organiseral culturel

un festiv
s danimafac
les guides pratique
 Couverture : pitslampphotographie2 / Benoit Gasquet / Festival Silhouette
Edito
Se lancer dans lorganisation dun festival culturel nest pas une
mince affaire. Pour relever ce dfi de taille, il vous faudra beaucoup
de volont et de rigueur, ainsi quune patience toute preuve.

Chaque festival est singulier et cest donc vous quil reviendra de

faonner le vtre suivant lobjectif que vous vous tes fix. Malgr
tout, certains lments restant immuables, nous avons voulu ici rap-
peler les grandes tapes et obligations inhrentes lorganisation
de tout festival culturel.

Ainsi, de la naissance de votre ide jusquau lendemain de votre

vnement, vous trouverez des pistes pour vous aider franchir au
mieux chaque tape de ce beau, mais nanmoins fastidieux voyage !
Ce guide, mme sil vous oriente parfois, reste avant tout un gros
pense-bte qui vous suivra le temps de votre projet.

Constitution et animation dune quipe, programmation, finance-

ments, communication, logistique... Chaque thmatique sera abor-
de afin de vous fournir des lments de base et des conseils pra-
tiques qui, nous lesprons, vous permettront de vous lancer plus
sereinement dans votre projet...
SOMMAIRE
EDITO..................................................................................P.3

I. DE LIDE AU PROJET.................................................P.6
1/ Le fond et la forme......................................................P.7
2/ Constituer une quipe..................................................P.8

II. SORGANISER...............................................................P.10
1/ Animer son quipe........................................................P.11
2/ Planifier son projet.......................................................P.12
3/ Organiser un festival inter-associatif...........................P.14

III. TROUVER DES FINANCEMENTS.............................P.16

1/ Le dossier de prsentation............................................P.17
2/ Les sources de financement.......................................P.18

IV. DONNER CORPS AU FESTIVAL...............................P.28

1/ Le choix du lieu.............................................................P.29
2/ Les diffrentes formalits administratives..............P.30
3/ La programmation........................................................P.33
4/ Droits des artistes, devoirs de lorganisateur...........P.34
V. COMMUNIQUER.............................................................P.36
1/ La charte graphique et ses dclinaisons...................P.37
2/ Les relations presse ......................................................P.40
3/ La communication sur le terrain ..................................P.42

VI. AVANT DENTRER EN SCENE................................P.44

1/ Grer votre quipe dorganisation..............................P.45
2/ Assurer la logistique......................................................P.46
3/ Accueillir le public et soigner vos htes......................P.47

VII. LE JOUR J.....................................................................P.50

VIII. LHEURE DU BILAN....................................................P.52

Annexe...........................................................................P.56

ORGANISER UN FESTIVAL CULTUREL - Novembre 2010

Directeur de publication ..............................................................Florian Prussak
Rdaction ..................................................Benjamin Laugier et Camille Legault
Conception graphique.................................................. www.passemoilesel.com
PAO et iconographie.........................................................................Pauline Aubry
Photo de couverture ........................................Crdits Pitslamp Photographie
Imprim sur papier recycl par ...................................................Presse Pluriel
..................................................................................19 rue Frdrick Lematre 75020 Paris
 Franck Torralba Photography
I/ De lide
au projet

1/ LE FOND ET LA FORME...............P.7
2/ CONSTITUER UNE QUIPE..........P.8
1/ LE FOND ET LA FORME Sur une courte ou longue priode ? En jour-
ne ou en soire ? Il sera galement nces-
lorigine dun festival, outre lenvie de saire de confronter ces lments la ralit,
produire, au sens premier du terme mettre afin, par exemple, de ne pas programmer
devant, il y a surtout lambition de rpon- votre festival en mme temps quun autre
dre une attente. Votre dmarche doit donc vnement de grande ampleur. Une fois
commencer par un questionnement : tous ces critres dfinis, vous pourrez alors
Quoi ? Pourquoi ? Pour qui ? dfinir vos besoins financiers, humains,
La rponse ces questions servira de fil techniques et administratifs.
rouge votre dmarche.
En parallle de ces rflexions, posez-
Pour bien commencer les choses, runissez vous galement la question dun vne-
les diffrents initiateurs du projet et for- ment responsable dun point de vue co-
mulez clairement votre ide. Lessence de logique. Concernant le choix du site par
votre festival rsidera dans la formulation exemple, optez pour un lieu facile daccs
dune proposition artistique au public, qui et proche des transports en commun, un
permettra de rpondre un besoin identifi. espace dj quip ou un site naturel, pour
Les ressources artistiques qui vous envi- lequel vous vous assurerez quil ne prsente
ronnent sont inexistantes ? Elles sont sous- pas de sensibilit cologique particulire.
exploites et vous souhaitez les dfendre ?
Un pan de la politique culturelle de votre uni- Pour vous aider dans ces rflexions,
versit, ville ou dpartement est dlaiss? nhsitez pas consulter le site de lADEME et
Toutes ces questions mritent dtre poses le guide Associations durables, comment
car elles vous permettront didentifier les ac- co-responsabiliser ses pratiques associa-
tions dj existantes et dtablir un diagnos- tives ? , disponible sur www.animafac.net,
tic de la situation, auquel vous pourrez alors rubrique Bote outils / guides
proposer une alternative. pratiques .

Une fois cette dmarche accomplie, vous
allez pouvoir entrer dans le vif du sujet et
vous poser les questions qui permettront
de concrtiser votre projet, de lui donner un
cadre de ralisation :
O ? Quand ? Comment ?
Votre festival sera-t-il en extrieur ?
Se droulera-t-il dans un ou plusieurs lieux ?
Gardez galement lesprit que lorgani-
sation dun tel vnement ncessite un
statut juridique, qui vous permettra de
contracter une assurance, ouvrir un compte
en banque, signer des conventions.
Le modle associatif sans but lucratif
(loi 1901) reste le plus simple et le plus
pertinent.

DE LIDE AU PROJET // organiser un festival 7

 Pour plus dinformations sur cette campagnes de communication (distribution
question, vous pouvez consulter le guide de flyers, collage daffiches, tenue de stands
pratique Animafac du porteur de projet et la dinformation/prventes) et, le jour venu,
fiche pratique Crer son association, quand il sagira doccuper tous les postes
mode demploi , disponibles sur le site indispensables au bon droulement du fes-
dAnimafac, rubrique Bote outils . tival.

2/ CONSTITUER UNE QUIPE Lorganisation par ples dactivits ayant

fait ses preuves, proposez des individus
lorigine dun vnement dune telle am- motivs, fiables et comptents des postes
pleur, il y a un noyau dur. Un groupe qui va cls tels que la programmation artistique,
devoir porter le projet de A Z et y consa- la communication, ladministration. Autour
crer beaucoup de temps et dnergie, tout deux graviteront dautres membres, inves-
en faisant preuve de persvrance, de tis dans des postes tout aussi importants :
patience et de diplomatie. Afin dassurer laccueil des artistes, les relations presse, la
stabilit et solidit votre organisation, coordination des bnvoles, la gestion des
confiez chacun des membres du noyau prestataires, etc.
dur un poste cl dans lorganigramme.
Sils sont lorigine de lide, vous ne ris- Afin d'avoir lesprit tous les postes pour les-
quez pas de les voir abandonner en cours quels il vous faudra du monde, tablissez un
de route. Les rles les plus importants organigramme. Cet exercice vous donnera
seront donc assurs sur le long terme. un ordre dide sur le nombre de bnvoles
dont vous aurez besoin et vous permettra
Au del des membres initiateurs du pro- de structurer lorganisation de votre projet.
jet, vous allez devoir vous entourer,
dlguer des tches et ainsi structu-

Benoit Gasquet / Festival Silhouette

rer peu peu votre quipe et votre or-
ganisation interne. Un festival ne sau-
rait se faire sans une quipe soude,
responsabilise et motive. Pensez donc
mobiliser des bnvoles ds le dbut :
associs en amont, ils se sentiront dau-
tant plus concerns par la russite du
festival. Au-del de cet investissement
dans la prparation de l'vnement, les
bnvoles se rvleront galement indis-
pensables lorsquil vous faudra mener vos

8 DE LIDE AU PROJET // organiser un festival

 www.francktorralba.fr
 www.francktorralba.fr
II/Sorganiser

1/ ANIMER SON QUIPE...............P.11

2/ PLANIFIER SON PROJET..........P.12
3/ ORGANISER UN FESTIVAL
INTER-ASSOCIATIF....................P.14
1/ ANIMER SON QUIPE
aChoisir un mode dorganisation
Une fois votre quipe constitue, vous allez
jongler entre les runions et les brainstor-
mings rptition. Pour ne pas verser dans
lexcs et quilibrer la balance, faites le choix
du mode dorganisation qui vous convient le
mieux. Pour le dterminer, tenez compte du
nombre de personnes concernes et des
diffrents degrs dimplication de chacun.
En commissions
Le fonctionnement par commissions
convient tout particulirement si vous tes
nombreux organiser votre festival.
Question Dana Hogrel, Le printemps des tudiants (Toulouse)
Comment sest organise votre quipe,
comment avez-vous rparti les tches?
Tout au long de lanne le travail de
prparation du festival est rparti en 5
commissions : recherche de finance-
ments, tremplin [concours qui permet
aux groupes retenus de se produire lors
du festival], communication, pro-
grammation et aprs-midi artistique
et culturel. Les bnvoles se rpartissent
entre une ou plusieurs commissions. En
gnral, les commissions se runissent
tous les 15 jours, selon leurs actualits.
Ensuite, le bureau de lassociation runit
les responsables de chaque commission.
Le prsident, le vice-prsident, le trsorier
et la secrtaire se retrouvent tous les 10/15
Il permet par ailleurs de donner plus de
responsabilits aux membres actifs. Ainsi,
chaque responsable dune commission (par
exemple la commission programmation )
sentoure dune quipe avec laquelle il tablit
des orientations et suggestions qui seront
ensuite synthtises et dbattues lors de
la runion des chargs de commissions.
conome en temps, ce fonctionnement
repose sur la capacit de chaque charg de
commission animer et mobiliser un groupe
sur la dure.
En Assembles Gnrales
Le fonctionnement en Assembles Gnra-
les fait cho une volont de forte cohsion
jours, pour coordonner laction de lassocia-
tion, voir o il y a besoin de coups de main...
Chaque commission a une mailing-list pour
changer entre les runions, tout comme
le bureau. Les membres du bureau reoi-
vent en gnral les mails qui circulent sur
toutes les mailing-list. Il existe aussi une
mailing-list de tous les bnvoles o sont
annonces les AG qui ont lieu une deux
fois par mois et qui permettent chaque
commission de faire le point sur ses avan-
ces (par exemple, cest le moment o la
commission tremplin annonce les lieux
et dates des tremplins et si elle a besoin
daide pour la prparation), et o le vote
des grandes dcisions est fait (comme la
programmation).
sorganiser // organiser un festival 11
 et dimplication de tout un chacun dans les
dcisions qui, dans ce schma, doivent tre
entrines par la majorit.
Avec ce mode fonctionnement, votre pro-
grammation, vos choix de communication
ou encore vos budgets sont systmatique-
ment vots par chaque membre de lasso-
ciation prsent. Nhsitez pas, malgr tout,
organiser quelques runions satellites
sur des sujets qui mritent un dbat ou une
planification prcise. Le cas chant, vos
AG risquent dtre interminables et trs fr-
quentes.
aMnager ses troupes
Tous les acteurs dun festival ne sont pas
investis au mme degr. Certains seront
plus assidus aux runions, tandis que
dautres quitteront le navire avant la fin ou
se prsenteront la dernire minute. Mais
chaque contribution est prcieuse et vous
vous devez donc de mnager vos troupes :
ne surchargez pas les bnvoles qui nont
que peu de temps consacrer au projet et
npuisez pas les autres ! Convenez ensem-
ble du temps que chacun peut consacrer au
projet et adaptez les tches en fonction de
cette contrainte. Le temps sera votre princi-
pal ennemi, apprenez le matriser.
aSoigner la communication interne
Afin de ne pas perdre lnergie collective
dans un trop plein de runions et risquer de
lasser vos troupes, nommez un responsable
de la communication interne. Charg de ru-
nir les comptes rendus des commissions
ou AG et de les transmettre aux absents
12 sorganiser // organiser un festival
ou membres dautres commissions, vous
vous assurerez ainsi que linformation est
bien transmise et que tout le monde a bien
connaissance de lavancement du projet.
Profitez des outils web les plus appro-
pris afin que rien nchappe quiconque :
blogs, mailing list, documents partags...
Pour en savoir plus sur ces outils,
nhsitez pas consulter la fiche pratique
dAnimafac, Des outils web pour travailler
en quipe .
Mais la communication interne, cest aussi
et surtout garder le contact. Mnagez donc
galement des temps plus informels autour
dun verre, qui vous permettront de souder
vos quipes et de les remotiver tout en fai-
sant avancer le projet.
2/ PLANIFIER SON PROJET
Grer son temps et celui des autres est une
chose, grer LE temps en est une autre. Pas
de place laisse limprovisation lorsquil
faut que la programmation soit ficele, les
programmes imprims ou les dossiers d-
poss. Pour vous aider dans cette lourde
tche, deux outils indispensables : le rtro-
planning et le chronogramme.
aLe rtroplanning
Comme son nom lindique, cest un plan-
ning invers : sa construction doit donc d-
buter le jour J de lvnement et remonter
le temps jusqu la dcision dorganiser le
festival. Pour le construire, partez des dates

