Upravljanje projektom za zadruge

Bill Gessner
046. svibnja - lipanj - 1993

Zadruge koje poduzimaju posebne projekte kao to su kretanje ili velika ekspanzija trebaju razlikovati
"operacije" i "projekt". Ja u napraviti takvu razliku, predstaviti pogled na upravljanje projektima i
predloiti kako moe funkcionirati unutar naih kooperativnih poduzea.
Izazov upravljanja maloprodajnom prirodnom hranom zadruge jedan je od mnogih dimenzija, od
svakodnevnog detalja do velike dugorone vizije, od odnosa zaposlenika do lanova, od slube za korisnike
do slube upravnog odbora, od zajednice Odnosa i prezentacije trita u razvoju sustava. esto, onima koji
su svjesni tih potreba, popis prioriteta moe biti neodoljiv.
Iako se neki od tih izazova mogu promatrati kao jedinstveni za zadruge, oni nisu razliiti od opih izazova
upravljanja. U svakom kontekstu, vano je da proces upravljanja bude jednostavan, kako bi bio
uinkovit. Djelomino zbog toga, korisno je razlikovati upravljanje operacijama i upravljanje projektima.
"Operacije" vs "projekt"
Operacije predstavlja tekue aktivnosti ili tijek, definirane sustavima i formulama. Svakodnevno poslovanje
trgovine s namirnicama niz je srodnih sustava koji imaju kontinuiranu i odrivu energiju za sintezu: kupnja,
primanje, arapa, merchandising, front end, raunovodstvo i sl. To je borba za izgradnju uspjenih sustava
(i oni uvijek trebaju Dorade i modifikacije) koji e dati trajni ili gotovo trajni proces trajnih eljenih
rezultata. Nakon to su ti rezultati postigli i neto stabilni, uspostavlja se osnovna formula: za svaki dolar
prodaje, x posto ide na troak robe, x posto na rad, x posto na ostale trokove i x posto na neto dobit.
Naravno, u ovim operativnim sustavima i formulama postoji stalna promjena, ali osnovna struktura moe
biti odravana. "Operacije" imaju vlastiti ivot. Nasilje je opasno, a formulacija, pregled, obuka, promjena i
inovacija trebaju biti ugraeni u formulu. Formula e zahtijevati popravljanje s vremena na
vrijeme. Openito, to vie obuhvaa operativna formula - kao to su trina i financijska svijest,
mogunosti za inovacije, fokus na veliku sliku, misiju i viziju - to e jai posao.
Projekt, s druge strane, predstavlja promjenu ili inovativnost i privremeni je ili kratkoroan. Projekti su
obino neprovjereni i rizini. Za razliku od tekuih operacija, projekt ima odreeni poetak i kraj. Projekt
ima jasan cilj postii, a postizanje tog cilja predstavlja kraj uspjenog projekta. Naravno, mnogi projekti
mogu takoer zavriti u neuspjehu. Projekti mogu biti u rasponu od kratkih do malih do dugih i
velikih. Razvoj novog sustava za rezanje sira, stvaranje novog formata newslettera, uvoenje nove linije
proizvoda, razvoj godinjeg promocijskog kalendara i premjetanje na ili otvaranje nove trgovine moe se
promatrati kao projekti.
Zdrave "operacije" trebale bi generirati, podravati i integrirati "projekte". Za razliku od proizvodne
proizvodnje, gdje istraivanje i razvoj imaju jasniju i prepoznatu ulogu, distribucija veleprodaje i
maloprodaje esto previdi inovaciju jer dominiraju dnevne operacije. Razvoj projekta moe stoga biti
vrijedno sredstvo za operacije / distribuciju kako bi se razvila i zadrala inovacija kao prioritet. Zdrave
"operacije" trebale bi imati puno produktivnih i uspjenih projekata koji neprestano poinju i
zavravaju. Budui da ti projekti postaju dio tekue formule, postoji manje potrebe da ih se oznae kao
projekti.
Svi projekti imaju niz zajednikih stvari: jasan cilj ili cilj, vremensku liniju, proraun "izvora i koristi",
vlastitu energiju, uzbuenje i podrku. Najvanije, svi imaju potrebu za uinkovitim upravljanjem
projektima.

