LOGSTICA DE MEDICAMENTOS E MATERIAIS EM UM HOSPITAL PBLICO

DO DISTRITO FEDERAL

LOGISTICS APPLIED TO MEDICINES AND MATERIALS IN A PUBLIC

HOSPITAL DISTRICT OF FEDERAL

LOGSTICA DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES EN UN HOSPITAL PBLICO

DE DISTRITO FEDERAL

Eliane Amncio Raimundo Submetido em: 15/02/2014

Secretaria de Estado de Sade do Distrito Federal Artigo aceito em: 10/10/2014
eliamancio27@bol.com.br

Cleidson Nogueira Dias

EMBRAPA
cleidson_nogueira@yahoo.com.br

Mariana Guerra
Universidade de Braslia
guerra.mari@gmail.com

Resumo
Os hospitais so estruturas organizacionais complexas, dado a natureza dos servios
prestados. Esta pesquisa buscou analisar a percepo dos servidores sobre a logstica de
medicamentos e materiais de um hospital pblico do Distrito Federal. Para tanto, realizou-se
um estudo de caso no Hospital Regional de Ceilndia, com coleta de dados por meio de
documentos da organizao e entrevistas semiestruturadas.
Palavras-chave: Logstica; Gesto hospitalar; Hospital Pblico.

Abstracty
Hospitals are complex organizational structures, given the nature of the services provided.
This research aimed to analyze the servers perceptions on the logistics of medicines and
materials in a Brazilian public hospital. Therefore, we performed a case study at the Regional
Hospital of Ceilndia with data collection through the organizations documents and semi-
structured interviews.
Key-words: Logistics; Hospital management; Public hospital.

Resumen
Los hospitales son complejas estructuras organizativas, dada la naturaleza de los servicios
prestados. Este estudio tuvo como objetivo analizar la percepcin de los servidores en la
logstica de medicamentos y materiales para en un hospital pblico del Distrito Federal. Por
lo tanto, se realiz un estudio de casos en el Hospital Regional de Ceilndia con la
recopilacin de datos a travs de los documentos y las entrevistas semi-estructuradas.
Palabras clave: Logstica, gestin hospitalaria; Hospital Pblico.

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INTRODUO

As organizaes hospitalares possuem uma posio social e econmica importante na

sociedade brasileira. Entretanto, Tucker (2004) afirma que a estrutura organizacional
complexa, a natureza dos servios prestados e a presente conteno dos custos financeiros
contribuem para uma maior dificuldade, se comparado a outras organizaes, no
gerenciamento hospitalar.
A prestao de servios hospitalares possui diferenas fundamentais com relao a
outros tipos de atividades, principalmente no que diz respeito atividade fim da organizao
preservar e salvar a vida das pessoas. Segundo Neil (2004), materiais, logstica, recursos
humanos e administrao financeira so os fatores crticos para o desenvolvimento de
atividades de ateno sade e para a excelncia operacional de uma organizao hospitalar.
Assim, os ganhos potenciais resultantes de se rever a administrao da atividade logstica em
hospitais transformam o setor em uma rea de importncia vital para a vida dos usurios.
Entretanto, segundo Costa e Oliveira (1999), um dos processos mais difceis de se
otimizar a logstica de suprimentos hospitalares, especialmente no contexto dos
medicamentos. Para Infante e Santos (2007), embora a irregularidade do abastecimento e a
ausncia de materiais sejam problemas frequentes em organizaes de servios pblicos de
sade, a discusso sobre o processo logstico, abastecimento e cadeia de suprimentos
notadamente ausente na literatura nacional. Para Lambert e Cooper (2000), a tendncia no
setor pblico reduzir os problemas de abastecimento das organizaes de servios pblicos
de sade insuficincia de recursos oramentrios.
Nesse contexto, o objetivo deste trabalho avaliar a logstica de medicamentos de
hospital pblico do Distrito Federal (DF) - o Hospital Regional de Ceilndia (HRC). Para
tanto, buscou-se analisar a percepo dos funcionrios do HCR quanto as atividades
operacionais e gerenciais relativas logstica de medicamentos e materiais da farmcia do
hospital.
Nos hospitais, a logstica essencial para a administrao e suprimento de materiais e
principalmente pelo abastecimento de medicamentos e materiais, responsveis pela
preservao e/ou manuteno da sade do paciente. A racionalizao de recursos e a
melhoria da eficincia da logstica de um hospital so relevantes, principalmente no contexto
brasileiro, onde o sistema de sade pblico sofre de uma ineficincia administrativa crnica.
(CASTELAR et al., 1995, p.81).

