Meza RJ

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA
FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS
DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS

PARA MEJORAR EL PLANEAMIENTO DE
CONTRATACIONES EN UNA ENTIDAD PBLICA
TESIS
PARA OPTAR EL TTULO PROFESIONAL DE:
INGENIERO INDUSTRIAL
MEZA RIVERA, JORGE

PORTOCARRERO CULQUI, WILLIAMS ELlAS
LIMA-PER
2014
Dedicamos esta investigacin a nuestras
familias, y en especial a nuestros padres por su
inmensurable apoyo.
2
Agradecemos a Dios por guiarnos hacia el
camino del bien.
Agradecemos a nuestros maestros por sembrar

el saber en nuestras mentes.
3
NDICE
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................. 8

DESCRIPTORES TEMTICOS .................................................................... 10
INTRODUCCIN .......................................................................................... 11
CAPITULO !:_DIAGNSTICO DE LA ENTIDAD ........................................... 12
1.1. ASPECTOS GENERALES .............................................................. 12
1.1.1. Historia de la Entidad ................................................................ 12
1.1.2. Funciones de la Entidad ............................................................ 13
1.2. DIAGNSTICO FUNCIONAL .......................................................... 15
1.2.1. Estructura Organizacional ......................................................... 15
1.2.2. Normas Legales ........................................................................22
1.3. DIAGNSTICO ESTRATGICO ..................................................... 23
1.3.1. Visin ........................................................................................23
1.3.2. Misin ........................................................................................23
1.3.3. Valores ......................................................................................23
1.3.4. Objetivos estratgicos ............................................................... 24
1.3.5. Anlisis Interno ..........................................................................25
1.3.6. Anlisis Externo ......................................................................... 27
1.4. INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA ........................................... 29
CAPITULOII:_MARCO TERICO ................................................................. 32
2.1. ANTECEDENTES BIBLIOGRFICOS ............................................. 32
2.1.1. Antecedentes bibliogrficos dentro del pas .............................. 32
2.1.2. Antecedentes bibliogrficos fuera del pas ................................ 34
2.2. BASES TERICAS ......................................................................... 36
4
2.2.1. El enfoque de procesos como principio de gestin ................... 36
2.2.2. La organizacin orientado a procesos ....................................... 39
2.2.3. El ciclo de gestin ..................................................................... 52
2.2.4. La planificacin de procesos ..................................................... 54
2.2.5. La ejecucin de procesos ..........................................................60
2.2.6. El control de procesos ............................................................... 62
2.2.7. La mejora de procesos ..............................................................63
2.3. DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS ......................................... 67
CAPITULO III:_PROTOCOLO DE LA INVESTIGACIN ............................... 70
3.1. PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA ................................................ 70
3.1.1. Diagnstico situacional.. ............................................................ 72
3.1.2. Anlisis del problema ................................................................73
3.1.3. Priorizacin del problema ..........................................................78
3.1.4. Seleccin del problema .............................................................79
3.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA ................................................. 80
3.3. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA ............................................ 80
3.3.1. Sub problema 1: ........................................................................ 80
3.3.2. Sub problema 2: ........................................................................ 80
3.3.3. Sub problema 3: ........................................................................ 80
3.4. IMPORTANCIA DEL PROBLEMA ................................................... 81
3.4.1. Desde el punto de vista prctico ............................................... 81
3.4.2. Desde el punto de vista terico ................................................. 81
3.4.3. Desde el punto de vista metodolgico ....................................... 82
3.5. OBJETIVOS ..................................................................................... 82
3.5.1. Objetivo General ....................................................................... 82
3.5.2. Objetivos Especficos ................................................................ 82
3.6. HIPTESIS .......................................................................................83
3.6.1. Hiptesis General ...................................................................... 83
3.6.2. Hiptesis Especfica .................................................................. 83
3.7. METODOLOGA DE INVESTIGACIN ........................................... 84
3.7.1. Tipo de la investigacin ............................................................. 84
5
3.7.2. Nivel de la investigacin ............................................................ 84
3.7.3. Mtodos de lnvestigacin .......................................................... 84
3.7.4. Fuentes y tcnicas para la recoleccin de informacin ............. 85
CAPITULO IV:_SITUACIN ACTUAL ........................................................... 86
4.1. SISTEMA DE GESTIN ACTUAL. .................................................. 86
4.1.1. Objetivos, estrategias y planes .................................................. 86
4.1.2. Estructura Organizacional ......................................................... 90
4.1.3. Control de gestin ..................................................................... 96
4.2. MODELADO DE PROCESOS ......................................................... 97
4.2.1. Desglose de procesos ............................................................... 97
4.2.2. Identificacin de subprocesos ................................................. 100
4.2.3. Mapeo de procesos ................................................................. 102
4.3. ANLISIS DEL PROCESO ACTUAL. ............................................ 11 O
4.3.1. Anlisis del subproceso de Formulacin del PAC ................... 11 O
4.3.2. Anlisis del subproceso de Modificacin del PAC ................... 113
4.3.3. Anlisis del subproceso de Evaluacin del PAC ..................... 116
4.3.4. Anlisis de tiempos por puesto de trabajo ............................... 118
4.4. REQUISITOS LEGALES ............................................................... 118
CAPITULO V:_SISTEMA PROPUESTO ..................................................... 121
5.1. MATRIZ DE MEJORAS ................................................................. 121
5.2. MATRIZ DE SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .................. 121
5.3. DIAGRAMA DE INTERRELACIN DE SUBPROCESOS ............. 122
5.4. ALINEACIN DE OBJETIVOS ...................................................... 124
5.5. DESCRIPCIN DE LOS SUBPROCESOS OPERATIVOS ........... 127
5.5.1. Subproceso de Formulacin del PAC ..................................... 127
5.5.2. Subproceso de Modificacin del PAC ..................................... 135
5.5.3. Subproceso Programacin de Contrataciones ........................ 142
5.6. DISEI\JO DE UN SISTEMA DE CONTROL. ................................... 146
5.6.1. Subproceso de Seguimiento y Medicin ................................. 146
5.6.2. Subproceso de Evaluacin del PAC y Auditora Interna ......... 156
5.7. MEJORA CONTINUA DEL PROCESO ......................................... 167
6
5.7.1. Priorizacin de los procesos a mejorar ................................... 167
5. 7.2. Equipo de mejora .................................................................... 170
5.7.3. Subproceso de Mejora Continua ............................................. 171
5.8. DISEO DEL MANUAL DE PROCESOS PARA LA PLANIFICACIN
DE CONTRATACIONES ......................................................................... 180
5.8.1. Objetivo ................................................................................... 180
5.8.2. Alcance ...................................... :............................................ 181
5.8.3. Estructura ................................................................................ 181
5.9. PLAN DE IMPLEMENTACIN ...................................................... 184
5.9.1. Responsabilidades .................................................................. 184
5.9.2. Fases de Implementacin ....................................................... 185
CAPITULO VI:_ANLISIS BENEFICIO- COST0 ....................................... 190
6.1. CLCULO DE COSTOS ...................................................................... 190
6.1.1. Costos de operacin sin el Sistema de Gestin ...................... 191
6.1.2. Costos de operacin con el Sistema de Gestin ..................... 193
6.1.3. Ahorro de adquisiciones urgentes ........................................... 196
6.1.4. Inversin en la implementacin ............................................... 197
6.2. EVALUACIN ECONMICA: VAN, B/C, TIR. ..................................... 200
6.2.1. Valor Actual Neto- VAN .........................................................200
6.2.2. Beneficio - Costo- B/C .......................................................... 201
6.2.3. Tasa Interna de Retorno- TIR. ............................................... 202
CAPITULO VII:EVALUACIN DE RESULTADOS ..................................... 203
7.1. EVALUACIN DEL NMERO DE ACTIVIDADES ........................ 203
7.2. EVALUACIN DE TIEMPOS ......................................................... 204
7.3. EVALUACIN DE COSTOS .......................................................... 205
7.4. EVALUACIN ECONMICA ......................................................... 206
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 207
CONCLUSIONES ....................................................................................207
RECOMENDACIONES ...........................................................................209
BIBLIOGRAFA ...........................................................................................210
GLOSARIO DE ACRNIMOS Y TRMINOS TCNICOS ......................... 214
7
RESUMEN EJECUTIVO
La presente tesis tiene como objetivo mejorar el proceso de Planificacin de

Contrataciones en PROMPERU a partir del diseo de un Sistema de Gestin
por Procesos.
Los principales temas realizados en la presente tesis son los siguientes:

diagnstico de la empresa, protocolo de la investigacin, marco terico,
situacin actual del proceso de planeamiento de contrataciones, sistema
propuesto y evaluacin del sistema propuesto.
En el captulo 1, diagnstico de la organizacin, realizamos dos tipos de

diagnstico. En el diagnstico funcional se presenta un estudio de la
estructura orgnica de PROMPER. En el diagnstico estratgico se presenta
un estudio de las actividades consideradas estratgicas de PROMPER
como la visin, la misin, el mapa de procesos y el anlisis FODA.
En el captulo 11, Marco terico, presentamos el soporte terico que

utilizaremos en la tesis. Como primer punto describimos aspectos principales
de la Gestin por Procesos: como tipos de procesos, indicadores, entre otros.
Tambin describimos los principios de la Norma ISO 9001 y los fundamentos
de los Modelos de Excelencia.
En el captulo 111, protocolo de la investigacin, identificamos el problema

principal, el cual consiste en preguntarnos si el diseo de un sistema de
8
gestin por procesos mejorara o no el Planteamiento de Contrataciones en
PROMPER. Seguidamente definimos los objetivos que busca alcanzar la
investigacin. Luego definimos las hiptesis como posibles soluciones al
problema principal. Por ltimo, describimos el alcance de la Tesis.
En el captulo IV, situacin actual del proceso de planeamiento de

contrataciones, primeramente describimos el modelo de gestin actual que
tiene la entidad. Luego identificamos los subprocesos en los cuales se
desagrega el proceso de planificacin de contrataciones; y hacemos el
levantamiento respectivo mediante las herramientas de diagrama de flujo y
Tabla ASME-VM.
En el captulo V, presentamos el sistema propuesto, donde primeramente se

elabora una matriz de procesos y subprocesos. Luego desarrollamos un mapa
de interrelacin de procesos. Seguidamente, rediseamos los subprocesos
mapeados en el captulo IV y describimos los subprocesos que son parte del
Sistema de Gestin.
En el captulo VI, realizamos el anlisis beneficio costo del sistema propuesto.

Para ello calculamos el costo de operacin del proceso de Planificacin de
Contrataciones sin el Sistema de Gestin y con el Sistema de Gestin.
Asimismo, calculamos la inversin que requerir el proyecto.
En el captulo VIl, realizamos la evaluacin del Sistema Propuesto. Para esto,

se analiza la variacin del nmero de actividades, la variacin de tiempos y la
variacin de costos. Asimismo, se evala la factibilidad del proyecto, con los
resultados del anlisis beneficio/costo.
Finalmente, adjuntamos la bibliografa, el glosario de trminos y anexos.
9
DESCRIPTORES TEMTICOS
)o;> Gestin por procesos
)o;> Gestin de la Calidad segn la familia de normas ISO 9000
);> Mejora Continua
);> Modelos de Excelencia Empresarial
);> Sistemas de Control
);> Cuadro de Mando Integral
);> Planificacin de la Cadena de Abastecimiento
10
INTRODUCCIN
El Per es un pas en vas de desarrollo. Para canalizar este propsito, es

necesario contar con instituciones gubernamentales eficientes y eficaces. Tal
es el caso de PROMPER, entidad encargada de promover el turismo y la
oferta exportable.
La elaboracin del Plan Anual de Contrataciones es uno de los puntos dbiles

de PROMPER. Cada ao se hace muchas modificaciones al documento,
ocasionando retrasos en las contrataciones, duplicidad de trabajo en la
elaboracin del plan y sobrecostos en la adquisicin.
Por otro lado, la Gestin por Procesos es un nuevo enfoque de gestin. Este
enfoque es una alternativa frente a las desventajas del enfoque funcional.
Adems, el Sistema de Gestin de la Calidad de la familia de normas ISO 900
y tos modelos de excelencia empresarial, recomiendan gestionar la
organizacin en base a procesos.
Por ello, el presente trabajo est enfocado en utilizar la metodologa de la

gestin por procesos para mejorar el proceso de Planificacin de
Contrataciones. Asimismo, debido a que todas las entidades del Estado estn
reguladas por la ley de Contrataciones del Estado, stas deben realizar sus
contrataciones bajo las reglas de esta norma. Por ello, el presente trabajo
podr tener un impacto en la gestin estatal ya que las diferentes entidades
del estado podran replicar el modelo planteado en sus respectivos procesos
de Planeamiento de Contrataciones.
11
CAPITULO 1:
DIAGNSTICO DE LA ENTIDAD
1.1. ASPECTOS GENERALES
1.1.1. Historia de la Entidad
PROMPER (Comisin de Promocin del Per) se cre en 1993 mediante el

