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LO QUE CON MUCHO

TRABAJO SE ADQUIERE ,
MS SE AMA .
ARISTTELES.

SEMANA 03

HERRAMIENTAS DE EXCEL

COMPETENCIA

CONOCE LAS HERRAMIENTAS BSICAS Y NECESARIAS DE


EXCEL 2013, APLICANDO LA REVISIN, ORTOGRAFA Y LA
PROTECCIN DE LOS DATOS.

CONTENIDO

REVISIN
AUTOCORRECCIN
PROTECCIN DE DATOS
ORDENAR Y FILTRAR
PROPIEDADES DE UN LIBRO E XCEL
6. HERRAMIENTAS DE EXCEL
REVISIN

Hacer clic en el men Archivo.


Seleccionar Opciones.
En el cuadro de dilogo que se abrir selecciona la categora Revisin.

Aqu tienes muchas de las opciones que conciernen a la correccin de textos.


AUTOCORRECCIN
Esta herramienta nos ayuda a corregir automticamente errores habituales de escritura.
Seguir los siguientes pasos:

Veamos las ms importantes.

Haz clic en el botn de Opciones de Autocorreccin...


Aparecer el cuadro de dilogo Autocorreccin como el que te mostramos en la imagen.

REGRESA
Si activas la casilla Corregir Dos Maysculas Seguidas, no permitir que a la hora de
escribir una palabra las dos primeras letras estn en mayscula y el resto en minscula.
Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opcin est
activada.

Si activas la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin, Excel


comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra est en mayscula, en caso
de que no lo est automticamente la cambiar. Si escribimos la frase toda con
mayscula, no se cambiar. Esta opcin tambin interesa que est activada.

Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das, en caso de encontrar una
palabra que corresponda a un da de la semana, Excel pondr automticamente la
primera letra en mayscula. Esta opcin no siempre interesa que est activada.
Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una
frase, si la primera letra est en minscula y el resto en mayscula, Excel entiende que
BLOQ MAYUS del teclado est activado por error y automticamente corrige el texto y
desactiva la tecla. Esta opcin interesa que est activada.

Si deseas aadir algn elemento a la lista bastar con escribir en el recuadro


Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automticamente, en el
recuadro Con: escribir la correccin a realizar, y hacer clic en el botn Agregar.
Si deseas eliminar algn elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre
el botn Eliminar.
A final cuando hayamos configurado la autocorreccin hacemos clic sobre el botn
Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo.
REGRESA
Verificacin de la ortografa
Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos
dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y
cualquier palabra que no encuentre la considerar como posible palabra errnea.

Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora


mucho ms fcil. No obstante conviene saber que si al
revisar un documento, Excel no encuentra ningn error
no quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay
errores que Excel no puede detectar puesto que
dependen del contexto, por ejemplo esta y est como las
dos palabras estn en el diccionario si escribimos Esta
hoja est bien, no detectar el error en el segundo esta.

Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:
Situarse en la primera celda de la hoja de clculo.
Seleccionar la pestaa Revisar y elegir la opcin Ortografa.
En caso de encontrar algn posible error ortogrfico, aparecer el cuadro de dilogo
Ortografa.

AUTOCORRECCIN para que adems de realizar la correccin en la hoja, la


sustitucin se aada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.
Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguir con la correccin hasta el
final, si encuentra otro error nos volver a avisar con un mensaje.
Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisar, hacer clic sobre el botn
Aceptar.

REGRESA
PROTECCIN DE DATOS
Para mantener los datos de tu hoja de clculo a salvo e impedir que inesperadamente se
realicen cambios en las mismas, Excel te permite proteger tanto la hoja como celdas
como todo el libro.
Estas herramientas estn disponibles en la pestaa Revisar y en el grupo de trabajo
denominado Cambios. En donde puedes observar estn entre otros los iconos Proteger
hoja y Proteger libro.

Proteger hoja:

Para que los datos que tienes en una determinada hoja del libro de clculo queden
protegidos en su totalidad y as nadie pueda realizar cambios sobre ellos, simplemente
pueda consultarlos pero sin realizar modificaciones vas a seguir los pasos siguientes:

Situado en esta hoja pulsa en la pestaa Revisar, en la zona superior, despus dentro del
grupo Cambios pulsa en Proteger hoja.

