SISTEMA CORRESPONDNECIA NAVAL Preparado: J.A.A.M.

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SISTEMA DE CORRESPONDENCIA NAVAL

I. INTRODUCCIN

ALCANCES DEL PROYECTO

El propsito de este sistema es agilizar el trmite de los documentos que

son enviados o recibidos por una dependencia, este sistema permite el
registro y seguimiento de los documentos, hasta que son archivados
despus de tomar accin, tambin realiza consultas filtradas por elecciones
del usuario.
Adems permite dar mantenimiento al sistema, es decir los datos que utiliza
pueden ser eliminados, modificados o ingresados por el administrador del
sistema.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS
Facilitar la labor de tramitacin de un documento.

Agilizar el flujo de informacin.

Brindar una forma organizada, rpida y eficiente de tramitar un

documento.

2. FUNCIONES PRINCIPALES

Registro de Documentos.

Distribucin de Documentos Recibidos.

Seguimiento de Documentos Recibidos.

Tomar accin de un Documento Recibido.

Registrar Respuesta de un Documento Enviado.

Consultas.
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SOFTWARE
MODELO CLIENTE - SERVIDOR
Sistema Operativo para el Servidor Central Windows Server 2003

Sistema Operativo para las Estaciones de Trabajo Windows 95/98/XP

Sistema Administrador de Base de Datos SQL Server 2005

MODELO MONO - USUARIO

Sistema Operativo Windows 95/98/XP

Sistema Administrador de Base de Datos Microsoft ACCESS

HARDWARE ( Responsabilidad del Usuario )

SERVIDOR CENTRAL :
Computadora Pentium IV mnimo

Memoria Ram 1 GB mnimo

Disco Duro de 120 GB mnimo

Un Tape Backup y Cintas (*)

Una Tarjeta de Red 10/100 Mps

ESTACIONES DE TRABAJO:
Computadora Pentium III mnimo

Memoria Ram 1 GB mnimo

Discos : 80 GB mnimo

Una Tarjeta de Red por cada Estacin

Cableado de Red y conexin de Estaciones y Servidor

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DOCUMENTOS RECIBIDOS:

Registrar Documento:

Permite registrar un documento recibido, si se encuentra dentro del rbol de

bsqueda, en el tipo de documento por ejemplo OFICIO; el tipo de documento se
carga por defecto, si se encuentra en el encabezado de DOCUMENTOS
RECIBIDOS podr elegir el tipo de documento que desea ingresar.
El rbol muestra slo los tipos de documento que contienen documentos que han
sido recibidos y luego tramitados, si stos pasaron a archivo el tipo de documento
se mantiene (an si quedara vaco).
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El nmero correlativo del documento y la fecha de registro se llenan

automticamente, permitiendo modificar la fecha de registro, utilizando el botn
ubicado del lado derecho.

El nmero de documento puede ser llenado y si el documento tiene clasificador de

archivo ste se elige utilizando el botn del lado derecho. La fecha del documento
se ingresa utilizando el botn del lado derecho.

La clasificacin de seguridad y prioridad o precedencia de un documento se

eligen de la lista desplegable.

El asunto del documento se ingresa en el cuadro de texto, del mismo modo que el
anexo en caso el documento lo tuviese.

El Promotor del documento puede ser una Dependencia, Departamento, o

Empresa, el cual debe ser elegido de la lista desplegable que muestra todas las
Dependencias, Departamentos de la Dependencia Local, y Empresas que se
relacionan con la Dependencia Local.

El Destinatario por defecto es la Dependencia Local, permitiendo modificar si

quiere indicar el Departamento de la Dependencia local, pero en el caso que
llegue una copia del documento y no el documento original, entonces se deber
activar el check copia y el Destinatario puede ser elegido de la lista desplegable.
Si el documento recibido hace referencia a un documento enviado entonces se
puede elegir la referencia con el botn del lado derecho, adems permite ingresar
una observacin, en el cuadro de texto de referencia.

