MANAJEMEN FRAMEWORK INTEGRATION

MANAJEMEN PROJECT INTEGRATION (yang rancu)

1. Bagaimana aktivitas manajemen proyek di integrasikan?
Aktivitas aktivitas manajemen proyek diintegrasikan dengan menggunakan
manejemn integrasi proyek yang didalamnya termasuk melakukan identifikasi,
membuat definisi, melakukan kombinasi, penyatuan, koridnasi di berbagai proses serta
kegiatan manajemen proyek dalam Project Management Process Groups.
Manajemen proyek perlu diintegrasikan dalam setiap tahapan proyek dimulai dari
proses inisiasi, proses perencanaan, proses eksekusi, proses monitoring dan kontroling,
dan proses penutupan. Dengan menerapkan manajemen integrasi pada setiap tahapan
tersebut, aktivitas-aktivitas manajemen proyek tentu dapat berjalan dengan baik.
2. Mengapa dan bagaimana merumuskan suatu proyek kepada manajer proyek?
Cara untuk merumuskan suatu proyek kepada manajer proyek adalah dengan melalui
project charter. Karena di dalam project charter sudah termasuk naskah ringkasan
deskriptif ang menjelaskan tentang Project statement of work, business case,
agreement, enterprise environmental factors, dan organizational prosses assets.
3. Informasi apa yang diperlukan untuk mengklarifikasi dalam inisiasi suatu proyek?
Di dalam proses inisiasi sebuah proyek, termasuk di dalamnya adalah proses gagasan
atau pengembangan projek charter. Pada tahap ini dilakukan pemrosesan data /
informasi untuk mengembangkan suatu dokumen secara formal, memberi hak suatu
proek atau suatu tahapan dan mendokumentasikan persyaratan awal yang dapat
memuaskan kebutuhan serta harapan stake holder. Informasi atau data yang dibutuhkan
antara lain
Project charter dapat disebut juga sebgai tanda tangan perjanjian, pernyataan
pekerjaan, serah terima, pengakuan terhadap project manajer dan organisasi, kick off
internal.
a. Project statement of work
Berisi tentang uraian naratif produk atau layanan yang akan diserah terimakan oleh
proyek yang biasanya terdiri dari kebutuhan bisnis, deskripsi lingkup pekerjaan,
dan strategic plan
b. Business Case
Berisi tentang informasi yang diperlukan dari sudut pandang bisnis untuk
menentukan bermanfaat atau tidaknya proyek dalam berinvestasi. Yang dapat
dipertimbangkan pada tahap ini adalah (Kebutuhan Pasar) (Kebutuhan organisasi)
(Permintaan pelanggan) (Perkembangan teknologi) (Ketentuan hukum) (Dampak
ekologis) (Kebutuhan sosial)
c. Agreement
d. Enterprise Environmental Factors
Berisi tentang infomasi faktor lingkungan dan eksternal yang mempengaruhi
suksesnya proyek yang akan dipertimbangkan sebagai masukan dalam proses
 perencanaan meliputi : Kultur organisasi, standar pemerintahan atau industri,
sumber daya yang ada, administrasi personel, suasana politik, dan informasi seputar
manajemen proyek.
e. Organizational Process Assets
Meliputi semua proses yang berhubungan dengan asset dari semua organisasi yang
terlibat di dalam proyek yang akan digunakan untuk mempengaruhi suksesnya
proyek. Yang kemudian dikelompokkan menjadi 2 yaitu
E.1 Prosess dan Procedures
- SOP Perusahaan
- Risk register, WBS, format kontrak, dan format dll
- Persyaratan komunikasi organisasi
- Persyaratan atau Petunjuk Penutupan proyek
- Prosedur pengendalian keuangan dll

E.2 Corporate Knowledge Base

- Projects Files
- Informasi historis

4. Bagaimana mengelola perubahan?

Dalam mengelola perubahan, lebih baik berdasarkan perform integrated change control
yang terdapat pada PMBOK Project Integration Manajement. Berdasarkan hal tersebut,
dalam menghadapi perubahan dapat dilakukan dengan mereview semua permintaan
perubahan, menyetujui perubahan dan mengelola perubahan terhadap serahan, proses
yang dimiliki organisasi, dokumen proyek, dan rencana manajemen proyek.
Selain itu dapat pula dilakukan pengumpulan dokumen prosedur prosedur yang
mengdenifisikan tahapan secara resmi akan perubahan proyek, yang meliputi pekerjaan
tulis menulis, research, dan tingkat persetujuan yang diperlukan dalam memberikan hak
atas perubahan.
5. Apa kegiatan pada penyerahan proyek?
Kegiatan pada penyerahan proyek adalah transisi dari produk akhir, servis, maupun
hasil dari proyek yang kemudian di otorisasikan untuk dijalankan atau diproduksi.

MANAJEMEN PROJECT SCOPE (ada semua di slide)

1. Perbedaan Product Scope vs Project Scope
Product Scope : Fitur atau fungsi yang memiliki karakteristik suatu produk, jasa, atau
hasil. Sementara Project Scope : Pekerjaan yang memerlukan penyeleesaian untuk
menghasilkan suatu produk, jasa atau hasil dengan fitur dan fungsi khusus.
2. Jelaskan alasan mengapa project scoping penting
Manajemen lingkup sangat penting karena manajemen ini meliputi dan termasuk
Proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek meliputi seluruh
pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, untuk menyelesaikan
 proyek hingga sukses. Hal ini terutama yang terkait dengan penjelasan/penentuan dan
pengendalian, mana yang tercakup dan tidak cercakup pada proyek.

3. Apakah WBS itu?, Work Package?, Apakah manfaat dari WBS?

WBS adalah suatu hirarki dari susunan komponen Proyek/total lingkup proyek yang
dipecah dengan mengelompokkan menjadi lebih kecil yang menggambarkan suatu
hasil serahan/deliverables proyek yang dilaksanakan oleh tim proyek.
WBS menyajikan pekerjaan yang ditetapkan pada Project Scope Statement yang tealh
disetujui. Dengan adanya komponen WBS membantu stakeholder dalam mengamati
hasil serahan proyek.
Work Package adalah jenis pada tingkatan terendah dari WBS atau paket pekerjaan
dimana biaya dan jadwal pekerjaan dapat diperkirakan secara realistis. Jadi hirerarkinya
wbs paket pekerjaan aktivitas resources
- Work Package menggambarkan unit pekerjaan pada tingkat dimana pekerjaan
dilaksanakan
- Memberikan tanda dengan jelas satu paket pekerjaan dari semua yang ditempatkan
menjadi kelompok yang berfungsi tunggal
- Digambarkan dengan jelas tanggal mulai dan selesainya mewakili penyelesaian
secara fisik
- Menetapkan suatu anggaran dalam bentuk dolar/rupiah, jam kerja, atau lain unit
yang terukur
- Pemberian batas pekerjaan yang harus dilaksanakan dengan waktu yang relatif
pendek untuk mempersingkat proses pekerjaan
Cara membuat wbs
1. Mengidentifikasi deliverables pokok dari proyek
2. Menyusun dan mengorganisir WBS
3. Merinci WBS mulai dari tingkatan paling atas ke dalam komponen tingkat yang
lebih rendah dengan mengambil langkah jika ada keterbatasan biaya dan waktu
dapat dikembangkan sesuai tingkatan
4. Mengembangkan dan membuat kode identifikasi ke komponen WBS
5. Memverifikasi ketepatan dari pembagian elemen

WBS Level dipengaruhi oleh

1. Tingkat kerincian
2. Tingkat risiko
3. Tingkat Kendali
4. Ketepatan meng estimate
5. Nilai Paket Pekerjaan
6. Paket pekerjaan dngan man hour
 WBS Numbering system dibuat dengan
1. Dihubungkan dengan account proyek, account perusahaan, account pelanggan
2. Dihubungkan dengan penanggung jawab yang menyelesaikan pekerjaan
3. Penggunaan dalam mengurutkan susunan proyek secara hirarki untuk kepentingan
pelaporan dan tujuan perencanaan
4. Dapat disusun menurut abjad dengan huruf atau angka atau gabungan huruf dan
angka

Calendar
1. Menguraikan kapan ketersediaan waktu untuk pekerjaan yang harus dilaksanakan
2. Menggambarkan satuan waktu, lamanya pekerjaan dalam mingguan, dan periode
tidak bekerja :
- Day(S) dalam seminggu
- Hours dalam sehari
- Holidays atau periode tidak bekerja
3. Semua aktivitas harus ditetapkan dengan kalender
4. Dari jenis proyek memerlukan beberapa kalendar untuk menunjukkan perbedaan
pola pekerjaan ( unit waktu harus sama)

Manfaatnya WBS
1. Dapat membantu merunutkan list aktivitas
2. Membuat network diagram
3. Melakukan project control
4. Mengimplementasikan risk manajemen
5. Mengimplementasikan quality manajement
6. Melakukan budgetting
7. Melakukan schedulling
8. Melakukan estimating
9. Melakukan staffing
4. Kapan Scope verification dilakukan pada project timeline.
Validate Scope: Adalah proses dari memperoleh persetujuan secara formal terhadap
proyek deliverables dari pemangku kepentingan/stakeholder. Hal ini memerlukan
peninjauan ulang hasil serahan untuk memastikan bahwa semua telah diselesaikan dengan
tepat dan dengan memuaskan.
Utamanya adalah perhatian terhadap persetujuan hasil serahan.