Se abre una ventana nueva, fjate que estn con un clic arriba donde pone: Proteger hoja y
contenido de las celdas bloqueadas, as como las dos opciones superiores de la lista, luego
haz clic en Aceptar.

Si pruebas a introducir datos en la hoja veras que te sale un mensaje indicndote que la hoja
es solo de lectura y que no puedes modificarla.

Para desproteger la hoja basta con pulsar en el icono Desproteger hoja.

Puedes realizar estos mismos pasos introduciendo una contrasea para que solo las personas
que la conozcan puedan desproteger la hoja, para ello:

En la ventana Proteger hoja, en el rectngulo blanco debajo de donde pone Contrasea para
desproteger la hoja, indica una contrasea, pulsa Aceptar,

Vuelve a escribir la contrasea en la ventana nueva y Aceptar.

Ahora para desproteger la hoja no basta solamente con pulsar el icono, sino que hay que
conocer e introducir la contrasea correctamente.

REGRESA
LISTA DE DATOS
Excel es primariamente una hoja de clculo, pero adems de ello tiene capacidad para
analizar tablas de datos, tales como stock, clientes, planillas, monitorear cuentas y
ventas. La combinacin de una serie de funciones hace al Excel una excelente
herramienta de anlisis para negocios y administracin de sistemas.
Excel usa el trmino Lista para referirse a informacin almacenada en filas y columnas,
si usted est familiarizado con versiones anteriores de Excel, entonces es probable que
este ms familiarizado con el trmino Base de Datos.
Una lista de datos es un conjunto de registro formado por filas y columnas.
Las filas representan los registros de datos
Las columnas representan los campos de datos

Ingresando los datos


Una vez que se han ingresado los nombres de los campos y la fila de datos iniciales a su
lista, podemos usar cualquiera de los siguientes mtodos para ingresar datos:
Uso de ingreso automtico de datos usando la ficha de datos
Ingresar los datos directamente en la hoja dentro de las celdas vacas

EJERCICIO DE APLICACIN CALIFICADO NO ADJUNTAR

Competencia. Editar la siguiente hoja de clculo y ordnala


ORDENACIN
Se pueden ordenar los datos alfabtica o numricamente en forma ascendente o
descendente. Excel puede generar este orden por filas o por columnas de la hoja.
Excel ordena miles de filas y columnas en el tiempo que a usted le tomara
ordenar dos o tres lneas.
Cmo ordenar una lista de datos?
Ubicarse en la celda A5 en la siguiente hoja de clculo.

REGRESA
Hacer clic en la ficha . En el bloque de botones Ordenar y filtrar se presenta un
conjunto de comandos los cuales se describen a continuacin,
Ordena por la columna de datos seleccionada en orden ascendente
Ordena por la columna de datos seleccionada en orden Descendente
Permite personalizar la forma en que se ordenarn los datos.

Seleccionar el comando

Ordenaremos los datos por 5 niveles de ordenacin segn se muestra en la grfica.


Hacer clic en el botn para adicionar nuevos niveles de ordenacin.
Hacer clic en el botn Aceptar cuando termine.
Su base de datos queda ordenada como se muestra en la grfica.

REGRESA
FILTROS AUTOMTICOS
El filtrado de datos constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar subconjuntos de
datos en una lista y trabajar con ellos.
Cuando se filtra una lista slo visualizar las filas que cumplen un conjunto de
condiciones de bsqueda llamado criterios.
A diferencia de la ordenacin, la filtracin no reorganiza las listas. La filtracin oculta
provisionalmente las filas que no desea mostrar.
Cuando Excel filtra las filas, la hoja de clculo se coloca en el modo de filtracin. En
este modo se podr editar, dar formato, efectuar representaciones grficas e imprimir la
lista de subconjuntos sin tener que reorganizarla o moverla.

Cmo aplicar un filtro?


