ACTIVIDADES GENERALES DE LAS FUNCIONES EMPRESARIALES

DIRECTORIO

Las funciones del Directorio se desprenden del cumplimiento de sus Objetivos y las
podemos enmarcar en los tres mbitos: el Negocio, la Organizacin y las Personas.

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
La Asamblea General de Accionistas es el mximo rgano social de la Compaa y
se compone de los accionistas inscritos en el "Libro de Registro de Acciones", o de
sus representantes o mandatarios. Su funcionamiento y atribuciones se encuentran
reglamentados por la Ley y por los estatutos de la Sociedad.
Determinar el giro de la empresa.
Decidir la forma de sociedad.
Definir tres posibles nombres
Tener una razn social.
Establecer el objeto de la sociedad.
Definir los accionistas y el nmero, valor y porcentaje de acciones.
Establecer el monto del capital social.
Tener informacin sobre los datos generales de los accionistas (nombres,
nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, domicilio, estado civil y calidad migratoria
si es extranjero). Realizar el nombramiento del consejo de administracin. Definir el
contenido de los estatutos del acta constitutiva.
Las reuniones ordinarias de la asamblea general tendrn como finalidad de
conformidad con lo establecido en el artculo 422 del cdigo de comercio lo
siguiente:
Analizar la situacin de la sociedad.
Elegir a los administradores y los dems funcionarios de su eleccin.
Considerar las cuentas y balances del ltimo ejercicio.
Establecer las normas econmicas de la compaa.
Tomar decisiones respecto a la distribucin de utilidades.
Tomar todas las decisiones necesarias para asegurar el cumplimiento del
objeto social.
Por su parte las reuniones extraordinarias tendrn lugar cuando la situacin as lo
exija, es decir, cuando ocurran imprevistos o urgencias que lo ameriten, las
reuniones extraordinarias de la asamblea general de accionistas podrn ser
convocadas por la junta directiva, el representante legal o el revisor fiscal.
La importancia de la asamblea general de accionistas, consiste en que ya sea en
las reuniones ordinarias o extraordinarias los socios en general se ponen al tanto
de la situacin en la que se encuentra la sociedad de manera global y se toman las
decisiones indispensables para que la empresa cumpla el objetivo para el que fue
creada. En la asamblea general de accionistas se toman las decisiones
trascendentales para lograr el xito de la empresa y mantener todo conforme a lo
establecido en la ley.

GERENCIA
En la actualidad, existe consenso, entre muchos autores, al sealar que el trmino
gerencia se puede definir como un proceso que implica la coordinacin de todos los
recursos disponibles en una organizacin (humanos, fsicos, tecnolgicos,
financieros y conocimientos), para que a travs del proceso de administracin
(planificacin, organizacin, direccin y control) se logren objetivos previamente
establecidos. Por lo tanto, se pueden distinguir tres aspectos claves al definir la
gerencia como un proceso:
1) La coordinacin de recursos de la organizacin;
2) La ejecucin de las funciones gerenciales o tambin llamadas administrativas
como medio de lograr la coordinacin y,
3) El establecer el propsito del proceso gerencial; es decir el dnde queremos
llegar o que es lo que deseamos lograr. Antes de seguir adelante es necesario saber
por qu y cundo es necesaria la gerencia, qu hace y cmo lo hace.

ADMINISTRACIN
Tiene por principal objeto estructurar y sistematizar la labor administrativa.
1. Planeacin: implica la evaluacin de futuro y la previsin en funcin de l. Unidad
continuidad, flexibilidad y valoracin son los aspectos principales de un buen plan
de accin.
2. Organizacin: proporciona todos los elementos necesarios para el
funcionamiento de la empresa puede dividirse en material y social.

3. Direccin: conduce la organizacin para que funcione. Su objetivo es alcanzar

el mximo rendimiento de los empleados en inters de los aspectos generales.
4. Coordinacin: armoniza todas las actividades de la empresa, facilitando el
trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones
adecuadas y ajusta los medios a los fines.
5. Control: consiste en la verificacin para comprobar si todas las etapas marchan
de conformidad con el plan adoptado, las instrucionbes transmitidas y los principios
establecidos. Su objetivo es ubicar las debilidades y errores para rectificarlos y evitar
su repeticin."

FINANZAS

El rea de finanzas es una pieza fundamental para el desarrollo y sustentabilidad

de cualquier negocio. Algunas de las tareas que lleva adelante son:

Registrar operaciones contables y datos financieros, con el fin de obtener

ordenadamente la informacin actual e histrica del negocio para planificar y tomar
las decisiones adecuadas. Es tan importante esta funcin como las siguientes ya
que lo que no se registra, no se gestiona o, dicho de otra manera, se gestiona lo
que se registra.

