Mapa de Riesgo Procesos 2016

Proceso de Planeacin
MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS
ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

VIGENCIA 2016
IDENTIFICACIN DEL RIESGO MEDICIN Y CALIFICACIN DEL RIESGO ACCIN ASOCIADA AL CONTROL HERRAMIENTA DE MEDICIN MONITOREO Y REVISIN
R. INHERENTE CONTROLES R. RESIDUAL INDICADORES RESPONSABLE AVANCE
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
N. RIESGO CAUSAS CONSECUENCIAS DESCRIPCIN ACCIONES CARGO DEL LIDER ACCIONES ACCIONES
EVIDENCIA EFECTIVIDAD
DE LOS FORMULA META DE PROCESO O DE ADELANTADAS
CONTROL
CONTROLES SUBPROCESO MONITOREO Y ANLISIS
PROCESO PLANEACIN
SUBPROCESO PLANEACIN SOCIOECONOMICA
30-04-16
1. Ausencia de alertas oportunas a Documentar,
1. Desconocimiento de la Capacitaciones
sectores para redireccionar socializar e
OPERATIVO
Falta de estructura del informe de a los sectores
REDUCIR
estrategias para el cumplimiento del implementar
herramientas seguimiento al plan de sobre la Aprobacin de DIRECTOR DE
PDM herramienta de Herramienta
1 claras para el X desarrollo municipal 4 1 M implementacin 3 1 B Herramienta a Uno (1) PLANEACIN 31-08-16
2. Baja calificacin en la ejecucin del seguimiento al plan implementada
seguimiento al 2. Instrumentos de del plan de implementar SOCIECONOMICA
PDM por parte de los Entes de de desarrollo ms
plan desarrollo seguimiento poco claros desarrollo
Control. sencillas y claras que
y falta de socializacin. municipal
3. Deterioro de la imagen institucional permitan optimizar
31-12-16
tiempo y recursos
SUBPROCESO ORDENAMIENTO TERRITORIAL
Personal
Contratacin de Personal contratado * 100 /
1. Falta personal tcnico 100% 30-04-16
1. Acciones jurdicas en contra de la personal idneo contratado personal
capacitado e idneo
Direccin y la Administracin. solicitado
2. Falta de recursos para
el desarrollo de las tareas 2. Perdida de credibilidad para la
Proyecto para la
OPERATIVO
de seguimiento y Administracin
REDUCIR
Falta de implementacin
evaluacin 3. Desactualizacin del expediente DIRECTOR DE
seguimiento y del seguimiento
2 X 3. Procedimientos no municipal 3 4 E 2 4 A ORDENAMIENTO 31-08-16
evaluacin al y la evaluacin Formulacin de
reglamentados y/o 4. Imposibilidad de generar TERRITORIAL
POT del POT proyecto para el
actualizados informacin para toma de decisiones Proyecto
seguimiento y Proyecto
4. Desarticulacin de 5. Deterioro de imagen institucional Formulado y Uno (1)
expediente municipal como
evaluacin al POT y viabilizado
6. Desarrollos urbansticos viabilizado
herramienta de articulacin del
incorrectos
informacin para la gestin expediente municipal
31-12-16
Revisar el estado de
los expedientes para Informe
elaborar informe consolidado de Informe
Formatos con Uno (1) 30-04-16
consolidado de los estado de los consolidado
1. Errores o vacios en algunas lista de chequeo
NORMATIVO
1. Deficiencias en la contenidos de los expedientes
REDUCIR
respuestas emitidas por falta de para control de expedientes.
Expedientes gestin documental DIRECTOR DE
informacin requisitos
3 incompletos y X 2. Falta de seguimiento y 4 3 A 3 3 A ORDENAMIENTO
2. Inconformidad de los solicitantes. mnimos
desactualizados control al estado de los TERRITORIAL
3. Deterioro de la imagen institucional obligatorios e
expedientes.
informacin del 31-08-16
tramite Organizar el archivo Inventario Inventario
documental de los Documental documental Uno (1)
expedientes del 2016 vigencia 2016 Vigencia 2016
31-12-16
1350-F-PLA-03-V1 Pgina 1 de 22 Registrado SIG:01-08-2016


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
PROCESO DESARROLLO ECONOMICO E INNOVACION

SUBPROCESO DESARROLLO RURAL
Falta de 30-04-16
1. No se cumple con la oferta de
continuidad en Proyectos Formular los
PROCESO
REDUCIR
1. Falta de personal Asistencia Tcnica Agropecuaria N de proyectos
la Prestacin del formulados para proyectos para DIRECTOR DE
tcnico 2. No hay seguimiento a las cadenas Radicados de priorizados * 100 /
4 Servicio de X 3 3 A favorecer la 1 1 B favorecer la 70% DESARROLLO 31-08-16
2. Falta de recursos para productivas. los proyectos N de proyectos
Asistencia continuidad del continuidad del RURAL
contratacin de personal 3. Disminucin en la produccin formulados
Tcnica servicio servicio
agropecuaria
Agropecuaria 31-12-16
SUBPROCESO GESTION DE DESARROLLO EMPRESARIAL
1. Oferta de 30-04-16
vacantes travs Documento de
de la pagina alianza
1. No se cuenta con gran
institucional y suscrito
ofertan vacantes.
Perdida de redes sociales Establecer alianzas Formato de
PROCESO
REDUCIR
2. Falta de empresas 1. Perdida de imagen institucional.
credibilidad de del centro de estratgicas con las registro de Alianza DIRECTOR DE
afiliadas. 2. Bajos niveles de oferta de
5 la gestin del X 4 3 A empleo. 3 2 M empresas para la empleadores estratgica Uno (1) DESARROLLO 31-08-16
3. Falta de gestin del vacantes.
centro de 2. Publicidad en captacin de nuevas Formato de realizada EMPRESARIAL
centro empleo para 3. Altos costos.
empleo medios para dar vacantes. registro de
ofrecer el portafolio de
a conocer los vacantes
servicios.
servicios del
centro de
empleo. 31-12-16
30-04-16
ECONOMICO
REDUCIR
1. Vencimiento de Envi de cartas
Bajos niveles de Suscribir convenio DIRECTOR DE
convenios con de cobros o Convenio
6 recuperacin de X 1. Detrimento patrimonial 5 5 E 4 5 E con una entidad de Convenio suscrito Uno (1) DESARROLLO 31-08-16
operadores financieros. llamadas a los suscrito
cartera cobranza. EMPRESARIAL
2. Falta de gestin deudores
31-12-16
1. Falta de herramientas 30-04-16

para la organizacin de N de
1. Perdida de la informacin. Solicitar capacitacin Solicitud de
PROCESO
REDUCIR
los archivos. Designacin de capacitaciones
Perdida de la 2. Informacin en uso de personas no en el manejo de capacitacin DIRECTOR DE
2. Falta de conocimiento responsable(s) realizadas * 100 /
7 trazabilidad de X autorizadas. 4 3 A 3 2 M archivo la Direccin Registro de 100% DESARROLLO 31-08-16
en organizacin de para el manejo N de
la informacin 3. Investigaciones disciplinarias, de Archivo y verificar evidencia EMPRESARIAL
archivos. de los archivos capacitaciones
legales. su realizacin.
3. Falta de control en el solicitadas.
manejo de los archivos. 31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
PROCESO DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL

SUBPROCESO CONTROL URBANO Y DEL ESPACIO PBLICO
30-04-16
1. Seguimiento
Estancamiento al avance y
en el avance de cierre definitivo
los procesos de los procesos N de procesos
administrativos por parte de con cierre
PROCESOS
REDUCIR
1. Retraso de la Gestionar la
abiertos por la 1. Respuestas fuera del termina cada una de las definitivo * 100 /
contratacin de personal contratacin Contratos SECRETARIO DE
8 Secretaria por procesal 4 3 A direcciones de la 4 2 A N de procesos 5% 31-08-16
2. Falta de recursos oportuna del suscritos CONTROL FSICO
violacin a 2. Potencial detrimento patrimonial secretaria abiertos
econmicos personal
Normas 2. Seguimiento a pendientes de
urbansticas y la contratacin cierre
de espacio oportuna y/o
pblico Nombramiento
de personal.
31-12-16
1. Falta de control al 30-04-16

cumplimiento en la 1. Incumplimiento a lo establecido en
Incumplimiento Seguimiento y N de DIRECTOR DE
ejecucin de los el sistema integrada ed. gestin Socializacin de
PROCESOS
REDUCIR
a la ejecucin control a la procedimientos CONTROL URBANO
procedimientos. 2. Potencial falta disciplinaria. procedimientos
de los ejecucin de los Registro de socializados / N Y TERRITORIAL Y
9 2. Incumplimiento frente 3. Incumplimiento de la misin 4 3 A 4 2 A establecidos al 100% 31-08-16
procedimientos procedimientos Asistencia total de DIRECTOR DE
al diligenciamiento de los institucional personal de la
aprobados y y la utilizacin procedimientos DEFENSA DEL
formatos establecidos 4. Incumpliendo del objetivo del dependencia
vigentes de los formatos establecidos ESPACIO PUBLICO
por la Secretaria de subproceso
Control Fsico. 31-12-16
SUBPROCESO SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA
1. Deficiente 30-04-16
convocatoria 1. La comunidad no se beneficia de N de asistentes a
Baja asistencia Registros de
2. Poco inters de la los servicios ofertados por la Difusion oportuna en la actividad
PROCESO
REDUCIR
de la poblacin asistencia,
comunidad en los Administracin. los diferentes medios programada * 100
objetivo a las Evidencia de SECRETARIO DE
10 X programas ofrecidos 2. Detrimento patrimonial 4 4 E Plan operativo 2 4 A de comunicacin / total de la 60% 31-08-16
actividades las invitaciones GOBIERNO
3. Actividades 3. Deterioro de la imagen institucional para la comunidad poblacin
comunitarias y
programadas en fechas 4. Retraso en el avance de las metas objetivo. convocada a la
programadas publicidad.
no oportunas programadas actividad
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
30-04-16
1. Entrega inoportuna de
Informacin 1. Publicacin de informacin y
la informacin por parte 1. Establecer alianza
incompleta para alertas a la comunidad tardas.
de otras instituciones estratgica con las Documento de N de reportes
POLITICOS
REDUCIR
la consolidacin 2. Imposibilidad de toma oportuna de DIRECTOR DE
(Polica, INMLCF y otros) Mesas de instituciones que alianza mensuales
de las decisiones. SEGURIDAD Y
11 X 2. Falta de continuidad 5 4 E depuracin de 4 4 E reportan. establecido oportunas * 100 / 60% 31-08-16
estadsticas 3. Mala imagen para la CONVIVENCIA
del personal asignado estadsticas 2. Realizar reuniones Actas de N de reportes
sobre delitos de Administracin. CIUDADANA
para la entrega de de concertacin de reunin requeridos
alto impacto en 4. Alta percepcin de inseguridad por
informacin. informacin.
el municipio parte del ciudadana.
31-12-16
SUBPROCESO GESTION DEL RIESGO
1. Falta de recursos Realizar visitas Visitas realizadas

logsticos para la tcnicas y presentar Informe de oportunamente *
80% 30-04-16
Atencin realizacin de visitas el informe visitas tcnicas 100 / visitas
oportunamente. programadas
PROCESO
REDUCIR
inoportuna de oculares de campo.
Control de JEFE OFICINA DE
las solicitudes 2. Falta de control a las 1. Demandas en contra del municipio.
12 X 4 4 E correspondencia 2 2 B GESTION DEL
de la comunidad fechas de entrega de 2. Perdida de imagen del municipio.
y control doc. RIESGO
para valorar el respuestas a los
31-08-16
nivel de riesgo. peticionarios.
Contratar personal Contratos Contratos Diez
3. Falta de personal
idneo suscritos suscritos (10)
idneo.
31-12-16
Elaborar anlisis de
riesgo de valor de la
Anlisis de
pliza de acuerdo al Anlisis realizado Uno (1) 30-04-16
Riesgo
tipo de riesgo por
1. Desconocimiento de evento
planes de contingencia
por parte de los
Posible 1. Afectacin fsica a ciudadanos
funcionarios encargados Formato
PROCESO
REDUCIR
ocurrencia de asistentes a los eventos de afluencia
de la revisin. verificacin de JEFE OFICINA DE
accidentes en masiva
13 X 2. Autorizacin para 3 5 E requisitos para 3 4 E GESTION DEL 31-08-16
eventos de 2. Problemas de orden publico.
realizacin de eventos de eventos de RIESGO
afluencia 3. Deterioro de la Imagen institucional.
afluencia masiva pese a afluencia masiva
masiva Coordinacin con las Invitaciones que
no contar con los realiza el N de invitaciones Nueve
aseguradoras para
requisitos mnimos. proceso a las cursadas (9)
amparo de riesgos aseguradoras.
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
SUBPROCESO GESTION DEL MEDIO AMBIENTE
1. Ausencia de 30-04-16
planeacin en
actividades del 1. Demoras en el desarrollo de las 1. Certificados
1. Seguimiento al
Baja ejecucin subproceso actividades del proceso. de plan de
ECONOMICO
plan de compras.
REDUCIR
de visitas 2. Insuficiente o 2. Falta de evidencia tcnica en las compras
2. Seguimiento al
tcnicas y de inapropiada asignacin visitas. 2. Soporte de N de proyectos SECRETARIO DE
14 x 5 4 E Plan de compras 4 4 E plan operativo de la Uno (1) 31-08-16
educacin de recursos para el 3. Imprecisin en la toma de datos y seguimiento al actualizados MEDIO AMBIENTE
vigencia
ambiental. desarrollo de las tareas soportes para toma de decisiones. plan operativo
3. Actualizacin de
asignadas. 4. Desarticulacin con otras 3. Registro
proyectos
3. Falta de equipos instituciones y dependencias SSEPI
especializados para la
medicin. 31-12-16
SUBPROCESO ADMINISTRACION DE LA MOVILIDAD
30-04-16
1. Desconocimiento de Campaa de
las Normas de transito concientizacin vial
Altos ndices de 1. ndices de gestin deficiente por Registros
NORMATIVO
por parte de la para peatones, N de campaas
REDUCIR
infraccin en la parte del subproceso fotogrficos de
ciudadana motociclistas, realizadas * 100 /
ciudadana por 2. Mala imagen institucional las campaas SECRETARIO DE
15 X 2. Falta de campaas de 5 5 E Sealizacin vial 3 5 E transporte publico N total de 100% 31-08-16
incumplimiento 3. Bajo nivel de aceptacin de los de MOVILIDAD
cultura ciudadanas colectivo, vehculos campaas
a las Normas e ciudadanos hacia las campaas y sensibilizacin
3. Malas actitudes de los particulares, programadas
imprudencia. programas de la Administracin . a la ciudadana
ciudadanos taxistas, colegios y
empresas.
31-12-16
SUBPROCESO MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE LOS BIENES PUBLICOS
30-04-16
1. Errores en la 1. Investigaciones por parte de los