et heure de fin de votre projet et remontez
le temps pour identifier tout ce qui vous a
permis den arriver l. Droulez ensuite cha-
que secteur (communication, logistique,
programmation...) et identifiez les tapes-
cl ne pas oublier pour obtenir un vne-
ment russi.
aLe chronogramme
Cet outil vous permet davoir une vision
globale de votre projet dans le temps. L
encore, faites ressortir les diffrents ples
dorganisation lis votre projet, ou alors
ses tapes successives (prparation, rali-
sation et bilan par exemple) et transposez
graphiquement la dure de chaque tche.
Prsent au-dessus de votre bureau, color
et lisible, ce document sera votre mtro-
nome pour toute la dure du projet. Chaque
tche, dlai, dtail du festival doit y tre ins-
crit. Il vous permettra aussi de ne pas tout
faire au mme moment et de tenir compte
des diffrentes contraintes de temps.
Rendez-vous en annexe pour retrouver
un exemple de chronogramme.
Clara Nebeling / www.youthphoto.eu
aGrer les imprvus
Le rgisseur ne rpond plus au tlphone,
votre tte d'affiche est en retard, il pleut
torrent sans interruption... Le jour J, c'est
presque invitable, quelque chose ne fonc-
tionnera pas. Un simple grain de sable peut
tout moment enrayer la machine que vous
avez soigneusement huile. Vous pouvez
nanmoins prendre quelques dispositions.
Financires pour commencer : ajoutez une
dernire ligne votre budget intitule im-
prvus. Elle doit reprsenter entre 5 et
10% de vos dpenses totales. Il vous faut
donc prvoir lquivalent en trsorerie afin
de pouvoir vous retourner en cas de ppin.
Psychologiques, ensuite : ne perdez pas
votre calme si un imprvu se prsente,
cela risquerait den faire douter plus dun.
Cherchez un plan B qui, dfaut d'tre
pleinement satisfaisant aura le mrite
d'exister. Enfin, faites preuve de bon
sens : certains imprvus peuvent s'anticiper.
Par exemple, ne prvoyez pas un festival en
extrieur si vous ntes pas en mesure de
couvrir ne serait-ce que la scne en cas de
pluie...
sorganiser // organiser un festival 13
 3/ORGANISER UN FESTIVAL
INTER-ASSOCIATIF
Si votre association nest pas en mesure de
tout assumer seule ou si vous souhaitez
runir plusieurs comptences associatives
autour dun collectif ou dune fdration,
vous pouvez envisager un type dorganisa-
tion bas sur le mode inter-associatif.
Si plusieurs structures sont dj runies
lintrieur dune mta-structure associa-
tive, toutes les dmarches administratives
et financires pourront tre inities depuis
cette fdration. Si elles sont runies autour
dun collectif non-inscrit au Journal Officiel,
cest lune des associations qui devra porter
le projet administrativement et financire-
ment.
Outre les aspects administratifs, lorganisa-
tion dun festival par plusieurs associations
induit une mutualisation des compten-
ces, une multiplication des rseaux autant
quune rigueur organisationnelle.
14 sorganiser // organiser un festival
En effet, chaque association contient son
lot de spcialits et de savoir-faire qui
gagneront tre mis en commun. Mais il fau-
dra aussi tre clair sur le qui fait quoi ?
afin de ne pas laisser des pans de lorgani-
sation tomber dans loubli, ou de voir tout le
monde travailler sur les mmes questions.
Ainsi, telle association pourra tre en charge
de la programmation musicale tandis quune
autre saura davantage soccuper de la pro-
grammation thtrale.
Outre le principe de co-production, la simple
collaboration inter-associative peut gale-
ment tre un modle. Vous pouvez ainsi in-
viter certaines associations sinvestir plus
ponctuellement. Quelles soient spcialises
dans la promotion du commerce quitable,
la scurit routire ou encore le dvelop-
pement durable, la mise disposition de
stands ou de temps de promotion lors de
votre festival leur offrira une visibilit tout
donnant une orientation et un engagement
concret votre projet culturel.
www.stephane-gilbert.com
Questions Gabriel Juge, association et festival Libres comme lart (Paris)

Pourquoi avoir runi plusieurs associations
pour organiser un festival en commun ?
La raison principale a t celle qui se
traduirait par lunion fait la force : regrou-
per les forces de plusieurs associations
permet, de fait, de toucher plus de monde
(par les rseaux propres chaque asso),
de multiplier les demandes de finance-
ment (puisque chaque asso a ses finan-
ceurs dj mis en confiance), de dcupler
le nombre de bnvoles potentiellement
investis sur le projet, etc. Cest aussi un
poids politique, puisque cela montre que
nous reprsentons du monde et agissons
sur des territoires diffrents et larges, et
que nous savons mettre de ct les ambi-
tions propres chaque association pour
porter un projet en commun.
Quels modus operandi avez-vous appliqu ?
(runions, choix artistiques, rpartitions
des postes par associations, etc.)
La premire anne (2008-2009), nous
nous sommes organiss en collectif (as-
sociation de fait). Libres comme lart
tait pilot par deux comits : le comit
reprsentatif (form des reprsentants de
chaque association et charg de rpartir
les taches entre celles-ci) et le comit pi-
lote (compos des responsables de chaque
secteur prennent toutes les dcisions
pratiques du festival), coordonnant les
secteurs artistiques (musique, cinma,
spectacle vivant, arts plastiques, dbats)
et organisationnels (rgie, communica-
tion). Chaque membre des associations
participantes pouvait choisir de simpli-
quer o il le souhaitait dans lorganisa-
tion. Chaque organe se runissait rguli-
rement pour traiter des questions lordre
du jour, jusqu lvnement o une quipe
supplmentaire de bnvoles est venue en
renfort. Le contenu tait issu dun appel
projets diffus au maximum, puis dune s-
lection opre par les secteurs artistiques
en lien avec la rgie. Cette anne, lassocia-
tion a t dclare en prfecture.
Quels peuvent tre les inconvnients de la
dmarche?
Les inconvnients sont plutt des cueils
viter, par exemple quune association
tende trop vouloir se mettre en avant,
que le projet inter-associatif prenne trop de
place dans les projets de chaque associa-
tion, que le dsquilibre sinstalle entre les
diffrents organes de gestion et dorganisa-
tion du festival... Il faut trouver le bon com-
promis entre la mise en valeur de chaque
association membre et la mise en valeur du
projet collectif (le festival).

Pour davantage dinformations concernant le modle inter-associatif, consultez la fi-

che pratique Organiser un vnement inter-associatif disponible sur le site dAnimafac,
rubrique Bote outils .
sorganiser // organiser un festival 15
 Berit Porsche / www.youthphoto.eu
III/Trouver
des
financements

1/ LE DOSSIER DE PRSENTATION...P.17
2/ LES SOURCES DE FINANCEMENT...P.18
1/ LE DOSSIER DE PRSENTATION
Le dossier de prsentation constitue votre
carte de visite auprs des institutions
et de vos partenaires privs : rien ne
doit tre laiss au hasard dans sa
ralisation. Voici un aperu des lments
essentiels retenir.
Votre dossier doit commencer par une
prsentation de votre association, son
historique, ses objectifs et les membres qui
la composent. Soyez prcis, synthtique
et clair. De la mme manire, prsentez
ensuite le projet pour lequel vous sollicitez
un financement. Nomettez pas dintgrer
votre projet dans un contexte prcis
(socioculturel, conomique, gographique),
qui vous permettra de justifier de son utilit
et de sa pertinence.
Pour ne rien oublier, reprenez la formule qui
vous a servi construire votre projet : Quoi,
Qui, Quand, O, Comment, Pourquoi ?.
Enfin, intgrez votre dossier le budget et
le calendrier prvisionnels, ainsi que des
photographies et coupures de presse en
annexe si cela vous parat pertinent.
Afin de rdiger votre dossier, il faut vous
runir en petit comit et envisager
plusieurs sa composition, son style, sa mise
en page... Tous ces lments doivent vous
amener raliser un dossier original, qui
permettra votre projet de se dmarquer
aux yeux de vos interlocuteurs. Ces derniers
doivent avoir t cibls au pralable et vous
TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival
naurez pas oubli dintgrer les contraintes
des dlais de demandes de financements
votre calendrier prvisionnel.
Sachez que si vous avez moins dun an
dexistence, une demande de subvention
en mairie, dpartement ou rgion naura
que peu de chances daboutir. Si vous
avez plus dun an dexistence, ne tapez
pas pour autant toutes les portes
institutionnelles, slectionnez vos inter-
locuteurs en fonction de leur domaine
dintervention et des caractristiques
propres de votre festival.
Joignez votre dossier une lettre de prsen-
tation, sous forme dune lettre de motivation :
une premire partie sur votre association
et votre projet, une seconde sur votre par-
tenaire afin de prouver que vous avez saisi
ses objectifs et que vous ne le sollicitez pas
par hasard et enfin, une dernire dans la-
quelle vous soulignez vos intrts communs
sur ce projet. Noubliez pas dindiquer la
somme que vous demandez, tout en explici-
tant la faon dont vous envisagez de lutiliser.
Par la suite, ne laissez pas la chance faire
son uvre, prenez contact avec la personne
en charge de votre dossier et assurez-vous
quil soit arriv sur le bon bureau, dans le
bon service.
Pour plus dinformations, vous pouvez
consulter la fiche pratique Raliser son
dossier de prsentation disponible sur le
site dAnimafac, rubrique Bote outils .
17
2/ LES SOURCES DE
FINANCEMENT
Lenseignement suprieur
aLes universits
Il vous est fortement conseill de prendre
contact avec tous les acteurs pertinents du
personnel administratif, du service culturel
ou encore du Conseil dAdministration de
votre universit si votre festival est en lien
direct ou indirect avec celle-ci. Selon que
votre festival se droule dans luniversit,
quil soit organis par des tudiants, pour
des tudiants ou encore que son contenu
soit principalement issu de la cration tu-
diante, les personnes contacter ne seront
pas les mmes. Ainsi, de votre prsident
duniversit votre lu tudiant, en passant de commission, prenez contact avec le ser-
par le Conseil des tudes et de la vie univer-
sitaire, ciblez les bonnes personnes en fonc-
tion de leurs comptences.
aLes coles
De nombreuses coles organisent des
festivals chaque anne. Lesprit de
transmission y tant plus dvelopp, elles
affichent souvent un taux de prennisation
dinitiatives plus lev. Mme si les quipes projet devront donc, pour la majorit dentre
changent chaque anne, les partenaires
restent souvent les mmes. Que vous
preniez le relais sur un projet ou que vous
soyez linitiative dun premier festival,
commencez donc par contacter un
responsable de votre cole afin de trouver
un premier soutien.
Votre cole tant dote de fonds, elle pourra
18 TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival
probablement vous apporter une aide finan-
cire mais aussi vous diriger vers dautres
structures, le plus souvent prives, qui
pourront leur tour vous soutenir.
aLe FSDIE
Le Fonds de Solidarit et de Dveloppement
des Initiatives Etudiantes est aliment par
une partie des droits dinscription acquitts
par les tudiants. Les crdits du FSDIE sont
affects laide aux projets tudiants ma-
nant des associations culturelles ou spor-
tives, aux actions de solidarit, de bnvolat
tudiant et toute autre initiative collective.
Chaque universit reste cependant libre
dans la dfinition de ses critres dattribu-
tion. Pour les connatre prcisment, ainsi
que les dmarches accomplir et les dates
vice de la vie tudiante ou le service culturel
de votre tablissement.
Il est important de garder lesprit que les
personnes en charge dtudier votre dos-
sier seront globalement sensibles lim-
pact de votre projet sur le public tudiant et
ses retombes pour luniversit, notam-
ment en terme de visibilit. Les porteurs du
eux, tre inscrits au sein de luniversit solli-
cite. Par ailleurs, les projets dvelopps ne
doivent pas tre intgrs dans votre cursus
ou faire lobjet dune validation pour votre di-
plme. Les sommes accordes oscillent en-
tre 200 et 10 000 en fonction du budget
prsent. Sachez cependant que la somme
accorde est en moyenne de 1 500 .