Planificar, analizar y evaluar la informacin registrada. Para ello, es necesario

conocer en profundidad la situacin del negocio mediante la confeccin del
presupuesto, flujo de fondos, indicadores y anlisis de costos. De una correcta
planificacin, se puede establecer objetivos futuros, estrategia de pagos, cobros e
inversiones buscando el crecimiento y una mayor rentabilidad del negocio,
previendo desviaciones y anticipndonos a situaciones desfavorables.

Buscar fuentes de financiamiento y seleccionar la ms conveniente para el

emprendimiento. Existen diferentes opciones de financiamiento y cada empresa
deber analizar cul se adecua mejor a sus necesidades. Entre ellas, capital semilla
de distintas organizaciones, inversores ngeles, familia amigos y crditos bancarios.

Buscar opciones de inversin con las que pueda contar el negocio, y

seleccionar aquella cuya rentabilidad sea acorde a la capacidad financiera
alcanzada. Entre las opciones, existen varias alternativas tales como la adquisicin
de activos, nueva maquinaria, compra de ttulos, acciones o cuotas partes de fondos
comunes de inversin y depsitos de cuentas bancarias.

Controlar las operaciones ejecutadas y registradas con el fin de, si es

necesario, rectificar errores u omisiones para el posterior anlisis de desvos en
relacin al presupuesto inicialmente desarrollado, buscando la mayor eficiencia
posible.
Llevar a cabo las tareas financieras resulta fundamental: nos permitir aumentar los
beneficios y ahorrar disgustos innecesarios. En tu pyme, conts con un rea o
persona que se ocupe de estas funciones?

LOGISTICA

Funciones de la direccin de materiales

Dentro de las ocupaciones de la direccin de materiales estn:
-Planificacin y control de materiales para que se pueda cumplir con las exigencias
de la produccin.
-Programacin de la produccin, lo que significa estar al pendiente del nmero de
unidades a producir, de los lapsos de produccin, de la disposicin de materiales y
de herramientas requeridas.
-Recepcin y expedicin fsica del material que llega a la empresa, tanto de su
identificacin, preparacin, como de su destino, e incluso del embalaje.
-Almacenes, aqu es donde se encargan fsicamente del material, llevan un control
por medio de inventario, planifican sistemas de proteccin y clasificacin.
-Movilidad interna del material, lo cual conlleva el rastreo del material hasta que
llegue a su destino.
-Trfico, este proceso incluye la seleccin del transporte, tener la documentacin
necesaria, corroboracin de servicios de envo, tambin contempla informarse de
los precios, mtodos de embalaje, tiempos y garantas de transporte.
-Venta de mermas, esta tarea consiste en la disposicin final de los sobrantes de
manera que se puede recuperar parte de la inversin original, evitar el suministro
con material daado y el cuidado del medio ambiente.
-Control de calidad, para ello habr que revisar meticulosamente el material
recibido, procurar el buen estado y asegurarse de que as se mantenga por lo menos
al asignarlo.
-El control de existencias es el registro del material necesario para la produccin,
del empleado y tambin se generan inventarios peridicos. As mismo, se lleva una
relacin de los elementos no productivos o que son para el funcionamiento interno
de la empresa.

ABASTECIMIENTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es el conjunto de actividades que permite
identificar y adquirir los bienes y servicios que una organizacin requiere para su
operacin adecuada y eficiente, ya sea de fuentes internas o externas.

Dentro del proceso de abastecimiento se tienen las siguientes actividades:

Clculo de necesidades
Compra o adquisicin
Obtencin
Almacenamiento
Despacho o distribucin
Control de stocks
Utilizacin de desperdicios

En particular, el abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por

una organizacin para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su
operacin y que son producidos o prestados por terceros. Este concepto implica
incorporar en la definicin de proceso todas aquellas actividades que se relacionan
con la compra o contratacin, desde la deteccin de necesidades hasta la extincin
de la vida til del bien o servicio.

El proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis etapas:

Definicin de requerimientos

Seleccin del mecanismo de compra

Llamado y recepcin de ofertas

Evaluacin de las ofertas

Adjudicacin y formalizacin

Ejecucin y gestin del contrato

El objetivo general del sistema de abastecimiento es proveer a la funcin de
produccin de los materiales y recursos necesarios, en tiempo y forma adecuados.
El sistema de abastecimiento comprende 3 subfunciones:

Gestin de compras
Recepcin
Almacenaje Administracin de stocks

PERSONAL

Algunas de los aspectos que, en las grandes empresas, se tienen en cuenta a la

hora de pensar en las personas que la forman:

Reclutamiento y seleccin. Atraer a las personas indicadas para hacer crecer la

empresa es ms que llenar rpidamente un puesto especfico. Planificar con
anticipacin las necesidades de recursos humanos da tiempo para analizar el
puesto y los requisitos a cumplir por quien va a cubrirlo. Permite tambin ver a varios
candidatos y ponerlos a prueba a travs de un proceso de seleccin ordenado.

