MANUAL DE USUARIO

INTEGRANTE DEL EQUIPO PAU-PAU

Alumna: Vzquez Bacab Mariana Beatriz
SUBMDULO 5 (EXCEL)
5: G
Profesora: I.S.C. Mara Del Rosario Raygoza Velzquez
 NDICE
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA.................................................................................. 3
LA CASA DEL GANADERO .................................................................................. 3
JUSTIFICACIN DEL PROYECTO ................................................................................ 4
PARA QUE SIRVE Y QUE HACE? ......................................................................... 4
PROCESOS CONTROLADOS MANUAL Y AUTOMTICAMENTE ................ 4
NMERO DE USUARIOS DEL PROGRAMA Y POSICIN O CARGO QUE
OCUPAN EN LA EMPRESA ...................................................................................... 4
QU OPERACIONES DETECTO QUE PUEDO AUTOMATIZAR CON EL
USO DE EXCEL?.......................................................................................................... 5
DESCRIPCIN DE ARCHIVOS Y HOJAS .................................................................... 5
RECIBEN DATOS: ....................................................................................................... 5
PROCESAN DATOS Y EMITEN INFORMACIN ................................................ 8
EXPLICAIN DETALLADA DEL FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO ........... 11
FUNCIONES UTILIZADAS ........................................................................................... 16
VALIDACIN DE DATOS ............................................................................................ 17
MACROS ......................................................................................................................... 19
LISTADO DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES (REAS DE OPORTUNIDAD) DEL
PROYECTO. .................................................................................................................... 21
CONSIDERACIONES DEL PROYECTO...................................................................... 22
CONTRASEAS, ARCHIVOS EXTERNOS U OTRAS RESTRICCIONES .............. 22
COMENTARIOS A CERCA DEL PROYECTO ............................................................ 22

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DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

LA CASA DEL GANADERO

Inici en agosto de 1976, cumple 41 aos, la inauguraron por el seor Jos Gonzales Castillo junto con un socio
llamado Antonio Teyer Villanueva, funciona en base a compra y venta de productos veterinarios y agrcolas.
Est situada en la calle 54 #524 x 63 y 67 CENTRO, su cdigo postal es 97000
Actualmente la empresa es una asociacin en participacin, cuenta con 5 empleados, labora durante toda la
semana y los horarios varan segn el empleado y su respectivo cargo.
Cuenta con un promedio de 200 clientes al da y 30 de ellos ya forman a ser clientes frecuentes.
Se obtiene una ganancia aproximada de $15,000 pesos al da.
La tasa del IVA que es manejada en la empresa es de 16%

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 JUSTIFICACIN DEL PROYECTO
PARA QUE SIRVE Y QUE HACE?
Este proyecto fue diseado para facilitar el manejo de la empresa escogida con anterioridad, con manejo hago
referencia a que el documento le ahorra al usuario lo que es tiempo pues, al momento de la introduccin de datos
manual (en el caso de algunas celdas) las dems son modificadas de forma automtica y certera, permite tener
en cuenta detalles que por ms insignificantes que parezcan son a la vez muy tiles para llevar un control
adecuando para con la empresa.

PROCESOS CONTROLADOS MANUAL Y AUTOMTICAMENTE

Manual: Controla la modificacin de datos en determinadas celdas u hojas de clculo. Es decir, que el
usuario administrador puede quitar o poner informacin en las celdas que l desee. Al igual en este
proceso se puede aplicar en los formularios creados con UserForm programados con VBA.
Automtico: Con las formulas y funciones ya establecidas en algunas celdas del documento, el
administrador al cambiar algn dato de manera manual, la celda protegida que ya tiene la frmula o
funcin correspondiente arrojar un resultado automtico, ahorrndole tiempo.

NMERO DE USUARIOS DEL PROGRAMA Y POSICIN O CARGO

QUE OCUPAN EN LA EMPRESA

1.- Gonzales Villanueva Mara Isabel Encargada/Cajera

2.- Gonzales Villanueva Rosario Cajera

3.- Gamboa Gonzales Jos Enrique Vendedor

4.- Vzquez Gonzales Laura Vendedora

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QU OPERACIONES DETECTO QUE PUEDO AUTOMATIZAR
CON EL USO DE EXCEL?

