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La preservacin digital es el conjunto de mtodos y tc- conservacin de la informacin que contena, y por tanto,
nicas destinadas a garantizar que la informacin digital al- garantizaba su usabilidad, sin embargo en los documen-
macenada, sea cual sea el formato, programa, mquina o tos digitales preservar el soporte es condicin necesaria,
sistema que se utiliz para su creacin, pueda permanecer pero no suciente: hay que considerar otras cuestiones,
y seguir usndose en el futuro pese a los rpidos cambios tanto de conservacin como de usabilidad: La abilidad
tecnolgicos u otras causas que puedan alterar la informa- e integridad de la informacin, ya que la grabacin de da-
cin que contienen. Con la explosin de las tecnologas de tos digitales no se hace en un soporte jo y los datos se
la informacin cada vez existen ms documentos nacidos pueden reproducir, alterar o borrar con gran facilidad; la
digitales y digitalizaciones de documentos que han de ser obsolescencia de los soportes digitales, que han de ser re-
preservados manteniendo su integridad, autenticidad, a- novados con cierta frecuencia; la necesidad del entorno
bilidad, legibilidad y funcionalidades. [1] informtico original u otro que pueda interpretar la cade-
na de bits que contiene la informacin; y la necesidad de
que los usuarios sepan utilizarlo.
1 Introduccin Esto ocurre con gran parte de los contenidos que se pro-
ducen en el mundo, y que pueden ser desde composi-
ciones artsticas hasta datos personales, pasando por los
La primera evidencia conocida es de escritura signos resultados de la actividad de organismos pblicos y pri-
pictricos sobre tablillas de arcilla secadas al sol data de vados o pensamientos y sentimientos de seres humanos.
aproximadamente seis mil aos atrs. Desde la antige- Muchos de ellos tienen un inters histrico, cientco o
dad hasta el presente, la escritura ha experimentado una cultural y conviene conservarlos para que sean conoci-
evolucin sostenida, dando origen a una de las paradojas dos y utilizados por nosotros y por las generaciones que
ms grandes de la historia: nuestra capacidad de regis- nos sucedan, ahora bien, la extensa variedad de formatos
trar informacin ha aumentado exponencialmente con el - texto, bases de datos, grabaciones sonoras, pelculas,
tiempo, mientras que la longevidad de los medios utili- imgenes,... - la volatilidad, la obsolescencia tcnica, el
zados para almacenarla ha disminuido de manera equi- deterioro fsico y la inestabilidad de Internet, entre otras
valente. As, an son legibles los fragmentos de papiro muchas causas, constituyen un gran riesgo para este co-
de escritura egipcia de hace 4.500 aos o manuscritos nocimiento acumulado, poniendo de maniesto la nece-
y otros documentos de la poca medieval, pero la dura- sidad de llevar a cabo una actividad de preservacin res-
bilidad del moderno papel es bastante menor. El primer ponsable por parte las instituciones. Para los organismos
desafo mundial en tema de preservacin documental sur- que tienen a su cargo el acopio y la preservacin del pa-
ge por la extraordinaria fragilidad de los libros impresos trimonio digital cultural, se ha convertido en un proble-
a partir de la segunda mitad del siglo XIX, a causa del ele- ma apremiante denir qu elementos deben conservarse
vado grado de degradacin del papel fabricado con ma- para las generaciones futuras y cmo proceder en su se-
dera, llamado tambin papel friable. Este problema se dio leccin y conservacin.[2] La necesidad de salvaguardar
a conocer a mediados del siglo XX y recibi el nombre esta forma relativamente nueva de patrimonio documen-
de fuego lento -slow re-, porque era tan letal para los tal requiere un consenso internacional sobre su acopio,
libros como los incendios, pero a un ritmo ms lento. La preservacin y difusin, y as algunas instituciones ini-
leccin no fue aprendida, y durante el siglo XX continan cian proyectos, elaboran normativas o crean directrices
decayendo la permanencia, durabilidad y resistencia de que sientan las bases para que esta nueva forma de patri-
los nuevos medios de registro, como por ejemplo el de monio no desaparezca en silencio. Algunos ejemplos de
una cinta magntica, que puede quedar ilegle slo treinta ello son los proyectos NEDLIB,[3] DigiCult,[4] PADI,[5]
aos despus de su fabricacin. El medio de registro ms Kulturarw3,[6] o Patrimonio.es;[7] la resolucin 2002/C
reciente el disco ptico puede alcanzar una vida ms 162/02 del Consejo de Europa: Conservar la memoria del
prolongada, sin embargo, esto tampoco garantiza su per- maana;[8] o la Carta sobre la preservacin del patrimo-
durabilidad, y es que es probable que los actuales medios nio digital de la UNESCO[9]
pticos de almacenamiento superen ampliamente la vida
til del sistema informtico que lo cre.
