copia en la
nube (dropbox).

Distribucin de documentos internos, externos y registros

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La Coordinadora de Calidad publica en la red las copias de los documentos internos y lo distribuye al
personal responsable en el Manual de Induccin del cargo, de la siguiente manera:

Documento Cdig Responsable

o
Manual de Gestin MA01 Todos los empleados.
Manual de Funciones MA02 Todos los empleados (slo se entrega las funciones del cargo).
Todos los empleados (slo los que aparecen en el procedimiento
Procedimientos PR00
como responsable).
Reglamento Interno de Todos los empleados (publicado en dos sitios visibles de la empresa).
RE01
Trabajo
Reglamento de Higiene y Todos los empleados (publicado en dos sitios visibles de la empresa).
RE02
Seguridad Industrial
Solo a los empleados que aparecen como responsable en el
Plan de Continuidad PL01
Procedimiento Instalaciones y Equipos.

La Coordinadora de Calidad distribuye los documentos externos al personal responsable segn el

proceso.
La Coordinadora de Calidad distribuye las copias no controladas de los documentos internos al personal
externo que lo requiera.
La Coordinadora de Calidad distribuye los registros al personal responsable segn lo establecido en el
presente manual.
La Coordinadora de calidad puede realizar la distribucin de un documento o registro (copia en medio
fsico o magntico) al personal interno o externo de la empresa.
La coordinadora de calidad puede prestar la AZ del sistema de gestin para su uso por fuera del rea de
almacenamiento por personal interno de la empresa.
La Coordinadora de Calidad registra y hace firmar al personal responsable como constancia del recibido
(distribucin, publicacin o prstamo) del documento (externo o copias controladas o no controladas de
los documentos internos) en el Formato Lista de Distribucin (FO34). Nota: En los casos que se
enven por correo electrnico o correo fsico se dejar constancia del envo.
La Coordinadora de Calidad archiva el Formato Lista de Distribucin (FO34) en la AZ Documentacin
en el Separador Lista de Distribucin.
En el caso de los registros, cuando se tengan copias de versiones anteriores slo se implementar las
nuevas versiones hasta que se haya agotado la totalidad de los formatos.

Conservacin de los documentos de SST

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mnimo de veinte (20) aos,
contados a partir del momento en que cese la relacin laboral del trabajador con la empresa:

Los resultados de los perfiles epidemiolgicos de salud de los trabajadores, as como los conceptos de los
exmenes de ingreso, peridicos y de retiro de los trabajadores, en caso que no cuente con los servicios
de mdico especialista en reas afines a la seguridad y salud en el trabajo;
Cuando la empresa cuente con mdico especialista en reas afines a la seguridad y salud en el trabajo,
los resultados de exmenes de ingreso, peridicos y de egreso, as como los resultados de los exmenes
complementarios tales como paraclnicos, pruebas de monitoreo biolgico, audiometras, espirometras,
radiografas de trax y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la
salud de la exposicin a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia est a cargo del mdico
correspondiente;
Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de
vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;
Registros de las actividades de capacitacin, formacin y entrenamiento en seguridad y salud en el
trabajo.
Registro del suministro de elementos y equipos de proteccin personal.

Los dems documentos y registros de SST se conservaran de acuerdo a lo establecido en el listado de

documentos y registros, acorde con la normatividad vigente y las polticas de la empresa.
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Archivo de registros

Todos los registros deben archivarse cronolgicamente en las carpetas y AZ desde el ms antiguo hacia la
versin ms reciente que es la que se va a ver primero cuando se consulte por el personal.
Cuando se pase del archivo de gestin al archivo central o histrico, la asistente administrativa debe
foliar los registros que se van a archivar (marcar numeracin con lpiz).
La Asistente administrativa debe marcar las cajas de archivo aclarando los registros, nmeros de series,
folios, rea o departamento que emite.
La asistente administrativa registra en el Formato Inventario de Archivo (FO60) las cajas archivadas
para su control y posterior eliminacin cuando cumpla el tiempo de retencin en el archivo central
(eliminacin, conservacin total o digitalizacin) segn lo establecido en el Formato Listado de
Documentos y Registros (FO32).

Eliminacin de documentos internos, externos o registros y control de obsoletos

El personal detecta la necesidad de eliminar un documento (interno, externo o registro) y realiza la