Pour en savoir plus, consultez la fiche
pratique Obtenir des financements du FS-
DIE , disponible sur le site dAnimafac.
aLes services culturels
Le service culturel dune universit a pour
mission de proposer une politique culturelle
sur le campus et au sein de luniversit.
Pourvu dun budget annuel vot par le
conseil dadministration de luniversit, il a
pour vocation dorganiser des expositions,
des concerts... mais aussi de faciliter laccs
des tudiants loffre culturelle sur son ter-
ritoire (thtres, opras, concerts).
Si ce service culturel prsente dj une poli-
tique part entire, il nest pour autant pas
dconseill de rencontrer le responsable
du service ds votre projet de festival r-
dig. Dans le meilleur des cas, il obtiendra la
mise disposition dun lieu pour lune de vos
reprsentations ou une aide financire pour
la prise en charge dune partie de vos frais.
TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival
Benoit Gasquet / Festival Silhouette
Sinon, il relaiera au moins votre projet auprs
de luniversit et du personnel administratif
et enseignant, ce qui pourrait bien vous
ouvrir quelques portes...
aCulture-ActionS
Le dispositif Culture-ActionS du CROUS
comporte quatre fonds daide : Culture,
ActionS/Engagement, Jeune talent et
Culture scientifique et technique. Le premier
est ddi au financement dinitiatives
artistiques - individuelles ou collectives -
dans des domaines divers : thtre,
littrature, cinma, photographie, arts
graphiques, danse, musique, peinture,
sculpture... Le second porte sur les thmes
de la citoyennet, de la solidarit locale et
internationale, de lenvironnement, du sport
ou encore de lconomie. Le volet Jeune
talent rcompense particulirement
la cration artistique tudiante. Enfin, le
dernier volet soutient des projets mettant
en avant la recherche.
19
 Sachez que cette aide est conditionne au
co-financement de votre projet. Vous de-
vrez donc vous assurer, avant de dposer un
dossier, du soutien dun partenaire public ou
priv.
La commission qui examinera votre dossier
sera par ailleurs trs attentive aux retom-
bes de votre projet pour le milieu univer-
sitaire. Pour dposer un dossier, prenez
rendez-vous avec le service des affaires
culturelles, qui vous communiquera les
dates exactes des commissions (en gn-
ral, elles ont lieu en janvier, avril et juin).
Comptez trois mois environ pour le traite-
ment du dossier.
Pour plus dinformations, consultez la
fiche pratique Financer son projet avec
Culture-ActionS , disponible sur le site dAni-
mafac. Et pour plus dinfos sur la politique
culturelle du Rseau des uvres Universi-
taires (CNOUS et CROUS), rendez-vous sur
www.culture.cnous.fr
Les services dconcentrs de lEtat
Garants de la bonne mise en uvre des
actions de lEtat lchelle locale, certains
services dconcentrs peuvent constituer
des interlocuteurs pertinents dans votre re-
cherche de soutien.
aLes Directions Rgionales de la Jeunesse,
des Sports et de la Cohsion Sociale (DRJSCS)
Elles ont la fois le rle dappui aux ini-
tiatives des jeunes et celui dexpert du
monde associatif au sein des prfectures.
20 TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival
Certains dispositifs nationaux ont par
ailleurs t dploys lchelle des d-
partements et rgions pour encourager les
jeunes initier tous types de projets, y com-
pris culturels. Ne ngligez pas ces coups de
pouce, qui vous permettront en plus de b-
nficier des conseils dexperts comptents
en matire de politique culturelle ou dorga-
nisation de projets.
aEnvie dagir
Premier dispositif national daide publique
aux projets des 11-30 ans, Envie dagir
finance et accompagne des initiatives
individuelles ou collectives dans tous
les domaines : solidarit internationale
ou de proximit, animation sociale et
culturelle, dveloppement durable, cra-
tion dentreprise... Le plus de ce
programme est de vous apporter un
soutien la fois pdagogique, technique
et financier, de lmergence la ralisation
effective de votre projet.
Les Ples de Recherche
et dEnseignement Suprieur (PRES)
Les Ples de Recherche et dEnseignement
Suprieur ont t crs en 2006 afin de
mutualiser les moyens et les activits des
universits, grandes coles et organismes
de recherche dun mme territoire. Ainsi,
de nombreux ples ont dj vu le jour un
peu partout en France. Si votre associa-
tion sinscrit dans lun de ces territoires,
vous pourrez alors faire appel au service
de la vie tudiante et culturelle de votre
ple, si bien sr ce service commun existe.
Attention cependant : les associations ayant
plusieurs annes dexistence ou des projets
dj en cours nont pas vocation bnficier
de ces aides.
Deux types daides sont accessibles au sein
de ce dispositif :
Projets-Jeunes est un dispositif coup
de pouce destin aux jeunes porteurs
de projet pour une premire initiative,
individuelle ou collective, dans les
domaines de la culture, de la solidarit de
proximit, des sciences et techniques, du
sport... Laide financire est fixe 1000 Elles collaborent donc avec les collectivits
maximum et ne peut excder 50 % du
budget total du projet. Elle est attribue par
un jury dpartemental qui se runit environ
une fois par mois.
Dfi-Jeunes a pour objectif de soutenir les
premiers projets qui prsentent un caractre
de dfi personnel ou professionnalisant et
qui ont un impact sur le projet de vie des
jeunes. La bourse peut atteindre 6000 ,
mais ne peut excder 50 % du budget total.
TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival
Pour en savoir plus, rendez-vous sur le
site Envie dagir : www.enviedagir.fr
Menac en 2010, le programme Envie
dAgir a t reconduit en 2011 mais reste
susceptible de disparatre terme. Nhsi-
tez pas vous rapprocher de votre DRJSCS
pour obtenir confirmation de son maintien.
aLes Directions Rgionales des Affaires
Culturelles (DRAC)
Elles dpendent du ministre de la Culture
et sont charges de mettre en uvre la poli-
tique culturelle dfinie par le gouvernement.
afin dapporter cohrence et expertise dans
la dfinition dune politique culturelle locale.
Mme sil devient de plus en plus dlicat
dobtenir une subvention de la DRAC,
nhsitez pas contacter lun des dlgus
correspondant votre secteur (musique,
thtre, danse, etc) : ce dernier pourra
toujours vous orienter en termes de
programmation et/ou de dveloppement
culturel.
Benoit Gasquet / Festival Silhouette
21

Les collectivits territoriales
Les collectivits constituent galement un
acteur majeur de votre recherche de sub-
ventions. Elles ont vocation rpondre
des objectifs prcis en termes de dvelop-
pement culturel et tiennent donc un rle
important dans laide aux projets culturels.
Avant de solliciter ces institutions, assurez-
vous cependant que votre action sinscrit
dans leur politique dintervention et r-
pond leurs critres de slection. En effet,
les mcanismes de chaque institution sont
spcifiques. Les modalits pour approcher
et concrtiser des partenariats durables
restent cependant invariables.
Renseignez-vous bien en amont sur les
dates de dpt de dossier et assurez-vous
avant chaque remise de dossier davoir tabli
au pralable un contact avec un lu ou un
charg de mission rattach au dpartement
concern. Prparez vos rendez-vous en
structurant un discours prcis. Enfin, tout
22 TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival
Besopha
au long de votre projet, ne manquez jamais
de tenir informs vos interlocuteurs de vos
projets et ralisations, et ce mme sils ne
vous ont pas subventionn. Ils restent des fi-
nanceurs potentiels pour vos projets futurs.
a Les communes et structures intercom-
munales
Votre commune ou structure intercom-
munale peut tre une allie majeure dans
lorganisation dun festival car de nombreux
tablissements culturels dpendent delles.
Ainsi, dfaut de vous financer, elles pour-
ront ventuellement vous mettre disposi-
tion un tablissement culturel (thtre, salle
polyvalente, etc). Pour ce faire, contactez les
services culturels de votre mairie et deman-
dez quel type daide ils sont prts vous ap-
porter. La subvention tant videmment une
possibilit, formulez une demande. Le cas
chant, et si votre projet se tient bien dans
la ville, faites votre possible pour que laide
soit de lordre dune mise disposition de
locaux ou de matriel (salles, chaises...).
aLe Dpartement (Conseil Gnral)
Le Conseil Gnral est pourvu dune direc-
tion de la culture ou des affaires culturelles.
Hormis dvelopper et mettre en place des
projets culturels sur son territoire, le Conseil
Gnral gre parfois certains tablisse-
ments tels que muses, thtres ou salles
de concerts. De plus, il dispose dun fond
ddi au financement dassociations et de
projets culturels et artistiques. Vous pouvez
donc dposer une demande de subvention
pour votre projet ou le fonctionnement de
votre association.
Ces dmarches doivent tre entreprises
trs tt dans lanne. En effet, la proc-
ajoute europenne.
Ainsi, certains programmes requirent des
conditions de transnationalit ou un parte-
nariat avec dautres associations de pays
membres de lUnion. Si votre projet nest que
national, valuez sa pertinence au regard
des objectifs communautaires, et lancez-
vous !
Pour plus dinformations, consulter la
fiche pratique Animafac Monter un projet
europen .

Alessandro Di Maio / www.youthphoto.eu

dure tant relativement longue, il faut par-
fois attendre plusieurs semaines aprs la
ralisation de votre projet pour recevoir la
subvention.

aLa Rgion (Conseil Rgional)

Le Conseil Rgional est souvent un parte-
naire trs engag dans laide aux asso-
ciations. Les dmarches pour dposer un
dossier de subvention tant les mmes
que lorsque vous vous adressez au
Conseil Gnral, anticipez votre demande.

