COMO PLANIFICAR, EDITAR Y DISTRIBUIR UN BOLETN

ELECTRNICO: HERRAMIENTA PARA CREAR Y ADMINISTRAR

COMUNIDADES VIRTUALES
Jorge Luis Alonso G.1

Actualizado 29/08/03

RESUMEN

El boletn electrnico es una herramienta de comunicacin que permite la creacin y

administracin de comunidades virtuales. Actualmente es utilizado por muchas
organizaciones gubernamentales, ONGs y compaas para mantener informados a sus
usuarios y clientes. El presente documento ofrece las pautas necesarias para elaborar
correctamente un boletn electrnico. El lector encontrar la respuesta a preguntas, tales
como: qu es un boletn electrnico, quin lo puede editar, qu hacer antes de empezar a
distribuirlo, cul es su estructura, en qu consiste administrar una lista de suscriptores,
cmo editarlo y distribuirlo y dnde promocionarlo. Adems incluye advertencias,
observaciones, consejos y sugerencias para evitar los problemas ms habituales y potenciar
as la colaboracin de terceras partes.

Introduccin

La informacin constituye un insumo vital y crtico en el mundo de los negocios, las

finanzas, el derecho, el entorno acadmico y todo sin dejar de lado la cultura, las
artes y las ciencias en general.

Hasta no hace mucho tiempo, el rol de "productor de informacin" estaba reservado

para empresas, corporaciones o instituciones; las nicas con la capacidad financiera
para producir contenidos y distribuirlos o comercializarlos.

Desde la aparicin y difusin de Internet este contexto se ha visto fuertemente

modificado y hoy, casi cualquier persona est en condiciones de producir y distribuir
informacin.

1
Editor del Boletn de la Papa (http://redepapa.org/boletinpapa.html), uno de los servicios que ofrece la Red
Electrnica de la Papa, REDEPAPA (http://redepapa.org). REDEPAPA es una de las redes temticas que
administra la Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria, CORPOICA. Programa Regional de
Transferencia de Tecnologa, C.I Tibaitat, Km 14 Va a Mosquera. Santafe de Bogot, Colombia. E.Mail:
jalonso@redepapa.org
Una de las vas ms habituales para producir y distribuir informacin la
constituyen los Boletines o Newsletters, publicaciones peridicas y distribuidas a
travs de la red.

El principal objetivo de este documento es compartir la experiencia del autor en el manejo

de esta herramienta de comunicacin. Ofrece las pautas necesarias para planificar, editar,
distribuir y promocionar correctamente un boletn electrnico e incluye consejos y
sugerencias que ayudan a evitar algunos de los problemas que ms se presentan durante la
administracin de este medio.

Qu es un boletn electrnico

El boletn electrnico es una herramienta de comunicacin que permite la creacin y

administracin de comunidades virtuales2. Bsicamente es un mensaje de correo
electrnico. La diferencia radica en que la informacin del boletn se le ofrece al lector
peridicamente y de manera organizada a travs de secciones.

Las principales ventajas del boletn electrnico son (1) la gran cobertura que tiene, pues a
travs de este mecanismo se llega a casi cualquier lugar del mundo, (2) el amplio
contenido que puede abarcar, ya que permite enviar informacin sobre una infinidad de
temas y (3) su bajo costo de distribucin, que tcnicamente es igual a 0 (el hecho de pagar
unos pesos por la cuenta de acceso a Internet y/o por el telfono, es despreciable a los
efectos prcticos de comunicacin).

El boletn electrnico es una herramienta que no debe faltar en una red electrnica de
informacin, porque a travs de ella se puede, no solo enviar documentacin de utilidad a
sus usuarios, sino promocionar algunos de los servicios que ofrece.

