TEMA 6: INVESTIGACIN, CATALOGACIN Y

DOCUMENTACIN APLICADA AL MUSEO. El museo como

centro de investigacin. Sistemas de documentacin y
catalogacin. Criterios internacionales para la documentacin
en museos. Movimiento de colecciones.

1. EL MUSEO COMO CENTRO DE INVESTIGACIN

La investigacin histrica, documental, tcnica y cientfica del patrimonio se impone por la
simple y pura razn de un mayor conocimiento de nosotros mismos y del mundo. Es tanto
como decir que de poco o nada valdra la existencia de un rico patrimonio sin la investigacin
debida. La excepcionalidad de su realidad fsica o esttica slo se desvela plenamente cuando
se produce su ms correcta interpretacin y valoracin dentro de su contexto o entorno
integrado. Para ello, la investigacin resulta indispensable. El objeto de arte puede convertirse
en la obra de arte real mediante enfoques histricos debidamente orientados. No existe mejor
sistema que la aportacin de enfoques para su adecuada recalificacin entre nosotros, para su
interpretacin, reconocimiento y valoracin histrica, y para su ms rentable difusin
sociocultural.

Para ello, la museologa aporta la metodologa conveniente, adems de criterios y

planteamientos rigurosos y decantados. El programa museolgico en s, y las aplicaciones
museogrficas en particular, contienen por su propia naturaleza la misin de una poltica de
investigacin y acrecentamiento del patrimonio. Desde la seleccin y anlisis del objeto
musestico, su documentacin entitativa y museogrfica, el tratamiento recibido en la dimensin
del museo-laboratorio hasta las operaciones de registro, inventario y catalogacin necesarias,
todo est encaminado a la identificacin e investigacin de esa parte del patrimonio que debe
ser interpretado, valorado y difundido como un bien de carcter sociocultural.
La investigacin cientfica es decisiva no slo para las tareas tradicionales del museo
(identificacin, registro, inventario y catalogacin), sino sobre todo para las que articulan el
museo en s mismo considerado como centro de investigacin y proyeccin sociocultural.
Para las primeras se requieren medios e instalaciones de carcter instrumental (biblioteca,
archivo, laboratorio...). Sin una rigurosa investigacin y la aplicacin de una metodologa
adecuada, as como sin la renovacin de las tcnicas de laboratorio y el intercambio de
informacin y experiencias entre los diversos museos, muy difcilmente podrn cumplirse en
estas instituciones con seguridad y rentabilidad las funciones de conservacin y exhibicin

La investigacin en un museo debe entenderse, antes que como asistencia o provisin de

resultados al pblico visitante o estudioso, como uno de los compromisos internos de los
conservadores ante la propia coleccin: investigar y conocer cientficamente las obras para
poder catalogarlas con todo rigor, y as difundirlas con seguridad y garanta. En museos de
1
arte, los conservadores deben enfocar la investigacin aplicando una triple metodologa:
Primero, la que le proporciona el medio histrico-esttico y crtico, como soporte fundamental
para el conocimiento de la obra como hecho histrico y hecho artstico que es, y tanto desde el
punto de vista material y formal como tcnico, conceptual, iconogrfico, etc. Segundo, mtodos
pticos y fsico-qumicos, indispensables para el anlisis estructural y compositivo de la
naturaleza de las piezas en ntima relacin con el departamento de restauracin. Y tercero, la
metodologa que nace de la aplicacin de los medios tecnolgicos ms avanzados

1
El la elaboracin de este tema he utilizado el trmino conservador/a con el sentido de historiador/a del
arte dedicado a la investigacin. El ICOM recuerda que el trmino conservador/a se utiliza nicamente en
Espaa, Italia y Francia como sinnimo de lo que en el mundo anglosajn es el curator, y por tanto
recomienda que utilicemos el vocablo curador como sucede en los dems pases de habla hispana, o en su
defecto, comisario/a. De este modo se evitaran confusiones con el trmino conservator que, en el resto
del mundo equivale a nuestro restaurador/a.
http://icom.museum/fileadmin/user_upload/pdf/professions/Theconservator-restorer.pdf
http://icom.museum/fileadmin/user_upload/pdf/professions/historichousecurator_spa.pdf

Museologa y Museografa, Grado de H del Arte 2012-2013 Beatriz Abella Villar

(electrnicos, cibernticos, informticos...) que puede proporcionar datos objetivos con que
dilucidar cualquier duda de atribucin o autentificacin de una obra.
En el laboratorio del centro, en el departamento de restauracin o, en otros externos, el
conservador debe asegurar la identificacin, datacin y autentificacin de las obras estando en
estrecho contacto con los cientficos, para fortalecer cada vez ms sus objetivos comunes. En
la funcin investigadora de un museo, el laboratorio (interno o externo) es un medio cada vez
ms necesario para determinadas funciones cientficas. Unido este trabajo a la profundizacin
histrico-crtica de las piezas, a la ayuda tecnolgica y a los intercambios de resultados con
otros museos, el conservador estar en la mejor de las condiciones para afrontar la
catalogacin razonada de los objetos de un museo y su publicacin. Slo puede garantizar
estas funciones una rigurosa y continuada dedicacin cientfica.

La conservacin de una pieza en un museo slo se justifica si junto a ella se conserva la

documentacin que memoriza las condiciones en que fue hallada y su historia. De lo contrario
un museo es un simple almacn de objetos. La documentacin de un museo es toda la
informacin que el centro posee respecto a los bienes que custodia.
2
Segn Isabel Bravo Juega , documentacin es la ciencia que, a travs de una tcnicas
llamadas documentales (coleccionar, ordenar, clasificar, seleccionar, recuperar y difundir), tiene
como fin hacer accesible el contenido de las fuentes de conocimiento. La documentacin de
una pieza es su primer elemento para garantizar su conservacin y defensa. As se justifican
los inventarios y catlogos, que son instrumentos para la actuacin de conservacin y custodia
del patrimonio de los museos.

