Curso de Gestin de Proyectos

Introduccin: Gestin de
proyectos
 Introduccin: Gestin de proyectos

1. Qu es un proyecto?
2. Direccin de proyectos
3. El Gerente de proyectos
4. La organizacin
5. Ciclo de vida
6. La operativa
7. Interesados del proyecto
8. Estructuras organizacionales

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 Introduccin

Definiremos el concepto de
Proyecto
Gestin de proyecto
Gerente de proyecto
Y otros...
Analizaremos a las organizaciones (empresas, instituciones, otras)
y su relacin con la gestin de proyectos
Se revisar el ciclo de vida de un proyecto y se revisarn las partes
Consideraremos la diferencia entre las actividades de un proyecto y
las actividades operativas de una organizacin
Analizaremos y estudiaremos la implicancia de los interesados en el
ciclo de vida de un proyecto
Veremos cmo impacta en una organizacin la incorporacin de
proyectos y su gestin

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 Qu es un proyecto?

Necesitamos
Objetivo
Esfuerzo
Tiempo
Obtenemos algo nico
Producto
Servicio
Resultado
El tiempo no es infinito. Comienzo y fin.
Los recursos no son infinitos.
El resultado de un proyecto debe ser de calidad. Pueden no ser
temporales (los resultados)
Un proyecto puede ocasionar impactos sociales, econmicos,
culturales, ambientales.

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 Qu es un proyecto? - 2

Si consideramos el tiempo de un proyecto podemos decir que un

proyecto tiene un inicio y fin determinado.
El inicio queda determinado desde el momento de la concepcin
del mismo
Y el fin queda determinado por tres formas independientes de
finalizacin de proyecto
Logro de los objetivos del proyecto
Cancelacin del proyecto
Los objetivos no se pueden alcanzar
El proyecto ya no es necesario
Otros motivos

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 Qu es un proyecto? - 3

Por su carcter temporal, un proyecto dispone de un equipo de

trabajo temporal
Este equipo se forma durante la ejecucin de un proyecto
El equipo se disuelve al finalizar el proyecto
Para otro tipo de actividades de una organizacin, el equipo de
trabajo suele ser permanente
Directiva
Administracin
Operativa

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 Qu es un proyecto? - 4

Considerando las diferencias entre las actividades desarrolladas en

una organizacin para los proyectos y para la operativa podemos
hablar de procesos y proyectos en el siguiente sentido
Proceso: se basa en los procedimientos propios de la
organizacin para dar soporte al negocio y es un esfuerzo
contnuo. Requiere de un equipo de trabajo permanente.
Proyecto: tiene la caracterstica de reproducir siempre un
resultado (producto o servicio) nico, mediante un esfuerzo
temporal. El equipo de trabajo es temporal.

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 Qu es un proyecto? - 5

Analizando lo que puede generar un proyecto, por su carcter

temporal, de unicidad y calidad, podemos obtener de un proyecto
algunos de los siguientes:
Un producto final. Este puede ser componente de un producto
ms complejo.
Un documento de una investigacin o desarrollo.
La capacidad de realizar una actividad
Ejemplos de proyecto
La instalacin de un sistema informtico
Lanzamiento de un nuevo producto
Construir un edificio
Campaa de marketing
Definicin de estndares
Qu ms?

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 Qu es un proyecto? - 6

Definicin:

Emprendimiento temporario que debe crear un producto o servicio

nicos [PMBOK].

Temporario: tiene un comienzo y un fin.

nico: se diferencia claramente de otros.
Un producto vive ms que el proyecto que lo cre.

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 Qu es un proyecto? - 7

Naturaleza nica del resultado de un proyecto:

Objetivo del proyecto: crear un producto o servicio que antes no

exista.

Sus caractersticas son desarrolladas paso a paso.

Sus detalles son agregados progresivamente.
Al ser UNICO, introduce el concepto de INCERTIDUMBRE.

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 Qu es un proyecto? - 8

Cul es un proyecto?

Fabricar modelo Corsa durante dos aos.

Construir 1.000.000 autos Corsa en un ao.