Quin lo puede editar y distribuir

El boletn electrnico puede ser manejado por cualquier persona que domine el arte de
editar textos y que conozca los aspectos tcnicos que permiten distribuir y administrar una
lista de suscriptores. Si esta persona no posee habilidades equivalentes en ambos terrenos,
una de las posibles soluciones es trabajar en equipo (un escritor y un tcnico), lo que
permitira obtener lo mejor de los dos mundos.

Sea cual sea la conformacin del grupo de trabajo, existen dos cualidades que siempre
deben estar presentes: voluntad y disciplina. Si estas cualidades estn ausentes, ser muy
difcil consolidar un boletn electrnico.

2
Las comunidades virtuales son un grupo de organizaciones y personas que se renen para encontrar aliad@s,
intercambiar experiencias, interactuar con personas expertas, publicar documentos y localizar informacin
fcilmente.

2
Qu hacer antes de empezar a distribuirlo

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos con el fin de asegurar un correcto
manejo del boletn:

Establecer su periodicidad

Aspecto crtico que debe dejarse en claro antes de elaborar un boletn. Depende en gran
medida del tiempo disponible para buscar informacin y plasmarla en un texto. Sin
embargo, debe tenerse en cuenta que una distribucin frecuente, como sera un envo
semanal, demanda una alta carga de trabajo si realmente se quiere enviar informacin de
utilidad a los suscriptores. Una distribucin mensual, adems de relajar mucho al grupo
de trabajo, no permite ese habitual contacto con los suscriptores, tan necesario para lograr
el xito en esta clase de iniciativas. Por todo lo anterior, es aconsejable distribuir el boletn
cada quince das, porque, por un lado, el equipo de trabajo dispone de tiempo suficiente
para preparar el material, y por el otro, no se satura de informacin a los usuarios.

Una vez establecida la frecuencia de entrega, sta debe cumplirse durante toda la vida
del boletn, porque buena parte de la credibilidad y aceptacin por parte de los suscriptores
se basar en este aspecto.

Identificar fuentes de informacin

Disponer de informacin actualizada sobre el tema central es un aspecto de vital

importancia durante la edicin de un boletn electrnico. Existe una herramienta que ser de
mucha utilidad para elaborar su contenido: Internet.

La red mundial de redes es una fuente inagotable de informacin. Sin embargo, aunque se
dispone en la actualidad de una gran variedad de buscadores, no siempre es fcil encontrar
informacin de utilidad. Uno de ellos, Google (http://labs.google.com/gviewer.html), es el
que a juicio del autor ofrece mejores resultados durante las pesquisas. La ventaja de este
buscador radica en que el contenido de los sitios encontrados se muestra uno por uno y a
una velocidad que el usuario puede graduar segn sus preferencias.

An disponiendo de buscadores del tipo Google, el editor debe armarse de mucha

paciencia si quiere ir identificando, poco a poco, las pginas web que en un futuro le
proporcionarn buena parte del contenido del boletn.

Preparar los primeros nmeros

Mientras se adquiere la habilidad necesaria para disponer siempre de material con el cual
elaborar el boletn, es recomendable preparar los primeros tres nmeros antes de realizar su
lanzamiento oficial. Esto permite poner a punto el trabajo realizado, identificar las mejores
fuentes de informacin y ganar tiempo para elaborar los futuros nmeros.

3
Cul es su estructura

Los siguientes son algunos de los elementos que no deben faltar en un boletn electrnico3:

Nombre o ttulo

Debe estar directamente relacionado con el tema central del boletn y dar claridad sobre el
tema que se va a tratar.

ISSN

La sigla ISSN y sus ocho dgitos ofrecen una identificacin nica y universal a las
publicaciones peridicas. La base de datos de estos registros se encuentra en el Centro
Internacional de ISSN de Paris. Este nmero debe ser solicitado a la entidad habilitada en
cada pas para tal fin4.

Volumen, nmero y fecha de distribucin

Es muy aconsejable numerar cada una de las emisiones del boletn y fecharlos
adecuadamente.

