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MEDICAMENTS
(L'article intgral est paru dans Gestions Hospitalires n357 de juin-juillet 1996)
Pour plus d'informations concernant la mise en uvre de la mthode, contacter Philippe
Rabiller / phrabiller@libertysurf.fr
3. Rsultats
4. Discussion
4.1. Le modle de Wilson
4.2. Les indicateurs de gestion
4.3. Le cot de gestion
4.4. La place du pharmacien dans le processus
5. Conclusion
1. PROBLEMATIQUE ET OBJECTIFS
La pharmacie du centre hospitalier universitaire gre prs de 1300 spcialits, soit un budget
de 140 MF pour 161 fournisseurs diffrents. Elle approvisionne tous les jours environ 160
units de soins rpartis sur 5 sites.
Une tude, ralise en interne en dcembre 1994 sur l'initiative du pharmacien chef de service
lors de sa prise de fonction a permis de mettre en vidence le caractre empirique de la gestion
des approvisionnements et des stocks de mdicaments. Les indicateurs grossiers mis en place
cette occasion ont rvl une tendance au surstockage et une multiplication du nombre de
commandes. Paralllement, la direction de l'hpital a souhait voir rduire le niveau des stocks
de mdicaments au-dessous de 40 jours.
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Fort de ce constat et de ces objectifs, il convenait pour le service de se doter d'un outil de
gestion appropri. Il convenait galement d'identifier les champs de comptences
pharmaceutiques et conomiques afin de rpartir les tches au sein de l'quipe en fonction de
la formation et de l'exprience des individus.
Le stock rel de chaque mdicament variant en permanence selon les achats et les
consommations, une mesure ponctuelle de ce stock n'est pas significative. Il est donc
prfrable de considrer un stock moyen par spcialit.
Le stock de protection, appel aussi stock de scurit, destin pallier les risques dus au
caractre alatoire tant de l'approvisionnement que de la consommation.
Le stock tournant, appel aussi stock actif, qui volue entre un maximum le jour de la
livraison et un minimum correspondant au stock de protection.
a.
b. Mthode prvisionnelle
Soit :
St, le stock tournant
Q, la quantit commande chaque commande ;
C, la consommation de la priode ;
N, le nombre de commandes de la priode ;
Sm, le stock moyen ;
Sp, le stock de protection.
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on a : et .
b. Mthode comptable
Soit :
Sm, le stock moyen ;
SI, le stock de dbut de priode ;
SF, le stock de fin de priode.
on a :
Le cot de passation unitaire est calcul pour l'exercice suivant partir des donnes de la
comptabilit analytique de l'exercice prcdent sur la base d'une analyse de processus.
Les lments gnrateurs de cots peuvent tre utiliss pour d'autres oprations que celles
lies la passation de commandes ; les charges doivent donc tre valorises au prorata du
temps rellement consacr aux commandes ; dans le cas o la charge considre concerne un
lment qui ne peut tre utilis que pour la passation, elle y est intgralement affecte.
Fournitures administratives ;
Frais de tlcommunication ;
Salaires et charges de personnel ;
Dotation aux amortissements ou loyer des immobilisations corporelles ;
Assurances ;
Energie (gaz, lectricit...) ;
Entretien et rparation des locaux et matriels.
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Tlcommunications 3,60 F / bon 5 300 bons de commande 19 080 F
Energie 65 F / m 70 m 4 600 F
Amortissements
Immeubles 75 F / m 70 m 5 250 F
Meubles 27 000 F
Le cot de dtention du stock moyen correspond aux charges engendres par sa possession et
se compose d'une partie fixe estime, comme pour le cot de passation, partir des donnes
de l'exercice prcdent et d'une partie variable dpendante du nombre de commandes de la
priode.
L'argent consacr l'acquisition du stock moyen pourrait faire l'objet d'un placement financier;
le stock moyen reprsente donc un manque gagner proportionnel sa valeur.
Le taux d'intrt de ce placement (taux de rendement brut des obligations par exemple)
s'applique aux deux lments du stock moyen : le stock tournant et le stock de protection.
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C, la consommation de la priode ;
Le cot de passation crot avec le nombre de commandes alors que le cot de dtention et le
stock moyen baissent ; un stock rduit n'est donc pas forcment le reflet d'une saine gestion.
Toutefois, pour limiter le risque de rupture de stock et faciliter la passation des commandes,
nous considrons plutt un stock d'alerte, jouant le rle de seuil d'alerte et remplaant
avantageusement le stock de protection en envisageant les hypothses pessimistes que sont
une consommation et des dlais de livraison maxima (Figure 3).
