1

CAPITULO I: GENERALIDADES

1.1 DESCRIPCIN DEL SECTOR

1.1.1 Ubicacin Geogrfica
La Municipalidad Provincial de Huancayo se Ubica en la Calle Real e Ica
Plaza Huamanmarca S/N Huancayo, Junn, Per.

1.1.2. Quienes Somos?

Somos un rgano de gobierno local, tienen autonoma poltica, econmica y
administrativa en los asuntos de su competencia. Corresponden al Concejo
las funciones normativas y fiscalizadoras, y a la alcalda las funciones
ejecutivas. Los alcaldes y regidores son elegidos por sufragio directo, por un
periodo de 4 aos.

Adecuada prestacin, mantenimiento y ampliacin de los servicios

pblicos

Ejecutar programas sociales de asistencia, proteccin y apoyo a la

poblacin en riesgo, atencin de la prevencin social, mejorar la
cobertura del servicio de salud, control y vigilancia sanitaria y
salubridad en el expendio de alimentos, promover la cultura y el
deporte.

1.1.3. Anlisis del Sector

La Municipalidad Provincial de Huancayo es una entidad que se encarga de
promover el desarrollo local, ejerciendo las funciones que se encuentran
determinadas en la Ley Orgnica de Municipalidades, la Constitucin
Poltica y Ley de Bases de Descentralizacin.
Dentro de las funciones que le competen estn la de promover la adecuada
prestacin de los servicios pblicos y el desarrollo de la provincia,
buscando el bienestar de la poblacin.
 2

1.1.4. Contribucin al PBI

Los slidos fundamentos de la economa peruana permiten prever que contine
liderando el crecimiento en el mundo este ao, con una expansin de entre 5.5% y
6% y un incremento de la inversin privada de 8%.
La economa peruana habra crecido un 4.6% en agosto, ritmo similar al del mes
previo, debido a que una desaceleracin del clave sector de la construccin fue
compensada por una recuperacin de rubros primarios, mostr un sondeo de
Reuters.
Las estimaciones de los 10 analistas consultados fluctuaron entre una expansin
econmica del 5.1% y del 2.7% interanual en agosto. El promedio fue de un
crecimiento del 4.43%.
La proyeccin para agosto es similar a la expansin del 4.5% interanual registrada
en julio, aunque inferior al alza del 6.6% anotada en agosto del ao pasado.
Los sectores vinculados a la demanda interna lideraran el crecimiento de agosto.
Construccin habra crecido un 6.5%, servicios alrededor de 6% y comercio cerca al
5%.Los analistas coincidieron en que el sector de la construccin, uno de los que
ms ha estado apuntalando a la economa local, habra crecido entre un 6 y un
6.5% en agosto, por debajo del 11.4% de julio.
 3

1.1.5. Perspectivas de Crecimiento

En concordancia a los objetivos estratgicos establecidos en el Plan Bicentenario el
Per hacia el 2021 y a los objetivos estratgicos del Plan Estratgico Institucional
de la Municipalidad Provincial de Huancayo 2011-2014, el presupuesto deber ser
orientado y priorizado a generar una administracin municipal capaz de proveer de
manera eficaz, oportuna, eficiente y con criterios de equidad, los bienes y servicios
pblicos que requiere la poblacin, constituyndose para ello el Presupuesto
Institucional 2013 en el principal instrumento de programacin financiera y
econmica que parte de una visin integrada de planificacin y presupuesto y la
articulacin de acciones y actores para la consecucin de resultados en beneficio de
la poblacin.
1.1.6. Indicadores Macroeconmicos
Segn los ltimos indicadores econmicos emitidos por el Banco Central peruano,
la economa de Per se mantiene en ptimas condiciones, sostenindose los
buenos pronsticos para el 2013.

Inflacin dentro del rango meta del Banco Central. Inflacin de enero de
2013 fue de 0,12 por ciento.

Balanza Comercial cierra el ao 2012 con un supervit de 4 mil 527 millones

de dlares

Tasa de inters interbancaria promedio en moneda nacional en 4,10 por

ciento

Rentabilidad acumulada de la Bolsa de Valores de Lima fue 5,3 por ciento

INDICADORES MACROECONOMICOS:
 4

1.2 DESCRIPCIN GENERAL DE LA EMPRESA

1.2.1 Breve Descripcin de la Empresa
1.2.1.1. Resea Histrica
El 22 de junio de 1857 fue la fecha de establecimiento de la primera Junta
Municipal en Huancayo, siendo el primer Alcalde el Sr. Modesto Herse, gestin
que dur hasta el ao 1859. Siendo regidores: Jos Mara Torres, Cosme
Basurto, Francisco Ceballos, Casimiro Marro, Juan Francisco Coz y Narciso
Guerra.
Entre la obras que realizaron estn las construccin de una toma de agua en
Palian, varias pilas en la ciudad y un puente slido sobre las bases existentes
en el ro Shullcas. (Huancayo, Historia, Familia y Regin de Jos Benigno
Pealoza Jarrn, Pg.198).
Al ao de 1869 el Concejo Provincial de Huancayo cumpla atribuciones y
responsabilidades en los campos de:
Inscripcin del servicio militar
Justicia
Salud
Crcel publica
Proceso de elecciones, censo electoral y renovacin de
autoridades municipales
Regulacin de precios de artculos de primera necesidad
Adems de velar los servicios pblicos de:
Casas de prstamos
Turismo
 5