1. Utilice la siguiente lista de datos para filtrar registros por seccin.

REGRESA
2. Ubicarse en la celda A5.

3. Hacer clic e n la ficha , botn

4. Ahora simplemente con hacer clic en la lista desplegable podr filtrar los registros de
datos segn sus requerimientos.

FILTRO PERSONALIZADO
Se utiliza para especificar condiciones utilizando operadores booleanos

Cmo aplicar un filtro personalizado?


Utilice la siguiente lista de datos para filtrar registros por el monto de la pensin.

REGRESA
2. Ubicarse en la celda A5.

3. Hacer clic en la ficha , botn , ,


4. De la lista de opciones presentadas elegir
Se presenta el siguiente cuadro de dilogo

5. Ingrese los valores segn se muestra en la grfica, para que slo se muestre los
alumnos que pagan una pensin que est entre 200 y 350 nuevos soles.
Hacer clic en el botn Aceptar para aplicar el filtro.

REGRESA
SUBTOTALES
Los Subtotales son una herramienta muy valiosa al momento que nosotros necesitamos
realizar clculos. Usando Subtotales podemos hacer lo siguiente:
a. Agrupamiento de datos.
Mostrar Subtotales y Totales por diferentes grupos de la lista Hacer diferentes
tipos de clculos como por ejemplo contar los tems, calcular el promedio de los
tems.
b. Preparando los datos para calcular Subtotales
Para que los Subtotales trabajen correctamente, la tabla de datos deber estar
ordenada por el campo que se desea agrupar. Asimismo la tabla deber contener
en la primera fila los nombres de los campos.
Cmo crear subtotales?
1. Utilice la siguiente lista de datos para calcular subtotales por categora

2. Ubicarse en la celda I5 y hacer clic en el botn para ordenar los registros por
categora. Es necesario antes de calcular subtotales, ordenar los registros por la columna
de datos que se calcular subtotales.

3. Hacer clic en la ficha , botn se presenta el siguiente cuadro


de dilogo.
a. Elegir el campo categora, recuerde que este campo debe coincidir
con el campo por el cual se orden la lista.
b. Elegir la funcin a utilizar (Suma, promedio, max, min, etc)
c. Activar campos numricos donde se totalizar segn la funcin
elegida
d. Finalmente hacer clic en el botn Aceptar
4. Utilice estos botones para mostrar los registros por niveles de
subtotales. Si elige el botn se mostrar solamente los totales por
vendedor.
5. Su hoja de clculo se esquematizar como se presenta en el grfico,
se agrupa por categoras y calcula el total de los ingresos por pensin
por cada categora.

REGRESA
VINCULAR LIBROS DE TRABAJO

Es recomendable utilizarlo cuando se trabaja con modelos de hojas de clculo


extensas. Cuando se subdivide un modelo complicado de una serie de libros de
trabajo interdependientes ahorra memoria, se puede trabajar en la hoja modelo sin
necesidad de abrir al mismo tiempo todas las hojas relacionadas. Los libros de
trabajo ms pequeos son ms fciles de editar y ms rpidos de abrir, guardar y
calcular. Se utiliza para vincular dinmicamente una frmula en un libro de
trabajo a los datos fuente ubicados en otro libro de trabajo, de modo que todo
cambio que realice en estos datos se refleje inmediatamente en la frmula
vinculada. Trminos utilizados.

REFERENCIA EXTERNA.
Referencia a una celda o bloque de celdas de otro libro de trabajo, o la referencia
a un nombre definido en otro libro de trabajo.
Libro de Trabajo dependiente.
Libro de trabajo que contiene un vnculo con otro libro de trabajo, y por lo tanto
depende de la informacin que est en el otro libro.
Libro de trabajo fuente.
Un libro de trabajo que es la fuente de la informacin a la que hace referencia en
una frmula con referencia externa.
Sintaxis:
Ubicacin del libro de trabajo en el disco (ruta de acceso)
Nombre del libro de trabajo El nombre de la
hoja
Celda
=C:\VENTAS\[VENTAENE.XLS]Hoja1!$A$5
Un signo de admiracin sigue a un apstrofo de cierre y precede a la referencia.
La ruta de acceso, el nombre del libro de trabajo y el nombre de la hoja estn encerrados
entre un par de apstrofos. El nombre del libro de trabajo est encerrado entre
corchetes
ACTIVIDADES DEL CURSO DE EXCEL:
TAREA

TAREA DE LA CUARTA SEMANA DE EXCEL 2013


En estos ejercicios aprender a utilizar los subtotales de Excel; no olvide
hacer sus consultas y enviar un correo a su docente si tiene dudas.

