Parte interesada: "Personas, grupos u organizaciones que

mantienen una relacin directa o indirecta con la empresa y

que, por lo tanto, pueden verse afectados por las decisiones y
acciones de la empresa, y que recprocamente pueden influir o
ejercer poder en ella. Edward Freeman

Poder: Hace referencia la nivel de autoridad, mandato y/o capacidad

de recursos.

Interes: Hace referencia al nivel de preocupacion o conveniencia,

dependiendo de la parte interesada.
 PARTES INTERESADAS CEMEN
Grado de:
Parte interesada Necesidades y expectativas claves
Poder Inters

Cemento UG cuyo desempeo cumpla NTC

121
Tiempos de entrega oportunos
Clientes 5 4 Buena atencin y servicio

Rentabilidad

Accionista 6 6 Eficiencia en costos de operacin

Posicionamiento de la empresa en el
mercado
Cumplimiento de objetivos, metas y
programas
Reconocimiento y recompensa

Alta direccin 5 5

Pago de salario

Oportunidades de crecimiento

Trabajar en un ambiente adecuado y seguro

Estabilidad laboral
Trabajadores 3 5
Participacion y consulta

Pago oportuno
Condiciones ambientales y de seguridad
adecuadas
Contratistas 2 4
 Contratistas 2 4

Continuidad en las compras

Pago oportuno
Proveedores 2 5
Relaciones mutuamente beneficiosas

Gobierno (Ministerio de trabajo, Cumplimiento de la legislacin aplicable al

Ministerio de industria y comercio, 5 2 producto y en materia de seguridad y salud
Ministerio de medio ambiente) en el trabajo

Entidades no gubernamentales 4 2 Cumplimiento de disposiciones establecidas

Control impacto ambiental

Comunidad 4 3
Generacin de empleo

Medios de comunicacin 2 2 Informacion relativa a la organizacin

1
Bajo 2
3
4
Alto 5
6
ESADAS CEMENTOS DEL ORIENTE
Necesidades de comunicacin

Peticiones, quejas y reclamos

Datos de cliente
Informacion sobre su satisfaccion

Costo de oportunidad- rendimiento minimo

requerido

Mision, vision y politicas de gestion de la empresa

Objetivos estrategicos
Plan de trabajo anual en SST
Estructura Organizacional
Estructura de procesos
Peligros y riesgos identificados
Resultados evaluacion de puestos de trabajo
Informes de desempeo
Necesidades de recursos para el SGI
Reporte de condiciones o actos inseguros

Reporte de incidentes y/o accidentes de trabajo

Reporte de enferemedades laborales

Reporte de condiciones o actos que generen salidas

no conformes de producto
Aportes y sugerencias para la mejora del SGI
Peticiones, quejas y reclamos

Reporte de condiciones o actos inseguros

Reporte de incidentes y/o accidentes dentro de la
organizacin
Aportes y sugerencias para la mejora del SGI
Peticiones, quejas y reclamos
Reporte de condiciones o actos inseguros dentro de
la organizacin

Reporte de incidentes y/o accidentes dentro de la

organizacin
Peticiones, quejas y reclamos
Informacion relativa a su actividad economica

Establecimiento o actualizacion de disposiciones

legales relativas a la organizacin

Establecimiento o actualizacion de disposiciones

establecidas relativas a la organizacin

Peticiones, quejas y reclamos

Solicitudes de informacion referente a la

organizacin
L ORIENTE
Necesidades de comunicacin

Mision, vision y politicas de gestion de la empresa

Respuesta a Peticiones, quejas y reclamos

Informacion tecnica de producto
Ofertas comerciales
Estados de cuenta
Programas, proyectos y actividades de la organizacin
Informes de desempeo

Resultados de revision por la direccion

Resultados de auditorias
Responsabilidades y autoridades
Necesidad de implementacion de AC, AP o AM
Resultados de investigacion de accidentes de trabajo

Mision, vision y politicas de gestion de la empresa

Objetivos estrategicos

Estructura Organizacional

Respuesta a peticiones, quejas y reclamos

Peligros y riesgos
Responsabilidades y autoridades
Plan de respuesta ante emergencias
Resultados de evaluacion y seguimiento del SGI
Identificacion y actualizaciones en el SGI
Programas, proyectos y actividades de la organizacin
Mision, vision y politicas de gestion de la empresa

Peligros y riesgos

Responsabilidades y autoridades
Identificacion y actualizaciones en el SGI aplicables
 Plan de respuesta ante emergencias
Mision, vision y politicas de gestion de la empresa