stajalita
"etiri vana aspekta dobrog upravljanja projektima su: 1) uinkovito postupanje s ljudima, 2) uvijek odravanje usredotoen
treba uiniti sljedee, 3) iskreno procjenjivanje vaeg i vaeg stanja u svakom trenutku i 4) prisjeanje Potrebna vam je svaka
dobiti iznutra i izvan vaeg suradnika. "
- Peg Nolan, voditeljica projekta, People's Food Co-op, La Crosse, Wisconsin
"Izazov je uistinu imati viziju onoga to bi trgovina mogla i trebala biti, te balansirati s realnostima matica i vijaka, opreme i
pravnika, vremenskih rokova i prorauna".
- Jeff Helkenn, voditeljica projekta, Zajednica Mercanlile, Lawrence, Kansas
"Klju uspjenog upravljanja projektima je sastavljanje kvalificiranog i predanog tima ljudi i njihovo uinkovito upravljanje"
-Dan Foley, voditelj projekta, Wedge Co-op, Minneapolis, Minnesota
"Kada smo svi pokuavali nositi projekt, to je bio teret svima, a kada smo odvojili projekt od poslovanja trgovine i imenovali
postao nam je sve lake".
- Christine Sloan, voditeljica projekta, Hungry Hollow Go-op, Chestnut Ridge, New York
Zato upravljanje projektima?
Zadruge svih veliina moraju biti u stanju brzo reagirati na dananje mijene gospodarske prilike kako bi
preivjele i napredovale. Privatno poslovanje uspjeno je koristilo upravljanje projektima kako bi se
prilagodilo razliitim uvjetima. Postoje jasno mnoge mogunosti i potrebe za upravljanjem projektom
unutar kooperativnih poduzea. Moemo ilustrirati primarne znaajke i brige upravljanja projektom
usredotoujui se na preseljenje / irenje maloprodajnih prirodnih prehrambenih zadruga.
Upravljanje projektima je pojam koji je nastao u podruju inenjeringa i graditeljstva. Bio je izvorno
tehniki, krut, specijaliziran i ograniavao je njegovu upotrebu. Posljednjih godina, upravljanje projektima
je proireno priznavanjem i naglaavanjem procesa i ljudskih imbenika ukljuenih u projekte. Zadruge
mogu pronai vrijednost i posebnu vanost u ovom irem konceptu na razvojnoj razini. Zadruge su esto
sporo reagirati ili donositi odluke i obino su pretjerano birokratski. Osnovni alati upravljanja projektima,
pravilno iskoriteni, mogu pomoi kooperativnim tvrtkama da prevladaju te tendencije i da budu
odgovarajui.
Jasno definiranjem procesa koji se odnosi na premjetanje i irenje te razvojem kvalitetnog upravljanja
projektima zadruge e se bolje natjecati i opstati na tritu. Nove trgovine e se otvoriti krae vremenske
trake, bez rekonventiranja kotaa svaki put.
Osnove
Upravljanje projektom moe se definirati kao planiranje, organiziranje, usmjeravanje i kontroliranje resursa
s ciljem postizanja relativno kratkoronog cilja ili cilja. Standardi za uspjeno upravljanje projektima
ukljuuju vrijeme, trokove i performanse.
Standardi izvedbe jasno su i kratko navedeni u cilju projekta i trebali bi ih pregledati tijekom projekta na ili
prije kljunih odluka.

Razvojni vremenski
okvir
Stage I izvodljivost Predanost, planiranje, jaanje, pozicio
poetni kontakti s zajmodavcima,
pretraivanje web stranica i osiguranj

Faza II Priprema za poboljanja ili (2-6 mjeseci)

izgradnju leasinga
Dizajn, ponude
finansiranje

Stage Ill Poboljanja u leasingu ili (2 - 6 mjeseci)

izgradnji

Stadij IV Pripremite se za otvaranje (12 mjeseci)

Biljeka: Kraj Faze I - Potpisivanje zakupa
ili ugovora o kupnji s
potencijalnim obvezama