LUnion Europenne

LUnion Europenne possde un gisement

de subventions trs large et les sommes
alloues peuvent tre importantes. Soyez
rigoureux pour trouver le programme cor-
respondant prcisment votre projet, qui
doit, faut-il le rappeler, avoir une relle valeur

TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival 23

 Les partenaires privs
Faire appel des organismes privs, que
ce soit de petites ou grandes entreprises
ou encore des fondations dentreprise, est
aussi indispensable que de solliciter les ins-
titutions. Vous devez en effet chercher
diversifier vos financements, pour montrer
chacun de vos partenaires quils ne sont
pas seuls sengager et que dautres vous
ont suivi. De plus, les structures prives
peuvent parfois vous apporter prcisment
ce dont vous avez besoin.
Par exemple, les prestations professionnelles
ou les biens de consommation sont parfois
fort onreux et vous naurez pas souvent les
moyens de vous les offrir. Une entreprise
sera toujours plus encline vous fournir
une aide en nature plutt quune aide fi-
nancire, et vous pourrez ainsi ngocier le
prt de matriel pour votre sono et le don de
nourriture et boissons pour alimenter vos
quipes. Les possibilits sont nombreuses,
ne les ngligez pas !
aLe mcnat
Le mcnat est le soutien sans contrepartie
dune entreprise un projet dintrt gnral. partenaires, lAdmical, qui promeut le m-
Autrement dit, lentreprise ne peut pas atten-
dre un retour dimage de lassociation qui
elle apporte une aide, mme si le mcnat
valorise de fait son image institutionnelle.
Une dfiscalisation de lordre de 60% peut-
tre effectue sur les dons raliss par les
entreprises dans la limite de 0,5% du chiffre
24 TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival
daffaires annuel (pour les particuliers, la
dduction fiscale est gale 66 % du montant
du don, et limite 20 % du revenu
imposable). Nhsitez pas le mentionner.
Contrairement ce que lon pourrait croire,
les PME (entreprises de moins de 100
salaris) constituent la majorit des
entreprises mcnes. Ne les oubliez pas!
Au-del du soutien financier, les entreprises
dveloppent galement le mcnat
de comptences, cest dire la mise
disposition de leurs salaris auprs
dassociations, en fonction de leurs besoins.
Pour en savoir plus sur le mcnat de
comptences, vous pouvez vous rendre
sur la plateforme www.koeo.net qui met en
relation les entreprises et les associations.
Consultez galement le dossier ddi
sur le site dAnimafac Le mcnat de com-
ptences ou comment relier les associations
et les entreprises , disponible dans longlet
Magazine , rubrique Vie associative ,
dossiers .
Pour vous aider dans vos recherches de
cnat dentreprise en France, dite chaque
anne un rpertoire des entreprises mc-
nes. Accessible en ligne gratuitement sur
www.admical.org, vous y trouverez les
noms et coordonnes des responsables
pour chaque entreprise, ainsi que les cri-
tres de slection des dossiers, les budgets
allous, etc.
 Aussi, rflchissez bien en amont

Benoit Gasquet / Festival Silhouette

ce que vous pourrez offrir
lentreprise en termes de visibilit.
linverse, relisez attentivement les termes
de laccord. Certaines entreprises, sous
couvert datteinte leur image de marque,
peuvent simmiscer dun peu trop prs dans
les affaires de lassociation.

Pour en savoir plus, consultez les

fiches pratiques Animafac Rechercher et
grer des partenariats privs et Rdiger
Vous pouvez galement consulter les une convention de partenariat .
sites www.fondations.org, www.mecenova.
org ou encore www.imsentreprendre.com Les fonds propres
qui recensent une grande partie des
entreprises mcnes ainsi que leurs Parmi toutes les sources de financement
champs dinterventions. possibles, il en est une vidente au point
quon loublie parfois : votre asso ! A travers
aLe sponsoring la mise en place de diffrentes actions, vous
Au contraire du mcnat, le sponsoring est pouvez ainsi financer une partie de votre
un acte publicitaire : lassociation devient projet. Petit tour dhorizon des possibles...
un outil de communication pour le sponsor,
dont la dmarche est clairement commer- aLa billetterie
ciale. Les publics que vous touchez par vos Si vous avez choisi de faire payer lentre
activits peuvent intresser bon nombre de votre festival, vous devez mettre en
dentreprises qui trouveront l un moyen place un systme de billetterie. Vendus
facile de faire leur promotion. En fonction en ligne, en prvente et sur place, les
des caractristiques de votre projet et du billets doivent se composer comme
public que vous allez cibler, effectuez des re- suit : un carnet de billets possde une
cherches dans les annuaires professionnels souche et chaque billet contient un
(type pages jaunes, kompass, pagespro...). coupon de contrle (celui que vous
Pensez aussi aux commerants et petites dtachez lentre du spectateur sur
entreprises de proximit, forcment in- le site) et un coupon que le spectateur
tresss par une clientle environnante. conserve. Le billet doit comporter le nom
Cependant, soyez vigilants : il doit sagir de lassociation organisatrice, le numro
dun partenariat gagnant-gagnant. de billet et le prix dentre.

TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival 25


Vous devez conserver prcieusement les
souches et coupons de contrle, mme
une fois votre manifestation passe : ils
vous serviront pour votre comptabilit,
pour lestimation prcise du nombre de
spectateurs ainsi quen cas de contrle
fiscal.
aLa buvette
Si vous avez obtenu une autorisation de
dbit de boisson sur le site de votre festival
(pour en savoir plus sur les dmarches
effectuer, rendez-vous partie suivante !),
la buvette sera une bonne source de
financement. Faites cependant attention
ce quelle soit adapte au nombre de
spectateurs attendus : si vous attendez 700
26 TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival
Sophie Madigand
personnes, ne soyez pas deux au bar avec
une seule caisse...
Prvoyez donc large, les spectateurs ne
sont pas venus pour attendre 30 minutes
la buvette entre les changements de
plateaux, pendant lentracte ou la fin dun
spectacle. Prvoyez un fond de caisse et,
si vous navez pas de caisse enregistreuse
disposition, sachez que vous pouvez en
louer une : cela s'avrera fort pratique pour
la comptabilit.
Noubliez pas de penser lenvironne-
ment : privilgiez les verres rutilisables
ou recyclables, les fts de bire plutt que
les bouteilles ou canettes, les jus de fruits
labelliss commerce quitable...
aLe merchandising
Casquettes, tee-shirts, posters... Les pro-
duits drivs dun festival peuvent tre nom-
breux. Certains spectateurs seront ravis de
repartir avec un souvenir sils ont apprci
le festival. Ces ventes ne constituent pas
une source de financement trs cons-
quente mais proposent un compromis per-
tinent entre communication et trsorerie.
Avant de vous lancer, faites tablir plusieurs
devis et assurez-vous de bien utiliser la
mme charte graphique que celle des dif-
frents supports de communication du
festival.
aLes cotisations
Les cotisations sont autant une source de
financement quun outil de communication
non ngligeable. Elles vous permettront en
effet dobtenir les coordonnes des per-
sonnes les plus sensibles votre dmarche
associative.
Vous pourrez ainsi les tenir informs de vos
actions au travers de votre newsletter et,
pourquoi pas, les retrouver prochainement
parmi de nouveaux bnvoles !

Gabriela Dumitru / youthphoto.eu

Une fois encore, noubliez pas
lenvironnement et privilgiez des supports
publicitaires thiques ou durables (textiles
bio, objets recycls ou recyclables...)

Le fond de caisse
Lors de larrive du public, billetterie,
buvette et stands o vous vendez vos
produits doivent tre pourvus dun fond
de caisse. Vous viterez ainsi de rendre
vos participants de la monnaie en pices
de 10 centimes, ou de ne pas pouvoir
leur rendre du tout...

Pour obtenir un fond de caisse

consquent, il vous suffit de vous rendre
dans votre banque suffisamment
lavance et vous pourrez ainsi disposer
de monnaie le jour J !

TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival 27

 Maren Treffer / www.youthphoto.eu
iv/Donner
corps
au festival

1/ LE CHOIX DU LIEU.....................P.29
2/ LES DIFFRENTES FORMALITS
ADMINISTRATIVES.....................P.30
3/ LA PROGRAMMATION...............P.33
4/ DROITS DES ARTISTES, DEVOIRS
DE LORGANISATEUR................P.34
1/ LE CHOIX DU LIEU
Le lieu de votre festival sera dterminant
pour votre programmation. Que vous en-
visagiez dorganiser votre festival en ext-
rieur, dans un thtre ou ailleurs, le contenu
artistique ne sera peut-tre pas le mme,
tout comme la logistique quil vous faudra
dployer.
Vous devrez galement dvelopper des argu-
ments pertinents afin de convaincre les res-
ponsables du lieu choisi de vous laisser in-
vestir leur territoire. Votre choix ne doit donc
pas se faire au hasard : posez-vous la ques-
tion de lespace correspondant vos besoins,
de la place ncessaire votre projet et du pu-
blic que vous souhaitez cibler. Chaque lieu a
une histoire et des caractristiques propres,
avec lesquelles il vous faudra composer.
Ce choix sera galement dterminant pour
la suite de votre projet : ainsi, selon que vous
organisez un festival de cinma, de musique
ou encore de thtre, le lieu qui accueillera
votre projet devra correspondre aux deman-
des techniques des artistes programms.
aDedans / dehors?
Que vous ayez dcid dorganiser votre fes-
tival en intrieur ou en extrieur, vous de-
vrez laborer une fiche technique gnrale devra tre autant fonctionnel pour vous
de votre projet, spcifique au choix pour le-
quel vous aurez opt : un festival en plein air
entranera ainsi de nombreuses contraintes
Donner corps au festival // organiser un festival
techniques et un dploiement logistique
considrable ; linverse, un festival dans
un thtre public par exemple vous deman-
dera davantage de qualits relationnelles.
aEn extrieur
Un festival en plein air ncessite de penser
tout : scne, scurit, dcoration du site,
bar, toilettes... Vous devrez tout envisager et
installer !
Ainsi, vous allez devoir lister tout le matriel
dont vous aurez besoin et la manire dont
vous allez vous le procurer. La scne sera
llment principal de votre festival et devra
faire lobjet dun contrle par un organisme
agr qui validera sa viabilit. Vous devrez
galement faire attention la conformit de
votre matriel sonore et lumineux avec la
rglementation en vigueur.
Accueillir du public, cest aussi penser au
confort et lhygine : si votre manifes-
tation est importante, des points deau et
des toilettes mobiles doivent tre prvus.
Votre site se devant dtre accueillant, vous
consacrerez aussi une ligne budgtaire pour
son amnagement afin de le rendre agra-
ble et pratique.
Pour finir et sans tre exhaustif, le bar
que pour votre public : assurez-vous quil
soit visible, clair et bien sr que rien
ne manque (monnaie, stock, gobelets).
29
 La fiche technique
Chaque spectacle requiert une fiche techni- Nanmoins, la fiche technique dun groupe
que. Fournie pas les artistes ou leur produc- de musique vous rappellera peut-tre quil
teur, la fiche technique est la liste du mat- faut prvoir un certain nombre denceintes
riel requise pour que musiciens, comdiens de retour et de pupitres partitions,
ou encore danseurs puissent raliser leurs ainsi quune dimension minimum de scne
prestations. Elle est distinguer de la fiche ou encore la place ncessaire chaque mu-
technique globale de votre festival. En effet, sicien. Chaque fiche technique devra tre
chaque groupe ne vous listera pas forc- transmise votre rgisseur technique qui
ment le matriel ncessaire lamplifica- aura pour mission de veiller ce que tout
tion dun concert ou sa mise en lumire. soit oprationnel le jour de la prestation.

aEn intrieur 2/ LES DIFFRENTES

Un festival en intrieur peut se drou-
ler dans un thtre, une salle de concert
ou de cinma mais aussi dans les am-
phis de votre universit ou dans tout
autre quipement ddi qui vous sera
allou par une structure publique ou prive.
Si les contraintes techniques et logistiques
peuvent savrer moins consquentes,
vous allez en revanche devoir redoubler de
diplomatie envers les propritaires des
lieux ou le personnel permanent. Ainsi, sil
sagit dun thtre, il sera bienvenu que vous
communiquiez les fiches techniques des ar-
tistes que vous aurez slectionns au direc-
teur technique de ltablissement, car cest
lui qui assurera la prestation technique lors
de la reprsentation.
Par ailleurs, et plus largement, le travail en
amont concernant les accords administra-
tifs est indispensable afin que soit graves
noir sur blanc les comptences et responsa-
bilits de chacun.
FORMALITS ADMINISTRATIVES
Ca y est, aprs avoir longuement cherch,
vous avez enfin trouv le lieu idal pour
votre festival ! Ne vous rjouissez pas trop
vite, il vous reste encore quelques formalits
accomplir...
aLa rglementation
Quel que soit le lieu que vous aurez choisi,
vous devrez obir des rglementations
prcises en matire de scurit des
personnes que vous accueillerez. Dans
un premier temps, gardez l'esprit
que si votre festival se tient dans un
tablissement dj habilit recevoir
du public, vos dmarches seront
simplifies au maximum.
Le cas chant, vous partez de zro et aurez
tout faire. A commencer par l'obtention
d'une autorisation dorganiser une
manifestation accueillant du public.