Art. 12.1 del Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espaol de Museos
(Real Decreto 620/1987):

o El inventario tiene por finalidad identificar pormenorizadamente los fondos

asignados al museo y los depositados en este, con referencia a la significacin
cientfica o artstica de los mismos. Tcnicamente le corresponde realizarlo al
responsable del registro o al ayudante del conservador
o El catlogo tiene como finalidad documentar y estudiar los fondos asignados al
museo y los depositados en el mismo con relacin a su marco artstico,
histrico, arqueolgico, cientfico o tcnico, debiendo contener los datos sobre
el estado de conservacin, tratamientos, biografa, bibliografa y dems
incidencias anlogas relativas a la pieza. Su elaboracin corresponde al
conservador.

Aunque la tendencia actual, desde la introduccin del tratamiento informtico de la

documentacin, es la incorporar los datos de uno y otro en una ficha nica.

La documentacin no es sino una herramienta de trabajo abierta a todos los servicios del
museo y, a travs de ellos, a la sociedad. Tiene adems, diferentes usos:
- para la propia actividad del museo, puesto que es necesaria para llevar a cabo la
conservacin, exposicin y difusin al pblico de los mencionados fondos
- para que el museo sea un centro de investigacin hacia dentro y hacia fuera
- para demostrar la propiedad legal de las colecciones
- para la lucha contra el trfico ilcito de bienes culturales.

La documentacin de un museo comprende las funciones de registro, inventario, control de

movimientos y catalogacin.

REGISTRO: es un ndice, lista o libro de control de entrada y salida de los objetos del museo, a
los que se les asigna un nmero de orden. Todo objeto que entre en un museo debe ser, en
primer lugar inscrito con la asignacin de un nmero en el registro, base del inventario general
y de los catlogos (tanto topogrfico como sistemtico, monogrfico y razonado o crtico), para
conocer adecuadamente la ubicacin de las obras. Las labores de registro, inventario y

2
Mara Isabel Bravo Juega: Documentacin o investigacin en Museo, n2, Madrid: APME, 1997, p.
92

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catalogacin se inscriben dentro del sistema de documentacin, a ser posible siguiendo las
directrices del ICOM y dentro de un programa informtico que no excluye las bases de datos
tradicionales en papel.

INVENTARIO: es un listado ms o menos completo de la totalidad de una parte de los fondos

de un museo. Tiene como finalidad identificar pormenorizadamente los fondos asignados al
museo y los depositados en l, con referencia a la significacin cientfica o artstica de los
mismos, y conocer su ubicacin topogrfica. El inventario se lleva a cabo por orden cronolgico
en entrada, para lo que el ICOM recomienda una triple cifra (ao de entrada abreviado/ n de
entrada/ n de orden dentro de la coleccin).

Las funciones de registro e inventario de colecciones son susceptibles de desarrollo diverso

segn el soporte que se utilice para asentar los datos: libros o fichas manuales, o soportes
tecnolgicos avanzados (DOMUS), pero implica necesariamente la existencia de un
departamento de registro en el museo que, no slo atiende las funciones urgentes de control y
registro, sino que se encarga de controlar todos sus movimientos (verticales, horizontales,
interiores y exteriores)

CATALOGACIN: resultado de una cuidadosa investigacin, es la ordenacin de la totalidad o

de una parte de los datos de un museo, estableciendo unas categoras previas. Catalogar
quiere decir numerar y juntar, pero a diferencia que el libro de registro, los catlogos se utilizan
para facilitar el servicio de los sistemas de documentacin y para tener acceso ms fcil y
rpido a las informaciones que se usan ms a menudo. La catalogacin es labor irrenunciable
de los conservadores.
Existen cuatro modalidades de catlogo:

- catlogo topogrfico, atiende y especifica con todo detalle la ubicacin de las obras de
un museo, con acompaamiento de datos y comentarios a la influencia del medio, de la
instalacin y posibles cuidados especiales
- catlogo sistemtico, da a conocer los objetos en relacin con el cuadro artstico,
arqueolgico o histrico del territorio. Es el resultado de la clasificacin segn un orden
cientfico conveniente a la naturaleza de los fondos
- catlogo monogrfico, es el expediente cientfico de cada obra del museo, cada una
de sus fichas contiene o resume los contenidos de los otros dos catlogos adems de
acoger ms particulares no contemplados en ellos. Aqu se incluyen todos los
documentos referidos a cada obra
- catlogo razonado o crtico, no slo clasifica cientficamente las obras de un museo,
sino que tambin las describe, discute, desentraa su historia, las valora e interpreta
con la mayor objetividad.

Un catlogo suele definirse genricamente como la ordenacin de la totalidad o de una parte

de los datos de un museo, estableciendo unas categoras previas. Catalogar quiere decir
numerar y juntar; de hecho significa dividir los datos en subdivisiones comprensibles. Los
catlogos se utilizan para facilitar el servicio de los sistemas de documentacin y para tener
acceso ms fcil y rpido a las informaciones que se usan ms a menudo.