LOGSTICA E SERVIOS HOSPITALARES

Segundo Fleury et al. (2000, p.27): A logstica um verdadeiro paradoxo. , ao

mesmo tempo, uma das atividades econmicas mais antigas e um dos conceitos gerenciais
mais modernos. Pires e Musetti (2000) explicam que a logstica envolve a integrao de
informaes, transporte, estoque, manuseio de materiais e embalagem. Todas essas reas que
envolvem o trabalho logstico oferecem ampla variedade de tarefas estimulantes, uma vez que
a operacionalidade da logstica est relacionada com a disponibilidade de matrias primas,
componentes e estoque de produtos acabados, no local e no momento onde so solicitados.
Para Ballou (2007), a concepo logstica de agrupar conjuntamente as atividades
relacionadas ao fluxo de produtos e servios para administr-las de forma coletiva uma
evoluo natural do pensamento administrativo. O processo de planejar, implementar e
controlar de maneira eficiente o fluxo e a armazenagem de bens, assim como os servios e
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informaes associados, abrangendo desde a origem at o ponto de consumo, com o objetivo
de atender s exigncias dos clientes (NOVAES, 2000, p.36).
Para Pires (1998), a logstica compreende o processo de planejamento, implementao
e controle da eficincia, custos efetivos de fluxos e estoque de matria prima, estoque
circulante, mercadorias acabadas e informaes relacionadas do ponto de origem ao ponto de
consumo com a finalidade de atender aos requisitos do cliente.
Conforme Bowersox e Closs (2001), de competncia da logstica a coordenao de
reas funcionais da organizao, desde a avaliao de um projeto de rede, englobando
localizao das instalaes (inclusive estrutura interna, quantidade), sistema de informao,
transporte, estoque, armazenagem, manuseio de materiais at se atingir um processo de
criao de valor para o cliente. Para Falk (2001), a informao um elemento de suma
importncia no processo de tomada de deciso. No sistema de sade brasileiro, mais
especificamente nos hospitais, h necessidade de se utilizar instrumentos que auxiliem na
produo de informaes de apoio a gesto, pois apenas quinze por cento dos hospitais
brasileiros tem sistemas informatizados de gesto.
Comparando os servios envolvidos na sade a outros processos produtivos, as
atividades de apoio aos servios hospitalares representam parte importante do custo total de
uma organizao de sade. Portanto, a racionalizao de recursos e a busca de otimizao da
eficincia da logstica de abastecimento de um hospital altamente relevante, especialmente
no contexto brasileiro. A despeito da situao precria do sistema de sade nacional, uma
maior conscientizao do usurio tem provocado uma demanda crescente por servios de
qualidade, aliados a custos mais baixos segundo (MALAGN-LONDOO et al., 2003). Para
Laverde (2003), geralmente em uma organizao de sade, o hospital utiliza o almoxarifado
de medicamentos, buscando reduo do custo de transporte do distribuidor at o local
desejado pela empresa, quando solicita maiores quantidades de medicamentos e materiais
diversos, bem como coordenao e regulao da disponibilizao de produtos, pois a falta de
algum medicamento em uma situao de emergncia pode gerar consequncias irreversveis
ao cliente que necessita do medicamento.
A farmcia hospitalar depende de uma logstica bastante complexa quanto ao
abastecimento e distribuio de medicamentos, uma vez que, como cabe a elas prestar
servios destinados a sade, imprescindvel que tenham em estoque todos os medicamentos
e materiais necessrios para o bom andamento da instituio de sade. Os estoques da
farmcia hospitalar so caracterizados por ciclos de demandas e de ressuprimentos, com
flutuaes significativas e altos graus de incerteza, fatores crticos diante da necessidade de
manter medicamentos em disponibilidade na mesma proporo de sua utilizao. Segundo
Cavallini e Bisson, (2002) estes medicamentos/materiais so itens que chegam a representar,
financeiramente, at 75% do que se consome em um hospital. Para Dornier et al. (2000), o
pacote de servios que envolvem a logstica resultante de uma sequencia de passos ao longo
do sistema produtivo, incluindo a gesto de fluxos de materiais e informaes. Sendo assim,
em cada fase do processo logstico ocorre o fornecimento de um servio que contribui para o
resultado final, seja um produto ou a prestao de um servio ao cliente.
Em se tratando dos hospitais, diferenciados por uma variedade de entradas de
pacientes, de materiais e de informao, torna-se mais necessria estratgia da logstica.
Gomes e Reis (2000) explicam que os hospitais tm duas alternativas para melhorar as
