Proceso: Planeacion

MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

MEDICION ANTES DE CONTROLES HERRAMIENTA DE

IDENTIFICACION DEL RIESGO MEDICION DESPUES DE CONTROLES (RIESGO RESIDUAL) PROGRAMACION DE ACCIONES MEDICION Y SEGUIMIENTO
(RIESGO INHERENTE) MEDICION
INDICADORES AVANCE
CONTEXTO

EXTERNO
INTERNO
CALIFICACI RESPONSAB
POSIBLES CALIFICACION OPCIONES DE FECHA DE 3. JULIO A 4. OCTUBRE
RIESGO CAUSAS PROBABILIDAD IMPACTO ON DEL CONTROLES PROBABILIDAD IMPACTO ACCIONES A IMPLEMENTAR LE DE LA 1. ENERO A 2. ABRIL OBSERVACIONES
CONSECUENCIAS DEL RIESGO MANEJO VENCIMIENTO formula meta SEPTIEMBR A
RIESGO ACCION MARZO A JUNIO
E DICIEMBRE

1.
1.Errores en la
informacion reporatada 2. Se ha recibido asesoria por parte
por los procesos de la oficina de planeacin para la
Capacitar y Orientar a los funcionarios Capacitaciones elaboracin de informes.
2.Ausencia de revision 1.Sanciones o apertura de Revision de la
y/o contratistas encargados de realizadas * 100/
NORMATIVO

antes de la entrega de la procesos en contra de la informacion y asesoria

Errores en la presentacin COMPARTIR presentar informes a los entes de Capacitaciones
informacion. entidad por parte de los juridica y especifica lider de cada
de la informacion a los X 4 3 A 3 3 A Y control trimestral u ocasionalmente y 31/12/2015 programadas 100% 24% 48% 11% 3.las capacitaciones se han realizado
3.Personal no idoneo o entes de control. previa a las firmas y proceso
diferentes entes de control TRANSFERIR establecer una asesoria juridica y (meta:2 a los funcionarios con el fin de lograr
con escaso conocimiento 2.investigaciones entrega de informes a
especifica previa a la entrega de los capacitacion una optimizacin en la entrega de los
de los requerimientos. disciplinarias y sanciones entes de control
mismos semestral) informes que sea precisa y cumpla a
4. falta de claridad en
requerimientos de los cabalidad con los requerimientos de
entes de control. los entes de control.

4.

1. Se ha implementado la
digitalizacin de parte de los
documentos.

2.Se continua con la digitalizacin de

1.Falta de capacitacin
del personal en el manejo
de la informacin fisica y
magnetica.
2.Deficit o carencia de
elementos de
PROCESO
documentos.
1.Perdida de informacin.
2.Detrimento patrimonial.
3.Demoras e
inconsistencias en
1 plan de trabajo 3.Se realiz solicitud a la Direccin de
respuestas y solicitudes.
para recuperacion Sistemas para la realizacin de las

conservacion y espacio 4.Perdida de memoria

Perdida, adulteracin o COMPARTIR Realizacion de copias de seguridad de documentos y copias de seguridad. As mismo, se
fisico adecuado para el institucional. Planilla de Control de lider de cada
deterioro de la informacin X 4 3 A 4 3 A Y (back up) y digitalizacion de 31/12/2015 copias de seguridad 80% 30% 33% 28% resalt en reunin de rea, la
almacenamiento de la 5.Sanciones por prestamos proceso
en medio fisico y magnetico TRANSFERIR documentos priorizados digital necesidad de realizar la copia en
informacion. incumplimiento de Norma
implementado y medio magntico mientras Sistemas
3.Desconocimiento de archivistica.
ejecutado define el tema. Igualmente, la
Norma archivistica. 6.Retrasos y dificultades
digitalizacion de los documentos se
4.escaces de recursos en toma de desiciones.
realiza a traves del sistema control
para implementacion de 7. expedientes
doc, tanto los que se recepcionan
planes de mejoramiento incompletos
como las respuestas que se entregan
en Gestion Documental.
a los peticionarios.

1
1.Productos documentales
1.Procedimientos y no conformes.
formatos no actualizados. 2.respuestas erroneas o
2.documentos fuera del marco normativo (no. documentos y
actualizados que no son o procedimental. registros
PROCESO

socializados y publicados. 3.Retrasos en tramites por Revisar, actualizar, publicar, socializar actualizados,
Uso indebido de documentos
3.Desconocimiento de la devoluciones. procedimientos y ASUMIR O e implementar registros y lider de cada publicados y
y registros del sistema de 3 3 A 2 3 M 31/12/15 100% 39% 35% 12%
pagina web de la Alcaldia. 4.Reprocesos, recarga formatos publicados REDUCIR procedimientos a traves de reuniones proceso socializados / no.
gestion de calidad
4.Mala orientacion por laboral y desgaste y pagina web De documentos y 2
parte de los funcionarios. administrativo. registros vigentes
5, falta de implementacion 5.Hallazgos en auditorias. en el proceso) *100 3. Se continua con la actualizacion,
de los documentos y 6.Mala orientacion a elaboracion y socializacion de los
registros establecidos usuarios y demas partes diferentes documentos y registros
interesadas del sisitema de gestion de calidad

4.

NORMATIVO
demoras en tiempos de
respuesta de tramites y
PQRSD
Incumplimientos o
NORMATIVO
inconsistencias por
respuestas basadas en
normatividad desactualizada
o no vigente (informacion
erronea o insuficiente)
1.Usuarios insatisfechos
2.Incumplimientos a la
normativa y partes
interesadas
1.Documentacin
3.Detrimento en la imagen
incompleta y falta de
institucional ante la
conocimiento del usuario
comunidad.
acerca de los tramites.
4.Instauracin de
2.No existe punto de
sanciones por silencio
orientacion al usuario.
administrativo.
3.No se refleja la totalidad
5.Reprocesos y Llevar control de las
de tramites y solicitudes
X sobrecarga laboral
en el modulo de
6.Instauracion de acciones
correspondencia.
de tutela. Instauracion de
4.Informacin de consulta
acciones populares (si
desactualizada.
aplica).
5.Solicitudes y
7.Mala calificacion frente a
expedientes erroneos,
las encuenstas de
incompletos o falta de
gobernabilidad y pgina de la Alcalda y en las
registros.
transparencia.
8.Incumplimiento frente a
los objetivos del plan
Anticorrupcion.
1.Cambios frecuentes en
1.Acciones judiciales
algunas normas.
contra el Municipio.
2.Desconocimiento de la
2.Fallas en el debido
normatividad vigente.
proceso.
3.Ausencia de asesoria y
3.Prdida de autoridad por
revision juridica.
la inoportuna toma de
4.Alta carga laboral que
decisiones.
impide revision detallada.
4.Procedimientos
5.Personal no idoneo para
Incorrectos y tramites
el desarrollo de las tareas
errados o inviables.
asignadas.
5.Presentacin de
6.Desactualizacion de
informacin errnea o de
Procedimientos y
baja calidad.
X Normograma de cada
6.Investigaciones,
proceso.
procesos y posibles
7.Omision de los filtros
sanciones.
establecidos para la salida
7. Detrimento de la
de documentos y
imagen institucional
respuestas.
8.Errores en la toma de
8.Desarticulacion de los
desiciones y la
elementos de control y
administracion de los
seguimiento del Sistema
recursos del Municipio.
de Gestion de Calidad.
9.Incremento de los
9. Expedientes
Productos y servicios no
incompletos
conformes.
2.Se orienta a los usuarios de manera
eficiente, se les brinda informacin
personal en la diferentes direcciones.
3. Se hizo reunin con funcionarios de
las secetarias socializando
actividades, servicios con el nimo de
mejorar atencin al usuario. De la
misma manera se implement u plan
de trabajo para atender de manera
oportuna las PQRSD.
4.El cronograma establecido en el
marco del Plan Operativo se viene
desarrollando, en las actividades
Plan de trabajo en el que se
definidas en el plan se realiza la
establezcan acciones tendientes a
orientar eficientemente al usuario, Plan de trabajo orientacion al usuario. De acuerdo con
los procedimientos actualizados se
capacitar en norma y terminos de ley a lider de cada formulado e
4 4 E peticiones realizadas 2 4 B Asumir 31/12/15 80% 16% 25% 28% divulgan a traves de la pgina web,
los funcionarios y a la implementacion proceso implementado por
por los usuarios informando a los funcionarios acerca
de tramites mas agiles actualizados y proceso
de su modificacin y con
socializados entre las partes
publicaciones en la cartelera
interesadas.
informativa de la Secretara.
Igualmente, la divulgacin a la
comunidad se hace a traves de la
diferentes actividades comunitarias y
operativos de la Secretara se
divulgan procedimientos, requisitos
internos y normativos.
La capacitacin del normograma se
encuentra pendiente dado que el
documentos an no se ha aprobado.
(No. De revisiones
al normograma / 2
1.Revision al normograma del proceso
30/12/15 revisiones al 100%
por lo menos dos veces al ao.
normograma
programadas)*100
(no. De
procedimientos y
tramites con
2.Implementar puntos de control para revision juridica
30/12/15 100%
revision juridica. implementada / no
de tramites y
procedimientos del
proceso)*100
modulo de lider de cada
3 4 E 3 4 E EVITAR 19% 25% 15%
correspondencia proceso
(No de
socializaciones de
contenido juridico y
3.socializar cambios en la normativa 3.Se realizan las respectivas
30/12/15 normativo / 4 100%
apicable en el proceso y sus tramites socializaciones cuando se requiere
socializaciones de
norma
programadas)*100
(no. De
procedimientos y
4.Actualizacion de procedimientos y tramites 4.se realizan ajustes a los procesos
tramites segn la necesidad del 30/12/15 actualizados / no. 100% segn las necesidades de la
proceso De tramites y secretaria
procedimientos por
actualizar)*100
1. Existe un plan operativo donde se
encuentran planteadas las metas y las
actividades para el cumplimiento de
cada una de ellas.
instrumentos de
gestion formulados
e implementados.

FINANCIERO
Incumplimiento en el
desarrollo de proyectos de
inversion
Bajos niveles educativos en
SOCIAL
la poblacin y limitados
conocimientos en informatica
PROCESO
Incumplimiento en las tareas
asignadas por competencia a
cada proceso
1. Falta de recursos para el
desarrollo de actividades del
proyecto
2. ausencia en la gestion de
recursos para el proyecto
3. no ejecutar oportuna y
eficazmente los recursos
asignados
X 4. ausencia de priorizacion
de actividades del proyecto.
5. Retrazos en los procesos
de contratacin.
6.Incumplimiento por parte
de contratistas y
proveedores.
1.Desactualizacion en
tecnologias.
2.Anteriormente no
existian programas de
capacitacion impulsados
por el Estado y de tan facil
X acceso
3. Acelerados avances de
la tecnologia
4. Altos costos para
adquirir tecnologia e
implementarla para la
comunidad
1.Falta de recursos
tecnologicos, humanos y
financieros
2.limitacion de personal
por escaces de recursos
economicos
X 3.Falta de gestion
interadministrativa en
algunos sectores
4.desarticulacion de los
procesos con otras
dependencias y su
entorno.
1.Uso poco frecuente de las
fuentes de informacion 2.Desorientacion e
institucional y oficiales. insatisfaccion en la
2.Desconocimiento del ciudadania.
1.bajos indices de
cumplimiento en las metas
del plan de Desarrollo
2. mala imagen para la
Administracion Municipal
3. Descontento en la
Ciudadania
4. hallazgos por entes de
control
5. sobrecarga laboral en
funcionarios de planta.
6.Baja calificacion y
descenso en categorizacion
del mpio
7.Retraso en las
proyecciones hechas para la
ciudad.
8. Incumplimiento a la norma
establecida por DNP para la
ejecucion del Plan de
Desarrollo.
1. Comunidad altamente
dependiente de tramites
presenciales y largos
2.Embotellamiento de tareas y
poca agilidad en los tramites.
3.Gestion administrativa
retrasada en el uso de
tecnologias
4.Detrimento en imagen
Institucional
5. Insatisfaccion de las partes
interesadas
6.disminucion en percepcion de
tranparencia y gobernabilidad
1.Inestabilidad de los
procesos para su gestion.
2.Incumplimiento de
objetivos de los procesos
3. Disminucion en la
capacidad de gestion de la
Administracion
4.perdida de imagen
Institucional y de
gobernabilidad
5. Mayor grado de
desarticulacion de los
procesos con su entorno
1. Detrimento de la
imagen institucional.
instrumentos de
gestion formulados
e implementados. 2.Los proyectos de inversion se
encuentran formulados y priorizados
en la oficina de planeacin
socioeconmica.3.Los proyectos de
inversin se formulan apuntando al
cumplimiento de las metas del plande
desarrollo.
1. FORMULAR E IMPLAMENTAR
PRIORIZACION DE INSTRUMENTOS DE GESTION Y/O
REDUCIR lider de cada
3 4 E PROYECTOS DE 2 4 A ESTRATEGIAS ALTERNATIVAS 31/12/15 100% 28% 39% 15%
INVERSION EVITAR proceso
PARA LOGRAR EL AVANCE DE LAS
METAS ESTABLECIDAS.
3. Se esta dando cumplimiento en el
avance de las metas establecidas.
META: 2
instrumentos de
gestion formulados
e implementados.
4.
1. Se estan cumpliendo con los
compromisos establecido en el plan
anticorrupcin
2.se envia oportunamente la
ESTABLECER ACCIONES
informacion para que sea publicada
TENDIENTES A ACTUALIZAR,
en la pagina de a alcadia
SIMPLIFICAR Y AGILIZAR TRAMITES
Porcentaje de
ASI COMO PUBLICARLOS EN LOS
cumplimiento en las
ASUMIR O PORTALES OFICIALES DE LA lider de cada
3 4 E Plan Anticorrupcion 3 3 M 31/12/15 actividades 80% 28% 39% 20%
REDUCIR PAGINA DE LA ALCALDIA O EL proceso 3.Cumplimiento en las actividades
propuestas en el
PORTAL SUIT Y DAR plasmadas en el plan de
Plan Anticorrupcion.
CUMPLIMIENTO A LAS anticorrupcin, se mantiene un canal
FORMULACIONES DEL PLAN de comunicacin con las diferentes
ANTICORRUPCION VIGENCIA 2015. dependencias, para actualizar y
publicar informacin de facil acceso a
la comunidad.
4.
1. Existe un plan de compras, un plan
operativo
(No. De acciones
implementadas /
No. De acciones 100% 2. Verificacin del cumplimiento del os
programadas)*100 procesos establecidos 3 Se hace
Implementar acciones seguimiento al cronograma de
interinstitucionales, informes de la oficina de control
ASUMIR, lider de cada interno
3 3 A Plan anual de compras 2 3 M interadministrativos e intersectooriales 31/12/15 28% 33% 25%
REDUCIR proceso
en busqueda de la articulacion de los
procesos.
(no. De 3. Se continua con el cumplimiento en
procedimientos las metas programadas, articulando
articulados / total con las diferentes dependencias.
60%
procedimientos del
proceso o
subproceso) * 100
Se hacen reuniones periodicas para
realizar socializacin
2.Se divulga la ruta y canales de
informacin de la comunicacin oficial
a los funcionarios de las Secretaria
CANALES DE (socializacion de
COMUNICACIN ruta y/o tramite para
Establecer como practica obligatoria el

PROCESO Divulgacin de informacin
no veraz o confidencial
PROCESO
Falta de implementacin y
seguimiento a acciones
correctivas y preventivas.
PROCESO
Falta de implementacin de
Procedimientos y registros e
indeduado registro de
evidencias.
OPERATIVO
Devoluciones de
correspondencia
1.Uso poco frecuente de las
fuentes de informacion
institucional y oficiales.
2.Desconocimiento del
manejo de la Pagina Web.
3.Pagina web sin actualizar.
4.Proporcionar informacion
X rectificaciones.
sin confirmar.
5.Violar el conducto regular
establecido para las
comunicaciones oficiales e
informacion de la
Administracion.
1.Falta de conocimiento
para identificar y gestionar
AP y AC.
2.Falta de compromiso
frente a la obligatoriedad
de implementaion y
seguimiento del SGC.
3.Desconocimiento de la
Importancia de las AC Y
X AP para evidenciar
mejoramiento continuo.
4.Tiempo limitado para
desarrollo de actividades
de sencibilizacion y
capacitacion.
5.sobrecarga laboral que
limita la disponibilidad de
personal para
capacitaciones.
1.Falta de conocimiento del
SGC por parte de lideres de
procesos y funcionarios en
general.
2.Falta de compromiso para
implementar los
procedimientos obligatorios
del sistema de gestin de
calidad y del levantamiento
de evidencias.
x 3.Alta resistencia a los
cambios y las actividades
que el SGC implica.
4.Desarticulacion de los
procesos frente al SGC.
5.Desconocimiento de
funciones, competencias y
objetivos de cada proceso
por parte de sus
colaboradores.
1. fallas en el protocolo de la
correspondencia
2. errores de la empresa de
mensajeria
3.escasa informacion del
peticionario por solicitudes
sin contenido minimo de
X 4.Detrimento Patrimonial
requisitos
4. formatos de solicitud mal
diligenciados o incompletos.
5.Falta de socializacion de
tramites y requisitos a la
comunidad y partes
interesadas
1. Detrimento de la
imagen institucional.
2.Desorientacion e 3.La Secretara de Comunicaciones y
insatisfaccion en la CANALES DE (socializacion de Prensa de la Alcalda de Villavicencio,
ciudadania. COMUNICACIN ruta y/o tramite para responsable de difundir la informacin
Establecer como practica obligatoria el
3.Reprocesos y OFICIALES (PAGINA publicacion de que genera la Administracin
sobrecargas por WEB, CANAL
uso de canales de comunicacin
distintas Municipal, a travs de estrategias y/o
INSTITUCIONAL,
ASUMIR, oficial, socializar el tramite o ruta lider de cada
3 3 A 2 3 M 31/12/15 comunicaciones de 100% 25% 29% 29% piezas comunicativas, ha contribuido
EMISORA Y REDUCIR correspondiente para las proceso
4.Demandas y otras interes / con el fortalecimiento y mejoramiento
COMUNICACIONES comunicaciones oficiales y de interes
acciones legales. ESCRITAS OFICIALES, Siocializaciones en la difusin de los temas de inters
general
5.Alteracion del orden gobierno al barrio, gobierno programadas)*100 pblico mediante los diferentes
publico. en linea) meta: minimo 2 medios de comunicacin (radio,
6.perdida de percepcion televisin, prensa y pgina web), as
de transparencia y como la planeacin, diseo,
gobernabilidad coordinacin, ejecucin de estrategias
de carcter informativo, corporativo e
institucional, funcionando de manera
proactiva y reactiva, como poltica de
transparencia y buen gobierno
4.
Implementar procedimiento para
acciones preventivas y correcitvas.
1 Procedimiento Se identifican las falencias y se
Identificar, gestionar y cerrar AP y AC 30/12/15 1
implementado implementan acciones preventivas
1.Bajo nivel de
implementacin del SGC,
2.Incumplimiento de las
Reuniones de sensibiliacin de las No. De reuniones
directrices de las
generalidades del procedimiento para realizadas / No de 2. Se han llevado a cabo reuniones de
entidades del Orden
acciones preventicas y corerctivas Y 30/12/15 reuniones 100% sensibilizacin de las acciones
Nacional.
procedimiento producto y/o servicio no programadas * 100 correctivas y preventivas
3.posibles procesos y/o
conforme meta: minimo 2
sanciones de los organos
formato para registro REDUCIR lider de cada
de control por 3 3 A 3 3 A 26% 22% 34%
de AC Y AP EVITAR proceso
incumplimiento a normas
de control o planes de AC YAP vig 2015
mejoramiento Identificar AP-AP, gestionarlas y Cerradas *100 / AC 3. Se han identificado y gestionado las
4.resultados poco 30/12/15 70%
cerrarlas durante la vigencia 2015 . Y AP vig 2015 AP y AC durante la presente vigencia.
favorables en las Abiertas
auditorias de calidad,
5.perdida de oprtunidad de
certificar nuevos procesos
Gestionar y cerrar las Acciones AC YAP Auditoria
Correctivas y acciones de mejora 2014 Cerradas *100 4, Existe un plan de accin de
30/06/15 100%
idetificadas en las auditorias internas / AC Y AP Auditoria acciones correctivas y de mejora
de caldiad 2014 antes de junio 2015 2014 Abiertas
(Reunion de
1.Uso indebido de sensbilizacin
documentos . Sensibilizacion sobre generalidades realizada *100/
2.Erores en la prestacin del SGC, procedimientos obligatiorios 30/03/15 reunin de 100%
del servicio. del sistema y su importancia sensibilizacion
3.Perdida de la identidad
programada)
institucional. meta:4 reuniones
4.Posibles procesos y/o
Lideres de
sanciones de los organos
Auditorias de calidad y ASUMIR proceso y 1.
de control. 3 3 A 3 2 M 14% 14% 16%
sus resultados REDUCIR Desarrollo
5.Incumplimiento a norma
Organizacional
de Calidad, 6.hallazdos en
auditorias,
documentos
7.negacion de Actualizar los documentos del SGC
certificaciones a nuevos actualizados y en 2.verificacin de los procesos de
que se encuentren desactualizados,
procesos o 30/12/15 aplicacin * 100% SGC, para revisin y actualizacin si
socializar a los funcionarios y verificar
decertificaciones. 100/documentos por es requerido
su implementacin
8.Sobrecarga laboral. actualizar.
1. Los formatos tienen los campos
para el registro de datos personales
del contacto.
1. implicaciones juridicas
por no notificacion
2. vencimientos de
terminos por fallas en la 1. ESTABLECER FORMATOS CON
CONTROL DE
notificacion CAMPOS ESPECIFICOS Y
SALIDA DE
3. retrasos en tramites OBLIGATORIOS PARA EL (no. de formatos
CORRESPONDENCIA REDUCIR Lider del
3 4 E 3 3 A REGISTRO DE DATOS 31/12/15 actualizados y 100% 35% 10% 20%
POR MENSAJERIA EVITAR sub-Proceso
por sobrecostos en tareas PERSONALES Y DE CONTACTO publicados/ 2.
EXTERNA O
de notificacion. DEL SOLICITANTE Y DE REGISTRO no. Total de
NOTIFICACIONES
5.Detrimento en la Imagen DE NOTIFICACION PERSONAL. formatos que
institucional. requieren
6.Insatisfaccion del
actualizacion) *100 3.
ciudadano
 4. formatos de solicitud mal por sobrecostos en tareas PERSONALES Y DE CONTACTO
EXTERNA O

OP
diligenciados o incompletos. de notificacion. DEL SOLICITANTE Y DE REGISTRO no. Total de
NOTIFICACIONES
5.Falta de socializacion de 5.Detrimento en la Imagen DE NOTIFICACION PERSONAL. formatos que
tramites y requisitos a la institucional. requieren
comunidad y partes 6.Insatisfaccion del
interesadas actualizacion) *100
ciudadano

4.

FIRMA LIDER DE PROCESO

RESPONSABLE

NOMBRE
CARGO
FECHA APROBACION
PROYECTO
NOMBRE
CARGO

1350-MRI-PLA-01-V2 APROBADO:30/10/2014