Kraj faze II - Zatvorite financiranje, uklonite

nepredviene sluajeve, konanu odluku. Nema
povratka!
Primarni alati za upravljanje projektima su vremenska traka i proraun.
Realna vremenska crta projekta vrlo je korisno alat za planiranje. Vremenski redak e se mijenjati nekoliko
puta, ali treba ga razviti i koristiti od poetka projekta. Projekti premjetanja / proirenja obino imaju etiri
faze, pri emu svaka faza ima brojne komponente - od kojih se mnoga dogaaju istodobno. (Pogledajte
bonu traku.)
Proraun "Izvori i koristi"
Razvojni proraun "izvori i upotrebe" najjednostavniji je i najmoniji alat, ali je tako esto zaboravljen,
zanemaren ili pogreno shvaen.(Vidi moj lanak i bonu traku na "Izvori i koristi za razvoj prorauna",
CG # 33, oujak-travanj 1991.) To je jednostavno popis svih izvora i upotrebe sredstava, s ukupnim
sredstvima koja su jednaka ukupnoj upotrebi. Openito, bilo koji od izvora moe se primijeniti za
pokrivanje bilo koje od koristi.
U sluaju projekata preseljenja u maloprodajnoj mrei, izvori ukljuuju: co-op gotov novac (ili veliki dio te
rezerve), novi udio lanova, zajmovi lanova, donacije, prodaja opreme, doprinos stanodavca, zajmovi
dobavljaa , Prodajni krediti (proireni uvjeti), zajednice ili gradovi (zajmovi ili bespovratna sredstva),
regionalni zajmovi, Nacionalna zadruga i lokalne banke. Udio vlasnika (tj. Kooperativni udio) trebao bi
iznositi 25-40 posto ukupnog iznosa, a vlasniki udio i podreeni fondovi trebaju biti 40-60 posto od
ukupnog iznosa.
Koritenje obuhvaa poboljanja nabave, izgradnje ili poboljanja u leasingu, opremu, dodatni inventar,
naknade (konzalting, arhitekt, pravni, financiranje) i trokovi upravljanja projektima, pokretanje
promotivnih trokova, trokova obuke i trokova obuke, prekida poslovanja, trokova popunjenosti prije
otvaranja, Trokovi za pokretanje, naknade za radni kapital za pokrie gubitaka iz poslovanja u prvoj
godini i 10% preplitanja. Postoje standardne smjernice za omjere i trokove po kvadratnom stopalu koji se
upotrebljavaju za izradu izvora i upotrebu prorauna.
Klju je biti kreativan. Popis onoliko izvora (i koristi) koliko moete. Trokovi (i skriveni trokovi) gotovo
su uvijek vei od onog kojeg ste prvotno planirali. Igrajte s brojevima. Nakon to je stvoren poetni nacrt
izvora i upotrebe, razviti financijsku proformu i model za najmanje 1, 2 i 3 godine nove operacije. Pro
forma bi trebala ukljuivati raune dobiti, novani tijek, kapitalne proraune, bilance i posebni odjeljak koji
pokazuje sposobnost kooperativnog pruanja duga.
Vano je priznati i ponovno naglasiti ulogu kreativnosti meu kvalitetama uspjenog upravljanja
projektima u zadrugama. Projekti preseljenja / proirenja iznimno su zahtjevni za zadruge, zahtijevajui
kreativnost, inovativnost i predanost promjenama kako bi se prevladale sve prepreke koje e se susresti na
putu. Timeline projekta i proraun "izvori i upotrebe" planirani su alati i alati za upravljanje koji vam
omoguuju manipuliranje i masiranje plana. Omoguuju vam da vidite cijeli projekt na jednom ili dva lista
papira. Vidim ih kao alate za istezanje, omoguujui vama i vaoj skupini navijaa ili potencijalnih pristaa
da se proiruju na mogunosti i realnosti projekta.
Posao
to je potrebno da bude uspjean voditelj projekta za kooperativni projekt preseljenja / proirenja? Prije
svega, to zahtijeva osobu s ogromnom predanou i upornou da vidi projekt od poetka do uspjenog
zavretka. Ovi projekti su vrlo izazovni i troe energiju i resurse. Potrebno je struno menadment da
razviju i uinkovito iskoriste te resurse na odgovoran i pravodoban nain, a istodobno grade i odravaju
pozitivnu energiju tijekom cijelog projekta.
Oigledni kandidat za voditelja projekta preseljenja / proirenja je generalni direktor koopera. Generalni
direktor bi trebao biti u mogunosti pruiti potrebna vodstva i fokusirati projekt zahtijeva. Meutim,
generalni direktor takoer je odgovoran za osiguravanje trajnih jakih performansi iz trenutne trgovine, kao i
planiranje za rad nove trgovine. Ako glavni menader bude voditelj projekta, tada e sposobni pomonik
voditelj ili tim za upravljanje morati preuzeti veliki udio dunosti generalnog direktora, budui da projekt
zahtijeva 25 posto, zatim 50 posto, a zatim vie od 75 posto opih Vrijeme menadera.
Ako glavni menader nije voditelj projekta, tada generalni menader (ili menader) treba zaposliti ili
ugovoriti s voditeljem projekta koji e izravno izvijestiti glavnog menadera. Potencijalni kandidati
ukljuuju zaposlenike (po mogunosti srednje uprave), profesionalne voditelje projekata ili konzultante, ili