Serenazgo
Cultura (biblioteca, banda municipal, publicacin de revistas etc.)
Iniciativa de creacin de impuestos.
Una de los principales medios para la obtencin de buen servicio y de
recursos eran los remates de los servicios pblicos
(actual licitacin pblica).
Dcada del 2000.-
Huancayo ingresa a una etapa de intenso crecimiento urbanstico, adems se
convierte en ciudad centralizadora del movimiento econmico, institucional y
demogrfico de la regin central del pas. Requiere necesariamente la ejecucin
de obras infraestructurales y de ornato que la poblacin demanda. Esta dcada
la Municipalidad de Huancayo consigue:
Sin embargo, uno de los proyectos mas representativos y
sostenibles es el SERVICIO DE SERENAZGO MUNCIPAL.
Huancayo como ciudad eje del crecimiento del Valle del Mantaro,
necesitaba brindar seguridad a la poblacin nativa y visitante.
Fue uno de los proyectos ms creativos y acordes con la poca.
La dcada que an no acaba, tambin inicia la promocin
decisiva de la micro y pequea empresa a travs del CEPRODE
(CENTRO DE PROMOCION EMPRESARIAL): jvenes de
colegios e institutos, beneficiarios de los programas sociales
reciben CAPACITACION en diagnostico de ideas de proyectos,
organizacin, formalizacin de microempresas, y las FERIAS
como medio de bsqueda de mercados se intensifica.
El Centro Medico Municipal ubicado en el Barrio de San Antonio,
que aun no se posiciona, tambin indica la necesidad de
atencin de salud de la poblacin.
1.2.1.2. Fundacin de la Empresa
1.2.1.3. Prospectivas de Crecimiento
Comprendo que una de las claves actuales para un autentico progreso y un
sano desarrollo, es buscar creativamente alternativas para integrar, coordinar y
organizar, en forma equilibrada personas, recursos y fuerzas que entran en
juego en las organizaciones con motivo de trabajo. Por ello puedo ser capaz de
proponer un nuevo modelo de empresa, con un sentido de responsabilidad
compartida, que beneficie a las organizaciones, al personal, a la sociedad y a
los ecosistemas.
1.2.1.4. Visin
 6

"Al 2014, la Municipalidad Provincial de Huancayo es una institucin moderna

con estndares de calidad, reconocida socialmente.
1.2.1.5. Misin
La Municipalidad Provincial de Huancayo es un gobierno local democrtico,
transparente y eficaz que genera oportunidades para el desarrollo humano de
la Nacin Wanka"
1.2.1.6. Pagina Web
www.munihuancayo.gob.pe/

Organizacin de la Empresa

1.2.1.7. Organigrama cuadro

 7

rganos de gobierno
Concejo Municipal.
Alcalda.
rganos de coordinacin
Consejo de Coordinacin Local Provincial.
Junta de Delegados Vecinales Comunales.
Comit Provincial de Defensa Civil.
Comit Provincial de Seguridad Ciudadana.
rgano de direccin
Gerencia Municipal.
rgano de control
rgano de Control Institucional.
rgano de defensa judicial
Procuradura Pblica Municipal.
rganos de asesoramiento
1. Gerencia de Planeamiento y Presupuesto:
1.1. Subgerencia de Planes de Desarrollo Local y de Programacin e
Inversiones.
2. Gerencia de Asesora Legal.
rganos de apoyo
1. Secretara Municipal.
2. Subgerencia de Prensa e Imagen Institucional.
3. Subgerencia de Informtica.
4. Gerencia de Administracin.
Subgerencia de Personal.
Subgerencia de Logstica.
Subgerencia de Contabilidad.
Subgerencia de Tesorera.
 8

rganos de lnea
Gerencia de Desarrollo Econmico y Turismo.
Gerencia de Desarrollo Urbano y Ambiental.
Gerencia de Obras Pblicas.
Gerencia de Trnsito y Transportes.
Gerencia de Desarrollo Social.
Gerencia de Servicios Pblicos Locales.
Organismos desconcentrados
Instituto de la Juventud.
Instituto de Promocin de la Inversin Privada y CTI
Centro Mdico de Atencin Bsica.
Organismos descentralizados
Instituto de Vialidad Municipal de la Provincia de Huancayo-IVM-
HUANCAYO.
Servicio Municipal de Administracin Tributaria de Huancayo (SATH)
HUANCAYO.
Empresas Municipales
Empresa Municipal de Servicios Mltiples de Huancayo-EMSEM-
HUANCAYO.
Caja Municipal de Ahorro y Crdito de Huancayo-CMAC-HUANCAYO.
Empresa de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Huancayo -
SEDAM-HUANCAYO.

Identificacin del rea de Prcticas

La oficina de rgano de Control Institucional OCI

1.2.1.8. Comentario del Organigrama

Es un organigrama de tipo vertical; ya que, cada puesto est subordinado, es
decir determinado por un orden jerrquico y se representa con niveles
inferiores.
1.2.1.9. Identificacin de la reas
rea de Auditora
1.2.2. Descripcin del rea donde realiza Prcticas

1.2.2.1. Descripcin del rea

Es el rgano encargado de realizar el control posterior interno con el propsito
de coadyuvar al logro de los objetivos de la Municipalidad Provincial de
 9

Huancayo, que tiene como misin, cautelar la utilizacin eficiente y eficaz de

los recursos de la entidad, promoviendo mejoras en la gestin institucional.
Mantiene dependencia tcnica y funcional con la Contralora General de la
Repblica. Sus funciones estn enmarcadas dentro de la Ley N 27785 Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Control y el Reglamento de los rganos de
Control Institucional aprobado por Resolucin de Contralora N 459-2008-CG y
normas complementarias. En trminos generales, el concepto de auditora
interna se entiende como la revisin y examen de una funcin, cifra, proceso o
reporte, efectuados por personal independiente a la operacin, para apoyar la
funcin ejecutiva. Las auditoras internas tendrn por objetivo examinar las
operaciones con el propsito de verificar si los estados financieros presentan
razonablemente la situacin financiera, si la utilizacin de los recursos se ha
realizado en forma eficiente, si los objetivos y metas se lograron de manera
eficaz y congruente y si en el desarrollo de las actividades se ha cumplido con
las disposiciones legales vigentes.
1.2.2.2. Relacin Clientes
Los clientes de la Municipalidad Provincial de Huancayo vienen a ser la
poblacin en general.
1.2.2.3. Relacin Proveedores SEACE