Decreto Supremo No 010-93-PCM. Mediante Decreto Legislativo se dispuso
la absorcin del Fondo de Promocin del Turismo- Foptur creada en 1977 por
parte de Promper. Este organismo estaba encargado de promocionar el
turismo interno del pas.
PROMPEX (Comisin para la Promocin de Exportaciones) se cre en 1996

mediante el Decreto Legislativo No 805. El organismo estaba encargado de
facilitar y promover las exportaciones peruanas.
En el 2002 se cre el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo, Mincetur,

mediante Ley No 27779. PROM PER y PROM EX pasaron a ser dependientes
del Mincetur.
A travs del Decreto Supremo N 003-2007-MINCETUR, PROMPERU y

PROMPEX se fusionaron bajo la modalidad de fusin por absorcin,
correspondindole a PROMPEX la calidad de entidad incorporante, la cual ha
adoptado, al culminar el proceso de fusin, la denominacin de Comisin de
Promocin del Per para la Exportacin y el Turismo- PROMPERU.
12
Mediante el Decreto Supremo No 014-2010-Mincetur, PROMPER tiene una
nueva Direccin: la Direccin de Promocin de Imagen pas. Esta direccin
es responsable de gestionar la estrategia de la Imagen Pas.
1.1.2. Funciones de la Entidad
PROMPERU es un Organismo Pblico Ejecutor con personera jurdica de

derecho pblico, est adscrita al Ministerio de Comercio Exterior y Turismo
(MINCETUR), goza de autonoma administrativa, tcnica, econmica,
financiera, operativa, y constituye un pliego presupuesta!.
De acuerdo al propsito de su formacin y a la personera jurdica que goza

tiene las siguientes funciones:
~ Ejecutar las polticas sectoriales en materia de promocin de

exportaciones y turismo e imagen del Per.
~ Formular, proponer, aprobar y ejecutar planes y estrategias institucionales
de promocin de la exportacin, el turismo y la imagen del Per, en
concordancia con las polticas comerciales y de turismo.
~ Implementar y desarrollar los planes nacionales estratgicos de
exportaciones y turismo, tales como el Plan Estratgico Nacional de
Exportaciones - PENX y el Plan Estratgico Nacional de Turismo -
PENTUR o los que los sustituyan o se creen en el futuro, en el marco de
su competencia.
~ Ejercer sus competencias sin asumir aquellas funciones que idneamente
pueden ser cumplidas por los niveles regional y local. La ejecucin de
polticas nacionales deber canalizarse a travs de las instancias
pertinentes de los gobiernos regionales, los gobiernos locales o instancias
privadas.
~ Proponer al MINCETUR la poltica informativa para la difusin de la
imagen del Per en promocin turstica y de exportaciones.
13
~ Coordinar, con las entidades correspondientes, el establecimiento de
oficinas, la designacin de representantes comerciales y/o la contratacin
de representaciones en el extranjero, con el fin de promover las
exportaciones y/o el turismo, as como difundir la imagen del Per y
brindar informacin en estas materias.
~ Establecer oficinas y designar representantes en cualquier lugar del
territorio nacional slo en los casos de las competencias que no pueden
ser cumplidas idneamente por los gobiernos regionales y locales.
~ Ejecutar acciones pertinentes que lleven a la formulacin, implementacin
y administracin de la "Marca Pas" y otros similares, que permitan
identificar al Per a nivel nacional e internacional, como instrumento de
promocin de las exportaciones asf como del turismo interno o receptivo.
~ Gestionar recursos de cooperacin reembolsable y no reembolsable
nacional e internacional para la promocin de las exportaciones, turismo,
as como para la difusin de la imagen del Per en relacin con las
exportaciones y el turismo, conforme a la normatividad vigente y a travs
de las autoridades competentes.
~ Proponer al MINCETUR los dispositivos legales que tengan incidencia en
las materias o actividades de su competencia y emitir opinin tcnica en
la formulacin de estrategias, acciones y propuestas normativas que le
sean requeridas.
~ Coordinar con las distintas Entidades del Sector Pblico las acciones
necesarias para el desarrollo de sus funciones.
14
1.2. DIAGNSTICO FUNCIONAL
1.2.1. Estructura Organizacional
1.2.1.1. Organigrama
La entidad establece su estructura orgnica a travs de su Reglamento de

Organizacin y Funciones (ROF). La estructura orgnica de PROMPER
est compuesta de la siguiente manera:
rgano de Consejo Directivo, Direccin Ejecutiva,

direccin Secretara Ejecutiva
rgano de control rgano de Control Institucional
rgano de Oficina de Planeamiento y Presupuesto, Oficina
asesoramiento Asesora Jurdica
rgano de apoyo Oficina General de Administracin, Oficina de
Tecnologas de la Informacin, Oficina de
Recursos Humanos
rganos de lnea Direccin de Promocin de las Exportaciones,
Direccin de Promocin del Turismo, Direccin
de Comunicaciones e Imagen Pas.
Los niveles jerrquicos de la estructura orgnica son:
Nivell Consejo Directivo

Nivelll Oficina
Nivellll Unidad
En la Figura No 1 se puede observar el organigrama de PROM PER
15
Figura W 1: Organigrama de Promper
CONSEJO DJRECllVO
1 1
1 RGANO DE CONTROL ~
INSTillJCIONAL
1 SECRETARiAGENERAL :
~ OFICINA GENERJI!- DE - - OFICINA DE PLANEAMIENTO 1

ADMINISTRACION Y PRESUPUESTO
l UNIDAD DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS r- H UNIDAD DE
RACIONALIZACIN
1
UNIDAD DE ASUNTOS
FINANCIEROS r- H UNIDAD DE PLANEAMIENTO
Y PRESUPUESTO
1
OFICINA DE TECNOL~Gt-
DE LA INFORMACION
UNIDAD DE COOPERACIN 1
TCNICA INTERNACIONAL
lOFICINA DE RECURSOS t-YOFICINA DE ASESOR[AI

HUMANOS JURIDICA
1 DIRECCINDE PROMOCIN DE 1 1 DIRECCIN DE PROMOCIN DEL 1 DIRECCINO~ COMUNICACIONES

LAS EXPORTACIONES TURISMO E IMAGEN PA(S
Fuente: ROF PROMPER (2014)
1.2.1.2. Las partes y sistemas de la organizacin
De acuerdo al modelo de Mintzberg 1 , podemos diferenciar las partes de una

organizacin de la siguiente manera:
;o. Cumbre estratgica o administracin Superior
Lo conforman el Consejo Directivo y .la Secretara General, el cual est

conformado por los siguientes miembros:
./ El Viceministro de Comercio Exterior;
1MINTZBERG, Henry. Designing Effective Organization. New Jersey: Prentice Hall, 1993. p.
9-18
16
./ El Viceministro de Turismo;
./ Un representante del Ministerio de Relaciones Exteriores;
./ Un representante del Ministerio de la Produccin;
./ Un representante del Ministerio de Agricultura;
./ Un representante del Ministerio de Economa y Finanzas;
./ Un representante de la Agencia de Promocin de la Inversin Privada -
PROINVERSIN, designado por su Consejo Directivo;
./ El Presidente de la Asociacin de Exportadores (ADEX) o su
representante;
./ El Presidente de la Sociedad de Comercio Exterior del Per
(COMEXPERU) o su representante;
./ El Presidente de la Asociacin de Gremios Productores Agroexportadores
del Per (AGAP) o su representante;
./ El Presidente de la Sociedad Nacional de Industrias (SNI) o su
representante;
./ El Presidente de la Coordinadora Nacional de Gremios PYME-PER o su
representante;
./ El Presidente de la Cmara de Comercio de Lima (CCL) o su
representante;
./ El Presidente de la Cmara Nacional de Turismo (CANATUR) o su
representante;
./ Un representante gremial de la Zona Turstica Nor Amaznica;
./ Un representante gremial de la Zona Turstica Centro;
./ Un representante gremial de la Zona Turstica Sur;
La Secretara General est a cargo del Secretario General, quien es la mxima

autoridad administrativa de PROMPER, responsable de su marcha
administrativa. Coordina con los Directores de Promocin de las
Exportaciones y Promocin del Turismo, la marcha operativa de la entidad,
conforme a los lineamientos aprobados por el Consejo Directivo y a las
17
polticas sectoriales. El Secretario General depende del Consejo Directivo de
PROMPER. El Secretario General es el Titular del Pliego.
)o> Lnea Media
Lo conforman los directores y subdirectores de Promocin, el Director de

Coordinacin de las Oficinas Comerciales y el Director y Subdirectores de la
Direccin de Mercadeo, Comunicaciones y Eventos. Estas personas son el
nexo entre la administracin superior y el ncleo operativo.
)o> Ncleo Operativo
Est conformado por la Direccin de Promocin de Exportaciones, Direccin

de Promocin del Turismo, Direccin de Promocin de Imagen Pas, Direccin
de Coordinacin de las Oficinas Comerciales en el Exterior y la Direccin de
Mercadeo, Comunicaciones y Eventos.
La Direccin de Promocin de las Exportaciones es el rgano responsable de

disear las propuestas de Planes Estratgico y Operativo y dems polticas
institucionales en la parte correspondiente a la promocin de las
exportaciones, en armona con las polticas sectoriales fijadas por el
MINCETUR, y en coordinacin con otras instituciones pblicas y privadas
relacionadas a la promocin de exportaciones; as como, de ejecutarlas a
travs de la aplicacin de los instrumentos de promocin comercial a cargo de
la institucin. La Direccin de Promocin de las Exportaciones depende del
Consejo Directivo y su Director es designado por el Presidente del Consejo
Directivo.
La Direccin de Promocin del Turismo es el rgano responsable de disear

las propuestas de Planes estratgicos, operativos y dems polticas
institucionales en la parte correspondiente a la promocin del turismo hacia el
Per y el turismo interno en el Per, en concordancia con las polticas
sectoriales fijadas por el MINCETUR, en coordinacin con las instituciones
18
pblicas y privadas relacionadas a la promocin del turismo; as como de
ejecutarlas a travs de la aplicacin de los instrumentos de promocin turstica
a cargo de la institucin. La Direccin de Promocin del Turismo, depende del
Consejo Directivo y su Director es designado por el Presidente del Consejo
Directivo.
La Direccin de Comunicaciones e Imagen Pas es el rgano responsable de

proponer y evaluar las estrategias de Imagen Pas, de mercadeo y
comunicaciones, y de produccin de eventos y material promocional, en los
planes estratgico, operativo y dems polticas institucionales en materia de
promocin del turismo y las exportaciones; as como, de ejecutarla a travs
de la aplicacin de los instrumentos de promocin a cargo de la entidad.
La Direccin de Mercadeo, Comunicaciones y Eventos es el rgano de lnea

responsable de planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las
estrategias y acciones de comunicaciones, publicidad y prensa, as como de
dirigir y supervisar la produccin de eventos y material promociona!, para
implementar las actividades previstas en los planes operativos de promocin
de las exportaciones, el turismo y la imagen pas; sus acciones est sujetas a
la conformidad de los rganos, unidades orgnicas de lnea y rganos
desconcentrados, responsables de los citados planes, operativos de
promocin. La Direccin de Mercadeo, Comunicaciones y Eventos depende
del Consejo Directivo y su Director es designado por el Presidente del Consejo
Directivo.
);l> Tecnoestructura o Estructura Tcnica
Lo conforman la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y la Oficina de

