Guia Manual Proveedor

SRM RELACIN CON LOS PROVEEDORES
MANUAL DEL SUMINISTRADOR
Junio 2013
Versin 2
SRM Manual del Suministrador Pgina
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NDICE
Captulo/Seccin Pgina
1. BIENVENIDOS ................................................................................................................................................. 3
2. INFORMACIN DE LA INVITACIN A LA OFERTA .......................................................................................... 4
2.1 ACCESO A SRM .................................................................................................................................................. 4
2.2 USUARIO Y CONTRASEA DE SRM ........................................................................................................................... 4
2.3 SERVICIO DE ATENCIN AL PROVEEDOR ................................................................................................................... 5
2.4 INFORMACIN BSICA DE LA LICITACIN .................................................................................................................. 6
3. MENS Y BSQUEDA .................................................................................................................................... 7
3.1 MENS ............................................................................................................................................................. 7
3.2 MODIFICACIN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIN DE UNA BSQUEDA .............................................................................. 8
3.3 FILTRADO DE DOCUMENTOS EN EL REA DE RESULTADOS ............................................................................................. 9
3.4 EXPORTAR RESULTADO CONSULTAS ......................................................................................................................... 9
4. VISUALIZAR LICITACIN ............................................................................................................................... 10
5. CREAR UNA OFERTA .................................................................................................................................... 13
6. MODIFICAR/VISUALIZAR LA OFERTA .......................................................................................................... 19
7. VERSIONES DE LAS OFERTAS ....................................................................................................................... 20
8. RONDAS DE NEGOCIACIN. ........................................................................................................................ 23
9. ENVO DE MENSAJES ENTRE INTERLOCUTORES (COMPRADOR-PROVEEDOR) .......................................... 24
IBERDROLA, S.A. Junio 2013

SRM-Manual del Suministrador
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1. BIENVENIDOS
Bienvenidos al proceso de licitaciones del grupo Iberdrola!
El grupo Iberdrola utiliza la herramienta SAP SRM 7.0 (Gestin de Relaciones con los Proveedores)
para la gestin del proceso de licitaciones y la relacin con los proveedores.

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2. INFORMACIN DE LA INVITACIN A LA OFERTA

Siempre que una empresa del grupo invita a un proveedor a participar en un proceso de licitacin, se
enva un correo a la persona de contacto del proveedor con la siguiente informacin:
2.1 ACCESO A SRM
A) El correo electrnico incluye un enlace para acceder directamente a la herramienta.
Haciendo doble clic en dicho enlace, el proveedor llega a la pantalla de acceso
B) tambin es posible acceder directamente mediante la direccin de Internet:
https://www.iberdrola.es/sap/bc/nwbc
2.2 USUARIO Y CONTRASEA DE SRM

Introduzca por favor el usuario y contrasea (del proveedor) y hacer click en
El correo de invitacin incluye el siguiente prrafo:
"Si esta es la primera vez que ha sido invitado a presentar ofertas en una licitacin a travs
de SRM, usted recibir un e-mail con la contrasea inicial. Si usted no recibe el e-mail con la
contrasea o ha olvidado su contrasea o tiene cualquier tipo de duda, pngase en contacto con
cualquiera de nuestros SERVICIOS de ATENCIN al PROVEEDOR proporcionando su nombre de
usuario XXXXXX

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As que el usuario (que es el cdigo de proveedor en el Grupo IBERDROLA) tambin se

proporciona. En cuanto a la contrasea, si esta es la primera vez que ha sido invitado a una
licitacin a travs de SRM, recibir otro e-mail adicional con la contrasea inicial.
Automticamente, el sistema le solicitar el cambio de la contrasea en la primera conexin
Criterios para establecer la clave: mnimo de 6 caracteres y mximo de 8. Debe

incluir 2 caracteres numricos. No incluir ningn carcter especial ni repetir claves
anteriores.
Por favor tenga en cuenta que por razones de seguridad, cada tres meses, SRM
pedir a todos los usuarios cambiar su contrasea.
2.3 SERVICIO DE ATENCIN AL PROVEEDOR

Pulsar la opcin Contacto para visualizar los servicios de atencin al cliente de Iberdrola.
Por favor, recuerde proporcionar al servicio de atencin su cdigo de proveedor /

usuario, el CIF de su empresa y el nmero de la licitacin

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2.4 INFORMACIN BSICA DE LA LICITACIN

El correo de Invitacin tambin incluye la informacin bsica de la licitacin tal como el nmero de la
licitacin, su descripcin y la fecha lmite de presentacin de ofertas.
Slo las ofertas enviadas a travs del sistema SRM (antes de la fecha lmite de presentacin)
sern consideradas. Si usted no presenta su oferta antes del plazo, ya no podr hacerlo. Le
recomendamos no esperar hasta el ltimo momento para registrar su oferta.

