Procedimiento

Especfico

Compras

(PE -01)

Elaborado por: Javier Ortiz Revisado por: Angelina Ortiz Aprobado por: Nelson
Encargado de adquisiciones Gerente tcnico Hernndez
Gerente general

Firma: Firma:
Fecha: Octubre 2016 Fecha: Octubre 2016 Firma:
Fecha: Octubre 2016
 Cdigo: PE 07
PROCEDIMIENTO ESPECFICO Revisin: 02

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NDICE

1. OBJETIVO .........................................................................................................2

2. ALCANCE ...........................................................................................................2

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .........................................................................2

4. DEFINICIONES ..................................................................................................2

5. DESARROLLO ....................................................................................................3

5.1. COMPRAS ....................................................................................................... 3

5.2. VERIFICACIN DE PRODUCTOS COMPRADOS ............................................................... 4

5.3. GESTIN DE COMPRA PARA SERVICIO AL CLIENTE ........................................................ 5

5.4. SELECCIN DE PROVEEDORES ............................................................................... 5

5.5. EVALUACIN Y RE- EVALUACIN DE PROVEEDORES ....................................................... 6

6. RESPONSABILIDADES .......................................................................................6

7. REGISTROS .......................................................................................................7

8. ANEXOS ............................................................................................................7
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1. OBJETIVO

El presente procedimiento tiene por objeto definir el proceso de compras de materiales y

servicios de acuerdo a los requisitos de calidad establecidos por el cliente.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los materiales y servicios adquiridos por el

departamento de adquisiciones de Dayanna Ingenieros SRL., tanto para el proceso de
construccin como para el proceso de post venta.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NCh 9001.Of2001 ISO 9.001: 2.000 Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos.

NCh 9000.Of2001 ISO 9.000: 2.000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos
y Vocabulario.
Manual de Calidad de Dayanna Ingenieros SRL., captulo 7.4 compras.
4. DEFINICIONES

Presupuesto de Obra: Descripcin en trminos de cantidad, calidad y precio de los

insumos necesarios para el desarrollo de una obra y/o en funcionamiento de la constructora.

Presupuesto de Servicio: Descripcin en trminos de cantidad, calidad y precio de los

insumos necesarios para realizar el servicio de transporte de combustible.

Pedido de material: Documento emitido desde obra en el que se solicita al departamento

de adquisiciones la compra o arriendo de materiales especficos.

Orden de compra: Documento emitido por la constructora dirigida a los proveedores en el

que se detalla los requerimientos en calidad, cantidad y precio, as como fechas esperadas
de entrega y formas de pago de materiales especificados de acuerdo a los pedidos de
materiales.
Caja Chica: dinero asignado al administrador de obra para gastos menores y urgentes de
obra.
Gua de despacho: documento emitido por el proveedor indicando los materiales
despachados a obra.
Recepcin de materiales: Documento interno de obra en el que se ingresa los materiales a
obra y debe estar conforme con la orden de compra y gua de despacho.
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5. DESARROLLO

5.1. Compras

El proceso de compras est relacionado con todas las compras o arriendos realizados por el
departamento de adquisiciones de Dayanna Ingenieros SRL.
Todas las compras de materiales o productos para el proceso de construccin se gestionan
directamente en la Oficina central, considerando el pedido generado por obra y siguen el
procedimiento que se indica a continuacin, exceptuando aquellas compras menores y que
se requieren con urgencia, las que son compradas directamente de caja chica previa
autorizacin del Profesional administrador de obra.
El proceso de compras para construccin comienza cuando el Profesional de obra solicita
cdigo de Centro de gestin a Contabilidad. Con este cdigo, el profesional solicita
incorporacin de este centro de gestin. En dicha solicitud indica los distintos perfiles para
las personas que operarn el sistema en obra. Dayanna Ingenieros SRL. emite un correo
electrnico evidenciando la incorporacin de cada uno de los involucrados en la obra.
Luego se inicia la emisin de los pedidos de materiales desde obra a cargo del Profesional
administrador de obra o quien el designe, previa revisin de las especificaciones tcnicas o
necesidades de obra.
Si en la base de datos de Dayanna Ingenieros SRL. no existe el recurso requerido, el
profesional administrador de obra o la persona designada solicitar al encargado de
adquisiciones va email la creacin de ste. Dicha solicitud debe contener claramente el
nombre del recurso y la unidad considerada. Desde la recepcin de dicha solicitud, el
encargado de adquisiciones tendr un plazo de medio da para responder a ste
requerimiento, es decir, los plazos mximos son si la solicitud se recibe en la maana, ese
mismo da en la tarde dar solucin al requerimiento y si esta solicitud se recibe en la tarde,
a ms tardar se responder en la maana del da siguiente.
El pedido de materiales es enviado por El profesional de obra a Adquisiciones. Los pedidos de
materiales deben traer identificacin precisa de lo solicitado, de las cantidades y plazos de
entrega. Si la solicitud de recursos se emite con descripciones errneas el encargado de
adquisiciones rechazar dicho pedido.
En el caso de solicitar equipos computacionales, dicho pedido se har al encargado de Redes
y Sistemas indicando claramente la fecha para entrega de lo solicitado, empresa o lugar de
destino, uso que se le dar al requerimiento y persona que quedar a cargo del equipo.
Una vez que se reciben los pedidos de materiales para la construccin, Adquisiciones
comienza la cotizacin o revisin de precios convenios dependiendo del recurso solicitado.
Se solicitan como mnimo 3 cotizaciones a proveedores integrados y no integrados, los cuales
se exportan a una planilla Excel, donde se incorporan ambos tipos de proveedores
(Integrados
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y No integrados). Luego se adjudica al ms conveniente usando como parmetros precio,