N de
planeacin para la entes de control
PROCESOS
REDUCIR
Incumplimiento capacitaciones
ejecucin de las obras. 2. Deterioro en la imagen institucional Supervisin e Solicitar capacitacin
en la ejecucin Solicitud de realizadas * 100 / SECRETARIO DE
16 X 2. Fallas en la 3. Incumplimiento en las metas 3 4 E Interventoras de 2 4 A para supervisores 100% 31-08-16
de obras capacitacin N de INFRAESTRUCTURA
supervisin de contratos propuestas al proceso las obras y/o profesionales
publicas capacitaciones
3. Fallas de ejecutores de 4. Descontento de la comunidad
solicitadas
obras afectada
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
1. Errores en el control 30-04-16

1. Perdidas para la administracin
PROCESOS
para la salida de
ASUMIR
Perdida de 2. Retraso en la ejecucin de tareas Control a salida Establecer protocolo N de elementos
elementos u equipos Memorandos SECRETARIO DE
17 elementos u X y actividades 3 2 M de elementos o 2 2 B para salida de reportados como 0 31-08-16
2. Desorden y falta de de salida INFRAESTRUCTURA
equipos 3. Tramites adicionales y sanciones equipos elementos y equipos perdidos
compromiso de los
funcionarios a cargo
31-12-16
Gestionar ms
N de proyectos
recursos para el Proyectos
con recursos *100
desarrollo de priorizados por 70% 30-04-16
/ N de proyectos
actividades. vigencia
priorizados
1. Falta de recursos para
la asignacin de
1. Retraso de actividades a
actividades y ejecucin
PROCESOS
REDUCIR
Incumplimiento desarrollar
de obras Control del
de las 2. Deterioro de la imagen institucional SECRETARIO DE
18 X 2. Factores climticos 5 3 E cronograma de 3 3 A 31-08-16
actividades 3. Incumplimiento del plan de INFRAESTRUCTURA
3. Falta de actividades Informar acerca de Ficha Tcnica
operativas desarrollo
mantenimiento de los avances de de Medicin de N de Fichas
4. Sanciones, entre otros.
equipos ejecucin de Indicadores por presentadas * 100 75%
actividades periodo / N de periodos
operativas (Trimestre)
31-12-16
PROCESO GESTION SOCIAL

SUBPROCESO ATENCION INTEGRAL A VICTIMAS
Capacitaciones
realizadas * 100
100% 30-04-16
/capacitaciones
1. Protocolos de programadas
atencin al 1. Capacitacin y
DIRECTOR DE
ciudadana por reinduccion a los
Deficiencia en la 1. Insatisfaccin del ciudadana ATENCION
rutas de funcionarios del
PERSONAL
REDUCIR
atencin al 1. Desinters por parte 2. Deterioro de la imagen institucional Registros de INTEGRAL A
atencin. punto de atencin.
ciudadano en el del personal asignado. 3. Incumplimiento a los objetivos del asistencia VICTIMA Y
19 X 4 4 E 2. Pausas 2 4 A 2. Socializar rutas y 31-08-16
punto de 2. Fallas en el proceso de proceso Actas de COORDINADOR DEL
activas para los protocolos de Rutas y
atencin a induccin y vinculacin 4. Investigacin por parte de los entes reunin PUNTO DE
funcionarios del atencin al protocolos
victimas. de personal. de control. ATENCION A
punto de ciudadana por cada socializados * 100 100% VICTIMAS
atencin a ruta de atencin. / protocolos
victimas establecidos
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
SUBPROCESO GESTION PARTICIPACION CIUDADANA
Identificacin de
Mecanismos de
necesidades Solicitudes
identificacin de
requeridas por la hechas por la Dos (2)
necesidades
comunidad y comunidad
establecidas
solicitudes
30-04-16
Establecer diferentes
mecanismos para la Boletines de Mecanismos de
socializacin de las prensa socializacin de
Tres (3)
jornadas (Emisora Circulares e las jornadas a
radial, pagina web e invitaciones realizar
invitaciones)
1. Traslado de
competencia de
inspeccin, control y
Inasistencia o
vigilancia por parte de la
baja afluencia Invitacin a las Identificar sitios
Gobernacin a la
de la comunidad 1. Mala percepcin de la gestin de la convocatorias estratgicos para
REDUCIR
Alcalda.
SOCIAL
a las jornadas administracin. de los realizar las jornadas Cronograma Cronograma de DIRECTOR DE
2. Poblacin
20 programadas X 2. Deterioro de la imagen institucional 4 4 E programas para 2 4 A programadas de identificacin de PARTICIPACION
desinteresada o Uno (1)
para las 3. Incumplimiento a los objetivos del los organismos facilitando el acceso Capacitaciones los sitios y las CIUDADANA
desmotivada
organizaciones proceso comunales y a al poblacin y a los realizadas jornadas a realizar
3. dificultades en el
comunales y ediles. funcionarios
acceso a los sitios donde
ediles responsables
se realizan las jornadas. 31-08-16
4. Fallas en la
convocatoria
N de personas
Seguimiento a la Registros de que asistieron*
asistencia de las asistencia a las 100 / N de 30%
jornadas capacitaciones personas
convocadas
Establecer criterios
Procedimientos
para el manejo de las Aprobacin de
elaborados,
actividades de los Dos (2) 31-12-16
aprobados y
inspeccin, control y documentos
socializados
vigilancia.


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
SUBPROCESO GESTION GRUPOS DE ESPECIAL PROTECCION
Seguimiento a la
Reuniones de
implementacin de
autoevaluacin
procedimientos en
Actas de realizadas * 100 /
las reuniones de autoevaluacin
Dos (2) 30-04-16
reuniones de
autoevaluacin y
autoevaluacin
socializacin de
programados
principios ticos
Visitas
Verificacin del domiciliarias
Formatos de
1. diligenciamiento, realizadas de
planeacin de
Favorecimiento Procedimientos formatos de acuerdo * 100 / 60%
visitas
a personas sin 1. Falta de controles en la aprobados. planeacin de visitas Visitas
domiciliarias
domiciliarias. domiciliarias
REDUCIR
requisitos para seleccin de la poblacin 1. Deterioro de la imagen 2. Lista de DIRECTOR DE
SOCIAL
la inclusin a a beneficiar. Institucional chequeos programadas GRUPOS DE

21 x 4 3 A 2 4 A
programas 2. Falta de tica de los 2. Poblacin Vulnerable sin atender aprobados ESPECIAL
sociales funcionarios que trabajan (Insatisfecha) 3. Listados de PROTECCIN 31-08-16
(Discapacidad y en los programas. chequeo de
adulto mayor) requisitos Visitas
aprobado domiciliarias
Formatos de
Verificacin de los realizadas de
visita
requisitos con la acuerdo * 100 / 60%
domiciliaria
visita domiciliaria Visitas
diligenciado
domiciliarias
programadas
Priorizacin de la
Base de datos de
poblacin que Informacin
la poblacin
cumple con registrada en
vulnerable a Uno (1) 31-12-16
requisitos para las bases de
atender
acceder a los datos
actualizada.
programas


