INSTRUCTIVO FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Nombre completo de la entidad: Consignar el nombre completo de la entidad sin siglas ni abreviaturas.
Nombre de la Dependencia: Consignar el nombre completo de la oficina o dependencia sin siglas ni abreviaturas.
Objeto del inventario: Inventario Documental con corte al ---- de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artc
15 de la Ley 594 de 2000.
Nmero de orden: Nmero consecutivo de cada asiento, es decir, de cada unidad de conservacin inventariada, (cajas, carpe

tomo o archivos magnticos). Si un expediente tiene ms de una carpeta, se debe inventariar por separado cada carpeta, es d

si un expediente consta de tres (3) carpetas, se deben diligenciar tres (3) campos o lneas del inventario.
Cdigo: Nmeros establecidos por la entidad para la identificacin de las oficinas productoras y cada una de las series, subseri
asuntos inventariados. (Opcional)
Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magntico: Nombre concreto y completo de la unidad
conservacin inventariada. Para el caso de archivos magnticos consignar la direccin y nombre del archivo magntico
formato. (Word, PDF, Excel, PPT, Etc.)
Fechas Extremas:
Inicial: Debe consignarse la fecha inicial (ms antigua) con la cual se abre el expediente o asunto. Deben colocarse da, mes y
cuatro (4) dgitos del ao. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar (s.f.)
Final: Debe consignarse la fecha final (ms reciente) con la cual se cierra el expediente o asunto, al momento del inventa
Deben colocarse da, mes y los cuatro (4) dgitos del ao. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar (s.f.)

Unidad de conservacin Cajas: Consignar el nmero de la caja donde se conserva la unidad de conservacin inventariada.

Unidad de conservacin Carpeta: Consignar el nmero de orden de la carpeta inventariada, de acuerdo con la ubicacin e
unidad de almacenamiento. (Caja).
Unidad de conservacin Tomo: Consignar el nmero de orden del tomo o empastado inventariado, de acuerdo con la ubicac
en la unidad de almacenamiento. (Caja).
Unidad de conservacin Serial CPU: Consignar el nmero de placa de inventario del PC donde se encuentra el arch
inventariado.
Unidad de conservacin CD: Consignar el nmero del CD donde se encuentra el Archivo inventariado.
Nmero de folios o peso en Kb: Consignar la cantidad de folios que posee la carpeta. Si es una carpeta se consigna la cantidad
folios especfica; pero si se trata de una carpeta que hace parte de un expediente se consignar por ejemplo: 1 al 220. El siguie
registro ser 221 al 480. Si se trata de un archivo magntico, se debe consignar el peso en KB del mismo, as por ejemplo: 17.
KB.
Soporte: Consignar la clase de soportes, que puede ser entre otros: papel, Microfilmes, cinta magntica, CD, DK, DVD, CPU), et
Frecuencia de consulta: Consignar el ndice o la frecuencia de consulta que puede ser: Alto, medio, bajo o nulo.

Observaciones: Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Par
documentacin ordenada numricamente, como actas, decretos, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anota
los siguientes datos: faltantes los nmeros-----, saltos en la numeracin (desde hasta), nmeros repetidos (----) a
administrativos con bis o a,b,c,d. Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos, como impresos, plan
disquetes, fotografas, Cd, DVD, etc. o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de stos debe sealarse
primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con (5) cinco fotografas o (5) cinco fotogra
sueltas. A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo componen. Asimismo
anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin cuando esta presenta deterioro. (Rasgadu
mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), qumico (oxidacin de tinta y soporte dbil) y biolgico (ataque de hon
insectos, roedores, etc.).
Entregado por: Se registrar el nombre y apellido, cargo y firma del funcionario Coordinador de Grupo o Jefe de Ofi
responsable de la entrega de los archivos e inventarios.
Revisado por: Se registrar el nombre y apellido, cargo y firma del funcionario delegado por Resolucin de creacin de Comi
Verificadora y responsable del cotejo de los archivos fsicos contra el inventario.
Recibido por: Se registrar el nombre y apellido, cargo, (Alcalde, Presidente, Gerente, Director) responsable de recibir los arch
e inventario entregados por los Coordinadores de Grupo y Jefes de Oficina de la entidad.

(Elaborar el Inventario en Excel y control de paginacin)

Datos de contacto para recibir asesora:

Archivo General de la Nacin
Subdireccin de Proyectos y Asistencia Tcnica
Damaris Snchez. Germn Crdenas
Tel: (051) 3282888 ext. 352, 369
email: contacto@archivogeneral.gov.co
Bogot D.C., Carrera 6 No. 6-91
 PREGUNTAS ESTRATGICAS INVENTARIO DOCUMENTAL

Responda cada una de las siguientes preguntas:

PREGUNTAS RESPUESTAS

1. Qu aspectos considera que

debe tener en cuenta el
mandatario electo en el corto Recopilar y seleccionar la informacion que le permita formular
plazo (100 primeros das), su plan de desarrollo
respecto al inventario documental
de la Entidad?