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 Definiciones relacionadas a proyecto

Portafolio de Proyectos: est compuesto por un conjunto de programas,

proyectos u otras tareas agrupados para lograr una gestin efectiva de
los mismos tendientes a lograr el plan estratgico de la organizacin.
Estos programas o proyectos pueden o no estar vinculados [PMBOK]

Programa: grupo de proyectos gestionados coordinadamente de modo

de obtener beneficios que no podran obtenerse de ellos
individualmente. [PMBOK]

Subproyecto: cada uno de los componentes en que se subdivide un

proyecto de modo de hacerlo ms manejable. [PMBOK]

PMO Oficina de Direccin de Proyectos: Es una entidad o parte de

una Organizacin, que puede tener como responsabilidad Coordinar y
gestionar en forma centralizada Portafolios, Programas y/o Proyectos,
estn o no vinculados entre s. [PMBOK]

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 Portafolio Programas - Proyectos

Organizacin
Valores
Misin
Visin
Objetivos
Planificacin estratgica
Portafolio de proyectos
Programa 1
Proyecto 1.1
Proyecto 1.2
Programa 2
Proyecto 2.1
Proyecto 2.2
Proyecto 3

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 Direccin de proyecto

O...
Gestin de proyecto
Administracin de proyecto
Gerencia de proyecto
Project management
Alguno ms?
Cualquier actividad de gestin requiere conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas aplicables al contexto.
En la direccin de un proyecto ocurre lo mismo
Considerando
El logro los objetivos del proyecto en cuestin
Los recursos
El impacto del proyecto

14
Direccin de proyecto

15
 Direccin de proyecto - 2

Si pensamos en la direccin de proyecto como una organizacin,

podemos decir que en la direccin de un proyecto tenemos
procesos que deben llevarse a cabo
Estos procesos deben estar, como en cualquier organizacin,
coordinados e integrados para el logro del objetivo del proyecto
Existen procesos conocidos para la gestin de proyectos que se
organizan en grupos bien definidos que normalmente existen en
todo tipo de proyecto
Iniciacin
Planeamiento
Ejecucin
Control
Cierre

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 Direccin de proyecto - 3

Los procesos de Iniciacin permiten reconocer y formalizar el inicio

de un proyecto (o fase).
lo que se diga de un proyecto se puede decir de una fase del
proyecto
Los procesos de Planeamiento pretenden determinar las
actividades a realizar, considerando la mejor alternativa a tomar
para lograr el objetivo del proyecto
Los procesos de Ejecucin coordinan las actividades realizadas
para seguir el plan
Los procesos de Control pretenden monitorear el curso de las
actividades realizadas para tomar acciones correctivas en caso de
necesidad
Los procesos de Cierre de un proyecto son los que documentan
formalmente la finalizacin y aceptacin de un proyecto.

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 Direccin de proyecto - 4

Existen tareas bien definidas que deben realizarse desde la

direccin de proyectos
La primera y principal es la responsabilidad de alcanzar los
objetivos del proyecto (hablamos del gerente de proyecto y su
equipo)
Identificar los requerimientos del proyecto, an si los
interesados no los identifiquen
Planear el proyecto. Replanearlo. Y volverlo a replanear.
Considerando los cambios de requerimientos y entorno del
proyecto, as como la expectativa de los interesados
Establecer el balance entre el presupuesto, el alcance, la
calidad, el cronograma, los recursos y los riesgos de un
proyecto (nada ms...)

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 Direccin de proyecto - 5

De la ltima linea del slide anterior podemos quitar a los elementos

fundamentales del cual est conformado un proyecto:
Presupuesto
Cronograma
Calidad
Riesgos
Recursos
Alcance
Estos son los elementos que el gerente de proyecto debe
balancear constantemente
Preguntas
Cul es la interrelacin entre estos elementos?
Cul es el impacto del cambio de uno de estos elementos?

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 Direccin de proyecto - 6

Todo proyecto tiene interesados (veremos ms adelante a los

interesados)
El inters de los interesados debe ser gestionado de manera tal
que contribuya al objetivo del proyecto
O que al menos no conspire contra l
Esta es una tarea no trivial (!)
Los requerimientos de un proyecto, pueden variar al instante de
que el mismo haya iniciado
Esto tiene un impacto en otros elementos que pueden
ocasionar riesgos adicionales
A los riesgos tambin hay que gestionarlos para que no se
conviertan en problemas

20
 Direccin de proyecto - 7

En un proyecto se tienen restricciones de todo tipo

Cules?
Adems, un objetivo que cumplir
Obligatorio?
Entonces, cul es el desafo principal de un gerente de proyecto?