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
SUBPROCESO MUJER Y EQUIDAD Y GENERO
Establecer alianzas
estratgicas con
entidades e Alianza
instituciones que Alianza firmada estratgica Tres (3) 30-04-16
permitan avance de establecida
los programas de la
oficina de la mujer.
Perfiles de
1. Falta de gestin para Hojas de vida personal
establecer alianzas Verificar el perfil del de las contratado y
estratgicas 100% 31-08-16
Personal a Contratar personas verificado*100/tot
2. Falta de personal contratadas al de personal
1. Deterioro de imagen frente a la
Desarticulacin idneo y capacitado para contratado.
gestin de la oficina
REDUCIR
de programas y adelantar gestin.
SOCIAL
2. Insatisfaccin de la poblacin
proyectos de la 3. Falta de capacitacin y Procedimientos JEFE OFICINA DE
22 X atendida 3 4 E 2 4 A
Oficina de la conocimiento acerca de aprobados LA MUJER
3. Incumplimiento al objetivo del
Mujer con otras la competencia y objetivo
proceso N de
entidades de la Oficina de la Mujer
4. Demoras en la prestacin del Sensibilizacin a los Funcionarios
4. Insuficiente
servicio. funcionarios de la Registro s de sensibilizados *
informacin sobre las 100%
mujeres vulnerables de dependencia sobre asistencia 100 / N de
Villavicencio los documentos SIG. funcionarios de la
dependencia
31-12-16
Consolidacin y
anlisis de las Documentos de
principales identificacin de
Informes del
problemticas principales 100%
ao anterior
atendidas en el ao necesidades
anterior en la oficina atendidas
de la mujer.


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
SUBPROCESO IDENTIFICACION DE LA POBLACION VULNERABLE
Elaborar cronograma
de actividades de los
Cronograma Cronograma
diferentes tramites Uno (1) 30-04-16
elaborado elaborado
que desarrolla la
dependencia.
Presentar el
proyecto con las
IMAGEN, CUMPLIMIENTO Y LEGAL
necesidades de Proyecto Proyecto

1. Fallas en la Uno (1) 31-08-16
recurso financiero a presentado presentado
coordinacin y la secretaria de
Incumplimiento
seguimiento de tareas. 1. Incremento de PQR y acciones de planeacin.
en tramites
2. Escases de recursos tutela.
especficos del
REDUCIR
financieros para el 2. Afectacin de la imagen
subproceso.
desarrollo de actividades institucional Procedimientos DIRECTOR DEL
23 (visita, ficha de X 5 3 E 4 3 A Perfiles
y tareas programadas. 3. Perdida de oportunidad de acceso aprobados SISBEN
clasificacin Verificar perfiles del Hojas de vida verificados * 100 /
3. Fallas en el proceso de a programas sociales por parte de los 100%
paso a histrico personal a contratar revisadas personal
seleccin de personal ciudadanos.
y otros contratado
4. Falta de induccin y/o
trmites).
entrenamiento para el
personal nuevo. Coordinar la
asistencia de
personal nuevo a los
procesos de 31-12-16
induccin Inducciones
programados por la Registros de realizadas * 100 /
100%
direccin de personal asistentes inducciones
y realizar la programadas
induccin especifica
a los puestos de
trabajo a
desempear
PROCESO EDUCACION
SUBPROCESO GESTION FINANCIERA
30-04-16
Elaborar y ejecutar
ECONOMICO
REDUCIR
Desconocimiento y no un cronograma de 1. Cronograma N de visitas
Manejo 1) Desvi de los recursos Verificar la
aplicabilidad de las visitas a las I.E.O 2. Actas de realizadas *100 / DIRECTOR
24 inadecuado de X 2) La informacin financiera no 3 3 A ejecucin de los 2 3 M 100% 31-08-16
Normas presupuestales, con el fin de realizar visita de N de visitas FINANCIERO
los FSE confiable. recursos.
por parte de las I.E.O seguimiento a los seguimiento programadas
FSE.
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
SUBPROCESO GESTION CALIDAD DEL SERVICIO EDUCATIVO
30-04-16
Verificar los
N de
TECNOLOGICOS
recursos
Fallas en el Solicitar capacitacin Solicitud de capacitaciones
REDUCIR
1. Cambio en la tecnolgicos
Sistema de al MEN sobre las capacitacin realizadas * 100 / DIRECTOR DE
parametrizacin del Retrasos en el desarrollo de las recibos por parte
25 Atencin al X 3 3 A 3 1 B actualizaciones Registro de N de 100% CALIDAD Y 31-08-16
sistema. actividades propias del proceso. del Ministerio de
Ciudadana realizadas al evidencia actualizaciones PERTINENCIA
Educacin y/o
(SAC). aplicativo. realizadas al
otras entidades
sistema.
territoriales.
31-12-16
SUBPROCESO GESTION DE COBERTURA EDUCATIVA
1. Dificultad de acceso a
1. Solicitar a las 30-04-16
la institucin educativa
I.E.O las estrategias
oficial por parte del
1. Disminucin en la asignacin de los que han Proyectos
matriculado
OPERATIVO
recursos implementado para Formulados
REDUCIR
Disminucin en 2. Dificultades en la N de proyectos
2. Disminucin de planta docente. Programacin garantizar la Diagnsticos DIRECTOR DE
la cobertura de asignacin de cupos radicados * 100 /
26 X 3. Perdida de la certificacin de la 4 4 E de jornadas de 4 3 M permanencia Estadsticas 70% COBERTURA Y 31-08-16
servicio escolares N de proyectos
secretaria matriculaton educativa. Informes PERTINENCIA
educativo 3. Infraestructura formulados
4. Deterioro de la imagen institucional 2. Desarrollar Comunicacion
educativa deficiente
5. Incremento en la desercin escolar proyectos de es oficiales
4. Cambios en la
infraestructura
dinmica del hogar
educativa. 31-12-16
SUBPROCESO GESTION TALENTO HUMANO
30-04-16
1. Error en digitacin al
1. Detrimento patrimonial
ingreso al sistema o en la
2. Incremento en las reclamaciones N de errores de
elaboracin del acto
OPERATIVO
Errores en la 3. Reprocesos y desgaste Registro y Realizar un Registros de asignacin de
REDUCIR
administrativo
asignacin de administrativo chequeo de la muestreo aleatorio a asistencia escalafn en el
2. Falsedad o errores en DIRECTOR
27 escalafn en los X 4. Inconsistencias en aportes de 4 3 A documentacin 3 3 M los ascensos y Actas de periodo * 100 / < 1% 31-08-16
la documentacin ADMINISTRATIVO
ingresos a seguridad social previo ingreso al reubicaciones en el reunin comit total de ascensos
proporcionada
Nmina 5. Detrimento de la imagen del sistema escalafn docente de escalafn o reubicaciones
3. Desconocimiento de la
proceso en el periodo
Norma o el procedimiento
6. Procesos disciplinarios
interna
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
PROCESO SALUD PUBLICA Y SEGURIDAD SOCIAL