solicitud a la Coordinadora de Calidad.
La Coordinadora de Calidad remite la solicitud al Administrador para su aprobacin.
Si la solicitud es aprobada, la Coordinadora de Calidad registra la eliminacin del documento (interno,
externo o registro) en el Formato Control de Documentos (FO33) la cual es firmada por los
responsables de la solicitud, elaboracin, revisin y aprobacin de la eliminacin del documento.
La Coordinadora de Calidad archiva el Formato Control de Documentos (FO33) en la AZ
Documentacin en el Separador Control de Documentos.
La Coordinadora de Calidad elimina el documento fsico rompindolo o utilizndolo como papel reciclaje
marcando con una X la pgina donde se registre informacin. Si se aprueba mantener el documento
(externo) eliminado como obsoleto, se registra las razones y el tiempo (mnimo un (1) ao) en que se
mantendr en archivo en el Formato Control de Documentos (FO33) hasta su eliminacin.
En el caso de los registros se proceder segn el procedimiento establecido para disposicin en el
Formato Listado de Documentos y Registros (FO32).
La Coordinadora de Calidad guarda una copia magntica del documento (interno o registro) anterior en la
Carpeta Documentos Obsoletos del dropbox para guardar como memoria documental del Sistema de
Gestin indicando con marca de agua que es un documento obsoleto y la fecha de eliminacin. En el
caso de documentos externos fsicos se marca el documento con Sello de Anulado.
La Coordinadora de Calidad registra en el Formato Listado de Documentos y Registros (FO32) el
documento como obsoleto.
Si la solicitud no es aprobada, la Coordinadora de Calidad no elimina el documento (interno, externo o
registro) del Sistema de Gestin.

Revisin y copia de seguridad de documentos internos o registros

Durante las auditoras internas, las evaluaciones de ONAC y la revisin gerencial se revisa los
documentos del SGC verificando el cumplimiento del Formato Listado de Documentos y Registros
(FO32).
Se mantendr una copia de todo el Sistema de Gestin en medio magntico en la carpeta Dropbox del
CDA de la provincia que ser alimentado por todos los responsables de los procesos.

Identificacin de requisitos legales

Para la identificacin de los requisitos legales, se revisar la pgina del ministerio de trabajo
http://www.mintrabajo.gov.co/ por lo menos dos veces al mes y se revisarn los boletines enviados por
entidades suscritas.
Una vez identificada la norma se revisa el contenido de la informacin, se verifica su veracidad y se
analiza su aplicacin en la organizacin; en caso de generarse dudas con respecto a la aplicacin, se
consulta un asesor jurdico.
De igual manera se puede solicitar a entidades tales como: Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y
el Consejo Colombiano de Seguridad, informacin no solamente respecto de seguridad y salud en el
trabajo, sino adems sobre la aplicacin que puedan tener dichas disposiciones legales en el desarrollo
de las tareas y procesos que se llevan a cabo en la empresa.
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Una vez analizada la informacin y su aplicacin, se comunica a los interesados por medio de charlas,
capacitaciones, boletines, talleres, etc; adicionalmente se actualiza la matriz de requisitos legales
(FO79).
Para el cumplimiento de los requisitos legales la organizacin podr generar planes, programas y/o
actividades.

Procedimiento para la comunicacin externa

Correspondencia recibida
A Todas las comunicaciones provenientes del exterior de la organizacin se les colocar el sello de la
empresa, la firma y fecha de recibido, una vez recibido la asistente administrativa le asignar un
consecutivo de correspondencia el cual deber registrarse en el formato FO55 Consecutivo
correspondencia recibida. Registro que se llevar en medio fsico.
Con la relacin de la correspondencia recibida la asistente administrativa har entrega a cada una de las
personas que corresponda para su debido tramite e inmediatamente se pasar para la firma de recibido.

Correspondencia enviada
A todas las comunicaciones externas se les asigna un consecutivo de acuerdo al formato FO56
Consecutivo de correspondencia enviada. El cual se llevar de manera digital por el administrador.
Para efectos de archivo, se debe generar siempre una copia magntica la cual se archivar en una
carpeta llamada CORRESPONDENCIA ENVIADA en el computador de administracin en Documentos
para el Consecutivo Correspondencia
El nmero corresponde al consecutivo nico con el que se identifican las comunicaciones externas que
produce esta organizacin, separado por un punto del identificador del ao. Se debe entregar con el
nmero consecutivo que lo identifique.
Ejemplo: 0025.16: De manera que este consecutivo representara la comunicacin nmero 25 del ao
2016.

Debe tenerse en cuenta que la referencia del ao es 16 y no 2016.

El consecutivo se escribe de dos a tres interlneas del margen superior, alineado a la izquierda. De
acuerdo al siguiente ejemplo:

(Encabezado de la comunicacin.)

0025.16

Mlaga, 2 de Marzo de 2016

Seguimiento a los documentos y registros

El Comit de Gestin realiza el seguimiento a los documentos y registros del Sistema de Gestin en el
periodo segn el Procedimiento Revisin por la Direccin.

Toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora

La toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora se realiza segn el Procedimiento Acciones

Correctivas, Preventivas y de Mejora.

DOCUMENTOS

N/A.

FORMATOS
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Formato Listado de Documentos y Registros (FO32).

Formato Control de Documentos (FO33).
Formato Lista de Distribucin (FO34).
Formato Consecutivo correspondencia recibida (FO55)
Formato Consecutivo correspondencia Enviada (FO56)
Formato Inventario de Archivo (FO59).
Formato Matriz de requisitos legales (FO79).