Induccin. Para que los empleados que se incorporen a la empresa se sientan

bienvenidos y puedan rendir en sus puestos, es necesario un acompaamiento
durante los primeros das. Transmitir la cultura de la empresa, presentar al resto del
equipo, repasar lo que se espera del nuevo empleado y satisfacer sus dudas, es
una tarea clave. Est tu empresa cumpliendo las funciones de recursos humanos
necesarias para mantener un equipo de gente motivada, que se esfuerza al mximo
y te impulsa a crecer?

Capacitacin. Las personas que son parte de la organizacin pueden requerir

formacin adicional para desempear mejor sus funciones. Con el paso del tiempo,
adems, es necesario ofrecerles espacios que los mantengan motivados y
actualizados. Cmaras empresariales, sindicatos, centros o docentes particulares
suelen ofrecer cursos aplicables a los negocios, sobre temas diversos como
idiomas, herramientas informticas, tcnicas de venta o redes sociales. Puede
armarse tambin una capacitacin a medida, teniendo en cuenta las necesidades
particulares de la empresa.

Remuneraciones. Ms que la definicin de sueldos y su liquidacin segn los

convenios y normas correspondientes, esta funcin debera contemplar que las
compensaciones se mantengan equitativas, reflejen resultados y ayuden a
mantener la motivacin.

Motivacin y clima laboral. Desarrollar el sentido de pertenencia, el liderazgo, la

iniciativa y el compromiso de los empleados con la empresa es una misin que no
debe dejarse librada al azar. Un buen clima de trabajo ayuda a mejorar la
productividad, reducir el ausentismo, retener al personal, reducir los conflictos y
aumentar la satisfaccin de todos. Beneficios, comunicacin, coaching, eventos y
proyectos en equipo pueden impulsar el clima de crecimiento que tue empresa
necesita.

PRESUPUESTO

El presupuesto es una herramienta muy valiosa para la empresa; en ella se planea

integralmente todo lo referente a las operaciones que se llevan durante un periodo
determinado. Su finalidad es auxiliar a la administracin en el cumplimiento de los
objetivos que se han propuesto los directivos.

Dentro del documento, se definen los recursos que se han de utilizar para cumplir
con los trminos financieros. Como cualquier herramienta, el presupuesto tiene sus
ventajas y limitantes. Dentro de sus ventajas estn:

Facilita la eficiencia y el control dentro de la operativa

Exige cooperacin entre todos los departamentos de la empresa, motivando
a la direccin a que se enfoque en definir los objetivos
Promueve la estandarizacin y el control en el flujo de informacin
Reduce la incertidumbre
Significa un reto de mejora continua para los ejecutivos dentro de la empresa

Los presupuestos son para la administracin como es un mapa para un navegante.

Es necesario comprender que la ruta trazada es una proyeccin. Sin embargo, en
el da a da, surgen imprevistos. Debemos de estar conscientes que existen
limitaciones:

El presupuesto es un conjunto de estimaciones. Para reducir su margen de

error es necesario recurrir a la estadstica
No asegura el xito: Es necesario que la administracin lo ajuste a la medida
en los cambios de gran importancia

Debe tratarse solo como una herramienta, y no como un escrito sobre piedra.
Recordemos que el presupuesto no debe en ningn momento ser sustituto de la
administracin, ni debe de causar conflictos en ella.

En su persecucin de la eficiencia, el presupuesto mide ciertos indicadores como

las ventas, utilidad de la operacin, rotaciones y muchas otras mtricas referentes
al anlisis financiero.
MARKETING

El Director de Marketing es el mximo responsable de esta rea dentro de cualquier

organizacin. Ahora bien, cules son funciones y tareas? Y sus lmites de
actuacin? A continuacin pretendemos ofrecerle las lneas bsicas que definen
esta figura, su misin y responsabilidades dentro de una empresa.

A grandes rasgos, stas seran las principales funciones de un Director de

Marketing:

Disear e implementar el Plan de Marketing de la organizacin.

Definir las estrategias de marketing para la oferta de productos o servicios.
Planificar, elaborar y gestionar el presupuesto del departamento, bajo unos
estndares de eficiencia y optimizacin de recursos.
Analizar las acciones del departamento y evaluar y controlar los resultados
de las mismas.
Dirigir y liderar el equipo de trabajo.

Adems de las funciones antes mencionadas, cabe destacar que este profesional
suele poseer una gran capacidad de anlisis y de planificacin y organizacin del
trabajo, adems de ser una persona creativa e innovadora. Con un nivel alto en
varios idiomas y formacin a nivel de mster en Marketing, se suele exigir una
experiencia mnima de hasta 10 aos en un puesto similar.