21
 Direccin de proyecto - 8

Pregunta:
Cunta informacin se dispone al inicio de un proyecto para
hacer una planificacin?
Podemos decir que la informacin es suficiente para una
planificacin fina?
Varios procesos en la direccin de proyecto tienden a ser iterativos,
por lo que gradualmente van asimilando informacin y mejorando
la planificacin a medida que el proyecto avanza
Ejemplos?
El gerente de proyecto debe lograr que el equipo de trabajo asimile
la informacin y gestione el proyecto con el mayor detalle posible
Mejora contnua y la exactitud de los detalles del plan
Informacin efectiva y certera
Con el avance del mismo proyecto

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 El gerente de proyecto

Cules son los tipos de gerente en una organizacin?

a) Gerente Funcional
b) Gerente de Proyecto
Parea: Cules son sus responsabilidades?
( ) Supervisar y gestionar los recursos de de las reas
funcionales
( ) Entrega de los objetivos del proyecto dentro del alcance,
costo, tiempo y calidad requeridos.
( ) Responsabilidad tcnica en la ejecucin de las tareas de un
proyecto
( ) Planificar, ejecutar y controlar las actividades del proyecto,
as como la gestin de los recursos

23
 El gerente de proyecto - 2

Cul es la autoridad y las funciones de un Gerente de Proyecto

considerando las definiciones previas?
El gerente de proyecto debe analizar las lineas base de su
proyecto, as como los valores reales de costos, tiempos,
cumplimiento de las tareas, recursos utilizados, rendimiento del
equipo de trabajo para gestionar el proyecto
Esta informacin la debe reportar a
Gerente de Programa
Gerente de Portafolio
Otro interesado

24
 El gerente de proyecto - 3

Conocer y aplicar conocimientos, tcnicas y herramientas

reconocidas para la gestin de proyectos es suficiente para una
Direccin de Proyecto?
Por qu?
El Gerente de proyecto debe conocer algo de alguna
especialidad propia del proyecto, as como tambin de lo siguiente
Conocimientos de Gestin de proyectos
Aptitudes de equipo de trabajo
Competencias personales

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 El gerente de proyecto - 4

El rol de un gerente de proyecto se puede ver como un integrador:

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 La organizacin

Un proyecto puede llevarse a cabo en cualquier contexto y

organizacin
Depender del tipo de organizacin para que el gerente de
proyecto tenga mayor o menor flexibilidad en la gestin
Qu tipos de organizaciones podemos encontrar desde el punto de
vista de proyectos?
No-orientadas a proyectos
Orientadas a proyectos
Hbrida?
Cmo es la gestin de proyectos en cada tipo de organizacin?
Qu influye en la gestin de proyectos?

27
La organizacin

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 La organizacin - 2

Factores ambientales de la organizacin

Externos
Internos
El xito est fuertemente influenciado por estos factores
Estos factores ambientales pueden tener diferentes combinaciones
Si el proyecto es en una organizacin
O si el proyecto es para ms de una organizacin
La planificacin de todo proyecto debe considerar los factores
ambientales de la organizacin

29
 La organizacin - 3

Cul es el efecto para la gestin de proyectos de estos factores

ambientales?
Condicionan las opciones disponibles para un gerente de
proyecto
Efectos negativos o positivos relativos
La planificacin se hace dependiente
De qu factores hablamos?
Cultura o estructura de la organizacin
Infraestructura, recursos
Software
Condiciones de Mercado
Normas, estndares, regulaciones
Recursos humanos disponibles y marco para su gestin

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 Ciclo de vida

El ciclo de vida de un proyecto est compuesto de una

compilacin, normalmente secuencial, de las fases de un proyecto.
La cantidad de fases y sus denominaciones depender del nivel de
control que la Organizacin pretenda
El ciclo de vida de proyecto provee una abstraccin ms para
gestionar proyectos, independientemente del objetivo de los
proyectos