Necesidades y requisitos de productos, procesos o servicios

Retroalimentacion de evaluacion de proveedor

Peligros y riesgos
Plan de respuesta ante emergencias
Respuesta a peticiones, quejas y reclamos
Identificacion y actualizaciones en el SGI

Informes de gestion y cumplimiento de dispocisiones legales

Informes de gestion y cumplimiento de dispocisiones

Respuesta a peticiones, quejas y reclamos

Programas, proyectos y actividades de la organizacin

Programas, proyectos y actividades de la organizacin

 Mantener satisfechos Compromiso estrecho e influencia activa
6
7; 6
PODER SOBRE EL DESEMPEO DE LA ORGANIZACION (SGI)

5
41; 5 1; 5 10; 5

43; 4
4
42; 4

3
19; 3

2 29; 2
45; 2 34; 2

1
1 2 3 4 5 6

INTERES SOBRE EL DESEMPEO DE LA ORGANIZACION (SGI)

Dar seguimiento
Mantener informados
 BORRADOR CEMENTOS DEL ORIENTE
Que se comunica?
Poltica y objetivos estratgicos,
Misin y Visin. Alcance del
sistema de gestin integral
Estructura Organizacional,
responsabilidades y autoridades
Descripcin de los procesos del
SGI
Necesidades de recursos
Matriz de peligros y valoracin de
riesgos
Cuando comunica?
Cuando se establezcan
Cuando ingresa personal nuevo
Cuando se modifican o
actualizan
Cuando se establezca
Cuando ingresa personal nuevo
Cuando se modifica o actualice
Cuando se establezcan
Cuando ingresa personal nuevo
Cuando se modifican o
actualizan
Etapa de planificacin
Cuando se identifique la
necesidad por seguimiento y
medicin del proceso
Cuando se establezcan
Cuando ingresa personal nuevo
MATRIZ DE COMUNICACIO
Mecanismo de
A quien lo comunica?
comunicacin/estrateg
Trabajadores, contratistas,
Divulgacin a travs de carte
clientes y dems partes
copia impresa o reunin
interesadas
Personal en proceso de Induccin general a la empre
induccin rea gestin integral
Trabajadores, contratistas,
Divulgacin a travs de carte
clientes y dems partes
copia impresa o reunin
interesadas
Divulgacin a travs de carte
Trabajadores
copia impresa o reunin
Personal en proceso de Induccin general a la empre
induccin rea recursos humanos
Divulgacin a travs de carte
Trabajadores
copia impresa o reunin
Divulgacin a travs de carte
Trabajadores
copia impresa o reunin
Personal en proceso de Induccin general a la empre
induccin rea gestin integral
Divulgacin a travs de carte
Trabajadores
copia impresa o reunin
Comits de planta, correo
Gerencia electrnico, comunicacin
telefnica
Trabajadores, contratistas,
Divulgacin a travs de carte
clientes y dems partes
copia impresa o reunin
interesadas
Personal en proceso de Induccin general a la empre
induccin rea gestin integral
Matriz de peligros y valoracin de
riesgos

Trabajadores, contratistas,
Cuando se modifican o Divulgacin a travs de carte
clientes y dems partes
actualizan copia impresa o reunin
interesadas

rea de seguridad y salud

Condiciones y actos inseguros en el trabajo Correo electrnico, correo fs
-accidentes e incidentes de trabajo Cada vez que se presenten comunicacin telefnica,
- enfermedades laborales comunicacin verbal
Lder de proceso

Cambios y actualizaciones en el Trabajadores, contratistas, Capacitacin, reunin de

SGI (incluyendo requisitos legales Cuando se identifiquen clientes y dems partes difusin, cartelera, correo
aplicables) interesadas electrnico, reunin copas

Parte interesada pertinente

Divulgacin a travs de carte
Programas, proyectos y (Trabajadores, contratistas,
Cuando se establezcan copia impresa o reunin d
actividades de la organizacin clientes, gobierno,
divulgacin, correo electrn
comunidad, etc.)