De lo anterior podemos concluir que nos encontramos an-
te un nuevo paradigma en preservacin: tradicionalmen-
te, la conservacin del documento fsico equivala a la
1
2 4 POLTICAS DE PRESERVACIN DIGITAL
Cmo debemos preservar el documento? Debemos Por el contrario los documentos digitales deben ser mo-
decidir entre preservar esencialmente el contenido, inclu- dicados y transformados continuamente para que conti-
so mejorar la legibilidad o utilidad mediante las tecno- nen siendo accesibles e inteligibles: Se trata de preser-
logas disponibles en el momento de su recuperacin o vacin por alteracin, a travs de mtodos como los que
mantener el aspecto y comportamiento original, con las se detallan a continuacin:
limitaciones que esto pueda representar.[16]
Qu recursos debemos preservar? En primer lugar 5.1 Refresco
deberemos tener en cuenta la obligacin legal, y despus
consideraciones como el valor intrnseco del material, si Es la transferencia de los datos de un soporte a otro nue-
el material se ajusta a la poltica de seleccin, si otra insti- vo para reducir el riesgo de la prdida de datos debida a
tucin ha asumido ya la responsabilidad, su estado fsico, la degradacin lgica por el uso y el paso del tiempo. Se
el uso actual y potencial, la relacin coste-efectidad del efecta sin producir cambio alguno en el software o el for-
tratamiento, etc. En general se prioriza en este orden: 1. mato, es decir, no es una solucin contra la obsolescencia
Documentos nacidos digitales. 2. Documentos digitali- tecnolgica, ya que el continente se renueva sin alterar el
zados sin versin analgica. 3. Documentos digitalizados contenido, aunque en ocasiones el refresco coincide con
con versin analgica. un cambio generacional del soporte, como cuando se pasa
Cundo hay que iniciar el tratamiento? Cuanto antes informacin de cintas o discos originales a modelos ac-
mejor. El abandono benigno en los documentos analgi- tuales. La frecuencia con la que se realiza el refresco vara
cos poda no ser excesivamente daino, pero en los digi- segn la poltica institucional y el tipo de soporte, pero
tales es letal. Son necesarias soluciones preventivas que siempre debera realizarse dentro del plazo recomendado
detecten la amenaza antes de que el dao se haya produ- por el fabricante.
cido y vigilancia continuada tanto en el documento co-
mo en los metadatos. Se recomienda tener en cuenta la
preservacin desde el mismo momento de la creacin del 5.2 Metadatos
documento, mediante una adecuada seleccin de los for-
matos, soportes y metadatos. Se pueden crear los metadatos durante la produccin de
los documentos o simplemente crear unos bsicos con la
Quin se implicar en el proceso de preservacin? posibilidad de ampliarlos. Existen dos tipos de metadatos:
Ante la dicultad de la labor, es muy importante selec-
cionar a profesionales con los conocimientos y aptitudes Descriptores de objetos (permiten su recuperacin)
adecuados, que asuman claramente su responsabilidad y De conservacin (describen como acceder a los datos)
que puedan responder de forma gil y eciente a los nue- con dos tipos de informacin necesaria:
vos retos que indudablemente surgirn.[17]
De contenido: detalles sobre como representar el for-
Para garantizar el xito de los esfuerzos de la preservacin mato del documento (estos metadatos de representacin
digital se requerir un nivel ms elevado de implicacin cambian y se actualizan).
institucional que suele matizarse en los dos conceptos si-
Descriptiva: incluye identicadores y detalles bibliogr-
guientes:
cos, propietarios, historia, validacin de formatos y nexo
con dems formatos.