La Clasificacin de Archivo se elige haciendo doble click en la opcin

seleccionada, el nmero se ingresa en la caja de texto que se encuentra al lado
derecho.
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Las fechas son ingresadas mediante el botn del lado derecho que permite elegir
del calendario el da, el mes y el ao, estando el da actual marcado con un crculo
rojo.
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Si el documento hace referencia a un documento enviado, se selecciona con el

botn del lado derecho el tipo de documento al que hace referencia, eligiendo con
el mouse el documento de la lista, y haciendo doble click se llena el nmero del
documento en el campo referencia.

De acuerdo al tipo de documento seleccionado se mostrar una lista con todos los
documentos que hacen referencia para que seleccione uno.
Seleccionando con el mouse, el documento al que se quiere dar respuesta se
hace doble click y el nmero del documento se llena automticamente en el
cuadro de referencia.
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Cuando un documento recibido responde a un documento enviado, el documento

enviado pasa a Archivo, automticamente.
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SEGUIMIENTO DE UN DOCUMENTO:

Cuando un documento es registrado el estado de este documento por defecto es

Pendiente, est pendiente cuando ha sido destinado a diversas reas y an no se
ha tomado accin. Cuando se toma la accin final pasa a ser Archivado.
Luego de registrar un documento, se distribuye entre los departamentos de la
Dependencia y se selecciona las acciones que debe tomar cada Departamento.
Para esto se ingresa a la pantalla Seguimiento

La Distribucin de un documento se realiza por departamento y se seleccionan las

acciones que debe tomar.
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El nmero, tipo, prioridad y fecha del documento aparecen como cabecera, la

fecha en que se recibi el documento se muestra por defecto, pero la fecha de
plazo debe ser ingresada as como tambin si es original o copia.
Las copias pueden ser distribuidas en cualquier momento pero el documento
original debe ser devuelto para ser distribuido a otro departamento.

Esta pantalla adems permite observar el seguimiento del documento, es decir los
departamentos donde fue distribuido, ubicacin del documento, fechas de plazo,
devolucin y asignacin. Adems se observa en el lado derecho las acciones que
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fueron asignadas a cada departamento y en que estado se encuentran pendiente

o ejecutada.

Las acciones que figuran como pendientes cambian de estado a ejecutadas

cuando se utiliza el botn de registrar accin adicionalmente se puede ingresar
una observacin.
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La Devolucin del documento original se realiza despus de haber tomado accin

por el Departamento o rea designada. El documento original es el que se debe
que devolver para que pueda ser distribuido al siguiente departamento, si son
copias entonces no es necesario que esan devueltas, quedando esto como
posibilidad. En este momento la ubicacin del documento ser actualizada de
forma automtica. El campo ubicacin (S/N) si el documento se encuentra todavia
en un departamento, quedando al final en secretara general para ser archivado.

La accin final del documento se toma cuando el ltimo departamento ha devuelto

el documento original a la secretara general para ser archivado.
Entonces para cada documento se debe registrar una accin final que es
registrada para que el documento pase a Archivo.

La accin final puede ser ingresada despus de que el ltimo departamento tom
accin o en el momento que la secretara lo considere necesario.
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La accin final de un documento generalmente se ingresa como texto describiendo

las acciones que se tomaron hasta la accin final.

Cuando se registra la accin final de un documento, permite pasar un documento

recibido que est en trmite a archivo.

CONSULTA DOCUMENTOS RECIBIDOS:

Las consultas de documentos muestran todos los documentos recibidos

permitiendo realizar filtros seleccionando las opciones que aparecen en la pantalla
de consulta, estas consultas se pueden imprimir presentando reportes de las
consultas realizadas.
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Si no se selecciona ninguna opcin, aparecen los documentos recibidos entre las

fechas que se encuentran por defecto, el intervalo es la fecha actual y el primer
da del mes actual, permitiendo modificar los intervalos de las fechas.

Seleccionando las opciones, permite filtrar los documentos, es decir realizar

bsquedas especficas por las caractersticas de los documentos.

Marcando la seleccin de Promotor se observan los documentos recibidos por una

Dependencia, un Departamento o una Empresa.

