CS13155 Computacin: Microsoft Office e Internet

Tema 3 y 4
ema 3. Plantillas y macros en Word

Introduccin
Las plantillas y macros de Word son herramientas que permiten agilizar el desarrollo de documentos, estableciendo
ciertos formatos y automatizando diversas tareas. A continuacin se muestra cmo utilizar y sacar el mejor provecho
de estas herramientas.
Explicacin
3.1 Creacin y edicin de una plantilla
Existen ocasiones en que, dentro de una organizacin, es necesario definir estilos de presentacin para documentos
distintos, que a su vez fueron redactados por diferentes personas. Por ejemplo, reportes ejecutivos, instrucciones de
trabajo, cartas, memorandos, etc. Una forma de lograr esto es definiendo un manual de estilo, es decir, aplicando
manualmente los lineamientos de estilo que se deben seguir. Word ofrece otra alternativa mejor estructurada: las
plantillas. Estas permiten al usuario incluir estilos, propiedades del documento y otros formatos que desee. De esta
forma, si as lo quiere, puede basarse en las platillas para hacer nuevos documentos.
Para hacer una plantilla, crea un documento en blanco en men Archivo Nuevo Documento en blanco. Define
los diferentes estilos que deseas incluir; por ejemplo, fuentes para el ttulo y prrafos, estilos de numeracin,
encabezado y pie de pgina, mrgenes de la hoja, tipo de papel, entre otros.

Guarda el archivo como una plantilla de Word con el men Archivo Guardar como, despus, selecciona la
ubicacin donde deseas guardar la plantilla. Por ltimo, selecciona Plantilla de Word como formato del documento.
Editar una plantilla es muy similar a editar un documento. Slo tienes que abrir el archivo, aplicar los cambios en los
estilos y a guardarlo con el mismo formato (Plantilla de Word).
Como dato adicional, todos los documentos creados con Word estn basados en una misma plantilla. Por ejemplo, si
al crear un documento nuevo se escoge la opcinDocumento en blanco, internamente se utiliza la
plantilla normal.dotm, que es la plantilla predeterminada.
3.2 Creacin y edicin de una macro
Las macros de Word son herramientas que permiten al usuario realizar una tarea de manera automtica. Por ejemplo:
quitar el formato de un texto pegado de otro documento o de Internet; revisar que el formato de fecha y nmero en las
tablas sea consistente; insertar una tabla y aplicar formato a las columnas y renglones, entre otros.

Hay dos maneras de crear macros en Word. La primera es usar el editor visual de macros, que permite al usuario
crearlos sin la necesidad de tener conocimientos de programacin. La segunda es utilizar Visual Basic, aunque
requiere de conocimientos avanzados en dicho programa. Existen, sin embargo, tareas que no pueden realizarse
automticamente, por ejemplo; ejecutar instrucciones condicionales if-then-else, programar ciclos o bucles para iterar
elementos, desplegar cuadros de dilogo, asignar valores a variables, etc.
En este curso slo se utilizar el editor visual. Para crear una macro, accede al men Vista Macros Grabar
macro En el cuadro de dilogo Grabar macro inserta el ttulo y la descripcin. Deja disponible la macro en todos
los documentos, sin modificar el valor por defecto de la opcin Guardar macro en. Presiona Aceptar.
Entrars al modo de grabacin, donde cada accin que realices ser guardada como instruccin. He aqu un ejemplo.
Inserta una tabla de 5x4; y posteriormente, aplica el texto y formato en la siguiente figura. Tendrs que desplazarte y
seleccionar las columnas y el texto usando las fechas de desplazamiento de tu teclado. Cuando termines,
presiona Finalizar grabacin.

Tabla de 5x4

Ahora, si lo necesitas, podrs insertar una tabla con el mismo formato. Slo presiona men Vista Macros Ver
macros y selecciona la macro que recin creaste (Tabla Ejemplo). Finalmente haz clic en el botn Ejecutar. Word
ejecutar la macro e insertar la tabla.
Para editar la macro, presiona men Vista Macros Ver macros, y selecciona el botn modificar. Se mostrar
una ventana con el cdigo Visual Basic correspondiente. Es imposible editar una macro utilizando Word, as que, si
requieres hacer ajustes, es necesario que la grabes de nuevo.