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3. MENS Y BSQUEDA
3.1 MENS
Cuando el proveedor accede al sistema la imagen que se muestra es la siguiente:
Men principal:
Licitaciones Proveedor para recibir toda la informacin sobre las licitaciones a las que ha sido
invitado
Gest. Personas de Contacto: para gestionar las personas de contacto del proveedor
Condiciones de Contratacin: Relacin de las diferentes Condiciones de Contratacin que aplican a
los distintos pases del Grupo Iberdrola
Ayuda para consultar los manuales de usuario del sistema
Para acceder a una licitacin, ir al men de Licitaciones Proveedor
Consultas activas: bsquedas

predefinidas basadas en el status de la
licitacin
Bsqueda por
diferentes criterios de
seleccin (Ocultar/Vis)
rea de resultados de
la bsqueda

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Mostrar criterios de bsqueda: Opcin para modificar la actual seleccin de los criterios de
bsqueda
rea de resultados: El rea de resultados de las licitaciones muestra los resultados de la
bsqueda. Se pueden clasificar los datos en orden ascendente/descendente clicando en la
cabecera de la columna del dato a clasificar.
Es necesario actualizar la informacin pulsando el botn Actualizar siempre que se accede a este
al rea de resultados.
3.2 MODIFICACIN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIN DE UNA BSQUEDA

Si es necesario modificar los criterios de bsqueda, pulsar el botn
Esta accin desplegar el listado de campos por los que se permiten nuevas bsquedas. Introducir los
valores deseados y pulsar el botn
Si se desea ocultar de nuevo los criterios de seleccin se pulsar el botn Ocultar actualizacin
rpida de criterios.

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3.3 FILTRADO DE DOCUMENTOS EN EL REA DE RESULTADOS

Una vez ejecutada, es posible realizar filtros adicionales sobre los resultados de la misma. Para ello
pulsar el enlace en la parte derecha de la pantalla. Aparecer una nueva lnea en el rea de
resultados en la que introducir los datos a filtrar. Pulsar Intro
Para eliminar el filtro simplemente eliminar el valor introducido o pulsar .
3.4 EXPORTAR RESULTADO CONSULTAS

Es posible exportar a formato Excel el resultado de las bsquedas. Entre los botones de acciones del
rea de resultados se encuentra el botn Export -> Export a Microsoft Excel que descarga los datos
en un fichero Excel

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4. VISUALIZAR LICITACIN
Para visualizar la licitacin, pulsar dos veces sobre el nmero de Licitacin o marcar la
licitacin a visualizar y pulsar sobre el botn de Visualizar Licitacin
Resumen de la
El sistema muestra la informacin introducida por el comprador informacin bsica
de la licitacin

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Datos de cabecera
Principalmente se muestran los campos plazo de presentacin de ofertas y moneda.

Tambin contiene informacin sobre el comprador y su correo de contacto.
Para ver la informacin del comprador, pulsar el botn Detalles para acceder a los datos
de contacto. Para enviarle un mail, pulsar el botn Enviar correo electrnico .
Posiciones
En la pestaa de posiciones se muestran los detalles de los productos para los que se solita
precio / importe
Para acceder a cada una de las posiciones :
Doble click sobre la descripcin de la posicin, o

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Seleccionar la posicin y pulsar el botn Detalles
Al acceder a los detalles de la posicin se pueden ver ms anexos y textos a nivel de

posicin .
Notas y Anexos
En esta pestaa se muestra la informacin introducida por el comprador en el apartado

Texto de Proveedor y los documentos anexados por este
Para visualizar la documentacin anexada, hacer click sobre la descripcin de los mismos.