Por ejemplo: Seleccionando la Dependencia BAP. CALLAO

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Escogiendo las opciones seguridad y tipo de documento obtenemos un listado de

todos los documentos que cumplan con las caractersticas seleccionadas.
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Permite realizar bsqueda de un documento indicando su nmero y clasificacin

de archivo

Si elegimos las acciones pendientes de un documento, obtenemos una lista con

los documentos que estn pendientes de la accin especificada.
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Tambin podemos elegir las reas que deben tomar accin, obteniendo los
documentos que esa area debe tomar accin

Se pueden listar todos los documentos por asunto, es decir indicar una palabra
que puede estar incluida en el asunto del documento.

Todas estas consultas tienen la opcin para imprimir obteniendo reportes de estas
consultas.
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DOCUMENTOS ENVIADOS

REGISTRAR UN DOCUMENTO

Permite registrar un documento enviado, si se encuentra dentro del rbol en el tipo

de documento p.e. CARTA; el tipo de documento se carga por defecto, si se
encuentra dentro del rbol pero en el encabezado de DOCUMENTOS ENVIADOS
podr elegir el tipo de documento que desea ingresar.

El nmero correlativo del documento y la fecha de registro se llenan

automticamente, permitiendo modificar la fecha de registro, utilizando el botn
ubicado del lado derecho.

El nmero de documento puede ser llenado y si el documento tiene clasificador

de archivo ste se elige utilizando el botn del lado derecho.
La fecha del documento se ingresa utilizando el botn del lado derecho.

La clasificacin de seguridad y prioridad o precedencia de un documento se

eligen de la lista desplegable.

El asunto del documento se ingresa en el cuadro de texto, del mismo modo que el
anexo y referencia en caso el documento lo tuviese.

El Promotor del documento puede ser un Departamento de la Dependencia Local

el cual debe ser elegido de la lista desplegable que muestra todas los
Departamentos de la Dependencia Local.

El Destinatario pueden ser Dependencias, Departamentos de la Dependencia

Local, o Empresas que se relacionan con la Dependencia, se pueden enviar
copias y el documento original a una lista de distribucin.
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Eligiendo el Destinatario se selecciona si el documento enviado es original o copia

(O/C) y si necesita respuesta (S/N), con los botones que se encuentran debajo del
recuadro de Destinatario.
La Fecha de Plazo se ingresa con el botn que se encuentra al lado derecho.
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Con un Documento enviado se puede tomar accin de un documento recibido,

indicando en el campo DocAccion el nmero del documento que se va a tomar
accin, este documento se elige por tipo de documento y rango de fecha utilizando
el botn del lado derecho.

Desde la pantalla principal se puede observar la lista de distribucin del

documento, eligiendo un documento con el mouse, haciendo click con el botn
izquierdo, se observa la opcin lista de distribucin.
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Haciendo click derecho en la opcin se visualiza la lista de distribucin, es decir

todos los destinatarios, si el documento que le lleg es original o copia, y si
necesita respuesta.
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Un documento enviado est en trmite mientras no se registre su respuesta,

cuando esto sucede el documento pasa a archivo.
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CONSULTA DOCUMENTOS ENVIADOS:

Las consultas de documentos muestran todos los documentos enviados

permitiendo realizar filtros seleccionando las opciones que aparecen en la pantalla
de consulta, estas consultas se pueden imprimir presentando reportes de las
consultas realizadas.
Si no se selecciona ninguna opcin, aparecen los documentos enviados (los que
estn en archivo y los que estn pendientes de respuesta), entre las fechas que se
encuentran por defecto, el intervalo es la fecha actual y el primer da del mes
actual, permitiendo modificar los intervalos de las fechas.
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Seleccionando las opciones, permite filtrar los documentos, es decir realizar

bsquedas especficas por las caractersticas de los documentos, siempre dentro
del rango de fechas.
Marcando la seleccin de Promotor se observan los documentos enviados por un
Departamento de la Dependencia Local.

Marcando la seleccin de Destino se observan los documentos enviados para una

Dependencia, Empresa o Departamento.
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Las otras opciones son similares a la Consulta de Documentos Recibidos, permite

realizar filtros por las caractersticas seleccionadas, permitiendo obtener los
reportes de estas consultas.