UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA DE OCCIDENTE

DEPARTAMENTO DE MATEMTICAS
BASES DE DATOS II ING. NSTOR A. LINARES

Microsoft Access ofrece varios mtodos para obtener informacin de una base de datos: utilizar una consulta, un
formulario o un informe. Un informe es la mejor forma de crear una copia impresa de la informacin extrada o
calculada a partir de los datos de la base de datos. Los informes poseen dos ventajas principales sobre las consultas y
formularios:

Permiten comparar, resumir y calcular subtotales a partir de grandes cantidades de datos.

En ellos se pueden utilizar numerosos elementos de diseo (texto, datos, imgenes, lneas, cuadros y grficos) para crear
documentos con un formato atractivo (p.e. facturas, pedidos, etc).

Antes de comenzar a realizar los ejercicios relacionados con informes ser necesario tener la informacin (tablas y
consultas) que se vayan a utilizar en la base de datos.
Crea una nueva base de datos y nmbrala como Apellido_Nombre_Informes.
Ve a la opcin Datos externos > Access del grupo Importar.
En la ventana que se muestra mantenga activa la opcin:

Desde Examinar, busque la base de datos Neptuno adjunta en la prctica para exportar algunas de sus tablas. Aceptar.
Importa a dicha base de datos tanto la estructura como el contenido las siguientes tablas de la base de datos:
Categoras, Productos, Pedidos y Detalles de pedidos. Sin embargo, esta vez no debers importar las relaciones
existentes entre dichas tablas. Para ello, a la hora de importar tendrs que activar el botn Opciones >> y desmarcar la
opcin Importar Relaciones.
Pulsa Aceptar y Cierra sin guardar los pasos de importacin.
A continuacin debers establecer manualmente las siguientes relaciones entre las tablas anteriores:
de uno a varios entre Categoras y Productos.
de uno a varios entre Productos y Detalles de pedidos.
de uno a varios entre Pedidos y Detalles de pedidos.

El informe que posteriormente se crear estar basado en una consulta en la que aparecer la informacin base
necesaria para dicho informe. La consulta consistir en mostrar informacin sobre los productos en existencia. Para ello,
seleccionar el Nombre de categora, Nombre de producto, Precio unidad y Unidades en existencia a partir de las tablas
que corresponda anteriormente importadas.
Realiza la consulta descrita y gurdala con el nombre Catlogo de productos.

EJERCICIO 1:
Disear el informe de Inventario de productos.
Crea un informe basado en la consulta Catlogo de productos. Para ello puedes orientarte siguiendo los siguientes
pasos:
En la ventana de la base de datos, elige la ficha Crear y pulsa el botn Diseo de informe.
Inicialmente, MS-ACCESS muestra las secciones de encabezado y pie de pgina, que se imprimirn al principio y al final
de cada pgina, respectivamente, y una seccin de detalle en la que se incluirn los registros a imprimir. Tambin
podemos aadir un encabezado y un pie del informe, que se imprimirn una sola vez al principio y al final del informe,
respectivamente.
Seleccione el mbito general del informe.

En la ventana de propiedades, bajo la pestaa de datos seleccione la consulta anterior como Origen del registro.
Reduce el espacio del detalle desde su parte inferior de forma que solo abarque el espacio que necesit para los
campos.
Una de las caractersticas que diferencia a los informes de los formularios es que podemos clasificar por grupos los datos
que se imprimirn.
Selecciona Agrupar y ordenar en la pestaa Diseo.
En esta ventana podemos definir los campos o expresiones que sern utilizados para formar los grupos en el informe.
Agruparemos los productos por categora, para ello selecciona Nombre de categora en la opcin Agregar un grupo.

Da un clic en la opcin de Ms.

En el informe deber aparecer para cada uno de los grupos el nombre de la categora, por lo que ser necesario incluir
tambin un Encabezado del grupo. Adems, vamos a incluir en nuestro informe dos campos calculados: el nmero total
de productos almacenados y el precio medio de los productos de cada categora. Por tanto, ser necesario tambin
establecer un Pie de grupo en el que incluiremos dicha informacin resumen.

Cierra el panel Ordenar y agrupar.

Activa la opcin Agregar campos existentes para visualizar la lista de campos disponibles.
Escribe el ttulo del informe mediante una etiqueta de texto en el encabezado de pgina. Por ejemplo, el ttulo
INVENTARIO DE PRODUCTOS. Elige un formato adecuado para dicho ttulo en cuanto a tipo de letra, tamao y
presentacin (por ejemplo, Arial 18 negrita).
Arrastra el campo Nombre de categora de la lista de campos al Encabezado del mismo nombre. Cambia el ttulo de la
etiqueta Nombre de Categora por el nombre Categora (ojo!, solamente cambia la etiqueta, no el cuadro de texto
adyacente). Por ltimo, ajusta el tamao y tipo de letra.
Arrastra el resto de los campos de la lista hasta la seccin Detalle.
Ahora necesitamos poner etiquetas de columna para cada grupo de registros que aparezca en el informe. Selecciona la
etiqueta del campo Nombre de producto y elige Cortar del men Edicin. Pgala en el Encabezado Nombre de
categora. Coloca la etiqueta correctamente en el Encabezado de grupo.
Repite el paso anterior para cada etiqueta de la seccin Detalle.

