INSTITUTO DE EDUCAO TECNOLGICA - IETEC

MBA EM ADMINISTRAO DE PROJETOS T16

Outubro de 2013

A Importncia da Comunicao no Gerenciamento

do Projeto

Walyd Gonalves Abdul Samad

Analista de Sistemas
walyd@ibest.com.br

RESUMO

Em um ciclo de vida de um projeto, muitas informaes so recebidas e distribudas.

Dependo do contedo ou da forma como essa informao repassada, o projeto
pode sofrer danos irreparveis levando ao insucesso.

Este artigo tem como objetivo demonstrar a importncia de um bom plano de

comunicao no Gerenciamento do Projeto apresentando algumas prticas que
podem ser aplicadas pelo gerente do projeto no decorrer do seu desenvolvimento.

A abordagem metodolgica deste artigo est focada em literaturas que estejam

correlacionadas com os conceitos do Guia PMBOK.

Palavras-chave: Comunicao, Informao, Gerenciamento de Projeto.

 2013

Autorizao de Divulgao de Trabalho Tcnico

AUTORIZAO DE PUBLICAO

AUTORIZO A PUBLICAO DE MEU TRABALHO NA INTERNET,

X JORNAIS E REVISTAS TCNICAS EDITADAS PELO IETEC.

NO AUTORIZO A PUBLICAO DO MEU TRABALHO.

Belo Horizonte, ____/____/_____

CURSO: MBA em administrao de projetos

SEMESTRE: 2 semestre / 2013 TURMA: 203

A importncia da comunicao no Gerenciamento do
TTULO DO
Projeto
TRABALHO:

NOME DO PARTICIPANTE ASSINATURA

Walyd Gonalves Abdul Samad

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1. INTRODUO

Atualmente, o mercado de trabalho tem exigido mais eficcia e eficincia no

processo de Gerenciamento do Projeto. Porm, com uma comunicao precria
entre as partes interessadas essa exigncia no pode ser alcanada.

Muitas informaes so produzidas ou recebidas durante o ciclo de vida de um

projeto e cabe ao gerente do projeto identificar, administrar e distribuir essas
informaes.

Requisita-se do gerente do projeto uma srie de habilidades e tcnicas para manter

um time slido e unido, capaz de estabelecer uma boa comunicao entre as partes
interessadas.

de suma importncia uma comunicao bem feita para o sucesso do projeto.

Segundo Vasconcelos & Boyadjian (2012), para que isso ocorra, o emissor deve se
imbuir do sentido que a sua mensagem deve ser a mais inteligvel, clara e objetiva.
Ele dever estar atento s barreiras de comunicao que possam se apresentar
como, por exemplo, a falta de conhecimento sobre o assunto.

Sendo assim, o presente estudo tem como objetivo demonstrar a importncia de um

bom plano de comunicao no Gerenciamento do Projeto e algumas prticas que
possam ser aplicadas no dia a dia.

2. REFERENCIAL TERICO

2.1 Gerenciamento do projeto

Antes de discutir a importncia da comunicao no decorrer de um projeto,

necessrio esclarecer alguns conceitos bsicos sobre gerenciamento de projeto.

De acordo com Vasconcelos & Boyadjian (2012), um projeto um trabalho ou

servio nico ou especfico que requer esforos, tambm especficos, para ser
realizado sendo desenvolvido de forma progressiva, ou seja, por etapas ou fases, e
temporrio, tendo um prazo para acabar.
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Como exemplo de projetos pode-se ser citado: uma construo de um imvel, uma
construo de um equipamento, o desenvolvimento de um sistema bancrio ou at
mesmo um evento de aniversrio.

Para que um projeto possa ser bem sucedido necessrio um processo de

gerenciamento do mesmo. Esse processo ocorre a nvel operacional onde algumas
prticas so necessrias para que os resultados do projeto possam ser atingidos.

Na viso apresentada pelo PMI (2012), conceitua gerenciamento de projetos como

sendo a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas s
atividades do projeto, a fim de atender seus requisitos.

Sendo assim, cinco grupos de processos so essenciais a serem gerenciados em

um projeto: Iniciao, Planejamento, Execuo, Controle e Encerramento conforme
apresentado no quadro a seguir.

Quadro 1 Resumo dos Processos de Gerenciamento de Projetos.

Processos realizados para definir um novo projeto atravs da obteno
Iniciao
de autorizao para iniciar o projeto.
Processos realizados para definir o escopo do projeto, refinar os
Planejamento objetivos e desenvolver o curso de ao necessrio para alcanar o
objetivo para os quais o projeto foi criado.
Processos realizados para executar o trabalho definido no plano de
Execuo
gerenciamento do projeto para satisfazer as especificaes do mesmo.
Processos necessrios para acompanhar, revisar e regular o progresso
Controle e o desempenho do projeto, identificar todas as reas nas quais sero
necessrias mudanas no plano.
Processos executados para finalizar todas as atividades de todos os
Encerramento
grupos de processos, visando encerrar formalmente o projeto.
Fonte: adaptado de PMI (2012).

