UNIDAD 04

TEORIA DEL INVENTARIO Y CONTROL DE COSTOS

1.1. Planificacin de los costos de inventarios

La planificacin del costo sirve como instrumento de control a la direccin de la

instituciones , debido a que le permite conocer sistematica mente y de manera
agil, cualquier desviacin que ocurra la ejecucin real , en cada una de las reas y
en la entidad en su conjunto.

El control es una etapa primordial en la administracin , pues aunque una empresa

cuente con magnificos planes, unas estructura organizacional adecuada y una
direccin eficiente , el ejecutivo no podr verificar cual es la situacin real de la
organizacin si no existe un mecanismo que se serciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.

El proceso de planificacin de costes de un proyecto consta de los siguientes pasos

principales (en rojo se destacan las entradas de informacin), los cuales se explican
a continuacin y en otros artculos de forma detallada:

El objetivo fundamental de la planifi cacin del costo de produccin consiste en la

determinacin previa de los desembolsos necesarios para obtener un volumen de
produccin con la calidad establecida por la poltica de la empresa. La formulacin de los
planes de la empresa debe expresar los objetivos, polticas y estrategias de la entidad a fi n
de lograr la efi ciencia de su actividad econmica y productiva, es decir, debe ser la expresin
de los resultados que se espera en base de las diferentes medidas tcnicas y organizativas
de la produccin, que permita a la empresa valorizar los diferentes centros de
responsabilidad para efecto de evaluacin de la gestin de sus principales funcionarios. El
costo planifi cado es determinado por la empresa aplicando mecanismos tcnicos desde la
adquisicin o contratacin de los recursos hasta la determinacin del costo unitario de cada
producto.
 En la mayoria de empresas, los inventarios representan un activo con alto valor
monetario para la misma, teniendo en cuenta que para conseguir que el
inventario tome un gran peso economico para el negocio es vital realizarle una
inversin considerable; esto conlleva a generar efectos importantes sobre las
funciones de los inventarios diferentes y a menudo incompatible con el
desarrollo de los controles internos de la organizacion.

Por consiguiente la importancia de conocer las politicas generales sobre las

reas de la empresa con las cuales los inventario mantienen un contacto
permanente:

VENTAS: Es importante mantener los inventarios elevados y disponibles para

hacer frentes a las exigencias y cambios del mercado.

PRODUCCION: Se necesitan mantener elevados y actualizados los inventarios

de materias primas, pues estan garantizan la eficiencia en la fabricacin, y una
base de productos terminados para estabilizar los niveles de produccin.

COMPRAS: Las compras al por mayor minimizan los costos por unidad y los
gastos de compras a nivel general.

FINANCIACION: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de

inversin y disminuyen los costos de mantener inventarios.

1.1.1. Visin General de la planificacin

El Proceso de Planificacin de los Costos comienza en las etapas iniciales de

la planificacin del proyecto. Para realizarlo se requiere conocer el alcance, el
cronograma de ejecucin, la informacin sobre riesgos del proyecto, polticas
de contratacin, condiciones de mercado, tasas de cambio, inflacin y polticas,
procedimientos y guas relacionadas con control de presupuesto, etc.
El plan se realizar utilizando herramientas tales como juicio de expertos,
tcnicas analticas y reuniones del equipo de proyecto (director de proyecto,
patrocinador, expertos, interesados, etc.). El producto de este proceso es el
Plan de Gestin de Costos en el cual se establecer:
Las unidades de medida: dependiendo de la descripcin del elemento al que
se le asignar costo, pueden ser unidades de tiempo (horas hombre, das,
semanas, etc.), de cantidad (metros, metros cuadrados, toneladas, litros, etc.),
pago nico (unidades, suma global, etc.).
Nivel de precisin: define el grado de redondeo de las cifras. Esto depender
de la magnitud del proyecto.
Nivel de exactitud: dependiendo del grado de definicin del alcance del
proyecto, la estimacin de costos podr tener una mayor o menor desviacin.
Por ejemplo si la informacin disponible es de alto nivel es posible que
estemos manejando cifras de 30 % pero a medida que se avanza en el
desarrollo del proyecto y con una mejor definicin del alcance estas
variaciones permitidas pueden ser de 5%. Aqu se definir cmo se va a
manejar esta incertidumbre y se establecern los criterios para determinar los
montos para la contingencia y su uso posterior.
 Enlaces con los procedimientos de la organizacin: se debe definir dentro
de la estructura de desglose del trabajo (EDT), el componente que se utilizar
para la contabilidad de costos, el cual estar relacionada con el sistema de
contabilidad de la empresa. Si esto no se hace adecuadamente se requerirn
controles paralelos y procesos adicionales para reflejar los costos del proyecto
en los sistemas de control financiero de la empresa.
Umbrales de control: lineamientos sobre el porcentaje de desviacin en los
costos permitido antes de requerirse acciones correctivas.
Reglas para medir el desempeo: definicin de los indicadores de
desempeo asociados a costos (valor ganado, compromisos, ejecucin
presupuestaria, etc.)
Distribucin de la informacin de gestin de costos: debe estar adaptada a
los requerimientos de informacin de los diferentes interesados del proyecto,
como el contenido del informe (formato, nivel de detalle, etc.), la frecuencia
(diario, semanal, quincenal, mensual) y el medio de distribucin (en lnea,
formal, correo electrnico, presentaciones).
Detalles adicionales: descripcin de la estrategia de financiacin,
procedimientos de registros contables, etc.
La inclusin del Proceso de Planificacin de Gestin de Costos ayudar a
mejorar las estimaciones de costos dentro de los proyectos y facilitar el control
posterior, ya que se estn fijando criterios que sern compartidos por todos los
integrantes del proyecto. Si bien cuando este proceso se realice por primera
vez requerir un esfuerzo de consolidacin de normas, polticas y
procedimientos de la empresa, a largo plazo su realizacin ser bastante
expedita, especialmente si pasa a formar parte de la documentacin genrica
de proyectos y se documenta con las lecciones aprendidas.