calidad, compromiso de entrega.
Desde la recepcin del pedido de materiales el departamento de adquisiciones tendr un
plazo mximo de 7 das corridos para emitir y enviar la orden de compra. Si el pedido es de
carcter urgente, para lo cual la urgencia debe estar debidamente fundamentada, el plazo
anterior se reducir dependiendo de la disponibilidad del departamento de adquisiciones.
Una vez aprobado el proveedor por Adquisiciones, el Encargado de adquisiciones genera la
Orden de compra a travs de Dayanna Ingenieros SRL.. Este documento debe contener, a
lo menos, los siguientes datos:
- Fecha de emisin de la orden
- Identificacin de la obra y direccin
- Nombre del solicitante y del aprobador de la OC
- Condiciones de pago
- Proveedor y datos del contacto
- Identificacin de los productos, precio unitario, moneda, IVA, valor total y la fecha de
entrega cuando corresponda.
Una vez aprobada la orden de compra por el Encargado de adquisiciones se enva al
proveedor, segn corresponda si es integrado o no. La obra deber consultar, a travs de
Dayanna Ingenieros SRL., en la etapa en que esta su requerimiento.

A posterior, se debe hacer el seguimiento desde obra para coordinar la recepcin de lo

solicitado. En caso de que los requerimientos no puedan ser solucionados, se solicitar a
Adquisiciones que revise el estado de la orden de compra.

Para aquellos pedidos en que el material se ocupar durante el transcurso de la obra, el

Profesional de obra o quien el designe, coordinar directamente con el proveedor las
entregas parciales, de acuerdo a las necesidades de la obra.

Una vez enviada al proveedor la orden de compra, la responsabilidad de seguimiento del

material es del Profesional de obra o de quien el designe.

5.2. Verificacin de productos comprados

Una vez recibidos los productos en obra, el Encargado de bodega revisa la orden de compra
y la contrasta con la Gua de despacho del material. Si hay conformidad firma la gua de
despacho y genera el registro Recepcin de materiales (Mdulo de Bodega Dayanna
Ingenieros SRL.).

Las personas con las competencias necesarias segn el producto o material que se est
revisando, debe chequear la conformidad del mismo en el momento en que ste llega a la
obra. Cualquier diferencia entre el material recibido y la gua de despacho deber quedar
explcita en todas las copias de esta ltima, cuya constancia servir para dilucidar
controversias con
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el proveedor. Dichas diferencias podran deberse por ejemplo, a cantidades no despachadas

o rechazos parciales o totales de los materiales llegados. Se debe anotar, en forma explcita
en la gua de despacho, la razn del rechazo del material.

Una vez recibidos los materiales y almacenados o acopiados en un lugar seguro (Ver
Procedimiento de Gestin de Bodega PE -03), el Encargado de bodega ingresar stos al
formula- rio de Ingreso de materiales (Mdulo de Bodega/Recepcin de recursos en
Dayanna Ingenieros SRL.), en forma detallada y cronolgica.

5.3. Gestin de compra para Servicio al cliente

Las compras de Servicio al cliente comienzan cuando el Encargado de Servicio al cliente

emite un pedido de materiales, ya sea por correo electrnico o a travs de Dayanna
Ingenieros SRL. Dependiendo de la prioridad, entra en el proceso de cotizacin o se compra
de inmediato.

Para los materiales recibidos por Servicio al cliente, la verificacin se hace mediante la
comparacin entre el pedido de materiales, orden de compra y las guas de despacho,
confirmando esto con la firma del Encargado en la gua de despacho y la factura.