Para mejorar el aspecto del informe, podemos colocar una lnea horizontal en la parte superior del Encabezado y una
doble lnea en la parte inferior del mismo. Utiliza la herramienta lnea que aparece en los controles de Access.
Alinea los controles de Nombre de producto, Precio unidad y Unidades en existencia con sus respectivos encabezados.
Ahora, aade una lnea horizontal en la parte superior del Pie Nombre de categora y aade en esta seccin tres cuadros
de texto independientes debajo de la lnea.

Elimina la etiqueta del primer cuadro de texto y, a continuacin, selecciona el control de cuadro de texto. Activa el
cuadro de propiedades del control. En la propiedad Origen del control, podrs seleccionar de la lista desplegable el
campo NombreCategora, o bien escribir directamente lo siguiente: =[NombreCategora].
De esta forma se imprimir la categora en el pie de cada grupo. Coloca este control ms o menos debajo del Nombre
del producto, desplazado un poco a la derecha.

En la etiqueta del segundo cuadro de texto independiente que hemos aadido, escribe el texto Precio medio. Selecciona
el control de este campo y en la propiedad Origen de control escribe la frmula =Promedio([PrecioUnidad]). Con ella se
calcular la media de los precios de los productos dentro de cada grupo. Alinea el control del cuadro de texto debajo de
Precio unidad, arrastra tambin su etiqueta para que quede a la izquierda.

Cambia el ttulo de la etiqueta del tercer cuadro de texto independiente aadido por Total en stock. En el cuadro
asociado modifica la propiedad Origen de control y escribe =Suma([UnidadesEnExistencia]). Con esta frmula
calculamos el total de la cantidad de productos de cada categora almacenados. Coloca este control debajo de la
columna Unidades en existencia.

Para terminar, en la seccin Pie de pgina del informe vamos a incluir un contador de las pginas del informe. Queremos
que aparezca un texto del tipo Pgina x de y (por ejemplo, pgina 2 de 5). Para realizar esta operacin primero ser
necesario aadir un cuadro de texto independiente en la esquina inferior derecha de la seccin Pie de pgina. Una vez
hecho esto, incluir los nmeros de pginas se podr realizar de varias formas. A continuacin veremos la ms comn:
Sobre el cuadro de texto independiente que has agregado, escribe Pgina como ttulo para la etiqueta y en la propiedad
de Origen de control introduce la frmula =[Pgina] & de & [Pginas]. Pgina y Pginas son variables del sistema
que contienen el nmero de pgina actual y el nmero total de pginas, respectivamente.
Este ejercicio prctico pretende obtener al final del mismo un informe con una apariencia similar a la mostrada en la
imagen siguiente.

EJERCICIO 2:
Para realizar el posterior informe de facturas necesitars previamente la consulta sobre las ventas realizadas a los
clientes durante el mes de enero de 1998. Para disear dicha consulta necesitars mostrar los siguientes campos:
Nombre del cliente (Nombre de compaa de la tabla clientes).
Nombre del producto (tabla de productos).
Cantidad (tabla detalles de pedidos).
Precio unidad (tabla detalles de pedidos).
Fecha de pedido (tabla de pedidos). Muestra nicamente aquellos registros con fecha de enero de 1998.
Importe. Este campo no lo obtendrs de ninguna de las tablas, si no que es un campo calculado a travs de una
expresin generada mediante operaciones con los campos de la tabla. La sintaxis genrica sera:
En concreto debers incluir en la celda campo lo siguiente:
Importe: [Cantidad]*[Detalles de pedidos]![PrecioUnidad]
Establece para este nuevo campo calculado el formato Moneda.
Una vez realizada la consulta anterior gurdala con el nombre VENTAS ENERO 98.
Debers realizar un informe basado en la consulta VENTAS ENERO 98. Con dicho informe se pretende obtener por cada
cliente una factura en la que se encuentren relacionados todos los productos comprados por dicho cliente, junto con la
cantidad pedida, precio unitario e importe parcial, as como un pie de factura en el que se indique la suma total de los
importes de todos los productos, el porcentaje de IVA y el importe total de la factura.
En la siguiente imagen se muestra una propuesta de resultado final del informe.