Departamento de Reservaciones

Objetivo:

La recepcin y control de las peticiones de espacio para la reserva de

habitaciones del hotel, tanto provenientes de las agencias de viajes, como de
otras empresas y pblico en general. Adems cumple con una importante
labor en el proceso de la venta telefnica, es por esto que el personal de este
departamento debe estar capacitado en tcnicas de ventas, debido a que en
todo momento el personal debe proyectar ante los clientes un trato amable
y deseo sincero de satisfacer sus necesidades de acuerdo con los servicios
que cuenta el hotel, considerando que para el husped la organizacin es
evidente cuando hay eficiencia en la prestacin del servicio, dando como
resultado un cliente satisfecho dispuesto a recomendar el establecimiento.

Organigrama:

Gerente de
reservaciones
Yuliana Ramrez

Encargado de
Agente de
depsitos, comisiones y
reservaciones
reembolsos
Vacante Vacante
Gerente de reservaciones:

- Disea las formas impresas usadas en el departamento.

- Supervisa el llenado correcto de formas impresas del departamento.
- Supervisa que el sistema de cmputo de las reservaciones trabaje
eficientemente.
- Controla los descuentos segn las polticas del hotel.
- Supervisa la elaboracin de grficas de ocupacin del hotel.
- Supervisa todos los procedimientos para entrada, cambio y
cancelacin de reservaciones.
- Supervisa la elaboracin de grficas de ocupacin del hotel.
- Elabora en coordinacin con el Gerente de Divisin Cuartos, los
pronsticos de ocupacin.
- Responsable de supervisar estn ordenados todos los archivos del
departamento.
- Autoriza el envo de algunas cortesas a cuartos.
- En coordinacin con el Gerente de Ventas solicita programas,
listas, depsitos a grupos.

Agente de reservaciones:

- Atender solicitudes de espacio en reservaciones individuales y

grupales.
- Verificar espacios disponibles en el software hotelero y confirmarlos.
- Conoce el llenado correcto de formas impresas.
- Actualiza la informacin en el sistema de reservaciones.
- Solicita depsitos para garantizar las reservaciones.
- Llena y enva recibos y confirmaciones de reservaciones a clientes.
- Recibe cancelaciones de cuartos.
 - Recibe y enva mensajes a travs del servicio de internet.
- Enva y recibe correspondencia de otros departamentos.
-

Encargado de depsitos, comisiones y reembolsos:

- Responsable del control de depsitos y reembolsos de

reservaciones.
- Tramita reembolsos por reservaciones que tienen depsito.
- Solicita a contabilidad reembolsos por cancelaciones.
- Solicita el pago de comisiones al departamento de contabilidad