SUBPROCESO GESTION DE SALUD AMBIENTAL Y GESTION DEL ASEGURAMIENTO
Ejecucin tarda 30-04-16

Seguimiento del
OPERATIVO
de las N de solicitudes
REDUCIR
Sanciones por parte de los Asesor (a) de la Monitoreo y
solicitudes Escaso recurso humana atendidas a
organismos de control e SLS a las seguimiento Informes SECRETARIO
28 (PQRSD) X para atender las 3 4 M 1 2 B tiempo * 100 / N 90% 31-08-16
incumplimiento de la meta en el PQRSD de la peridico a las trimestrales LOCAL DE SALUD
presentadas por solicitudes de solicitudes
indicador de PQRS de la Secretaria Direccin de PQRSD
la comunidad e recibidas
Salud Ambiental
Instituciones 31-12-16
SUBPROCESO GESTION DE SALUD PUBLICA
Verificacin de 30-04-16
Deficiente promocin de
La no inclusin la inclusin de Promover espacios
LOGISTICO
REDUCIR
la participacin de las
de las veeduras veeduras para la participacin N de veedores *
veeduras ciudadanas en Registro de SECRETARIO
29 ciudadanas en X Programas sin control ciudadana 3 3 A ciudadanas por 2 3 M de las veeduras 100 / N total de 100% 31-08-16
los programas de la Asistencia LOCAL DE SALUD
los programas parte del ciudadanas en los programas
Direccin de salud
de salud publica Director (a) de programas de salud
publica
Salud Publica
31-12-16
Registro de 30-04-16
Fallas en la Realizar seguimiento mantenimiento N de
OPERATIVO
REDUCIR
capacidad y Registro de la a la conservacin de s seguimientos
Falta de seguimiento a la
almacenamiento Alteracin en la calidad de las toma las vacunas Hoja de vida realizados * 100 / SECRETARIO
30 X conservacin optimo de 3 5 E 2 5 A 100% 31-08-16
de vacunas temperatura almacenadas en la de equipo N de LOCAL DE SALUD
las vacunas.
inmunobiologico peridica. red de frio del Registros de seguimientos
s Municipio control de programados
temperatura 31-12-16
PROCESO GESTION FINANCIERA

SUBPROCESO GESTION DEL PRESUPUESTO
Seguimiento 30-04-16
continuo a los
1. Deficiencias en el 1. Adquisicin de compromisos con documentos Realizar mesas de
Mala ejecucin
PROCESO
REDUCIR
anlisis de proyecciones recursos no garantizados. Conpes de los trabajo con los Registros de Asignaciones
de los Recursos
presupuestales. 2. Impacto de planeacin indebida por recursos procesos asistencia Aprobadas * 100 / DIRECTOR DE
31 Asignados con X 4 3 A 2 3 M 100% 31-08-16
2. Falta de parte de los sectores. asignados, involucrados, para la Actas de Recursos PRESUPUESTO
destinacin
actualizaciones durante 3. Sanciones por parte de los entes reflejados por el correcta aplicacin reunin apropiados
Especifica
la misma vigencia de control Departamento de los recursos.
Nacional de
Planeacin DNP 31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
SUBPROCESO GESTION CONTABLE
30-04-16
1. Demoras en la ejecucin de Hoja de Ruta
N de cuentas de
PROCESO
REDUCIR
1. Falta de Control de la actividades Elaborar una hoja de registrada en el
Perdida de Libro de cobro extraviadas
documentacin 2. Insatisfaccin del cliente interna y ruta de tramite SIG y DIRECTOR DE
32 cuentas de X 4 3 A radicacin y 3 3 A * 100 / N de < 2% 31-08-16
recepcionada. externo. interno para cuentas socializada al CONTABILIDAD
cobro sistema Excel cuentas cobro
2. Sobrecarga Laboral. 3. Mala imagen para la dependencia. de cobro interior del
recibidas
4. Sanciones disciplinarias proceso
31-12-16
SUBPROCESO GESTION DE TESORERIA
1. Insatisfaccin del cliente interna y N de 30-04-16

1. Errores humanos por Solicitar
externo capacitaciones
digitacin capacitacin en el
PROCESO
REDUCIR
Inconsistencias 2. Errores en las conciliaciones realizadas* 100 /
2. Mal uso de los portales Certificacin manejo de los Registros de
y fallas en las bancarias N de TESORERO
33 X bancarios 3 3 A bancaria 2 3 A portales bancarios y Asistencia. 100% 31-08-16
transacciones 3. Estrs laboral capacitaciones MUNICIPAL
herramientas
bancarias 4. Reprocesos y retrasos en los requeridas segn
informticas a las
pagos y dems transacciones N de aplicativos
entidades bancarias
existentes 31-12-16
1. Fallas en la 1. Retrasos en la actualizacin de Informar a las N de entidades 30-04-16

consolidacin de las saldos en impuestos y otros entidades bancarias bancarias que
PROCESO
REDUCIR
Errores y Oficios
entidades al reportar recaudos. los tiempo reportan a tiempo
demoras en los Reporte de dirigidos a las TESORERO
34 X 2. Demoras en la 2. Reclamaciones de los 3 3 A 2 3 A establecidos para * 100 / N de 80% 31-08-16
reportes de conciliaciones entidades MUNICIPAL
conciliacin bancaria y en contribuyentes reporte de entidades
recaudo bancarias.
los reportes transmitidos 3. Inconformidad y mala imagen en la informacin del bancarias con
ciudadana recaudo. convenio. 31-12-16
SUBPROCESO GESTION DE LOS IMPUESTOS
30-04-16
1. Fallas en la Gestionar un
Registro de
parametrizacin del 1. Posible detrimento patrimonial convenio que N de
usuarios
PROCESO
Errores en la
REDUCIR
Software 2. Incremento en las reclamaciones permita el uso de un reclamaciones por
autorizados para
liquidacin de 2. Desarticulacin con los de los contribuyentes software tributario Convenio inter- errores en la DIRECTOR DE
35 X 3 3 A liquidar, aplicar 2 3 M < 5% 31-08-16
impuestos dems subprocesos 3. Deterioro de la imagen institucional que se ajuste a las institucional. liquidacin * 100 / IMPUESTOS
descuentos y
3. Demoras en la 4. Reprocesos y aumento de carga necesidades de la N total de
ajustar
migracin de la laboral. direccin de contribuyentes.
facturacin.
informacin. impuestos.
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
PROCESO GESTION DE LAS COMUNICACIONES Y PRENSA
N de noticias 30-04-16
1. Desconocimiento de Actualizar el
Procedimiento divulgadas con
las fuentes de procedimiento para
actualizado y margen de error *
informacin. la elaboracin de
registrado en el 100 / N de <3%
2. Falta de Verificacin estrategias y/o
1. Reclamaciones y desconfianza del SIG. noticias
de la informacin previa a piezas de
receptor de la informacin. Registro de divulgadas por
PROCESO
REDUCIR
Divulgacin de la divulgacin. comunicacin para
2. Afectacin de la imagen Formato Asistencia de periodo. SECRETARIO DE
informacin no 3. Falta de revisin las campaas 31-08-16
36 X institucional. 3 3 A Designacin de 2 3 M la socializacin COMUNICACIONES
veraz. ortogrfica y gramatical. institucionales.
3. Reprocesos por correcciones y Fuentes. interior del Y PRENSA
4. Error de interpretacin, Contratar un
rectificaciones proceso.
orientacin y profesional idneo
Contrato de
lineamientos para la para la revisin y
prestacin de
elaboracin de las piezas seguimiento de la Comparativo de
servicios
comunicativas. informacin a medicin de
profesionales.
divulgar. indicador Uno (1) 31-12-16
vigencias 2015 -
2016
PROCESO CONTRATACION
30-04-16
Procedimiento N de documentos
Actualizacin e
s y formatos actualizados * 100
implementacin de
actualizados y / N de 100%
procedimientos y
1. Estudios previos o de registrados en documentos por
Formatos gua formatos
factibilidad irregulares 1. Hallazgos administrativos. el SIG actualizar
para la
y/o con errores. 2. Sanciones disciplinarias , penales o
PERSONAL
REDUCIR
elaboracin de 31-08-16
2. Desconocimiento de fiscales (segn el caso)
Demoras en estudios previos JEFE DE
37 X las listas de chequeo 3. Retraso y reproceso de tareas. 3 3 A 2 3 M
procesos de listas de CONTRATACION
3. Fallas en la 4. Incremento de productos y
contratacin. chequeo y
socializacin de los servicios no conformes
procedimientos
procedimientos y 5. Mala imagen institucional
establecidos.
formatos.
N de
Los radicados
Socializaciones a socializaciones
de las
todas las partes realizadas * 100 /
circulares 100% 31-12-16
interesadas (clientes N de
Registros de
internas y externas) socializaciones
asistencia
programadas


