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AGENDA

1 - No fim de cada dia, escreva as seis tarefas mais importantes que voc precisa
realizar no dia seguinte.
2 - Liste essas tarefas em nvel de importncia: da mais para a menos urgente.
3 - Comece o dia seguinte se concentrando na primeira tarefa. Trabalhe nela at
terminar antes de prosseguir para o prximo item da lista.
4 - Continue trabalhando neste ritmo, focando em uma tarefa por vez. No fim do
dia, passe as tarefas que no conseguiu realizar para a lista do dia seguinte.
5 - Repita esse processo todos os dias.
#1. Faa sua agenda na noite anterior

Quando voc tira alguns minutos para escreve a sua agenda na noite do dia
anterior, voc j sabe o que precisa fazer no dia seguinte, aconselha Pozen.

Para muitas pessoas, a parte da manh o momento de alta energia e ter a


sua agenda atualizada em mos significa que voc aproveite todos os minutos,
sem precisar descobrir o que precisa fazer.

Planeje a sua agenda no dia anterior.

#2. Qualifique as tarefas

Tudo o que vai em sua agenda deve atender a 2 critrios: deve ser algo
importante que precisa ser feito contra aquilo que realmente no precisa ser
feito, ou que possa ser delegado a outra pessoa e algo que tem de ser feito
no mesmo dia.

Muitas vezes, ns enchemos nossa agenda com itens que no precisamos


fazer ou que no precisamos fazer hoje.
Isso expulsa os itens mais importantes e podem resultar em trabalhar mais
horas desnecessariamente. Se voc se concentra nas tarefas importantes do
dia, voc passa as tarefas menos importantes para o dia seguinte.

Quando as pessoas no tm controle, eles

passam por seus dias de forma passiva. Eles vo

para as reunies, eles respondem e-mail, e

quando chegam ao final do dia, o que eles fizeram

se resume a prioridade de outras pessoas, e no a

sua prpria.

#3. Atribua estimativas de tempo

Quer se trate de 5 minutos ou 2 horas, inclua uma estimativa de quanto tempo


a tarefa ir demorar para ser concluda, recomenda Omar Kilani, co-fundador
do aplicativo Remember the Milk.

Dessa forma, voc v o acmulo de tempo das funes e tomar decises


realistas sobre o que voc pode realmente encaixar em seu dia.

#4. Use colunas

Pozen divide a sua agenda em colunas. No lado esquerdo, ele faz uma lista
cronolgica das coisas que precisam ser feitas, como reunies,
teleconferncias e compromissos.

No lado direito, ele lista o que ele espera conseguir fazer durante esses
eventos, como chegar a um plano ou discutir um assunto particular.
Debaixo de sua lista cronolgica que incluem itens que precisa ser feito
naquele dia, mas no so atribudos a nenhum horrio ou momento especfico.

Dessa forma, quando ele tem alguns minutos de inatividade, ele pode verificar
a sua lista e ver quais as tarefas que ele precisa enfrentar para fazer melhor
uso do tempo.

Crie cronologia das tarefas que precisam ser realizadas em ordem cronolgica.

#5. Reavalie os itens adiados

O aplicativo Kilani permite que os usurios adiem suas tarefas, mas tambm
mantm o controle dos dias de adiamento.
Se voc est adiando repetidamente uma tarefa importante para o dia seguinte,
voc precisa entender porque est fazendo isso.

Ou a tarefa no assim to importante ou urgente e no deve estar na sua


lista, ou h um problema que voc precisa resolver para permitir que voc
consiga completar.

De qualquer maneira, um sinal de que algo est errado.


Passo 1: Diferencie trabalho reativo de trabalho criativo
Esse um conceito importante que faz toda a diferena se voc quer
organizar seu tempo. Um dos maiores (e mais comuns) erros que
cometemos colocar todas as tarefas no mesmo saco e trat-las da
mesma forma ou, no mximo, separ-las por ordem de importncia.
O problema que essa importncia, de modo geral, ditada por
outros pelos e-mails, mensagens e pedidos que recebemos. A ideia
aqui diferenciar o que trabalho reativo (tarefas mais simples que
envolvem responder ou reagir a pedidos) do que trabalho criativo
(aquele que exige mais de nossa capacidade e realmente nos desafia
e anima).
Passo 2: No desperdice seu perodo de melhor energia e
concentrao com trabalhos reativos
Depois de fazer essa separao de tarefas, hora de mudar o
tratamento dado a elas. Pode ser tentador comear o dia com as
tarefas mais bobas para poder riscar itens de sua lista, mas, fazendo
isso, voc usa a melhor parte do seu tempo e de sua energia com as
demandas de outras pessoas e com trabalhos mais mecnicos que
no vo te acrescentar nada. Quando voc finalmente estiver livre
para fazer as suas coisas, seu nvel de energia j estar baixo e voc
produzir pouco (ou nada). E a a frustrao s vai crescer. Em outras
palavras, melhor comear o dia escrevendo aquele texto legal e
deixar para ver o que tem de novo no Facebook mais tarde, por
exemplo porque a gente bem sabe que, nas redes sociais, um post
leva a outro post, que leva a um link, que leva a um vdeo, e quando
voc percebe j desperdiou vrios minutos de energia e
concentrao com coisas inteis.