1.2.2.4. Relacin reas Alternas

Mantiene relaciones funcionales con la Oficina de Alcalda, rganos de Lnea,
Asesora, y de Apoyo.
rganos de lnea:
Gerencia de desarrollo humano
Gerencia de negocios
rgano de asesora:
Oficina general de asesora jurdica
Oficina general de planeamiento
rgano de apoyo:
Secretaria general e imagen institucional
Oficina general de administracin
1.3. Funciones del Administrador
1.3.1. Auditor
1.3.1.1 Funciones del Departamento del rea de Prcticas
 10

1.3.1.1.1 Funciones de rea

a) Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con
la defensa de los intereses y derechos de la Municipalidad en sede
administrativa y/o judicial, asumiendo su plena representacin.
b) Desarrolla las dems funciones que para este rgano del gobierno local
dispongan las normas emanadas del Consejo Nacional de Defensa
Judicial del Estado, as como del Reglamento de Organizacin, Funciones
y Responsabilidades de la Procuradura Pblica Municipal que apruebe el
Concejo Municipal mediante Ordenanza.
1.3.1.1.2. Cargos dentro del rea

Gerente del rgano de Control Institucional

FUNCIONES ESPECFICAS
Ejecutar las auditorias de gestin y exmenes especiales, sobre la
base de los lineamientos y cumplimiento del plan anual de control,
conforme a la normativa general de la Contralora General de la
Repblica.
Recibir y atender denuncias en general, tratndolas conforme a las
directivas aprobadas por Contralora General.
Formular, ejecutar y evaluar el plan anual de control de acuerdo a
los lineamientos y disposiciones emitidas por Contralora General.
Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas derivadas de las
acciones de control.
Apoyar a las comisiones que designe Contralora General para la
ejecucin de acciones de control, previo requerimiento.
Cumplir con los encargos, citaciones, requerimientos y otras que
establezca la Contralora General.
Auditor II
FUNCIONES ESPECFICAS
Participar en la formulacin del plan anual de Control del rgano
de Control Institucional, y la planificacin especfica de las
auditorias en general.
Participar en la formulacin de programas de trabajo.
Ayudar a establecer el grado de consistencia de la evidencia o
prueba documental.
Formular cdulas de trabajo de las acciones de control en las
que participa de acuerdo a las indicaciones de Gerencia,
respecto a las auditorias de gestin, financieras y exmenes
especiales, programadas en el Plan Anual de Control.
 11

Proponer o aportar criterios solicitados por la Gerencia excepto

de aquellos que requieran opinin legal.
Participar en la formulacin de los borradores de hallazgos de
Auditoria para ser remitido a la Gerencia de Control.
Formular el plan de actividades de carcter permanente
consignados en el Plan Anual de Control del ejercicio.
Auditor I
FUNCIONES ESPECFICAS
Ayudar en la planificacin de las auditorias especficas y
actividades de control.
Colaborar en la formulacin de Programas de Trabajo.
Clasificar la documentacin que rena los requisitos de
evidencia o prueba documental.
Formular cdulas de trabajo de las acciones de control de
acuerdo a las indicaciones de Gerencia, respecto a las auditorias
de gestin y financieras, exmenes especiales programados.
Clasificar la documentacin que rena los requisitos de
evidencia o prueba.

SECRETARIA II
FUNCIONES ESPECFICAS
Clasificar, recibir, registrar, distribuir y archivar la documentacin
recepcionada y remitida.
Digita y mecanografa documentos variados de correspondencia,
segn disposicin de la Gerencia.
Organizar el control y seguimiento de los expedientes,
informando peridicamente de la situacin en que se
encuentran.
Recibe y realiza llamadas telefnicas.
Bsqueda de expedientes de acciones de control de aos
anteriores.
Verificar los bienes patrimoniales que se encuentran en la
oficina.
Practicantes
Apoyo en el rea relacionada a las auditorias
1.3.1.1.3. Jefaturas dentro del rea
Contador Publico Colegiado
1.3.1.1.4. Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF)
(ROF)CAPITULO IV
Del rgano de Control Institucional
Oficina de Control Institucional
 12

ARTCULO 62.- Es el rgano encargado de realizar el control posterior

interno con el propsito de coadyuvar al logro de los objetivos de la
Municipalidad Provincial de Huancayo, que tiene como misin, cautelar
la utilizacin eficiente y eficaz de los recursos de la entidad, promoviendo
mejoras en la gestin institucional. Mantiene dependencia tcnica y
funcional con la Contralora General de la Repblica. Sus funciones
estn enmarcadas dentro de la Ley N 27785 Ley Orgnica del
Sistema Nacional de Control y el Reglamento de los rganos de Control
Institucional aprobado por Resolucin de Contralora N 459-2008-CG y
normas complementarias.
Son funciones del rgano de Control Institucional:
a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la
Municipalidad, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan
Anual de Control a que se refiere el artculo 7 de la Ley N 27785, as
como el control externo por encargo de la Contralora General.
b) Efectuar auditoras a los estados financieros y presupuestarios de la
Municipalidad, as como a la gestin de la misma, de conformidad con
los lineamientos que emita la Contralora General.
1.3.1.1.5. Manual de Organizacin y Funciones (MOF)
RGANO DE CONTROL
ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
NATURALEZA DE SUS FUNCIONES
El rgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de
Huancayo constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo
el control posterior gubernamental mediante la ejecucin de auditorias.
Dicha unidad est bajo la jefatura de un funcionario designado previo
concurso de mritos, quien mantiene una vinculacin de dependencia
funcional y administrativa con la Contralora General de la Repblica,
siendo su mbito de control los actos y operaciones de esta Municipalidad
conforme a un plan anual de control. El rgano de control institucional
remite los informes resultantes de sus acciones de control a la Contralora
General de la Repblica y al Alcalde de esta Municipalidad. Su misin es
propiciar constantemente mejoras continuas en la gestin, protegiendo la
probidad y transparencia en la administracin de los recursos materiales,
humanos y financieros de conformidad a la legislacin y normatividad
vigente del Sistema Nacional de Control.
 13