1.1.2. Elementos de la tarjeta de Costos

La tarjeta de costos se utiliza para registrar los gastos que generan la elaboracin
de los productos o servicio, y la prestacin de los servicios de informacin que
suministra el Instituto de Informacin en Ciencia y Tecnologa del Ministerio de
Ciencia, Tecnologa y Medio Ambiente.
Materias primas y materiales:
Consumo de material productivo
Materiales de oficina
Otros
Recargos
Descuentos
Materiales auxiliares:
Para el mantenimiento
Para el aseo y limpieza
Piezas y repuestos
Otros
Recargos
Descuentos
Combustibles
Gasolina especial
 Gasolina regular
Diesel
Lubricantes
Energa
Consumo de electricidad
Otros tipos de energa
Salarios
Salarios del personal
Descanso retribuido
Seguridad social
Contribucin a la seguridad social
Pagos por seguridad social
Amortizacin
Otros gastos monetarios
Dietas de personal
Alimentos
Gastos de telefona
Gastos de correo electrnico
Gastos de correo postal
Acceso a bases de datos
Adquisicin de literatura
Servicio de reproduccin de documentos
Servicios de traducciones
Servicios de impresin
Servicios de diseo
Servicios de edicin
Reparaciones corrientes
Gastos de publicidad
Insumos para la gastronoma
Servicios de transporte
Gastos de viajes

Por su surgimiento y destino

Se clasifican en partidas.
La partida es un concepto econmico asociado al costo. Incluye los gastos de los
elementos que forman parte del costo, con el objetivo de identificarlos con el
lugar donde se originan.
Posibilitan el clculo del costo total y unitario, sea planificado o real, lo que
permite confeccionar la tarjeta de costo.
La formacin de las partidas de "materias primas y materiales", as como de
"salarios y seguridad social", se efecta a partir de los gastos acumula dos en los
elementos o sub-elementos correspondientes, dentro de los centros de costos
directos.
 La formacin de las partidas de "gastos indirectos de produccin" y de "gastos
generales de direccin", se obtienen como resultado de la distribucin entre los
centros directos de los gastos acumulados en los centros indirectos del mismo
nombre, excepto la partida de "mantenimiento y explotacin de equipos", que se
forma por los gastos asignados a los centros de costos directos, a partir de la
distribucin de los acumulados en el centro de costos "mantenimiento y
reparaciones", que incluye tambin la depreciacin acumulada en los centros de
costos indirectos de las reas productivas.

1.2. Costo de adquisicin

Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercanca, o el valor contable del

producto cuando se trata de material en curso o productos terminados. En el primer
caso (materias primas o componentes), el costo de adquisicin incorporar
losconceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por
ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el IVA). Se debe tener
en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que
unas veces el costo de adquisicin de un pedido tendr una componente de costo
evitable y otras veces ser en su totalidad un costo noevitable.En el segundo caso (
material en curso o productos terminados ), la determinacin del costo de
adquisicin es ms compleja, dependiendo de las practicas contables de la empresa.
En principio debe incorporar los siguientes conceptos:

a) Costos de Materiales incorporados que, segn las practicas contables de la

empresa pueden ser valorados de acuerdo a los siguientes criterios.

Mtodo FIFO ( first in, first out ). ( Primero en entrar, primero en salir )
PEPS
Mtodo LIFO (last in, first out ). ( Ultimo en entrar, primero en salir) UEPS
equivale en cierto modo a un precio de reposicin
Mtodo MIFO (midle in, first out) es un promedio ponderado
Precios estandarte de la empresa
Precios estimados de reposicin
Costos directos de produccin ( MOD, depreciaciones etc. )
Costos Indirectos.

1.3. Modelos de gestin de inventarios

Los modelos en que basar la planificacin de aprovisionamiento se agrupan en dos

categoras principales, segn la demanda sean dependientes o independientes
 Modelos para Reaprovisionamiento no programado, en los
que la demanda es de tipo independiente, generada como
consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la
cadena logstica (clientes o consumidores), el modelo ms
comn es el Lote Econmico de Compras.

Modelos para Reaprovisionamiento programado, en los que

la demanda es de tipo dependiente, generada por un
programa de produccin o ventas. Responden a peticiones de
Reaprovisionamiento establecidas por MRP o DRP basadas en
tcnicas de optimizacin o simulacin. A su vez los modelos
no programados se clasifican en otras dos categoras

A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos categoras:

Modelos de Reaprovisionamiento continuo, en los que se

lanza una orden de pedido cuando los inventarios decrecen
hasta una cierta magnitud o "punto de pedido". La cantidad a
pedir es el "lote econmico de compra".

Modelos de Reaprovisionamiento peridico, en los que se

lanza una orden de pedido cada cierto tiempo previamente
establecido. La cantidad a pedir ser la que restablece un
cierto nivel mximo de existencias nivel objetivo.

Estos ltimos modelos podran, a su vez, subdividirse en funcin de demanda es

determinista o probabilista, constante o variable que no aportan diferencias
metodolgicas relevantes. Se utilizaron por muchos aos los modelos clsicos de
Reaprovisionamiento no programados, lo que produca resultados anmalos y extenda
en las empresas ciertas dudas sobre la bondad de los modelos analticos como sustitutos
del buen hacer, intuitivo de los gestores de inventarios. Hasta que en 1965 se defini los
conceptos de demanda dependiente y demanda independiente era claro que los
modelos clsicos eran los nicos aplicables a casos de demanda no programada o
independiente.