Cuando se establezca
Plan anual de trabajo en seguridad Reunin de divulgacin, cor
Lideres de proceso
y salud en el trabajo electrnico
Cuando se presente algn
cambio

Cuando se realice auditoria Toda la organizacin

Resultados evaluacin y Cuando se realice revisin por la Informe de difusin en reuni

Lideres de proceso
seguimiento al desempeo del SGI direccin correo electrnico

Cuando se realice revisin de

Lideres de proceso
indicadores

Comunicacin verbal, corre

Necesidad de implementar una Inmediatamente se detecte la no
Lder de proceso donde se electrnico, comit de plan
accin correctiva, preventiva o de conformidad real o potencial; o
deba implementar la accin reunin copasst, reunin d
mejora la oportunidad de mejora
comit de convivencia labo

Cuando se realicen avances Equipo de trabajo

Resultados de la implementacin
Reunin de difusin, corre
de accin correctiva, preventiva o
electrnico
de mejora
Resultados de la implementacin
Reunin de difusin, corre
de accin correctiva, preventiva o Parte interesada pertinente electrnico
de mejora (Trabajadores, contratistas,
Cuando se de cierre a la accin
clientes, gobierno,
comunidad, etc.)

Ofertas comerciales y portafolio de Clientes actuales y Correo electrnico, comunica

Permanentemente
productos potenciales telefnica

Requisitos de productos, servicios Antes de cerrar acuerdos de

Proveedores y contratistas Correo electrnico
o procesos a adquirir compra

Correo electrnico, comunica

Comunicaciones de clientes* Cuando lo requiera rea comercial
telefnica

Buzn de comunicaciones, c
a comit de convivencia, car
Comunicaciones de trabajadores* Cuando lo requiera Jefe RR.HH. y SST
copasst, correo electrnic
comunicacin verbal

Comunicaciones proveedores y Correo electrnico, correo fs

Cuando lo requiera Jefe de Compras
contratistas* comunicacin telefnica

Comunicaciones de entidades
Correo certificado, correo
gubernamentales y no Cuando lo requiera Representante legal
electrnico
gubernamentales*

Comunicaciones de comunidad y Correo electrnico, correo fs

Cuando lo requiera Direccin administrativa
medios* comunicacin telefnica

*Los responsables de recibir la comunicacin, debern darle el respectivo tramite y emitir la respuesta correspondiente.
 Cdigo: GE-GI-FO-06
Versin: 01
Fecha: 16/11/2016
OMUNICACIONES
Mecanismo de Documento o
Quien lo comunica?
municacin/estrategia Registro asociado

gacin a travs de cartelera,

copia impresa o reunin
Manual de gestin
integral
ccin general a la empresa, Representantes de la Direccin,
Formato de induccin
rea gestin integral coordinadores SGI
general

gacin a travs de cartelera,

copia impresa o reunin

gacin a travs de cartelera,

copia impresa o reunin
Organigrama
Formato de
ccin general a la empresa, induccin general
rea de Recursos Humanos
rea recursos humanos
Manual de perfiles y
funciones
gacin a travs de cartelera,
copia impresa o reunin

gacin a travs de cartelera,

copia impresa o reunin
ccin general a la empresa,
rea gestin integral
Manual de gestin
integral
rea de gestin integral Formato de induccin
general

gacin a travs de cartelera,

copia impresa o reunin

Comits de planta, correo

Manual de gestin
lectrnico, comunicacin Lideres de proceso
integral
telefnica

gacin a travs de cartelera,

copia impresa o reunin
Manual de gestin
integral
ccin general a la empresa, rea de seguridad y salud en el
Formato de induccin
rea gestin integral trabajo
general

gacin a travs de cartelera,
copia impresa o reunin
eo electrnico, correo fsico,
comunicacin telefnica,
comunicacin verbal
Capacitacin, reunin de
ifusin, cartelera, correo
ectrnico, reunin copasst
gacin a travs de cartelera,
opia impresa o reunin de
ulgacin, correo electrnico
nin de divulgacin, correo
electrnico
Gerente, Director administrativo,
me de difusin en reunin o
Representantes de la Direccin,
correo electrnico
municacin verbal, correo
ctrnico, comit de planta,
unin copasst, reunin de
mit de convivencia laboral
eunin de difusin, correo
electrnico
Manual de gestin
integral
rea de seguridad y salud en el
Formato de induccin
trabajo
general
Trabajadores/ contratistas/
proveedores
Procedimiento de gestin
Representantes de la Direccin, normativa/procedimiento
coordinadores SGI de gestin del
cambio/matriz normativa
Lideres de proceso
Representante de la Direccin,
coordinador SGI en SST
Representantes de la Direccin,
coordinadores SGI
Procedimiento de
auditorias internas /
Procedimiento para la
coordinadores SGI
revisin por la direccin
Gerente, Representantes de la
Direccin, coordinadores SGI
Cualquier persona de la
organizacin
Procedimiento para la
gestin de acciones
correctivas, preventivas o
de mejora.
Equipo de trabajo encargado de
la implementacin