Cierre
Como puedes notar, es muy importante que aprendas a utilizar las herramientas explicadas en este tema, ya que te
permitirn agilizar la realizacin de un documento. Las macros pueden ahorrarte la realizacin de tareas tediosas y
repetitivas, mientras las plantillas te dejarn elaborar archivos con efectividad y rapidez. Ojal pronto domines estas
herramientas para que puedas utilizarlas en tus trabajos.
Checkpoint
Asegrate de comprender:

El concepto de plantillas.
La utilidad de las macros.

Tema 4. Trabajo colaborativo con Word

Introduccin
Word cuenta con diversas herramientas que facilitan el trabajo colaborativo. En este tema aprenders a manejar
varias de ellas, como utilizar correctamente el control de cambios o saber insertar y eliminar comentarios dentro de un
documento. Tambin aprenders cmo proteger un archivo, aplicando ciertas restricciones de formato y edicin. Por
ltimo, sabrs cmo insertar hipervnculos en un documento de Word.
Explicacin
4.1 Revisin de comentarios
Word permite al usuario agregar comentarios en un documento, ya sea con el fin de sealar algn elemento del
archivo (texto, imgenes, tablas, grficos) o para hacer un recordatorio o revisin sobre este. Es una herramienta muy
valiosa cuando se comparte un documento con varias personas, pues permite especificar la parte que debe de ser
revisada.
Para agregar un comentario, selecciona el texto, tabla o imagen que deseas comentar, y dirgete a la
pestaa Revisar situada en la barra de herramientas, grupoComentarios. Posteriormente, elige la opcin Nuevo
Comentario.

Una vez hecho esto, Word activar el rea de revisiones en la zona derecha del documento. Aparecer un cuadro
de texto en el que podrs escribir tu comentario.

De igual manera, si deseas eliminar un comentario, debes dirigirte a la pestaa Revisar situada en la barra de
herramientas, en el grupo Comentarios, opcin Eliminar. Se desplegarn las opciones de Eliminar(el comentario
seleccionado), o bien, Eliminar todos los comentarios deldocumento.

Word tambin te permite responder un comentario. Slo debes de pulsar la imagen , que se encuentra en la
esquina superior derecha de este.
Las opciones Anterior y Siguiente mostradas en la figura previa, facilitan que el usuario se desplazase a travs de
los comentarios de un documento, mientras que la opcin Mostrar comentarios le permite ocultar o mostrar dichos
comentarios.
Otra opcin que ofrece Word para visualizar comentarios, es por medio del panel de Revisiones, donde se pueden
observar todos los cambios que ha sufrido un documento. Para hacer uso de esta herramienta ve a la
pestaa Revisar, grupo Seguimiento, Panel de revisiones.

Revisiones

4.2 Control de cambios

El control de cambios es una herramienta que permite al usuario guardar las alteraciones hechas por diferentes
personas a un documento. Es muy til para hacer un seguimiento de los cambios que ha sufrido un archivo y para
saber por quines fueron realizados. Adems de esto, nos indica qu tipo de cambio que se llev a cabo (de formato,
insercin del texto, eliminacin del texto, etc.).
Para habilitar la opcin de control de dirgete a la pestaa Revisar de la barra de herramientas, grupo Seguimiento, y
elige la opcin Control de cambios. Para revisar ms sobre este tema, haz clic aqu.

Control de cambios
Una vez activada la opcin, se registrarn todos los cambios hechos al documento. Es importante mencionar que,
para lograr esto, debers activarla desde el inicio, antes de hacer cualquier modificacin. Si deseas desactivar el
control de cambios, slo tienes que hacer clic en la opcin Bloquear seguimiento.
Para ver el resumen de los cambios realizados al documento, activa la opcinPanel de revisiones, situada en la
pestaa Revisar en el grupo Seguimiento. Una vez hecho esto los cambios se podrn visualizar como se muestra en
la siguiente imagen.

4.3 Comparacin y proteccin de documentos

Comparacin de documentos

Como ya se haba mencionado anteriormente, si deseas registrar todos los cambios realizados a un documento,
debes habilitar la opcin de control de cambios desde un inicio; pero, qu pasa si no la activas?, cmo podras
saber qu modificaciones se hicieron a un documento? Muy fcil. Slo necesitas una copia original del documento, un
documento modificado, y hacer clic en la opcin Comparar, que se encuentra en la pestaa Revisar, en el
grupo Comparar.
Cuando hayas hecho esto se desplegar una ventana. Ah debers indicar la ruta en donde se encuentra el
Documento original, as como la ruta en donde se encuentra el Documento revisado, (es decir, el que ha sido
modificado).