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 Ciclo de vida - 2

Para cualquier tipo de proyecto, independientemente de la

envergadura, origen o propsito, podemos generalizar de alguna
manera su ciclo de vida con las siguientes fases:
Inicio
Preparacin
Ejecucin
Finalizacin

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 Ciclo de vida - 3

Caractersticas del ciclo de vida de un proyecto

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 Ciclo de vida - 4

Caractersticas del ciclo de vida de un proyecto

El riesgo de no concluir el proyecto
Al inicio del proyecto
Es mximo
Y disminuye gradualmente hasta la finalizacin
La influencia de los interesados
Al inicio del proyecto
Es mayor
Y disminuye con el avance del proyecto
El costo de cambios y de correccin de errores
Al inicio del proyecto
Es bajo
Pero aumenta con el avance del proyecto

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 Ciclo de vida - 5

Fases
Estn formadas por un conjunto de actividades lgicamente
relacionadas, que generalmente terminan con un entregable
En s, las actividades de las fases son de ejecucin secuencial
Pero la fase puede dividirse en subfases y componentes
Todo esto, las fases, subfases y componentes forman parte del
ciclo de vida del proyecto
No hay una receta para la cantidad y denominacin de las
fases
Cada proyecto tendr sus necesidades y sus fases ms
adecuadas

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 Ciclo de vida - 6

Caractersticas comunes de cualquier fase

Secuencialidad y transferencia de entregables o informacin
Entre las fases, el trabajo es distinto, pudiendo involucrar a
organizaciones diferentes y habilidades especficas
A toda fase se puede aplicar los procesos de gestin de
proyectos para tener control y optimizar la gestin de todo el
proyecto
El fin de una fase es un punto de evaluacin para
El resultado esperado del proyecto
Decidir la continuacin del proyecto
Plantear cambios
Finalizar el proyecto

36
Ciclo de vida - 7

37
 Ciclo de vida - 8

Gobernabilidad del proyecto

Enfoque gerencial
Para controlar el proyecto y asegurar su xito
Se v en el plan de gestin del proyecto como un mtodo amplio,
uniforme y detallado
Debe ajustarse al contexto de la organizacin patrocinante
Esto es una nueva restriccin para el gerente de proyecto y su
equipo para determinar el mejor mtodo para la direccin del
proyecto
Las decisiones deben ser tomadas considerando:
Quines sern los involucrados en los procesos
Qu recursos sern necesarios
Cul ser el enfoque general para realizar los trabajos
Esto incluye la definicin de las fases necesarias para el proyecto

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 Ciclo de vida - 9

Gobernabilidad del proyecto

En proyectos grandes, abiertos y extensos sern necesarios
ms controles
Las fases se inician luego de un anlisis gerencial y
revalidacin de los supuestos iniciales. Tambin se definen los
procesos y actividades necesarios para completar los
entregables
Cada fase se cierra y finaliza formalmente con la revisin y
aceptacin de un entregable
Que una fase previa finaliza no implica que la siguiente en la
lista pueda iniciar
Al finalizar una fase se pueden tomar diferentes tipos de
decisiones

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 Ciclo de vida - 10

Relacin entre las fases

Secuencial
El inicio de una fase depende de la finalizacin de una fase
previa.
Solapada
Una fase inicia antes de que la fase anterior finalice. Puede
aumentar el riesgo y los retrabajos
Iterativa
Cuando el proyecto est planificado en parte y durante su
desarrollo se contina con la planificacin.
Es til para proyectos muy dinmicos con cambios
contnuos

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Ciclo de vida - 11

41
 La operativa

Dependiendo del tipo de organizacin y sus objetivos, el logro de

stos depende de la realizacin de proyectos o la ejecucin de
actividades operativas
Los proyectos y la operativa (trabajo operacional) comparten las
siguientes caractersticas
Son ejecutados por personas
Estn restringidas por los recursos
Se planifican, ejecutan y controlan
Su finalidad es alcanzar los objetivos estratgicos de la
organizacin

42
 La operativa - 2

La diferencia de la operativa (trabajo operacional) para con los

proyectos son:
Son tareas continuas y repetitivas
Producen servicios o productos estndar
Son realizadas por equipos permanentes
Pueden incluir proyectos y/o aplicar algunos procesos de la
direccin de proyectos

Los objetivos de un proyecto pueden lograrse con el trabajo

operacional?
Por qu?