2. SISTEMAS DE DOCUMENTACIN Y CATALOGACIN

La informacin (sobre la documentacin) puede referirse a objetos, fotografas, pelculas,
libros, archivos, grabaciones... etc. Puede incluir descripciones fsicas, noticias histricas,
detalles de la adquisicin, indicaciones de ubicacin, informes del trabajo realizado con los
objetos en el museo, y muchas otras cuestiones relacionadas... La informacin sobre las
colecciones no es uniforme. Sabemos mucho sobre algunos objetos, y muy poco sobre otros.
Necesitamos registrar diferentes cosas sobre diferentes tipos de objetos. La informacin puede
acumularse y cambiar a lo largo del tiempo. Se descubren nuevos hechos, las opiniones
cambian. Los objetos se mueven, cambian su valor, o son restaurados, fotografiados e incluso

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transferidos a otras instituciones. Los sistemas de documentacin de las colecciones debe ser
3
capaces de acomodarse a esta variedad y constante cambio

Desde 1993 se viene trabajando en el Ministerio de Cultura y desde la Direccin de Museos en

la sistematizacin de las normas documentales, tanto en lo relativo a la catalogacin y
tratamiento tcnico-administrativo de los fondos museogrficos, como al establecimiento de
terminologas para la clasificacin, denominacin y descripcin de diversos tipos de items. La
primera fase del trabajo se sintetiz en un documento titulado Proyecto de normalizacin
documental de museos: Elementos para una aplicacin informtica de gestin museogrfica y
que, ms que un manual de documentacin, es un informe tcnico sobre una propuesta de
actuacin. La idea naci tras un anlisis del estado de la cuestin que haba sacado a la luz la
enorme disparidad de situacin, la diversidad de sistemas de trabajo y la falta de criterios
comunes, aumentando ms si el anlisis se extenda a centros no dependientes de la
Administracin del Estado.

Tal y como se gestionaba la documentacin tradicionalmente existan deficiencias como que

resultase complicado recuperar las informaciones adecuadas para uso del centro o de
investigadores externos, o la complicacin que supone el no compartir la terminologa o los
criterios de ordenacin entre los antecesores, compaeros o diferentes centros. Con la
implantacin de la informtica en la vida cotidiana, se inici tambin la informatizacin de los
centros musesticos y, al mismo tiempo, la creacin de sistemas comunes que facilitasen, no
slo la gestin y almacenamiento de datos en un museo concreto, sino la relacin con los
dems museos.
La prctica actual en cualquier Museo demuestra la utilidad y necesidad de contar con un
control sistemtico de su informacin, facilitada por el tratamiento electrnico, con diversas
finalidades bsicas:
- la gestin efectiva y gil de los registros, inventarios y catlogos de los centros
- la eliminacin de las tareas de ordenacin manual y duplicacin de documentos que
implican los mltiples archivos que necesita el funcionamiento del Museo
- la simplificacin de los trmites administrativos que los museos realizan por las
incidencias de cualquier tipo que afectan a sus colecciones
- el control administrativo por parte de los Servicios Centrales, en particular de los
registros de BIC, de los fondos custodiados en los museos
- y, no menos importante, la mejora del servicio a los investigadores y de la oferta
cultural al pblico

La finalidad bsica es la unificacin de la gestin documental y administrativa del Patrimonio

Histrico Espaol, y su mxima difusin entre las instituciones y unidades administrativas del
rea. No obstante, respecto a su mbito de aplicacin, las distintas situaciones jurdicas y
dependencias administrativas de las instituciones no permiten una extensin reglamentaria y
uniforme del sistema. Slo su implantacin inicial en los centros exclusivamente dependientes
del Estado. La demostracin de su utilidad, el convencimiento comn de la necesidad de una
unificacin tcnica y documental y el trabajo en colaboracin, unido a las facilidades de apoyo
tcnica que el Ministerio pueda prestar, permitirn su gradual extensin a todos los centros
interesados.
El Servicio de Documentacin depende de la Subdireccin General de Museos.

En los inicios del proyecto de Normalizacin Documental se formaron una serie de grupos de
trabajo sobre vocabularios tcnicos especializados que, con mayor o menor fortuna,
desarrollaron su trabajo. En 2001 se retom este importante captulo del proyecto
desarrollndolo en varias lneas. En primer lugar, se ha impulsado la finalizacin y publicacin
de algunos de los diccionarios/tesauros temticos que en su momento quedaron ms
avanzados en su elaboracin (Tesauro de Cermica o Numismtica, tambin est prevista la
prxima publicacin del Diccionario del Mueble). Junto a este tipo de tesauros especializados,
se inici una nueva va de trabajo en 2001 consistente en la elaboracin de tesauros generales

3
Holm, Stuart A., Arts & Artefacts. How to document a museum collection, Cambridge, Museum Documetnatio
Association, 1991, p.2

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aplicables a la catalogacin de bienes culturales, muebles e inmuebles. En esta lnea, se
encuentran en vas de realizacin los siguientes tesauros:

-Clasificaciones genricas de bienes culturales.

-Denominaciones de bienes culturales y sus componentes.
-Materias de elaboracin y decoracin de bienes culturales.
-Tcnicas de elaboracin y decoracin de bienes culturales.
-Contextos culturales (perodos histricos, estilos artsticos y grupos culturales).

Para la elaboracin de los Tesauros se ha desarrollado una aplicacin informtica llamada

Jerartes, que est previsto que sea la herramienta utilizada para la continua actualizacin de
tesauros utilizados por toda la red de usuarios Domus. Esta aplicacin contendr los tesauros
generales de Domus, recibir las propuestas de nuevas incorporaciones de trminos de los
museos usuarios, y devolver a stos los tesauros actualizados.