La viabilidad institucional (institutional viability): la
transicin requerir la capacidad tcnica, econmica
y material para asumir las nuevas competencias. 5.3 Preservacin de la tecnologa
acumulacin de migraciones pueden verse amplicados. No se puede evitar la alteracin del documento ori-
Por so, se convierte en un proceso poco able si se uti- ginal. Esta alteracin puede afectar a la estructura,
lizaron componentes muy especcos de software, lo que al contenido, a la apariencia y a la funcionalidad en
conlleva una incompatibilidad entre sistemas. La migra- mayor o menor grado. Por la inevitabilidad de al-
cin tambin puede utilizarse en la extensin o formato gunas alteraciones, los procesos seguidos durante la
de los documentos, por ejemplo, trasladar un documen- migracin han de ser documentados mediante los
to en formato Microsoft Word 95 a uno Microsoft Word metadatos tcnicos, igual que cualquier efecto que
97/2000/XP, para aumentar su funcionalidad. hayan producido en el documento. De este modo los
futuros usuarios sabrn qu diferencias existen entre
Existen diferentes variedades de migracin:[18]
el documento original y la versin recuperada.
Migracin sobre la demanda: se trata de separar el c-
digo binario de su entorno y soporte original en el mo-
mento en el que se deposite el recurso. Junto con esta
cadena de bits, se guardan los metadatos tcnicos que es- No es muy adecuado para los objetos digitales que
pecican cmo debe migrarse a otros entornos. De ese contienen una variedad de formatos, ya que cada uno
modo el centro evita tener que realizar migraciones pe- de stos necesitar recibir un tratamiento diferente,
ridicas de toda la coleccin para poder concentrar los lo que hace muy difcil la automatizacin del proce-
esfuerzos y recursos en los documentos con una demanda so. Actualmente la catalogacin tradicional no capta
constatada. Aunque mediante este mtodo se ahorran los con exactitud la presencia de los diferentes elemen-
esfuerzos de las migraciones peridicas, al mismo tiem- tos incorporados en el documento, lo que diculta
po se requiere mayor dedicacin en la presentacin y la an ms la migracin de cada formato en el momen-
actualizacin de los metadatos tcnicos que han de ser to oportuno.
modicados paralelamente a la evolucin de la tecnolo-
ga (Cedars guide to digital preservation..., 2002). Se enumeran a continuacin las principales ventajas de
la migracin:
Migracin a un formato estndar: se reere a la migra-
cin del documento original a un formato neutral o estan-
darizado, con una mayor duracin prevista. Por ejemplo,
muchos centros pasan los documentos textuales de dife- Es una operacin muy experimentada.
rentes formatos a XML, PDF u otros formatos abiertos.
Por esta razn y por contar, como consecuencia, con un
mayor nmero de usuarios, se prev que estos formatos No se requieren conocimientos tcnicos muy espe-
tendrn una vida ms larga que un formato propietario. cializados.
En una medida parecida, algunos depsitos slo admi-
ten determinados formatos. De esta manera, los depsitos
pueden centrar sus esfuerzos y recursos en la gestin del Se puede automatizar una parte de los procesos.
fondo digital en vez de desperdigarlos en procesar unos
formatos minoritarios. Algunas instituciones incentivan o
incluso obligan a los autores a utilizar formatos estndares La tendencia hacia la estandarizacin de software y
para la creacin de documentos. En cambio, otras asumen formatos facilitar la migracin.
la responsabilidad de convertir el chero a un formato es-
tandarizado en el momento de ingresar el documento.