Carcter:
Individual Obligatorio

Indicaciones:
Leer atentamente las indicaciones y desarrollar los ejercicios guindose de su manual de
Excel 2013.

Competencia.

Aprende a utilizar los subtotales de Excel.


Ejercicio 1: trabajar con subtotales 10 puntos

Abril y desarrollar todo el Libro de Subtotales y configuracin


TAREA

TAREA DE LA CUARTA SEMANA DE EXCEL 2013 -


En estos ejercicios aprender a configurar una hoja de Excel; no olvide
hacer sus consultas y enviar un correo a su docente si tiene dudas.

Carcter:
Individual Obligatorio

Indicaciones:

Leer atentamente las indicaciones y desarrollar los ejercicios guindose de su manual de


Excel 2013.

Competencia.

Aprende a utilizar configuracin de hoja en Excel.

Ejercicio 1: trabajar con subtotales 10 puntos

Abril y desarrollar todo el Libro de Subtotales y configurar las pginas para su


impresin.
Despus de desarrollar los subtotales, debe tener 5 hojas de clculo (una hoja de la clase de
sub totales que es Resolver, luego cantidad, promedio, mxima y por ltimo la hoja otro
ejercicio, a todas las hojas deber configurar la pgina para poder imprimir; observe las
indicaciones de su profesora para esta configuracin.

1. Deber agregar encabezado y pie de pgina con su nombre, apellido y fecha


2. Configuracin horizontal y ajuste al 100%
3. Mrgenes normal y centrar en la pgina horizontal y verticalmente, las dos casillas activadas.
4. Al finalizar las copias de subtotales en la Hoja Resolver aplicar filtros personalizados con los
siguientes criterios:
Filtrar a todos los alumnos de la carrera de ingeniera que tengan la edad
entre 25 a 30 aos.

REGRESA
"SI NO ESTAMOS EN PAZ CON
NOSOTROS MISMOS , NO
PODEMOS GUIAR A OTROS,
EN SU BSQUEDA DE LA
PAZ".

SEMANA 03
CONFIGURACIN DE PGINA

COMPETENCIA

APRENDE A MANEJAR LOS DISEOS DE PGINA ,


CONFIGURANDO LA HOJA DE CLCULO, ADEMS CONOCE LAS
PROPIEDADES PARA LA IMPRESIN DE SU PLANILLA.

CONTENIDO

VISTA DE DISEO DE PGINA

CONFIGURACIN DE PGINA

DISEO DE PGINA

IMPRIMIR
1. CONFIGURAR
1.1. VISTA DE DISEO DE PGINA
En anteriores versiones exista la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra
hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estticos. En Excel 2013, la vista
preliminar como tal est mucho ms limitada y sirve nicamente para dar una ltima ojeada
al aspecto general antes de imprimir.

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora. La
nica diferencia es que sabremos cmo quedar la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de
pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina y sabremos cuntas hojas ocuparn y cmo
se ajustan los datos a la pgina.

Si los datos ocupan ms de una pgina, deberemos utilizar las barras de desplazamiento para
ir vindolas:

Al mover las barras de desplazamiento, un pequeo cuadro informativo nos indicar en qu


columna o fila estamos situados.
Tambin aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas, podremos ajustar los mrgenes de
forma sencilla, arrastrando sus lmites.
La pestaa Vista permite personalizar qu elementos mostrar.

REGRESA
Otra opcin muy utilizada es la de Zoom.

Con la opcin Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores.
La opcin central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamao real.
Y Ampliar seleccin aumenta el zoom a 400%, centrndolo en la celda u objeto seleccionado.