El personal del rgano de control tiene la obligacin de ejecutar sus

funciones de acuerdo a los lineamientos dispuestos por la Gerencia de
Control Institucional, debiendo mantener absoluta reserva
(confidencialidad) de la informacin conocida en la ejecucin de sus
labores y hasta despus de haber cesado en el cargo, conforme a las
normas del Sistema Nacional de Control.
1.3.1.1.6. Cuadro para Asignacin de Personal (CAP)
1.3.2. Perfil Profesional
1.3.2.1. Detalle del Perfil Profesional del rea
a) GERENTE DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Conocimientos de normas legales
Conocimientos de normas profesionales
Conocimientos de disciplinas del rea administrativa

b) AUDITOR II
Conocimientos de normas legales
Conocimientos de normas profesionales
Conocimientos de disciplinas del rea administrativa

c) AUDITOR I
Conocimientos de normas legales
Conocimientos de normas profesionales
Amplitud de criterio y conocimiento del contexto
d) TCNICO EN AUDITORA I
Conocimientos de normas legales
Conocimientos de normas profesionales
Conocimientos de disciplinas del rea administrativa
1.3.2.2. Nivel Acadmico
GERENTE DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
REQUISITOS MNIMOS
Ttulo profesional y colegiatura.
Capacitacin especializada en el rea respectiva.
Experiencia comprobable no menor de 3 aos en
auditoria gubernamental y/o de control.
a) AUDITOR II
REQUISITOS MNIMOS
Ttulo profesional y colegiatura.
Capacitacin especializada en actividades de Auditoria
Gubernamental.
b) AUDITOR I

REQUISITOS MNIMOS
Ttulo profesional.
Capacitacin especializada en actividades de Auditoria
Gubernamental.
Experiencia en ejecucin de auditorias.
 14

c) SECRETARIA II
REQUISITOS MNIMOS
Haber cursado estudios de secretariado actividades
afines.
Experiencia en labores administrativas de oficina.
Conocimiento en computacin e informtica

1.3.2.3. Experiencia Laboral

a) GERENTE DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Amplia experiencia en auditora Gubernamental

b) AUDITOR II
Amplia experiencia en la conduccin especializada de Auditora
Gubernamental

c) AUDITOR I
Amplia experiencia en la conduccin especializada de auditoras de
preferencia Gubernamental

d) SECRETARIA II
Experiencia en auditora privada y/o gubernamental
1.3.4.4. Capacidades
a) GERENTE DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Capacidad de anlisis y sntesis
Trabajo en equipo
Deteccin de fraudes
Diseo de normas internas de auditora

b) AUDITOR II
Capacidad de anlisis y sntesis
Trabajo en equipo
Deteccin de fraudes
Diseo de normas internas de auditora

c) AUDITOR I
Capacidad de anlisis y sntesis
Trabajo en equipo
Deteccin de fraudes
Diseo de normas internas de auditora

d) SECRETARIA II
Capacidad de anlisis y sntesis
Trabajo en equipo
Deteccin de fraudes
Diseo de normas internas de auditora
1.3.2.5. Especializacin
a) GERENTE DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Capacitaciones constantes en temas de auditora Gubernamental
 15

b) AUDITOR II
Capacitacin especializada en el rea

c) AUDITOR I
Capacitacin especializada en el rea

d) SECRETERIA II
Alternativa
1.3.2.6. Habilidades Tcnicas
a) GERENTE DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Conocimiento, y destreza para manejar programas del Sistema
Office: Word, Excel, PowerPoint; as como para el manejo de
Internet intranet, entre otros, requeridos para la elaboracin y
presentacin de informes, documentos internos y/o externos y todo
aquello que sea requerido por su gestin.
Crtico y visionario
Toma de decisiones
Comunicativo
Expresin oral y escrita
b) AUDITOR II
Conocimiento, y destreza para manejar programas del Sistema
Office: Word, Excel, PowerPoint; as como para el manejo de
Internet intranet, entre otros, requeridos para la elaboracin y
presentacin de informes, documentos internos y/o externos y todo
aquello que sea requerido por su gestin.
Crtico y visionario
Toma de decisiones
Comunicativo
Expresin oral y escrita
c) AUDITOR I
Crtico y visionario
Toma de decisiones
Comunicativo
d) SECRETARIA II
Crtico y visionario
Toma de decisiones
Comunicativo
1.3.2.7. Habilidades Actitudinales
a) GERENTE DE ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONALI
Amplitud de criterio
Investigador
Imparcial
Eficaz y eficiente
Motivador
tico
Responsable
Participativo

b) AUDITOR II
 16

Amplitud de criterio
Investigador
Imparcial
Eficaz y eficiente
Motivador
tico
Responsable
Participativo

c) AUDITOR I
Investigador
Imparcial
Eficaz y eficiente
Motivador
tico
Responsable
Participativo
d) SECRETARIA II
Amplitud de criterio
Investigador
Eficaz y eficiente
Motivador
tico
Responsable
1.3.2.8. Liderazgo
a) GERENTE DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONALI
Tener actitud de liderazgo

b) AUDITOR II
Tener actitud de liderazgo

c) AUDITOR I
Tener actitud de liderazgo
d) SECRETARIA II
Tener actitud de liderazgo

CAPITULO II: PROYECTO TAREA ACADMICA

2.1. Ttulo
2.1.1. Sub Ttulo
2.2. Realidad Problemtica
 17

2.2.1. Situacin Real de la Empresa

no contar con los procedimientos adecuados para realizar una auditora que
determine efectivamente tales inconsistencias.
En tal razn los integrantes de los departamentos o unidades de auditora interna
tienen dentro de sus funciones efectuar exmenes a las reas crticas dentro de la
beneficencia.
En este sentido es necesario el fortalecimiento de la oficina de auditora interna de
la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, con un software de auditora aportando
para ello los procedimientos adecuados para realizar con efectividad y calidad el
trabajo de auditora.

