CAPTULO I

EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Las empresas, organizaciones o entidades en sus diferentes formas son
estructuras dinmicas que requieren de estabilidad y buena planificacin para
coexistir en el mercado actual, ya que gran parte de los problemas de efectividad que
se enfrentan en el mundo existente, est relacionado con incompetencias que se
presentan en la forma de conversar y relacionarse con otros. De manera que muchas
empresas sufren por su incapacidad de comunicarse dentro de sus departamentos
generando retrasos e inconvenientes con sus componentes externos.
De acuerdo con esto, se debe tener en cuenta que muchos de los problemas de
las organizaciones son consecuencia de la falta comunicacin que se tiene. Por ello la
comunicacin efectiva es un componente esencial para el xito de la organizacin, la
comunicacin no es slo interpersonal, de persona a persona, sino que tambin se
enfrenta a comunicacin intergrupal, organizacional y externa. Todos deben contar
con buenas destrezas de comunicacin para poder desempearse en cada una de ellas.
Lo ms importante es estar dispuesto a colaborar y tener en mente que las palabras y
las acciones son la clave para el desarrollo de la organizacin, empresa, o cualquier
lugar de trabajo que se represente.
En este sentido la comunicacin efectiva es sin duda alguna la expresin que
se realiza a travs de buenas destrezas y formas de manifestacin, logrando el
propsito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicacin efectiva
el trasmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia,
o sea que ambos entienden el mensaje transmitido, es all donde se lleva a cabo la
comunicacin efectiva logrando que cada integrante reciba y entienda el mensaje o la
informacin trasmitida. Segn Gmez (1999) agrega que "la comunicacin efectiva
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es explorar las condiciones que hacen posible para que la comunicacin sea
provechosa y eficaz". (p.17)
Los seres humanos estn inmersos en la comunicacin como peces en el agua,
generalmente se mueven entre las palabras y el significado; sin ser consciente de las
dinmicas subyacentes, ya que a travs de las palabras se piensa, se comunica, se
reflexiona, se expresa, se opina, se pelea e incluso se distancia de lo que
verdaderamente se interesa. Ahora bien, segn sea la calidad de la comunicacin que
se mantenga con una persona, dentro de un grupo o en una empresa as ser la calidad
de la relacin que se obtenga. De hecho, el xito reside en saber comunicar de manera
efectiva, aun intuitivamente, sus ideas, propsitos y emociones.
De acuerdo a lo planteado, cabe destacar que solo conociendo y practicando
el principio de una comunicacin efectiva se logra coordinar, ensear, aceptar,
dirigir, pero sobre todo lograr un clima propicio para llevar acabo las acciones que
conducir a los que realmente se est buscando. Por ello existen pasos para
incrementar la habilidad de escuchar como lo son: Tomarse tiempo para escuchar al
otro ya que escuchar muestra preocupacin por la otra persona y es una forma de
establecer una buena relacin.
Por otra parte, buscar una postura que sea cmoda para escuchar al otro donde
se pueda establecer contacto ocular, usa respuestas no verbales y verbales para indicar
al otro que le estas escuchando. Las respuestas no verbales serian mantener el
contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza. Las respuestas verbales
comunes incluyen onomatopeyas. Estas respuestas no verbales y verbales son las ms
sencillas de realizar dentro de los pasos bsicos para escuchar efectivamente.
Seguido, despus emplear una habilidad para confirmar que estas entendiendo
al otro continua el proceso de decir pequeas ideas, sobre lo que tiene que estar
sintiendo la otra persona. Esta habilidad puede servir para rebajar la tensin de
alguien que se encuentre en un momento acalorado emocionalmente u ofuscado,
gracias a esta habilidad se logra comprender bien lo que est oyendo. Es un buen
modo para transmitir compresiones y afecto de ser necesario. La habilidad de
escuchar con atencin es necesaria ya que los grandes escuchas no aparecen con
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facilidad, es un trabajo duro y difcil de realizar.
Es por ello, que la investigacin que se despliega se encuentra bajo la lnea de
investigacin de Comercio Internacional denominada Negociaciones Comerciales
Internacionales ya que se realiza el proceso de identificacin, anlisis e inspeccin de
la situacin planteada para llegar a una conclusin y enfatizar la herramienta ms
idnea para lograr el objetivo propuesto inicialmente.