Asesora Jurdica.
La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el rgano encargado de

formular, conducir y evaluar los sistemas de planificacin, presupuesto,
inversin pblica y racionalizacin, as como de orientar y programar las
19
actividades de cooperacin tcnica nacional e internacional de acuerdo con la
normatividad vigente.
La Oficina de Asesora Jurdica es el rgano encargado de brindar

asesoramiento legal a la Alta Direccin y a los dems rganos de la entidad,
en aspectos jurdicos y tcnicos legales.
~ Staff de Apoyo
Lo conforma la Oficina de Administracin y Finanzas
La Oficina de Administracin y Finanzas es la encargada de programar,

conducir y controlar los sistemas administrativos de personal, logstica,
contabilidad, tesorera, archivo e informtica. Asimismo, es responsable de la
ejecucin presupuesta! del Pliego.
1.2.1.3. Mecanismos de coordinacin
Asimismo, podemos identificar los mecanismos de coordinacin que

describen las formas bsicas en las que PROM PER coordina su trabajo:
~ Supervisin directa
Es uno de los mecanismos de coordinacin que tiene PROMPER. Por

ejemplo los Subdirectores de Promocin emiten rdenes o instrucciones a
otras personas, dentro de la Subdireccin, cuyo trabajo est relacionado.
Este mecanismo de coordinacin se da de acuerdo al nivel jerrquico que se

puede apreciar en el organigrama de PROMPER, Figura No 1.
~ Normalizacin de los procesos de trabajo
Este tambin es un mecanismo de coordinacin, el cual se hizo ms comn

cuando PROMPER pudo obtener la certificacin ISO 9001 referente a
procesos que realiza la Direccin de Promocin de las Exportaciones.
20
La Oficina de Pfaneamiento y Presupuesto (tecnoestructura) es la encargada
de elaborar los documentos de gestin, como procedimientos, instructivos de
trabajo, directivas, polticas institucionales, entre otros, lo cual facilita la
coordinacin mediante este mecanismo.
Cabe mencionar, que PROMPER se encuentra en una fase de diseo de

una Gestin por Procesos, la cual an est en sus primeros pasos.
~ Normalizacin de las reglas
Debido a que PROM PER es una entidad pblica, est supeditada a las leyes
que rigen el Per en materia de promocin y temas afines a las funciones de
PROMPER, las cuales las da el Congreso de la Repblica. Asimismo, se
debe tener en cuenta que PROM PER est adscrita al Ministerio de Comercio
Exterior y Turismo, por tanto, los decretos supremos que formule y que tengan
relacin alguna con PROMPER, debern ser cumplidas por la entidad.
Adems, PROMPER est sujeta a disposiciones que emita la Presidencia
del Consejo de Ministros que sean de carcter general (todas las entidades
pblicas deben acatar lo mencionado en dicho decreto supremo) o de carcter
institucional (solo PROMPER).
Por ejemplo, el proceso de programacin, formulacin, ejecucin y evaluacin

presupuesta! est normado por la Ley Nacional del Presupuesto Pblico del
ao fiscal correspondiente, las directivas relacionadas al tema que emite el
Ministerio de Economa y Finanzas, entre otros instrumentos normativos. El
proceso de contrataciones est normado por la ley de Contrataciones del
Estado y su Reglamento.
Asimismo, se tienen documentos de gestin, como directivas, polticas

institucionales, entre otros, que regulan las actividades de PROMPER.
21
~ Normalizacin de las salidas
Como ya se haba mencionado, PROMPER obtuvo la certificacin ISO 9001

en procesos de la Direccin de Promocin de las Exportaciones. Por tanto, los
productos (entregables) de estos procesos tienen determinadas
caractersticas ya normalizadas.
1.2.1.4. Organizacin divisional
Tambin podemos observar, de acuerdo a la naturaleza de la entidad, qu

tipo de organizacin es PROMPER o a qu tipo de organizacin se asemeja
segn el modelo de Mintzberg.
El tipo de organizacin que ms se asemeja a PROMPER es una

organizacin divisional porque el principal mecanismo de coordinacin es el
de normalizacin de outputs, la parte fundamental de PROMPER es la lnea
media y el ncleo operativo, PROMER tiene Oficinas Regionales en las
diferentes regiones del Per.
1.2.2. Normas Legales
Decreto Supremo No 003-2007-MINCETUR: Decreto Supremo que

dispone la fusin de la Comisin de Promocin del Per - PROMPER
con la Comisin para la Promocin de Exportaciones - PROMPEX.
Decreto Legislativo No 1017. Decreto Legislativo que aprueba la Ley de
Contrataciones del Estado.
Decreto Supremo No 184-2008 -EF: Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado
Ley 29783: Ley que modifica el Decreto Legislativo No 1017 que aprueba
la Ley de Contrataciones del Estado.
22
1.3. DIAGNSTICO ESTRATGICO
1.3.1. Visin
Ser .la agencia de promocin de las exp9rtaciones, inversiones y el turismo

nmero uno en latinoamca por sus resultados y reconocimiento.
1
1
1
1
i
1
1
1.3.2. Misin
Posicionar al Per en el mundo a travs de fa imagen, sus destinos tursticos

y sus productos de exportacin con un valor agregado, contribuyendo al
desarrollo sostenible y descentralizado en el pas.
1.3.3. Valores
Compromiso
Estamos 100% comprometidos con nuestro trabajo, nuestra institucin y en
especial nuestro pas. Trabajamos con entLsiasmo porque sabemos que cada
tarea que hacemos ayuda a construir un ~ejor Per.
1
Orientacin al Cliente
Somos una organizacin de servicios. Es t;>or ello que buscamos ofrecer valor
para nuestros clientes externos e internosJ anticipndonos a sus necesidades
y excediendo sus expectativas.
liderazgo
Predicamos con el ejemplo; nuestros lderes promueven nuestros valores a
travs de cada accin que realizan. Siempte con sencillez y apertura, guiamos
1
a nuestros colaboradores para su crecimiento profesional y personal.

1
23
Respeto y trabajo en quipo
Somos un equipo. Valoramos las ideas de otros buscando en conjunto discutir
e intercambiar opiniones que nos fortalecen como organizacin y como
personas
Integridad
Hacemos las cosas que son correctas; porque creemos en ellas, no porque
nos observan. Actuamos con honradez y honestidad en la realizacin de
nuestras funciones
Innovacin
Buscamos la excelencia como estndar y loa mejora continua en todo lo que
hacemos. Innovamos constantemente buscando nuevas formas de generar
valor.
1.3.4. Objetivos estratgicos
PROMPER mediante la RSG No 040-2013-PROMPERU/SG aprob el Plan

Estratgico Institucional (PEI) para el periodo 2013-2015. La Tabla No 1
muestra los objetivos estratgicos y estrategias para el periodo 2013-2015.
24
Tabla W 1: Objetivos estratgicos y estrategias de PROMPER para el periodo 2013-2015
-... .:-.: ..,,. ,, .. ,-.- ---:-' .. ,.., ~ -~ .. _. -," ' -. .,;::; - .
_, , .- -- .. .' '--->-.~ ' . .:. ... _.' ... ~- ... .:: : .."'" --::~ '' !<
e : .. Obj~tivo ~s,tratgico.
.. .. .. Estrat~gias . . - - .. . ..
.... . ' ~ ' '
Posicionamiento meditico del Per en los mercados

y segmentos priorizados
Contribuir efectivamente a
Actores clave identificados y comprometidos con la
mejorar la imagen del pas a nivel
promocin de la marca Per
nacional e internacional
Eficiente gestin de la Marca Per, (alianzas, usos,
licencias, apoyos)
Identificacin y difusin de oportunidades comerciales

Contribuir efectivamente al
crecimiento sostenido y lntemacionalizacin de empresas a travs de
descentralizado de las herramientas de promocin comercial
exportaciones con valor agregado Fortalecimiento de capacidades de las empresas
exportadoras (PYMES y regiones)
Penetracin de la Cadena comercial a travs de

relaciones one-to-one
Contribuir efectivamente al Promocin al consumidor final en segmentos de

crecimiento sostenido y turistas objetivo
descentralizado de las divisas
generadas por Turismo y el flujo Fortalecer la promocin del turismo interno a travs de
de turistas nacionales la creacin de una cultura de viaje
Anlisis profundo de cada mercado-segmento y sus

oportunidades
Fuente: Plan Estratgico Institucional 2013-2015 PROMPER
1.3.5. Anlisis Interno
Definimos las fortalezas y debilidades en base a los fundamentos del Modelo

de Excelencia de Gestin avalado por el Comit de Gestin de la Calidad.
Este comit reconoce anualmente a las organizaciones con el Premio
Nacional de la Calidad a aquellas organizaciones que cumplen con los
fundamentos de excelencia.
1.3.5~ 1. Fortalezas
En la Tabla No 2 se muestra las fortalezas de Promper.

25
Tabla W 2: Fortalezas de Promper
F;und~mento ~e la ...,. .
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''
~ ,-' -,.-,;: .
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" ' . Fortaleza :~ :- ' . 0 .. -~-- ,
exc~IC:mci.
. .-;: ,
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Liderazgo visionario La entidad se gestiona a partir de un Plan Estratgico

Institucional (PEI).
Excelencia orientado al La organizacin est focalizada en sus clientes. Un objetivo

estratgico es el fortalecimiento de las capacidades
cliente
empresariales.
Alto grado de especializacin de los rganos de lnea de
Aprendizaje personal y Direcciones de Promocin de Exportaciones y de Turismo.
organizacional Personal calificado, con experiencia, identificado
plenamente con las funciones que desempea.
La entidad cuenta con un ERP y otros sistemas de
Agilidad y flexibilidad informacin que automatiza el procesamiento de la
informacin.
Orientacin hacia el Concepcin estratgica unificada para la promocin de las
futuro exportaciones y turismo.
Gestin de la Se observa innovacin en el desarrollo tanto de las
innovacin actividades como en los productos de los rganos de lnea.
Gestin basada en La entidad tiene registrado gran cantidad de informacin
hechos gracias a sus sistemas de informacin.
Trabajo compartido y coordinado con el sector empresarial
Responsabilidad social y otras entidades relevantes en los campos relacionados a
la promocin del turismo y de las exportaciones.
Orientacin a resultados Los rganos de lnea estn focalizados en incrementar el
y creacin de valor turismo y las exportaciones del pas.
La Direccin de Promocin de las Exportaciones tiene un
Perspectiva de sistemas Sistema de Gestin de la Calidad elaborado desde la
perspectiva de procesos y sistemas .
..
Fuente: Elaboracron propra
1.3.5.2. Debilidades
En la Tabla No 3 se muestra las debilidades de Promper.
26
Tabla W 3: Debilidades de Promper
',
.Fundamento de la
:; .-
i;~ / '.-- ;;~~~~leriaa ~- -": ---- 'O--:- .. - _-:;"-'-Debilidad":'~\,'---~;- ---. _..,. ~- ,-~- ~~ .
No todas las unidades de la entidad estn alineadas con

Liderazgo visionario
las directrices del PEI.
Excelencia orientado al Deficiencia en los sistemas de informacin para gestionar
cliente la informacin de las empresas.
Aprendizaje personal y Insuficiente difusin de logros y actividades
organizacional institucionales.
Existen controles innecesarios en los procedimientos, las
Agilidad y flexibilidad
cuales causan retrasos.
Orientacin hacia el Insuficiente difusin de la estrategia de promocin de
futuro exportaciones y turismo en las regiones.
Gestin de la Existe escasa innovacin en el desarrollo de las
innovacin actividades de las unidades de apoyo.
Gestin basada en las unidades de apoyo no cuentan con indicadores que
hechos midan sus resultados.
Falta de programas para fortalecer la oferta turstica y
Responsabilidad social
exportable de las comunidades de escasos recursos.
Orientacin a resultados Falta de alineamiento entre las unidades de apoyo y los
y creacin de valor rganos de lnea.
La estructura organizacional de las unidades de apoyo
Perspectiva de sistemas
est formado desde la perspectiva funcional.
Fuente: Elaboracin prop1a
1.3.6. Anlisis Externo
1.3.6.1. Oportunidades
Pas que crece sostenidamente.

Pas que est alcanzando grados de inversin.
Manejo macroeconmico serio y responsable.
Se cuenta con Tratados de Libre con 51 pases, entre ellos podemos
mencionar a Estados Unidos, China y la Unin Europa.
Cuenta con produccin agrcola en contra estacin con productos de
calidad y nichos.
27
Pas mega diverso, con amplia variedad de productos con potenciales
exportables y destinos tursticos que promocionar.
Oferta exportable de nichos de alto valor.
Acceso preferencial a los mercados de la APEC.
Existencia de una agenda de negociaciones comerciales internacionales.
Consenso pblico y privado en relacin con la estrategia .nacional de
comercio exterior (PENX) y turismo (PENTUR).
Tendencia creciente de los flujos tursticos y comerciales en el mercado
mundial hacia la oferta del Per.
Priorizacin a nivel mundial del sector turismo como actividad econmica
capaz de generar empleo y divisas para los pases.
Profundizacin de conocimiento de las necesidades del mercado en
promocin de exportaciones.
1.3.6.2. Amenazas
Alta concentracin y limitada continuidad de las empresas exportadoras.