Editorial

El editorial es una parte fundamental del boletn porque le permite al editor comunicarse en
primera persona con el lector. Generalmente se utiliza para informarle el contenido del
nmero y los servicios que se incluyeron o que estn por incluirse. Es recomendable
firmarlo adecuadamente (nombre y direccin electrnica) porque el lector siempre debe
saber a quien dirigirse si desea hacer algn comentario, sugerencia o crtica del servicio.

Promocin de servicios

Cada una de las entregas debe aprovecharse para incluir uno o mximo dos mensajes de
promocin de servicios. La razn es muy simple: si Ud. recibe peridicamente informacin
de utilidad, va a confiar y creer en la organizacin que la produce. Esto significa que muy
seguramente utilizar los servicios que le estn ofreciendo. Y aqu aparece otra gran
ventaja de los boletines electrnicos: son una poderosa herramienta de marketing.

Un ejemplo de estos mensajes de promocin es el siguiente:

3
Existen modelos de boletines que se adaptan perfectamente a las necesidades de cada proyecto. Uno de ellos
puede ser solicitado a template1@e-zinez.com enviando un mensaje en blanco.
4
En Colombia, por ejemplo, la entidad encargada de tramitarlo es el Instituto Colombiano para el Fomento de
la Educacin Superior, ICFES, a travs del Centro Nacional del ISSN, Subdireccin General de Informtica,
Avenida Eldorado No. 44A-40. Santaf de Bogot.

4
 <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<Mensaje>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
Adquiera ya el CD-ROM con el contenido INTEGRO de algunas de las
mejores pginas web con informacin actualizada sobre el cultivo
de la papa. Una mayor informacin sobre este servicio la
encontrar en http://redepapa.org/cd.html
<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<Mensaje>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

Contenido

Elemento de gran importancia porque la calidad de la informacin all ofrecida es clave

para posicionar el boletn electrnico. Debe incluir documentacin novedosa, que aporte
conocimientos al lector, y no ser una simple regurgitacin del sitio web.

Los mecanismos para ofrecer la informacin varan de acuerdo a los objetivos de cada
editor. Algunas de las modalidades ms utilizadas son las siguientes:

! Seleccin de sitios web. Es una seccin que el usuario agradece porque entiende que
el editor le dice: yo no dispongo de esta informacin pero la busqu y se la estoy
ofreciendo. Existen dos mecanismos para conseguir este material: realizando
personalmente la seleccin o echndole mano a las selecciones ya establecidas5.
Ambos mecanismos deben utilizarse con regularidad si se quiere disponer siempre
de informacin actualizada.

! Artculos. La publicacin de artculos provee a los suscriptores informacin

actualizada sobre el tema central del boletn. Si van a ser traducidos por el editor,
este debe asegurarse que el texto exprese realmente lo que quiso decir su autor; si
no es posible esto, es mejor abstenerse de publicarlos.

! Entrevistas. Una de las mejores maneras de extraerle el conocimiento a las

personas es a travs de las entrevistas. Utilizando preguntas y respuestas cortas, el
tcnico o productor le facilita al editor un material invaluable para incluir en las
diferentes entregas de su boletn6.

! Captulos de libros. Publicar uno de los captulos de un libro, no solo es una

alternativa para ofrecerle informacin a los usuarios sino que es un magnifico
mecanismo para promocionar documentos de calidad.

5
En Internet existen selecciones de pginas web sobre casi cualquier tema. Una vez localizadas, el editor
dispondr de material por mucho tiempo. Por ejemplo, en http://www.potatonews.com/directory/directory.asp
se encuentra una seleccin de los mejores y ms completos sitios web sobre el cultivo de la papa.
6
El tener que pensar las preguntas de una entrevista supone un mnimo conocimiento del tema por parte del
editor. Esto es lo ideal. Sin embargo, no es una condicin sine qua non para llevarla a buen trmino. Una
tctica que generalmente da buenos resultados es pedirle a la persona (con grabadora en mano) que hable
todo lo que quiera sobre el tema que mejor domine. La edicin de lo grabado permite construir preguntas y
respuestas que posteriormente, al ser debidamente corregidas por esta persona, se le pueden ofrecer en forma
de entrevista a los suscriptores.