EL PROGRAMA DOMUS

La situacin anterior a 1993 era tan dispar que imposibilitaba el proceso de informatizacin que
se intentaba acometer. Las causas de esta situacin haba que buscarlas en las particulares
historias de cada centro; el predominio de la investigacin sobre otras funciones del museo; la
particularizacin de los sistemas documentales en relacin con la disciplina cientfica
predominante; la falta de anlisis global de la mecnica del trabajo musestico; la carencia de
un concepto claro de servicio pblico (que s exista en las bibliotecas); o la falta de rentabilidad
econmica de una normalizacin de reglas catalogrficas que s existe en el mbito de la
biblioteconoma.
Para hacer frente y paliar esta situacin naci el programa Normalizacin documental de
museos que evolucion hasta la aplicacin Domus.
El modelo de sistema de documentacin de museos que se cre est planteado para servir a
museos de cualquier titularidad y especialidad, ya que se parti de la idea de que los museos
tienen ms elementos en comn que los que les separan, teniendo en cuenta que sus
funciones son siempre las mismas. Es un sistema construido en torno a cuatro tipos bsicos de
fondos: museogrficos, documentales, bibliogrficos y administrativos.
Para la identificacin, descripcin y clasificacin de estos fondos se proponen modelos de
estructuras de informacin, prcticamente iguales en el caso de los fondos museogrficos y
documentales, ya que se consideran dos conjuntos conceptualmente paralelos, con similar
valor cultural e informativo. Adems, se proponen mecanismos para que la interrelacin entre
los cuatro tipos de fondos sea factible, de modo que no se conviertan en compartimentos
estancos.

Domus es un sistema integrado de documentacin y gestin museogrfica informatizado,

desarrollado por el Ministerio de Cultura (MCU) (Subdireccin General de Museos Estatales y
Subdireccin General de Tratamiento de la Informacin), en colaboracin con Transiciel
Espaa. Domus responde bsicamente al modelo de sistema de documentacin informatizado
propuesto en el proyecto de Normalizacin Documental, aunque con las necesarias variaciones
sobre el modelo inicial debidas, tanto al propio desarrollo de la aplicacin con las posibilidades
e imposibilidades tcnicas que han ido surgiendo, como a nuevas ideas que han ido
incrementando los requerimientos iniciales a lo largo del desarrollo. El programa ha ido
evolucionando con los aos.

Domus permite:
- Gestionar el proceso de ingreso de bienes culturales en las colecciones del museo
- Registrar, inventariar y catalogar fondos museogrficos y documentales.
- Asociar imgenes digitales en varios formatos al inventario/catlogo de bienes
culturales.
- Registrar informes de conservacin y describir anlisis y tratamientos de restauracin
de las colecciones, asociados a imgenes digitales de dichos procesos
- . Describir la documentacin grfica relacionada con los fondos museogrficos y
documentales.
- Gestionar el servicio de esta documentacin grfica a peticionarios externos.

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 - Gestionar el movimiento de fondos tanto dentro como fuera del museo (prstamos a
exposiciones, depsitos en otras instituciones).
- Registrar y gestionar las entradas temporales de bienes culturales ajenos en el
museo.
- Registrar, inventariar y catalogar la documentacin del archivo administrativo .
- Gestionar diversos registros necesarios para la administracin del museo: personal,
correspondencia, material, directorio de personas e instituciones
- Gestionar la taquilla.
- Gestionar la tienda.

Domus integra diversas herramientas de control terminolgico que permiten una mejor
recuperacin de la informacin y posibilitan un futuro intercambio de informacin entre museos.
Cuenta adems con un potente sistema de consulta a travs de motores de base de datos
relacionales y documentales. Actualmente cuenta con un nuevo sistema para capturar
imgenes, procedentes de ficheros digitales o directamente desde escner, y asociarlas tanto a
fondos museogrficos y documentales como a informes de conservacin y anlisis y
tratamientos de restauracin a travs del mdulo de Documentacin Grfica. Los datos de
identificacin de estas imgenes se consignan en Documentacin Grfica y pueden ser
visualizadas desde los mdulos de Catalogacin de fondos museogrficos y documentales, de
Conservacin, y de Consultas.

Actualmente se est trabajando en el desarrollo de Domus en dos frentes fundamentales de

cara a la extensin del sistema fuera del mbito de los museos del ministerio: una versin
multiidioma y una adecuada herramienta de importacin/exportacin. En cuanto a la versin
multiidioma de Domus, ya est disponible una que permite la traduccin de la aplicacin a
cualquier lengua (ya existen versiones en cataln y en ingls). Cada museo puede elegir las
lenguas de instalacin de Domus, siendo posible la recuperacin de informacin a travs del
mdulo de Consultas a partir de los campos controlados terminolgicamente por tesauros o
listas de trminos cerradas, independientemente de la lengua elegida por el catalogador de
entre las seleccionadas por el museo.

La implantacin se inici en 1999, momento en que se eligi el Museo Nacional de

Antropologa como museo piloto para probar las diferentes funcionalidades de Domus y la
integridad del sistema, antes de proceder a su implantacin en el conjunto de los museos. En
2001 y 2002 se abord la implantacin del sistema en los otros 16 museos del Servicio General
de Museos del Estado.

Domus debe seguir evolucionando para adaptarse a las necesidades de los museos
incorporando todas aquellas funcionalidades que permitan una mayor facilidad y eficacia de la
gestin del sistema documental del museo, as como el necesario intercambio de informacin y
su difusin. En este sentido, los museos usuarios de Domus ya vienen apuntando algunos de
estos necesarios desarrollos.
Domus deber extenderse al mayor nmero posible de museos para lograr la mxima
rentabilidad de sus posibilidades de intercambio de informacin y de difusin. Adems de los
museos estatales, la red de usuarios Domus tambin se extiende a museos de otras
administraciones pblicas y de titularidad privada, especialmente a todos los que forman el
Sistema Espaol de Museos. El siguiente mbito de expansin lo forman los museos de los
pases iberoamericanos, algunos de los cuales ya han manifestado su inters en sumarse a la
red de usuarios de Domus. Es deseable que los museos puedan, por ejemplo, solicitar el
prstamo de determinados fondos para una exposicin a travs del catlogo colectivo y
Domus; y tambin es deseable que un investigador pueda localizar todos los vidrios romanos
depositados en museos espaoles tan slo con una bsqueda en el catlogo a travs de
Internet. El ltimo paso sera la inclusin de este Catlogo Colectivo de Museos en un deseable
gran Catlogo del Patrimonio Histrico Espaol.