2.2.2. Listado de Problemas

La atencin de documentos en tiempo extemporneo.
Equipo multiocupacional insuficiente.
Personal asistencial sin perfil adecuado.
Uno de los Hogares necesita formalizarse en los documentos de
gestin.
Falta de equipos y bienes.
Insuficiente capacitacin especializada del personal
Insuficientes canales de comunicacin organizacional
Demora en los procesos de adquisicin
Limitacin presupuestal
Carencia de equipos
Disminucin de los ingresos
 18

2.2.3. Problemas Internos

La entrega de informacin en tiempo extemporneo por
desconocimiento de la ubicacin de los documentos.
Maquinas y equipos obsoletos
Personal asistencial sin perfil adecuado.
Insuficiente capacitacin especializada del personal
Insuficientes canales de comunicacin organizacional
Limitacin presupuestal
Disminucin de los ingresos
2.2.4. Problemas Externos
Falta de espacio en cementerio para pabelln de nichos
Disminucin de los ingresos
Uno de los Hogares necesita formalizarse en los documentos de
gestin.
Falta De Informacin Adecuado para las notificaciones
2.3. Definicin del Problema
2.3.1. Descripcin del Problema
Estos problemas generalmente aparecen a travs de trmite documentario
por una distribucin de documentos inadecuada por una atencin fuera de
plazo por parte de las oficinas para su atencin de los documentos internos
y externos.
2.3.2. Causas
La atencin de los documentos fuera de plazo.
La atencin muy lenta en las diferentes oficinas de los documentos internos.
La regularizacin de fechas en los documentos y otros.
Dificultad para ubicar donde se encuentra el documento.
2.3.3. Razones
En estos das de inspeccin minuciosa reglamentaria cada vez se coloca mayor
importancia en el papel que juegan las auditoras internas dentro del marco del
manejo de toda la organizacin. Los auditores internos a menudo son considerados
como una fuente de informacin objetiva dentro de la organizacin por lo tanto se
utiliza horas hombre para la ubicacin de los documentos interno y externos
2.3.4. reas y Personal Involucrado
En el siguiente problema que encontramos en la Sociedad de Beneficencia de
Huancayo mantiene relaciones funcionales con la Presidencia del Directorio,
 19

rganos de Lnea, Asesora, y de Apoyo. Dentro de los cuales estn los

funcionarios de todas las oficinas.
2.4. Antecedentes
2.4.1 Investigaciones Anteriores
UNIVERSIDAD CSAR VALLEJO PIURA FACULTAD DE INGENIERA
ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS Implementacin de un Sistema
Web para el Tramite Documentario en el Estudio Jurdico Len, Monzn y
Abogados. Informe 01 de Prcticas Pre-Profesionales II Autores Cobea
Gonzales Carla G.

2.4.2. Experiencias Previas

No se encontr.
2.4.4. Investigaciones Extranjeras
DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE LA GESTIN
INTEGRAL BASADO EN SOFTWARE LIBRE PARA PYMES EN
VENEZUELA.
Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al Ttulo de
Ingeniero en Informtica
Autora Leydis Contreras
Tutor: Fernando Teran.
2.4.5. Empresas Relacionadas
Entidades pblicas.

2.5. Marco Terico

2.5.1. Investigaciones Cientficas
CYBERDOC: UN SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO EFICIENTE
Cyberdoc es un Sistema de Administracin de Trmite Documentario, creado por la
empresa Handel-Soft S.A.C. en 2006. Este sistema permite reducir muchos de los
problemas, automatizando casi la totalidad de actividades involucradas en el trmite
documentario. Cyberdoc fue creado para funcionar en la web, por lo que puede ser
utilizado en una Intranet o en la Internet. Esta ltima caracterstica permite
conseguir la independencia geogrfica en la administracin de los trmites
documentarios, de esta forma, el usuario no tiene que invertir ms su tiempo en ir
fsicamente a la institucin, que podra estar en otra ciudad, para conocer el estado
de su trmite, cuando puede hacerlo de forma remota, aprovechando la Internet,
Tambin los empleados de la institucin estn fuera de la ciudad o del pas puede
acceder al sistema va Internet y realizar su trabajo como si estuviera localmente.
 20

Adems se garantiza que los datos que viajan por la web estn protegidos de
accesos no autorizados al utilizar mtodos seguros en la transmisin de datos.
Cyberdoc genera documentos a lo largo del trmite en formato PDF y los firma
digitalmente. Como consecuencia del uso de firmas digitales es posible garantizar la
autenticidad de los documentos generados, lo que soluciona el problema de la
existencia de una sola copia fsica del expediente, de los sistemas manuales. De
esta forma, cualquier persona involucrada en el trmite puede tener acceso
inmediato a los documentos generados en cualquier momento y sin problemas de
concurrencia. Cyberdoc est implementado para facilitar la comunicacin con otros
sistemas dentro y fuera de la institucin por medio de servicios web. Esta
caracterstica permitira por ejemplo informar a Contralora General de la Repblica
sobre algn trmite que la ley exija.