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5. CREAR UNA OFERTA

Una vez analizada la licitacin, el proveedor puede llevar a cabo las siguientes acciones:
Enviar al gestor de la licitacin el inters/intencin de participar en la peticin de

oferta antes de comenzar con el proceso de creacin y envo ofertas.
Participar: el proveedor va a participar en el proceso;

No participar: el proveedor no va a participar en el proceso;
Con reservas: el proveedor no est seguro de participar.
Crear Oferta:
Es posible crear la oferta,
a) Desde la pantalla inicial, seleccionar la lnea de la licitacin y pulsar el boton Crear

Oferta

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b) Desde la pantalla de Visualizar licitacin donde el sistema muestra el siguiente

mensaje:
En ese momento, se presentar una nueva pantalla para la introduccin de los datos de
la oferta:
En la pestaa Datos de Cabecera, los campos Referencia de la oferta y Fecha
oferta son obligatorios

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En la pestaa Posiciones el proveedor accede a las posiciones para introducir su

precio / importe ofertado.
En la pestaa de Notas y Anexos se pueden anexar los documentos de la oferta as

como notas para el gestor de la licitacin. El sistema muestra el siguiente mensaje:
Por favor, recuerde que solo es posible anexar documentos de tamao individual
inferior a 4 MB, aunque el nmero de documentos no est limitado
Para aadir una nota: Ir a Notas > aadir :

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El sistema muestra la siguiente pantalla para introducir la nota:
Para anexar un documento: ir a Anexos > Aadir anexo
El sistema muestra la siguiente pantalla:
Pulsar el botn <Examinar> para buscar el documento:

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Una vez introducida toda la informacin de la oferta, es posible:

1. Grabar, sin enviar: la oferta creada se guarda pero no se enva. Por tanto el gestor
de la licitacin no sabe de la misma.
La oferta puede ser modificada y enviada ms tarde.

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El sistema muestra el siguiente mensaje:
2. Enviar: la oferta creada se enva al gestor de la licitacin.
El sistema indica que

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6. MODIFICAR/VISUALIZAR LA OFERTA
Para modificar o visualizar una oferta grabada previamente, se accede a dicha oferta desde
la pantalla inicial:
a) Pulsando dos veces sobre el numero de oferta, en la columna Visualizar/Modificar

Oferta
b) Seleccionar la lnea y pulsar en el botn : Visualizar/Modificar Oferta
Si desde aqui se accede a la licitacin (en lugar de a la oferta) , el sistema mostrar el siguiente
mensaje

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7. VERSIONES DE LAS OFERTAS

Una vez que una oferta ha sido presentada, solo es posible crear/enviar una nueva o modificar/
retirar una oferta presentada en las siguientes situaciones:
Si el gestor de la licitacin lo permite. El comprador tiene una opcin (que puede o no

activar) para "permitir al proveedor modificar la oferta" hasta la finalizacin del plazo de
presentacin. As, aunque la oferta haya sido presentada, (dentro del plazo de
presentacin de la misma) el proveedor podra modificarla y volver a presentarla.
Si esta es la situacin, el comprador tiene que informar al proveedor de que esta opcin
ha sido activada. Entonces, incluso en el estado oferta Emitida", el botn "Tratar"
estar disponible para el proveedor hasta la finalizacin del plazo de presentacin de
ofertas
Oferta devuelta. El comprador puede devolver una oferta y entonces el proveedor
puede cambiarla y volver a presentarla de nuevo
Para editar una oferta, entrar a visualizarla y pulsar el botn "Tratar" segn se muestra en la
siguiente pantalla.
Modificar la informacin de oferta y enviarla de nuevo al comprador (o guardarla)

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Retirarse de la licitacin. Una vez que una oferta haya sido presentada, dentro del plazo
de presentacin, el proveedor puede retirarla por lo que la oferta no ser considerada y
el proveedor se retira asi de la licitacin.
El control de las versiones de la oferta se muestra:

En el rea de trabajo inicial

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Al visualizar la oferta, en la pestaa Seguimiento

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8. RONDAS DE NEGOCIACIN.
En SRM 7.0 el comprador puede crear diferentes rondas de negociacin dentro del mismo
proceso de adjudicacin. Cada ronda de negociaciones tendr un diferente nmero de
licitacin.
Una vez que el comprador crea una nueva ronda de negociacin, la anterior licitacin se
cierra. Se pueden crear nuevas rondas siempre que la licitacin no est en un proceso de
aprobacin o haya sido adjudicada.
La nueva ronda tendr:
Un nuevo plazo de presentacin de ofertas
El proveedor recibir un nuevo e-mail de invitacin con una descripcin informando
que se trata de una ronda (el nmero de la licitacin es diferente)
Los proveedores tendrn que realizar sus ofertas de nuevo
Para una identificacin a primera vista de una " ronda", el comprador puede incluir en la
descripcin de la nueva licitacin, el nmero de la licitacin original y la informacin de que
se trata de una ronda.
Los nuevos requerimientos de las rondas sern incluidos y explicados en las mismas por los
gestores de compra.