Cules son ms diferencias entre la operativa y los proyectos?

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 La operativa - 3

Ms diferencias
La operativa
Organizacin y objetivos semipermanentes
El objetivo es respaldar el negocio
No terminan, pero pueden cambiar de objetivos
Proyectos
Fechas de inicio y fin
El objetivo es un resultado determinado
Termina cuando el resultado es alcanzado
Organizacin y objetivos originales
Producto o servicio nico

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 Interesados del proyecto

La concepcin de un proyecto se origina con una idea y el inters

de alguien en el resultado a obtener.
Desde su concepcin, el proyecto llama la atencin de diferentes
personas y organizaciones
quienes intuyen que el proyecto tendr un impacto en sus
actividades, objetivos, otros.
Estos son los interesados del proyecto
Quienes especficamente son?
Hemos visto que un proyecto tiene impacto en diferentes reas de
una organizacin o su entorno.
Impacto directo e indirecto
Qu tipo de interesados podemos identificar?

45
 Interesados del proyecto - 2

Interesados (o stakeholders)
Clientes
Patrocinadores
Organizacin ejecutante
El pblico
Estn involucrados activamente en el proyecto o sus intereses se
ven afectados positiva o negativamente con la ejecucin o
conclusin del proyecto.
Pueden influir sobre el proyecto y sus entregables
El equipo de proyecto debe identificar a los interesados (internos o
externos) para determinar sus expectativas
El Gerente de proyecto debe gestionar la influencia de cada uno de
los interesados para lograr el objetivo del proyecto

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 Interesados del proyecto - 3

Ejemplos
Clientes
Usuarios
Patrocinador
Gerente de Portafolio
Gerente de Programa
Oficina de Direccin de Proyectos
Gerente de proyectos
Equipo de proyecto
Gerente funcional
Gerente operativo
Proveedores
Vendedores
Socios

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 Estructuras organizacionales

Todo proyecto, generalmente est relacionado a una organizacin

La organizacin, como interesada, influir en la ejecucin del
proyecto
Dependiendo de la madurez de la organizacin y su experiencia
relacionada a proyectos, su influencia ser vinculante para el xito
del proyecto
Sistema de direccin de proyectos
Estilo cultural
Estructura organizacional
Madurez en la direccin de proyectos

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 Estructuras organizacionales - 2

La cultura y el estilo organizacional

Influyen fuertemente en el logro de los objetivos del proyecto
Normas culturales:
Cmo enfocarse en la ejecucin de los trabajos
Qu mtodos son aceptables para su realizacin
Quin tiene la autoridad para influir en la ejecucin de los
trabajos
Algunos aspectos culturales son:
Visiones compartidas, Valores, expectativas, Normas y
creencias
Polticas, mtodos y procedimientos
Niveles de autoridad
tica y horario laboral

49
 Estructuras organizacionales - 3

Estructura organizacional funcional

50
 Estructuras organizacionales - 4

Ventajas de la estructura organizacional funcional

Facilita el Planeamiento y Control Presupuestario
Posibilita mejor control tcnico
Provee continuidad
polticas
procedimientos
Facilita el control al existir una sola lnea de reporte
Canales de comunicacin bien definidos

51
 Estructuras organizacionales - 5

Desventajas de la estructura organizacional funcional

Ninguna persona es responsable por el Proyecto Total
Compleja Coordinacin
Las decisiones se inclinan hacia los grupos funcionales ms
fuertes
Las iniciativas estn orientadas ms hacia lo funcional que a
los proyectos en curso

52
 Estructuras organizacionales - 6

Estructura organizacional matricial dbil

53
 Estructuras organizacionales - 7

Estructura organizacional matricial balanceada

54
 Estructuras organizacionales - 8

Estructura organizacional matricial fuerte

55
 Estructuras organizacionales - 9

Ventajas de la estructura organizacional matricial

El gerente de proyecto mantiene control ( a travs de los
gerentes funcionales) sobre todos los recursos, incluyendo los
costos y el personal
Pueden establecerse polticas y procedimientos especficos
para cada proyecto
Respuesta rpida ante cambios, conflictos y necesidades de
cada proyecto
El costo de las personas es menor al ser compartida en
diferentes proyectos
Cada persona tiene un puesto cuando el proyecto termina
Mejor balance entre tiempos, costos y resultados
Autoridad y responsabilidad estn compartidas