Migracin sucesiva o conversin en serie: mediante es- Convierte el documento a un formato compatible
ta tcnica (conocida en ingls como serial conversion y con sistemas actuales.
tambin Backward compatibility) se actualizan los docu-
mentos con cada cambio incremental del software, sea Entre sus inconvenientes se destacan los siguientes:
necesario o no la operacin interna. Es obvio que cuando
se introducen nuevas versiones de software es justamente
cuando existe mayor motivo por parte de los fabricantes Es difcil programar la migracin para objetos digi-
para facilitar la conversin. De esta manera, se corre el tales complejos.
riesgo de perder la oportunidad cuando el formato est
a punto de desaparecer y existan menos facilidades para
realizar la migracin. Altera el documento con el riesgo de la prdida de
La migracin tiene varios inconvenientes, entre los ms elementos importantes.
importantes destacan los siguientes:
Debe repetirse peridicamente a lo largo de la vida
del recurso.
5.9 Combinacin de estrategias 5
Algunos expertos proponen esta opcin frente al almace- Para garantizar que los datos digitales tienen la mxima
namiento de la informacin en soportes fsicos por el cos- similitud, sobre todo en rasgos importantes, con el docu-
te de los dispositivos de almacenamiento en lnea, bastan- mento original es imprescindible llevar un buen control
te menor, y por la utilizacin de formatos como el HTML de la calidad, para minimizar los errores (que podran
y el XML, que se prevn ms duraderos que los formatos acumularse por diversas transformaciones sucesivas). No
de programas de propiedad, y adems se actualizan sobre existe ninguna norma que estandarice este control de la
la marcha de manera natural. Sus inconvenientes seran calidad, ya que cada documento, requiere un trato distin-
que no se elimina la necesidad de realizar migraciones, to fundamentado en sus caractersticas ms bsicas.
6 7 MODELO DE REFERENCIA OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM (OAIS)
es una ampliacin del DC Simple y determina el de archivos que representan al documento. Eventos: los
signicado de cada uno de los 15 elementos iniciales distintos procesos que se llevan a cabo en un documen-
aadindole calicadores. Se pretende mitigar la to digital para su preservacin (registro, almacenamiento,
generalidad de las propiedades principales del migracin, etc.). Agentes: personas, instituciones o apli-
sistema para describir cualquier tipo de recurso caciones informticas relacionadas con un evento. Dere-
electrnico. chos: permiso del autor de la obra para ejecutar las tareas
que conlleva la preservacin digital.
Marcxml:[33] es la codicacin de los registros
MARC en XML para facilitar la captura e integra-
cin de estos registros en los procesos de recopila- 7.6 Objetivos
cin propios de desarrollos OAI e incluir metadatos
MARC en el texto completo de documentos codi- La implantacin del modelo de referencia OAIS persigue
cados en XML. los siguientes nes:
MODS:[34] sistema XML para codicar metadatos
e informacin bibliogrca. Basado en el MARC21 Recibir informacin proveniente de organismos
consta de 20 elementos principales que se subdivi- productores y que cumpla las condiciones estable-
den en elementos ms especcos para una estruc- cidas para su incorporacin al archivo.
turacin del contenido ms precisa. Son etiquetas
Fijar los criterios de seleccin de los contenidos que
alfanumricas que posibilitan una descripcin ms
van a ser preservados, respetando los derechos de
detallada que el sistema Dublin Core pero menos
autor y favoreciendo el depsito de los materiales
compleja que el MARC.
por parte de los productores.