2.5.2. Aportes de Especialistas

El trmite documentario es la primera actividad de la gestin documental, la cual se
ocupa de iniciar el flujo documental y de informacin al interior de la organizacin,
sea pblica o privada. De esta rea depende el primer paso de atencin de
requerimientos y su necesaria labor de rastreo o seguimiento efectivo. Ofrecemos
un curso que le permitir implementar las mejores prcticas en la conformacin de
un Sistema de Trmite Documentario, el cual le permitir conocer, comprender y
evaluar la metodologa de gestin de documentos de una organizacin moderna,
gil y confiable. Contamos con profesionales de la carrera Archivstica, docentes de
la Escuela Nacional de Archiveros, con amplia y honesta trayectoria en
administracin de archivos que ponen a disposicin de los participantes su
conocimiento y experiencia a fin de realizar un curso motivador que brinde
soluciones y no discursos. Docente: Carlos Flores Lpez Lder en Capacitacin
Archivstica de CECAPP S.A.C.
TRMITE DOCUMENTARIO ELECTRNICO Y WORKFLOW
Necesidad de llevar un control y seguimiento adecuado del flujo documentario
Uso de la firma y certificados digitales: Concepto, componentes y aplicaciones.
Normatividad legal de firmas y certificados digitales.
Validez y efectos jurdicos de las firmas y documentos electrnicos.
El intercambio de documentos electrnicos con firma digital.
La alternativa moderna en el trmite documentario: flujos automatizados de
procesos con documentos electrnicos Workflow.
Beneficios de implementar un sistema de Workflow en la organizacin
Demostraciones y Casos prcticos de herramientas de Workflow.
 21

La digitalizacin con valor legal: Principales normas peruanas y componentes que

intervienen en el proceso.

2.5.3. Libros, Manuales, Normativas

Artculo 62.- La Sub Gerencia de Trmite Documentario est a cargo de un
funcionario con categora de Subgerente, quien depende jerrquicamente del
Secretario General.
Artculo 63.- Son funciones de la Subgerencia de Trmite Documentario:
1) Administrar, planear, dirigir y controlar los procesos relativos al sistema de
trmite documentario de la Municipalidad en concordancia con la normatividad
vigente.
2) Ejecutar las actividades de recepcin, codificacin, registro, clasificacin, control
y distribucin del sistema documentario de la Municipalidad.
3) Proponer la poltica sobre la tramitacin documentaria en la Municipalidad.
4) Formular y proponer documentos de gestin sobre el trmite documentario
dentro de la Municipalidad.
5) Controlar, y coordinar conjuntamente con los funcionarios responsables de los
rganos y unidades orgnicas correspondientes, el correcto procesamiento de los
documentos de conformidad con la Ley del Procedimiento Administrativo General
Ley N 27444, el TUPA y dems normas legales pertinentes.
6) Informar a los interesados sobre el estado de la tramitacin de sus expedientes.
7) Coordinar con las diferentes dependencias de la Municipalidad los
procedimientos a seguir en la programacin de envo de documentos.
8) Orientar y capacitar a las diferentes unidades orgnicas en lo relativo a la
tramitacin de documentos y expedientes.
9) Formular el Plan Operativo Anual, evaluar trimestral y anualmente el
cumplimiento del mismo.
10) Informar mensualmente al Secretario General, el desarrollo de los proyectos,
programas y actividades a su cargo.
11) Cumplir con las dems funciones asignadas por el Secretario General.

2.5.4. Catlogos, Informes de Investigacin

Sistema de Trmite Documentario
Categora:
Software
Tipo de Producto:
Software para empresas
 22

Permite registrar y administrar eficientemente todos los documentos que

ingresan y salen de una institucin.
Emite Reportes de Control; as como tambin los cargos de entrega de cada
documento.
Permite solicitar y emite un Reporte de seguimiento de cualquier documento
ingresado.

2.5.5. Publicaciones, Teoras Cientficas

AD TRACE DOC
Es una aplicacin desarrollada en entorno Web que permite administrar los flujos
documentarios de manera automatizada y dinmica. Con A&D TraceDoc la
recepcin y canalizacin de los documentos entre las diferentes unidades de la
organizacin se realizan mediante flujos de trabajo y secuencias electrnicas que
permiten una administracin dinmica del trmite documentario de una
organizacin.
Caractersticas del AD TraceDoc:
Crea un expediente electrnico por cada documento recepcionado.
Permite registrar los datos principales del documento recepcionado y seleccionar
el flujo que seguir dicho documento.
El expediente electrnico inicia con el documento recepcionado, pero conforme
avanza el flujo de trabajo puede irse anexando diferentes tipos de documentos.
El expediente electrnico se deriva automticamente de un punto a otro y por cada
envo se remite automticamente un correo electrnico al receptor.
Incluye control de plazos establecidos para cada punto de atencin del documento.
A travs del correo electrnico se envan avisos para indicar el vencimiento de estos
plazos.
Cuenta con consultas diversas sobre la situacin actual de los documentos dentro
del flujo de trabajo: quin lo envi, quin lo atendi, en qu tiempo, cul es su
estado, etc.
Incluye niveles de seguridad para el acceso a los documentos. Cada usuario
puede atender nicamente los documentos que le fueron asignados.
.
2.6. Objetivos
2.6.1. Objetivo General
Implementar y definir las condiciones de funcionamiento del Software de Sistema de
Tramite Documentario, para mejorar la calidad de la gestin y las auditoras de
control interno realizadas a la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.
 23

2.6.2. Objetivo Especfico

2.6.2.1. Realizar un diagnstico del trmite documentario y de la atencin de
los documentos internos y externo de la Sociedad de Beneficencia de
Huancayo.
2.6.2.2. Definir los procedimientos administrativos y normas que permitirn un
adecuado funcionamiento del software de sistema de tramite documentario de
la Sociedad de Beneficencia de Huancayo

2.7. Desarrollo de Casustica

PROCEDIMIENTO AUDITORA INTERNA

1. PROPSITO
1.1. Establecer los lineamientos para la aplicacin de la metodologa que
permita al MAG el fortalecimiento de su control interno mediante la
realizacin de fiscalizaciones para dictaminar la gestin de la
Administracin Activa y entres privados en el manejo de fondos pblicos,
a travs de la documentacin de las principales rutinas relativas a la
orientacin, direccin y estrategia de fiscalizacin, que se observarn en
la ejecucin de los estudios de auditora contenidos en el Plan Anual de
Labores as como el anlisis de la informacin obtenida, formulacin de
hallazgos y comunicacin de resultados.