ANTES AHORA

DESCRIPCIN DE ARCHIVOS Y HOJAS

RECIBEN DATOS:

Hoja CAJA

CELDAS EN LAS QUE SE INFORMACIN QUE SE DEBE

CAPTURAN DATOS INTRODUCIR
Al darle clic a la celda aparece una flecha en la parte lateral
derecha de la celda en la cual, al pulsarla aparecer un listado
en relacin a la persona opcional que atendi al cliente, y en
base a eso se escoger, no se es permitido ingresar datos que
esa lista no contenga
Al darle clic a la celda aparece una flecha en la parte lateral
derecha de la celda en la cual, al pulsarla aparecer un listado
en relacin al cliente opcional que desea hacer su compra, y
en base a eso se escoger, no se es permitido ingresar datos
que esa lista no contenga

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 Al darle clic a las celdas ubicadas en el rango de productos
aparecer una flecha en la parte lateral derecha de la celda en
la cual, al pulsarla aparecer un listado en relacin a los
diversos productos que la empresa maneja, y en base a eso se
escoger dependiendo el que se est queriendo comprar, no
se es permitido ingresar datos que esa lista no contenga

Aqu se introducir la cantidad de productos que el cliente

solicite.

Aqu se introduce la cantidad que el cliente debe pagar en base

a la compra que est realizando, sin embargo no se podr
poner en esa celda una cantidad menor a la que corresponde
pagar pues sta por lgica sera insuficiente

Hoja INVENTARIO

CELDAS EN LAS QUE INFORMACIN QUE SE DEBE INTRODUCIR

SE CAPTURAN DATOS
En stas celdas es posible modificar ya sea el porcentaje que
queremos ganar por producto que vendamos 0 la cantidad de IVA que
es necesario cobrar
En este rango debe ingresarse la cantidad nueva de productos
existentes en bodega, sin embargo no se es permitido ingresar una
cantidad mayor a 2000 porque es la cantidad usada como balanza
para los productos en existencia.

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 Hoja ASISTENCIAS

CELDAS EN LAS QUE SE CAPTURAN DATOS INFORMACIN QUE

SE DEBE
INTRODUCIR
Dentro de estas celdas vacas es
necesario rellenarlas en base a
las asistencias de los empleados,
aqu la persona encargada se
guiar de los cdigos de
asistencia ya establecidos,
situados en la parte inferior de la
tabla con colores distintos. A
excepcin de las celdas que ya
contienen un cdigo establecido,
en este caso la letra D, pues
sus descansos ya se les han sido
determinados.

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PROCESAN DATOS Y EMITEN INFORMACIN

Hoja CAJA

CELDAS QUE CONTIENEN FORMULAS O INFORMACIN QUE

FUNCIONES SE DEBE
PROPORCIONAR
En este caso, la celda vaca en la
cual se ingresan los datos por
medio de una validacin, nos
permite llenar las 3 celdas que
estn debajo de ellas de forma
automtica.
Pasando a la parte inferior
encontrar una tabla a la cual
como ya fue mencionado antes,
usted al llenar los espacios vacos
en las celdas adecuadas para
escoger el producto que se desee
comprar, sta de forma
automtica al ser rellenada igual le
proporciona informacin tanto al
cdigo del producto
correspondiente como tambin el
precio de venta al que ste se le da
salida.
Una vez teniendo las celdas
anteriores ya llenadas con la
informacin correspondiente,
queda asignar la cantidad deseada
de productos que el cliente desea
comprar, sta a su vez al ser ya
escrita, proporciona un descuento
automtico dependiendo de si la

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 cantidad es igual o mayor a 10, de
igual forma automtica desplaza ya
el subtotal obtenido por producto.