METS:[35] sistema que codica en formato electr-
Permitir el acceso pblico a la informacin que se
nico el propio objeto digital. Adems de contener
preserva.
los metadatos descriptivos aade metadatos admi-
nistrativos y de gestin. Los mets son documentos Asegurar la comprensin de la informacin almace-
XML que recogen la estructura de un objeto digital nada y preservada, por parte de los potenciales des-
formado por varios archivos en distinto formato y tinatarios de la misma, sin que stos necesiten de
la forma en la que se organizan estos archivos en el ningn soporte para ello.
documento digital.
Establecer procesos y polticas concretas que garan-
El sistema de metadatos de preservacin de objetos digi- ticen la preservacin de los documentos frente a ries-
tales (PDI) que destaca en el panorama bibliotecario es: gos eventuales y la difusin de copias legales y au-
tnticas de los mismos.
PREMIS:[36] Es el fruto de un grupo de trabajo
miembros de la OCLC y RLG (Research Libraries
Group) creado en 2003. Entre sus objetivos estaba 8 Aspectos legales de la preserva-
crear un conjunto de metadatos para la preservacin cin
de objetos digitales que pudiera aplicarse a un sis-
tema real y analizar otras soluciones para la codi-
cacin, almacenamiento e intercambio de registros. 8.1 Derechos de propiedad intelectual
Los resultados ms importantes de este equipo de afectados
profesionales fueron, por un lado el informe Imple-
menting Preservation Repositories for Digital Mate- Derechos morales. Corresponden al autor de una obra
rials: Current Practice and Emerging Trends in the y se concretan en decidir su divulgacin, de qu forma
Cultural Heritage Community (2004) y el Data Dic- y si se hace bajo su nombre, seudnimo, o de manera
tionary for Preservation Metadata[37] (2005, ltima annima; reconocimiento de su autora; respeto a la inte-
versin PREMIS 2.2 de julio de 2012). Este diccio- gridad de la obra, frente a deformacin o alteracin que
nario describe los metadatos esenciales para la pre- pueda perjudicarle; modicarla, respetando derechos de
servacin digital de cualquier formato de archivos y terceros y lo establecido para bienes de inters cultural;
el esquema XML para su codicacin. retirada del comercio, previa indemnizacin a los titula-
res de derechos de explotacin; acceso al ejemplar nico
Este sistema divide los metadatos en cinco categoras: o raro de la obra, si est en manos de otro, garantizando
Entidad intelectual: detalla la tipologa documental del as su divulgacin.
objeto digital. Objeto: formato electrnico de la enti- Derechos de explotacin. Corresponden tambin al au-
dad intelectual. Se clasican en cuatro tipos: bitstream, tor, requieren su autorizacin y son la reproduccin (-
secuencia de bites; le, archivos; lestream, tipo de archi- jacin de la obra o de una parte, sobre cualquier soporte
vo (comprimidos, encriptados); representation, conjunto que sirva para comunicar y obtener copias), distribucin
8.3 Lmites a los derechos 9
(puesta a disposicin del pblico de los ejemplares de una 8.3 Lmites a los derechos
obra mediante venta, alquiler, prstamo o cualquier otra
forma), comunicacin pblica (se produce cuando un La Ley de Propiedad Intelectual (Espaa) permite: la re-
conjunto de personas accede a la obra a travs de una re- produccin sin necesidad de autorizacin de una obra
presentacin escnica, proyeccin, emisin radiofnica o publicada, para uso temporal, sin compensacin eco-
va satlite) y transformacin (traduccin, adaptacin o nmica y dentro de una actividad tecnolgica y para uso
modicacin, de la que resulte una obra diferente). La privado, sin nimo lucrativo, a cambio de compensacin
duracin de estos derechos es de 70 aos despus de la econmica a la entidad de gestin de derechos de autor
muerte del autor, transcurridos los cuales la obra pasa a que corresponda. La reproduccin, distribucin y co-
dominio pblico, pudiendo ser utilizada por cualquiera, municacin pblica para uso de personas con disca-
con nalidades comerciales o no, siempre que se respe- pacidad y sin n lucrativo y en procedimientos judicia-
ten los derechos morales de reconocimiento de autora y les, administrativos o parlamentarios por motivos de
de integridad de la obra. seguridad pblica; de pequeos fragmentos de una
obra, salvo libros de texto o manuales universitarios, en
Los derechos de explotacin o derechos econmicos pue-
tareas de enseanza; de trabajos sobre temas de ac-
den ser cedidos, pagando o de manera gratuita, y habi-
tualidad, en medios de comunicacin social, indicando
tualmente lo son, a travs de los contratos de edicin.