En Andaluca, antes de la aparicin del programa Domus, ya exista el Odiseus, un programa

muy similar. Se cambi, sin embargo, al Domus por su vocacin de implantacin en cualquier
tipo de museo. Esta decisin supuso la puesta en marcha de un programa especfico para los
conjuntos arqueolgicos y monumentales, que se denomin BARAKA, y que naci con la
misma filosofa de constituir un sistema integral de gestin de la informacin. BARAKA es un

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programa pionero, realizado desde sus orgenes por la Direccin General de Instituciones del
Patrimonio Histrico, basado en la referenciacin espacial de la informacin que permite un
SIG (Sistema de Informacin Geogrfico), dada la especificidad de estos sitios patrimoniales
respecto de los museos. En la actualidad se ha desarrollado ya el anlisis funcional del sistema
y se ha implantado en los conjuntos una herramienta de catalogacin y reconstruccin virtual
de los bienes arqueolgicos tutelados.
El programa Baraka tiene como cuerpo central una gran base de datos dedicada a la
catalogacin, cuyo rasgo inicial es el homogeneizar modelos catalogrficos y tesauros al uso
en todo el mbito de aplicacin de Baraka y de esta forma, aglutinar y actuar como revulsivo y
paso adelante en las metodologas hasta ahora en vigor.

Algunos museos, como el del Prado, poseen su propio programa de gestin de la

documentacin.

En cuanto a redes de informacin, algunos museos nacionales como el Arqueolgico y el

Prado ya estn incluidos en redes europeas, como RACE (de investigacin y desarrollo de las
telecomunicaciones avanzadas) y RAMA (Acceso Remoto a las Bases de Datos)

3. CRITERIOS INTERNACIONALES PARA LA DOCUMENTACIN EN MUSEOS

La necesidad de una adecuada documentacin de las colecciones y de una normalizacin de

las prcticas musesticas para poder compartir recursos, aprovechando las ventajas de las
tecnologas de la informacin y comunicacin, ha impulsado la colaboracin entre organismos
internacionales y nacionales para el avance de este campo.

Tras la desaparicin de la Oficina Internacional de Museos, se cre a finales del 46 el

ICOM dentro de la UNESCO. El Consejo se organiz en una serie de comits
internacionales y nacionales, estando dedicados los primeros a una especialidad. El
CIDOC, Comit Internacional para la Documentacin, se cre en 1950 por peticin del
personal del propio centro de documentacin del ICOM en Pars, siendo muy
importante la labor que durante todos estos aos ha venido desempeando para la
normalizacin documental y adecuada informatizacin en los museos. Es uno de los 31
comits permanentes y dependientes del ICOM dedicados a temas musesticos. El
CIDOC se dedica desde hace 25 aos a la documentacin de las colecciones de museos
y, rene a 650 miembros de 60 pases entre conservadores, bibliotecarios y especialistas
de la documentacin, del registro, de la gestin de las colecciones y de la
informatizacin. Los miembros del comit reciben un boletn y participan en las
conferencias anuales as como en los grupos de trabajo especializados en el sector de
las normas (generales o que tratan de los aspectos especficos del patrimonio cultural)
y en el sector de la aplicacin del multimedia o del internet. El hecho de asegurarse de que
todos los objetos aceptados de forma temporal o permanente por el museo poseen una
documentacin adecuada y detallada para facilitar su procedencia, identificacin, estado y
tratamiento constituye una responsabilidad profesional importante. (Cdigo de deontologa
profesional del ICOM, 1986, Artculo 6.2. Custodia de las colecciones, p. 31, 1997)

En el seno del CIDOC ha habido una evolucin de sus filosofas. Hasta 1970 estuvo
dirigido por la directora del centro de documentacin del ICOM, Ivonne Oddon,
colega de George Henri Rivire desde que en 1929 la contrat para trabajar en el Museo
del Hombre. En los aos 60 imparti numerosos cursos en Nigeria, as como el
importante Curso de Museologa que imparta Rivire en la Universidad de Pars.
Los instrumentos documentales y normativas que elabor se estuvieron difundiendo
durante muchsimos aos en su texto Elements of Museum Documentation de 1968, por lo
que son su filosofa y su manera de entender la documentacin las que, en cierta forma,

Museologa y Museografa, Grado de H del Arte 2012-2013 Beatriz Abella Villar

se hicieron norma comn a nivel internacional. Los museos del mundo enviaban al
centro de documentacin de Pars el material para el trabajo de dicho centro que,
posteriormente, se procesaba para la redaccin de su revista Museum y para el
noticiario relativo a los servicios museales de la UNESCO, y las actividades del ICOM.
Rivire y Oddon consideran al museo como un entro de documentacin o laboratorio
de investigacin, donde se produce y comunica informacin.

Con el desarrollo de los ordenadores y al comenzar su utilizacin por parte de las

instituciones musesticas, se vio la necesidad de la adaptacin a estas nuevas
circunstancias. El CIDOC se encontr as en dos puntos esenciales: el estudio de las
necesidades de los museos segn las diferentes especialidades, y el establecimiento de
un grupo de categoras mnimo para la descripcin de los objetos (institucin, n de
entrada o registro, modo o forma de adquisicin, fecha de adquisicin, fuente de
adquisicin, nombre comn del objeto en el idioma del pas-, clasificacin trmino
normalizado-, descripcin del objeto e historia del objeto). Se formaron varios grupos
de trabajo, el de reconciliacin de normativas, el de normas de documentacin, de
archivos de imgenes, de terminologa (que elabora el Dictionarium Museologicum), de
los centros de documentacin y el estudio de las bases de datos.