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
30-04-16
1. Desconocimiento de la
Normatividad vigente por
parte de los procesos. 1. Violacin al principio de 1. Capacitaciones
Contratacin de
Errores en el 2. Errores por parte de transparencia relacionadas con la
profesionales
PERSONAL
REDUCIR
proceso de los procesos en la etapa 2. Contrato sin el lleno de requisitos Normatividad Registros de Capacitaciones
especialistas en
seleccin de la precontractual. 3. Nulidad del contrato contractual para los asistencia y/o realizadas * 100 / JEFE DE
38 X 2 5 E contratacin 1 5 A 100% 31-08-16
modalidad de 3. Errores de 4. Sanciones disciplinarias o penales funcionarios de la actas de capacitaciones CONTRATACIN
estatal y con
contratacin y identificacin de 5. Deterioro de la imagen institucional administracin. reunin programadas
experiencia en
del contratista. documentos 6. Inconformidad de las partes 2. Actualizacin del
el tema
precontractuales mal interesadas Normograma.
elaborados.
31-12-16
PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO

SUBPROCESO RECURSOS HUMANO
30-04-16
1. Altos niveles de estrs 1. Perdida de la capacidad laboral por

AMBIENTE LABORAL
y presin laboral, enfermedades mentales como Apoyo de

Conflictos sentimientos de depresin y otras, aumento de carga Gestin de
REDUCIR
Realizar Seminario
interpersonales frustracin laboral por incapacidades Talento
para fortalecer el Registros de Seminario DIRECTOR DE
39 en los grupos X 2. Ambiente laboral hostil, 2. Bajo rendimiento laboral. 2 3 M Humano, 1 3 M Uno (1) 31-08-16
trabajo en equipo y Asistencia realizado PERSONAL
y/o poca aceptacin hacia el 3. Perdida de la cohesin de equipo y Seguridad y
clima organizacional
dependencias individuo nuevo, rechazo de la identidad del proceso por falta salud en el
por condiciones fsicas o de comunicacin a raz del mal clima trabajo
sociales particulares laboral
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
SUBPROCESO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
1. Socializaciones 30-04-16
acerca de la reserva
del proceso y
proteccin de datos.
1. Falta de tica y 1. Fallas en el debido proceso
2. Divulgacin de N de procesos y
compromiso de los 2. Nulidades, archivos, prescripciones Registros de
PROCESO
REDUCIR
polticas y cdigo de subprocesos JEFE DE OFICINA
funcionarios a cargo en los procesos. asistencia
Perdida de la tica en socializados * 100 DE CONTROL
40 X 2. Personal no idneo 3. Mala imagen institucional 3 3 A Cdigo de tica. 2 3 M Actas de 90%
confidencialidad acompaamiento del / N total de INTERNO 31-08-16
3. Fallas en las 4. Investigaciones adicionales reunin de
rea de recursos procesos y DISCIPLINARIO
condiciones para 5. Perdida de credibilidad en el autoevaluacin
humanos subprocesos
custodia de expedientes proceso
3. Mejoramiento de
las instalaciones y
condiciones de
seguridad del archivo
31-12-16
Personal
contratado*100/pe 100% 30-04-16
Vencimiento de 1. Falta de personal. 1. Perdida de eficacia en acciones 1. Solicitar el 1. Solicitudes rsonal solicitado
PROCESO
REDUCIR
JEFE DE OFICINA
trminos y 2. Alta carga laboral disciplinarias personal idneo. de Personal
Control de DE CONTROL
41 demora en X 3. Desconocimiento de 2. Reprocesos 4 4 E 3 4 A 2. Redistribuir 2. Acta de
correspondencia INTERNO 31-08-16
tramites trminos de ley 3. Investigaciones y posibles funciones al interior redistribucin
DISCIPLINARIO
procesales 4. Personal no idneo sanciones del proceso. de funciones. Acta de reunin Uno (1)
de autoevaluacin
31-12-16
PROCESO SEGURIDAD SOCIAL Y SALUD EN EL TRABAJO
Actualizacin de la Batera de Batera de Riesgo

batera de Riesgo Riesgo Psicosocial Uno (1) 30-04-16
psicosocial psicosocial aplicada
1. Inadecuado ambiente
AMBIENTE LABORAL
1. Incremento en la frecuencia de
laboral,
Incapacidades Aplicacin de
2. Sobrecarga laboral. Solicitarla necesidad
REDUCIR
2. Incremento en los ndices de batera de Personal Personal Cuatro
Enfermedad 3. Acoso laboral por de personal para el 31-08-16
ausentismo laboral Riesgo contratado contratado (4) DIRECTOR DE
42 Sico-social de X parte de jefes y 3 3 A 3 2 M SG-SST
3. Retrasos en las actividades e Psicosocial PERSONAL
origen laboral superiores
interrupcin de los procesos. Semana de la
4. Falta de personal
4. Sanciones disciplinarias Salud
idneo en SG-SST.
Plan de trabajo
Priorizado para Plan de trabajo
Plan de trabajo Uno (1) 31-12-16
atender cada una de establecido
las reas o procesos.


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
PROCESO DESARROLLO INSTITUCIONAL

SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS
30-04-16
Elaborar diagnstico
1. Falta de Planeacin y
necesidades para
programacin de las
mantenimiento Registro de
tareas de mantenimiento.
preventivo y visitas y Un diagnstico Uno (1)
2. Escasez de recursos
Plan de correctivo de Diagnstico
para el mantenimiento de
Mantenimiento acuerdo a las visitas
PROCESO
REDUCIR
Fallas en los los aires acondicionados
1. Suspensin en la prestacin de Preventivo y realizadas DIRECTOR DE
Ascensores y y ascensores.
43 X servicios 4 3 A correctivo para 3 3 A APOYO A LA 31-08-16
Aires 3. Algunas dependencias
2. Mala imagen institucional los ascensores y GESTIN
Acondicionados. no reportan Novedades a
todo los aires
tiempo.
acondicionados
4. Manejo inadecuado
por falta de los
ciudadanos
Realizar contrato de
Contratos de
mantenimiento de Contratos de
Mantenimiento en Dos (2) 31-12-16
ascensores y aires mantenimiento
ejecucin
acondicionados
SUBPROCESO GESTION DE ALMACEN
30-04-16
Ingreso
1. Desarticulacin con el
extemporneo u 1. Imposibilidad de verificacin de
proceso de contratacin Oficiar a todas las
omisin del elementos oportunamente
2. Fallas en el flujo de dependencias y
ingreso de los 2. Apertura de investigaciones y
PROCESO
REDUCIR
informacin. partes interesadas Documentos
elementos sanciones.
3. Falta de conocimiento Procedimiento informando la Documentos y realizados * 100 /
44 adquiridos por la X 3. Perdida o deterioro de la imagen 4 3 A 3 3 A 100% ALMACENISTA 31-08-16
de procedimientos por aprobado obligacin de radicados Documentos
Administracin institucional
parte de supervisores, ingresar al almacn programados
Municipal al 4. Demora en las actividades
contratistas y dems todos los elementos.
Almacn programadas
funcionarios.
5. Reprocesos.
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
1. Inexistencia de base
de datos en un solo 30-04-16
programa
2. Incompatibilidad de los Solicitar los recursos
1. Traumatismo en consolidacin de
Inconsistencia programas existentes para la
los inventarios.
PROCESO
REDUCIR
en la 3. Fallas en la Revisin manual modernizacin y N de actividades
2. Retrasos en la generacin de paz y
informacin de informacin contable de las tres actualizacin de la Solicitudes ejecutadas * 100 /
45 X salvos 5 4 E 5 3 E 70% ALMACENISTA 31-08-16
inventarios 4. No se ha realizado bases de datos base de datos y realizadas N de actividades
3. Retrasos e inconsistencias en los
consolidacin de las y archivo fsico control de inventario programadas
procesos de entrega de cargo.
bases de datos del almacn
4. Errores procedimentales.
existentes Municipal.
5. Falta de personal y
recursos para manejo de 31-12-16
los inventarios.
1. Falta de 30-04-16
1. Actualizacin de
parametrizacion de las
procedimientos y
cuentas
formatos. 1.
Impedimentos y 2. Demoras en la 1. Incongruencia entre lo reflejado en
2. Solicitar al Procedimientos
dificultades para liquidacin de procesos el sistema contable y la existencia
proceso de gestin y formatos
PROCESO
REDUCIR
la realizacin de contractuales real de elementos en bodega. Documentos
Formatos y contable la actualizados.
salidas o 3. Retrasos en los 2. Retrasos en el ingreso de actualizados * 100
46 X 4 3 A procedimiento 3 3 A parametrizacin de 2. Solicitud al 70% ALMACENISTA 31-08-16
asignacin de tramites de otros informacin en el PCT proceso
/ Documentos
documentado las cuentas.
elementos procesos 3.Investigaciones y sanciones contable existentes.
3. Solicitar
4. Falta de conocimiento 4. Incumplimiento al objetivo del 3. Registros de
capacitaciones a la
de procedimientos por proceso. asistencia
Secretaria de
parte de supervisores,
Hacienda sobre el
contratistas y dems
sistema PCT. 31-12-16
funcionarios.
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
30-04-16
1. Incremento de gastos operativos
1. Inadecuado manejo Inventario
por desgaste administrativo. Inventario
de Archivos. documental de
REDUCIR
2. Apertura de planes de Plan para Documental
Perdida y 2. Elementos de Continuar con la Nmina y del
LEGAL
mejoramiento. Organizar de Nmina, DIRECTOR DE

47 deterioro de la X conservacin 5 4 E 3 4 A Organizacin de los IVAM * 100 / 100% 31-08-16
3. Incumplimiento del Objetivo del Fondos IVAM (Instituto ARCHIVO GENERAL
informacin inapropiados. Fondos Acumulados. Inventarios
Proceso. Acumulados de Valoracin
3. Insuficientes recursos documentales
4. Sanciones de los entes de control. Municipal)
para una adecuada programados
5. Perdida de memoria institucional.
gestin documental
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
Visitas de asesora a
los funcionarios de Visitas realizadas
Registro de
los puntos de *100/ visitas 100% 30-04-16
asistencia
radicacin de programadas
correspondencia
1. Falta de asesora en el
manejo del programa
TECNOLOGICO
Control Doc. Asesora a los

Criterios de
REDUCIR
Perdida de la 2. Manejo inadecuado del 1. Clientes insatisfechos por demoras funcionarios que Asesoras
clasificacin de
trazabilidad de registro de control de en su respuesta. realizan el manejo a Registro de realizadas * 100 / DIRECTOR DE
48 X 3 3 A informacin 2 3 M 100% 31-08-16
la informacin y trminos. 2. Sanciones por parte de los entes las bandejas de asistencia asesoras ARCHIVO GENERAL
establecida en el
los tramites. 3. Falta de soporte de control. entrada y salida de programadas
Control Doc.
tcnico para mejor cada dependencia
funcionamiento del
programa Control Doc.
Circular con
Circular
parmetros del
Circular y socializada en
manejo de la 100% 31-12-16
radicado todas las
informacin en el
dependencias
Control Doc.
PROCESO SISTEMAS DE LA INFORMACION
30-04-16
Realizar jornadas de
Falla en los Se realiza Cronograma
limpieza o N de
servidores de 1. Perdida de la informacin seguimiento a de
PROCESO
REDUCIR
1. Virus informticos desinfeccin de mantenimientos
datos y 2. Fallas en la operacin los registros de mantenimiento
2. Falla en los equipos mediante preventivos *100 / DIRECTOR DE
49 elementos X 3. Cancelamiento de las actividades 3 3 A verificacin de 2 3 M preventivo a 100% 31-08-16
componentes de los software libre, N de SISTEMAS
activos de la de atencin a la comunidad los servidores y servidores y
servidores revisin y limpieza mantenimientos
Alcalda de 4. Suspensin de servicio elementos elementos
cada 6 meses de los programados
Villavicencio activos. activos
elementos activos.
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
30-04-16
1. Base de
1. Falta de personal datos de todos
los servicios
capacitado 1. Seguimiento a los
realizados
2. Falta de recursos para tiempos de (Mesa de ayuda
la ejecucin de las tareas 1. Inconformidad en los clientes respuestas y tcnica) N de llamadas
Falta de control
3. Fallas en la internas Control y atencin de las 2. Procedimiento con calificacin
PROCESO
REDUCIR
en tiempos de
programacin de 2. Suspensin de las tareas de otros registro de solicitudes de de excelente y bueno
respuesta a la DIRECTOR DE
50 X servicios tcnicos procesos 4 3 A atenciones y 2 3 M servicios tcnicos Mantenimiento y * 100 / El 10% del 50% 31-08-16
atencin de soporte de SISTEMAS
4. Incumplimiento a las 3. Embotellamiento de tareas servicios 2. Elaboracin y total de las
servicios hardware
polticas de uso de red 4. Incremento de quejas por fallas de tcnicos registro del solicitudes del
tcnicos elaborado y
5. Falta programacin de servicio en los procesos afectados Procedimiento de periodo.
registrado en el
mantenimientos mantenimiento y
SIG
preventivos soporte 3. Acta de
socializacin del
procedimiento
31-12-16
30-04-16
1. Fallas en el fluido de 1. Inconformidad en los clientes

Plan de
energa, servidor o internas y externas Verificacin de Actualizar el plan de
PROCESO
REDUCIR
contingencia Plan de
Cada de los internet. 2.Embotellamiento de tareas que servicio de contingencia que
Actualizado, contingencia DIRECTOR DE
51 servicios de la X 2. Ataques de personas requieren aplicaciones en la pagina. 4 3 A internet, portal 2 3 M permita contrarrestar Uno (1) 31-08-16
registrado en el Actualizado y SISTEMAS
pagina web inescrupulosas en la red 3. Incremento de quejas por fallas de web y servicios las consecuencias
SIG y socializado
servicio en los procesos afectados en lnea del riesgo
socializado.
31-12-16