Cuando volvemos a la vista Normal, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn
dnde har Excel los saltos de pgina. Estas lneas no

1.2. CONFIGURAR PGINA

En Excel 2013, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresin se
utiliza el Diseo de pgina. Accedemos a esta opcin desde la pestaa Vista IMPRESIN DE
DATOS
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser el
diseo y la configuracin de las pginas a imprimir y la operacin de imprimir los datos. Para
ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresin se utiliza el Diseo de
pgina. Accedemos a esta opcin desde la pestaa Vista.

La forma de visualizar la hoja


cambiar de aspecto:

REGRESA
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica
diferencia es que sabremos cmo quedar la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de pgina,
mrgenes, encabezados y pies de pgina y sabemos cuntas hojas ocuparn y cmo se ajustan
los datos a la pgina.

Si los datos ocupan ms de una pgina, deberemos utilizar las barras de desplazamiento:

Al mover las barras de desplazamiento, un pequeo cuadro informativo nos indicar en qu


columna o fila estamos situados. Tambin aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas
podremos ajustar los mrgenes de forma sencilla, arrastrando sus lmites.
La pestaa Vista permite personalizar qu elementos mostrar.
Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Lneas de cuadrcula, la Barra de frmulas y los Ttulos.
En caso de estar en la vista normal, y no en la de diseo, tambin dispondremos de estas
opciones, exceptuando la regla.

Otra opcin muy utilizada es la de Zoom. Botn zoom


Con la opcin Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores.
La opcin central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamao real.
Y Ampliar seleccin aumenta el zoom a 400%, centrndolo en la celda u objeto seleccionado.

REGRESA
Cuando volvemos a la vista Normal, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn
donde har Excel los saltos de pgina. Estas lneas no se imprimirn.

1.3. DISEO DE PGINA


Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que configuremos la pgina, para
modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin,
encabezados y pies de pgina, tamao del papel.

Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina.

Botn configurar pgina. En la seccin Configurar pgina encontraremos botones rpidos a


muchas de las opciones: para configurar mrgenes, la orientacin del papel, el tamao, etc.

Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuracin, deberemos pulsar el
pequeo botn de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrir una nueva ventana. El
cuadro de dilogo Configurar pgina est organizado en varias pestaas: La primera de las
fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el
tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.

Selecciona la orientacin del papel,


vertical u horizontal. (En la impresora se
colocar el papel siempre de la misma
forma).
En el recuadro Escala nos permitir
indicarle si deseamos que la salida a
impresora venga determinada por un
factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o
bien ajustando automticamente la hoja
en un nmero de pginas especfico (una
pgina de ancho por 1 de alto, as se
imprimir en una sola hoja,...).

REGRESA
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir,
utilizar la ficha Mrgenes.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina: tambin nos permite indicar a cuntos centmetros
del borde del papel queremos que se siten.

Si deseas que tu salida tenga


centradas las hojas tanto
horizontal como
verticalmente, Excel nos lo
realizar automticamente
activando las casillas
Horizontalmente y/o
Verticalmente
respectivamente.

En la ficha Encabezado y pie de pgina podrs personalizarlos y ajustar diferentes parmetros.

La ltima ficha es Hoja, que nos permite definir cmo queremos que se impriman los datos
contenidos en la hoja. Configurar pgina
En rea de impresin: podrs indicar el rango de celdas a imprimir.

REGRESA
En Imprimir ttulos podrs activar las siguientes opciones:

Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca como
ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca como
ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrs activar opciones, como:


Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja.
Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de
filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la
hoja.
Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas podido
incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.
Tambin podrs elegir si quieres imprimir las celdas con errores.

Por ltimo, podrs elegir el Orden de las pginas, es decir, la direccin que seguirn para
la impresin.

Tanto en sta ficha como en las otras, podrs acceder a las Opciones especficas de la impresora
seleccionada para la impresin, as como dirigirte a la opcin Imprimir..., desde sus
correspondientes botones.