5
 ! Noticias. Esta seccin incluye las noticias que pueden ser de inters para los
diferentes usuarios del boletn. Si el texto es muy extenso y vale la pena incluirlo en
su totalidad, un autorrespondedor7 es muy til para estos casos.

Algunas recomendaciones, antes de seguir adelante:

1. Siempre colocar la fuente de dnde se tom la informacin. Esta costumbre le

evitar dolores de cabeza al editor y se utilizar como un reconocimiento del
trabajo de los dems.
2. No incluir material de relleno por el simple compromiso de cumplir con una
periodicidad establecida. El editor debe tomarse todo el tiempo necesario para
identificar el contenido que mayor informacin le va a aportar a los suscriptores.
3. Los artculos deben ser originales o por lo menos que ofrezcan informacin que el
suscriptor no consigue en todas partes.

Derechos de autor

Texto en el cual el propietario del boletn restringe o aprueba el uso que se le ha de dar a la
informacin all contenida.

Informacin sobre suscripciones

El usuario debe saber en todo momento, no solo el mecanismo para suscribirse al boletn,
sino la forma de darse de baja del servicio.

Cmo editarlo

Un texto fcil de entender, que se adapte a todas las plataformas disponibles, sin errores de
ortografa y que sea agradable a la vista, son algunos requisitos de un buen boletn
electrnico.

Correccin de estilo

El editor debe velar para que el texto incluido en el boletn sea entendido por todos sus
lectores. Para lograrlo es necesario utilizar prrafos e ideas cortas, un lenguaje accesible a
todos los pblicos y darle un correcto uso a comas y puntos.

7
Los autorrespondedores son herramientas que ofrecen algunas compaas de hosting y consisten en textos
remitidos automtica e inmediatamente por el servidor, cuando un usuario enva un mensaje a una
determinada direccin electrnica. Una mayor informacin sobre este servicio se encuentra en
http://www.autorespondedores.com

6
Longitud de lnea

No todos los usuarios utilizan los mismos programas de correo electrnico. Por lo tanto, en
aras de obtener uniformidad en los mensajes, es conveniente tomarse el tiempo de
"formatearlos" mediante el uso de salto forzado de lneas cada 65-70 caracteres. Esto
garantizara que todos los lectores vean el mensaje de la misma manera. Obviamente, este
proceso ser un poco ms dispendioso, pero bien vale la pena si su intencin es la de
facilitar la lectura del boletn.

Ortografa

Un aspecto que da muy mala imagen del editor (y por lo tanto de la institucin que emite el
boletn) es un texto con errores de ortografa. Es indispensable revisarlo una y otra vez
antes de distribuirlo. El corrector de ortografa de Word (spell check) es una herramienta
muy til en estos casos.

Formato

Cada vez es ms frecuente recibir boletines editados en HTML8. Este formato permite que
se presente la informacin como una pgina web, en donde pueden incluirse diferentes
tipos y colores de letra, as como imgenes que complementan la informacin ofrecida. Sin
embargo, aunque son ms atractivos que los editados en formato texto, si no son elaborados
cuidadosamente pueden ocupar un mayor espacio de memoria y tardar mucho ms en
transmitirse. Esto reviste especial importancia si se conoce (o supone) que los destinatarios
carecen de versiones actualizadas de programas de correo electrnico o tienen conexiones
lentas a Internet. Por ejemplo, no es lo mismo editar un boletn en HTML para amantes de
la informtica que hacerlo para productores y/o tcnicos del cultivo de la papa. En este
orden de ideas, el editor tendr que decidir si ofrece su boletn en formato texto, HTML9 o
ambos formatos10.