Insuficiente uso de buenas prcticas de manufactura y de gestin
empresarial comercial en empresas exportadoras.
Atomizacin de la oferta exportable e insuficiente asociatividad
empresarial.
Alta concentracin de la oferta en pocos atractivos tursticos.
Inseguridad interna genera imagen negativa para el turismo.
Presencia de operadores tursticos informales.
Insuficiente infraestructura y servicios logsticos para la exportacin de
bienes y servicios.
Insuficiente conectividad area internacional, nter e intra regional para el
desarrollo del turismo.
Baja competitividad del Per respecto al mundo en relacin a precios,
salud e higiene en el sector turstico.
28
Insuficiente institucionalidad de las empresas vinculadas con la actividad
turstica.
Conflictos sociales desalienta el ingreso de turistas al pas.
Altos costos vinculados a las certificaciones para acceder al mercado
internacional.
Proteccionismo y barreras de accesos al mercado de pases de destino
(cuotas, licencias, subsidios, normas tcnicas).
1.4. INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA
);> ERP
PROM PER tiene el ERP Oracle EBusines Suite v12.1 (mdulos de

contabilidad, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, cuentas bancarias,
activos fijos, inventario, recursos humanos, compras, presupuesto)
);> SIAF
El SIAF (Sistema Integrado de Administracin Financiera) es un sistema

informtico asociado a la ejecucin presupuesta! del Estado que pretende
mejorar la gestin de las finanzas pblicas a travs del registro nico de las
operaciones de ingresos y gastos de las Unidades Ejecutoras (destinatarios
de una porcin del Presupuesto Pblico, integrante de un Pliego y ste, a su
vez, de un Sector del Estado) permitiendo la integracin de los procesos
presupuestarios, contables y de tesorera.
PROMPER por ser una entidad autnoma, es una Unidad Ejecutara que
obligatoriamente registra sus ingresos y gastos en el SIAF.
Los mdulos que integran el SIAF y que est a disposicin de la Unidad

Ejecutora son:
29
Mdulo de Formulacin del Presupuesto -MFP
En la cual se registra la estructura funcional programtica de la entidad a nivel
de funcin, programa, sub-programa, actividad o proyecto, componente, meta
y sus respectivos mantenimientos. Adems, se registra la formulacin de los
ingresos y de los gastos
Mdulo de Procesos Presupuestarios - MPP

En la cual se registra el Presupuesto Institucional de Apertura, las notas de
modificacin presupuesta!.
Mdulo de Ejecucin Administrativo y Contable - SIAF-SP

En el cual se registran las fases del gasto (compromisos, devengados, girados
y pagados) y las fases del ingreso (determinado y recaudado), as como la
contabilizacin de cada una de ellas.
Mdulo de Pago de Planillas y Servicios No Personales

En el cual se registra la informacin correspondiente al personal activo,
cesante y servicios no personales de la entidad, la misma que se actualiza
permanentemente.
;;... SISTEMA APEX
El Sistema APEX es un instrumento de soporte informtico creado con la

finalidad de facilitar el proceso de formulacin, modificacin y evaluacin de
todas las actividades establecidas en el POI (Plan Operativo Institucional) de
PROMPER.
En el proceso de formulacin, los rganos o unidades orgamcas de

PROMPER proceden al registro de los datos propios de las actividades
establecidas en el POI de cada ejercicio fiscal mediante el ingreso al Sistema
APEX
En el proceso de modificacin, la transferencia de presupuesto de una

actividad a otra; se gestiona ingresando al Sistema APEX. La creacin de
30
nuevas actividades no incluidas en el POI se realiza a travs del Sistema
APEX.
En el proceso de evaluacin, en un plazo no mayor de treinta (30) das

calendario de concluida o cancelada la actividad, los rganos o unidades
orgnicas procedern a evaluar la actividad ingresando al Sistema APEX. En
un plazo no mayor de quince (15) das calendario de concluido el trimestre,
los rganos o unidades orgnicas realizarn un evaluacin de las actividades
. programadas del trimestre ingresando al Sistema APEX.
}lo> SEACE
El Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado- SEACE, es un sistema

integral compuesto por polticas, procedimientos, normas y software con
acceso desde internet, con el fin de dar transparencia, optimizar, modernizar
y generar ahorros en las contrataciones pblicas del Per.
Los mdulos que integran el SEACE son:
Mdulo de Plan Anual de Contrataciones

En la cual se registra el Plan Anual de contrataciones en un plazo no mayor
de cinco (5) das hbiles contados a partir de la fecha de su aprobacin.
Mdulo de Procesos de Seleccin

En el cual se puede buscar los procesos de seleccin convocados o
guardados en el sistema donde muestra el ao, tipo y descripcin del objeto
de convocatoria. Listar los procesos segn tipo de proceso de seleccin
seleccionado. Crear un proceso de seleccin.
Contratos
Procedimientos especiales
Usuarios
Convenio Macro
REC
31
CAPITULOII:
MARCO TERICO
2.1. ANTECEDENTES BIBLIOGRFICOS
En la revisin de antecedentes bibliogrficos, se tom en cuenta las

investigaciones que utilizaron conceptos de Gestin por Procesos,
Reingeniera, Mejora Continua, Gestin de la Calidad Total y Balance Score
Card.
2.1.1. Antecedentes bibliogrficos dentro del pas
Manuel Castillo2 (2003) propone un modelo de Sistema de Gestin por

Procesos en rgano gubernamental ejecutor de proyectos de infraestructura
vial. Le entidad tena organizacin funcional que no estaba actualizada desde
hace muchos aos. Sus procesos se caracterizaban por ser lentos y
burocrticos.
El investigador identific los procesos y subprocesos de la entidad. Mediante

el uso de diagramas de flujo optimiz los procesos ms crticos, reduciendo
tiempos y nmero de pasos. Luego de optimizar los procesos, formul nueva
estructura organizacional.
2CASTILLO PALOMINO, Manuel l. A. Modelo de sistema de gestin por procesos en

entidades del estado. Tesis (Ingeniero Industrial). Lima, Per: Universidad Nacional Mayor
de San Marcos, Facultad de Ingeniera Industrial, 2003.
32
El diseo de un sistema de gestin por procesos facilit la optimizacin de las
actividades, al mismo tiempo cre las bases para la mejora continua. Del
mismo modo facilit el diseo de una estructura organizacional ms efectiva.
Litina Prez3 (2003) concluy que el uso de tcnicas de modelado de procesos

y simulacin constituye una herramienta que permite aplicar reingeniera de
procesos en una organizacin .
. Yasmn lllia4 (2007) diseo un Sistema de Gestin de la Calidad ISO 9001 en

un operador logstico. La empresa contaba con procedimientos, pero no
estaban sistematizados segn un modelo de gestin. Por otro lado, los
indicadores de medicin no fueron lo suficiente como para poder medir la
calidad del servicio.
La investigadora sistematiz los procedimientos existentes en torno a los

procesos del Sistema de Gestin de la Calidad ISO 9001. Para completar el
Sistema de Gestin, cre procesos de seguimiento y mejora. Defini
indicadores para cada procedimiento. Consolid los indicadores del Sistema
de Gestin en un Tablero de Control.
La estandarizacin de los procesos y su adecuacin a la ISO 9001 logr

mejorar la calidad del servicio. La integracin con el tablero de control permiti
un seguimiento integral al desempeo de los procesos.
3 PREZ VILLANUEVA, Liliana. Reingeniera de procesos en la administracin pblica.

Lima, 2003. Tesis (Ingeniero Industrial). Lima, Per: Universidad Nacional Mayor de San
Marcos, Facultad de Ingeniera Industrial, 2003.
4 1LLIA VALCRCEL, Yasmn. Propuesta para la implementacin del sistema de calidad ISO
9001 y su relacin con la gestin estratgica por indicadores Balanced Score Card aplicado
a un operador logstico. Tesis (Ingeniera Industrial. Lima, Per: Pontificia Universidad
Catlica del Per, Facultad de Ciencias e Ingeniera, 2007.
33
Johanna Agip y Fabiola Andrade5 (2007) proponieron mejorar el tiempo de
instalacin de servicios de conexin ADSL (internet), en una empresa de
telecomunicaciones, mediante el uso de conceptos de mejora continua.
El mapeo del proceso de provisin de servicios ADSL y la aplicacin de los

pasos de la mejora continua permiti identificar oportunidades de mejora.
La implementacin de las oportunidades de mejora logr un efecto favorable

en los tiempos de ejecucin del proceso. Al mismo tiempo, el diseo de una
estructura en base a procesos, favoreci la mejora continua.
2.1.2. Antecedentes bibliogrficos fuera del pas
Vanessa Saenz6 (2009) dise un sistema de gestin por procesos en una

empresa brasilea de transporte martimo. La empresa no contaba con una
estructura organizacional definida, sus actividades no estaban estandarizadas
ni documentadas. En los empleados, se observaba incumplimiento de sus
tareas y responsabilidades.
La investigadora primeramente defini los lineamientos estratgicos: misin,

visin, valores y polticas organizacionales; luego dise la estructura
organizacional mediante un organigrama. Para proponer las mejoras,
previamente levant los procesos e hizo un anlisis de valor de las
actividades; encontrando que cerca del 30% de las actividades no agregaban
valor.
SAGIP VALVERDE, Johanna, ANDRADE SNCHEZ, Fabiola E. Gestin por procesos

(BPM) usando mejora continua y reingeniera de procesos de negocio. Tesis (Ingeniera de
Sistemas e Informtica). Lima, Per: Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Facultad
de Ingeniera de Sistemas e Informtica, 2007.
6 SAENZ PARDO, Vanessa. Mejoramiento de los procesos administrativos y operativos en
la empresa Reboques e Transportes Martimos Yasmin. Tesis (Ingeniera Industrial).

Bucaramanga, Colombia: Universidad Industrial de Santander, Facultad de Ingeniera Fsico
- Mecnicas, 2009.
34
Para la estandarizacin de las actividades y funciones dise un Manual de
Funciones y Manual de Procedimientos. Para la mejora continua dise un
programa de mejora y para el control de los procesos dise un sistema de
control basado en indicadores.
Ana Tapia y Mayra Valdez7 (2007) disearon un Sistema de Control de

Gestin utilizando el Bafanced Score Card y conceptos de Gestin por
Procesos en un Centro de Investigacin de bananas del Ecuador. La
estrategia de la institucin estaba direccionada a potenciar la capacidad del
personal cientfico y de las herramientas tecnolgicas. Para mejorar sus
ingresos, estaba planeado crear un centro de servicio ofertado al sector
productivo agrcola-bananero.
Las investigadoras desarrollaron un enfoque estratgico declarando la visin,

la misin, los temas estratgicos y los valores organizacionales. A partir de las
estrategias, defini los objetivos estratgicos. Para el seguimiento del
cumplimiento de los objetivos, identific indicadores y los integr en el
Balanced Score Card.
Para alinear la organizacin y la estrategia, identific los procesos de la

institucin. Prioriz los procesos segn su aporte a los objetivos estratgicos.
A partir de los indicadores del Balanced Score Card, asign indicadores a
cada proceso y departamento.
Adriana Galarza y Fernanda Herrera8 (2009) aplicaron los principios de

Gestin por Procesos a una empresa comercializadora de combustible del
Ecuador. La empresa tiene una estructura departamental y una excesiva
7 TAPIA CRDENAS, Ana C., VALDEZ HEREDIA, Mayra J. Diseo de un sistema de control
de gestin basado en la metodologa del Balanced Scorecard y gestin por procesos en un
centro de investigaciones biotecnolgicas. Tesis (Ingeniera en Auditora y Control de
Gestin). Guayaquil, Ecuador: Escuela Superior Politcnica del Litoral, Instituto de Ciencias
Matemticas, 2007.
8 GALARZA RAMOS, Adriana E., HERRERA ORDOEZ, Fernanda E. Diseo de un sistema
de gestin por procesos para la empresa comercializadora de combustible Petrleos y

Servicios C.A. en la ciudad de Quito. Tesis (Ingeniero Empresarial). Quito, Ecuador: Escuela
Politcnica Nacional, Facultad de Ciencias Administrativas, 2009.
35
burocracia, lo que ha generado ineficiencias e insatisfaccin del cliente. Sus
actividades no son estructuradas en base a un direccionamiento estratgico.
Adems presenta alto nivel de rotacin del personal en los cargos directivos.
Las investigadoras desarrollaron el direccionamiento estratgico de la

empresa que consisti en la declaracin de la misin, visin, valores
corporativos, objetivos estratgicos y el despliegue de la estratgica.
Documentaron los procesos e hicieron un anlisis de valor de las actividades.
En base al anlisis y tomando en cuenta el direccionamiento estratgico
optimizaron los procesos.
Con la optimizacin de los procesos lograron mejoras significativas en cuando

a reduccin de tiempos y costos. Mediante el diseo de un Manual de
Procesos estandariz las actividades y orient a la empresa hacias sus
clientes.
2.2. BASES TERICAS
2.2.1. El enfoque de procesos como principio de gestin
La familia de normas ISO 9000 y el modelo de Excelencia EFQM son modelos

o normas de referencia reconocidos para establecer, documentar y mantener
un Sistemas de Gestin. Los modelos o normas de referencia, a los que se
ha hecho alusin, promueven la adopcin del enfoque basado en procesos
como principio de gestin. En la Figura No 2 se muestra a los procesos en los
Sistemas de Gestin como va para alcanzar resultados deseados.
2.2.1.1. Los procesos en la familia de normas ISO 9000
La familia de normas ISO 900 se compone de una serie de normas que

permiten establecer requisitos y/o directrices relativos a los Sistemas de
36
Gestin de la Calidad. La norma ISO 9001 establece los requisitos de un
Sistema de Gestin de la Calidad, el cual est orientada a la satisfaccin de
los clientes. Por otro lado, la norma ISO 9004 establece directrices, con el fin
de orientar el Sistema de Gestin de Calidad a la satisfaccin de los grupos
de inters (clientes, accionistas, aliados, personas y sociedad).
Figura W 2: El sistema de gestin basado en procesos como va para alcanzar los

objetivos
OBJETIVOS RESULTADOS
SISTEMA DE GESTIN
Responsabilidades (quin)
Recursos (con qu)
Metodologas (cmo)
Programas (cundo)
Fuente: Instituto Andaluz de Tecnologa (2009, p.13)
La familia de normas ISO 9000 se sustentan en ocho principios de Gestin de