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9. ENVO DE MENSAJES ENTRE INTERLOCUTORES (COMPRADOR-PROVEEDOR)

El sistema permite la comunicacin entre el proveedor y el comprador sin necesidad de modificar la
licitacin. Esta funcionalidad permite al proveedor escribir mensajes al comprador.
Para acceder a los mensajes pulsar sobre el botn Preguntas y Respuestas situado en la cabecera:
Al pulsar sobre el botn el sistema muestra la siguiente pantalla donde el proveedor puede
introducir sus preguntas o comentarios al gestor:
Todos los mensajes enviados por esta va, quedan registrados en el sistema


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2. INFORMACIN DE LA INVITACIN A LA OFERTA

2.2 USUARIO Y CONTRASEA DE SRM

El correo de invitacin incluye el siguiente prrafo:

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

As que el usuario (que es el cdigo de proveedor en el Grupo IBERDROLA) tambin se

Criterios para establecer la clave: mnimo de 6 caracteres y mximo de 8. Debe

2.3 SERVICIO DE ATENCIN AL PROVEEDOR

Por favor, recuerde proporcionar al servicio de atencin su cdigo de proveedor /

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

2.4 INFORMACIN BSICA DE LA LICITACIN

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

Para acceder a una licitacin, ir al men de Licitaciones Proveedor

Consultas activas: bsquedas

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

3.2 MODIFICACIN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIN DE UNA BSQUEDA

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

3.3 FILTRADO DE DOCUMENTOS EN EL REA DE RESULTADOS

Para eliminar el filtro simplemente eliminar el valor introducido o pulsar .

3.4 EXPORTAR RESULTADO CONSULTAS

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

Principalmente se muestran los campos plazo de presentacin de ofertas y moneda.

Para acceder a cada una de las posiciones :

Doble click sobre la descripcin de la posicin, o

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

Seleccionar la posicin y pulsar el botn Detalles

Al acceder a los detalles de la posicin se pueden ver ms anexos y textos a nivel de

En esta pestaa se muestra la informacin introducida por el comprador en el apartado

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

5. CREAR UNA OFERTA

Enviar al gestor de la licitacin el inters/intencin de participar en la peticin de

Participar: el proveedor va a participar en el proceso;

Con reservas: el proveedor no est seguro de participar.

Es posible crear la oferta,

a) Desde la pantalla inicial, seleccionar la lnea de la licitacin y pulsar el boton Crear

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

b) Desde la pantalla de Visualizar licitacin donde el sistema muestra el siguiente

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

En la pestaa Posiciones el proveedor accede a las posiciones para introducir su

En la pestaa de Notas y Anexos se pueden anexar los documentos de la oferta as

Para aadir una nota: Ir a Notas > aadir :

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

El sistema muestra la siguiente pantalla para introducir la nota:

Para anexar un documento: ir a Anexos > Aadir anexo

El sistema muestra la siguiente pantalla:

Pulsar el botn <Examinar> para buscar el documento:

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

Una vez introducida toda la informacin de la oferta, es posible:

La oferta puede ser modificada y enviada ms tarde.

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

El sistema muestra el siguiente mensaje:

2. Enviar: la oferta creada se enva al gestor de la licitacin.

El sistema indica que

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

a) Pulsando dos veces sobre el numero de oferta, en la columna Visualizar/Modificar

b) Seleccionar la lnea y pulsar en el botn : Visualizar/Modificar Oferta

IBERDROLA, S.A. Junio 2013

7. VERSIONES DE LAS OFERTAS

Si el gestor de la licitacin lo permite. El comprador tiene una opcin (que puede o no

Modificar la informacin de oferta y enviarla de nuevo al comprador (o guardarla)