30 Donner corps au festival // organiser un festival

Elle sobtient en Mairie (ou en Prfecture
pour Paris, Lyon et Marseille) et est
demander lavance, dans des dlais
qui prennent en compte lenvergure
de lvnement : 6 semaines avant la
date prvue pour les propositions les
plus lgres et jusqu 5 mois pour
les manifestations plus importantes.
Vous tablirez un dossier contenant la date
et le lieu de lvnement, lestimation de
la frquentation du public, les plans des
installations et infrastructures prvues,
ainsi quune petite description du contenu
artistique de votre vnement.
Lobtention de cette autorisation implique
que le lieu choisi ait fait lobjet dune visite de
scurit et que vous ayez obtenu un avis fa-
vorable de la Commission de scurit. Pour
cela, vous devrez prparer un dossier de
scurit qui doit comporter la prsentation
et des lments artistiques et techniques
expliquant la nature de lvnement.
Pour en savoir plus, consultez la fiche
pratique Animafac Organiser une mani-
festation dans lespace public .
aLes assurances
Sassurer et assurer son public, ses bn-
voles et ses artistes est une ncessit. En
effet, la responsabilit civile est lobligation,
pour toute personne, de rparer les dom-
mages causs autrui.
Si vous possdez dj une assurance de ce
type, vrifiez quelle couvre bien la mani-
festation organise, les lieux occups tem-
porairement par la manifestation ou encore
lintoxication alimentaire si vous avez prvu
de proposer de quoi manger votre public.

Jason-Louise Graham / www.youthphoto.eu

du projet, les dates et heures de reprsenta-
tion, la jauge, les plans de la manifestation,
ainsi que les diffrents rapports attestant de
la conformit des installations prvues (ins-
tallations lectriques, scne, structures...)
aux exigences rglementaires.

Sachez galement que si vous montez un

chapiteau, une tente ou toute autre struc-
ture destine recevoir du public, vous
aurez lobligation de demander une autorisa-
tion douverture au public : la demande doit
tre effectue auprs du maire au minimum
un mois l'avance, mais plus prudemment
6 8 semaines lavance. Elle doit l aussi
tre accompagne du dossier de scurit

Donner corps au festival // organiser un festival 31


Hormis cette assurance, il sagira aussi
dassurer vos biens, temporairement lous
pour le festival. Cela peut se faire par le biais
dune extension de garantie demande
votre assureur. Prvoyez aussi un gardien-
nage du matriel lou, par ailleurs exig par
les assureurs.
Enfin, les garanties complmentaires sont
parfois les bienvenues lorsquun vnement
imprvisible vient empcher le bon drou-
lement de votre projet. Ainsi, la garantie
annulation intemprie, qui vous permet
de couvrir les frais engags irrcuprables
ou les recettes escomptes si votre vne-
ment est annul cause du temps, nest pas
prvue par tous les assureurs.
Sachez que LAPAC propose des
contrats dassurance prix tudiants et
sur mesure. Vous pouvez ainsi assurer
votre asso partir de 80 euros par an.
Pour plus dinfos, rendez-vous sur le site
www.etudiants.laligue.org
aLautorisation de dbit de boisson
L ouverture dune buvette ncessite aussi
32 Donner corps au festival // organiser un festival
Benoit Gasquet / Festival Silhouette
des formalits administratives. Si vous
souhaitez ouvrir un dbit de boisson, vous
vous devez en faire la demande la mairie
dans une limite de cinq demandes annuelles.
Pour les manifestations parisiennes, cette
demande se fera auprs de la Prfecture de
Police. Il sagira videmment dune autori-
sation de dbit temporaire et la vente sera
limite aux groupes 1 (boissons non-alcoo-
lises) et 2 (vin, cidre, bire).
Attention cependant, selon le code de la
sant publique, aucun dbit de boisson de
2e catgorie ne peut tre tabli moins
dune certaine distance autour des difi-
ces et tablissements suivants : tablis-
sements de sant, maisons de retraite,
hpitaux et dispensaires, ainsi que stades,
piscines, et terrains de sport. Cette inter-
diction stend parfois dautres difices et
tablissements, rapprochez-vous de votre
mairie ou prfecture pour en savoir plus.
Enfin, noubliez pas dopter pour des
gobelets en carton et disposez des poubelles
de tri sur le site ou pensez vous procurer
des gobelets rutilisables en plastique dur.
3/ LA PROGRAMMATION
La programmation est lme de votre festi-
val. Lors de vos premires dmarches, vous
avez voqu les orientations artistiques
et culturelles de votre projet, avez pris en
compte le contexte gographique et so-
cioculturel dans lequel il sinscrit et vous
en avez dgag une ligne ditoriale, un fil
rouge. Reste dfinir les modalits de votre
slection artistique.
aLes appels projets
Faire appel des groupes, compagnies ou
artistes afin de pouvoir les auditionner et
ventuellement, les programmer est mon-
naie courante dans les festivals, notamment
tudiants. Arpentez donc tous les lieux de
cration dans un primtre donn et/ou un
domaine artistique cibl, puis dposez des
affiches faisant part de votre appel projets,
en tant prcis sur lobjet de votre recherche.
Cette mthode a fait ses preuves dans la
diffusion de la cration amateure, univer-
sitaire et semi-professionnelle (conser-
vatoire, tudiants en art, etc). Elle peut donc
correspondre un festival ayant pour voca-
tion de promouvoir la cration mergente.
Nanmoins, gardez en tte quil peut-tre
bienvenu dinviter des artistes ayant dj
de la notorit afin de mieux faire conna-
tre vos jeunes espoirs.
aLa diffusion des productions locales
Diffuser des artistes de votre ville, dparte-
ment ou rgion peut galement tre un choix
Donner corps au festival // organiser un festival
de programmation. Pour cela, il sera nces-
saire davoir vos cts un programmateur
qui connat bien la scne locale ou sy atta-
che en cumant les salles de concerts, les
thtres ou les expositions. Si vous choi-
sissez de diffuser des artistes issus de la
scne locale, votre programmation peut se
prsenter comme un engagement culturel :
cest cause du manque de reprsentation
des groupes de musique locaux que vous
avez choisi de les soutenir. Mais l encore,
si vous souhaitez mieux faire connatre et
entendre votre proposition, peut tre est-il
judicieux de penser programmer gale-
ment une tte daffiche, qui fera dplacer le
public.
aUne tte daffiche ?
Avoir au sein de sa programmation une tte
daffiche est la porte de tout festival. Mais
au fait, une tte daffiche, cest quoi ?! Ca
peut tre un groupe que vous propulsez en
dernire partie de soire et qui est le clou du
spectacle parce quil est trs festif ou trs
attendu. Ou un groupe trs connu qui vous
assurera une frquentation leve. Il faut
cependant garder en tte que si vous pro-
grammez des professionnels, il va falloir
vous comporter comme tel en retour.
Ainsi, au mme titre que pour les amateurs
ou les semi-pros, il vous faudra rpondre
toutes leurs demandes dordre technique.
Vous devrez galement russir vous en-
tendre sur le montant du cachet que vous
serez en mesure de proposer, la prestation
de professionnels ntant gnralement pas
33
 offerte ni bon march. Enfin, sans traiter vos
invits comme des stars, il vous faudra as-
surer leur accueil sur place, avant et aprs
leur reprsentation.
4/ DROITS DES ARTISTES,
DEVOIRS DE LORGANISATEUR
aLa licence dentrepreneur
En tant quorganisateur de spectacles,
vous avez des responsabilits administra-
tives prcises. La licence dentrepreneur
du spectacle peut devenir une obligation
si votre association organise plus de six
spectacles ou reprsentations dans lan-
ne. A moins de vouloir devenir profession-
nel dans lorganisation de spectacles, vous
pourrez donc fonctionner sans licence.
Sachez cependant que vous devrez rpon-
dre certaines obligations lgales dans
le cadre de lembauche et de lemploi dun
salari du spectacle vivant. Pour simpli-
fier vos dmarches administratives, un
guichet unique a t mis en place, le
GUSO. Accessible sur internet ou par t-
lphone, ce service vous permet deffec-
tuer toutes les dmarches ncessaires,
grce un formulaire unique et simplifi.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur
www.guso.com.fr
aLa rmunration des artistes
Aprs avoir tabli votre programmation,
contact les artistes ou leurs producteurs et
34 Donner corps au festival // organiser un festival
obtenu leur accord pour quils se produisent
dans votre festival, il va falloir vous atteler
la prparation et la signature dun document
formalisant vos engagements mutuels : le
contrat.
Deux types de contrats soffrent vous :
- le contrat dengagement, qui vous lie lar-
tiste et stipule le montant de sa prestation
(dans ce cas, le GUSO peut vous aider sim-
plifier vos dmarches demployeur) ;
- ou le contrat de cession. Conclu entre le
producteur et vous, il correspond lachat
du spectacle hors taxes. Cest le produc-
teur qui sera alors en charge de toutes les
dmarches administratives ad-hoc.
Nhsitez pas vous rapprocher de la DRAC
de votre rgion ou de la direction dparte-
mentale du travail pour plus dinformations.
Mais vos dmarches ne sarrtent pas l. Les
artistes touchent aussi des droits dauteur.
Selon le domaine artistique auquel ap-
partiennent vos artistes, les structures
contacter ne seront pas les mmes. Tour
dhorizon et explications :
La SACEM (Socit des Auteurs, Compo-
siteurs et diteurs de Musique) protge les
uvres musicales franaises et trangres
exceptes celles tombes dans le domaine
public (70 ans aprs le dcs de lauteur et
du compositeur). Ainsi, hormis le cachet d
lartiste, vous devrez vous acquitter des
droits la SACEM.