la Calidad. Estos. principios le confieren una clara orientacin hacia los
resultados, relacionados con el cliente y las partes interesadas. El principio
que ms influye en la configuracin de un Sistema de Gestin de la Calidad
es el enfoque basado en procesos. Este enfoque sostiene que se alcanza
mejores resultados si las actividades y. recursos se gestionan como un
proceso.
Principios del Sistema de Gestin de .la Calidad:
37
);> Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo
tanto deberan comprender las necesidades actuales y futuras de los
clientes, satisfacer las necesidades de los clientes y esforzarse en exceder
sus expectativas.
);> Liderazgo: Los lderes establecen la unidad de propsito y la orientacin

de la organizacin. Ellos deberan crear y mantener un ambiente interno,
en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de
los objetivos de la organizacin.
);> Participacin del personal: El personal, a todos los niveles, es fa esencia

de una organizacin y su total compromiso posibilita que sus habilidades
sean usadas para el beneficio de la organizacin.
);> Enfoque basado en procesos: Un resultado se alcanza ms

eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se
gestionan como proceso.
);> Enfoque de sistema para la gestin: Identificar, entender y gestionar los

procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y
eficiencia de una organizacin en el logro de sus objetivos.
);> Mejora continua: La mejora continua del desempeo global de la

organizacin debera ser un objetivo permanente de sta.
);> Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: Las decisiones

eficaces se basan en el anlisis de los datos y la informacin.
);> Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una

organizacin y sus proveedores son interdependientes, y una relacin
mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor
38
2.2.1.2. Los procesos en los modelos de excelencia
Por modelo de excelencia entendemos a un referente estratgico

estructurado. Marcan las pautas o mejores prcticas a seguir para alcanzar la
excelencia dentro de la organizacin. Los modelos de excelencia enfocan los
Sistemas de Gestin en torno a la satisfaccin de los grupos de inters.
Para el Modelo Excelencia en la Gestin del Premio Nacional de la Calidad

del Per, la excelencia se alcanza mediante la aplicacin de 11 conceptos
fundamentales. Uno de estos conceptos es la orientacin por procesos.
Sostiene que una organizacin excelente gestiona sus actividades en
trminos de procesos.
2.2.2. La organizacin orientado a procesos
2.2.2.1. Visin sistmica de la organizacin
Una organizacin est compuesto por actividades y factores

interdependientes que constituyen un sistema. Las organizaciones
interactan con su entorno, de donde toman elementos, los transforman o
procesan para obtener productos que nuevamente devuelve al entorno; por
consiguiente, las organizaciones son sistemas abiertos9 . La organizacin
como sistema abierto presenta las siguientes caractersticas10 .
> Importacin (entradas): la organizacin recibe insumas del entorno y

necesita esfuerzos de energa de otras instituciones, de personas, o del
medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente.
9 oa
ROBBINS, Stephen, COUTLER, Mary. Administracin. 1 Edicin. Estado de Mxico:
Pearson Hall, 201 O. p. 35
10 KATZ, Daniel, KAHN, Robert. The Social Psychology of Organizations. 2 8 Edicin. Nueva
York: John Wiley, 1978. p. 23-30

39
);> Transformacin (procesamiento). Los sistemas abiertos transforman o
procesan la energa disponible. La organizacin mediante sus procesos
transforma sus insumas en productos o resultados.
~ Exportacin (salidas). Los sistemas abiertos exportan ciertos productos o

resultados hacia el entorno. La organizacin entrega productos e
informacin a sus clientes y partes interesadas.
~ Los sistemas son ciclos de eventos. Todo intercambio de energa tiene

un carcter cclico. El producto que la organizacin exporta hacia el entorno
sirve como fuente de energa para la repeticin de las actividades del ciclo.
~ Entropa negativa. La entropa es el proceso por el cual todas las formas

organizadas convergen en el agotamiento, la desorganizacin, la
desintegracin y finalmente la desaparicin. Para sobrevivir, los sistemas
necesitan detener el proceso entrpico y reabastecerse de energa: este
fenmeno se conoce como entropa negativa.
~ Informacin como insumo. Los sistemas abiertos reciben insumas de tipo

informativo que proporcionan seales sobre el entorno y sobre el
funcionamiento en relacin con ste.
~ Estado de equilibrio y homeostasis dinmica. Los sistemas abiertos

mantienen en equilibrio el intercambio de energa con el entorno para evitar
el proceso entrpico y afianzar su carcter organizacional. Los sistemas
tienden hacia la homeostasis, es decir, conservar su estado normal. De
acuerdo a este concepto, los sistemas deben responder a los cambios.
);> Diferenciacin: la organizacin tiende a la diferenciacin, es decir, la

multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae tambin
multiplicacin de roles y diferenciacin interna.
~ Equifinalidad. Todo sistema abierto, partiendo de diferentes condiciones y

por caminos diferentes, puede alcanzar el mismo estado final.
40.
~ Lmites o fronteras. La organizacin presenta barreras entre el sistema y
el entorno. stos definen el campo de accin del sistema, como tambin su
grado de apertura con relacin al entorno.
En la Figura No 3 se muestra la representacin de una organizacin desde la

perspectiva de sistema abierto. Mediante el enfoque de sistema se puede
reflejar en la organizacin la orientacin al cliente, al producto y al flujo de
trabajo.
Figura W 3: La organizacin como un sistema
INFLUENCIAS AMBIENTALES
Gobierno Economa Cultura Salud Clima
Sistema de Procesamiento
(Organizacin)
~

Sistema
Entradas '.
o-c:--~
.,
,, __ 1
'
t . _.~ ,., .... .;J. Salidas
Receptor
EJ
'.
Capital
<',:; Productos 1 r
Recursos Materiales Servicios
-~D
'
Tecnologa "-111 ,_
Recursos Mercado
1 '
Humanos
Pedidos
1
'1
1
Competenda
~ Productos 1
Servicios
Fuente: Rummler- Brache (1995, p. 14)
La organizacin es tambin un subsistema de un sistema mayor, conformado

por clientes, proveedores, competidores y otros aspectos del mercado y la
sociedad. Para ser exitoso es necesario entender a la organizacin como un
41
sistema y como parte de un sistema mayor11 . Los buenos gestores necesitan
tener una visin global de la organizacin 12 .
2.2.2.2. La cadena de valor
La organizacin es un sistema compuesto por actividades que agregan valor

a los clientes internos y externos 13. Se llama cadena de valor a las actividades
agrupadas secuencialmente con el fin de transformar recursos para la
obtencin de productos que son de valor para el cliente externo. Las
actividades de la cadena de valor se agrupan en categoras. En la Figura No
4 se presenta una cadena de valor genrica, que puede servir como base para
disear la cadena de valor en la organizacin.
Figura W 4: Cadena de valor genrica
FIRM INFRASTRUCfURE
1 1
HUMAN R,ESOURCE MANAGEMENT
SUPPORT 1
ACfiVmES 1 1
TECHNOLOGV DEVELOPMEN1"
1 1
1t>ROCUREMENTf
lNBOUND OPERATIONS OUTBOUNO MARKETING

. LOGISTICS LOGISTICS & SALES
PRIMARY ACTIVITIES
Fuente: Michael Porter (1998, p. 37)
11 DAGHLGAARD, Jens, KRISTENSEN, Kai, KANJI Gopal. Fundamentals of Quality

Management: Process analysis and improvement. Nueva York: Taylor & Francis, 2002. p. 44
12 SENGE, Peter. The Fith Discipline: The Art aild Practica of the Learning Organization.
Nueva Yor: Doudlebay, 1990. p. 57-127
13 DAGHLGAARD, Jens, KRISTENSEN, Kai, KANJI Gopal. Fundamentals of Quality
Management: Process analysis and improvement. Nueva York: Taylor & Francis, 2002. p. 44
42
2.2.2.3. La estructura de procesos
Las interrelaciones de las actividades de la cadena de valor de una

organizacin son identificadas y agrupadas en procesos14 . Los procesos de
una organizacin componen una red de interacciones y factores que
constituyen un sistema 15 .
La estructura de procesos de la organizacin est conformado por procesos

necesarios para satisfacer al cliente y cumplir los objetivos. La estructura de
procesos guarda relacin directa con la cadena de valor. Los procesos que
conforman el sistema cumplen alguna de las siguientes caractersticas 16 :
Influye en la satisfaccin del cliente o de las partes interesadas

Afecta la calidad del producto 1 servicio
Influye en los factores clave de xito
Influye en la misin y estrategia
Favorece el cumplimiento de Jos requisitos legales o reglamentarios
Presenta altos riesgos econmicos
Utiliza recursos significativos
Para facilitar la estructuracin del sistema, Jos procesos se pueden agrupar en

las siguientes categoras:
a) Procesos estratgicos. Aquellos procesos que estn vinculados al mbito

de las responsabilidades de la direccin.
b) Procesos operativos. Aquetlos procesos ligados directamente con la

realizacin del producto y/o la prestacin del servicio.
14 WESKE, Mathias. Business Process Mangement: Conceps, Languages, Architectures.

Nueva York: Springer, 2007. p. 43
1s SEBRAE. Gestin de la calidad: los procesos: estandarizacin y mejora continua. Brasilia,
2008. p.40
1s Instituto Andaluz de Tecnologa. Gua para una Gestin basada en procesos. Sevilla,
2009.p.30
43
e) Procesos de apoyo. Aquellos procesos que proveen recursos necesarios
a los procesos estratgicos, operativos y de medicin, anlisis y mejora.
d) Procesos de medicin, anlisis y mejora. Aquellos procesos necesarios

para medir y recopilar datos, para realizar el anlisis del desempeo y para
la mejora de la eficacia y eficiencia.
La estructura de la organizacin en base a procesos se refleja mediante el

mapa de procesos. El mapa de procesos es una herramienta que permite
mostrar las interacciones de los procesos a nivel interno y a nivel externo.
Asimismo, permite distinguir entre procesos estratgicos, operativos, de
apoyo y de medicin, anlisis y mejora. En la Figura No 5 se muestra la
estructura genrica de un mapa de procesos.
Figura W 5: Mapa de procesos
Fuente: DS-007-22010-PCM (2011, p.18)
44
Los procesos interactan con sus proveedores y clientes porque comparten
productos17 e informacin 18. En algunos casos, las interacciones que muestra
el mapa de procesos podran no ser suficiente; para este caso se utiliza el
diagrama de contexto. El diagrama de contexto tambin es una herramienta
para mostrar las interacciones de procesos complejos, y facilita la trazabilidad
cuando el proceso se desagrega en ms niveles. En la Figura No 6 se muestra
la estructura del diagrama de contexto para un proceso.
Figura No 6: Diagrama de contexto de un proceso
Entradas Salidas
PROVEEDORES q PROCESO q CLIENTES
Fuente: Jos Prez (2010, p.100)
Dependiente de la complejidad de sus actividades y del tamao de la

organizacin, los procesos se pueden desplegar en sub procesos por niveles
(nivel 1, nivel 2, ... ). Los procesos pueden ser infinitamente divisibles 19 ; pero
los procesos excesivamente desglosados pueden causar dificultad para el
entendimiento de la estructura de procesos o conllevar a una excesiva
automatizacin. Por consiguiente, debe existir un equilibrio entre la
17 PREZ, Jos. Gestin por procesos. 48 Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 201 O. p. 119
1a WESKE, Mathias. Business Process Mangement: Conceps, Languages, Architectures.
Nueva York: Springer, 2007. p. 47
19 DEAVENPORT, Thomas. Preces lnnovation: Reeingineering Work through lnformation
Technology. Bastan: Harvard Business School Press, 1993. p. 28.

45
disponibilidad de informacin y la facilidad de interpretacin de la estructura
de procesos20 .
2.2.2.4. Modelo SCOR
Los modelos de referencia de procesos integran los conceptos de reingeniera

de procesos, benchmarking, medicin de procesos e identificacin de buenas
prcticas en una nica estructura. Los modelos de referencia funcionan
porque, en el nivel 1 y nivel 2, muchas organizaciones desarrollan sus
actividades de manera similar21 . SCOR (Supply Chain Operations Reference
Model) es el modelo de referencia de operaciones de cadena de suministro.
La Figura No 7 muestra la desagregacin jerrquica de los procesos del
modelo de referencia desde el nivel 1 hasta el nivel 4.
El modelo SCOR, para el nivel 1, identifica los siguientes procesos:
a) Planificacin. Describe las actividades de planificacin asociadas a la

cadena de suministro. Esta incluye la recoleccin de requerimientos de los
clientes, recoleccin de informacin sobre los recursos disponibles, y la
comparacin entre los requerimientos y recursos para determinar las
capacidades planeadas y la brecha de recursos.
b) Aprovisionamiento. Describe la compra y recepcin de bienes y servicios.