Una vez hecha la comparacin, aparecer como resultado el Panel de revisiones. Este contendr el resumen de los
cambios realizados al documento revisado.

Proteccin de documentos

En ocasiones, cuando desarrollamos o creamos un documento es necesario proteger el contenido que se encuentra
en l. Para esto contamos con la herramienta Restringir el formato y edicin de un documento. Esta herramienta
la podemos encontrar en la pestaa Revisar de la barra de herramientas, grupo Proteger, opcin Restringir edicin.
Existen diferentes tipos de restricciones.

Tipos de restricciones
Podemos restringir el formato para que solo algunos estilos puedan ser utilizados dentro del documento.

Podemos restringir la edicin para que el documento sea de solo lectura o solo se puedan aadir comentarios sin
hacer ninguna alteracin al contenido.
Cierre
Las herramientas explicadas en este tema permitirn que realices trabajos colaborativos de manera eficiente, ya que
te ayudarn a obtener los puntos de vista de otras personas de manera organizada. As mismo, te facilitarn la
redaccin y revisin de un documento. Ojal sigas usando estas herramientas a lo largo de tu vida acadmica y
profesional.
Checkpoint
Asegrate de comprender:

Las herramientas en Word que permiten el trabajo colaborativo.

La proteccin de documentos de Word.

Ejercicio 2

Instrucciones:

1. Con base en tu experiencia, menciona la importancia de Microsoft Office Word en la realizacin de trabajos
extensos e interactivos.
2. Seala las herramientas de Word que utilizas con mayor frecuencia, justificando su empleo.
3. Lee el siguiente caso: Dilema tico.
4. Redacta un pequeo resumen en Word sobre lo que ha acontecido en el caso y expresa tu opinin al
respecto.
5. El resumen deber contener los siguiente puntos:
a. Introduccin
b. Ideas principales y secundarias
c. Justificacin apropiada de los apartados
d. Conexiones textuales
e. Palabras cuyo significado desconocemos y su significado
6. Guarda el documento que contiene tu resumen.

A continuacin simulars trabajar de forma colaborativa con otra persona, para ello debers crear 2
identidades en Word con la combinacin de tus nombres y apellidos, por ejemplo: Juan Jos Lpez Prez =
(Persona1>Juan Lpez) + (Persona2>Jos Prez). Esto con el propsito de que realices comentarios
simulando la intervencin de 2 personas en un mismo documento.

Para crear identidades en Word, debers dirigirte al men Archivo, botn Opciones, esta a su vez
desplegar un cuadro de dialogo (en la pestaa General, seccinPersonalizar la copia de Microsoft Office),
en el cual debers cambiar el Nombre1 por el Nombre2 y viceversa.

7. Comparte tu resumen a travs de un medio electrnico con la persona2. La persona2 deber proporcionar
retroalimentacin del trabajo utilizando la herramienta de comentarios y deber efectuar cambios en el
documento.

La persona1 tambin deber registrar comentarios en el documento.

Recuerda utilizar la herramienta de Word para indicar los cambios realizados al trabajo (Control de cambios).

8. Complementa tu resumen respondiendo a las siguientes interrogantes:

a. Si t fueras funcionario pblico, qu solucin propondras frente a las injusticias laborales?
 b. Como ciudadano qu podras hacer al respecto para evitar las injusticias laborales?
9. Con base en lo anterior, estructura la informacin de tu resumen en un documento Word que incluya una tabla
de contenido con cada una de las siguiente secciones:

a. Introduccin
b. Resumen
c. Ideas principales e ideas secundarias
d. Preguntas
e. Conclusin
f. Reflexin
g. Acciones o soluciones
h. Glosario de trminos

Recuerda que cada seccin debe estar en pginas diferentes, y debe conservar el historial de cambios
y comentarios con el nombre de la persona1 y persona2.

10. Guarda dos versiones del documento; en una de las versiones del documento activa la opcin de proteccin
de documentos, para que el documento no pueda ser modificado una vez que se encuentre listo para
entregar.
11. Redacta tus conclusiones y reflexiones sobre el uso de Word en la elaboracin de documentos extensos.

Forma de entrega:
Enva tu resultado a travs del botn Entrega de actividades en Blackboard.
Reflexin:
Reflexiona sobre lo aprendido en estos temas, si sientes que te falta llegar a una comprensin plena de los mismos,
identifica los puntos de cada tema que te gustara reforzar y plantea tus dudas al maestro mediante el apartado de
mensajes.