Contando sobre como essa mudana o transformou de um escritor


frustrado a um escritor produtivo, Mark McGuinness, um dos
colaboradores do livro, escreveu:
Ele admite que no fcil deixar as pessoas esperando, mas no se
deve abrir mo desse tempo s seu. melhor desapontar algumas
pessoas em pequenas coisas do que renunciar aos seus maiores
sonhos e seu potencial s pra ter uma caixa de e-mail vazia,
completa. Isso pode exigir mudanas, como chegar mais cedo ao
trabalho para aproveitar o tempo silencioso antes de o pessoal todo
chegar, por exemplo. Ou simplesmente avisar seus colegas de que
no pode ser incomodado durante determinado perodo. Veja o que
funciona melhor para voc.

Passo 3 Tenha um ritual


Eis um conselho meio clich que funciona. Ter um ritual faz com que
sua mente se acostume a associ-lo ao trabalho criativo e ficar cada
vez mais fcil se concentrar. O livro menciona o ritual do escritor
Stephen King:
Passo 4 Anote seus compromissos
Anote cada compromisso que firmar com voc mesmo ou com outros
e deixe num lugar fcil de ver. A ideia aqui no fazer com que voc
se sinta pressionado pelo nmero de tarefas, mas sim lhe dar a
tranquilidade de saber que no est esquecendo nada. Assim, poder
se concentrar na tarefa que est em suas mos no momento com a
conscincia tranquila.

Passo 5 Estabelea horrios fixos para comear e terminar os


trabalhos. Ser workaholic no sinnimo de ser produtivo
importante ter um horrio fixo para comear e terminar os trabalhos
mesmo se voc trabalha em casa. Separe seu dia de acordo com o
tipo de trabalho: uma parte s para o criativo, outra para reunies,
outra para troca de mensagens, trabalho administrativo etc. Isso evita
que as tarefas menos importantes levem mais tempo do que o
necessrio e evita que voc se torne um workaholic, que bem menos
produtivo do que parece sua capacidade limitada e voc precisa
de descanso. Acredite: voc est trabalhando menos a favor da sua
produtividade quando almoa em 15 minutos e corre pra voltar ao
trabalho do que se usasse um tempo maior para comer com calma,
caminhar, conversar com os amigos. Alm disso, parar por uns cinco
ou dez minutos a cada ciclo de 90 minutos de trabalho uma
necessidade do seu corpo, no um luxo. E jamais sacrifique suas
horas de sono mesmo uma pequena privao j pode afetar
consideravelmente sua capacidade cognitiva. Manter uma rotina
saudvel de sono a melhor coisa que voc pode fazer pela sua
produtividade.

Passo 6 Seja constante. E no espere por inspirao apenas faa.


Depois de diferenciar o tratamento aos trabalhos reativos e criativos,
eis o conselho mais importante desta lista. Ns temos a tendncia a
superestimar o que podemos fazer em um perodo curto de tempo e
subestimar o que podemos fazer em um longo perodo se
trabalharmos consistentemente, sem esperar at que se sinta
inspirado. Mas a verdade que, se voc fizer uma tarefa todos os
dias, mesmo que por um curto perodo dirio, vai realizar muito mais e
melhor. Em longo prazo, a frequncia aumenta tanto a produtividade
quanto pasmem a criatividade e a inspirao. de novo aquela
histria do post anterior de aprender a dominar a sua prpria mente.

A escritora Gretchen Rubin, autora de The Happiness Project e uma


das colaboradoras do livro, uma entusiasta dessa ideia e um de
seus lemas O que eu fao todos os dias importa mais do que aquilo
que eu fao de vez em quando. Ela listou algumas razes por que
trabalhar um pouquinho todo dia naquele seu projeto do corao
(escrevendo, no caso dela) vale a pena:

A frequncia faz com que comear o trabalho fique mais fcil. Vira
um hbito, algo natural. Fora que a coisa est sempre fresca na sua
cabea e voc no se sente distante do seu projeto, tendo que
recapitular o que j fez e aonde quer chegar.
A frequncia torna mais fcil ter ideias e mais raro ter bloqueios.
Quando estamos profundamente ligados a alguma coisa, tudo parece
ter relao com ela e voc fica mais propenso a ter ideias originais.
A frequncia diminui a sua insegurana. A lgica simples: se voc
s vai escrever uma pgina ou post ou o que for por semana, voc
espera que o resultado seja timo, e comea a ficar inseguro em
relao qualidade do seu trabalho e sua prpria capacidade.
Assim, torna-se mais crtico de si mesmo e acaba produzindo menos.
Como eu escrevo todos os dias, nenhum dia particularmente
importante. Eu tenho dias bons e ruins. Alguns dias eu no consigo
fazer muita coisa, mas tudo bem porque eu sei que estou trabalhando
de uma forma consistente. Minha consequente falta de ansiedade me
deixa mais relaxada e me permite experimentar e arriscar. Se algo no
funciona como eu gostaria, eu tenho tempo suficiente para tentar de
outra forma, diz Gretchen.
A frequncia melhora a qualidade do seu trabalho. Trabalhar um
pouco todos os dias em um projeto, estando inspirado ou no, lhe
dar tempo para aperfeioar o que j fez.
A frequncia aumenta a produtividade no s porque voc est
fazendo algo todos os dias, mas porque torna todo o processo mais
fcil e prazeroso. Nada mais prazeroso do que se ver caminhando
em direo a um grande objetivo: perceber que estamos fazendo
progresso inspirador e confortante; ficar parado no mesmo lugar,
por outro lado, desanimador. E a ansiedade da procrastinao s
vezes desesperadora. Nesses casos, a frequncia parece ser o
melhor remdio.