expectativas de seus usurios: melhorar a capacidade disponvel ou aumentar a produtividade
do sistema existente. A primeira alternativa encontra resistncia na atual diminuio de custos
do setor e a constante escassez de recursos. De tal modo, o aumento da produtividade do
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sistema existente lastreado na reduo de custos e incorporado ao aumento da eficincia
logstica, aparece melhor alternativa a ser alcanada.
Partindo desse ponto de vista, a logstica hospitalar merece ser definida e enfatizada
separadamente, sobretudo os materiais hospitalares. Pereira (2002) destaca que os materiais
hospitalares so entendidos como conjunto de recursos no humanos e no financeiros que
englobam, portanto, materiais de consumo, matrias-primas, medicamentos, gneros
alimentcios, materiais importados, produtos em transito, produtos em processo, produtos
acabados, materiais auxiliares, consignaes.
A racionalizao de recursos e a melhoria da eficincia da logstica de um hospital
so relevantes, principalmente no contexto brasileiro, onde o sistema de sade pblico sofre
de uma ineficincia administrativa crnica (CASTELAR et al., 1995, p. 42). Uma unidade
hospitalar pode ser caracterizada como um complexo sistema logstico, onde os recursos
humanos fsicos e informacionais precisam ser coordenados e integrados, o que, dada a atual
complexidade destes sistemas, s possvel se der realizado de maneira eficiente atravs da
incorporao de sistemas de informao e de apoio deciso ao processo gerencial. Ainda
sobre o assunto, Bittar (2001) alega que para se priorizar a qualidade com otimizao de
custos, essencial utilizar elementos que norteiem a tomada de deciso gerencial. No entanto,
razovel a utilizao de indicadores, ou seja, unidades de medida que conduzam a ateno
para assuntos especficos de resultados dentro da instituio de sade que informem, com
especificidades, o resultado ou os componentes necessrios s decises em relao s
questes econmico-financeiras da instituio e que avaliem os processos de trabalho.
De acordo com Drucker (1999), o gerenciamento no setor da sade mais complicado
do que qualquer outra organizao. Isso significa que a gesto hospitalar uma atividade
complexa e diferenciada, isso porque abrange uma variedade de recursos e processos. Pereira
(2002) observa que preciso mudar a cultura logstica nos hospitais brasileiros que, em sua
maioria, desconhecem a importncia da rea de gerenciamento de estoques.
Nas organizaes de sade a logstica de distribuio deve permitir a entrega dos
materiais no momento e local apropriado. No entanto, geralmente o fluxo da distribuio no
bem determinado e nem sempre possvel antever com segurana todos os materiais
necessrios a algum procedimento mdico. Essa falta de determinao da distribuio acarreta
em algumas dificuldades de planejamento e controle que no so to sensveis em
manufaturas normais. (DANIEL, 1997). Para Cavallini e Bisson (2002), antes que qualquer
servio de farmcia hospitalar possa melhorar a qualidade da assistncia prestada ao paciente
pela implantao de atividades clnicas medicamentosas, importante adotar e assegurar um
efetivo sistema de retirada de medicamento do estoque, bem como sua distribuio at a
chegada ao paciente. Assim, para atingir seus objetivos, a farmcia hospitalar deve contar
com um sistema logstico adequado, dispor de um sistema de controle de materiais e
medicamentos e manipular, corretamente, os fatores de custos envolvidos.
Souza (2002), afirma que sustentar uma estrutura organizacional de atividades to
distintas, dinmicas e com objetivos to complexos como as que existem em um hospital no
um trabalho simples e fcil. Existe a necessidade de uma ampla estrutura fsica, de um
acompanhamento ordenado das evolues tecnolgicas e de uma excelente efetividade
operacional. A obteno dessa efetividade operacional no setor de material passa pela
definio do melhor momento para compra, armazenamento e distribuio dos recursos
materiais utilizados nos procedimentos desenvolvidos dentro do hospital.
Segundo Infante e Santos (2007), a tendncia do setor pblico parece consistir em
reduzir todos os problemas de abastecimento dos servios de sade insuficincia de recursos
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oramentrios. Obviamente os efeitos nocivos dos perodos de desabastecimento provocados
por disfunes da execuo oramentria no so desprezveis. Contudo, tambm so
inegveis os desperdcios e a m utilizao de insumos e equipamentos, a qualificao
insuficiente dos profissionais da rea de abastecimento e a pouca ateno ao planejamento
logstico nas organizaes pblicas de sade.