8
Lenguaje que se utiliza para disear las pginas de la web.
9
El artculo HTML o texto? (http://boletineselectronicos.com/archivo/020.htm) ofrece mayor informacin
sobre este tema y en http://boletineselectronicos.com/archivo/021.htm se encuentran las pautas para optimizar
las plantillas de boletines electrnicos en formato HTML.
10
La decisin de utilizar formato HTML o texto no debe ser tomada por el editor sino por sus suscriptores.
Porque? Porque ellos son los usuarios del servicio. Un mecanismo para conocer esta informacin es realizar
una encuesta entre ellos. Bravenet (http://www.bravenet.com) ofrece un servicio gratuito llamado Mini Polls,
que puede adecuarse sin mayores conocimiento de sitios web y que permite recoger, en forma gil y efectiva,
la opinin de los usuarios.

7
Como distribuirlo11

Existen dos mecanismos para enviar el boletn a los suscriptores: utilizando un programa de
correo electrnico o contratando un servidor de listas.

Programa de correo electrnico

Cuando el nmero de suscriptores es menor de 1000 se recomienda utilizar el programa

que enva y recibe sus mensajes de correo electrnico. Aunque lo anterior supone una
mayor carga de trabajo, este mecanismo le permite al editor conocer a los suscriptores (ver
Cmo administrar una lista de suscriptores) y es muy apreciado por ellos porque saben que
los mensajes son recibidos por una persona (a la cual pueden hacerle consultas) y no por un
robot.

Al utilizar esta alternativa es necesario realizar un buen manejo de las direcciones

electrnicas. Un ejemplo de cmo encabezar correctamente el mensaje (boletn) que se va a
distribuir, es el siguiente:

De: direccin que automticamente coloca el programa

Para: nombre@institucion.org
CC: no colocar nada
CCO: nombre2@institucion.org, nombre3@institucion.org, .......etc.
Asunto: Vol 1, No. 1 (Tema que trata este nmero)

Ntese que en la casilla Para se coloca solamente una direccin electrnica. En la casilla
CC (con copia para) no se debe incluir ninguna porque todas aparecern en la pantalla del
destinatario...... y si se est hablando, por ejemplo, de 200 de ellas, el editor puede recibir
una protesta de parte de los usuarios.

El resto de direcciones se colocan en la casilla CCO (con copia oculta). De esta forma, el
mensaje llega a todos los suscriptores sin que estos tengan que ver el listado total de
direcciones.

El asunto debe incluir (ojal en ese orden) la numeracin y el tema central de la emisin.
Este truco le permitir a los usuarios identificar rpidamente los diferentes nmeros cuando
los almacenan en su computador.

Servidor de listas

Cuando el nmero de suscriptores es mayor de 1000 y se quiere automatizar tanto las

altas como las bajas del servicio, un recurso muy utilizado es el de los servidores de
listas. El servidor de listas es un robot que se encarga de distribuir automticamente el

11
Las pginas http://mercadeoglobal.com/ y http://e-zinez.com/ tienen informacin complementaria sobre la
distribucin y promocin de un boletn electrnico.

8
boletn a los suscriptores, a cambio de incluir su publicidad en el email. Aunque se agiliza
la distribucin del boletn y la administracin de sus direcciones electrnicas, con este
mecanismo se pierde ese contacto personal que tanto le gusta a los usuarios.

Algunos de los servidores de listas que ofrecen este servicio en forma gratuita son Topica
(http://www.topica.com), eGroups (http://www.egroups.com) y Domeus
(http://www.domeus.es/), este ltimo en castellano.

Hay que asegurarse que el servidor utilizado permita la inclusin automtica de direcciones
electrnicas. Esto es muy importante cuando existe ya un listado de direcciones
electrnicas y se desea incluirlas en uno de estos servicios. Si el servidor solo admite
invitaciones, se corre el riesgo de perder suscriptores porque estas no siempre son
contestadas o se hacen de una manera equivocada.