Los procesos de aprovisionamiento incluye: emisin de rdenes de compra,
programacin de la recepcin, recepcin, control de calidad,
almacenamiento y aceptacin de la factura de los proveedores.
e) Fabricacin. Describe las actividades asociadas con la conversin de

materiales o la creacin de contenido para los servicios.
20 Instituto Andaluz de Tecnologa. Gua para una Gestin basada en procesos. Sevilla.
2009. p.36
21 HARMON, Paul. Business Process Change: A Guide for Business Managers and BPM
and Six Sigma Proffesionals. 2 2 Edicin. Nueva York: Morgan Kaufmann Publishers, 2007.
p. 84
46
d) Distribucin. Describe las actividades asociadas con la creacin,
mantenimiento y despacho de los pedidos del cliente.
e) Retorno. Describe las actividades asociadas al retorno de productos desde

el cliente.
En la Figura No 8 se muestra la desagregacin, nivel2 y nivel3, del proceso

. de planificacin segn el modelo SCOR. Los procesos de habilitacin (enable)
preparan, mantienen o gestionan la informacin o interrelacin; en estos
procesos se soporta los procesos de planificacin y ejecucin.
El modelo SCOR describe las medidas de desempeo para los procesos de

cada nivel, las cuales se subdividen en cinco categoras. En la Tabla No 4 se
presenta los atributos de desempeo y las mtricas estratgicas para medir
el desempeo.
Tabla W 4: Atributos de desempeo del modelo SCOR
Atributo de Mtrica estratgicas para el

Definicin
desempeo nivel 1 (KPI)
Hace referencia a la capacidad de

Cumplimiento perfecto de la
Confiabilidad realizar las tareas como se
orden
esperaba.
U)
o
e
,_ Capacidad de Es la velocidad de la ejecucin de
-
Q)
wX
respuesta las tareas para satisfacer al cliente.
Tiempo de ciclo de la orden
Se refiere a la capacidad de Flexibilidad

Agilidad respuesta ante influencias
externos. Adaptabilidad
Costo de ventas
Es el costo de operar la cadena de
Costos Costo de la Cadena de
suministro.
U)
suministro
o
e Tiempo de ciclo de efectivo a
-
,_
Q)
e
Activos
Se refiere a la capacidad de hacer
un uso adecuado de todos los
recursos fisicos tangibles con los
efectivo (Cash to Cash}
Rendimiento de activos fijos

que cuenta la organizacin.
Rendimiento de capital de trabajo
Fuente: Supply Chain Operations Reference Model Versin 10.0 (201 O)
47
Figura No 7: Desagregacin jerrquica de procesos en el modelo SCOR
level Schematlc Comments

Description
Toplevel Levell defines the scope and
()) (Process Types) content for the Supply.Ch=in
Operations Reference Model.
'"O
o Here the basis of competition
performance targets are set
~
())
u
e
(].)
~
Configuration Leve-! Aco mpany's supply-chain
~ (Process Categories) can be configured-to-orderT
()) at level2 from core "process
ex:: catepries." Companies
VI implement their operations
e strateg>; through the
o configuration they choose for
+-' their supply-chain.
Clj
~
())
Process Element Level l.evel3 defines a company's
0.. 3 ability to compete successfully
o (Decompose Processes}
in its chosen markets, and
e consists of:
ro Process eleml?llt
..e definitions
u 1
Procets element
nformation input>, and
-0..
~ outputs
Process performance
o. metrics
:J Best practices, where
l/)
appflcab!e
System capabi!ities
required to support best
practices
S;stems/tools
Q)
a.
8
V1 lmp!ementation leve! Companies implement spedfic
e (Decompose Ptocess .supp!y-chan management
-o
...
Elements}
practices at th is levei.Level4
defines practices to achieve
z competitive advantage and to
adapt to changing business
conditions..
Fuente: Supply Chain Operations Reference Model Versin 10.0 (2010, p. 12)
48
Figura W 8: Desagregacin del proceso de planificacin segn el modelo SCOR
.sP1.1: sP2.1: sP3.f: sP4.1: sP5.1:

: ldentify, Prioritiz;e; !dentify, . 1de1tify; .. lclentify; ldentify,
'anct:p;ggregate Prioritize; an d Prr!iie; tlcF Rioritize, and Priontite,: and
. spply Chaif Aggregate . Aggregate. Aggregate Aggregate
F{ocLJir~ments Procluct .Proodion Delivery Return
sP{2:, Requirements Rqir{1ments Requirements Requirements ..
ldentify, Prlorltize, . sP2.2: . .se3;2: sP4.2: .....ses.2: ..... '
riC! AggrE{iate ldentify, Assess, . tdentfy, Assess, . ldentifi, Assess, ldentify, A.SseS.s;
.Supply. Chain and Aggregate ; .. and Aggregate and Aggregate and Aggregaie
Rescurces Product Prcauctior . Delivery Retum :.
sP1;3: . Resources ~ourros Resources . ResOrces
'Balance Supply sP2.3: . spS.3: sP4.3: .. sgey.:;;. . ~ . . .
cfiain Roourt:e's Balance Product B:tlance Balance Delivey . Balance Retum .
V.ritl1. Supply Resources with Prcdbction Resources with . Resources ~vith
Chairi V{ocuire,. Product As:-$a,u~oo: wah Delvery . Retum
l11ents' Requirements . Prcducton . Requirements Requirements :.
sP1.4: sP2.4: p~t,~iremer:rt~ sP4.4: .sP54:
stablsll and Establish sP3.4: Establish Establish ancl
(;omunicate Sourcing Plans Establt.sh. Defivery Plans Communicate .
: Supply Chain. Prcduction. ' Retum Plans
Plans
Plns
" . ~ - - .
.; :~tmEnablePfan. ' :' . : . ... . .
. . : " ~ .... . . . .. . ~ . .. "" .
~~ .,_ " ~ .. ~ . .....
sEP.1: . sEP.B:.'
Manage Bueiness. Rules: forPlan Processes
' ' ' ' ' <,., ,. !
.Manage Antegratef SupplyChin ..
Transportation
}~~Jl~g:,< ..., ..... v ;cnc ...,.,,. "' ., ~. '""
; Manage Petf()ri1iancotSpp!yGhain . sEP.t.: "
.sEP.3: Mahage Hanning :C:Ohfigratlotl.,'
Manage Plan Data Collection sEP:s: .
Manage Ran Regulatory Requirements
sEP.4: . . . .
aDd ():)tnpJiance,
. M@age.Jntegrat~L$\.pply Qf1inJny~r~tory :>.
~ ',>. -';-" ,_ ",... -" ' "" -; .: ','_' 1
\- ''-. < ' . ,.,_. : \l ' ' - ': ' ., -
sEP.9::' . .
sER5: Manage &JpplyOharT~RI~k.
Manage trttegr1.1ted Supply Cban Ca:itat
Assets .sEP.10: . , . .. .
Align Supply Chain Unitplan :with .
Financia! Plan
Fuente: Supply Chain Operations Reference Model Versin 10.0 (201 O, p.15)
49
2.2.2.5. La estructura organizacional orientado a procesos
Los procesos no pueden ser la nica base para disear la estructura

organizacional. Existen actividades transversales a ms de un proceso.
Tambin es importante, en los procesos, h3s habilidades del personal producto
de la especializacin de la estructura funcional. Por lo tanto, es recomendable
utilizar una estructura organizacional multidimensional: por funciones y por
procesos22 .
La estructura, de una organizacin basada en procesos, se crea en torno a

los procesos operativos. En la Figura No 9 se muestra un modelo de
estructura organizacional basado en procesos. Los centros de excelencia
agrupan conocimientos funcionales con el rol de conectar empleados de una
misma rea funcional.
Las unidades funcionales staff o procesos de apoyo23 se encargan de dar

soporte a los procesos operativos; estn a cargo de la administracin y de
actividades corporativas. El consejo de procesos es la agrupacin de dueos
de procesos; son responsables de la coordinacin lateral entre diferentes
procesos y unidades.
La escala jerrquica de una organizacin basada en procesos se dividen en

tres niveles: Junta Directiva, Gerentes y Equipos de Procesos. La Junta
Directiva se encarga del gobierno de toda la organizacin, es decir, estn a
cargo de los procesos estratgicos; tiene su consejo de procesos, comit
asesor que discute acerca de los problemas y de la eficiencia.
22 VANHAVERBEKE, Wim, TORREMANS, Huub. Organizational Structure in Process-Based

Organizations. Holanda: NIBOR, 1998. p. 11
23 V ANHAVERBEKE, Wim, TORREMANS, Huub. Organizational Structure in Process-Based
Organizations. Holanda: NIBOR, 1998. p. 3
50
Figura W 9: Estructura organizacional basada en procesos
-------- -- ---
PO
Po- ~~
.. ...
. .
,_
..
~ , PO ~. , .
. " ' - ~ ~- .... - - .
. .
1'0 .. '
O Process Owner c:J Core Process - Subprocess
Fuente: Hernaus Tomislav (2008, p.1 O)
El segundo nivel est conformado por los dueos de procesos. Ellos gestionan
el proceso; realizan ajustes de acuerdo a los requerimientos del mercado. El
dueo de proceso es el responsable del desempeo del proceso24 .
Finalmente, el tercer nivel est conformado por equipos de procesos, quienes

representan la base de la estructura organizacional. Los equipos de proceso
se forman en torno a los procesos operativos. Los miembros del equipo estn
liderados por el dueo del proceso y cumplen roles de asesor, analista, y
ejecutor de procesos.
24
CHANG, James. Business Process Management Systems: Strategy and lmplementation.
Nueva York: Auerbach Publications, 2006. p. 35
51
Una organizacin basada en procesos no slo requiere ajustar su estructura
organizacional, sino alinear sus sistemas y recursos en torno a procesos.
Estos pueden ser sistematizados en los siguientes elementos de diseo
organizacional25 : prcticas de gestin, sistema de gestin de desempeo,
sistema de recompensas, gestin de competencias, lneas de carrera y cultura
organizacional.
A diferencia de una estructura funcional, en una organizacin en base a

procesos, los directores y gerentes cumplen un rol ms entrenador y
facilitador26 . Bsicamente estimulan el emprendimiento a los dueos y
ejecutores de procesos; e integran los conocimientos y mejores prcticas en
centros de excelencia.
2.2.3. El ciclo de gestin
Para que algo pueda ser gestionado, previamente debe cumplir tres
condiciones. Primero, se debe identificar las variables a gestionar. Segundo,
las variables deben ser medibles, la medicin se puede realizar mediante
indicadores. Por ltimo, debe ser posible tener la variable bajo control, es
decir, poder conocer su valor en el momento que se lo requiera.
El Ciclo de Deming "POCA" de la Figura No 1O es un modelo para visualizar

el concepto de gestin 27 ; la lgica que en el subyace es fcilmente
comprendido y aplicado por todos los mandos y directivos de una
organizacin.
25 HAMMER, Michael, CHAMPY, James. Reingeniera. Bogot: Editorial Norma, 1994. p. 53-
78
zs HERNEAUS, Tomislav. Process-based Organization Design Model: Theorical Review and
Model conceptualization. Croacia: Working Paper Series W 08-06, 2008. P. 14.
PREZ, Jos. Gestin por procesos. 48 Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 2010. p. 134
27
52
Figura No 1O: El ciclo de gestin POCA
ESCENARIO 1CLIENTES
1
'f
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA
1

OBJE11VOS
'f
ACTUAR + - - PLANIFICAR
v" Anlisis v" Procedimientos
v" Mejora v" Recursos
v" Estandarizacin Act Plan v" Sistemas de control
Check Do
CONTROLAR EJECUTAR
v" Anlisis de datos v" Entrenamiento
v" Comparacin de . . . _ v" Implementacin
resultados v" Recoleccin de datos
Fuente: Jos Prez (2010, p.138)
Planificar (Plan). El ciclo de gestin empieza con la identificacin de un

objetivo a conseguir, es decir se debe definir los resultados esperados de la
variable a gestionar.
Para conseguir el objetivo se debe planificar y programar las acciones

necesarias a desarrollarse, as como los recursos y controles necesarios.
Ejecutar (Do). Es asegurar que las acciones se lleven a cabo de la misma

forma como fueron planificados y recoger los datos para el control. En esta
etapa, es esencial el entrenamiento a las personas que ejecutan.
Controlar (Check). Se ha de verificar, con la periodicidad definida, si las

acciones ejecutadas y que haban sido previamente planificadas han
permitido cumplir los objetivos.
53
Actuar (Act). En esta etapa del ciclo se procede a tomar las decisiones de
mejora pertinentes as como las acciones correctoras necesarias para corregir
las desviaciones encontradas en el control.
La aplicacin del ciclo de gestin a un proceso conlleva a la gestin de

procesos.
2.2.4. La planificacin de procesos
2.2.4.1. Asignacin de objetivos
Los procesos operativos derivan de la estrategia de la empresa. Los procesos

deben estar alineados con la misin y estrategia de la organizacin. Por
consiguiente, el objetivo del proceso debe estar alineado con los objetivos
estratgicos de la organizacin. Por otro lado, el objetivo del proceso debe
estar orientado a la satisfaccin del cliente y de las partes interesadas. En la
Figura No 11 se observa el despliegue de objetivos estratgicos hasta los
objetivos del proceso.
El objetivo del proceso se refiere al propsito, a su razn de ser, y condiciona

el tipo de resultado que se pretende alcanzar. El objetivo del proceso debe
tener una coherencia con el objetivo del resto de procesos. Para establecer el
objetivo de un proceso se debe analizar el alcance del mismo y las
interacciones con los otros procesos existentes (a travs de las entradas y
salidas)28 .
. 28 1nstituto Andaluz de Tecnologa. Gua para una gestin basada en procesos. Sevilla,
2009.p.47
54
Figura No 11: Despliegue de objetivos de una organizacin
ESTRATEGIA
ESCENARIO/ DETERMINACIN DE REVISIN DE LA DIRECCIN