Comment procder ? 15 jours avant la ma-
nifestation (20% de rduction dans ce cas),
contactez la SACEM pour obtenir son autori-
sation.
Elle vous fera parvenir un contrat que vous
devrez lui retourner sign et, aprs la tenue
de votre vnement, vous devrez envoyer
ltat des recettes et des dpenses de
votre festival ainsi que le programme des
uvres diffuses. La facture qui vous sera
alors adresse par la SACEM sera calcule
sur les recettes de vos entres (8,8% pour
la musique vivante, dans le cadre dune
manifestation se droulant dans une
enceinte de plus de 300m) additionnes
aux recettes annexes (4,4%). Si lentre est
gratuite, vous ny couperez pas non plus
avec une ponction de 6,6% des recettes
indirectes ou de 8,25% sur la musique
enregistre. www.sacem.fr
La SACD (Socit des Auteurs et Compo-
siteurs Dramatiques) est lquivalent de la
Donner corps au festival // organiser un festival
Fanny Reynaud
SACEM pour le thtre et protge donc les
uvres dramatiques. Que vous soyez une
troupe de thtre ou un diffuseur, si luvre
que vous allez interprter ou diffuser nest
pas une uvre originale, vous allez devoir
dclarer son utilisation. Ainsi, vous devez
vous renseigner auprs du ple Auteurs et
Utilisateurs qui vous fournira les conditions
gnrales de perception. www.sacd.fr/Re-
glement-des-droits.115.0.html
LADAGP (Socit des Auteurs Dans les
Arts Graphiques et Plastiques) sera votre
interlocuteur si vous souhaitez utiliser une
ou plusieurs uvres dun artiste rfrenc
chez eux (peintre, sculpteur, photographe,
etc.). Vous devrez alors vous rendre sur le
site internet de lADAGP et remplir en ligne
le formulaire de demande. Vous obtiendrez
en retour une autorisation et lon vous
informera des droits dauteur dont vous
devrez vous acquitter. www.adagp.fr/FR/
static_index.php
35
V/Communiquer

1/ LA CHARTE GRAPHIQUE
ET SES DCLINAISONS.............P.37
2/ LES RELATIONS PRESSE..........P.40
3/ LA COMMUNICATION
SUR LE TERRAIN .....................P.42
Avec la programmation, la communication
est le second pilier dun festival. Elle doit
permettre de susciter la curiosit, lengoue-
ment et lenvie. Sachez que la communi-
cation constituera bien souvent votre se-
cond poste de dpenses et mobilisera une
bonne partie de vos ressources bnvoles.
Ne ngligez pas les moyens dployer.
1/ LA CHARTE GRAPHIQUE
ET SES DCLINAISONS
Colorez votre identit !
Pour bien faire les choses, vous devrez com-
mencer par vous crer une identit gra-
phique : un logo pour votre association, un
titre pertinent pour votre festival, une police
identique dans tous vos documents. Rien ne
doit tre laiss au hasard. Si vous en avez
les moyens, faites appel un graphiste qui
vous suggrera plusieurs pistes que vous
pourrez ensuite soumettre aux membres
de votre association et de votre entourage.
Ceux-ci constituent en effet votre premier
public : ils sauront tre critiques et prendre
du recul. Une fois votre choix arrt, vous
pourrez alors mettre en route votre plan de
communication et tablir son calendrier pr-
visionnel.
aPr-flyer
Afin de susciter la curiosit, mais aussi de
vous positionner dans le paysage artistique
et culturel, commencez par diter un pr-
flyer, mme si votre programmation nest pas
encore boucle. Les premires informations
que vous devez communiquer sont le nom
de votre festival et les dates auxquelles il se
tiendra. Le lieu et la programmation pourront
tre communiqus plus tard. Sachez quun
pr-flyer sdite environ trois mois avant
la manifestation, vous pourrez donc y faire
figurer les logos des partenaires ayant
dores et dj accept de vous soutenir.
Vous pouvez galement choisir dopter pour
la bonne vieille mthode du teasing ,
qui consiste distiller une information en
plusieurs tapes : dans un premier temps, un
message court et accrocheur ou un simple
visuel interpelle le spectateur puis, dans un
second temps, le mme lment vient tre
complt par une prcision, qui permet de
communiquer le message complet. Pratique
et efficace, le teasing ncessite
cependant de nombreux moyens humains
ou financiers si vous souhaitez que votre
message soit vu par un large public.
aLaffiche
Laffiche de votre festival doit tre
construite partir de la mme charte
graphique que le pr-flyer et constituer
le deuxime outil de communication
laborer et diffuser. Elle doit comporter
toutes les informations indispensables
la comprhension de votre message :
le nom du festival, les dates de tenue, la
programmation complte ou seulement
sa partie la plus attractive et enfin, le lieu.
Noubliez pas de mentionner un contact
ou ladresse de votre site web pour les
personnes dsirant des informations
communiquer // organiser un festival 37
 complmentaires et faites y galement
figurer les logos de vos partenaires.
Une communication se fait difficilement
sans supports imprims, et donc sans uti-
lisation massive de papier. Vous pouvez
cependant essayer de limiter votre impact
cologique en envisageant des solutions du-
rables : utilisez du papier recycl et/ou co
labellis ; limitez les aplats de couleur sur
vos supports papier ; ciblez bien la diffusion
de vos supports de communication pour les
imprimer a minima tout en tant efficace
et enfin, lheure du numrique, privil-
giez une diffusion lectronique ou groupe.
aLe programme du festival
dit un mois avant la tenue de votre
festival, il doit tre lisible, pratique et
attractif. Ne ngligez pas la mise en page de
ce document qui doit tre tout fait clair
pour votre public.
Si le festival se tient en plusieurs endroits,
classez votre programmation par lieu. Sil
se tient sur plusieurs jours et en un mme
lieu, optez pour le classement par dates.
Autrement optez pour une prsentation
la plus lisible et comprhensible possible.
Votre programme doit galement contenir
les tarifs, les modalits dachat des
billets et des indications prcises sur la
localisation de l'vnement. Nhsitez pas
y intgrer un plan si ncessaire. Enfin,
un numro de tlphone sera le bienvenu
ou au moins une adresse mail permettant
dobtenir des infos supplmentaires.
38 communiquer // organiser un festival
aInternet
Communiquer sans le web devient au-
jourdhui difficilement envisageable, tant ce
mdia a pris de limportance dans nos pra-
tiques quotidiennes. On ne peut donc que
vous recommander de lutiliser et de profiter
des multiples possibilits quil offre pour le
dveloppement de votre communication.
Un site web
Si vous navez pas de site web, vous pouvez
tout de mme crer un blog. Plus simple
d'utilisation, il vous offrira cependant
moins de possibilits. Quelle que soit la
plateforme que vous choisissez (site ou
blog), vous devrez y intgrer toutes les
informations essentielles (programmation,
dates, lieu, tarifs, horaires) au fur et
mesure quelles se prciseront. Lobjectif
de votre site tant de rendre votre festival
attractif, nhsitez pas y inclure des photos,
illustrations, complments dinformation...
Tout ce qui le rendra attractif sera bienvenu.
Les sites de vente en ligne
Vous pouvez galement inscrire votre
festival auprs de tous les vendeurs
officiels de billetterie en ligne (FNAC, ticket
online, digitick, Carrefour, etc). Cet outil
peut savrer fort efficace tant dans votre
stratgie de communication que dans
votre stratgie commerciale . Cela vous
permettra de rendre votre festival encore
plus visible et ventuellement dobtenir
de nombreuses ventes en amont de votre
vnement, ce qui nest pas ngligeable.

Avoir une ide du nombre de billets vendus
vous permettra galement dobtenir des
infos sur lengouement que votre projet sus-
cite et, le cas chant, daffiner votre com-
munication. Attention cependant, avant de
vous lancer, renseignez vous sur la com-
mission applique chaque vente, afin de
ne pas avoir de mauvaise surprise au mo-
ment de recevoir votre d !
Sachez que des solutions de substitution
aux rseaux traditionnels de distribution de
billets de spectacles sont apparues rcem-
ment. Ces outils en ligne vous permettent
de mettre en place un module de billetterie
sur votre site ou de crer un mini site v-
nementiel avec un module de billetterie in-
tgr. Dans la plupart des cas, ces services
sont gratuits, en dehors des 2,5% de com-
mission retenus sur chaque ticket vendu.
Quelques exemples : weezevent.com,
moxity.com, zenticket.com et amiando.com.
Par ailleurs, noubliez pas dinscrire
votre festival sur les sites internet qui
rfrencent gratuitement les spectacles,
concerts et festivals, lchelle nationale
ou plus locale. Enfin, gardez lesprit que
Viktor Vejvoda / www.youthphoto.eu
lune des stratgies de communication les
plus efficaces du web reste le partenariat :
je parle de toi, tu parles de moi . Ainsi, afin
dtre rfrenc au maximum, multipliez les
demandes de partenariats avec les sites qui
pourraient tre intresss par le contenu
artistique de votre festival.
Les rseaux sociaux
Avec tout lengouement quils suscitent,
les rseaux sociaux peuvent tre de bons
atouts et vous permettre de communiquer
sur votre vnement. Nhsitez pas crer
un compte facebook, myspace ou encore
twitter au nom du festival, sur lequel vous
mettrez disposition toutes les infos n-
cessaires. Noubliez pas de les alimenter
rgulirement avec des vidos, photos ou
actualits susceptibles dattirer lattention.
Cependant, malgr le succs de ces rseaux,
ne vous focalisez pas uniquement sur eux
pour autant. Ils peuvent prsenter un com-
plment votre stratgie de communication
globale mais ne doivent pas en constituer
llment principal.
Enfin, noubliez pas de vous servir ga-
lement de lespace Communauts du site
dAnimafac pour faire parler de votre projet !
communiquer // organiser un festival 39
 2/ LES RELATIONS PRESSE
faites la une !
Les relations presse que vous allez pouvoir
dvelopper vont constituer un atout majeur
pour la russite de votre projet. Tout dabord,
parce que cest en grande partie la critique
journalistique qui fait et dfait les artistes,
les spectacles ou les festivals. Ensuite,
parce quun article positif dans un journal
rfrence ne pourra que vous faire de la pub.
Et enfin, parce que si la presse ne parle pas
de votre festival mais quelle parle des artis-
tes que vous avez programms, vous aurez
quand mme atteint lun de vos objectifs !
Lors de la dfinition de votre stratgie de
communication et notamment de vos rela-
tions presse, vous allez devoir vous poser la
question des mdias que vous souhaitez ci-
bler. Le mlieu culturel regorge de gratuits
locaux, rgionaux ou encore nationaux,
nhsitez pas vous en servir ! Vous pou-
vez aussi contacter les diffrents respon-
sables des agendas culturels de mdias
spcialiss et les ditions locales de votre
municipalit ou de votre rgion, plus facile-
ment accessibles.
Le champ mdiatique tant vaste, nhsitez souvent trs sollicit, ce qui implique que
pas solliciter les TV, radios et journaux
locaux. Ils pourront vous proposer une
interview, ou simplement annoncer la tenue
de votre festival. Ne ngligez pas non plus
la promotion de votre contenu artistique et,
pour cela, prparez-vous savoir parler
40 communiquer // organiser un festival
des artistes que vous avez programms.
Pour mener bien une bonne campagne
presse , une quipe en charge de ces
relations simpose. Elle se chargera de la r-
daction des outils de communication dont la
presse aura besoin pour parler de votre fes-
tival (communiqu et dossier de presse) et
des relations avec ses reprsentants : prises
de contact, rponses aux sollicitations...
Les outils votre disposition
aLe communiqu de presse
Tout comme la description de votre projet
dans votre dossier de prsentation, votre
communiqu de presse doit tre clair
et concis. Utilisez les mmes formules
prcdemment cites : mettez l'accent sur
les aspects innovants, originaux, festifs
ou srieux de votre programmation. Vous
devez miser sur la singularit de votre
vnement et ses caractristiques propres
pour sduire vos interlocuteurs.
Vous ne devez surtout pas expdier votre
communiqu de presse dans la nature, au
petit bonheur la chance, mais au contraire
cibler au pralable les mdias spcialiss,
locaux et tous ceux qui seront susceptibles
de relayer votre dmarche.
Noubliez pas quun journaliste est
sa messagerie est pleine et son bureau
aussi. Ainsi, une fois votre communiqu
expdi par mail et/ou par courrier,
pratiquez la relance tlphonique
soutenue, sans cependant en faire trop.
A vous de trouver le juste quilibre.
 comporte nanmoins de srieux avantages.