Cmo administrar una lista de suscriptores

La relacin de los suscriptores es una informacin que le permite al editor conocer a los
usuarios que solicitan el servicio. Bsicamente debe incluir el nombre del suscriptor, su
direccin electrnica12, la institucin a que pertenece y el pas de donde procede. Esta
informacin usualmente viene en el mensaje que el usuario envi para pedir el servicio. Si
no se encuentra all, cabe la posibilidad de preguntrsela directamente al suscriptor.

El listado de suscriptores ser de utilidad en la medida que sea actualizado con

regularidad13. La consolidacin de la informacin all contenida permite identificar de que
pases hay mayor demanda por el servicio y que tipo de usuarios e instituciones estn
involucradas. Esta caracterizacin es esencial para las evaluaciones del servicio que se
realicen peridicamente.

Antes de llegar a los 1000 suscriptores, dicha informacin puede almacenarse en una hoja
de calculo, como Excel, y llegado el caso hasta en un documento de Word. Si el nmero es
mayor, lo ideal es contar con un software especializado o, en su defecto, con una estructura
de base de datos (Dbase o Access), para aquellos que saben operarlas interactivamente14.

12
Algunos mensajes no permiten ver la direccin electrnica del remitente. Un mecanismo para visualizarla,
disponible en Microsoft Outlook Express, es utilizar la opcin Reenviar. Si esta alternativa no da resultado, se
debe colocar el cursor sobre el nombre del remitente (que est en color azul) y hacer clic con la tecla derecha
del ratn en Propiedades.
13
En las siguientes 24 horas al envo del boletn llegan todos los rechazos de servidor (direcciones existentes,
personas que cambiaron de direccin, mensajes que el servidor no pudo despachar). Dentro de los 7 das
posteriores llegan nuevas altas, lista de invitados, personas que se borran y gente que opina o enva
comentarios y colaboraciones.
14
Los servidores de listas consolidan en forma automtica el listado de suscriptores y se lo ofrecen al
administrador en una base de datos tipo Access. Es un servicio muy til porque el administrador lo puede
actualizar regularmente y guardarlo en su computador para futuras evaluaciones.

9
Es suficiente la distribucin de un boletn para crear una comunidad virtual?

El siguiente texto, escrito por lvaro Mendoza V, autor del curso "7 sencillos pasos para
construir su propio boletn electrnico por suscripcin voluntaria"15, nos ofrece una idea
muy clara sobre el tema:

Un punto bien importante y que es error frecuente. La gente cree que por el hecho de tener
un boletn est creando comunidad. Nada ms lejos de la realidad. Conozco muchos
boletines en donde el sentido de comunidad es nulo. Tal y como lo leen: nulo.

Los boletines electrnicos son tan solo una herramienta que permitir crearla, consolidarla y
dinamizarla. No son la comunidad en s. Por lo tanto sugiero usar contenidos interactivos,
generadores de comunidad.

Lo que diferencia a Internet y al correo electrnico de medios tradicionales como el radio,

la televisin, los peridicos o revistas es el potencial de una comunicacin de doble-va o
interactividad con los lectores. Esto es particularmente sencillo de lograr con un boletn.

Ven la importancia de interactuar con sus lectores? Ven el elemento de calidad que le
imprime a su publicacin?

Puede establecer relaciones ms cercanas y personales con sus lectores

Puede determinar con facilidad sus preferencias, gustos, disgustos, quejas,
reclamos, sugerencias, aportes, crticas
Puede solicitar retroalimentacin
Puede recolectar informacin demogrfica de su audiencia
Puede lograr que sean sus mismos lectores los que provean los contenidos. no se le
haba ocurrido?

Tan solo enumero algunas ideas:

realizacin de encuestas
solicitud de retroalimentacin (feedback)
agregar una lista de discusin
agregar foros web interactivos
salas de charla (chats)
solicitar contribuciones (artculos, notas de inters, sitios web para recomendar,
chistes, ancdotas, entrevistas)

En fin, tal y como acostumbro decir: todo se limita a su propia imaginacin.