CLIENTES OBJETIVOS ESTRATGICOS {Eficacia del sistema)
t
1
1
1
,._ _ _ _ _ _ _ 1
1
1
1
1
PROCESO DE ENTREGA (VALOR AADIDO AL CLIENTE)
DATOS
PROCESO SOE GESTIN
Medicin y seguimiento (Producto, Procesos, Calidad)

Mejora de procesos
Fuente: Jos Prez (2010, p. 167)
2.2.4.2. Planificacin de las actividades
Para cumplir los objetivos planificados se debe elaborar planes de accin: qu

hay que hacer, quin, cmo y cundo ha de hacerlo y con qu recursos. Para
la planificacin de las actividades del proceso se puede utilizar dos
herramientas: diagramas de caracterizacin y diagramas de flujo.
Los diagramas de caracterizacin son un soporte de informacin que

contienen las caractersticas relevantes para el control de las actividades, as
55
como para la gestin del proceso. En la Figura No 11 se observa una plantilla
del diagrama de caracterizacin.
Figura W 11 : Plantilla de diagrama de caracterizacin
Nombre del proceso Responsable d! proceso
Objetivodel proceso Alcance del proceso
Entradas Salidas
Proveedores (Materiales Subprocesos 1 Actividades (Producto 1 Clientes
/Insumas) Servicio)
Metodologas y
Requisitos Formatos y Registros
Herramientas
Documentos a consultar Recursos. Indicadores
Fuente: Elaboracin propia
Las actividades de un proceso se pueden normalizar mediante el

procedimiento. Los procedimientos sirven para establecer la manera de llevar
a cabo una actividad o un conjunto de actividades, centrndose en la forma
en la que se debe trabajar o se deben hacer las cosas para llevar a cabo una
determinada tarea 29 . En la Administracin Pblica, normalmente se denomina
Procedimiento Administrativo a la secuencia de actuaciones que se siguen
para la formacin de la voluntad de la Administracin expresada en decisiones
(Actos Administrativos) en materia de su competencia. Ello implica un flujo de
documentacin entre las distintas unidades orgnicas de una Administracin
Pblica30
29 1nstituto Andaluz de Tecnologa. Gua para una gestin basada en procesos. Sevilla,
2009. p.49
30 HIDALGO, Consuelo. Gestin de la Calidad en la Administracin Pblica. aa
Edicin.
Madrid: AEVAL, 2009. p. 14
56
El diagrama de flujo es una herramienta para describir un procedimiento. Con
esta herramienta se pueden presentar las actividades de manera grfica e
interrelacionadas entre s. En la Tabla No 5 se muestra los smbolos que se
utiliza en la elaboracin de un diagrama de flujo.
Tabla W 5: Simbologa del diagrama de flujo
Smbolo Nombre Descripcin
Denota cada una de las actividades que se

' '
Caja de actividades
1 1 deben llevar a cabo
l- __;_. 1 Caja de documento

Muestra que el proceso requiere
documento
un
Conector que permite identificar a donde va

Flujo de proceso
~
cierta actividad dentro del proceso
o Conector
Muestra la existencia de una conexin
entre diferentes segmentos del proceso
Define en donde se inicia y finaliza el

C.. n _)
Inicio y fin
proceso
<> '
Caja de decisin
Indica que en ese punto del proceso se
debe tomar una decisin
Fuente: Hemando Mario ( 2003, p.52 )
2.2.4.3. Planificacin del sistema de control
Adems de planificar la ejecucin fsica, se debe planificar la forma de evaluar

los resultados del proceso. Un sistema de control debe medir los resultados
relacionados a la eficiencia y eficacia del proceso31 El sistema de control
incorpora las medidas y mecanismos para el seguimiento.
31SEBRAE. Gestin de la calidad: los procesos: estandarizacin y mejora continua. Brasilia,

2008.p.29
57
Los resultados de un proceso se pueden medir desde la perspectiva del
cliente 32 , de producto y de su funcionamiento. Desde la primera perspectiva,
se busca medir el nivel de satisfaccin del cliente y de las partes interesadas.
Desde la perspectiva de producto, se compara las caractersticas objetivas del

producto con las caractersticas predefinidas en base a las necesidades del
cliente y de la empresa. Las caractersticas se agrupan en tres tipos de
atributos de calidad: calidad, servicio y costo 33 . La calidad se refiere a las
caractersticas del producto y a la funcionalidad. El servicio, a la forma como
se entrega el producto o se presta el servicio. El costo, a la utilizacin de
consumo de recursos.
Desde la perspectiva de funcionamiento del proceso, se trata de tener bajo

control las entradas y los factores del proceso (personas, materiales,
informacin, recursos, mtodos de ejecucin y medicin). Con el control del
funcionamiento del proceso se persigue hacer predecible la calidad del
producto.
En muchos casos los resultados no se pueden medir de manera directa, o el

coste de obtener dicha medida no justifica el valor del dato. Para estos casos
se pueden utilizar indicadores. Los indicadores son valores que miden o
evalan los medios para conseguir determinados resultados o son hitos
temporales en la consecucin de los resultados 34. En la Figura No 12 se
presenta el formato de ficha de indicador.
32 DEAVENPORT, Thomas. Proces lnnovation: Reeingineering Work through lnformation

Technology. Boston: Harvard Business School Press, 1993. p. 16
33 PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 2010. p. 214.
34 PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 201 O. p. 184
58
Figura W 12: Ficha de indicador
Nombre del indicador
Responsable de medicin
Objetivo
Definicin
Frmula
Fuente de datos
Frecuencia
Fuente: SEBRAE (2008)
Para la medicin y el seguimiento del proceso se pueden utilizar las siguientes

herramientas: cuadro de mando y auditora. El cuadro de mando es un
documento de sntesis de indicadores de funcionamiento y medidas de
resultados de un proceso 35 . El cuadro de mando vincula los indicadores de
funcionamiento de los procesos con las medidas de resultado de los mismos.
El Cuadro de Mando Integral proporciona un marco para describir una

estrategia al vincular activos tangibles e intangibles en actividades que crean
valor36 . En la Figura No 13 se muestra un modelo de Cuadro de Mando
Integral basado en cuatro perspectivas: perspectiva financiera, perspectiva del
cliente, perspectiva interna y perspectiva de aprendizaje y crecimiento. Cada
uno de los indicadores de un cuadro de mando se encaja en una cadena de
relaciones causa - efecto que conecta los resultados deseados de una
estrategia con los indicadores que lo hacen posible.
PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 2010. p. 78
35
KAPLAN, Robert, NORTON, David. Cmo Utilizar el Cuadro de Mando Integral.

36
Barcelona: Centro Libros PAPF, 2009. p.79

59
Rgura No 13: Cuadro de Mando Integral
Objetivo Indicador Metas Iniciativa

Perspectiva Financiera
Perspectiva del cliente
Perspectiva interna
Perspectiva de aprendizaje y
crecimiento
Fuente: Kaplan y Norton (2009)
La auditora es otra herramienta de seguimiento y medicin. Tiene como

misin informar sobre el funcionamiento de los procesos 37 Es decir, detectar
si existe incumplimiento de normas y procedimientos e identificar
oportunidades de mejora. Es un proceso sistemtico, independiente y
documentado para obtener evidencias (registros, declaracin de hechos,
informacin) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumplen la planificacin (polticas, procedimientos o
requisitos utilizados como referencia).
2.2.5. La ejecucin de procesos
2.2.5.1. Entrenamiento del personal
A diferencia del enfoque funcional, en una organizacin basada en procesos,

el ejecutor del proceso pasa a tener una responsabilidad ms amplia dentro
de su mbito de accin. El ejecutor como miembro del equipo de proceso es
responsable de una parte del proceso, aporta en la calidad del producto y en
la. mejora continua. Para que el ejecutor est en la condicin de tomar este
37 PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 2010. p. 203
60
nivel de responsabilidad es necesario que tenga un conocimiento pleno de su
proceso.
Para que el ejecutor de proceso tenga conocimiento de su proceso, se les

debe capacitar tomando como base los procedimientos y documentos del
Sistema de Gestin.
Se debe lograr el compromiso del personal de la organizacin con los

objetivos y su involucramiento en la gestin de la mejora 38 . Por otro lado, los
equipos de proceso, se fundamentan en la colaboracin y trabajo en equipo.
Por ello, se debe fomentar una cultura organizacional orientada a procesos.
2.2.5.2. Implementacin
La ejecucin de los procesos consiste en hacer las actividades segn lo

planificado. Durante la ejecucin del proceso se debe asegurar el
cumplimiento de los procedimientos.
El trabajo es visto como proceso39 . En cada puesto de trabajo se desarrollan

una serie de actividades que forma parte un proceso. Por consiguiente, los
ejecutores de proceso son proveedores del proceso siguiente y al mismo
tiempo clientes del proceso que le prJcede.
1
El dueo del proceso utiliza su habilld~d de liderazgo para comprometer al

1
' '
equipo del proceso con los obj1tivos; generando motivacin por su
1 i
consecucin. Esto se puede conseguir mediante el desarrollo personal, la
1
!
comunicacin o dando participacin en el diagnstico, planificacin y solucin

1
de problemas. Adems, el dueo del proceso se involucra en la resolucin de

incidencias, en la eliminacin de riesgos y se asegura del funcionamiento del
sistema de control.
61
2.2.5.3. Recoleccin de datos
Consiste en la recoleccin de datos del funcionamiento del proceso mediante

el uso de herramientas de seguimiento y medicin, y de manera sistemtica,
peridica y continua. Las herramientas de seguimiento y medicin podran ser
el cuadro de mando y la auditora.
La recoleccin de datos se hace mediante evidencias, registros, controles,

revisiones, etc. La cantidad de datos se justifican en la medida que aadan
algn tipo de valor para la gestin del proceso.
2.2.6. El control de procesos
2.2.6.1. Anlisis de la informacin
Consiste en convertir datos en informacin estructurada y comprensible por

los usuarios; dar un significado a los datos para tomar decisiones40 . Para ello
1
habr que aplicar clculos matemticos[ o utilizar herramientas estadsticas.

Con el anlisis de datos se logra conocrer el resultado del proceso o el valor
1
de los indicadores.
2.2.6.2. Comparacin de resultados
Una vez ejecutado los procesos, para verificar el cumplimiento de los

objetivos, se comparan los resultados obtenidos con los objetivos fijados41
Para el control del proceso, tambin se debe comparar con resultados de
periodos o ciclos anteriores.
40 PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 2010. p. 152
62
2.2. 7. La mejora de procesos
Una organizacin basada en procesos pretende mejorar los resultados de la

organizacin a travs de la mejora de sus procesos. Para la mejora del
proceso, se analiza sus resultados obtenidos y se toma alguna decisin: tomar
una accin correctiva o preventiva, desencadenar el proceso de mejora
continua o acometer su reingeniera o mejora radical.
Aun cuando el proceso est alcanzando los resultados planificados, la

organizacin puede decidir mejorar el proceso. Esto depender de su
importancia, relevancia o impacto en la mejora global de la organizacin 42 .
2.2. 7 .1. Anlisis
Existen diversas herramientas para el anlisis del proceso. En la Figura No 14

se muestra la Tabla ASME-VM, el cual es una herramienta para analizar las
actividades de un proceso. En esta tabla se registran de manera ordenada y
secuencial las actividades del proceso. Tambin permite registrar las
caractersticas de cada una de estas actividades: reas, tiempo, recursos y
tipo de actividad.
Figura W 14: Formato de la Tabla ASME-VM
Proceso:
Contador de recursos Tlpo de actividad Tipo de valor
Recursos Otros Operacin Revisin Traslado Espere Archivo
o
Paso Actividad rea Tlempo
1
Humanos Recursos
R1 R2 R3 R4 R5 D y D v VA Control SVA
2
3
Fuente: PCM (2011)
4 21nstituto Andaluz de Tecnologia. Guia para una Gestin basada en procesos. Sevilla,
2009. p. 71
63
Se analiza las actividades con respecto al valor que aporta a la consecucin
de los objetivos y a la satisfaccin del cliente. En la Tabla No 6 se presenta los
criterios para calificar a las actividades segn su valor.
Tabla W 6: Calificacin del valor de la actividad
> ";Y , - - vaJ~r

..~ , ,. .- ~
--- ... -~ . :-- - '" :- - :e , _-- ,De~crip(:in .... - --=--
. ~----' --~ --
-
~ ..
~,- . - ' r~
"
"
- "
Actividad cuya realizacin contribuye al resultado final del