Ya con la tabla llena, en la parte

inferior encontramos celdas
asignadas para rellenarse de
forma automtica en base a la
informacin ya proporcionada, el
total neto nos suma los subtotales
ya obtenidos, en la celda de precio
a pagar nos aparece la misma
cantidad que muestra el total neto
pero ya en forma de texto, y ya por
ltimo el o la cajera deber
proporcionar cuanto de dinero le
asigna el cliente para pagar, y de
forma automtica adquirimos el
cambio que se le dar en dado caso
de que sea as.

Hoja INVENTARIO

CELDAS QUE CONTIENEN INFORMACIN QUE SE DEBE

FORMULAS O FUNCIONES PROPORCIONAR

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 En este apartado como usted podr observar, existen
una extensa cantidad de frmulas y funciones,
relacionadas con diversos factores como; el precio de
venta el cual va relacionado de forma automtica al
precio en el que el producto fue obtenido originalmente
y de ste se es aplicado un porcentaje de ganancia
deseado, en este caso el 100 por cierto de cada
producto (el doble) y es considerando un 16% ms de
ganancia por el IVA, tambin los registros de venta en
los cuales indican cuantas salidas ha tenido cada
producto lo cual afecta la cantidad de disponibles en el
inventario, encontramos en la tabla, frmulas para
calcular de forma automtica el IVA de cada producto y
cunto es la cantidad que la empresa gana del mismo.

Hoja ASISTENCIAS y NMINA

CELDAS QUE CONTIENEN FORMULAS O INFORMACIN QUE SE

FUNCIONES DEBE PROPORCIONAR
Una vez llenada la tabla, de manera
automtica, stos se encargan de
contar cuantas asistencias,
inasistencias o dependiendo de que
sea el caso, tuvo el empleado durante
el mes, lo cual la informacin se basa
de su pago registrado en nmina y
realiza las cuentas para obtener ya la
cantidad final a pagar, considerando
detalles como son prestamos,
bonificacin por ventas,
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EXPLICACIN DETALLADA DEL
FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO
El programa est diseado para facilitar la gestin de la empresa, en este caso LA CASA DEL GANADERO, para
ello estn establecidas diversas hojas de clculo, cada una con diferentes funciones y formulas, pero a su vez,
llevan en comn un mismo fin que es el de agilizar el control de entradas y salidas.

1. Al ingresar al programa nos aparecer un recuadro como el siguiente, en el cual, la persona que desea
introducir informacin al mismo, deber proporcionar su nombre usuario y contrasea correspondientes
en los espacios asignados para que despus se presione dos veces sobre el botn ACEPTAR.

2. Ya al haber ingresado encontramos entonces hojas con los siguientes nombres:

MEN
CAJA
REGISTROS
INVENTARIO DE PRODUCTOS
ASISTENCIA
NMINA
CLIENTES FRECUENTES
GIRO DE LA EMPRESA
REFERENCIAS DEL GIRO

3. Ya estando en el men, se selecciona el botn deseado segn a donde se quiera dirigir el usuario.

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4. En caso de que se est realizando una compra y el usuario tenga que registrar una nueva nota de venta,
ste debe presionar el botn CAJA, una vez hecho esto es necesario llenar los espacios manuales
adecuados para que el resto de la informacin pueda ser proporcionada como ya haba mencionado en el
apartado DESCRIPCIN DE ARCHIVOS. Ya con la factura lista, se debe mandar a PDF por medio del boto
situado en el extremo derecho de la hoja, para poder imprimirlo luego de ya cerciorarse de que la factura
se elabor de forma correcta.

5. Una vez impreso, se presiona el botn Guardar para que se registren los datos ya capturados, una vez
hecho esto, se presiona el botn limpiar y se tiene ya una nueva factura.

6. Esta informacin guardada, se dirige a la hoja llamada REGISTROS, en la cual se almacenan las cuentas
de los ingresos obtenidos, el cliente al que se le surti productos, la fecha, detalles de cual, cuantos y
cuanto fue el costo de pago, tambin el vendedor que atendi al mismo para que a final del mes,
dependiendo de las ventas que el empleado realiz se le asigne un cierto porcentaje de ganancia de cada
producto al que le dio salida.