Benoit Gasquet / Festival Silhouette

Elle vous permettra notamment de
rencontrer directement vos interlocuteurs
pour leur prsenter votre projet. Elle
ncessite cependant un peu dorganisation :
les invitations doivent tre lances
lavance et l encore, cibles. Le jour J,
les invits doivent tre soigns : si vous
programmez votre confrence de presse en
matine, offrez-leur le petit-djeuner. Si elle
se droule en journe, prvoyez quelques
rafraichissements et en-cas. Dans tous les
aLe dossier de presse cas, confiez la parole au(x) responsable(s)
Plus complet quun communiqu, votre de la programmation afin quils puissent
dossier de presse doit contenir le dtail dtailler et justifier leurs choix.
de votre programmation et les informa-
tions sur les groupes, compagnies et ar- aLes partenariats mdia
tistes que vous avez invits. A dfaut de La presse, si elle ne peut pas tout couvrir,
dcrocher des articles sur votre festival, pratique en revanche rgulirement
vous pourrez en effet obtenir des articles la stratgie du partenariat. Dcrocher
sur les artistes que vous programmez. un partenariat mdia vous permettra
Pour ne pas vous retrouver au pied du dobtenir de la visibilit sous forme de
mur, runissez donc au pralable toutes publicit, dun publi-reportage ou dune
les informations les concernant (biogra- interview. En change, vous devrez par
phies, photographies, discographies, etc). contre intgrer le logo du mdia concern
Votre dossier de presse doit par ailleurs tre dans votre communication imprime et/ou
ar et lisible. Sil est bien construit, le jour- au travers de supports publicitaire sur le lieu
naliste naura qu reprendre vos formules du festival. Commencez par prendre contact
en se les appropriant, ce qui lui facilitera le avec le service partenariats du mdia cibl
travail et augmentera vos chances de d- et proposez un change gagnant-gagnant.
crocher un article. Enfin, lenvoi de votre Servez-vous ensuite de votre dossier de
dossier de presse devra suivre les mmes presse comme support de prsentation de
rgles que lenvoi du communiqu : interlo- votre projet.
cuteurs cibls et relance adapte.
Pour plus dinformations, consultez la
aLa confrence de presse fiche pratique Communiquer sur votre v-
Facultative, la confrence de presse nement auprs des mdias et du public .

communiquer // organiser un festival 41

 3/ LA COMMUNICATION
SUR LE TERRAIN
Menez campagne !
La communication sur le terrain est dautant
plus importante que cest loutil qui vous
permet dobtenir le plus de feedback . En
effet, cest en quelque sorte votre laboratoire
de communicant. Grce elle, vous allez
pouvoir tre en contact direct avec votre
public et capter ses attentes, ses critiques
ou ses suggestions.
Afin dtre original, vous pouvez prvoir dor-
ganiser quelques happenings (perfor-
mances) dans un lieu o le public que vous
avez cibl sera prsent. De nombreuses
campagnes de communication intgrent
aujourdhui ce mode de communication qui
fait parfois lactualit sur Internet. Linventi-
vit nayant pas de prix, faites preuve dima-
gination et tentez de vous dmarquer !
aLe stand de prventes
Tenir un stand sur le parvis de votre uni-
versit ou dans lquipement culturel qui
accueillera votre festival est un outil ma-
jeur de communication avec votre public.
Vous allez pouvoir y vendre vos billets en
prvente et informer toutes les personnes
intresses par votre vnement. Pour
cela, vous devez commencer par obtenir
une autorisation pour la tenue de votre
stand dans le lieu choisi puis organiser vos
quipes pour le tenir des horaires cls.
42 communiquer // organiser un festival
Assurez-vous quil soit toujours pourvu en
flyers, programmes, tickets, caisse et fonds
de caisse, ainsi que de personnes pour le
tenir ! Un planning ddi vous permettra
de prvoir ce dernier point. La gestion de la
comptabilit ne devant pas tre laisse au
hasard, briefez galement vos quipes sur
les rgles de base pour la vente et lencais-
sement des tickets.
Enfin, nhsitez pas animer votre stand,
le rendre original et accueillant. Des cou-
leurs, un sourire, il suffit parfois de peu de
choses pour attirer les curieux et engager le
dialogue.
aDistribuer des flyers / coller des affiches
Vous et votre quipe devrez faire le tour
de tous les magasins spcialiss et des
commerces environnants le lieu du festival
pour y dposer des flyers. Pensez aussi
recouvrir les rotondes ddies laffichage
public. Toutes ces tches devront tre ra-
lises plusieurs fois afin de garantir une
visibilit continue votre vnement. Mon-
trez lexemple et ne laissez pas ces basses
besognes aux bnvoles qui auront tt fait
de se lasser et de vous lcher !
Cest en plus une trs bonne occasion pour
pratiquer le binme ancien/nouveau qui
vous permettra de passer progressivement
le relais les annes suivantes. Ainsi, munis
de vos flyers et affiches, passez dans
tous les lieux cls pour distribuer et coller
partout o cela vous est permis.
Concernant le dpt des flyers, arpentez les
universits, cits et restaurants universi-
taires, salles de spectacles, bars... Bref, tous
les lieux susceptibles dtre frquents par
votre public !
Attention cependant, la loi et le respect de
lenvironnement vous obligent faire figurer
sur vos flyers la mention ne peut tre jet
sur la voie publique. Laffichage sauvage
est, quant lui, illgal.
aUne bouche et des oreilles
Parmi les outils de communication de ter-
rain, certains, plus anciens et moins la
mode, permettent nanmoins dobtenir
de bons rsultats. Le bouche--oreille, par
exemple, ncessite peu de moyens pour un
rsultat optimal !
Nhsitez donc pas vhiculer linformation
simplement en en parlant vos amis, qui en
parleront leurs amis, et ainsi de suite !
Benoit Gasquet / Festival Silhouette
communiquer // organiser un festival 43
 Benoit Gasquet / Festival Silhouette
vI/Avant
dentrer
en scne

1/ GRER VOTRE QUIPE

DORGANISATION......................P.45
2/ ASSURER LA LOGISTIQUE........P.46
3/ ACCUEILLIR LE PUBLIC
ET SOIGNER VOS HTES...........P.47
Vous y tes presque, les jours se comptent
sur les doigts de la main avant le jour J.
Cest le moment pour vous de faire preuve
de sang-froid, dcoute et de composition.
1/ GRER VOTRE QUIPE
DORGANISATION
Afin de grer au mieux toute votre quipe
dorganisation, vous allez devoir dmontrer
vos qualits de meneur dquipe et, si vous
ne lavez pas fait jusqu prsent, dlguer.
Les bnvoles, sils restent les petites
mains du festival, ne sont pas pour autant
des fourmis-soldat ! Vous devez donc les
mnager. Proposez par exemple ceux qui
ont dj beaucoup particip en amont du
projet dobtenir davantage de responsabili-
ts le jour venu. Veillez par ailleurs effec-
tuer des roulements pour la ralisation des
tches les plus ingrates , afin quelles
ne soient pas toujours laisses aux mmes
personnes.
Vous devrez galement former vos bnvo-
les aux tches quils auront accomplir et
les exclure de toute activit prsentant un
risque professionnel car ils ne bnficient
pas de la lgislation accident du travail.
Enfin, assurez-vous de les runir une der-
nire fois avant la tenue du festival afin de
favoriser lesprit dquipe et rappeler les res-
ponsabilits de chacun et les horaires tenir.
Dernire prcision, sachez quil ne doit exis-
ter aucune rmunration de vos bnvoles,
AVANT DENTRER EN SCNE // organiser un festival
hormis les remboursements sur justificatifs
comptables (factures, tickets de caisse, etc)
des dpenses engages en lien avec le
projet.
aLe catering : nourrir vos ouailles
Le catering est lapprovisionnement en
nourriture et boisson de lquipe dorganisa-
tion. Durant le festival, vous avez en effet la
responsabilit de nourrir vos quipes. Ainsi,
au mme titre que les artistes, fournissez
vos bnvoles et techniciens des badges
ou bracelets afin de les distinguer du reste
du public. Fournissez-leur galement des
contres marques afin quils puissent obtenir
deux repas ds lors quils sont prsents sur
une journe entire.
L quipe en charge de la restauration et/ou
de la buvette devra donc prparer ou stoc-
ker les repas des membres de lorganisation.
Pour des raisons conomiques videntes,
le traditionnel sandwich fera laffaire,
moins que vous russissiez ngocier un
autre approvisionnement par lun des parte-
naires du festival.
aLaccueil des artistes
Laccueil des artistes nest pas ngliger
et doit faire lobjet dune quipe spciale
lapproche du festival. Aller les chercher la
gare ou laroport, les conduire leur htel
ou ne serait-ce que les nourrir avant et/ou
aprs leurs reprsentations sont autant de
responsabilits qui vous incombent.
Lors de la signature du contrat de travail
45
 vous liant vos artistes, vous aurez dtaill
vos engagements vis vis d'eux, et devrez
donc les honorer. Noubliez pas de prvoir
galement, dans la mesure du possible,
des loges et toilettes privatives sur le site
du festival. Fournissez-leur galement des
badges ou bracelets estampills artistes
afin quils puissent se dplacer librement
sur tout le site.
2/ ASSURER LA LOGISTIQUE
Poste budgtaire important dun festival,
la logistique regroupe tout ce qui concerne
lquipement de votre lieu, lhbergement et
le transport des artistes, le suivi technique
de lensemble de la manifestation, etc.
aAchats, stocks et prestataires
Malgr tous les partenariats que vous aurez
contracts pour rduire vos dpenses, vous
ne couperez pas aux obligations dachats de
matriels, effets de dcors, et autres dtails
qui, sadditionnant, finiront par prendre de la
place. Noubliez pas de prvoir un espace
de stockage en amont du festival et
assurez vous que toutes vos commandes
sont faites (boissons, machines pression,
etc) et quelles vous seront bien livres
ladresse prvue (et non pas ladresse
de facturation par exemple). Rappelez
galement vos prestataires techniques si
besoin est afin de vous assurer que tout
est en ordre de leur ct, quitte revoir les
fiches techniques de vos artistes une une.
46 AVANT DENTRER EN SCNE // organiser un festival
Dans le choix de vos quipements et
prestataires, posez-vous des questions
sur votre co-responsabilit : intgrez-
vous des aspects environnementaux dans
vos choix de produits ou de prestataires ?
Pour la restauration, proposez-vous des
produits de saison issus de lagriculture
locale, biologique ou quitable ?
Amnagez-vous le site en utilisant des
matriaux recycls ? Distribuez-vous des
objets promotionnels co-conus ?
aLes transports et lhbergement
Vous aurez peut-tre louer un camion
afin de transporter votre matriel. Si tel
est le cas, vous devrez avoir au pralable
demand et compar diffrents devis afin
de choisir la socit de location de vhicules
utilitaires proposant la formule la plus avan-
tageuse. Assurez-vous galement davoir un
conducteur dtenteur du permis demand.
En cas daccident, cest lassurance de votre
structure qui sera contacte, vrifiez donc
quelle couvre aussi les vhicules.
Vous devrez galement vous proccuper du
transport de vos artistes, et plus spcifique-
ment des trajets gare/aroport jusquau lieu
du festival. Noubliez donc pas de prvoir
des bnvoles pour assurer cette tche
et vrifier bien au pralable les diffrents
horaires darrive et de dpart. Sil est
mentionn dans le contrat des artistes que
vous devez vous occuper de la rservation
de leurs billets, noubliez pas de le faire !
 3/ ACCUEILLIR LE PUBLIC

Benoit Gasquet / Festival Silhouette

ET SOIGNER VOS HTES
Laccueil du public et sa gestion ne simprovi-
sent pas. Si le lieu de votre festival nest pas
un lieu habituellement ddi cette fonc-
tion, vous devez assurer la scurit, la pr-
sence de sanitaires, une signaltique claire
ainsi quun temps dattente lentre le
moins long possible.

aLa scurit
Respecter la rglementation en matire
de scurit est une vidence ds lors que
lon accueille du public. Si votre festival
se droule dans un lieu qui nest pas
habituellement ddi cette fonction, vous
Ni de leur communiquer les informations devrez donc tre encore plus vigilant sur cet
et documents ncessaires leur voyage. aspect. Juger de la proximit dextincteurs,
De mme, pensez prvoir les rserva- de la solidit dune scne mobile ou dune
tions pour lhbergement de vos artistes, installation lectrique est laffaire de
dans un htel proche du lieu du festival. professionnels. Ne ngligez donc pas cette
Mme si on ne vous demande pas de les obligation et assurez-vous les services
loger dans un quatre toiles, faites tout de dorganismes professionnels habilits
mme attention la qualit de laccueil et au pour vrifier que toutes les exigences en
niveau de confort propos, afin de leur viter matire de scurit sont respectes.
toute mauvaise surprise.
Par ailleurs, vous allez peut-tre devoir
Pour vos transports, essayez denvisager faire appel une socit de scurit, afin
l encore des solutions qui permettent de de surveiller vos quipements la nuit et/ou
rduire votre impact environnemental : afin quaucun problme ne vienne entraver
informez les participants des possibilits le bon droulement de votre festival. Ainsi,
de co-voiturage et de transports collectifs en fonction de lampleur de votre projet,
et privilgiez lutilisation de vhicules contactez une socit qui viendra assurer
lectriques pour vos dplacements. cette prestation.