2. DESCRIPCIN
2.1. La aplicacin de este documento es responsabilidad de:
Auditor/a Interno/a.
Auditor/a Coordinador/a
Auditor/a Asistente
3. FACES DE UNA AUDITORIA
La fase de planeamiento de la auditora de gestin comprende dos etapas:
A. Planeamiento de la Auditora de Gestin
Programacin de la auditora
Revisin General
* Conocimiento inicial de la entidad por examinar
*Anlisis pre liminar en la entidad
 24

* Formulacin del Plan de Revisin Estratgica

Revisin Estratgica
* Ejecucin del Plan
* Aplicacin de pruebas preliminares
* Identificacin de los criterios de auditora
* Formulacin del reporte de revisin estratgica
B. Elaboracin del Plan de Auditora
Etapa de revisin general
Se inicia con el conocimiento de la entidad, programa o actividad por
examinar. El equipo de auditora adquiere un efectivo conocimiento de sus
actividades y operaciones, identificando aspectos tales como: fines, objetivos
y metas, recursos asignados, sistemas y controles gerenciales clave. Para
ello, deben revisarse elementos diversos como: a) leyes y reglamentos
aplicables; b) normas de administracin financiera; c) informacin sobre
seguimiento de medidas correctivas; y, d)documentacin sobre el programa
en el archivo permanente; despus de lo cual es elaborado el Plan de
revisin estratgica
Etapa de revisin estratgica
Comprende la ejecucin del indicado plan, la misma que enfatiza el conocimiento
y comprensin de la entidad, programa o actividad a examinar, mediante la
recopilacin de informacin u observacin fsica de sus operaciones. Esta tarea
implica el anlisis preliminar en la propia entidad y descripcin de diversos
asuntos tales como: ambiente de control, factores externos e internos, reas
generales e revisin, criterios de auditora e identificacin de los asuntos ms
importantes; despus de lo cual es elaborado el reporte de revisin estratgica,
el que sirve de soporte para la elaboracin del correspondiente Plan de Auditora
C. EJECUCION
Esta fase involucra la elaboracin de los programas de auditora, la recopilacin
de documentos, realizacin de pruebas y anlisis de evidencias, para asegurar
su suficiencia, competencia y pertinencia, de modo de acumular bases
suficientes para la formulacin de observaciones, conclusiones y
recomendaciones efectivas y debidamente respaldadas, as como para acreditar
haber llevado a cabo el examen de acuerdo con los requisitos de calidad
establecidos. En esta fase se aplican procedimientos y tcnicas de auditora y
comprende: pruebas y evaluacin de controles, identificacin de hallazgos
(condicin y criterio), desarrollo de observaciones (incluyendo condicin, criterio,
 25

causa y efecto) y comunicacin de resultados a los funcionarios responsables

de la entidad examinada
D. INFORME
Durante la tercera fase, el equipo de auditora formaliza sus observaciones en el
informe de auditora. Este documento, que es producto final del examen deber
detallar, adems de los elementos de la observacin (condicin, criterio, causa y
efecto), comentarios de la entidad, evaluacin final de tales comentarios,
conclusiones y recomendaciones. Este documento, despus del control de
calidad post-auditora, mediante el que se confirman los requisitos de calidad y
confiabilidad, es finalmente aprobado y remitido a la entidad auditada, en la
forma y modo establecido por la Contralora General de la Repblica.

4. REGISTROS:

Programa de Auditoria Interna

Informe Final de Auditora Interna.
Registro de SAC e Informes de Seguimiento.
Lista de verificacin completada.
Resumen de reunin de apertura.
Resumen de reunin de cierre.
Agenda de auditora interna.
Notificacin al auditado.

5. FLUJO GRAMA:

Flujo grama del Procedimiento para Auditora Interna.

OCI
FASE DE
PLANEAMIENTO

RESP.
FASE DE ADMINISTRATIVA
ACCIN
PAC EJECUCIN
DE
2013
CONTROL IDEN
FASE DE TIFIC RESP. CIVIL

ELABORACIN AR
DEL INFORME RESP
ONS
RESP. PENAL
ABLE
S
 26

6.- ETAPAS DE AUDITORA

INICIO
Objetivos y alcance
Exigencias aplicables
Revisin preliminar y anlisis de la informacin de la empresa
a auditar.

PREPARACIN
Programa de auditora
Designacin de equipo auditor
Listas de Verificacin / cuestionarios
Notificacin al rea a auditar

EJECUCIN
Reunin de apertura
Examen y anlisis para obtener evidencias objetivas
Reunin de clausura

DOCUMENTACIN
Preparacin del Informe
Distribucin del Informe
Registros de la auditora

TERMINACIN
Medidas correctivas
Programa de seguimiento

SEGUIMIENTO
Verificacin de la aplicacin efectiva de medidas correctivas
Cierre de la auditora
2.8. Anlisis de Resultado
2.8.1. Anlisis General
La empresa tiene que realizar auditorias, que es el examen objetivo y
sistemtico de evidencias, con el fin de proporcionar una evaluacin
independiente sobre la gestin de la entidad con el objetivo de mejorar la
eficiencia y econmica en el uso de los recursos y dar as el cumplimiento
de las leyes y reglamentos.
Por lo tanto es muy importante la auditoria, dado que la sociedad
representada por autoridades y funcionarios pblicos necesitan conocer, no
solo si los recursos pblicos se administran correctamente; sino tambin si
estn cumplindose los fines para los que fueron autorizados y, si tales
fines, se logran con efectividad, eficiencia y economa.
 27