15
La persona interesada en recibir el curso en forma gratuita debe solicitarlo a curso-
boletines@mercadeoglobal.com

10
Cmo promocionarlo

La promocin del boletn es una actividad que debe realizarse desde la distribucin del
primer nmero. Para ello existen los siguientes mecanismos:

! Buscadores. Los buscadores son robots que permanentemente estn viajando por
la red mundial de redes, Internet, atrapando sitios web e indexndolos en su base
de datos. Es recomendable, en el caso que el boletn tenga presencia en Internet,
darlo de alta en los buscadores que mayor demanda tengan en la actualidad.

! Listas de envo y grupos de noticias. Servicios que le permiten a un grupo de

usuarios discutir sobre un tema especfico a travs de correo electrnico y pginas
web, respectivamente. Dar a conocer el boletn electrnico en listas y grupos
relacionados con el tema central es una manera fcil y eficiente de conseguir
suscriptores.

! Correo electrnico. La firma de todos los mensajes electrnicos, que incluya un

enlace al sitio web del boletn o a la direccin electrnica a donde se suscribe, es
una manera muy efectiva de reclutar usuarios.

! Casillas de suscripcin. Cuando se est utilizando un servidor de listas para

distribuir el boletn, un mecanismo que da muy buenos resultados para atrapar
suscriptores es colocar (en un sitio web) una casilla de suscripcin o subscrption
box, cuyo cdigo es proporcionado por la web del servidor. Un ejemplo de cmo
funcionan se puede ver en http://www.redepapa.org/boletinpapa.html

! Invitacin directa. El xito de un boletn electrnico es directamente proporcional a

la cantidad de suscriptores que tenga16 y la utilidad que este tenga sobre la
comunidad virtual creada. Para que lo anterior sea cierto, es un requisito
indispensable que las personas soliciten voluntariamente la suscripcin al servicio;
es decir, que manifiesten su deseo de recibir la informacin que se distribuye17. El
mecanismo mas aconsejable para aproximarse a los potenciales suscriptores es
enviarles un mensaje de invitacin, tal como el que sigue:

16
Aunque esta es una afirmacin muy relativa, pues recibirlo no significa necesariamente leerlo, el
nmero de usuarios es un indicador de la calidad de la informacin que estamos enviando
17
Existe un error que muchos editores cometen y que puede dar al traste con todo el trabajo realizado. Y es
creer que todas las personas que trabajan de una u otra forma con el tema central del boletn, desean recibir
peridicamente informacin...... y con esta suposicin empezar a enviarles la informacin sin su autorizacin.
Lo nico que consiguen con esta prctica, llamada spam o correo no solicitado, es el efecto contrario, es decir,
que no quieran volver a saber nada del boletn.

11
 Estimado Sr. ........:

La Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria, CORPOICA, est

distribuyendo quincenalmente por correo electrnico y en forma gratuita el Boletn
de la Papa. Esta publicacin ofrece informacin sobre el cultivo de la papa,
utilizando para ello entrevistas, artculos y selecciones de sitios web. Los nmeros
ya distribuidos pueden consultarse en http://redepapa.org/boletinpapa.html18

Para suscribirse al boletn se debe enviar un mensaje solicitando el servicio a

jalonso@redepapa.org

Espero que la informacin sea de su utilidad.

Jorge Luis Alonso G.

Red Electrnica de la Papa, REDEPAPA
http://redepapa.org

Ntese que el mensaje lo nico que hace es invitar al usuario a suscribirse al servicio; en
ningn momento se da por hecho que quiere recibirlo. Si l no se suscribe, no debe
envirsele el boletn ni volverse a invitar, por lo menos durante un tiempo prudencial.