Alm dos grupos de processos, segundo Vasconcelos & Boyadjian (2012), ao

gerenciar um projeto necessrio entendimento e habilidades em nove reas de
conhecimento em projetos quais sejam: Escopo, Tempo, Custos, Qualidade,
Recursos Humanos, Comunicaes, Riscos, Aquisies e Integrao.
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Desse modo, o gerenciamento de projetos um instrumento de extrema importncia

para a conduo e acompanhamento das atividades dos projetos, visando produzir o
resultado esperado, dentro do tempo estabelecido e de acordo com o oramento
previsto.

2.2 Gerenciamento da Comunicao

Conforme demonstrado, o gerenciamento de um projeto fundamental para o

sucesso do mesmo. O projeto deve ser desenvolvido de acordo com o plano de
negcio ou oramento negociado com o cliente e entregue de forma eminente, sem
deixar dvidas ou questionamento.

Porm, conforme MOREIRA (2009), entre os vrios motivos que levam um projeto
ao insucesso destaca-se a falta de um Planejamento de Comunicao no
Gerenciamento do Projeto ou a concepo de um planejamento mal elaborado, sem
levar em considerao os interesses das partes interessadas e a definio dos
meios de comunicao.

Segundo o guia PMI (2012), o gerenciamento das comunicaes do projeto inclui

os processos necessrios para assegurar que as informaes do projeto sejam
geradas, coletadas, distribudas, armazenadas, recuperadas e organizadas de
maneira oportuna e apropriada.

As atividades de comunicao em projetos tm muitas dimenses, entre as quais

destacam-se (PMI, 2012):

Interna (dentro do projeto) e Externa (clientes, pblico, meios de comunicao);

Vertical (nveis hierrquicos da organizao) e Horizontal (com os colegas);

Oficial (boletins, informativos, relatrio anual) e No oficial (comunicaes

confidenciais);

Formal (relatrio, memorando) e Informal (e-mail, discusses);

Escrita e oral;

Verbal e no verbal (inflexes da voz, linguagem corporal).

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No gerenciamento das comunicaes do projeto, cinco processos so necessrios

para assegurar que a gerao e a distribuio das informaes sejam realizadas
adequadamente:

Identificar as partes interessadas do projeto. Tanto as que iro receber as

informaes como as que fornecero;

Planejar as comunicaes, avaliando as expectativas das partes interessadas

planejando aes para obter o melhor benefcio do projeto;

Distribuir as comunicaes atravs, por exemplo, de reunies, apresentaes,

relatrios de desempenho para as partes interessadas;

Gerenciar as expectativas das partes interessadas, j que as informaes sobre o

projeto sero interpretadas por elas, podendo despertar reaes diversas como
feedbacks, por exemplo;

Reportar o desempenho coletando e consolidando as informaes para posterior

distribuio.

Segue quadro abaixo fornecendo uma viso geral desses processos associando ao
ciclo de vida do projeto:

Quadro 2 Processos da rea de conhecimento Gerenciamento das Comunicaes

de acordo com o PMI (2012).

PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

MONITORAO E
INICIAO PLANEJAMENTO EXECUO
CONTROLE
Distribuir as
Identificar as comunicaes;
Planejar as Reportar o
partes Gerenciar as
comunicaes. desempenho.
interessadas expectativas das
partes interessadas.
Fonte: adaptado do PMI (2012).
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Alm disso, deve ser levado em conta o processo de envio/recebimento da

informao. Cabe ao emissor transmitir a informao de forma mais perceptvel,
clara e objetiva o possvel, vencendo as barreiras de comunicao que existirem.

Segue possveis barreiras de comunicao segundo Vasconcelos & Boyadjian

(2012):

Quantidade de informao comunicada

Falta de conhecimento sobre o assunto

Diferenas culturais

Clima organizacional

Numero de canais de comunicao

Uso inadequado de jarges e terminologia, entre outros.

Em contra partida, cabe ao receptor praticar o ouvir ativo.

Quadro 3 Ouvir Ativo

O Oua com ateno;
U Use espaos entre o emissor e receptor de forma produtiva;
V Verifique se entendeu a mensagem;
I Interesse-se: envolva-se e se mantenha atento;
R Reflita: tente ver as coisas do ponto de vista de outro;
Fonte: adaptado de Vasconcelos & Boyadjian (2012)

3. DESENVOLVIMENTO

O objetivo desta seo demonstrar algumas prticas de comunicao que podem

ser aplicadas no dia a dia no desenvolvimento de projetos.

Segundo JACOB (2010), o desenvolvimento de um bom plano de comunicao

inclui alguns importantes fatores como: administrao da informao, contedo da
informao, habilidade de comunicao, preciso da informao e expectativas das
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partes interessadas. O quadro a seguir sintetiza as ideias que JACOB (2010)

defende sobre os fatores de um bom plano de comunicao:

Quadro 3 Importantes fatores para um bom plano de comunicao.