fuente y autor y respetando sus derechos; de las situadas
Equivalen al copyright, derecho caracterstico de la tra-
en espacios pblicos. Tambin permite las recopilacio-
dicin anglosajona.
nes peridicas, cuando el autor no se haya opuesto ex-
Derechos anes. Se reconocen a intrpretes, ejecutan- presamente y sin nes lucrativos; la utilizacin de frag-
tes, productores audiovisuales y de fonogramas, entes ra- mentos, a modo de cita o resea, en actividades do-
diofnicos y autores de fotos, sin valor artstico, sobre la centes o de investigacin, sealando el autor y la fuente;
reproduccin y comunicacin de sus obras. Derecho sui el uso de bases de datos, a las que se acceda de forma
gneris, se reconoce al fabricante de una base de datos legal; la ejecucin de obras en actos ociales y cere-
no original, sobre la prestacin (inversin, esfuerzo, etc.) monias religiosas, sin autorizacin del autor, cuando
que ha realizado y por el que puede impedir: la extrac- tengan carcter gratuito y el artista no perciba remunera-
cin y/o reutilizacin de todo o de parte importante del cin a cambio; la parodia.
contenido; la extraccin y/o reutilizacin continuada de
Por lo que respecta concretamente a la preservacin, la
una parte no fundamental, cuando cause perjuicio a los
ley dice en su artculo 37, que se permite la reproduccin
intereses legtimos del fabricante y sea contraria a una
de obras, sin nimo lucrativo y con nes exclusivos de
explotacin normal.
investigacin o conservacin, por parte de bibliotecas,
museos, fonotecas, lmotecas o archivos pblicos o que
pertenezcan a entidades culturales o cientcas. Al mis-
mo tiempo se permite, sin necesidad de consentimiento
8.2 Actividades de preservacin vs. dere- del autor, la comunicacin y puesta a disposicin p-
chos blica de obras, con nes de investigacin, por parte de
los establecimientos citados antes, adems de por centros
Copias/reproduccin. La obtencin de copias es una ac- integrantes del sistema educativo espaol, mediante red
tividad frecuente relacionada con la preservacin y que se interna y a travs de terminales localizados en dichos es-
opone al derecho de explotacin, que exige el consenti- tablecimientos.
miento del autor para reproducir el original.
Migracin/modicacin e integridad. La migracin de 8.4 Iniciativas favorables a la preservacin
sistemas y programas trae consigo la transformacin del
documento a un nuevo formato. Se produce una modi- Acceso Abierto (Open Access). Iniciativa que persigue el
cacin del original que entra en conicto con el derecho acceso libre y sin obstculos a la informacin cientca, a
moral reconocido al autor y que le conere en exclusiva travs de internet y que apuesta por el archivo de los con-
la modicacin de la obra. Tambin puede afectar a la tenidos en depsitos o repositorios digitales, a cargo de
integridad de la misma, por la prdida de determinados instituciones (universidades u otros organismos produc-
datos. tores), dnde adems del acceso se asegura su conserva-
Accesibilidad remota/Distribucin y comunicacin cin y preservacin.