METODOLOGIA

O estudo foi desenvolvido por meio do mtodo qualitativo (TRIVINS, 1987, p.127)
e fundamentou-se nas informaes obtidas por meio de um estudo de caso nico (YIN, 1994).
De natureza descritiva, o estudo de caso foi realizado no HCR, escolhido pelo grau de
relevncia para a comunidade local. Este hospital realiza atendimentos de baixa e mdia
complexidade, sendo responsvel, segundo a Secretaria de Sade do DF, por cerca de 1.100
atendimentos dirios.
As informaes do HRC foram obtidas a partir de documentos disponveis na
organizao organogramas, relatrios, manuais, sistema informatizado etc. que permitiram
conhecer a disposio organizacional e a distribuio das atividades logsticas com relao
aos medicamentos dispensados pelo hospital. Alm dessa pesquisa documental, foram
realizadas entrevistas semiestruturadas junto a todos os 12 funcionrios da farmcia do HRC,
a saber: duas farmacuticas, quatro tcnicos em farmcia, cinco tcnicos administrativos e o
estivador, responsveis pela movimentao de medicamentos/ materiais do hospital.
Uma das limitaes encontradas para realizao da pesquisa o fato de no se ter
conseguido agendar entrevista com a responsvel-chefe pela farmcia, quem poderia
corroborar com as informaes prestadas pelos outros funcionrios do setor.
No roteiro de entrevista, buscou-se abordar tanto a experincia quanto a percepo dos
envolvidos sobre a logstica de compra, dispensao e estoque de materiais e medicamento.
Especificamente, por meio da entrevista, buscou-se identificar: as atividades realizadas pelos
entrevistados, bem como as dificuldades e facilidades em execut-las, e o treinamento dado
aos funcionrios para realizao das atividades; o processo e as condies fsicas de
abastecimento e controle do estoque de medicamentos e materiais da farmcia do HRC; e
ferramentas e estrutura necessrias para uma gesto logstica eficiente e as melhorias que
poderiam ocorrer.