2.8.2. Anlisis Crtico

Si no se implemente el sistema de tramite documentario (SYTRA) a travs
de un software para el registro de documentos internos y externos se estara
perdiendo efectividad en la atencin a los funcionarios y pblico en general.
Considerando que es un herramienta muy importante para el control interno
de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.
2.8.3. Anlisis de Resultado
Pese a que se ha implementado el Sistema de Gestin de la Calidad, an
quedan pequeos detalles que debern erradicar en el tiempo que la
direccin del Combinado se lo proponga, estos pequeos detalles inciden
de manera parcial en el grado de cumplimiento de la eficiencia y eficacia de
los procesos del sistema; ya que fueron detectados algunos aspectos que
presentan un grado de deterioro parcial y que pueden incidir negativamente
en la gestin de la calidad y por ende en la satisfaccin de cliente.
2.9. Conclusiones
El informe presentado constituye una metodologa y a su vez una
herramienta de trabajo que en manos de especialistas, tcnicos y
directivos de la entidad se puede lograr como resultado final la
satisfaccin de las reas diversas y de las otras partes interesadas,
pues en l se exponen las recomendaciones brindadas y las
deficiencias que atentan al Sistema de Gestin de Calidad
implementado y certificado.
La realizacin del trabajo permiti brindar procedimientos
metodolgicos para la ejecucin de Auditorias de Calidad as como
el programa que en l se expone, constituyendo un aporte a la
materia tratada y para la realizacin de posteriores auditorias.
2.10. Resultados
La planificacin y ejecucin de la Auditoria Interna constituye la herramienta
fundamental para determinar el funcionamiento real de la empresa, a travs de
esta se puede verificar deficiencias y dar soluciones correctivas lo que permitir
disminuir el riesgo. La planificacin y ejecucin de la auditoria interna en las
empresas esta encaminada a mejorar el desempeo de actividades contables,
administrativas, financieras, a travs de ella la empresa tendr una informacin
razonable de sus procesos y actividades.
La Auditoria Interna tiene como objetivo primordial ayudar a la verificacin de los
procesos internos que se manejan, ante la necesidad de conocer en que se est
fallando o verificar si las operaciones se estn desarrollando de acuerdo a las
 28

polticas y procedimientos de la administracin. Para que las actividades se

desarrollen en forma eficiente. Un profesional del rea contable sea auditor o
contador deber fortalecerse en est rea ya que ello le permitir prestar su
contingente de manera oportuna inculcando a su grupo de trabajo que mientras
ms control exista en los proceso menor riesgo se presentar.
 29

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

DE LA PEA GUITIERREZ, Alberto: Auditora. Un enfoque prctico. 2 ed.

Madrid: Ed. Paraninfo, 2008. ISBN: 84-973-2667-9.
GUTIRREZ VIVAS, Gabriel: Informe de auditora. Problemtica en su
preparacin segn las normas tcnicas de auditora sobre informes. 5 ed.
Madrid: Ed. REA, 2009. ISBN: 978-84-614-8162-0.
MENDOZA REYES, Rafael: Introduccin a la implantacin del sistema de control
de calidad interno en despachos de pequea y mediana dimensin. Jornada de
Calidad. (Murcia, 29 de noviembre de 2011).
MIRA NAVARRO, Juan C.: Apuntes de Auditora [en lnea]. Versin 2.0. 22 de
mayo de 2006.
http://www.miramegias.com/auditoria/files/apuntes/auditoria.pdf
www.minfin.gob.gt/archivos/manuales/nag.pdf
https://apps.contraloria.gob.pe/.../Goverment_Auditing_Standards.pdf
Manual de Auditora Gubernamental MAGU
PAGINA WEB DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO
 30

RESUMEN

El presente informe de practicas Pre-Profesionales se realiz gracias al acogimiento

de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo dirigido dignamente por la presidenta
Caceda Reza Maritza Pompeya, cuya actividad principal es el servicio de brindar
apoyo social a las personas de bajos recursos.
Esperando que al finalizar las practicas pre profesionales se cumpla con los objetivos
que nos trazamos, para poder incrementar nuestros conocimientos para as en el
futuro ser buenos profesionales.
Finalmente como un trabajo que contiene sugerencias se desea contribuir para la
elaboracin de una buena auditoria, que permita un desarrollo de medios correctivos
y tambin fundamentalmente en aprobar a todo lo que estuviera en nuestras manos
para un mejor punto de vista Institucional y profesional.
Considerar el informe como una herramienta de trabajo para la toma de decisiones
que posibiliten proyectar y mejorar el sistema de calidad auditado.
Trabajar con base a las deficiencias detectadas, en reas de mejorar la eficiencia y
eficacia del sistema y por ende la satisfaccin del cliente, razn por la cual fue
diseada.
Ejecutar auditorias de calidad con mayor frecuencia, contribuyendo as al proceso de
mejora continua que permitan mantener certificado el Sistema de Gestin de la
Calidad implementado.
 31

ANEXO N 01

DENOMINACION: GENERALIDADES DE LA EMPRESA

SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO

DURACION:

ITEM DETALLE HORAS

01 DIARIAS 2.5

02 SEMANALES 12.5

03 ACUMULADAS 90

AREAS DE PRCTICAS:

rea de Auditora

OBJETIVOS:

Implementar y definir las condiciones de funcionamiento del Software de Sistema

de Tramite Documentario, para mejorar la calidad de la gestin y las auditoras
de control interno realizadas a la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

ESTRATEGIAS:
LA EMPRESA QUE HERRAMIENTAS TIENE EN LA ACTUALIDAD
CON LA QUE BRINDA SERVICIOS
 32

REQUISITOS:

DOCUMENTOS ESTADO

Carta de Presentacin y el
comprobante de abono el
X
costo de trmite
documentario.

Ficha de Matrcula
refrendado por la
X
Coordinacin de Asuntos
Acadmicos