pblica. La puesta a disposicin del pblico de determi- Creative Commons. Son licencias que permiten el uso le-
nados contenidos, por ejemplo, a travs de una web, se gal de una obra, garantizando la autora. Se clasican en
contrapone al derecho reconocido al autor sobre la distri- cuatro tipos, combinables entre s: Reconocimiento (By)
bucin y comunicacin pblica de su obra. Si adems el del autor; No Comercial (NC), se permite cualquier uso,
acceso se ve limitado por contraseas o cifrados, se in- salvo la explotacin comercial; Sin obra derivada (ND,
terere tambin en el control que sobre su propia obra se Non derivative), prohbe la modicacin o reutilizacin
garantiza al autor de la misma. de parte de la obra, para la creacin de otra; Compar-
10 10 DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE PRESERVACIN
tir igual (SA, Same as), obliga a publicar bajo la misma Digital library federation:
licencia, cualquier obra derivada. National Digital Preservation Initiatives:
Copyleft. Licencias que en contraposicin al copyright,
CEDARS Curl exemplars in Digital Archives:
permiten la modicacin y distribucin de una obra, pe-
ro siempre respetando aquellos derechos que el autor no DELOS Network of Excellence on Digital Libraries:
quiera ceder. Favorece el trabajo en colaboracin. Fundacin Copyleft:
Open Preservation Platform:
8.5 Proteccin de las medidas tecnolgicas Open Preservation Foundation:
La adaptacin de las legislaciones de los derechos de au- Coleccin digital UANL:
tor al contexto digital ha venido acompaada de la in-
clusin de la proteccin de las medidas tecnolgicas, in-
corporadas en una obra, para proteger estos derechos, y 10 Desarrollo de un programa de
tambin de la informacin referente a la gestin de los
derechos de autor.[38]
preservacin
Este punto puede llegar a representar un grave riesgo de El n de la preservacin es la conservacin de los regis-
cara a la preservacin, ya que si no se pueden utilizar le- tros en soporte electrnico. Es necesario la elaboracin
galmente mecanismos para suprimir las medidas tecnol- de un plan con sus fases y tcnicas de conservacin y pre-
gicas de proteccin, ser imposible, a largo plazo, acceder servacin que se adapte a las necesidades y posibilidades
a muchas obras porque habrn desaparecido los cdigos de los responsables de la preservacin.
de paso de la proteccin o del organismo o el mecanismo
de autorizacin, o simplemente por la imposibilidad de El objetivo de un proyecto ideal de preservacin de do-
hacer una copia de refresco debido a que sta saldr con cumentos digitales abarca la aplicacin universal a todo
una degradacin sustancial respecto al original a causa de tipo de documentos y medios digitales capaz de facilitar
las medidas de proteccin integradas. la gestin de documentos mediante la utilizacin de eti-
quetas manteniendo la funcionalidad, el formato y fun-
El otro punto que se debe considerar es que los derechos cionamiento del documento original.
de explotacin son temporales y cuando la obra pase a
dominio pblico debe poder ser utilizada sin obstculos. La existencia de documentos de contenidos y caracters-
Si las medidas de proteccin no se pueden suprimir en ticas diversas hacen necesaria la utilizacin de diferentes
el momento en el que obra pasa a dominio pblico, se estrategias. Para Kenneth Thibodeun, director del pro-
puede decir que este artculo de la legislacin referente al grama Archivos electrnicos de Estados Unidos, ante la
dominio pblico ha quedado, en buena parte, liquidado obsolescencia de los programas para leer cheros, el pro-
en lo que respecta a la produccin digital. greso de la tecnologa y la degradacin del medio, las op-
ciones para la conservacin de los documentos digitales
De igual modo, quedan seriamente reducidos los lmites son:
y las excepciones permitidas en el contexto impreso, ta-
les como las reproducciones para uso privado, para uso
de discapacitados, y para investigacin o conservacin en La conservacin de la tecnologa original para
determinadas instituciones; con la irona de estar pagando crear documentos
cnones sobre soportes que despus las medidas tecnol-
La reproduccin original en nuevas plataformas
gicas de proteccin de los derechos no dejan utilizar para
las actividades en concepto de las cuales se aplican estos Cambios de programas intermedios para recupe-
cnones. rar y transferir documentos y la conversin para ac-
tualizarlos
ERPANET:
Estrategias a corto plazo:
The Library of Congress. Digital Preservation:
Digital Preservation Coalition: 1. Conservar el entorno tecnolgico: museos inform-
La preservacin digital y las universidades: ticos y arqueologa de la informacin
3. Renovacin del soporte: refreshing Se elige el formato para almacenar los datos, la mayora
se eligen en formato TIFF (formato de chero de imagen
Estrategias a medio y largo plazo con etiquetas)por ser un formato muy utilizado o PDF si
se trata de textos.