ANLISE DOS RESULTADOS E DISCUSSES

O maior problema encontrado pela maioria dos servidores em relao ao recebimento

dos materiais a separao dos itens a serem armazenados, pelo fato de no terem recebido
treinamento especfico para faz-lo. Outra dificuldade mencionada a falta de espao
suficiente para o armazenamento adequado dos materiais e medicamentos, uma vez que o
espao fsico insuficiente, faltam prateleiras e at materiais de expediente.
O sistema de informao Trakcare foi citado pela maioria dos entrevistados como
principal responsvel pela melhoria das atividades da farmcia. Este software foi implantado
h pouco tempo na Rede Hospitalar do DF, no qual so lanadas informaes sobre a entrada
e a sada de medicamentos e materiais mdico-hospitalares em tempo real, possibilitando
maior controle e menos desperdcios.
Normalmente os medicamentos so recebidos em caixas, frascos e envelopes, porm a
distribuio ao cliente final (paciente) acontece na forma de dose unitria. O profissional
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responsvel (farmacutico), com base no receiturio prescrito pelo mdico, seleciona cada
medicamento indicado em doses especficas, na quantidade definida para cada paciente. Dessa
maneira, o transporte interno de medicamentos acontece em duas fases distintas. Numa
primeira etapa, aps o recebimento e conferncia das mercadorias, h o armazenamento das
caixas recebidas que normalmente contm os mltiplos de frascos (vidros de medicamentos)
e caixas individuais de medicamentos, em locais protegidos da luz e umidade. Logo depois
feito o armazenamento nas prateleiras e geladeiras. O sistema de armazenamento do HRC
considerado precrio e insatisfatrio para o processo para o qual destinado. Usam-se
geladeiras para conservao dos termolbeis, no h controladores de temperatura nem
cmaras frias.
Apesar da implantao do sistema de informao - Trakcare - ter melhorado a gesto
logstica do HRC, a maioria dos servidores concorda que deveria haver o controle de
medicamentos e materiais por meio do leitor de cdigo de barras, para que no fosse
necessria a digitao do nmero identificador do item no sistema. Segundo os entrevistados,
o tempo gasto nesse processo poderia ser utilizado com outras atividades, como por exemplo,
a organizao dos materiais e medicamentos nas prateleiras, facilitando a localizao desses.
Os servidores, em sua maioria, acreditam que, para garantir atendimento de qualidade
populao, seria necessrio melhor gerenciamento na compra de medicamentos especficos,
reduzindo a falta de alguns e evitando o vencimento de outros. Afirmam ainda a necessidade
de reduzir o desperdcio de materiais de consumo mdico-hospitalar, j que esse fato ainda
comum segundo alguns funcionrios, mesmo aps reduo do consumo com decorrente da
informatizao do sistema. Os entrevistados sugerem que haja disponibilidade constante de
servios de manuteno, para assegurar o pleno funcionamento das tecnologias disponveis,
instalaes fsicas, e seus sistemas de arquivo.
No que concerne aos recursos humanos, no h capacitao especfica para o
atendimento na farmcia, uma vez que os profissionais esto focados em desempenhar a
funo para a qual foram contratados. Por essa razo, segundo os entrevistados, a escolha dos
funcionrios do setor no feita pela capacidade ou qualidade, mas pela necessidade. Na
opinio destes servidores, o ideal que o processo de controle de materiais num hospital
esteja sobre a responsabilidade tcnica de um profissional preparado e que se conte com um
nmero suficiente de pessoas, com formao adequada, de acordo com a complexidade e as
funes desenvolvidas em cada processo. No existe troca de conhecimento entre as diversas
reas e nveis hierrquicos da organizao, isso se torna um impedimento para o
desenvolvimento de inovaes no setor.
A falta de uma preparao prvia dos funcionrios, bem como a deficincia de pessoal
e a falta de conhecimento dos produtos tm comprometido o processo de organizao das
atividades do setor, uma vez que os mesmos adquirem experincia atravs do empirismo, sem
o devido conhecimento tcnico sobre as ferramentas de gesto de logstica. A autoridade
rgida e a formalizao das comunicaes tambm formam uma barreira que impedem a
flexibilidade, a inovao e agilidade das aes logsticas do hospital.
Analisando as colocaes dos entrevistados, entende-se que uma gesto ineficiente dos
medicamentos prejudica o desempenho assistencial e econmico e sobrecarrega os servios de
farmcia dos estabelecimentos de sade. Portanto, para o xito da gesto do processo de
abastecimento, primordial o planejamento, comunicao eficiente, monitoramento contnuo
e o envolvimento da comisso de farmcia e teraputica. Percebe-se que h um problema
crtico relacionado com as especificaes tcnicas de compras, podendo causar prejuzos