Se debe cobrar o no por su distribucin

EL boletn debe ser GRATUITO. Su misin es captar clientes. Luego, si el editor se toma el
trabajo de editar el boletn, debe intentar que sea para el mximo posible de destinatarios.
Un boletn de pago ser posible solamente si se suministra informacin de muy alto valor.
El boletn gratuito ser la va de comunicacin activa con los clientes, frente al sitio web
que es una va de comunicacin pasiva. Slo con ambas herramientas se dispondr de una
batera completa para desarrollar el mejor marketing en la red.

Conclusiones y recomendaciones

! El boletn electrnico es una herramienta que permite, en forma eficiente y

econmica, la comunicacin permanente con una comunidad virtual. Utilizando este
medio en forma integral, es posible enviar documentacin actualizada, promocionar
productos y servicios e informar sobre las ltimas novedades de una pgina web.

! Su edicin y distribucin puede realizarla (casi) cualquier persona con la disciplina

necesaria para buscar, reunir y distribuir informacin de utilidad para otras
personas. Esto quiere decir que para consolidar un boletn electrnico, ms que
recursos econmicos, lo que se necesita es voluntad de trabajo.

18
Si no dispone de una pgina web con los nmeros ya distribuidos, es posible contratar este servicio
actualmente.... y uno de los mejores proveedores es Novedades en Red (http://NovedadesEnRed.com/).

12
! En caso de disponer de recursos econmicos, estos deben utilizarse en la
consecucin de informacin (documentos, entrevistas, etc.) y en la adquisicin de
equipos para transformar esa informacin (escner, grabadora, etc.). La calidad
de lo ofrecido a travs del boletn ser lo que marque el xito o el fracaso de la
iniciativa.

! Es recomendable disponer de un sitio web donde incluir los diferentes nmeros del
boletn. Esto permitir a los usuarios poder consultar la informacin distribuida.

! Como cualquier otra actividad, la edicin y distribucin de un boletn electrnico va

perfeccionndose con el tiempo. Las fuentes de informacin, una vez identificadas,
suministrarn el material para alimentar los diferentes nmeros. Sin embargo, la
bsqueda permanente de estas fuentes de informacin ser una tarea que el editor
nunca debe abandonar.

! Existen dos reglas de oro relacionadas con el manejo de esta herramienta, que
deben cumplirse si se quiere posicionar un boletn entre sus suscriptores: respetar la
frecuencia de envo establecida y responder todas y cada una de las consultas
hechas por los suscriptores. Si no son cumplidas a cabalidad, se corre el riesgo de
perder credibilidad entre los usuarios, quedando en entredicho no solo el nombre del
editor sino el de la institucin que produce la informacin.

! Lo ms complicado durante la administracin de un boletn electrnico no es

empezarlo sino mantener su distribucin en el tiempo. Si existe la posibilidad de no
poder hacerlo, es mejor abstenerse de elaborarlo.

! Todo lo escrito en este documento es ms fcil de hacer que de explicar y no se

necesitan muchas ms habilidades que las que hoy se emplean para el manejo de
correo electrnico.

13
Literatura Consultada

Perazolo, Marcelo. Informe IG-023 - Cmo Hacer un Newsletter Exitoso. 19 P. Los

usuarios que deseen recibir este documento deben enviar un mensaje al
autorrespondedor ig023@webmailstation.com

BoletinesElectrnicos.com.
http://www.boletineselectronicos.com/

E-Zinez.com. The Handbook of E-Zine Publishing.

http://www.e-zinez.com/handbook/index.html

Mercadoglobal.com. Herramientas de mercadeo, promocin y publicidad para su web.

http://mercadeoglobal.com/

Novedadesenred.com. Sitio creado por y para los propietarios de los principales

Newsletters de la red en espaol.
http://www.novedadesenred.com/

Marketing-Eficaz.com. Estrategias de e-marketing, trucos e ideas para rentabilizar

definitivamente tu web
http://www.marketing-eficaz.com/

14