VENTAS

La funcin del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las

actividades en este campo. Debido a que durante el desarrollo de los planes de
venta ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe de dar
seguimiento y control continuo a las actividades de venta. Todas las compaas
comienzan con cuatro funciones sencillas:

1. Finanzas

2. Contabilidad

3. Operaciones

4. Ventas

La funcin de ventas est encabezada por un vicepresidente del departamento, el

cual tiene como responsabilidad primaria dirigir la fuerza de ventas y en algunas
casos tambin realizar algunas ventas de la empresa.
A medida que la compaa se expande, es mayor la necesidad de investigacin de
mercados, publicidad, y servicio al cliente en un rgimen ms continuo y experto.

El departamento de ventas est encargado de hacer las siguientes actividades:

Elaborar pronsticos de ventas

Establecer precios

Realizar publicidad y promocin de ventas

Llevar un adecuado control y anlisis de las ventas.

Dentro de las medidas de control para realizar las operaciones de venta tenemos
que:

- El departamento de ventas debe mantener una relacin directa con el almacn a

fin de contar con suficiente inventario para cubrir la demanda.

- Los vendedores deben tener una relacin estrecha con el departamento de

crditos para evitar vender a clientes morosos, conocer las lneas de crdito, asi
como el saldo de cada cliente.

- No deben existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos, descuentos, a

menos que sean autorizados por la gerencia general.

Como se puede notar el departamento de ventas juega un rol principal para el xito
de la empresa, as que el tener muy en claro sus funciones ser de mucha ayuda al
momento de hacer la planeacin de las ventas de la empresa.

CONTABILIDAD

El Departamento de Contabilidad se encarga de instrumentar y operar las polticas,

normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y
seguridad en la captacin y registro de las operaciones financieras, presupuestales
y de consecucin de metas de la entidad, a efecto de suministrar informacin que
coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de
gestin, a la evaluacin de las actividades y facilite la fiscalizacin de sus
operaciones, cuidando que dicha contabilizacin se realice con documentos
comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las
leyes, normas y reglamentos aplicables.
Funciones:

Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema

de contabilidad del Centro este diseado para que su operacin facilite la
fiscalizacin de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la
ejecucin de programas y en general de manera que permitan medir la
eficacia y eficiencia del gasto pblico federal.
Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del
organismo, as como las modificaciones que se generen por motivos de su
actualizacin, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento
y operacin.
Llevar a cabo la contabilidad del Centro en los trminos que establece la Ley
de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico.
Emitir por escrito las principales polticas contables necesarias para asegurar
que las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes, as como
para la clara definicin y asignacin de responsabilidades de funcionarios y
empleados.
Mantener actualizado el catlogo de cuentas y gua contabilizadora, de
manera que stos satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras
de informacin relativa a los activos, pasivos, ingresos costos, gastos y
avance en la ejecucin de programas, recabando para el efecto, las
autorizaciones suficientes de las autoridades competentes.
Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario
financiero presupuestal, los que otorgan las instituciones para el desarrollo
de proyectos de investigacin, as como los ingresos de donativos
provenientes de dependencias y entidades del sector pblico, privado o
social, identificando dentro de la contabilidad, los recursos fideicomitidos en
favor del Cinvestav, .y los aportados por instituciones pblicas y privadas,
destinados a proyectos especficos.

Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros del Centro y de las

Unidades Forneas.
Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de
inversin, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados
en los estados de cuenta bancarios y por el Departamento de Tesorera y
Caja, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una
correcta toma de decisiones.
Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales.
Preparar y presentar los datos que conforman la Cuenta Pblica, el Sistema
Integral de Informacin, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta
Directiva, el Comit de Control y Auditora, y dems informacin
complementaria que requieran las autoridades competentes respecto de las
actividades desarrolladas en el mbito de su competencia.
 Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la
Subdireccin de Recursos Financieros, afines a las funciones y
responsabilidades inherentes al cargo.
Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de
su competencia.

TESORERIA

Al frente del Departamento de Tesorera hay un Jefe (a) que debe tener
preferiblemente, ttulo universitario en Administracin, Contabilidad o Finanzas o
carrera afn y probada experiencia profesional en administracin financiera.

SON FUNCIONES:

1. Recaudar, custodiar y depositar los bienes financieros de la Institucin.

2. Ejecutar retiros y pagos que le sean ordenados por la autoridad competente.

3. Organizar y realizar, bajo la supervisin de la Direccin de Finanzas, lo

relacionado con la cobranza, apremio y seguimiento de deudores.

4. Elaborar peridicamente un informe actualizado de las cuentas y depsitos

bancarios para presentarlo a la Direccin de Finanzas.

Efectuar los pagos que en concepto de salarios y dems prestaciones le

correspondan al personal docente y administrativo de la Universidad.