56
 Estructuras organizacionales - 10

Desventajas de la estructura organizacional matricial

Flujo multidimensional de trabajo e informacin
Doble dependencia
Cambio continuo de prioridades
Dificultad inicial para establecer polticas y procedimientos
Gerentes funcionales pueden tener sesgos hacia sus propios
objetivos
Las personas desarrollan roles con mayor grado de
ambigedad respecto a la organizacin funcional

57
 Estructuras organizacionales - 11

Estructura organizacional orientada a proyectos

58
 Estructuras organizacionales - 12

Cules son las ventajas y desventajas de la estructura

organizacional orientada a proyectos?

59
 Estructuras organizacionales - 13

Ventajas de la estructura organizacional orientada a proyectos

Proporciona una lnea de autoridad total sobre el proyecto (es decir,
un fuerte control a travs de una sola autoridad del proyecto).
Los participantes trabajan directamente para el gerente del proyecto.
Canales de comunicacin fuertes.
Tiempos de reaccin ms cortos.
Los miembros del equipo tienen mayor compromiso con el proyecto,
se identifican con los objetivos y resultados del proyecto.
Flexibilidad para determinar el tiempo (agenda), el costo y la
compensacin del desempeo.
La gestin se hace ms fcil debido al tamao del equipo y la unidad
organizativa.
La alta gerencia dispone de ms tiempo libre para toma de
decisiones ejecutivas.

60
 Estructuras organizacionales - 14

Desventajas de la estructura organizacional orientada a proyectos

El costo de mantenimiento de esta forma en una empresa
multiproducto sera prohibitivo debido a la duplicacin de
esfuerzos, las instalaciones y el personal; uso ineficiente.
Tendencia a retener el personal en un proyecto mucho ms
tiempo de lo necesario. La alta gerencia debe equilibrar la
carga de trabajo de los proyectos en ejecucin y los
finalizados.
Control de los especialistas funcionales (es decir, los
operativos) requiere un alto nivel de coordinacin.
La falta de oportunidades para el intercambio tcnico entre los
proyectos.
La falta de continuidad profesional y las oportunidades para el
personal del proyecto.

61
 Estructuras organizacionales - 15

No hay estructuras organizacionales buenas o malas; sino

organizaciones apropiadas o inapropiadas

62
 Estructuras organizacionales - 16

Filosofa de la gestin

63
 Estructuras organizacionales - 17

Toda organizacin ejecuta procesos para el logro de sus objetivos

En estos procesos se asienta gran cantidad de conocimientos que no deben
ser despreciados en la ejecucin de un proyecto
Prcticamente, el conocimiento contenido en estos procesos se convierten
en activos de los procesos de la organizacin
Activos de los procesos de la organizacin
Son todos o algunos procesos que pueden contribuir al xito del proyecto
Pueden ser
Planes formales o informales, Polticas, Procedimientos y directivas,
Lecciones aprendidas, Informacin histrica
Pueden variar de acuerdo al rea de aplicacin y el equipo de proyecto
debe mantenerlas actualizadas
Se dividen en dos grupos:
Procesos y procedimientos
Base de conocimientos corporativa

64
 Estructuras organizacionales - 18

Procesos y procedimientos
Procesos estndar
Directivas
Plantillas
Requerimientos de comunicacin
Procedimiento de control de cambios
Procedimiento de control de riesgos
Base de conocimientos corporativa
Medicin de los procesos
Archivos de proyecto
Informacin histrica y lecciones aprendidas
Gestin de problemas y defectos
Gestin de la configuracin
Informacin financiera

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Curso de Gestin de Proyectos

Consultas?
 Recursos utilizados

Project management : a systems approach to planning, scheduling,

and controlling / Harold Kerzner.--8th ed.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge: (PMBOK
Guide,5e), Project Management Institute (Corporate Author)
Recursos en internet

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