AVANT DENTRER EN SCNE // organiser un festival 47

 Nhsitez pas mobiliser des membres
bnvoles, qui seront davantage chargs de
dsamorcer tout malentendu et dassurer
le rle de mdiateur en cas de conflit. Les
pompiers, la Croix-Rouge ou la Protection
Civile peuvent tres prsents titre
prventif ou afin dexercer les premiers
secours en cas dincident.
aLes sanitaires et les dchets
Si aucun sanitaire nest prsent sur le site du
festival, vous devez en prvoir. La location
de toilettes mobiles tant parfois la seule
issue, essayez dopter pour des toilettes
cologiques. Le retour de toilettes sches
sur le march de la location reste le meilleur
moyen de respecter lenvironnement. Les
toilettes chimiques sont par ailleurs souvent
plus chres et surtout mal odorantes en
cas de forte chaleur. Pensez aussi louer
des toilettes accessibles aux personnes
mobilit rduite. Enfin, vous devrez prvoir
des poubelles en vue de stocker les dchets.
48 AVANT DENTRER EN SCNE // organiser un festival
Lenjeu tant de rduire au maximum
ces dchets et de rester co-responsable,
proposez des solutions alternatives : utilisez
de la vaisselle rutilisable ou recyclable,
pratiquez le tri des dchets et essayez de
rduire, dans la mesure du possible, votre
consommation dnergie.
aLa signaltique
Indiquer au public o se trouve le lieu de
votre festival peut savrer pertinent lorsque
celui-ci a lieu dans un endroit inhabituel. Un
flchage de litinraire menant au site doit
tre fait en collaboration avec les services
municipaux, l'affichage sur la voie publique
tant rglement.
De plus, une fois sur le site, il est bienvenu
dindiquer les diffrents points nvralgiques
du festival : scne, buvettes, toilettes,
etc. Usez doriginalit dans votre signal-
tique, adaptez-la votre dcor, lesprit
du festival et votre charte graphique.
Laurent Prost
 mo-h-photographies.com
VII/ LE JOUR J

Benoit Gasquet / Festival Silhouette

Les portes du festival vont souvrir dans
quelques instants. Vous avez tout prvu, du
plus petit dtail la tche la plus imman-
quable. Vos quipes sont au pied lev, toute
la logistique est rde et chacun est son
poste. Malgr cette organisation minute
la seconde prs, soyez sr que vous devrez
toujours faire face un imprvu. Pas de
panique, si vous tes responsable, patient,
lcoute et fdrateur, vous trouverez tou- Prvoyez des barrires afin que les partici-
jours une solution pour y pallier.
aLes derniers prparatifs
Quelques heures avant lheure H, posez-
vous un instant avec vos plus proches
collaborateurs afin de faire un tour de tous
les dtails, rouages et autres contraintes
de dernire minute. Restez dtendu, car
vos quipes ressentiront coup sr vos
incertitudes. Ne manquez pas de les
encourager et de les rassurer, sachant
quils seront probablement aussi stresss
et concerns que vous par la russite de
l'vnement.
Gardez galement l'esprit quune grande
quantit de questions vous sera pose
pendant toute la dure du festival. Vous tes
le(s) coordonnateur(s) et, en consquence,
vous devez savoir rpondre toutes les
questions et coordonner vos quipes en
fonction des imprvus.
Assurez-vous donc davoir disposition tous
les documents utiles (plan du site, planning
des quipes, coordonnes...).
aLaccueil du public et des partenaires
La question des entres sur le site de votre
festival devra avoir t bien envisage.
La gestion des flux est trs importante,
notamment devant lentre du site. Par
exemple, si le public fait la queue sur la voie
publique en attendant que vous ouvriez les
portes, vous tes responsable de sa scurit.
pants nempitent pas sur la route. De plus,
de nombreux sites interdisent les bouteilles
en verre et l'accs aux chiens ou certains
vhicules. Prvoyez donc d' effectuer un fil-
trage lentre (entre lentre officielle et le
guichet) o, assist dun membre de lqui-
pe de scurit, vous viterez lintroduction
de tout objet interdit sur le lieu du festival.
Vous devrez galement vous assurer du
bon accueil de vos partenaires publics, pri-
vs, mdia, etc. Si vous neffectuez pas cet
accueil vous-mme, assurez-vous quune
personne ou une quipe a bien t ddie
cette tche, et quelle possde toutes les
informations ncessaires pour ne pas se
tromper sur lidentit des personnes bi-
chonner... !
aEt aprs ?
Une fois la journe termine, ne vous rel-
chez pas : il vous faut encore remettre le site
en ltat, vous assurer que tout est en place
pour le lendemain et que plus personne
nest prsent sur place, hormis lquipe de
scurit, sil y a lieu.
le jour j // organiser un festival 51
du bilan
vIII/Lheure

mo-h-photographies.com
Votre festival termin, vous avez pris
quelques jours de repos bien mrits et
pensez dj votre prochain projet...
Ne brlez pas les tapes : avant de vous
lancer dans une nouvelle aventure, il va
falloir faire le bilan de celle qui sachve. Ce
temps incontournable va notamment vous
permettre dvaluer votre projet, den rendre
compte vos partenaires et de remercier
les diffrents acteurs.
aLe bilan moral
Le bilan moral fait partie du dossier qui vous
sera demand par les structures qui vous
auront financ. Cest un compte rendu de
lvnement, dans lequel vous devrez dga-
ger les points positifs et ngatifs du drou-
lement du projet.
Le bilan moral est aussi loccasion de
dbriefer du droulement du festival
avec tous les acteurs qui ont particip
son organisation. Une runion peut ainsi
tre la bienvenue en fin de festival. froid,
quelques jours aprs, chacun pourra non-
cer les problmes et les cueils quil a ren-
contrs. Cette occasion vous permettra ga-
lement de remercier tous les bnvoles qui
ont particip au festival.
aLe bilan financier
Tout projet ncessite un bilan financier. Pour
le raliser, vous devez commencer par faire
les comptes du festival : quelles ont t vos
recettes, combien avez-vous dpens, com-
ment ? Pour ne pas vous retrouver submer-
g, il aura t judicieux de tenir vos comptes
au fur et mesure de vos dpenses, et
lheure du bilan // organiser un festival
davoir instaur un systme de comptabilit
pour tout ce qui concerne les ventes rali-
ses sur place. Une fois toutes ces informa-
tions runies, vous pourrez raliser votre
bilan financier en regroupant dans un mme
tableau lensemble de vos dpenses et de
vos recettes.
Appuyez-vous sur votre budget prvi-
sionnel, cela vous simplifiera les choses
et vous permettra galement davoir une
vision des carts entre ce que vous aviez
prvu et ce qui a effectivement t ralis.
Au-del de son intrt pour la tenue de votre
comptabilit, le bilan financier vous sera de
toute faon demand par les structures qui
vous ont financ.
Enfin, si vous navez pas encore rgl toutes
vos factures, ne tardez pas vous acquitter
de vos dettes. Il serait dommage de perdre
un prestataire pour un retard de paiement.
Noubliez pas galement que si votre festi-
val est port par une association loi 1901,
lutilisation des bnfices que vous aurez pu
raliser est rglemente. Faut-il le rappeler,
vous ne pourrez pas les partager entre les
membres mais devrez les rinvestir sur un
autre projet !
aLes remerciements
Outre vos bnvoles, il vous faudra ga-
lement remercier tous les partenaires qui
vous ont soutenu, les personnalits qui sont
venues sur le lieu du festival (et qui peuvent
constituer de futurs partenaires...) ainsi que
les artistes qui ont particip, en grande par-
tie, la russite de votre projet. Un petit mail,
une petite carte, vous de voir sous quelle
53
forme vous souhaitez effectuer ce remer- Ainsi, il est parfois bon de passer la main
ciement, mais faites-le ! Il est important de un voire plusieurs membres actifs de las-
maintenir une forme de lien avec toutes ces sociation qui auront beaucoup uvr pour
personnes, que vous ou vos successeurs le festival et se sentent prts relever le
seront probablement amens ctoyer ou dfi leur tour ! Il est en effet prfrable que
solliciter nouveau. ce ou ces derniers aient eu un avant got
Noubliez pas de constituer galement un des responsabilits qui les attendent.
dossier avec tous les documents importants
relatifs votre festival : dossier de prsen- Le processus de prennisation peut
tation, photos, coupures de presse, outils de dailleurs commencer avant mme lorga-
communication, bilan... Le travail de passa- nisation du festival grce la formation de
tion nen sera que facilit. binmes anciens/nouveaux qui travailleront
ensemble la constitution des dossiers de
aPasser le relais prsentation et de presse ou sur dautres
Dailleurs, est-ce quil nest pas dj temps aspects de lorganisation. Privilgiez ga-
de passer le relais ?! L'organisation d'un fes- lement le temps de bilan pour les faire tra-
tival ncessite beaucoup de temps et dner- vailler ensemble la production des bilans
gie, dautant plus lorsque lon tudie ct. moraux prcdemment cits.

Question Ronan Basl - Festival Rockn Solex (Rennes)

Comment sorganise chaque anne la pas-
sation entre les quipes dorganisation ?
Rockn Solex ftera sa 44me dition en
2011. Le plus vieux festival tudiant de
France est organis par les tudiants de
lINSA de Rennes. Tous les ans, de nouveaux
responsables prennent le relais. 5 postes
cls chapotent le projet. Lun la program-
mation, un autre aux finances, un la lo-
gistique, un la communication et enfin un
dernier ladministration gnrale. Chaque
anne les responsables choisissent un
successeur qui les accompagnera tout
au long du projet afin dtre pleinement
intgr et prt pour ldition dont il sera
responsable lanne suivante. Il en va de
mme pour les bnvoles qui noccupent
pas les postes de responsables mais qui
souhaitent simpliquer davantage lanne
suivante. Par ailleurs, depuis que le festival
existe, nous avons constitu une sorte de
Bible qui contient toutes les informa-
tions relatives lorganisation du festival
(contacts, conseils, cueils, volutions, in-
novations, programmation, etc). Ainsi, cette
Bible est transmise aux successeurs la
fin de lanne universitaire. Enfin, lanne
qui suit, les organisateurs de lanne prc-
dente font en sorte dtre disponibles tout
en restant discrets afin de pouvoir aiguiller
ou conseiller les nouveaux responsables.

54 lheure du bilan // organiser un festival

 Benoit Gasquet / Festival Silhouette
Annexe

Benoit Gasquet / Festival Silhouette

annexe // organiser un festival 57
Notes

58 notes // organiser un festival

 23, rue Dagorno 75012 Paris
Tel. 01 42 22 15 15 Fax 01 42 22 53 15
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Rseau dchange dexpriences et centre de ressources pour les initiatives

tudiantes, Animafac propose des outils de dveloppement et des espaces
dchange plus de 12000 associations.

Le site www.animafac.net propose un panel de publications, dont une collection

de guides pratiques, au service du fait associatif tudiant et de son dynamisme.
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Organiser un festival culturel

Edit par Animafac, en partenariat avec le ministre de la Culture et de
la Communication et le CNOUS, le prsent guide se veut, comme toute la
collection des guides pratiques dAnimafac, un outil daide lengagement
tudiant.

Que vous soyez passionn de musique, de thtre ou de photographie,

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