Campos Calculados en Tabla Dinámica

Material de Tablas Dinmicas Lic.
Rubn Castan Rodrguez
https://www.gerencie.com/grafico-dinamico-
con-tabla-dinamica.html
1.-Introduccin a la Tabla Dinamica
TABLAS DINAMICAS
Qu es una tabla dinmica?
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de
las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos
te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin
con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la
siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes
regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las
ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de
terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero
ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear
los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este
problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula,
pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus
necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinmicas

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy
complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la realidad
es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias
ocasiones he ledo libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis
multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante
con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio.
A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas dinmicas. Mi
objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fcilmente y
pronto puedas utilizar adecuadamente esta caracterstica de Excel que te har ms productivo.
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Material de Tablas Dinmicas Lic. Rubn Castan Rodrguez
Funcionamiento de las tablas dinmicas

Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras
diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el
funcionamiento bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la
compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la
ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As
que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada
producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica
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para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre
diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a
comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla
dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones.
Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en la
tabla dinmica:
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As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este
artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de
datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.
En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora hacindolo con Excel para
dejar claro el concepto.
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2.- Cmo crear una Tabla Dinmica

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la
informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos
un ejemplo claro de cmo crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla
dinmica.
Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la
ficha Insertar.
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Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de
datos que se considerar en la tabla dinmica.
En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una
nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla
dinmica.
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Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de
campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos
de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn
forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo Producto y
como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.
De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que
resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad
de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas
que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.
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3.- Partes de una Tabla Dinmica

Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es conveniente detenerse un
momento para conocer las partes que la componen y comprender el funcionamiento de cada una
de ellas.
Partes de una tabla dinmica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de
campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas
denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla
dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos
filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas
de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que
sern totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida.
Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores.
Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla
dinmica.
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4.- Crear Grficos Dinmicos

Con las dos entregas anteriores iniciamos el captulo de Grficos Dinmicos; en la primera parte se
dieron las indicaciones para que, a partir de un archivo que ya tiene creada una Tabla dinmica,
como se puede generar un grfico dinmico. En la segunda parte vimos cmo generar un grfico
dinmico independiente de la tabla dinmica, es decir, para que no sea necesario realizar la tabla.
En esta ocasin vamos a ver como insertar tanto la tabla dinmica con el Grfico dinmico.
Tenemos la siguiente informacin:
GRAFICO DINAMICO SOLO
Se trata de los registros de las operaciones de Venta y Alquiler de varios tipos de Inmuebles con su
respectivo vendedor, Ciudad y superficie en metros cuadrados.
Para crear el grfico dinmico junto con la Tabla dinmica, nos vamos a la ficha INSERTAR, grupo
de herramientas Grficos y damos clic en la pestaa Grfico dinmico de donde se despliegan dos
opciones, Grfico dinmico y Grfico dinmico con Tabla dinmica. Para este caso vamos a
seleccionar la ltima opcin:
Con esto nos aparece la ventana donde debemos indicar el rango de origen el cual ya Excel lo
asigna automticamente por tratarse de un rango nico y la ltima opcin de ubicacin dejamos
que se genere el grfico en una hoja nueva:
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Veamos en la hoja nueva el resultado donde nos aparece tanto el espacio para la tabla dinmica
como el espacio en el cual quedar el grfico:
Ahora vamos a ubicar el campo Vendedores en el rea FILAS y el campo Ciudad en el rea
COLUMNAS. Finalmente en el rea VALORES ubicamos el campo Precio Operacin. En la medida
que vamos ubicando cada campo, se va armando automticamente la tabla y el grfico dinmico:
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Vemos que de esta manera no se hace necesario contar con un espacio en la hoja donde se
ubiquen los datos en una Tabla dinmica para generar el grfico dinmico.
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GRAFICO DINAMICO CON TABLA DINAMICA
Con las dos entregas anteriores iniciamos el captulo de Grficos Dinmicos; en la primera parte se
dieron las indicaciones para que, a partir de un archivo que ya tiene creada una Tabla dinmica,
como se puede generar un grfico dinmico. En la segunda parte vimos cmo generar un grfico
dinmico independiente de la tabla dinmica, es decir, para que no sea necesario realizar la tabla.
En esta ocasin vamos a ver como insertar tanto la tabla dinmica con el Grfico dinmico.
que se genere el grfico en una hoja nueva:
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Veamos en la hoja nueva el resultado donde nos aparece tanto el espacio para la tabla dinmica
como el espacio en el cual quedar el grfico:
Ahora vamos a ubicar el campo Vendedores en el rea FILAS y el campo Ciudad en el rea
COLUMNAS. Finalmente en el rea VALORES ubicamos el campo Precio Operacin. En la medida
que vamos ubicando cada campo, se va armando automticamente la tabla y el grfico dinmico:
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Vemos que de esta manera no se hace necesario contar con un espacio en la hoja donde se
ubiquen los datos en una Tabla dinmica para generar el grfico dinmico.
GRAFICO CON SEGMENTACION DE DATOS
En la medida que ya vamos barriendo con todas las opciones y caractersticas para un mejor uso y
aplicacin de las tablas dinmicas es cuando podemos potenciar mucho ms nuestros trabajos. As
que continuaremos dotando a nuestro archivo de Tabla dinmica con grfico dinmico con
caractersticas adicionales y en este caso vamos a combinar con una herramienta muy potente que
ya vimos hace ya varias entregas, la Segmentacin de datos. Tenemos la siguiente informacin:
que se genere el grfico en una hoja nueva. Ahora vamos a ubicar en la nueva hoja el campo
Vendedores en el rea FILAS y el campo Ciudad en el rea COLUMNAS. Finalmente en el rea
VALORES ubicamos el campo Precio Operacin. En la medida que vamos ubicando cada campo,
se va armando automticamente la tabla y el grfico dinmico:
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Las etiquetas de campos en el grfico nos sirven para realizar filtros, pero ya sabemos que los
filtros en estos grficos como en la misma tabla dinmica no son los ms efectivos y para ello
tenemos la alternativa de la Segmentacin de datos. As que vamos a la ficha ANALIZAR, grupo de
herramientas Filtrar y seleccionamos Insertar segmentacin de datos:
Seleccionamos los mismos campos que tenemos en la tabla dinmica Ciudad y Vendedor:
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Aceptar y ahora contamos en la hoja con las dos ventanas de segmentacin; solo queda configurar
un poco el formato y el resultado es el siguiente:
Ahora solo debemos seleccionar los campos de la Segmentacin de datos y los cambios se
aplicaran tanto en la tabla como en el grafico:
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5.-Campos calculados en tabla dinmica

Las tablas dinmicas nos permiten hacer uso de campos calculados los cuales son columnas que
obtienen su valor de la operacin realizada entre algunas de las otras columnas existentes en la
tabla dinmica.
Supongamos la siguiente tabla dinmica en donde tenemos el resumen de las ventas de nuestros
productos para el ao pasado.
Pais Producto Ventas
Colombia PalyStation 3 3992
Colombia Wii 4023
Colombia XBOX 360 2331
Esoaa PalyStation 4 4602
Esoaa Wii 2780
Esoaa XBOX 361 3798
Mexico PalyStation 5 5189
Mexico Wii 4687
Mexico XBOX 362 6324
Luego tenemos que hacer los igeine:
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El Resultado de eso es este que se aqui
Ahora queremos insertar una nueva columna que contendr nuestro pronstico de ventas para el
prximo ao y el cual hemos estimado que tendr un crecimiento del 4%. Esta nueva columna la
podemos agregar como un campo calculado a la tabla dinmica de la siguiente manera.
Dentro del ttulo Herramientas de tabla dinmica selecciona la ficha Opciones y posteriormente el
botn Clculos el cual desplegar varias opciones y debers seleccionar Campos, elementos y
conjuntos para finalmente seleccionar la opcin Campo calculado.
Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar campo calculado en donde podremos especificar un

Nombre para nuestro campo.
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Adems del nombre del campo debemos especificar la Frmula que Excel utilizar para realizar el
clculo de la nueva columna. Puede observar un recuadro donde aparecen enlistados todos
los Campos de la tabla dinmica de manera que al seleccionar alguno de ellos y presionar el
botn Insertar campo se insertar su nombre en la frmula. Una vez que hayas terminado de
configurar el nuevo campo calculado pulsa el botn Aceptar y Excel insertar el campo.
Al actualizar los datos de la tabla dinmica los campos calculados reflejarn automticamente los
nuevos clculos. Recuerda que un campo calculado es una nueva columna que ha sido creada
realizando operaciones con los campos existentes de una tabla dinmica.
Ejemplo 2 de Tabla dinmica con campos calculados

Tenemos una planilla de Alumnos con los siguientes campos:
Codigo Alumno Nota1 Nota2

111 Juan perez 80 70
112 Luis Conde 50 45
113 Maria Sejas 44 55
114 Angela Coronado 33 40
115 Reynaldo 55 20
20
Orihuela
116 Rubn Rodrguez 66 18
117 Susana Monge 88 33
118 Ariana Llanos 22 41
119 Daniela Paz 60 60
Utilizando una tabla dinmica, yo quiero calcular el promedio y la observacin 1 de esta tabla
Empecemos por el promedio
Calcular los campos
Lo que queremos calcular ahora es el promedio de los alumnos pero ayudndonos con una Tabla
Dinmica.
Ubicamos el puntero en el primer alumno
Y hacemos lo siguiente:
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Luego realizamos la siguiente formula y el resultado ser el siguiente:
Sea aadido el campo promedio y se a calculado al mismo tiempo
Codigo (Todas)
Suma de Suma de
Etiquetas de fila Nota1 Nota2 Suma de Promedio
Angela Coronado 33 40 36,5
Ariana Llanos 22 41 31,5
Daniela Paz 60 60 60
Juan perez 80 70 75
Luis Conde 50 45 47,5
Maria Sejas 44 55 49,5
Reynaldo Orihuela 55 20 37,5
Ruben Roriguez 66 18 42
Susana Monge 88 33 60,5
Total general 498 382 440
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6.- Ocultar subtotales en tabla dinmica

De manera predeterminada, una tabla dinmica muestra subtotales al anidar varios niveles. Es
probables que en ciertas ocasiones prefieras ocultar estos subtotales y en esta ocasin te mostrar
lo simple que es hacerlo.
En la imagen superior puedes visualizar los subtotales de una tabla dinmica. Para poder ocultar
esta informacin, en el rea de filas de la tabla dinmica, debes hacer clic sobre la etiqueta de la
fila o columna que contiene los subtotales que deseas remover.
Debes seleccionar la opcin de men Configuracin de campo y se mostrar el cuadro de

dilogo siguiente:
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Dentro del cuadro de dilogo Configuracin de campo debers seleccionar la opcin Ninguno y
pulsar el botn Aceptar de manera que los subtotales sean removidos de la tabla dinmica. El
resultado ser el siguiente:
7.- Formato de nmeros en tabla dinmica

Cuando creamos una tabla dinmica con valores numricos siempre aparecen con un formato de
tipo General. Debemos utilizar el mtodo adecuado para dar formato a las celdas de una tabla
dinmica para evitar re-trabajo.
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El mtodo menos adecuado
Por supuesto que una manera de dar formato a los nmeros de una tabla dinmica es seleccionar
las celdas y aplicar directamente el formato utilizando los botones de la cinta de opciones.
Sin embargo existe un inconveniente con este mtodo. Si por alguna razn necesitamos agregar
nueva informacin a nuestra tabla dinmica, las nuevas celdas insertadas no tendrn el mismo
formato que hemos aplicado al resto de las celdas.
El mejor mtodo para aplicar formato
Para evitar cualquier re-trabajo en el formato de las celdas de nuestra tabla dinmica lo mejor es
utilizar la opcin de men Formato de nmero que aparece al hacer clic derecho sobre alguna de
las celdas de nuestra tabla dinmica:
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Esta opcin abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas en donde podremos especificar el
formato adecuado para nuestros datos numricos.
Lo mejor de utilizar este mtodo es que el formato que seleccionemos ser aplicado de la misma
manera a todas las nuevas celdas que agreguemos a nuestra tabla dinmica sin necesidad de
repetir este procedimiento.
Y como casi todo en Excel, existe un mtodo alterno para aplicar formato a las celdas de valores el
cual revisamos en una publicacin anterior: Aplicar formato a los valores de una tabla dinmica.
Revisa el mtodo alterno y elige el que te sea ms facil de aplicar.
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8.- Formato de valores en una tabla dinmica

En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados de una tabla
dinmica de manera de puedan tener el formato de nmero adecuado. Solamente sigue los
siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinmica:
Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro
del rea Valores.
Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo de valor.
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Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.
Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de
celdasdonde podrs seleccionar el formato deseado:
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Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo
formato a todos los valores de la tabla dinmica:
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9.- Cmo restar dos columnas en una tabla dinmica

Si alguna vez necesitas restar dos columnas en una tabla dinmica tendrs que hacer uso de
los campos calculados los cuales nos permiten realizar operaciones entre las columnas de una
tabla dinmica sin necesidad de modificar los datos de origen.
Como ejemplo considera una tabla dinmica que muestra los pases de las sucursales de una
empresa, as como el monto total de las ventas en cada uno de ellos. Adems la tabla dinmica
muestra el monto total de gastos en cada pas.
Ahora deseamos restar los campos Ventas y Gastos para obtener la utilidad de la empresa en
cada uno de los pases, por lo que necesitaremos restar dos columnas en una tabla dinmica de
Excel.
Insertar un campo calculado
El primer paso para restar dos campos en una tabla dinmica es agregar un tercer campo que
contendr el resultado de la operacin. Para aadir dicho campo debemos seleccionar una celda
de la tabla dinmica y posteriormente ir a Herramientas de tabla dinmica > Opciones > Clculos >
Campos, elementos y conjuntos > Campo calculado.
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Este comando mostrar el cuadro de dilogo Insertar campo calculado que nos permitir configurar
el nuevo campo de nuestra tabla dinmica. La primera configuracin importante que debemos
hacer es colocar un nombre descriptivo, ya que de manera predeterminada Excel coloca el
nombre Campo1. Para nuestro ejemplo he colocado el nombre Utilidad:
Restar dos columnas en una tabla dinmica
La configuracin ms importante de un campo calculado es su Frmula ya que determinar el valor

mostrado en la tabla dinmica. Para ingresar la frmula sigue los siguientes pasos:
1. Borra el texto = 0 que aparece de manera predeterminada en el cuadro de

texto Frmula y deja solamente el smbolo =.
2. Selecciona el campo que vas a insertar en la frmula y pulsa el botn Insertar campo.
Tambin puedes hacer doble clic sobre el nombre del campo y se insertar
automticamente en la frmula.
3. Utiliza los operadores de Excel para indicar la operacin que deseas efectuar en el nuevo
campo calculado.
Para nuestro ejemplo utilizar la frmula =Ventas Gastos que utiliza el operador de resta (guion
medio) para obtener la diferencia entre las ventas y los gastos y de esa manera obtener
la Utilidad para cada pas. La configuracin del nuevo campo calculado quedar de la siguiente
manera:
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Al pulsar el botn Aceptar se insertar el nuevo campo calculado dentro de la tabla dinmica y
tendremos el resultado deseado tal como se muestra en la siguiente imagen:
Aunque de manera predeterminada Excel coloca el ttulo Suma de Utilidad eso no significa que se
est realizando una suma. Puedes notar que efectivamente se ha calculado la resta entre las dos
columnas de la tabla dinmica, as que, para cambiar la etiqueta de la columna solamente debes
hacer sobre clic sobre dicha celda y cambiar su Nombre personalizado.
En este artculo hemos revisado cmo restar dos columnas en una tabla dinmica, pero puedes
seguir este mismo procedimiento en caso de querer sumar, multiplicar o dividir entre los campos
existentes y el nico cambio que debers hacer es el tipo de operador utilizado. Tambin es
posible utilizar funciones de Excel dentro de los campos calculados, pero es necesario que dichas
funciones no hagan referencia a las celdas de la hoja, ya que una tabla dinmica no puede
contener ese tipo de referencias.
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10.- Tabla de Frecuencias Utilizando tabla

Dinmica en Excel 2010
Una tabla de frecuencias en Excel nos ayudar a conocer fcilmente el nmero de veces que
aparece un elemento dentro de una lista. Aunque existen diversas maneras de obtener este tipo de
tabla, en esta ocasin mostrar cmo hacerlo utilizando tablas dinmicas.
Supongamos que tengo una tabla en Excel donde se encuentra una lista de las ventas realizadas
durante un ao. Una de las columnas de la tabla contiene el pas donde se realiz la venta y ahora
deseo conocer el nmero de ventas realizadas en cada pas.
La tabla de frecuencias mostrar el pas con el mayor nmero de transacciones en primer lugar y
as sucesivamente hasta llegar al pas con el menor nmero de transacciones. La tabla de Excel
contiene 2,500 filas con informacin de ventas en diferentes pases.
Crear la tabla dinmica
Para crear la tabla dinmica que nos llevar al resultado esperado, comenzaremos por activar
cualquier celda de la tabla y pulsar el botn Insertar > Tablas > Tabla dinmica. Especifica el rango
de datos de la tabla y Excel crear una tabla dinmica vaca con sus campos disponibles.
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Debes incluir el campo Pas dentro de las Etiquetas de fila y tambin dentro de Valores. Esto
resultar en una tabla dinmica que mostrar el total de apariciones de cada pas dentro de la tabla
de ventas.
Para ordenar la tabla dinmica puedes utilizar el comando Ordenar de mayor a menor que se
encuentra en Herramientas de tabla dinmica > Opciones > Ordenar y filtrar.
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Grfico de frecuencias
Si las diferencias entre los valores de la tabla de frecuencias son difciles de distinguir, entonces
puedes crear un grfico dinmico que ayudar a ver grficamente las diferencias. Para ello
selecciona cualquier celda de la tabla dinmica y elige el comando Herramientas de tabla dinmica
> Opciones > Herramientas > Grfico dinmico y selecciona el grfico adecuado para desplegar la
informacin. Para este ejemplo he seleccionado un grfico de barras.
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11.- Rangos de Consolidacion Multiple en tablas

Dinamicas
Prarte I
Formas para agrupar datos de varias hojas son variadas, desde la aplicacin de frmulas 3D, hasta
Macros; quiero aprovechar que estamos desarrollando este captulo de Tablas dinmicas para
demostrar cmo podemos utilizar esta poderosa herramienta para agrupar datos de distintas hojas.
Se trata de las ventas de varios vendedores en el mes de Enero y para cada uno de los meses de
Enero hasta Junio se tienen los registros de las ventas de cada vendedor en una hoja aparte. Este
puede ser un escenario comn en los casos en que se tiene informacin en la medida que se
avanza en el ao mes a mes. El inconveniente se presenta cuando se necesita presentar en una
sola hoja todas las ventas de cada mes y digo inconveniente porque en el momento que sean
demasiadas hojas, realizar esta actividad de forma manual puede ser un trabajo no muy prctico.
En lugar de ello, vamos a utilizar el asistente para Tablas dinmicas con el cual podremos agrupar
la informacin de todas las hojas en una sola, en una tabla dinmica.
Lo primero que debemos hacer es habilitar en la barra de acceso rpido la herramienta de
Asistente para tabla y grfico dinmico; nos vamos a las opciones de Excel, luego Barra de
herramientas de acceso rpido donde debemos ubicar al asistente y finalmente agregarlo a la
barra:
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Damos aceptar y abrimos el asistente:
Lo primero es que debemos indicar el origen de los datos y en este caso no es ni una lista, ni una
fuente externa; seleccionamos la opcin Rangos de consolidacin mltiples. Ahora vamos al paso
2 con Siguiente donde debemos indicar cuantos campo por pgina se desea y seleccionamos la
primera opcin:
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Siguiente para llegar a la opcin donde debemos seleccionar los rangos de celdas donde se
encuentran los datos:
Seleccionamos primero el rango de ventas del mes Enero y luego clic en Agregar:
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Repetimos este procedimiento para cada hoja de los meses y quedar de la siguiente manera:
Clic en Siguiente y llegamos al ltimo paso donde nos pide la ubicacin de la tabla dinmica:
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Y luego Finalizar para proceder a configurar los campos en la tabla dinmica:
Que hacemos cuando lo eliminamos la tabla dinmica de

consolidacin multiple que ya tenamos creado
Parte II
Vimos en la entrega pasada una herramienta muy prctica para consolidar informacin que se
encuentra dispersa en varias hojas por medio del asistente para tabla y grfico dinmico. Ahora
vamos a ver otra aplicacin de este asistente en un escenario un poco ms sencillo. Tenemos la
siguiente informacin:
Enero hasta Junio se tienen los registros de las ventas de cada vendedor en una hoja aparte. La
ventaja es que sobre estos datos ya creamos una tabla dinmica que dio como resultado:
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Supongamos que eliminamos esta hoja donde tenemos la tabla dinmica, lo

que nos lleva a pensar que entonces debemos realizar nuevamente los
pasos del asistente para tabla y grfico dinmico para obtener el mismo
resultado; sin embargo, una ventaja que tenemos es que al realizar la tabla
por medio del asistente, dicha configuracin queda almacenada. Vamos a
ver entonces como aprovechar esto para ahorrarnos toda la configuracin
Lo primero que debemos hacer es habilitar en la barra de acceso rpido la
herramienta de Asistente para tabla y grfico dinmico; nos vamos a las
opciones de Excel, luego Barra de herramientas de acceso rpido donde
debemos ubicar al asistente y finalmente agregarlo a la barra:
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Lo primero es que debemos indicar el origen de los datos y en este caso no

es la opcin Rangos de consolidacin mltiples, debemos seleccionar la
opcin Otro informe de tabla dinmica. Al dar clic en Siguiente aparece una
ventana con la lista de las tablas dinmicas que hemos creado:
As que seleccionamos la que necesitemos y luego clic en Finalizar donde

pasamos a una hoja nueva para configurar los campos de la tabla dinmica:
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El resultado ser el siguiente
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Cuando aadimos mas venddores en un

determinado mes
Parte III
Para la tercera parte de este captulo de Rangos de Consolidacin vamos a ver otra opcin que
tenemos a disposicin desde el Asistente para tablas y grfico dinmico. Tenemos la siguiente
informacin:
Vendedor Enero
Juan $27.125
Pedro $35.001
Luis $44.650
Esteban $22.627
Ramiro $23.477
Carlos $28.983
Andres $23.989
Se trata de las ventas de varios vendedores en el mes de Enero tal y como hemos visto en las
entregas anteriores, pero en este caso tenemos para las ventas del mes Febrero una cantidad
mayor de vendedores y por tanto el rango es mayor:
As que para consolidar estas dos tablas, lo primero que debemos hacer es habilitar en la barra de
acceso rpido la herramienta de Asistente para tabla y grfico dinmico; nos vamos a las opciones
de Excel, luego Barra de herramientas de acceso rpido donde debemos ubicar al asistente y
finalmente agregarlo a la barra:
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Lo primero es que debemos indicar el origen de los datos y en este caso es la opcin Rangos de
consolidacin mltiples, damos Clic en Siguiente donde nos aparecer la siguiente ventana desde
la cual ya utilizamos la primera opcin, ahora vamos a probar con la segunda, Campos de pgina
personalizada:
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Clic en Siguiente para configurar la siguiente ventana:
Ingresamos el primer rango que corresponde a las ventas de Enero y clic en Agregar:
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Ahora ingresamos el rango de ventas de Febrero:
Luego debemos seleccionar cuantos campos de pgina deseamos as que vamos a dejar 2 y le
asignamos nombres para identificarlos:
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Damos clic en Siguiente para indicar en que parte vamos a ubicar la tabla y luego clic en finalizar
donde veremos una nueva hoja y solo nos falta asignar los campos en las reas respectivas:
Como volverlo una tabla dinmica en una sola

tabla con consolidacin multiple
Parte IV
Esta herramienta de Consolidacin mltiple como ya hemos visto es muy valiosa para agrupar
precisamente datos que se encuentran en varias hojas ya sean con la misma estructura o no. El
escenario que vamos a trabajar a continuacin es para que en caso de que el resultado esperado
no sea la tabla dinmica sino consolidar todos los datos en una sola hoja a manera de Base de
datos pero para qu?, pues para facilitar la construccin de una tabla dinmica ya sea por nosotros
mismos o para otra persona, es decir, es ms fcil construir la tabla a partir de una tabla que tener
que ejecutar todos los pasos del asistente. Tenemos la siguiente informacin:
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Enero hasta Junio se tienen los registros de las ventas de cada vendedor en una hoja aparte.
barra:
Lo primero es que debemos indicar el origen de los datos y en este caso no es ni una lista, ni una
fuente externa; seleccionamos la opcin Rangos de consolidacin mltiples. Ahora vamos al paso
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2 con Siguiente donde debemos indicar cuantos campo por pgina se desea y seleccionamos la
primera opcin:
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Y luego Finalizar para proceder a configurar los campos en la tabla dinmica:
El paso final consiste en quitar los campos Columna y Fila de las reas de
la tabla dinmica:
Quedar de la siguiente forma la tabla:
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Finalmente damos doble clic en el valor y se generar una nueva hoja con los datos organizados
en forma de Base de datos:
Informe de Tabla Dinmica y Grafico dinamico de

Consolidacin Mltiple
Parte V
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Ya hemos visto todas las opciones para la generacin de Consolidacin mltiple de datos que se
encuentran en varias hojas ya sean con la misma estructura o no. En esta entrega vamos a ver
como complementar el anlisis de los datos con la adicin del grfico dinmico. Tenemos la
siguiente informacin:
Enero hasta Junio se tienen los registros de las ventas de cada vendedor en una hoja aparte.
barra:
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Lo primero es que debemos indicar el origen de los datos donde seleccionamos la opcin Rangos
de consolidacin mltiples y en el tipo de informe seleccionamos la opcin 2, Informe de grfico
dinmico (con informe de tabla dinmica). Ahora vamos al paso 2 con Siguiente donde debemos
indicar cuantos campo por pgina se desea y seleccionamos la primera opcin:
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Y luego Finalizar para proceder a configurar los campos en la tabla dinmica y poder observar el
Grfico:
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Y el resultado:
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12.- Cmo vincular tablas dinmicas por un filtro

de informe
Las tablas dinmicas en Excel son independientes aun cuando hayan sido creadas a partir de los
mismos datos y se encuentren en la misma hoja, y en caso de querer filtrarlas es necesario
agregar un filtro de informepara cada una de ellas.
A pesar de este comportamiento predeterminado de Excel, hay ocasiones en las que

deseamos presentar diferentes perspectivas de los datos y controlar todas las tablas dinmicas
con un solo filtro. En el pasado podamos lograr este comportamiento solo si utilizbamos macros,
pero a partir de Excel 2010 podemos apoyarnos de la segmentacin de datos para obtener el
mismo resultado y olvidarnos del cdigo VBA.
Para nuestro ejemplo utilizaremos datos de rdenes de compra y crearemos tres tablas dinmicas
dentro de la misma hoja de Excel para mostrar las tallas, los colores y las zonas de la ciudad a
donde se realizar el envo de los productos:
Puedes notar que tambin he agregado un filtro de informe para controlar las fechas de las
rdenes de compra, aunque en este momento dicho filtro solamente controla la primera tabla
dinmica.
Insertar la segmentacin de datos
El primer paso para vincular las tablas dinmicas es agregar la segmentacin de datos y lo
haremos para la primera tabla dinmica, as que solo debo seleccionar cualquiera de sus campos e
ir a Herramientas de tabla dinmica > Opciones > Ordenar y filtrar > Insertar segmentacin de
datos, y se mostrar un cuadro de dilogo donde podr elegir los campos por los que se har la
segmentacin:
59
Selecciono el campo Fecha que es el mismo campo del filtro de informe y pulso el botn Aceptar.
De inmediato Excel mostrar el panel desde el cual puedo utilizar la segmentacin de datos:
En este momento, tanto el filtro de informe como la segmentacin de datos controlan la primera
tabla dinmica y un cambio en cualquiera de ambos se reflejar tanto en la tabla dinmica como en
el otro control. Por ejemplo, si selecciono la fecha 02/01/2013 en la segmentacin de datos,
tambin el filtro de informe mostrar dicha fecha.
Tablas dinmicas vinculadas
Como ya he mencionado antes, un filtro de informe solo puede controlar una sola tabla dinmica,
pero la segmentacin de datos funciona diferente y es posible conectarla a varias tablas dinmicas
para vincularlas. Para hacerlo debemos seleccionar el panel de segmentacin de datos e ir a
Herramientas de segmentacin de datos > Conexiones de tabla dinmica lo cual mostrar el
siguiente cuadro de dilogo:
60
En este cuadro de dilogo podemos ver las tablas dinmicas que estn conectadas con
la segmentacin de datos as que solo debemos seleccionar todas las tablas dinmicas de nuestra
hoja y hacer clic en el botn Aceptar. Una vez realizada la vinculacin, cualquier cambio en
la segmentacin de datos o en el filtro de informe afectar a todas las tablas dinmicas al mismo
tiempo.
Ocultar la segmentacin de datos
Aunque con el paso anterior ya tenemos vinculadas todas nuestras tablas dinmicas, si queremos
dejar solamente visible el filtro de informe para realizar el filtrado, entonces podemos ocultar el
panel de segmentacin de datos. Para ocultarlo debemos seleccionar dicho panel e ir a
Herramientas de segmentacin de datos > Opciones > Organizar > Panel de seleccin donde
debemos hacer clic en el botn Ocultar todas.
Una vez que hemos ocultado el panel de segmentacin de datos solo nos quedar en pantalla el
filtro de informe y podremos modificar todas las tablas dinmicas con el mismo. En la siguiente
animacin puedes notar cmo cambian todas las tablas dinmicas con solo cambiar la opcin
seleccionada del filtro de informe:
61
Para seguir experimentando y aprendiendo cmo vincular tablas dinmicas puedes descargar el
libro de trabajo utilizado en este artculo.
Crear una tabla dinmica desde mltiples hojas

Al crear una tabla dinmica generalmente tenemos todos nuestros datos en una sola hoja, sin
embargo es posible crear una tabla dinmica a partir de varias hojas de Excel. En esta ocasin te
mostrar como crear una sola tabla dinmica basada en mltiples hojas.
Tabla dinmica desde mltiples hojas
La condicin necesaria para crear una tabla dinmica desde mltiples hojas es que cada una de
las tablas de datos de las diferentes hojas debe tener la misma cantidad de columnas. Los datos
pueden variar, pero los encabezados de las tablas deben ser los mismos. Para nuestro ejemplo
supondremos que tengo dos hojas. La primera contiene los datos de las ventas para la
zona Norte y la segunda hoja las ventas de la zona Sur.
62
Crear la tabla dinmica
La manera ms sencilla de crear este tipo de tabla dinmica es utilizar el Asistente para tablas y
grficos dinmicos el cual podemos iniciar con la combinacin de teclas ALT+T+B.
63
En el cuadro de dilogo selecciona la opcin Rangos de consolidacin mltiples y pulsa el botn

Siguiente. En el segundo paso del asistente selecciona la opcin Crear un solo campo de pgina.
Al pulsar el botn Siguiente se mostrar un paso intermedio llamado paso 2b el cual nos permitir
seleccionar los rangos de las diferentes hojas.
Para agregar un rango debes seleccionarlo directamente de la hoja y posteriormente pulsar el

botn Agregar. Esta accin se debe repetir para todos los rangos que se desees consolidar. Al
terminar de agregar todos los rangos pulsa el botn Siguiente para ir al paso final el cual nos
preguntar si deseamos insertar la tabla dinmica en una hoja de clculo nueva o en una hoja de
clculo existente. Selecciona la opcin de tu preferencia y pulsa el botn Finalizar.
Personalizar la tabla dinmica
Al crearse la nueva tabla dinmica notars de inmediato que se muestra el recuento de todos los
valores. Si lo que necesitas es la suma de los valores, puedes cambiar este comportamiento
64
haciendo clic derecho sobre alguna de las celdas de valores y seleccionando la opcin Resumir
valores por y posteriormente la opcin Suma.
Si adicionalmente necesitas ocultar alguna de las columnas mostradas debes hacer clic en la
flecha que se encuentra junto a Etiquetas de columna y seleccionar solamente aquellas columnas
que deseas ver en pantalla.
Tambin notars que se ha agregado una columna llamada Total general cuya funcin es mostrar
la suma de cada fila. Para nuestro ejemplo esta columna no es necesaria, as que puedo remover
dicha columna haciendo clic derecho sobre cualquier celda de valor y seleccionando Opciones de
tabla dinmica.
65
Dentro de este cuadro de dilogo, dentro la pestaa Totales y filtros, debes remover la seleccin de
la opcin Mostrar totales generales de las filas y finalmente pulsar el botn Aceptar. Con esta
ltima modificacin habremos llegado a la tabla dinmica que nos permite analizar adecuadamente
los datos provenientes de varias hojas.
Descarga el libro de trabajo utilizado en esta publicacin.
66
Cmo instalar el complemento Power Pivot en

Excel
Power Pivot ha revolucionado el anlisis y visualizacin de datos en Excel y con tantos beneficios
que nos brinda, seguramente estars buscando la manera de obtener e instalar esta fabulosa
herramienta.
Lamentablemente no todos los usuarios de Excel podrn acceder a Power Pivot y en esta ocasin
te dir cules son las tres condiciones que debes cumplir para obtener e instalar Power Pivot en
Excel.
La primera condicin es que debes tener Excel para Windows ya que es imposible instalar
Power Pivot en Excel para Mac. Si solo ests rodeado por computadores Mac, lamentablemente no
habr ninguna opcin para ti por ahora ya que esta tecnologa solo est siendo desarrollada para
Windows.
Si eres usuario de Excel en Windows debers cumplir la segunda condicin que es tener Excel
2010 o superior. Bajo ninguna circunstancia podrs instalar Power Pivot en Excel 2007 o versiones
anteriores.
La tercera condicin es que debes tener la versin adecuada de Excel 2010, Excel 2013 o Excel
2016. No todas las versiones de Excel permitirn la instalacin de Power Pivot. El resto del artculo
lo dedicar a dar mayores detalles para saber si tienes la versin adecuada de Excel para instalar
Power Pivot.
Power Pivot en Excel 2010
La mejor noticia de todas es que los usuarios de Excel 2010 pueden descargar e instalar Power
Pivot sin restriccin alguna. Solo debers asegurarte de instalar la versin de Power Pivot que
corresponda a la versin de Excel 2010 de tu equipo, ya sea la versin de 32 bits o la versin de 64
bits.
Para conocer la versin de Excel que tienes en tu equipo, debes ir a la pestaa Archivo > Ayuda y
en el panel derecho, debajo el subttulo Acerca de Microsoft Excel, podrs saber si tienes una
versin de 32 bits o de 64 bits.
67
El link para descargar Power Pivot para Excel 2010 es el siguiente:

https://www.microsoft.com/es-ES/download/details.aspx?id=43348
Al realizar la descarga podrs identificar la versin de 64 bits por la terminacin amd64 y la versin
de 32 bits por la terminacin x86.
Despus de terminar la instalacin del archivo anterior, abre Excel 2010 y debers tener la pestaa
Power Pivot en la Cinta de opciones.
Power Pivot en Excel 2013
En Excel 2013 no existe una versin descargable de Power Pivot sino que ya est incluido en el
software y solo necesita ser activado. La mala noticia es que no todas las versiones de Excel 2013
tienen Power Pivot y si tu versin de Excel no lo tiene, no habr manera de agregarlo.
Una versin de Excel 2013 que definitivamente tiene Power Pivot es la versin incluida en Office
2013 Professional Plus pero dicha versin de Office solo est disponible a travs del
esquema Volume Licensing que generalmente tienen las empresas y grandes corporativos.
Al momento de lanzar Excel 2013 solo la versin de Office 2013 Professional Plus inclua Power
Pivot pero algn tiempo despus, Microsoft anunci que tambin estara disponible en la versin de
Excel 2013 Stand-alone.
La versin Stand-alone es la que se vende por separado y no forma parte de la suite Office. Es
decir, no compras la suite Office que incluye Excel, Word, PowerPoint, etc., sino que compras
solamente Excel. Lo complicado es encontrar un lugar donde comprar una licencia de este tipo.
Anteriormente podas comprar en lnea la licencia Excel 2013 Stand-alone en Microsoft Store, pero
ahora solo venden las versiones 2016. Otra opcin es comprar la licencia en Amazon, pero solo
est disponible para entregas en EE.UU.
Mi recomendacin es la siguiente. Lo primero que debes hacer es averiguar si tu versin de Excel

2013 incluye Power Pivot y para eso debes ir a la pestaa Archivo > Opciones > Complementos.
En el panel derecho podrs ver la seccin Complementos de aplicacin inactivos y dentro de la
lista deber aparecer la opcin Microsoft Office PowerPivot for Excel 2013.
68
Esto solamente indica que Power Pivot est incluido en tu versin de Excel y solo debemos
activarlo. Para hacer la activacin debes seleccionar la opcin Complementos COM que est en
la parte inferior de la venta y pulsar el botn Ir.
Se mostrar una ventana con la lista de Complementos COM disponibles y debers seleccionar la
opcin para Power Pivot y pulsar Aceptar.
69
De inmediato se mostrar la pestaa de Power Pivot en la Cinta de opciones de Excel. Si no

puedes hacer los pasos anteriores se debe a que tu versin de Excel 2013 no incluye Power Pivot
y por lo tanto debers obtener alguna de las versiones de Excel 2013 que he mencionado
anteriormente.
Para resumir, podrs activar Power Pivot en Excel 2013 si tienes alguna de las siguientes
versiones:
Office 2013 Professional Plus (Volume Licensing)

Excel 2013 Stand-alone
Office 365: ProPlus, E3, E5
70

Campos Calculados en Tabla Dinámica

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Material de Tablas Dinmicas Lic.

Rubn Castan Rodrguez

El verdadero problema de las tablas dinmicas

Funcionamiento de las tablas dinmicas

2.- Cmo crear una Tabla Dinmica

Crear una tabla dinmica en Excel

3.- Partes de una Tabla Dinmica

4.- Crear Grficos Dinmicos

GRAFICO DINAMICO SOLO

GRAFICO DINAMICO CON TABLA DINAMICA

GRAFICO CON SEGMENTACION DE DATOS

5.-Campos calculados en tabla dinmica

Luego tenemos que hacer los igeine:

El Resultado de eso es este que se aqui

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar campo calculado en donde podremos especificar un

Ejemplo 2 de Tabla dinmica con campos calculados

Codigo Alumno Nota1 Nota2

Empecemos por el promedio

Calcular los campos

Ubicamos el puntero en el primer alumno

Luego realizamos la siguiente formula y el resultado ser el siguiente:

Sea aadido el campo promedio y se a calculado al mismo tiempo

6.- Ocultar subtotales en tabla dinmica

Debes seleccionar la opcin de men Configuracin de campo y se mostrar el cuadro de

7.- Formato de nmeros en tabla dinmica

El mtodo menos adecuado

El mejor mtodo para aplicar formato

8.- Formato de valores en una tabla dinmica

Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo de valor.

Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.

9.- Cmo restar dos columnas en una tabla dinmica

Insertar un campo calculado

Restar dos columnas en una tabla dinmica

La configuracin ms importante de un campo calculado es su Frmula ya que determinar el valor

1. Borra el texto = 0 que aparece de manera predeterminada en el cuadro de

10.- Tabla de Frecuencias Utilizando tabla

Crear la tabla dinmica

11.- Rangos de Consolidacion Multiple en tablas

Damos aceptar y abrimos el asistente:

Y luego Finalizar para proceder a configurar los campos en la tabla dinmica:

Que hacemos cuando lo eliminamos la tabla dinmica de

Supongamos que eliminamos esta hoja donde tenemos la tabla dinmica, lo

Damos aceptar y abrimos el asistente:

Lo primero es que debemos indicar el origen de los datos y en este caso no

As que seleccionamos la que necesitemos y luego clic en Finalizar donde

El resultado ser el siguiente

Cuando aadimos mas venddores en un

Damos aceptar y abrimos el asistente:

Clic en Siguiente para configurar la siguiente ventana:

Ahora ingresamos el rango de ventas de Febrero:

Como volverlo una tabla dinmica en una sola

Damos aceptar y abrimos el asistente:

Y luego Finalizar para proceder a configurar los campos en la tabla dinmica:

Quedar de la siguiente forma la tabla:

Informe de Tabla Dinmica y Grafico dinamico de

Damos aceptar y abrimos el asistente:

12.- Cmo vincular tablas dinmicas por un filtro

A pesar de este comportamiento predeterminado de Excel, hay ocasiones en las que

Insertar la segmentacin de datos

Tablas dinmicas vinculadas

Crear una tabla dinmica desde mltiples hojas

Tabla dinmica desde mltiples hojas

Crear la tabla dinmica