kandidata koji se nalaze ili regrutiraju putem otvorenog zapoljavanja.
Kljune osobine
Voditelj projekta za projekti preseljenja maloprodajne zadruge treba imati vjetine i kvalitete u sljedeim
podrujima:
Organizacija i odluivanje: Budite dobro organizirani i sposobni postii pravodobne i uspjene
rezultate. Pokazati sposobnost upravljanja viestrukim zadacima i fokusom, kako unutar projekta tako i
uz projekt. Budite sposobni samostalno raditi i samostalno motivirati, a da ne budete izgubljeni,
izolirani ili neodgovorni. Budite kreativni i uinkoviti rjeavai problema i pravodobno donositelj
odluka, znajui kada i kako potraiti odgovarajuu podrku, kako unutar tako i izvan koopera. Traiti i
koordinirati profesionalne savjete i usluge.
Voditelj i prvak: Posluite kao jak i vjerodostojan lider i prvak za projekt. Budi uinkovit timski
graditelj kroz cijeli projekt, promovirajui uzbuenje i dobru energiju meu raznolikim skupinama
dionika i navijaa. Potujte, hvale i obraujte sve sudionike. Motivirati i gurati projekt prema potrebi,
opet, s potovanjem, potenou, pozitivnom energijom i eljom da svakodnevno nauite vie.
Ljudske vjetine: Pokazati uinkovite ljudske vjetine i jasnu komunikaciju svima koji su ukljueni u
projekt. Budite fleksibilni i osjetljivi. Delegirati odgovornost i autoritet s uspjenim rezultatima. Budite
uinkoviti pregovarai i podupirai fonda u svim prilikama.
Analiza i financijsko upravljanje: Donesite odgovarajuu analizu u projekt kao sredstvo za testiranje i
podrku dobre intuitivne prosudbe. Imati potpuni pregled financijskih ciljeva i statusa projekta u vaoj
glavi i pruiti uinkovito i pravovremeno financijsko upravljanje projektom.
Predanost i humor: Ponudite snanu predanost vaem zadatku, u kombinaciji s zdravim
razumom. Imati ili stei obilje smisla za humor. Uivajte u sebi i drugima.
Izvrsni izazovi
Nakon to sam radio kao voditelj projekta, a takoer prua savjetovanje i podrku ostalim voditeljima
projekata, elio bih zakljuiti ovu recenziju komentiranjem nekih od glavnih izazova s kojima e se voditelj
projekta suoiti:
Kombinirajui upravljanje projektom s redovitim poslom. Ili bolje, dodajui ulogu voditelja projekta u
posao koji je ve puno radno vrijeme ili vie. Neki generalni menaderi mogu to uiniti i uinkovito
delegirati. Potujte svoje sposobnosti. Nemojte poduzeti nevjerojatne.
Postati izoliran od organizacije. Voditelj projekta treba pristup i pomo iz operativnih resursa i treba
traiti ukljuivanje svih elemenata organizacije u razliite faze projekta. Organizacija mora preuzeti
vlasnitvo nad svojim projektom.
Upravljanje stresom i odravanje pozitivne energije. Voditelji projekata ne mogu se rtvovati kao
muenici u projektu bez pozivanja na neuspjeh. Vodite rauna o sebi tijekom projekta koji se ini da se
produljuje svaki dan. Voditelj projekta postavlja ton i sluei kao primjer treba potaknuti druge
sudionike da se brinu o sebi. Kada projekt konano zavri i otvori se novi duan, zapoinje pravi
zahtjevni rad. Budi spreman.
Razvijanje jasnih kanala odgovornosti i podrke unutar kooperacije. Voditelj projekta mora biti u
potpunosti ovlaten da obavlja svoj posao. Treba postojati jasnoa o ulogama unutar organizacije,
kljunom odlukom u vremenskoj traci projekta i tko donosi te odluke.
Razvijanje uinkovite baze vanjske podrke i pomoi voditelju projekta. Neformalni "razvojni tim"
sastavljen od nekoliko kljunih ljudi unutar kooperacije i nekoliko vanjskih navijaa koji imaju
odreena podruja snage i strunosti mogu se labavo povezati na potrebnoj osnovi od strane voditelja
projekta kako bi pruio podrku i iskren kritika. Skup ovog razvojnog tima moe varirati i dijelom
ovisi o trenutnoj fazi projekta. Skupina nema formalnu ovlast, ali slui kao vrijedan resurs za projekt
 Voditelj projekta koji je samouvjeren i siguran vlastitim sposobnostima i ogranienjima moe dobiti
neizmjerno otvoreno traenje pomoi i podrke od izvora nepravilnosti.Voditelj projekta mora
organizirati, olakati i izgraditi vlastiti tim za podrku.
Saetak
Izazovi s kojima se susreu zadruge zahtijevaju inovacije i predanost sredstava za fokusirane
projekte. Upravljanje projektom u irem smislu moe dobro uklopiti i sluiti zadrugama. Horizontalni
pristup koji proizlazi iz upravljanja projektima (suprotno vertikalnim, linijskim ili hijerarhijskim oblicima
upravljanja) nadopunjuje oblike upravljanja, kao to su radni timovi i kvalitetni krugovi koji potiu
sudjelovanje radnika i inovacije. Dobro voeni projekti svih vrsta, od velikih do malih, mogu poboljati
kvalitetu ivota i mogunosti za rast i uspjeh unutar zadruga.