El CIDOC trabaja hoy estrechamente con el Getty Research Institute. La tendencia

actual de los organismos internacionales es la obtencin de normas de informacin
musestica que permitan ofrecer un modelo base para la unificacin de prcticas que
facilite la comunicacin, el desarrollo de un corpus de conocimiento para mejorar las
prcticas del personal y, por ltimo, facilitar el intercambio de informacin. Los tipo de
normas sobre informacin en los museos pueden resumirse en cuatro puntos:

- normas sobre sistemas de informacin. Definen los elementos de sistema como

los medios de catalogacin, gestin de las colecciones, personal, administracin
del museo, etc

- normas sobre intercambio de informacin. De las que se ocupan la ISO

(Organizacin Internacional de Normalizacin) y proyectos como el CIMI
(Intercambio Informtico de Informacin Museogrfica)

- Normas sobre datos, para definir la estructura de los mismos (campos para
registrar la informacin y su relacin) contenido (introduccin de los datos con
reglas de catalogacin y convenciones sintcticas) y valores (trminos que se
pueden utilizar)

- Normas sobre procedimientos en operaciones en relacin con la administracin

de las colecciones, tales como el registro organizacin de movimientos dentro y
fuera del museo, etc.

Existen otros importantes organismos como el MDA (Asociacin para la

Documentacin de los Museos en el Reino Unido) con sede en Duxfor que cre un
sistema de gestin documental para los museos britnicos (GOS), estableciendo unas
fichas tipo para centralizar y controlar las informaciones museogrficas y que4 tuvo el
mrito de basarse en un anlisis meticuloso y en una estructura segura de registro. En
los aos 90 desarroll el programa MODE, software popularizado en museos de

4
Segn Orna y Pettit

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tamao medio y pequeo. ltimamente ha trabajado para el desarrollo de una
normativa, SPECTRUM (Standard Procedures for Collections Recording Used in
Museums). Ante la ausencia de legislacin estatal, la MDA se erigi como organizacin
clave para el desarrollo de la documentacin museogrfica en ese pas.

En Alemania destaca el proyecto Bildarchiv Foto Marburg coordinado por el Deutsches

Dokumentationszentrum fr Kunstgschichte. En Canad la Red de Informacin del
Patrimonio Canadiense trabaja desde 1972 por la elaboracin de normativas, con
cursos de formacin difusin de bases de datos, etc. En Italia, la labor de coordinacin
la lleva a cabo el Istituto Centrale peri l Catalogo e la Documentazione (ICCD). En
Francia se cre en 1971 un servicio de informtica en el Ministerio de Cultura que ha
organizado varias bases de datos segn especialidades artsticas como JOCONDE (para
pinturas y diseos) CARRARE (escultura), y contina con el Inventario General de
Monumentos y Riquezas Artsticas de Francia, retomado por Andr Malraux en 1964;
y se trabaja en el proyecto Videomuseum asociacin de museos y otras fundaciones
para la realizacin de un catlogo informativo exhaustivo de obras del siglo XX del
patrimonio nacional francs.

La iniciativa ms interesante es la del Programa de Informacin en Historia del Arte

del Instituto Getty, creado en 1983 con la finalidad del desarrollo de normativas para
asegurar la accesibilidad d ela informacin de historia del arte. La Museum Computer
Network fue creada en 1967 con la intencin de compilar un inventario de las
colecciones de los museos.5

Tambin el CIMI (Computer Interchange of Museum Information Committee). Desde el ICOM, y

para difundir sus directrices, entre otros objetivos, se publica la revista Museum que, suele ser
temtica. Pero el primer documento que emiti fue en 1995, tras el anlisis comenzado en
1993 de la documentacin presentada por los 19 pases colaboradores.

Las fichas tcnicas del CIDOC pretenden difundir, de una forma simple y concisa, una serie de
prcticas de documentacin musestica comnmente reconocidas. Peridicamente publica las
fichas con la intencin de contribuir a la homogenizacin y a la sistematizacin de toda la
documentacin que los museos producen y gestionan en el mundo. (http://icom.museum/the-
committees/international-committees/international-committee/international-committee-
for-documentation/)

CCO: Cataloging Cultural Objects: A Guide to Describing Cultural Works and Their Images
(http://www.vraweb.org/ccoweb/cco/about.html) es un manual para describir, documentar y
catalogar obras culturales y sus imgenes. En un principio se centr en arte y arquitectura
incluyendo pintura, escultura, grabado, fotografaetc. Se realiz en colaboracin con la
Fundacin Getty y tiene como objeto la unificacin del vocabulario y los sistemas de
documentacin y catalogacin.

5
Extrado de Historia de la documentacin museolgica: la gestin de la memoria artstica, de Mara
Teresa Marn Torres, editado por Trea, Gijn, en 2002. En estos ltimos diez aos el panorama ha
cambiado y evolucionado.

Museologa y Museografa, Grado de H del Arte 2012-2013 Beatriz Abella Villar

ESQUEMA PARA FICHA DE CATLOGO SISTEMTICO:

A) Criterios:

I: Datos cronolgicos

II. Cultura o movimiento artstico

III. Seccin o esttica

IV Serie o poca

V. Otros

B) Datos complementarios:

a) Registro de entrada (Propiedad/Depsito) nmero

b) Inventario general, nmero

c) Catlogo monografaco, nmero

d) Catlogo topogrfico, nmero

C) Conceptos:

1. Clasificacin y naturaleza del objeto

2. Autor o procedencia

3. Materia, soporte, procedimiento y tcnica

4. Dimensiones

5. Estado de conservacin

6. Negativos fotogrficos, nmeros

7. Sntesis histrica, esttica y tcnica

8. Variantes

9. Bibliografa

10. Observaciones

11. Otros datos

Siglas simplificadas: P pintura, E escultura, D dibujo, Ag aguafuerte, Lt litografa, Se

serigrafa, F fotografia, Vi vdeo, Di diseo, A arquitectura, Ins instalaciones, Mon
montajes, etc.