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7. Conforme se agregan las nuevas facturas a la hoja REGISTROS, los productos y sus cantidades vendidas
son restados en la hoja de inventario, para que en dado caso que el producto sea menor o igual a 15, la
fila en la que el mismo est situado se remarque en color rojo, as facilita al usuario encontrar a todo
producto que est por agotarse.

8. En caso de que sea momento de pasar lista, y no estar situado en MEN, cada hoja proporciona un botn
que al presionarlo te manda a l, ya estando ah se presiona el botn ASISTENCIAS, ya estando en la hoja,
se llenan los espacios adecuados segn sea la fecha y el caso basndose de los cdigos de asistencia
establecidos, una vez hecho esto, se arrojarn al final del mes las asistencias e inasistencias obtenidas
por empleado, lo cual, interacta con la hoja NMINA, para calcular el sueldo que se le brindar al mismo,
tomando en cuenta sus bonificaciones por venta, sus prstamos, horas y das laborados.

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9. Cuando algn cliente acuda a la tienda solicitando productos especficos para un determinado animal y el
usuario desconoce cul o cules podran ser har lo siguiente; en la hoja MEN, se proporciona un botn
con el nombre GIRO DE LA EMPRESA, se pulsar para que este lo dirija de forma automtica a la hoja, en
la cual, estn las imgenes de distintos animales para los cuales la empresa surte productos en venta, se
selecciona el cuadro vaco situado a un lado animal deseado o requerido y luego se presiona la imagen del
mismo, entonces aparecern los productos que la empresa maneja para lo seleccionado.

10. Si el usuario en dado caso desea consultar los clientes frecuentes que la empresa tiene y su respectiva
informacin, deber situarse al MEN y presionar el botn CLIENTES FRECUENTES, al hacerlo, la hoja
se desplazar de forma automtica y aparecer de la siguiente manera:

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DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO

C,P,G,D,S,E,DESC,CANT,SUB,REG,IVA

P=C+IVA+G

D=E-S

SUB=(P*CANT)-(P*10%) CANT=>10 SUB=P*CANT

D SUB=REG D=0

PD,PH,HL,B,PRSTAMO,PT,A

PD=PH*HL

PT=((A*PD)+B)-P

FIN

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FUNCIONES UTILIZADAS
FUNCIN PARA QUE SIRVE? DNDE SE USA?
=CONTAR.SI para contar el nmero de celdas que En la hoja ASISTENCIAS, en las celdas donde se
cumplen un criterio
=SI permite realizar comparaciones
lgicas entre un valor y lo esperado
=SI.ERROR Devuelve el valor especificado si una
frmula se evala como un error; de
lo contrario, devuelve el resultado de
la frmula
=SUMA Puede sumar valores individuales,
referencias o rangos de celda o una
combinacin de las tres
=Hoy Proporciona la fecha exacta del da
=SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un
rango que cumple los criterios
especificados
=NumLetras Convierte una cantidad escrita en
nmeros transcribindola a letras
=BUSCARV nos permite encontrar un valor
dentro de un rango de datos, es decir,
podemos buscar un valor dentro de
una tabla y saber si dicho valor existe
o no.
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registran el total de veces que acudi, falto,
justific y descans el empleado.
Se usa en la hoja CAJA, en las celdas destinadas
a asignar un descuento dependiendo de la
cantidad de productos comprados
Es la mayormente usada casi en todas las hojas,
a excepcin de la hoja CLIENTES FRECUENTES,
REGISTROS, MEN, ASISTENCIA, NMINA Y
GIRO DE LA EMPRESA. Est colocado al principio
de cada segunda funcin en una celda.
Es usado en la hoja CAJA, en la celda donde va
el TOTAL NETO de la compra realizada, con el fin
de sumar los subtotales de cada producto
Es usado en las hojas CAJA y NMINA
Es usado en la hoja INVENTARIO DE PRODUCTOS,
en las celdas donde se registran las salidas de
cada producto registrado en la hoja debida.
Esta se usa en la hoja CAJA, para especificar en
forma de letras y palabras lo que el cliente debe
pagar
Encontramos esta funcin en la hoja CAJA, en
los espacios correspondientes a informacin
como detalles del producto o el cliente.
VALIDACIN DE DATOS
1.- HOJA CAJA

DNDE SE SITA VALIDACIN

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2.- HOJA INVENTARIO

DNDE SE SITA VALIDACIN

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MACROS
DNDE SE SITUA LA MACRO? EN QUE CONSISTE
Al intentar abrir el documento saldr ese recuadro, la
intencin de sta macro es que solo deje ingresar a personal
con usuarios y contraseas ya establecidas en el cdigo.