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
PROCESO ASESORIA JURIDICA
30-04-16
1. Elaborar Circular a
los procesos
1. Falta de insumo
informando trminos
judicial dentro de los 1. Faltas disciplinarias.
Control de de respuesta 1. Circular y
PROCESO
REDUCIR
trminos solicitados por 2. Detrimento patrimonial Socializaciones
solicitudes a oportunas y sus Radicado
Vencimiento de la oficina. 3. Incumplimiento al objetivo del realizadas * 100 / JEFE DE OFICINA
52 X 4 3 A travs de 3 3 M consecuencias. 2. Registros de 100% 31-08-16
trminos 2. Desconocimiento de proceso Asistencia de las
socializaciones JURIDICA
registro de 2. Socializar la
las Normas por parte de 4. Otras acciones en contra de la programadas
correspondencia Normatividad vigente socializaciones.
los procesos. administracin
respecto al derecho
de peticin al interior
de la Administracin.
31-12-16
PROCESO CONTROL INTERNO Y GESTION
N de
Socializar socializaciones
cronograma de Registros de realizadas * 100 /
1. Falta de conocimiento 30-04-16
presentacin de asistencia N de
Incumplimiento de las competencias del
informes socializaciones
OPERATIVO
REDUCIR
al las Normas proceso
1. Posibles sanciones de los entes de Reuniones programadas
que 2. Desarticulacin del JEFE OFICINA DE
53 X control. 3 3 A mensuales de 2 3 M 100%
reglamentan la sistema integrado de CONTROL INTERNO
autoevaluacin.
competencia del gestin
proceso 3. Desconocimiento de Documentos 31-08-16
Actualizacin de los
las Normas. Documentos actualizados * 100
documentos del
actualizados / documentos por
proceso
actualizar. 31-12-16
30-04-16
Socializar el
Programa Anual de
1. Falta de personal Auditorias con lideres
competente para la de los procesos a Reuniones de
OPERATIVO
31-08-16
REDUCIR
Incumplimiento ejecucin de las 1. Posibles hallazgos por parte de los auditar autoevaluacin Auditorias
Socializacin
en el Programa auditorias. entes de control. Registros de realizadas * 100 / JEFE OFICINA DE
54 X 3 3 A previa del plan 2 3 M 100%
Anual de 2. Solicitud de 2. Disminucin a la cobertura del Asistencia Auditorias CONTROL INTERNO
de auditoria.
Auditoras aplazamiento de auditora programa anual de auditorias. Medicin de programadas
por parte de los procesos Realizar seguimiento indicadores
a auditar a la ejecucin del
31-12-16
programa anual de
auditorias.


VIGENCIA 2016
OPCIONES DE
CONTEXTO
PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
PROGRAMADO
EXTERNO
SEGUIMIENTO
INTERNO
MANEJO
INDICADOR
IMPACTO
IMPACTO
REGISTRO O
ZONA DE
ZONA DE
AVANCE
RIESGO
RIESGO
CONTROL
PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
N de inducciones
Falta de Registros de realizadas * 100 /
1. Participacin en el asistencias N de inducciones 100% 30-04-16
continuidad en
programa de programadas
la 1. Desconocimiento de la 1. Sistema Integrado de Gestin no
induccin que lidera
PROCESO
REDUCIR
implementacin Normatividad del SIG, asegurado
el subproceso de DIRECTOR DE
del Sistema por parte de los nuevos 2. Deterioro de la imagen institucional Documentos del
55 X 3 3 A 3 2 M recursos humanos. DESARROLLO
Integrado de servidores pblicos 3. Perdida de la certificacin SIG aprobados
2. Establecer plan ORGANIZACIONAL
Gestin, por 2. Personal poco 4. Impedimento para certificar N de
general de trabajo Actas de sensibilizaciones 31-08-16
cambios de los empoderado con el SIG nuevos procesos
con cada proceso sensibilizacin y realizadas * 100 /
lideres o dueos 100%
registros de N de
de los procesos.
asistencia sensibilizaciones
programadas
31-12-16
1. Solicitud de Contratos de Contratos de Cuatro

30-04-16
personal idneo personal personal (4)
1. Poco avance en la mejora y el
Incumplimiento 1. Falta de personal Formulacin de
mantenimiento del Sistema integrado
en el idneo planes de accin
PROCESO
REDUCIR
de gestin Acciones
seguimiento a 2. Desconocimiento de para DIRECTOR DE 31-08-16
2. Aumento de los hallazgos de 2. Seguimiento Documentos de preventivas y
56 las acciones X los procesos 3 3 A documentar 2 3 M ejecucin de DESARROLLO
auditoria permanente a los correctivas con
preventivas, 3. Falta de coordinacin acciones actividades ORGANIZACIONAL
3. No se evidencia mejora continua hallazgos de las seguimiento * 100
correctivas o de con los lideres de los preventivas y planteadas 100%
en los procesos. auditorias y a las registradas en el / Acciones
mejora procesos correctivas
acciones levantadas aplicativo del correctivas y
por los procesos preventivas 31-12-16
SIG
levantadas
APROBACION ORIGINAL FIRMADO
NOMBRE ING. WILMAR ORLANDO BARBOSA ROZO

RESPONSABLES
CARGO ALCALDE
FECHA 1 DE AGOSTO DE 2016
AJUSTE MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS DE 31 DE MARZO DE 2016
REVISIN
NOMBRE ING. MANUEL EDUARDO HERRERA PABON
CARGO SECRETARIO DE PLANEACION

Mapa de Riesgo Procesos 2016

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Proceso de Planeacin

MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

Falta de estructura del informe de a los sectores

SUBPROCESO ORDENAMIENTO TERRITORIAL

1. Deficiencias en la contenidos de los expedientes

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 1 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

PROCESO DESARROLLO ECONOMICO E INNOVACION

SUBPROCESO GESTION DE DESARROLLO EMPRESARIAL

1. Falta de herramientas 30-04-16

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 2 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

PROCESO DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL

1. Falta de control al 30-04-16

SUBPROCESO SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 3 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

SUBPROCESO GESTION DEL RIESGO

1. Falta de recursos Realizar visitas Visitas realizadas

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 4 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

SUBPROCESO GESTION DEL MEDIO AMBIENTE

SUBPROCESO ADMINISTRACION DE LA MOVILIDAD

por parte de la para peatones, N de campaas

SUBPROCESO MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE LOS BIENES PUBLICOS

1. Errores en la 1. Investigaciones por parte de los

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 5 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

1. Errores en el control 30-04-16

PROCESO GESTION SOCIAL

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 6 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

SUBPROCESO GESTION PARTICIPACION CIUDADANA

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 7 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

SUBPROCESO GESTION GRUPOS DE ESPECIAL PROTECCION

la inclusin a a beneficiar. Institucional chequeos programadas GRUPOS DE

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 8 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

SUBPROCESO MUJER Y EQUIDAD Y GENERO

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 9 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

SUBPROCESO IDENTIFICACION DE LA POBLACION VULNERABLE

necesidades de Proyecto Proyecto

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 10 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

SUBPROCESO GESTION CALIDAD DEL SERVICIO EDUCATIVO

SUBPROCESO GESTION DE COBERTURA EDUCATIVA

recursos implementado para Formulados

SUBPROCESO GESTION TALENTO HUMANO

Errores en la 3. Reprocesos y desgaste Registro y Realizar un Registros de asignacin de

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 11 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

PROCESO SALUD PUBLICA Y SEGURIDAD SOCIAL

Ejecucin tarda 30-04-16

SUBPROCESO GESTION DE SALUD PUBLICA

PROCESO GESTION FINANCIERA

1350-F-PLA-03-V1 Pgina 12 de 22 Registrado SIG:01-08-2016

ENTIDAD ALCALDA DE VILLAVICENCIO

SUBPROCESO GESTION CONTABLE

SUBPROCESO GESTION DE TESORERIA

1. Insatisfaccin del cliente interna y N de 30-04-16

1. Fallas en la 1. Retrasos en la actualizacin de Informar a las N de entidades 30-04-16