1. Migracin Tiempo 3
2. Emulacin Los cambios tan radicales que empiezan a experimentar
las apliaciones y los sistemas operativos son una amenaza
Estrategias alternativas o enfoques no digitales: para el acceso a la informacin de los documentos en for-
mato Word 6 entonces la institucin realiza las siguientes
actividades:
1. Impresin en papel
2. Sistema hbrido: Combinacin de digitalizacin y Imprime los documentos que contienen nica-
microlmacin mente texto y que son de suma importancia para la
organizacin.
3. Conservacin de los contenidos de la red
Genera un emulador capaz de mantener las aplica-
ciones originales del documento digital y soluciona
10.1 Propuesta de un plan de preservacin la obsolescencia informtica.
combinando para ello varias estrate- Migra los datos de los documentos mayoritaria-
gias mente consultados al formato ms actual del proce-
sador de textos.
Stewart Granger presenta el siguiente planteamiento de
plan de preservacin: Guarda la informacin en medios y soportes de
iguales caractersticas atendiendo a estrategias con-
Tiempo 0 sensuadas de forma internacional.
Se toman medidas concretas que aunque sean pequeas
Asocia el mayor nmero de metadatos posibles a ca-
preservan y protegen el ujo de datos de nuestros docu-
da documento.
mentos digitales.
Si se parte que tenemos una institucin con documentos Tiempo 4
en Word (versin 6) almacenados en disquetes de 51/4 ya
obsoletos el primer paso ser el cambio de soporte a otro Es la fase en la que la institucin documenta las inciden-
ms actual mediante la migracin. cias y la toma de decisin adoptadas durante las diferen-
tes fases del programa mediante la memoria. En ella se
Tiempo 1 documentan principalmente:
Los discos 5 han sido sustituidos por disquetes 31/2 que
empiezan a deteriorarse con el tiempo. El manual de procedimientos con las actividades
de preservacin llevadas a cabo, la responsabilidades
Las mquinas lectoras se encuentran en buenas condicio- sobre los mismos y cmo se deben ejecutar segn la
nes y como estrategia bsica se recomienda la preserva- estructura:
cin tecnolgica ya que permite visualizar los documen-
tos digitales en su equipo original y mediante su programa Objeto: descripcin a qu afecta.
original.
Alcance: mbito de aplicacin.
La institucin debe optar por actualizar el soporte, reno-
var los discos y conservar los parmetros de humedad y Denicin: conceptos y terminologa especca dela
termperatura 20, variacin de temperatura 1 y humedad actividad.
relativa 40%.
Documentacin de referencia: documentos que
Tiempo 2 tienen relacin con el documento descrito, formatos
En el momento que los disquetes 31/2
caen en desuso la y normas de actividad.
institucin inicia la migracin del medio y realiza la trans- Descripcin: cmo se realizan las actividades para
ferencia de material digital desde el soporte obsoleto al cumplir los objetivos y las responsabilidades para
CD-Rom o DVD. La lectura de los documentos en Word cada actividad.
6 tendrn que migrarse a un nuevo formato, para ello la
mayora de la plantilla debera estar conforme en realizar- Anexos: registros, formularios, grcos y formatos
la y previamente realizarn una seleccin de documentos de preservacin.
que establezca los que merecen la pena conservar valo-
rando su estado de conservacin, accesibilidad y su valor Instrucciones tcnicas: son documentos que des-
intelectual. criben cada proceso de trabajo.
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