Los botones ubicados en MEN contienen macros diseadas

para que al pulsar cualquiera de stos, se ejecute la siguiente
orden:
Situarse en la hoja con el nombre del botn que fue pulsado

ste es un botn asignado en cada hoja del documento para

que al pulsarlo se ejecute lo siguiente:
Situarse en la hoja MEN.
ste botn establecido en la hoja CAJA nos permite ejecutar
lo siguiente al presionarlo:
Copia la informacin capturada en la factura y la pega en la
hoja REGISTROS
ste botn establecido en la hoja CAJA nos permite ejecutar
lo siguiente al presionarlo:
Borra toda informacin que se halla capturado de forma
manual para que las celdas que contienen funciones y
frmulas tambin se vacen al momento de eliminar las que
les proporcionan informacin, de modo que queda una nueva
factura
ste botn establecido en la hoja CAJA nos permite ejecutar
lo siguiente al presionarlo:
La informacin ya capturada la convierte en PDF y la
almacena en una carpeta asignada para tal macro, nos
permite revisar si los datos se establecieron de forma

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correcta antes de imprimir la nota de venta, al momento de
guardarse en la carpeta el nmero de factura aumenta de
forma automtica.
Cada imagen tiene la funcin de un botn en cul al
presionarlo, los productos destinados para cada animal se
insertan en sus respectivos cuadros, esta informacin
proviene de la hoja REFERENCIAS DEL GIRO, de la cual se
copia y pega en la hoja GIRO DE LA EMPRESA

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LISTADO DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES
(REAS DE OPORTUNIDAD) DEL PROYECTO.

REAS DE OPORTUNIDAD
FORTALEZAS DEBILIDADES
-Permite un desarrollo ms interactivo en el -Equipos no muy avanzados
interfaz -Personal comn sin capacitacin
-Es ms certera la forma en que se obtienen -Poca importancia en la mejoracin del rea
los registros -No aplica clasificacin en los productos segn
-Permite el ahorro de tiempo el animal para el cual est destinado a ser
-Detalla an ms de forma especfica usado
elementos para tomar en cuenta -Inversiones y gastos innecesarios
OPORTUNIDADES
-Surtir an ms la cantidad y calidad en los productos
-Que la empresa sea reconocida
-Mejorar en todo aspecto de la empresa para hacer crecer el negocio
-Actualizar el personal y equipos necesarios para un mejor control

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CONSIDERACIONES DEL PROYECTO

En realidad ste manual est diseado para dar a conocer con mayor detalle el uso adecuando del programa,
sealando los rangos y celdas que deben ser llenados de forma manual para que las celdas y rangos faltantes
sean llenados de forma automtica gracias a las funciones y frmulas ya establecidas.

CONTRASEAS, ARCHIVOS EXTERNOS U OTRAS

RESTRICCIONES

USUARIO CONTRASEA
Dueo due12
Gerente 34ger
Empleado em52

COMENTARIOS A CERCA DEL PROYECTO

En mi opinin ha sido un trabajo bastante extenso en el cul toma tiempo mentalizar y procesar ideas de cmo
queremos que funcione y cmo lo haremos funcionar, sin embargo, ste proyecto me permiti explorar y conocer
an ms lo que Excel nos proporciona y las facilidades que nos brinda al momento de realizar alguna labor, es
impresionante a mi punto de vista el desempeo que logre aplicar para obtener buenos resultados y que
funcionara de una correcta forma.
Vzquez Bacab Mariana Beatriz

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