5.4. Seleccin de proveedores

La seleccin de nuevos proveedores para los integrados, se basa principalmente en el pro-

grama Dayanna Ingenieros SRL., tomando en cuenta criterios como las formas de pago, el
historial o permanencia en el mercado, ubicacin geogrfica, forma y calidad de despacho.
Esta seleccin la hace el Encargado de Adquisiciones en conjunto con obra.

De no estar en la base de datos de Dayanna Ingenieros SRL., Adquisiciones lo integrar

previa evaluacin en un cuadro comparativo de los precios presentados a la cotizacin.

En el Listado de proveedores se encuentran, los proveedores potenciales que merecen

confianza de la empresa para trabajar con ellos y se identifica el producto o actividad que
prestan, contacto, razn social, nmero telefnico, y el resultado de evaluacin de su
desempeo. Este Listado estar disponible en la intranet de la empresa para su consulta.

Excepcionalmente, se pueden solicitar ofertas a proveedores no incluidos en las listas del

programa, por solicitudes de urgencia, recomendacin y/o solicitud del cliente y por
exigencias del mercado. Para este ltimo supuesto se debe contar con la autorizacin del
Gerente Tcnico.

Eliminacin del proveedor: la herramienta de eliminacin para un proveedor es

mediante la evaluacin de proveedores (ver punto 5.5).

Mantenimiento de la lista de proveedores: Es responsabilidad del Encargado de

adquisiciones, o quien el designe, realizar la actualizacin y mantencin de este listado.
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En caso de que un proveedor deje de suministrar durante un perodo superior a dos (2)
aos, y quiera volver, se debe tratar como si fuera un nuevo proveedor.

5.5. Evaluacin y re- evaluacin de proveedores

La evaluacin es realizada para el proveedor en calidad de Nuevo y la re-evaluacin se

efecta sistemticamente a todos los proveedores a los que aplica este procedimiento, cada
6 meses y/o cuando termina la obra, siempre que hayan transcurridos al menos 3 meses de
la ltima re-evaluacin.

Esta actividad es de responsabilidad del Encargado de Adquisiciones, para lo cual debe

solicitar a los involucrados en el proceso de compra (Bodegueros o administrativos), la
entrega de esta informacin. Es responsabilidad del Profesional de obra la entrega oportuna
de la mis- ma.

El criterio para definir a los diez proveedores ms incidentes a evaluar por obra, depender
de la incidencia de los montos transados en la obra al momento de realizar la evaluacin.
As, cada vez que se realice una evaluacin de proveedores, el encargado de adquisiciones
emitir un listado por obra. Esta informacin se obtiene de Dayanna Ingenieros SRL.

stos evalan al proveedor indicando una calificacin porcentual, de 1 a 100%, anotndose

en cada concepto de acuerdo al registro de Evaluacin de proveedores. Las evaluaciones
de los criterios son canalizadas al Departamento de Adquisiciones que ingresa la informacin
a una planilla para obtener la calificacin final del proveedor. Los conceptos evaluados tienen
asociado un porcentaje, los que promediados dan su calificacin final. En los formatos de los
registros de evaluacin de proveedores, estn definidos los conceptos a evaluar. De los datos
vaciados se obtiene un resultado ponderado.

La nota final de cada proveedor es incorporada y promediada cuando sea necesario, en el

Listado de proveedores seleccionados para obtener su nota final.

Para la continuidad de los servicios en la empresa, el proveedor debe obtener en la

evaluacin una nota mayor o igual al 50%. Si no alcanza dicha calificacin por dos
evaluaciones consecutivas se elimina de la lista de proveedores.

6. RESPONSABILIDADES

Gerente tcnico
Autorizar cotizaciones a proveedores no incluidos en el Listado de Proveedores
Encargado de adquisiciones
Cotizar y adjudicar los pedidos de materiales
Generar y aprobar las rdenes de compra
Seleccin de nuevos proveedores
Evaluacin de proveedores
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Encargado de Servicio al cliente

Emitir pedido de materiales
Profesional administrador de obra
Autorizar compras por caja chica
Solicitar cdigo de centro de gestin a Contabilidad
Emisin de los pedidos de materiales
Hacer seguimiento a las rdenes de compra
Entrega de informacin sobre evaluacin de proveedores
Encargado de bodega
Revisar orden de compra y contrastarla con la gua de despacho
Generar la Recepcin de materiales
Ingresarlos materiales llegados a obra al formulario de Ingreso de materiales (Dayanna Ingenieros
SRL.)
7. REGISTROS

Listado de proveedores
Evaluacin de proveedores
8. ANEXOS

9. CONTROL DE CAMBIOS

MODIFICACIONES

REV. FECHA DETALLE

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