Cada obra debe ir acompaada de una reproduccin fotogrfica ( y referencias a otros

medios de reprografa como dvd)

Cada obra ir precedida de la sigla correspondiente a su procedimiento o naturaleza

artstica

Museologa y Museografa, Grado de H del Arte 2012-2013 Beatriz Abella Villar

 Le seguir un nmero que corresponder al nmero de orden del catlogo

A continuacin aparecer el ttulo ms seguro y reconocido de la obra (o, en su caso, sin

ttulo)

Lugar donde se realiz la obra

Fecha de realizacin -lo ms exacta posible: da, mes y ao o de atribucin de la obra

Es recomendable que las obras aparezcan por orden cronolgico en el catlogo

Materia, procedimiento, tcnica y soporte de la obra

Medidas (altura x anchura x profundidad) en centmetros, las muy grandes en metros y las
lminas o planchas de grabado, litografas, etc en milmetros

Firmado y rubricado, si lo est- y el lugar

Si aparece fechada la obra por su autor y dnde

Otras firmas, signos o inscripciones de la obra

Procedencia y propietario actual

Nmero de catlogo del museo propietario de la obra

Vicisitudes en la realizacin de la obra

Vicisitudes en la procedencia o de los diferentes propietarios

Descripcin pormenorizada de la obra

Exposiciones en que ha participado

Diagntico y currculo de la obra respecto a su conservacin y restauracin

Caractersticas particulares respecto de su exposicin, instalacin, iluminacin, proteccin,

transporte, enmarcado, etc

Textos literarios o provenientes del autor sobre la obra (entrevistas, ancdotas..)

Fuentes iconogrficas y documentales sobre su origen, realizacin, influencia...

Bibliografa, de cuatro tipos:

- monogrficas sobre la obra

- monogrficas sobre el autor
- general
- en la que aparece reproducida aunque no se la estudie

Museologa y Museografa, Grado de H del Arte 2012-2013 Beatriz Abella Villar

ESQUEMA PARA EL CATLOGO RAZONADO DE ARTISTAS

1. Apellidos y nombre del artista

2. nombres o seudnimos por los que se le conoce
3. fecha y lugar de nacimiento
4. fecha y lugar de fallecimiento
5. lugares de residencia y perodos (con indicacin de fechas, pases, ciudades, etc)
6. nacionalidad (o nacionalidades)
7. procedimientos o especialidades de expresin artstica
8. perodos fechados de actividad artstica (lo ms concretos y razonados)
9. galeras, marchantes, mecenas o patrocinadores del artista
10. formacin acadmica artstica
11. formacin investigadora (innovacin y madurez tcnica, formal, conceptual, etc)
12. aprendizaje e influencia de otros maestros
13. maestrado sobre otros artistas
14. precios y reconocimientos
15. exposiciones individuales y colectivas
16. contexto esttico y sociocultural de la poca
17. bibliografa, diferenciando entre la de carcter primario (propia del artista) y secundario
(otros autores)

4. MOVIMIENTO DE COLECCIONES

Se considera movimiento de un objeto o documento en un museo cualquier cambio de

ubicacin de carcter temporal, tanto a largo como a corto plazo, con un destino prefijado. Se
trata de una competencia del departamento de Conservacin y/o Restauracin (segn qu
casos) y requiere de tratamiento documental para asegurar su localizacin fsica y justificar
dicho movimiento. Hay tres tipos de movimiento: el ingreso; el movimiento propiamente dicho,
bien sea interno o externo; y la baja.

INGRESO: en la adquisicin de los fondos museogrficos se articulan una serie de

actuaciones, algunas previas al ingreso efectivo, que han de regularse administrativamente con
rigor, ya que de ellas dependern, entre otros, posibles problemas de titularidad, identificacin
o seguridad de las obras. Las etapas de gestin administrativa son: preingresos/entradas
temporales; ingreso en coleccin; registro y catalogacin.
No todas las entradas adquieren carcter definitivo, algunas piezas permanecen en depsito
provisional hasta su incorporacin en la coleccin.

Formas de ingreso: tanto la ley PHE como el Reglamento de Museos estipulan dos cauces
bsicos: la asignacin (para las obras que pasan a formar parte de la coleccin) y el depsito
(para los que ingresan por un periodo de tiempo y no pierden su titularidad)

La asignacin es el acto por el que el titular de un museo establece el destino de unos bienes,
que pasan a formar parte de la coleccin estable del centro. Este acto puede ser de distinto
tipo: por decomiso, bienes recuperados por el Estado; por compra, un contrato o por tanteo o
retracto de la Administracin; por dacin en pago de tributos; por donacin o trasmisin gratuita
en vida; por excavacin, normalmente para museos arqueolgicos; por expropiacin cuando
hay un incumplimiento de las obligaciones con la Administracin; por herencia; por legado, que
se diferencia de la herencia en que slo se trasmite una parte de los bienes y no todos; por
ordenacin, es decir, mediante Orden Ministerial; por permuta o intercambio, nunca sobre
bienes estatales pues estos son inalienables; por premios, concursos o certmenes; por
usucapin, es decir, por posesin continuada en el tiempo hasta que se considera que ya pasa
a ser propiedad; por reintegracin, muy frecuente en museos arqueolgicos por el pegado de
fragmentos; por cambio de adscripcin, bienes que tenan otro uso pero han pasado a ser
considerados patrimonio; por produccin propia, como maquetas o reproducciones; y por
recoleccin, en un museo de botnica, por ejemplo.

