PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

ANGELA ALBARRACIN VASQUEZ

1527472

ALBA LUCIA CASTAEDA ROJAS

INSTRUCTOR

SERVICIO NACIONAL DE APREDIZAJE SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

BOGOTA

2017
 CLASE DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuracin, es a la vez medio y comunicacin de

informacin y conocimiento, de manera que su principal caracterizacin lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte fsico o material, el mensaje e informacin que conlleva y
la facultad intrnseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes
rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la informacin

producida o recibida por una entidad pblica o privada, en razn de sus actividades o
funciones.

Documento Electrnico: toda la informacin generada, enviada, recibida, almacenada o

acumulada por medio electrnico. Tambin se encuentran documentos electrnicos de
archivo que cumplen su accin durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos:
de gestin, central e histrico.

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO
El documento de archivo se refiere al Debe ser entendido como el conjunto de
resultado de una accin y es definido por documentos producidos, recibidos o
distintos autores como aquel que el reunidos por una persona fsica o jurdica de
producido y/o recibido por institucin o modo involuntario, natural y espontneo
individuo durante la trayectoria de su en el transcurso, y como apoyo, de su
comisin o actividad para el cumplimiento actividad de la que es testimonio, haciendo
de sus objetivos y conservado como prueba uso de la electrnica, que se conservan y
e informacin, es decir, su finalidad es transmiten tambin mediante medios
cumplir con alguna gestin. electrnicos en depsitos de conservacin
permanente tras efectuar una seleccin a
Los Documentos de Archivo nacen debido a partir de la identificacin y valoracin de las
los procesos administrativos. Esto ocurre series, con medidas de autentificacin y de
porque los autores de dichos procesos han preservacin adecuadas y con una
de justificar documentalmente sus organizacin respetuosa con su modo de
decisiones, expresando el cumplimiento de produccin, con el fin de garantizar su valor
la ley, la oportunidad del criterio adoptado informativo, legal y cultural as como de
y la lgica, y coherencia del procedimiento permitir su acceso y uso tambin mediante
seguido. las tecnologas de la informacin.

Parte importante de los documentos de

archivo son sus valores documentales
mismos que tienen una estrecha relacin
con la teora del ciclo vital, estos valores
denominados primarios y secundarios se
deben identificar durante una valoracin
documental que se da en el archivo de
concentracin.