De acuerdo al razonamiento anterior, dentro de una organizacin todos y cada
unos de los departamentos son importantes por ende su desarrollo efectivo y su flujo
comunicacional es vital para el buen funcionamiento de la empresa en este sentido
Narvez (2000) acota:
La comunicacin organizacional consiste en el proceso de emisin y
recepcin de mensajes dentro de una organizacin compleja, y el flujo de
informacin es una herramienta vital para la consolidacin de procesos
entre departamentos. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado
en relaciones dentro de la organizacin, o externo (entre organizaciones).
(p.26)
En este sentido, el departamento de compras y almacn llevan la carga mayor
de responsabilidad, por lo que hay que resaltar que el departamento de compras es el
encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la
cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento esta delegado
principalmente a la funcin principal de abastecer los requerimientos; es decir se debe
proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones
dentro de la organizacin.
Por otro lado, el almacn es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de
bienes dentro de la cadena de suministro, que debe llevar una constante comunicacin
con compras para coordinar el espacio y los requerimientos de produccin, recursos
humanos, mantenimientos, entre otros. Ya que tanto el almacn y el departamento de
compras son parte imprescindible de la infraestructura de la empresa la cual es
importante en la formulacin de estratgicas para la optimizacin de la comunicacin
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organizacional entre dichos departamentos y por ende en el cumplimiento de los
objetivos propuesta por la empresa.
De acuerdo al anlisis precedente, el Centro Clnico San Jos, cuenta en su
estructura organizativa con el departamento de compras que se encarga no solo de
adquirir los insumos necesarios para su funcionamiento diario, es de acotar que dicho
centro necesita tambin de maquinarias tanto para laboratorio como para los
quirfano; y que los mismos son resultados de la importacin y que a su vez
requieren de piezas de mantenimiento que en su mayora necesitan ser compradas en
el exterior por lo que la comunicacin entre dicho departamento y el almacn es tan
vital para dicha empresa.
Cabe destacar, que de acuerdo al planteamiento anterior sobre la comunicacin
efectiva y la formulacin de la estrategia, Martnez (2006) menciona:
Es el proceso de establecer la misin, los objetivos, y elegir de la
organizacin entre estrategias alternativas. A veces la formulacin de la
estrategia se llama "planeamiento estratgico." el arte de la comunicacin
se aprende si queremos aprender y si aprendemos a aprender. (p.08)
El proceso de desarrollo de estrategias se basa en el anlisis de los procesos
internos para determinar las posiciones futuras que la organizacin o empresa debe
alcanzar ya que es un proceso dinmico lo suficientemente flexible para permitir y
hasta forzar modificaciones en los planes de la empresa, con el fin de responder a las
cambiantes circunstancias. Ahora bien, las estrategias son componentes intermedios
del proceso de planeacin situado entre el pensamiento estratgico y la planeacin
tctica, consolidado con la comunicacin organizacional efectiva que conlleva al
logro de los objetivos de la empresa y el xito en el mbito organizacional donde se emplee.
 Interrogantes de la investigacin
Para dar respuesta al problema planteado se exponen las siguientes
interrogantes:
1. Cmo se desarrolla la comunicacin entre los departamentos de compras y
de almacn?
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2. Qu importancia tienen las estrategias para la optimizacin de la
comunicacin efectiva en las organizaciones?
3. Cmo pueden las estrategias contribuir con la optimizacin de la
comunicacin efectiva entre los departamentos de compras y almacn del
Centro Clnico San Jos?
Objetivos de la Investigacin
Objetivo general
Desarrollar estrategias para la optimizacin de la comunicacin efectiva entre
los departamentos de compras y almacn caso: Centro Clnico San Jos
Objetivos especficos
Describir como se desarrolla la comunicacin entre los departamentos de
compras y almacn.
Definir la importancia que tiene las estrategias para la optimizacin de la
comunicacin efectiva en las organizaciones.
Explicar cmo las estrategias puedes contribuir con la optimizacin de la
comunicacin efectiva entre los departamentos de compras y almacn del Centro
Clnico San Jos.