2. Cules considera que fueron

los aspectos positivos y negativos
en el proceso de inventario
documental de la Entidad? aspectos positivos: contribuye a la organizacin de la
informacion de cada seccion, facilita el inicio de la nueva
administracion. Aspectos negativos:

3. Qu considera usted que

debera continuar?

1. reforzar el orden y archivo de documentos. . Clasificar la

4. Cules son las lecciones informacion relevante. 3, descartar la informacion que no sirva
aprendidas del proceso de
inventario documental de la
Entidad?

5. Cules son las dificultades del

1, organizacin de la informacion y 2 recopilacion de
proceso de inventario documental informacion
de la Entidad?
AL

ue le permita formular
lo

organizacin de la
el inicio de la nueva
egativos:

mentos. . Clasificar la
formacion que no sirva

2 recopilacion de
 Objetivo:
Dar cumplimiento al artculo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se e
archivos histricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depsitos que se tengan en calidad de arrendamiento se
cada uno de estos (volmenes, fechas, anexos, ubicacin)

FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Entidad: GOBERNACION DEL PUTUMAYO

Nombre de la Dependencia: SECRETARIA DE PLANEACION - GESTOR DEL PROGRAMA AGUA Y SANEAMIENTO PARA LA PROSPERIDAD PAP-

Objeto del inventario: Inventario documental con corte al 31 DE OCTUBRE de 2015, para entrega de archivos en concordancia con e

Nombre de la serie, nombre del Fechas Extremas Unidad de conservacin

No. de Cargo expediente, nombre del archivo
Orden magntico Inicial Final Caja Carpeta Tomo Serial
CPU

Profesional
1 COMITED DIRECTIVOS PAP-PDA 6/2/2011 5/30/2015
Universitario

2 Profesional ACTAS COMIT DIRECTIVO 02/062011 5/30/2015

Universitario
 Profesional
3 INFORMES BIMENSUALES 1/1/2014 1/1/2015
Universitario

Profesional PLANES DE ACCION MUNICIPIO.

4 5/13/2013 7/8/2015
Universitario Archivo en PDF
Profesional CONVENIOS DE VINCULACION.
5 6/2/2011 7/8/2015
Universitario Archivo en PDF

Profesional RESOLUCIONES DE ASIGNACION

6 6/2/2011 7/8/2015
Universitario DE RECURSOS

Profesional DECRETO 2246 DEL 2012. Archivo

7 10/12/2012 10/31/2015
Universitario en PDF
Profesional
8 ORDENANZA 561. Archivo en PDF 6/2/2011 10/10/2015
Universitario
Profesional
9 ORDENANZA 603. Archivo en PDF 6/2/2011 10/10/2015
Universitario

Profesional
10 INFORME CUR 2014 1/1/2014 1/1/2015
Universitario

Profesional EJECUCION APSB 2012. Archivo en

11 1/1/2012 12/1/2012
Universitario Exel
Profesional EJECUCION APSB 2013. Archivo en
12 1/1/2013 12/1/2013
Universitario Exel
Profesional EJECUCION APSB 2015. Archivo en
13 1/1/2014 12/1/2014
Universitario Exel

Profesional
14 GIRO DE RECURSOS AL FIA 6/27/2013 10/7/2015
Universitario
 PLAN GENERAL ESTRTEGICO DE
Profesional
15 INVERSIONES. PGEI. Archivo en 3/1/2012 10/31/2015
Universitario PDF
PLAN ANUAL ESTRTEGICO DE
Profesional
16 INVERSIONES. PGEI. Archivo en 10/10/2015 10/31/2015
Universitario PDF
Profesional MANUAL OPERATIVO. Archivo en
17 3/1/2012 10/31/2015
Universitario PDF

Entregado por: Mauricio Burbano Barcenas Revisado por:

Cargo: Profesional Universitario Cargo:

Firma: Firma:
archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depsitos de archivo central o
arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las caractersticas de

MENTAL

OSPERIDAD PAP-PDA

oncordancia con el artculo 15 de la Ley 594 de 2000.

rvacin No. de Frecuencia de

folio peso Soporte Observaciones
CD consulta
en Kb

Carpeta que contiene

subcarpetas que tiene
X 421 mb BAJA informacion de comites
directivos del PAP-PDA

Carpeta que contiene

X 10,7 MB MEDIA subcarpetas que tiene
informacion de actas de comite
directivo del PAP-PDA
 Carpeta que contiene
subcarpetas que tiene
X 159,MB BAJA informacion de informes
bimensuales del PAP-PDA

X 2305 BAJA

X 2064 BAJA

Carpeta que contien las

X 840 MB BAJA resoluciones de asignacion de
recursos del PAP-PDA

X 1090 MEDIA

X 200 MEDIA

X 784 MEDIA

Carpeta que contien la

X 17.2 BAJA informacion del informe CUR del
PAP-PDA

X 24 ALTA

X 30 ALTA

X 36 ALTA

Carpeta que contien Los giros de

X 10 MEDIA los recursos al patrimonio
Autonomo FIA del PAP-PDA
X 424 ALTO

X 433 ALTO

X 636 ALTO

Recibido por:

Cargo:

Firma: