Professional Documents
Culture Documents
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
1. Profil Organisasi
Puskesmas Gucialit, sebagai salah satu Puskesmas dari 25 Puskesmas di
Kabupaten Lumajang, mempunyai tugas sebagai unit pelaksana teknis dinas
kesehatan Kabupaten Lumajang untuk melaksanakan tiga fungsi pokok
Puskesmas. Upaya kesehatan yang dilaksanakan meliputi: Upaya Kesehatan
Perorangan (UKP) dan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM).
Puskesmas Gucialit memiliki 2 Puskesmas Pembantu (Pustu) dan 7
Pondok Kesehatan Desa (Ponkesdes), dengan jenis pelayanan berupa promotif,
preventif, kuratif, dan rehabilitatif. Puskesmas Gucialit beralamat di Jalan PB
1
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
STRUKTUR ORGANISASI
2
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
PUSKESMAS GUCIALIT
(minta admen)
3. PROSES PELAYANAN
ALUR PELAYANAN PUSKESMAS GUCIALIT (minta admen)
Keterangan:
: Alur langsung
: Alur rujukan internal
B. RUANG LINGKUP
Pedoman mutu ini disusun berdasarkan standar akreditasi Pukesmas dan
persyaratan ISO 9001:2008, yang meliputi: persyaratan umum, sistem
manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya,
proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan upaya Puskesmas (meliputi
UKP dan UKM). Dalam penyelenggaraan upaya ini perlu diperhatikan
keselamatan pasien/pelanggan.
C TUJUAN
Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas dalam
membangun sistem manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan upaya
kesehatan perorangan maupun untuk upaya kesehatan masyarakat dan
administrasi.
BAB II
SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN
5
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
A. PERSYARATAN UMUM
Puskesmas Gucialit menetapkan, mendokumentasikan, memelihara sistim
manajemen mutu sesuai dengan Standar Akreditasi Puskesmas. Sistim ini
disusun untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan pengendalian
terhadap proses-proses penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat baik
penyelenggaraan upaya Puskesmas maupun pelayananan klinis, yang meliputi
kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan
pelayananan, kejelasan penanggung jawab, penyediaan sumber daya,
penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari perencanaan yang berdasar
kebutuhan masyarakat/pelanggan, verifikasi terhadap rencana yang disusun,
pelaksanaan pelayanan, dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-
hasil yang dicapai, monitoring dan evaluasi, serta upaya penyempurnaan yang
berkesinambungan. Manajemen memantau/ mengukur/ menganalisa setiap
proses/kegiatan dan melakukan tindakan perbaikan. Kegiatan sistem
manajemen mutu menerapkan prinsip manajemen: PDCA (Plan Do Check
Action) dan pengendalian proses dilakukan sejak awal. Manajemen mutu PDCA
merupakan sistem manajemen mutu yang berupa siklus dinamis dalam standar
ISO 9001. PDCA adalah proses yang berkesinambungan yang bertujuan untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan dan memungkinkan perbaikan yang
berkelanjutan.
B. Pengendalian dokumen:
Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu disusun
meliputi:
1. Kebijakan/SK
2. Pedoman/Manual Mutu
3. Panduan
4. Standard Operasional Prosedur/SOP
5. KAK
6. Rekaman-rekaman (LHK, notulensi, daftar hadir, undangan, form
monitoring kegiatan, dokumentasi berupa foto).
Dokumen sistem manajemen mutu yang dipastikan terkendali:
a) Dokumen sistem manajemen mutu adalah dokumen-dokumen yang
memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan
sistem manajemen mutu.
b) Pengendalian dokumen dimaksudkan agar dokumen sistem
manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan
benar.
6
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
C. Pengendalian rekaman
Semua rekaman/arsip dikelola dengan baik .
a. Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari
kegiatan yang telah dilaksanakan.
b. Tujuan pengendalian arsip adalah untuk memastikan semua data
kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan.
c. Arsip dipastikan aman, teridentifikasi dengan jelas, dan ditata
dengan rapi sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan.
d. Arsip yang ada di unit/ruangan dikendalikan oleh sekretariat
akreditasi.
7
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
BAB III
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
A. KOMITMEN MANAJEMEN
Kepala Puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu, penanggung
jawab upaya kesehatan baik perorangan maupun masyarakat, dan seluruh
karyawan Puskesmas bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh
persyaratan yang ada pada manual mutu ini.
Manajemen bertekad untuk menjalankan sistem manajemen mutu secara
konsisten dan konsekuen untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang
diinginkan. Kepala Puskesmas mewajibkan semua koordinator unit untuk:
Memahami sistem manajemen mutu dan menjalankannya secara
konsisten.
Mengkomunikasikan kepada karyawan (pelaksana) tentang pentingnya
mutu dan kepuasan pasien.
Mensosialisasikan kebijakan mutu dan sasaransasaran yang ingin
dicapai.
Melakukan evaluasi untuk melihat efektifitas sistem manajemen mutu.
Memastikan tersedianya sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan
sistem.
Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek
kegiatan.
C. KEBIJAKAN MUTU
Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi Puskesmas yang sejalan
dengan visi misi atau tujuan Puskesmas yang memuat komitmen mutu dan
kepedulian terhadap kepuasan pelanggan.
a. Isi kebijakan Mutu sejalan dengan Visi, Misi atau Tujuan Puskesmas Gucialit.
b. Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasaran mutu,
mengevaluasi pencapaian sasaran serta acuan perbaikan
8
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
a. Kepala Puskesmas
Uraian Tugas
a. Mengkoordinir penyusunan Perencanaan Tingkat Puskesmas
berdasarkan data program Dinas Kesehatan.
b. Merumuskan kebijakan operasional dalam bidang pelayanan kesehatan
masyarakat.
9
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
Tugas Tambahan
1. Kuasa Pengguna Anggaran
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran unit kerja yang dipimpinnya.
10
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya semua program kesehatan dan
pelayanan kesehatan masyarakat di wilayah puskesmas Gucialit.
2. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya manajemen mutu di puskesmas
Gucialit
3. Bertanggung jawab mengenai pendidikan berkelanjutan, orientasi dan pelatihan
staf untuk menjaga kemampuan dan meningkatkan pelayanan sesuai kebutuhan
Wewenang
1. Sebagai pelopor pembangunan berwawasan kesehatan
2. Menetapkan kebijakan dan prosedur pelaksanaan program kesehatan dan
pelayanan kesehatan masyarakat di wilayah Puskesmas Gucialit berdasarkan
peraturan dan petunjuk Dinas Kesehatan Kota Lumajang.
3. Menetapkan kebijakan tentang manajemen mutu bersama seluruh staf
Puskesmas Gucialit.
12
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
- Mengajukan semua dokumen yang sudah siap untuk diperiksa oleh Wakil
Manajemen dan disahkan oleh Kepala Puskesmas
- Menyusun dan mencatat semua dokumen yang ada di sekretariat secara
rapi
- Memastikan seluruh dokumen untuk poli /unit terkait terdistribusi secara
teratur dan tercatat
Tugas Tambahan
- Melaksanakan semua tugas tambahan yang diberikan oleh Kepala
puskesmas dan ketua tim akreditasi/wakil manajemen
g. Uraian Tugas Auditor Internal
Wewenang
- Memiliki wewenang dalam proses pengukuran dan penilaian secara
sistematik, objektif dan terdokumentasi untuk memastikan bahwa kegiatan
manajemen mutu telah sesuai dengan pengaturan
Tanggung Jawab
- Bertanggung jawab kepada kepala puskesmas atas hasil audit internalnya
untuk menyelesaikan permasalahan organisasi, terutama ditinjau dari
perspektif mutu dan kepuasan pelanggan dalam rangka meningkatkan
kinerja organisasi secara umum
Tugas
- Merencanakan pelaksanaan audit internal puskesmas, meliputi :
pembagian auditee dan auditor, jadwal pelaksanaan, pembuatan surat
kepada wakil manajemen, menyiapkan semua sarana untuk melakukan
audit internal.
- Melakukan tugas audit internal terhadap seluruh poli/ unit yang ada di
Puskesmas meliputi: mengamati proses, meminta penjelasan, meminta
peragaan, menelaah dokumen, memeriksa dengan daftar periksa,
mencari bukti-bukti, memeriksa silang , mewawancarai auditee,
melakukan survei, mencari informasi dari sumber luar, menganalisis data
dan informasi , dan menyimpulkan hasil temuan.
- Melaporkan semua hasil temuan audit kepada ketua tim akreditasi/wakil
manajemen
- Merencanakan audit internal yang akan dilakukan periode selanjutnya.
Tugas Tambahan
- Melaksanakan perintah lain yang diberikan oleh kepala puskesmas
h. Uraian Tugas Tim Survey Kepuasan Pelanggan
Wewenang
- Memiliki wewenang untuk melaksanakan semua tugas dan tanggung
jawab sebagai surveyor di Puskesmas Gucialit
Tanggung Jawab
- Bertanggung jawab penuh terhadap kepala puskesmas atas
pelaksanaan dan hasil survey yang telah dilakukannya
13
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
Tugas
- Merencanakan pelaksanaan survey Puskesmas
- Melaksanakan seluruh kegiatan survey Puskesmas
- Mengolah, menganalisa, dan melaporkan hasil survey kepada ketua tim
akreditasi.