REGRESA
1.4. IMPRIMIR
Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la
opcin Imprimir del men Archivo, veremos la siguiente ventana:

Tambin podemos utilizar la combinacin de teclas Ctrl + P para acceder a ella.


En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuracin de la impresin,
que nos permitirn:

Elegir cuntas copias imprimir del documento. Escoger qu impresora queremos utilizar en la
impresin del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene
seleccionada por defecto. Tambin podremos modificar las Propiedades de impresora
seleccionada.

Opciones de Configuracin como:


Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada.
La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X
veces cada pgina, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres
copias de un libro que ocupa cuatro pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se
imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4
1,2,3,4 1,2,3,4
La orientacin y el tamao del papel.
Modificar los mrgenes.
Ajustar la escala de impresin.
Acceder a la Configuracin de pgina.

En la zona de la derecha vemos la vista previa de la pgina. Caso de tener ms de una pgina,
podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el
nmero de la pgina a visualizar Botones recorrer pginas. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina
stos botones estarn inactivos.
Tambin en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa,
pudiendo mostrar/ocultar los mrgenes y elegir si visualizar la pgina completa.
Cuando est todo listo para la impresin y quede como deseas, podrs pulsar el botn imprimir
de la zona superior.
REGRESA
SI QUIERES APRENDER ,
ENSEA.
CICERN.

SEMANA 03
VISUALIZACIN DE DATOS A TRAVS DE

GRFICOS

COMPETENCIA

CREA GRFICOS PARA UNA PRESENTACIN PROFESIONAL ,


APLICA LOS DIFERENTES TIPOS DE GRFICOS DE ACUERDO A
LA PLANILLA QUE HA ELABORADO.

CONTENIDO

GRFICOS
AADIR UN SERIE DE DATOS
CARACTERSTICAS Y FORMATO DEL GRFICO
MODIFICAR EL TAMAO Y DISTRIBUCIN DE UN
GRFICO

MODIFICAR LA POSICIN DE UN GRFICO


LOS MINIGRFICOS
2. TRABAJANDO CON GRFICOS
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja
de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los
datos.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

2.1. CREAR GRFICOS


Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos
que se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el
grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se
mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.
REGRESA
Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente)
o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas de grficos.

En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pestaas.

2.2. AADIR UNA SERIE DE DATOS


Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que
aparezcan en el grfico. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy
tiles relacionadas con los Datos:

REGRESA

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de
dilogo: Seleccionar origen de datos
En el campo Rango de datos del grfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarn en
cuenta para crear el grfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6
celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botn seleccin de datos
y seleccionar las celdas en la hoja.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal
(categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de
dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como
el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botn Editar para modificar el literal que se mostrar en la leyenda de series del
grfico, o el rango de celdas de las series o categoras. En nuestro caso, por ejemplo,
cambiaremos Series1 por Ventas.
El botn Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categoras y
viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de
opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaa Diseo.

Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde
donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.

Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un grfico. Cuando
acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botn Aceptar.

REGRESA
2.3. CARACTERSTICAS Y FORMATO DEL GRFICO
En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del
grfico.

Por ejemplo, en la seccin Ejes podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir
Lneas de la cuadrcula para leer mejor los resultados:

Ejes
En ambos casos dispondrs de dos opciones: las lneas o ejes verticales y los horizontales. Y
para cada uno de ellos podrs escoger entre distintas opciones: cuntas lneas mostrar, si los ejes
tendrn o no etiquetas descriptivas, o qu escala de valores manejarn, entre otras. Te
recomendamos que explores estas opciones, inclusive la ltima opcin "Ms opciones de...".

En la seccin Etiquetas podrs establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico o


configurar la Leyenda: Etiquetas
Pulsando el botn Leyenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las opciones
para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).
Tambin puedes elegir Ms opciones de leyenda. De esta forma se abrir una ventana que te
permitir configurar, adems de la posicin, el aspecto esttico: relleno, color y estilo de borde,
el sombreado y la iluminacin.

REGRESA
Si lo que quieres es desplazarlos, slo debers seleccionarlos en el propio grfico y colocarlos
donde desees.

Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo
en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales.

Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos
tridimensionales disponibles:

Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que puedes
sacarle a estas caractersticas.

Puedes dar un estilo rpidamente a tu grfico utilizando la pestaa Diseo.


En funcin del tipo de grfico que hayas insertado (lneas, barras, columnas, etc.) te propondr
unos u otros.
Estos estilos rpidos incluyen aspectos como incluir un ttulo al grfico, situar la leyenda en uno
u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio grfico, etc.
REGRESA
2.4. MODIFICAR EL TAMAO Y DISTRIBUCIN DE UN GRFICO
Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.

Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que


explicaremos a continuacin:

Controles de grfico
Los controles cuadrados Cuadrado establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y
arrstralos para modificar sus dimensiones.

Haciendo clic y arrastrando los controles circulares Crculo podrs modificar su tamao
manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y
hacerlo ms grande o pequeo.

Tambin puedes mover los componentes del grfico. Para ello, coloca el cursor sobre cualquier
objeto seleccionado, y cuando tome esta forma Mover podrs hacer clic y arrastrarlo a la
posicin deseada.

2.5. MODIFICAR LA POSICIN DE UN GRFICO

Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Para ello:

Selecciona el grfico.

Sitate en la pestaa Diseo de las Herramientas de grficos.


Pulsa sobre el botn Mover grfico que encontrars en la seccin Ubicacin

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo: Mover grfico


La primera opcin te permite establecer el grfico como una Hoja nueva. Tendrs la ventaja de
que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos numricos si la
mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para
la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.

- Eligiendo Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si utilizas este
mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el
tamao que t elijas. sta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un
nuevo grfico.

Adems, tambin puedes mover el grfico arrastrndolo dentro de la misma hoja o bien a
otra

2.6. LOS MINIGRFICOS


Ahora que ya sabes cmo utilizar grficos, vamos a hablar de los minigrficos. Se trata de una
funcionalidad de Excel 2013 que permite insertar un pequeo grfico representativo en una
nica celda que representar a una nica serie de datos. De esta forma podrs ver de una
ojeada la tendencia que representan unos determinados valores.

El grupo Minigrficos se encuentra tambin en la pestaa Insertar de la cinta de opciones.

REGRESA
Disponemos de tres posibles tipos de grfico: de lnea, de columna y de ganancia o prdida.

Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de herramientas en la cinta:


Herramientas para minigrficos. En ella, encontrars la ficha Diseo que te permitir realizar
acciones bsicas, como cambiar las celdas que se utilizan como fuente de datos, el tipo de
grfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera de los tres tipos disponibles), los estilos, o
remarcar determinados puntos (el ms alto, el ms bajo...).

A pesar de que el minigrfico se contiene en una nica celda, no es posible borrarlo


seleccionndola y pulsando SUPR, como haramos con otro tipo de contenido. Para proceder a
borrarlo, debemos utilizar la opcin Borrar que se encuentra en la pestaa Diseo de las
Herramientas para minigrfico. Seleccionaremos el minigrfico o minigrficos a eliminar para
que aparezca la barra y pulsaremos el botn Borrar.

Un detalle a tener en cuenta es que se ajusta automticamente al tamao de la celda, por lo


que, si consideramos que es demasiado pequeo, slo debemos aumentar el ancho de la
columna que lo contiene para darle ms ancho, o modificar la altura de la fila para darle ms
altura. Si lo que queremos es cambiar el grosor de la lnea, por ejemplo, podremos hacerlo
desde sus herramientas de estilo.

ACTIVIDADES DEL CURSO EXCEL:


PRACTICA FINAL DE EXCEL

EJERCICIO APLICATIVO DE LA LTIMA SEMANA DE EXCEL


En los siguientes ejercicios practicars cmo trabajar con todas las
herramientas bsicas de Excel, hacer un consolidado para crear grficos.

Carcter:
Individual Obligatorio

Competencia. Usa correctamente todas las herramientas bsicas de Excel y los


grficos.

Ejercicio 1: Utiliza funciones y grficos 20 puntos


Abril y desarrollar el libro llamado prctica final de Excel, que estn adjuntos en la
plataforma.