A Gesto Documental tem por objetivo administrar documentos durante as seguintes fases:
corrente (primeira) e intermediria (segunda idade). Tambm conhecida como Gesto de
Documentos, uma soluo encontrada para consultar e organizar documentos em formato eletrnico, nos quais residem informaes documentais que so trocadas entre os que utilizam a aplicao. Dentro de uma organizao, a importncia da Gesto Documental permitir a partilha de documentos. Desta forma, gera benefcios e simplifica os processos de negcio da companhia.
Alm de ocasionar a partilha de informaes entre os usurios e facilitar processos, a Gesto
Documental pode se integrar a outras solues como e-mails, fax e digitalizao. Assim, permite a gesto de todos a informao no estruturada que relevante para a organizao ou empresa.
Gesto Documental aplicada nas organizaes
Dentro deste processo existem diversas fases de funcionamento dentro de uma companhia. Primeiro um documento recebido e passa pela fase da desmaterializao, na qual ser digitado e passar do formato de papel para o formato eletrnico. Depois disso, todos os documentos, j desmaterializados e em formato eletrnico, passam por um processo de classificao. Na terceira fase so definidos os diversos estgio do ciclo de vida dos documentos (publicao, aprovao, encaminhamento, reencaminhamento e destruio. Por fim, o usurio tem a possibilidade de localizar o arquivo por meio de um sistema de busca, isto serve para eventuais edies, atualizaes ou pesquisas.
Benefcios da Gesto Documental (Gesto de Documentos)
Com o contnuo avano da tecnologia, que aumenta o fluxo de dados na internet e em sistemas internos, as empresas investem cada dia mais na Gesto de Documentos. A maioria consegue um retorno elevado pois conseguem a reduo de documentos em papel, padronizam processos e ganham em rapidez e produtividade, facilitam a implantao de normas de qualidade e ganham espao fsico dentro da instituio.
Segundo matria do portal administradores.com.br, administrar e gerenciar documentos, a
partir de conceitos da Gesto Documental, proporciona s empresas privadas e entidades pblicas maior controle sobre as informaes que produzem e recebem.
Alm destes benefcios, as organizaes aprimoram o processo de pesquisa da informao
contida nos documentos, o que facilita as tomadas de deciso. No quesito segurana, podem contar com um backup de recuperao da informao caso ocorra algum acidente no espao fsico da companhia. O sistema de Gesto Documental tambm possui mecanismo de segurana que criam graus hierrquicos dentro do sistema, restringindo possibilidade de acesso a dados importantes ou confidenciais.