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2.6. LE NOMBRE OPTIMAL DE COMMANDES
2.6.1. DEFINITION
Il s'agit de dterminer le point de la courbe du cot de gestion qui galise les cots de
passation de commandes et de dtention du stock. Un nombre de commandes infrieur ou
suprieur cet optimum ne peut qu'engendrer un cot de gestion plus important.
C, la consommation ;
3. LES RESULTATS
Sur la base des donnes fournies par les fiches (nombre optimal de commandes et frais de
gestion), la Cellule de Commande de la pharmacie a planifi les approvisionnements selon des
rythmes hebdomadaires, bimensuels, mensuels et bimestriels.
L'analyse des quelques indicateurs grossiers mis en place (Tableau 4) rend compte d'une
diminution de la valeur du stock moyen de prs de 30% accompagne d'une baisse du nombre
de ruptures de stock. En outre le personnel en charge du processus constate une rduction
consquente de sa charge de travail.
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Tableau 3 : extrait de fiche fournisseur
de dvelopper les relations avec les laboratoires fournisseurs en ngociant avec eux le
rythme et l'amplitude des commandes ;
d'amliorer les rapports avec l'administration de l'hpital ;
d'initier avec les mdecins une rflexion sur les prvisions de consommations de
spcialits pharmaceutiques ;
d'accrotre la ractivit face des commandes ou des consommations anormales ;
d'amliorer la satisfaction et les conditions de travail du personnel de la pharmacie ;
de positionner les comptences propres du pharmacien dans le processus de gestion.
A B
4. DISCUSSION
Si le modle est thoriquement simple utiliser, il impose le respect d'une condition rductrice :
la linarit de la consommation sur l'ensemble de la priode considre. En d'autres termes, le
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modle ne peut concerner que la planification de commandes de volumes identiques des
priodes fixes, ce qui ne correspond pas a priori la consommation de mdicaments.
Un modle, tel qu'un objectif atteindre, une norme professionnelle, le rsultat d'un
hpital rput pour sa performance etc.
Un tableau de bord constitu d'indicateurs pour quantifier les carts entre les rsultats
obtenus et le modle en question.
Les indicateurs doivent possder certaines caractristiques de validit et de fiabilit pour que
l'apprciation soit la plus objective possible.
Les indicateurs utiliss dans cette tude ne remplissent que partiellement ces conditions et
doivent tre amliors.
L'utilisation des fiches fournisseur ayant permis d'amliorer les conditions de travail, c'est
maintenant l'ensemble du personnel qui souhaite voir optimiser et prenniser l'outil.
Le cot de passation unitaire et la partie fixe du cot de dtention sont estims partir des
donnes de l'exercice prcdant alors qu'il serait plus exact d'effectuer l'ensemble des calculs
sur les donnes prvisionnelles. Cependant, en l'absence de comptabilit analytique
" mdicaments " et au regard du gain potentiel en prcision, l'option choisie apparat tout fait
acceptable.
Il serait souhaitable que les pharmacies hospitalires rapprochent leurs rsultats en matire de
cots de passation de commandes et de dtention de stock afin qu'il soit possible de dfinir des
standards de gestion et des rfrentiels quant la composition et la nature de ces cots.
Dans certains tablissements hospitaliers, les pharmaciens et les directeurs des Services
Economiques s'opposent sur le terrain de la gestion des approvisionnements et des stocks de
mdicaments alors que chacun possde des comptences propres qu'il s'agirait de valoriser
pour dvelopper des synergies aboutissant une meilleure matrise du processus de gestion.
Nous nous proposons, dans le Tableau 5, d'identifier les diffrents domaines de comptences
qu'il convient de bien distinguer des domaines de responsabilits. La comptence est lie la
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formation et l'exprience de l'individu alors que la responsabilit lui est attribue par autrui
(texte ou dlgation). Un pharmacien peut parfaitement tre responsable d'un domaine
chappant sa comptence la seule condition que l'agent possdant cette comptence soit
sous son autorit.
Etude comparative des cots de dtention et des procdures Analyse du risque de rupture de stock
d'urgence
Simulations
Les conditions de stockage, qui ne sont pas abordes dans cette tude, sont galement de la
comptence pharmaceutique.
5. CONCLUSION
Facile mettre en oeuvre, la dmarche entreprise dans les hpitaux universitaires a permis
d'obtenir d'excellents rsultats sans aucun changement dans l'organisation du service et sans
augmenter la charge de travail. Elle peut tre reproduite dans d'autres tablissements, quel que
soit le mode de dispensation.
Cela tant, l'adoption d'une telle dmarche, ne doit pas empcher la recherche d'autres modes
d'organisations et d'autres outils de gestion encore mieux adaptes aux missions des
pharmacies et des hpitaux.
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