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graves ao hospital, como no caso de compra de materiais que no sero utilizados, compra de
materiais de qualidade duvidosa, bem como direcionamento de compras.
Dado a importncia de um bom planejamento das especificaes tcnicas, nota-se a
existncia de um sistema informatizado implantado no setor que atende s demandas de
informaes e controles, porm, com base nas respostas dos entrevistados, existem falhas na
sua alimentao. Dessa forma, identifica-se uma necessidade dos gestores manterem o
treinamento dos funcionrios ligados diretamente com a aplicao do software de gesto de
estoques. Segundo os entrevistados, tambm necessrio, juntamente com melhores polticas
de sade e de medicamentos, a insero do profissional farmacutico nas equipes
multiprofissionais de sade. Na reestruturao institucional, destaca-se a necessidade de
reavaliao das rotinas de trabalho, eliminao da sobrecarga administrativa,
desburocratizao do servio e reorganizao das funes do farmacutico.
Sobre a estrutura da farmcia do HRC, a maioria dos entrevistados percebe que a rea
ou local de armazenamento no tem capacidade suficiente para assegurar a estocagem
ordenada das diversas categorias de matrias-primas e materiais de embalagem. Tambm
entendem que a farmcia hospitalar deve participar do gerenciamento de tecnologias,
englobando a qualificao de fornecedores, armazenamento, distribuio, dispensao e
controle dos medicamentos. Acreditam que, para assegurar produtos farmacuticos de boa
qualidade e em quantidades adequadas, com segurana, quanto eficcia e efeitos
indesejveis, a farmcia precisa de uma estrutura organizacional adequada, bem elaborada e
com funes bem definidas.

CONSIDERAES FINAIS

No hospital em estudo, segundo percepo dos funcionrios envolvidos na logstica de

medicamentos e materiais, existem atualmente vrios problemas com relao ao controle de
estoque, chegando haver falta de medicamentos e materiais. Foi relatado pelos servidores que,
muitas vezes, so feitos pedidos quando no h mais estoque na prateleira, fato que gera uma
grande quantidade de pedidos emergenciais.
Constatou-se que o sistema de informao, quando adaptado adequadamente ao
ambiente hospitalar pode auxiliar efetivamente nos processos logsticos hospitalares. A
literatura especializada e os artigos pertinentes denotam que os estudos sobre logstica
hospitalar so de extrema importncia para a logstica da organizao, principalmente por
promover a racionalizao dos recursos e proporcionar a melhoria da qualidade do
atendimento por meio da produtividade e gesto financeira da unidade.
Verificou-se uma deficincia em relao utilizao do sistema implantado
recentemente pela Secretaria de Estado de Sade - responsvel pela administrao e
distribuio de materiais - onde se percebeu que nem todos os servidores foram treinados para
operar o sistema, consequentemente, o atendimento prejudicado pela dependncia dos
funcionrios capacitados na operao do Trakcare. necessrio desenvolver treinamentos
conjuntamente nas reas administrativa e de assistncia sade para promover a troca de
conhecimentos e respostas mais rpidas e eficazes, isso minimizaria as carncias de
conhecimento sobre as especificidades do sistema e agregaria valor aos servios prestados.
Portanto, alm de esforos na utilizao de diversas tcnicas de gesto logstica,
fundamental que se utilize fortemente as facilidades proporcionadas pelas tecnologias de
informao, tendendo tomar decises com a menor margem de riscos de algo dar errado, atuar

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com os grandes nveis de eficincia, e se comunicar com clientes e fornecedores de maneira
que satisfaa a ambos os lados.
Com base nas consideraes apresentadas neste estudo, recomendam-se as seguintes
questes para trabalhos futuros: (i) realizar estudos comparativos em outras organizaes; e
(ii) estudar, a partir de uma viso holstica e integrada da logstica hospitalar, o fluxo de
medicamentos e materiais nos hospitais.

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