Museologa y Museografa, Grado de H del Arte 2012-2013 Beatriz Abella Villar

El depsito es un contrato donde el museo recibe un bien con obligacin de conservarlo,
custodiarlo y restituirlo, pero sin uso de dicho bien. Si se va a hacer uso de l, como suele
suceder en los museos, es decir, si se va a exhibir, el tipo de contrato se llama Comodato, que
es la frmula real jurdica para lo que normalmente llamamos depsito.
No pueden realizarse depsitos de bienes estatales para otros fines que los estrictamente
culturales, cientficos o de alta representacin del Estado. Los depsitos se hacen slo en
instalaciones musesticas o, excepcionalmente, en las de alta representacin o cientficas,
previo informe favorable de la Junta Superior de Museos y de la Direccin General de BBAA,
archivos y bibliotecas. Las obras depositadas debern permanecer obligatoriamente expuestas
al pblico y siempre indicando claramente en un lugar visible que se trata de un depsito y no
son propiedad del centro musestico.

MOVIMIENTOS INTERNOS: se realizan en el interior del museo, no requiere de tramitaciones

administrativas y pueden subdividirse en dos: de corto o a largo plazo. Los movimientos
internos a corto plazo son aquellos donde no se requiere un cambio de signatura topogrfica
por su provisionalidad (traslado al departamento de restauracin para un tratamiento puntual).
Los movimientos internos a largo plazo s llevan implcito un cambo de signatura en la ficha del
catlogo debido a su larga duracin y, suelen corresponder a un traslado del objeto dentro de
las salas de exposicin o almacn o, entre ambas reas .
En cualquier caso, el documento indispensable y bsico es el boletn de desplazamiento que se
emite por duplicado, donde constar toda la informacin necesaria sobre el objeto, la causa del
movimiento, la signatura topogrfica y el responsable.

MOVIMIENTOS EXTERNOS: son los producidos por la salida de un objeto de la sede del
museo. Al contrario que los internos, los externos necesitan de permisos administrativos por
parte del titular del centro y, conllevan una tramitacin ms o menos completa. La ms comn
incluye las siguientes etapas:
- solicitud de salida de la pieza por parte del peticionario
- valoracin e informe sobre la peticin por parte de los Departamentos de conservacin-
restauracin e investigacin del centro (el departamento de restauracin es quien
decide si la obra est en condiciones para afrontar el transporte)
- aprobacin del director o/y patronato
- autorizacin del propietario si se trata de una obra en depsito
- remisin de la documentacin al rgano encargado de emitir la autorizacin
correspondiente (en casos de museos estatales ha de emitirse una Orden ministerial,
previa conformidad de la Direccin General de Museos y aprobacin de la Direccin
General de BBAA
- traslado de la autorizacin al prestador y prestatario

Pero ciertos destinos pueden exigir trmites y requisitos especiales. Los prstamos temporales
o depsitos a instituciones no musesticas requieren, adems de la Orden Ministerial, un
informe favorable de la Junta Superior de Museos y si la institucin, adems no es estatal,
deber formalizarse un contrato. La entidad depositaria est obligada a hacerse cargo de los
gastos, permitir la inspeccin del depsito y su restitucin.
Si el prstamo es para una salida fuera del territorio espaol, se necesitar adems un permiso
de exportacin temporal, previo informe de la Junta de Calificacin. El permiso es vlido slo
para seis meses, si el acontecimiento se prolonga, debern solicitarse y tramitarse de nuevo
dichos permisos.

Movimiento externo a corto plazo: suelen ser a exposiciones temporales, restauracin, anlisis
o reproduccin.
Movimiento externo a largo plazo: seran los depsitos o las exposiciones temporales

Levantamiento temporal de depsitos: es un caso particular de movimiento de fondos. Por

ejemplo, un cuadro del Museo del Prado depositado en un Museo Provincial X (El Prado
Disperso) que es solicitado para una exposicin temporal en una tercera ciudad, tras la cual
volver su depsito en el Museo Provincial X.

BAJA: aunque la informacin relativa al objeto se mantendr en los archivos, el acaecimiento

de una baja necesita un control documental y administrativo. Tanto en coleccin estable como

Museologa y Museografa, Grado de H del Arte 2012-2013 Beatriz Abella Villar

en depsito, las bajas se pueden producir por: destruccin, desaparicin, reintegracin (cuando
a partir de fragmentos se reconstruye un objeto y desparecen entonces los fragmentos como
objetos de la coleccin). De manera exclusiva en la coleccin estable de un museo pueden
existir bajas por ordenacin de fondos o por permuta. En la coleccin en depsito pueden
existir bajas por usucapin o por levantamiento de depsitos.
De manera general, la tramitacin de una baja conlleva:

- informe del director del museo notificando la baja, previo informe del departamento de
conservacin, o bien traslado al Museo de la Orden Ministerial del cambio de
asignacin
- elaboracin del certificado de baja por triplicado que se remitir al organismo
competente
- anotacin de la baja en el libro de registro
- anotacin de la baja en los instrumentos documentales

Nunca se consignan las bajas por desaparicin. Nunca se reutilizan los nmeros de inventario
de las piezas que han sufrido baja.

BIBLIOGRAFA

- ALQUEZAR YNEZ, Eva Mara Domus, un sistema de documentacin de museos

informatizado
- ALONSO, Luis Museologa y museografa, Ed. del Serbal 1999, Barcelona
- MARN TORRES, Mara Teresa, Historia de la documentacin museolgica: la gestin
de la memoria artstica, Trea, Gijn 2002
- MUDARRA BARRERO, Mercedes Domus y Baraka. Documentacin de las colecciones
en museos. Catalogacin y reconstruccin virtual en conjuntos arqueolgicos y
monumentales
- ZUBIAUR CARREO, Francisco Curso de museologa, Trea, Gijn 2004

Museologa y Museografa, Grado de H del Arte 2012-2013 Beatriz Abella Villar