- Merencanakan pelaksanaan survey selanjutnya.
i. Uraian Tugas Koordinator Unit :
Wewenang :
- Menetapkan sasaran mutu setiap unit yang harus sesuai dengan kebijakan
mutu dan dipastikan terdokumentasi.
- Merencanakan Sistem Manajemen Mutu untuk unit kerjanya.
Tanggung Jawab :
- Mengkomunikasikan kepada seluruh staf unit mengenai target-target/
persyaratan pasien dan memastikan semua terpenuhi.
- Memastikan unit yang dipimpinnya membuat perencanaan pencapaian
sasaran mutu, untuk memastikan tercapainya target sasaran mutu masing-
masing unit.
- Melakukan evaluasi untuk melihat efektifitas Sistem Manajemen Mutu.
- Menindaklanjuti temuan Audit pada unitnya.
Tugas :
- Bersama pelaksana di unit membuat Standar Operasional Prosedur dan
dipastikan terdokumentasi.
- Meningkatkan kesadaran karyawan unit mengenai pentingnya peranan setiap
karyawan dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran mutu dan
kepuasan pasien.
- Mengupayakan dan menjaga agar lingkungan kerjanya terkendali yaitu agar
lingkungan kerja dalam keadaan rapi, bersih, aman dan nyaman.
- Melakukan koordinasi dengan bagian lain yang terkait termasuk Kepala
Puskesmas untuk pembahasan semua persyaratan pasien.
j. Karyawan / Karyawati Puskesmas :
Tanggung Jawab :
- Memahami tentang pentingnya mutu dan kepuasan pasien.
- Mengetahui target-target/ persyaratan pasien
Tugas :
- Bersama koordinator unit membuat standar operasional prosedur dan
terdokumentasi.
- Menambah pengetahuan dan ketrampilan guna peningkatan mutu pelayanan.
- Bekerja secara profesional untuk mencapai kepuasan pelanggan.
F. Wakil manajemen mutu/Penanggung jawab manajemen mutu
14
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
15
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
BAB IV
TINJAUAN MANAJEMEN
A. Umum
Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam rangka
pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi dalam
implementasi Sistem Manajemen Mutu.
B. Masukan Tinjauan Manajemen
Kepala Puskesmas menetapkan rapat tinjauan manajemen (RTM) 2 bulan
sekali atau dalam kondisi tertentu yang memerlukan perubahan segera.
Tinjauan Manajemen dipastikan terdokumentasi/dinotulenkan dan:
1) Agenda tinjauan manajemen ditentukan jauh hari
sebelum evaluasi dilaksanakan.
2) Agenda tinjauan manajemen mencakup antara
lain hal-hal:
a) Hasil audit internal
b) Umpan balik/ keluhan pelanggan
c) Kinerja proses/ hasil pelayanan
d) Hasil tindakan koreksi/ pencegahan
e) Tindak lanjut dari hasil tinjauan sebelumnya
f) Rencana perubahan/ perbaikan Sistem manajemen Mutu
C. Luaran Tinjauan
1) Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-
pihak yang berkepentingan.
16
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
BAB V
MANAJEMEN SUMBER DAYA
18
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
BAB VI
PENYELENGGARAAN PELAYANAN
3. Pembelian
Pembelian yang akan dilakukan telah direncanakan terlebih dahulu pada
RUK. Setelah pengesahan RUK dan muncul kegiatan pembelian barang di
RPK maka kegiatan pembelian dilakukan. Pembelian ini biasanya yang
didanai menggunakan BOK.
4. Penyelenggaraan UKM
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
Proses penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat
dipastikan dijalankan secara terkendali.
Kegiatan UKM dilakukan sesuai dengan RUK masing
masing program .
Pengendalian penyelenggaraan upaya kesehatan
masyarakat dilaksanakan berdasarkan SOP dan dimonitor oleh
koordinator program dan koordinator UKM.
Tiap penanggung jawab program membuat SOP untuk
setiap tindakan yang dikerjakan.
SOP dibuat untuk membimbing petugas pelaksana
agar dapat melaksanakan kegiatan sesuai prosedur.
Peralatan yang diperlukan untuk proses
penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat dipastikan tersedia
dan memenuhi persyaratan.
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
Validasi diarahkan untuk mengonfirmasi dan
membuktikan bahwa proses yang akan dijalankan memiliki
kemampuan untuk mencapai hasil yang disyaratkan.
Pelaksanaannya dikerjakan oleh personil yang
ditugaskan sebagai penanggung jawab program.
c. Identifikasi dan mampu telusur
20
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
5. PROGRAM GIZI
23
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
d. Analisis Data
Data-data proses atau implementasi sistem mutu harus dikelola
dengan baik.
Data dianalisa dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai,
misalkan menggunakan teknik statistik.
Analisa data dilakukan oleh Tim Survey Kepuasan
Pelanggan/penanggung jawab program untuk mengetahui
tanggapan pelanggan terhadap kualitas pelayanan puskesmas.
Analisa data harus mengarah pada pengidentifikasian
ketidaksesuaian, ketidakefektifan, dan tindakan-tindakan
perbaikan yang diperlukan.
Data dianalisa untuk memantau kepuasan pelanggan.
e. Peningkatan berkelanjutan
Seluruh karyawan dan pimpinan Puskesmas wajib melakukan
perbaikan secara terus menerus terhadap efektivitas sistem
mutu sesuai dengan tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya.
Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam
kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data survey
kepuasan pelanggan, tindakan perbaikan, dan pencegahan
serta Rapat Tinjauan Manajemen
f. Tindakan Korektif
25
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
g. Tindakan Preventif
1. Puskesmas menentukan tindakan untuk mengurangi penyebab
potensial ketidaksesuaian untuk mencegah peristiwa tersebut.
Tindakan pencegahan harus sesuai dengan penyebab masalah
yang potensial.
27
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
28
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
29
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
30
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
2. Audit Internal
Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem mutu
diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang
telah direncanakan.
Rencana audit direncanakan oleh tim audit dengan
mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan bagian yang
akan diaudit.
Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, terencana,
dan terdokumentasi.
31
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
32
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
D. Analisa Data
Data-data proses atau implementasi sistem mutu harus
dikelola dengan baik.
Data dianalisa dengan menggunakan teknik-teknik yang
sesuai, misalkan menggunakan teknik statistik.
Analisa data dilakukan oleh Tim Survey Kepuasan
Pelanggan/koordinator unit untuk mengetahui tanggapan pelanggan
terhadap kualitas pelayanan Puskesmas.
Analisa data harus mengarah pada pengidentifikasian
ketidaksesuaian, ketidakefektifan, dan tindakan-tindakan perbaikan yang
diperlukan.
Data dianalisa untuk memantau kepuasan pelanggan.
E. Peningkatan berkelanjutan
Seluruh karyawan dan pimpinan Puskesmas wajib melakukan
perbaikan secara terus menerus terhadap efektivitas sistem mutu sesuai
dengan tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya.
Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang
dalam kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data survey
kepuasan pelanggan, tindakan perbaikan dan pencegahan serta Rapat
Tinjauan Manajemen
F. Tindakan Perbaikan/Korektif
1. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian
yang ditemukan.
33
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
G. Tindakan Pencegahan
1. Puskesmas menentukan tindakan untuk mengurangi penyebab potensial
ketidaksesuaian untuk mencegah peristiwa tersebut. Tindakan pencegahan
harus sesuai dengan penyebab masalah yang potensial.
2. Prosedur pencegahan harus mencakup:
a) Menentukan potensi ketidaksesuaian dan penyebabnya.
b) Mengevaluasi tindakan yang dibutuhkan untuk, mencegah peristiwa
ketidaksesuaian.
c) Menentukan dan menerapkan tindakan yang dibutuhkan.
d) Merekam hasil tindakan yang diambil.
e) Meninjau tindakan pencegahan yang diambil.
34
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
BAB VII
PENUTUP
Demikian manual mutu dibuat dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas
untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam rangka
menjalankan sistem serta tugas dan tanggung jawab masing-masing sesuai
dengan kapasitas dan wewenang yang telah diberikan.
Bagi kami, apabila Puskesmas Gucialit lolos dalam Penilaian Akreditasi dan
mendapat Sertifikasi Akreditasi, bukan merupakan hasil akhir dari proses
implementasi mutu, tetapi merupakan awal dari penerapan kualitas secara
sistematis dan terorganisir karena Total Sistem Mutu terdiri dari aspek pelaksanaan
implementasi sistem kualitas dan peningkatan kualitas secara terus menerus.
Harapan kami komitmen yang sudah terbentuk tetap terjaga dan tetap
kokoh sehingga improvement learning selalu berjalan untuk memenuhi tuntutan
konsumen global.
35
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
HISTORIS PERUBAHAN
Isi Perubahan
No Tanggal Berlaku
Dahulu Sekarang
36
Manual Mutu Puskesmas Gucialit 2017
Lampiran
Indikator Mutu Administrasi dan Manajemen
37