A administrao da informao de responsabilidade do
gerente. Em um plano de comunicao, deve ser identificado
Administrao da de forma clara como uma informao ser gerada e
Informao distribuda. Ex: Identificar os tipos de relatrios, a frequncia
em que os relatrios sero gerados, e em que momento
devero acontecer as reunies.
Aps a identificao dos relatrios, devem ser documentados
os elementos de dados e o nvel de detalhe que cada relatrio
Contedo da
ou documento deve conter sendo de extrema importncia
Informao
entender que tipo de informaes as partes interessadas
pretendem receber.
A habilidade de comunicao essencial para assegurar a
compreenso de informaes durante todo o ciclo de vida de
Habilidade de um projeto. Fazer com que o time do projeto saiba qual a sua
Comunicao responsabilidade, liderar e motivar a equipe e fazer com que
as partes interessadas estejam bem informadas
fundamental.
A informao deve ser clara, objetiva e precisa. Um gerente
Preciso da de projeto honesto e que mostra segurana nas informaes
Informao que gera, conseguir obter de seu time a motivao
necessria para o sucesso do projeto.
Expectativas das Conhecendo as expectativas de todas as partes interessadas
Partes do projeto, minimiza o risco de desinformao, frustrao ou
Interessadas insucesso do projeto.
Fonte: adaptado de JACOB (2010)

J para MOREIRA (2009) em um processo de comunicao a informao deve ser

objetiva e simples a ponto de fazer com o que o receptor capte e entenda a
informao que est sendo passada pelo emissor, sendo que este deve respeitar as
diferenas culturais e a possvel falta de conhecimento do receptor. Nunca o emissor
deve fazer pr-julgamentos, ser hostil e ser preconceituoso.
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Deve-se relacionar aqueles que podem afetar ou serem afetados pelo projeto.
Identificar qual o interesse e o poder das partes interessadas no projeto, definir o
que ser comunicado a cada grupo de interesse, qual ser o meio de comunicao,
a frequncia da comunicao e ainda fazer o uso de documentos padres.

Alm da comunicao na forma escrita, MOREIRA (2009) destaca que os gerentes

de projetos podem optar em comunicar com sua equipe ou com seus clientes por
meio de reunies. Independentemente do tipo de reunio a ser realizada
necessrio que o profissional responsvel divulgue previamente a pauta da reunio
a todos os participantes. Os documentos usados em reunies, pautas, atas,
relatrios, apresentaes devem ser sempre padronizados.

Outro ponto importante destacado por JACOB (2010) o fato de muitas pessoas
acreditarem j possuir uma boa habilidade de comunicao e, por essa razo, no
se d devida importncia ao plano de comunicao em um projeto.

Um simples gesto ou uma expresso facial, no compreendida de forma correta, em

uma reunio de abertura de projeto, pode fazer com que este nem ao menos se
inicie. Falar de uma forma mais enrgica com uma pessoa chave do time, em um dia
em que este brigou com a esposa pode causar srios danos produtividade do
projeto.

4. CONCLUSO

Diante do estudo apresentado, podemos concluir que h muito a se ganhar

desenvolvendo um bom plano de comunicao no decorrer de um projeto, visto que
durante a troca de comunicao podemos aparar arestas, definir com preciso o
que ser desenvolvido, terminar com as diferenas entre o solicitado para o
realizado evitando assim o retrabalho de novos desenvolvimentos ou correes.

A figura do gerente de projeto de extrema importncia neste contexto j que o

mesmo o principal responsvel por esta comunicao. No importa como a
comunicao ser feita, se ser uma comunicao formal ou informal. Identificando
a informao a ser passada, conhecendo as expectativas de todas as partes
interessadas do projeto e repassando esta informao de forma precisa e clara,
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certamente o gerente do projeto estar no caminho necessrio para o sucesso do

projeto.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

JACOB, M. I. Importncia da comunicao na Gerncia de Projetos. TEC HOJE

Uma revista de opinio. Belo Horizonte, nov. 2010. Disponvel em: <http://www.
techoje.com. br/ site/techoje/categoria/detalhe_artigo/100>. Acessado em: 13 de
outubro de 2013.

KERZNER, H. - Gerenciamento de Projetos: as melhores prticas. 2 Edio.

Porto Alegre: Bookman, 2005.

MOREIRA, M. V. R. Importncia do Planejamento de Comunicao no

Gerenciamento de Projetos. Belo Horizonte, ago. 2009. TEC HOJE Uma revista
de opinio. Belo Horizonte. Disponvel em: <http://www.techoje.com.br/site/
techoje/categoria/detalheartigo/747>. Acessado em: 13 de outubro de 2013.

Project Management Institute (PMI). Um guia do Conhecimento em

Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) - 4 Edio. So Paulo: Saraiva, 2012.

SOUZA, M. B. S.; RODRIGUES, A. A. O Processo de Comunicao No Projeto

PROFISCO/RN. Revista de Gesto e Projetos - GeP, So Paulo, v. 3, n. 3, p 88-
108, set./dez. 2012. Disponvel em: <http://www.revistagep.org/ojs/index.php/gep/
article/view/80 >. Acessado em: 03 de outubro de 2013.

VASCONCELOS, Ivo M. M., BOYADJIAN, Joo C. e outros - Gesto de Projetos

Brasil - Conceitos e Tcnicas. Belo Horizonte: IETEC, 2012.