eunin de difusin, correo
electrnico
eo electrnico, comunicacin
telefnica
Correo electrnico
eo electrnico, comunicacin
telefnica
n de comunicaciones, carta
mit de convivencia, carta a
passt, correo electrnico,
comunicacin verbal
eo electrnico, correo fsico,
comunicacin telefnica
Correo certificado, correo
electrnico
eo electrnico, correo fsico,
comunicacin telefnica
ente.
Procedimiento para la
gestin de acciones
correctivas, preventivas o
de mejora.
Equipo de trabajo encargado de
la implementacin
rea comercial Procedimiento de ventas
Jefe de compras / Lideres de Procedimiento de
proceso compras
Procedimiento de
Cliente
comunicaciones
Procedimiento de
Trabajadores
comunicaciones
Procedimiento de
Contratista/proveedor
comunicaciones
Entidad gubernamental/no Procedimiento de
gubernamental comunicaciones
Cualquier persona de la
Procedimiento de
comunidad/medio de
comunicaciones
comunicacin
 BORRADOR CEMENTOS DEL ORIENTE

PARA EMERG
Etapa de
Que se comunica? Cuando comunica?
emergencia

Procedimiento de respuesta ante

emergencias e instructivos asociados
Rutas de evacuacin y puntos de
encuentro Cuando se establecen
Cuando ingesa
personal nuevo
Cuando se actualizan o
modifican
Reporte de incidentes de seguridad y
ambiental
Antes de la
emergencia

Antes de iniciar labores con la

empresa
Plan de emergencias de la empresa
Rutas de evacuacin y puntos
de encuentro
Al ingresar a las instalaciones de la
empresa

Aviso de la presencia de una En el momento en que se detecta

situacin de emergencia (ALERTA) la emergencia

Durante la En el momento en que se

Aviso de Evacuacin
emergencia comunica via radio

Presencia de heridos y lesionados. Al identificar heridos y lesionados

Al diagnosticar la magnitud de la
Solicitud de apoyo externo
emergencia

Despus de una revisin por parte

Reinicio o suspensin de actividades de los organismos de socorro,
brigadas de emergencia

Despues de la
emergencia
Despues de la
emergencia Resultados de la investigacin de la Despus de terminada la
emergencia investigacin de la emergencia

Cuando se abra y al cierre de las

acciones Correctivas y preventivas
acciones
NTE
MATRIZ DE COMUNICACIONES
PARA EMERGENCIAS
Mecanismo de
A quien lo comunica?
comunicacin/estrategia

Induccin y Reinduccin

Simulacro de Emergencias

Trabajadores Charlas de seguridad

Carteleras
Campaas de seguridad

Capacitaciones y sensibilizacin

Contratistas, proveedores

Charla de seguridad

Visitantes, clientes

Brigadista o Comit de Radiocomunicacion y comunicacion

Emergencias verbal

Todas las personas que se

Radiocomunicacion y comunicacion
encuentren dentro de las
verbal
instalaciones de la empresa

Brigadistas / Entidades de
Llamada Telefnica radiocominicacion
Apoyo

Organismos de Socorro Llamada telefnica

Todas las personas que se

encuentren dentro de las Radiocomunicacion y medio verbal
instalaciones de la empresa
Jefe de recursos humanos
sst / Personal que se
Informe
encuentredentro de la
empresa

Reunion de difusion, correo

Partes interesadas pertinentes
electronico
 Codigo: GE-GI-FO-06
Version: 01
RIZ DE COMUNICACIONES Fecha: 16/11/2016

Quien lo comunica? Documento o Registro asociado

Plan de emergencias / Lista asistencia

a charlas seguridad / PON de
Area de sst emergencias / formato reporte de
actos y condiciones inseguras,
incidentes de trabajo

Persona que detecta la emergencia.

Brigada de emergencia PON de emergencias

Toda persona que identifique heridos y/o

lesionados en el lugar

Brigada de emergencia

Brigada de emergencia

Registro de inspeccion de area donde

sucede la emergencia
 Registro de inspeccion de area donde
sucede la emergencia

Brigada de emergencias

Procedimiento para la gestion de

Equipo de trabajo gestor de la accion
acciones correctivas, preventivas o de
mejora.