Justificacin de la Investigacin
Muchas veces en la vida se descubren situaciones que tienen un verdadero
valor en el arte de la comunicacin. Pues se logran comunicar de manera
extraordinaria, clara, fascinante que atrapan la atencin de los espectadores. Pero
para alcanzar ese nivel de aceptacin hay que proponrselo y colocarlo en prctica a
diario de distintas manera de la forma coloquial, de forma tcnica y aquella que exige
ms protocolo a la hora de comunicarse.
Para simplificar, la comunicacin organizacional en una empresa no solo
depende de ella en s, tambin depende de las herramientas estratgicas y los
controles que se ejerzan para mantener dicha fluidez. Puesto que cada uno de las
metodologas del control utilizadas se crea para un diverso propsito. Por lo tanto,
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para hacer opciones racionales sobre qu estrategia usar o cual no, los encargados del
control deben entender lo que pueden y no pueden hacer sobre las tcnicas dadas de
un control, y sobre como los receptores van aceptar dichas estrategias.
La etapa cumbre en la gerencia de una organizacin es cuando se visualiza y
emplea una estratgica de acuerdo a la valoracin y control de la situacin hecha
previamente. Todas las estrategias estn conforme a la situacin que se requiera
modificar, mejorar u optimar; tomando en consideracin que los hechos estn
cambiando constantemente. En estrategia los encargados de proceso de la evaluacin
y del control se determinan si la estrategia elegida est alcanzando los objetivos de
organizacin. Las actividades fundamentales de la evaluacin y del control de la
estrategia son: repasar los factores internos y externos que son las bases para las
estrategias actuales, el funcionamiento que se mide, y la toma de acciones correctivas.
En este sentido, las estrategias son una herramienta ideal que puede contribuir
de forma positiva con la mejora de la comunicacin organizacional en las
organizaciones es este sentido Monserrat (2010) acota:
Las estrategias es el proceso que consiste, no solo en elegir una posicin,
sino en arraigar compromisos en las formas de actuar o responder; es un
concepto abstracto que representa para la organizacin lo que la
personalidad para el individuo es para la actuacin diaria, pues las
estrategias es una herramienta eficaz a la hora de contribuir a la
optimizacin de la comunicacin efectiva en los departamentos. (p.15)
 JUSTIFICACIN
En este propsito, la investigacin que se desarroll adquiere su justificacin
en la importancia que tiene mantener y prevalecer una fluidez en la comunicacin del
almacn y el departamento de compras del centro clnico San Jos, debido a que
procesos importantes dependen en gran manera de dicha labor. Tomando en
consideracin que la comunicacin es un medio que genera confianza, efectividad,
respeto y bienestar.
En este propsito, la comunicacin efectiva en las organizaciones contribuye,
facilita y potencia el proceso de comunicacin personal, empresarial, grupal,
utilizando el marco contextual y las distinciones, centrndose fundamentalmente en el
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proceso particular de la comunicacin, y en las particularidades de cada uno de los
participantes, por ello el tema de estudio es fundamental para visualizar y contribuir
en la mejora de la comunicacin organizacional del Centro Clnico en este sentido
Collin (2001) agrega que la Comunicacin en la empresarial es:
Un elemento fundamental en el funcionamiento de cualquier empresa, ya
que la organizacin est formada por personas (administradores,
gerentes) que responden a personas (directores, accionistas) e interactan
en un grado cada vez mayor con personas (clientes, proveedores) ya que
Toda comunicacin se da con el fin de aumentar la comprensin,
transmitir ideas y sentimientos, promover el entendimiento entre los
hombres. (p.10)
Ante la situacin planteada, metodolgicamente la investigacin que se
desarrollo se justifica pues representan una fuente de consulta los estudiantes de la
Universidad Alejandro de Humboldt, asimismo servir como apoyo bibliogrfico a la
institucin; por otro lado en lo personal forma parte importante en la consolidacin en
la etapa como profesional ya que contribuye en la adquisicin de nuevos
conocimientos en el rea gerencial, y en el desarrollo de nuevas en el tcnicas en el
comercio internacional y por ltimo es un aporte valioso para la Clnica San Jos
pues se presenta una solucin prctica y factible a la problemtica planteada.