VA= valor aadido
proceso. Actividades cuya realizacin agrega valor al cliente.
Control = si es una Actividad cuya realizacin permite garantizar la calidad del
actividad de control proceso.
SVA = sin valor
Actividad cuya realizacin no agrega valor al cliente
aadido
Fuente: PCM (2011}
Cuando los procesos estn afectos por una normativa, se evala el

cumplimiento de la misma. Es importante considerar las condiciones de
infraestructura donde se desarrolla el proceso y el uso de los sistemas de
informacin. Por otro lado, el diagnstico de costos permite evaluar el uso de
recursos. Por ltimo, es importante conocer las capacidades de los ejecutores
del proceso, a fin de maximizar sus habilidades en provecho de la consecucin
de resultados.
2.2. 7.2. Mejora
El anlisis es el paso previo para la mejora del proceso. El objetivo de la

mejora es simplificarlo lo ms posible, con la menor cantidad de recursos y
requisitos, pero manteniendo la seguridad y control necesario de tal manera
que el proceso cumpla con los objetivos para el que fue creado 43 .
Una accin de mejora es acompaado de la reflexin de la misin, objetivos

estratgicos, y requisitos del cliente y partes interesadas.
43Presidencia de Consejo de Ministros. Metodologa de Simplificacin Administrativa. DS-

007-22010-PCM. Lima, 2011. p. 48
64
En la Figura No 15 se muestra el ciclo de Deming "POCA" (Pian-Do-Check-
Act), como herramienta para mejorar continuamente el proceso. La mejora
continua permite la introduccin de mejoras incrementales en los procesos,
destinadas a reducir su variabilidad o mejorar su rendimiento. De este modo,
se reduce la reduccin de costos del proceso, incrementando su eficiencia y
se mejora su rendimiento, incrementando su eficacia.
Figura W 15: Mejora de proceso y ciclo de mejora continua
....e:
Q)
E
Q)
>
o
....
c.
E
='
(ij
:::J
a
Time
Fuente: Wikipedia (consultado el14 de enero del2014)
Para la mejora sistemtica del proceso, se puede utilizar los siguientes

criterios 44 : Eliminacin de la burocracia, de actividades que no agregan valor,
de la duplicacin y redundancia; simplificacin de procesos, reportes y
formatos, reduccin de tiempos de ciclo y aplicacin de herramientas de
automatizacin.
44PAGE, Susan. The Power of Business Process lmprovement. Nueva York: AMACON,
2010. p.12
65
2.2.7.3. Estandarizacin
En el caso que las acciones de mejora sean eficaces, la ltima fase del ciclo
debe matealizarse mediante la estandazacin. Por otro lado, al completar
el ciclo de gestin se consigue mejorar, por consiguiente los ejecutores han
aprendido. Para que el aprendizaje individual se convierta en conocimiento
para la empresa es preciso matealizarlo en procedimientos. La
estandarizacin permite la transmisin de conocimientos y facilita la formacin
del personal.
La documentacin producto de la planificacin o estandarizacin del proceso

forma parte de la documentacin del Sistema de Gestin de la Organizacin.
En el Sistema de Gestin de la Calidad, los documentos son comnmente
organizados en cuatro niveles, desde el ms general hasta el ms especfico,
a fin de establecer la jerarqua capaz de facilitar el acceso a la informacin y
hacer ms efectiva la estandarizacin. En la Figura No 16 se observa jerarqua
de los documentos.
Figura No 16: Jerarqua de documentos del Sistema de Gestin de Calidad
2 Nivel
Descripcin de los procesos
3 Nivel
Descripcin de las actividades
4 Nivel
Registros - Evidencias de la ejecucin de las actividades
Fuente: SEBRAE (2011, p. 74}
66
2.3. DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS
>- Proceso:
Secuencia de actividades mutuamente interrelacionadas, que reciben

entradas, le agregan valor a stas, transformndolas en salidas que se
suministran al cliente (interno o externo). En la Figura No 17 se muestra los
principales elementos de un proceso. Los procesos utilizan recursos para
poder transformar las entradas en salidas. Los procesos se gestionan.
Figura W 17: Definicin de proceso
RECURSOS/FACTORES
SECUENCIA DE
CYD-;:r
ACTIVIDADES
ENTRADAS SALIDAS
.GESTIN
Fuente: Jos Prez (2010, p. 63)
>- Entradas (entradas del proceso):
Elementos que desencadenan la realizacin del proceso. Las entradas son

los que van a ser transformados para obtener las salidas. Deben cumplir los
requerimientos del proceso. Los que proveen las entradas son los
proveedores, que pueden ser internos o externos a la organizacin.
>- Salidas (salidas del proceso):
Son los elementos producidos (bienes o servicios) por el proceso. Las salidas
deben cubrir las expectativas del cliente del proceso. Las especificaciones de
la salida deben estar definidas por el cliente y la organizacin. Las salidas se
67
entregan al cliente. Los clientes pueden ser interno o externo; el cliente interno
puede ser otro proceso.
~ Factores del proceso;
Los factores del proceso son los recursos que utiliza el proceso para cumplir
con su objetivo. Estos recursos son: personas, mtodos, materiales, e
infraestructura. Los mtodos describen la forma de realizar las actividades y
la forma de utilizar los recursos. Incluyen mecanismos para la planificacin,
seguimiento y control del proceso.
~ Sistema:
Un conjunto de procesos, interdependientes entre s, que forman una red de

componentes creada con el objetivo de alcanzar los propsitos de la
organizacin.
~ Objetivos:
Son los resultados o propsitos deseados. Los objetivos deben ser medibles.
stos guan las decisiones de la gestin y forma los criterios contra los cuales
se comparan los resultados.
~ Gestin:
Es la accin de coordinar y dirigir los esfuerzos de las personas, utilizando los

recursos eficiente y eficazmente, para conseguir objetivos y metas. Se puede
gestionar un proceso mediante la aplicacin del ciclo de gestin: Planear,
ejecutar, controlar y mejorar (Ciclo de Deming "POCA").
~ Sistema de Gestin:
Es el conjunto de herramientas que se utiliza para gestionar una determinada

organizacin. El sistema de gestin est conformado por responsabilidades,
recursos, metodologas, programas, etc.,
68
~ Efectividad:
Es el grado en que se logra los resultados esperados. La efectividad involucra

la eficiencia y eficacia. Mide el impacto de la gestin tanto en el logro de los
resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles. Est relacionado con la satisfaccin de las partes interesadas.
~ Eficiencia:
Es la relacin entre el resultado de las salidas y los recursos consumidos. Es

la capacidad de reducir al mnimo los recursos utilizados para alcanzar los
objetivos de la organizacin.
~ Eficacia:
Se define como la capacidad de lograr y alcanzar los objetivos y resultados

planificados.
~ Desempeo:
Es el resultado final de una actividad. Por ejemplo, entendemos como alto

desempeo cuando los resultados se alcanzan en menor tiempo.
~ Indicador:
Aquellos valores de una variable que anticipan el valor de la medida de un

resultado. Los indicadores miden los inductores de los resultados (indicadores
del funcionamiento del proceso, del input y de los factores del proceso). Miden
o evalan los medios para conseguir determinados resultados, o son hitos
temporales en la consecucin de los resultados.
~ Capacidad:
Aptitud de una organizacin, sistema o proceso para realizar un producto que

cumple los requisitos para ese producto.
69
CAPITULO 111:
PROTOCOLO DE LA INVESTIGACIN
3.1. PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA
Existen diversos enfoques para la gestin de una organizacin. El enfoque

funcional es el ms conocido y aplicado en las instituciones pblicas del pas.
En el enfoque funcional el trabajo se divide se tareas repetitivas. Las tareas
se agrupan segn su afinidad formando departamentos. Este enfoque fue
ampliamente aplicado a inicios del siglo XIX. Se orienta a aumentar la
eficiencia. Las organizaciones que estn organizadas en base a funciones,
tienen una estructura organizacional jerrquica. Sin embargo, a lo largo del
tiempo el entorno econmico, social y tecnolgico est pasando por muchos
cambios. En la actualidad, para que una organizacin sea competitiva
necesita ser flexible y estar orientada a la satisfaccin del cliente y partes
interesadas. Ante este contexto, la estructura funcional no es el apropiado
para alcanzar la competividad.
Ante las deficiencias del enfoque funcional surgi el enfoque de gestin

basado en procesos. Este enfoque fue ampliamente utilizado por los
movimientos de calidad, y ms tarde por los investigadores de reingeniera.
Desde esta perspectiva, una organizacin se gestiona en base a sus
procesos. La estructura organizacional es sistmica e interconectada. Los
procesos son transversales a travs de la estructura funcional. Los procesos
se crean con el propsito de satisfacer las necesidades del cliente y de la
70
organizacin. Una organizacin basada en procesos puede ser flexible, por
consiguiente estar en la posibilidad de reaccionar ante cualquier cambio. Hoy
en da, hay una alta tendencia por parte de las organizaciones de utilizar el
enfoque basado en procesos como principio de gestin. Esta tendencia es
motivada por la necesidad de mejorar la competividad de la organizacin y
mejorar la eficiencia y eficacia de su sistema de gestin.
PROMPER es una entidad del estado encargada de promocionar los

productos y servicios del pas. La estructura principal de la organizacin est
basado en el enfoque funcional. La entidad est implementando proyectos
relacionados al diseo y optimizacin de procesos en alguna de sus unidades.
Sin embargo, la funcin de Planificacin de las Contrataciones todava est
estructurado en base a funciones. Esta situacin le acarrea a la entidad
diversos problemas, propios de la estructura funcional. Por esta razn, la
presente investigacin pretende solucionar los problemas de la funcin de
Planificacin de Contrataciones de PROMPER en cuanto a su sistema de
gestin. Se toma como rango de anlisis los resultados de desempeo e
informacin de los tres ltimos periodos.
Segn el periodo de anlisis, se detect que la funcin de Planificacin d

Contrataciones no est cumpliendo con las expectativas del cliente y de la
entidad. A esto se suma la dificultad para reaccionar ante cambios del entorno.
En la revisin bibliogrfica, se encontr investigaciones donde demostraron

que la implementacin de un sistema de gestin por procesos en entidad del
estado mejora la efectividad de su gestin. Tal es el caso de Manuel del
Castillo (2003), quien redise la estructura organizacional en base a
procesos de una entidad del estado, logrando mejorar sus resultados. Por otro
lado Liliana Prez (2003) propuso la reingeniera de procesos en la
administracin pblica. Estas investigaciones generalmente estn asociadas
con Gestin de la Calidad, mejora continua o reingeniera. No obstante, no
existen investigaciones que tengan como eje principal mejorar la efectividad
71
de la gestin de un proceso de planificacin de contrataciones en una entidad
pblica.
Mediante la presente investigacin se pretende mejorar la efectividad del

proceso de Planificacin de Contrataciones de PROMPER mediante el
diseo un Sistema de Gestin basado en procesos. Este sistema debe
mejorar la eficacia y eficiencia del proceso. Adems, el proceso debe tener la
capacidad de responder con agilidad a los cambios de las necesidades de los
usuarios internos de la entidad y a las condiciones del entorno.
3.1.1. Diagnstico situacional
La Planificacin de Contrataciones de PROMPER tiene una serie de

problemas referidos a su Sistema de Gestin. Se identific los problemas
desde tres perspectivas: des el enfoque del Sistema de Gestin de Calidad,
segn los fundamentos de la excelencia y de acuerdo a los factores del
proceso.
Para encontrar los principales problemas de la Unidad de Asuntos

Administrativos relacionados al desempeo del proceso de Planificacin de
Contrataciones se utiliz la tcnica de lluvia de ideas. Para tal propsito se
cont con la participacin del Jefe, especialistas de la Unidad y los usuarios.
Esta lista de problemas se muestra en la Tabla No 7.
72
Tabla No 7: Listado de problemas del proceso de Planificacin de Contrataciones
.. ' ,,;_ ' ',- '. ' ' ' ~
ITEM I;ROBL,.EMAS ',.
''
1 Las actividades del proceso no estn estandarizadas
2 Las decisiones no se toman en base a hechos
3 El personal utiliza horas extras durante la elaboracin del PAC
4 Los usuarios no entregan oportunamente sus Cuadros de Necesidades
5 Los usuarios solicitan muchas modificaciones del PAC durante el ao fiscal
6 No se cuenta con suficiente informacin durante la elaboracin del PAC
7 Los Cuadros de Necesidades tiene campos incompletos o mal llenados
8 Las actividades del proceso no se planifican
9 El proceso no cuenta con objetivos definidos
10 No se hace uso del Informe de Evaluacin del PAC
3.1.2. Anlisis del problema
Para tener un mejor conocimiento del proceso, se analiz las causas y

consecuencias de cada problema. Este anlisis se detalla a continuacin.
> Las actividades del proceso no estn estandarizadas
La Unidad de Asuntos Administrativos no cuenta con procedimientos

documentados que sirvan como base para desarrollar las actividades. Debido
a la ausencia de procedimientos no se observa una uniformidad en el manejo
de la informacin. Tampoco se registran las mejoras del proceso, esto afecta
el aprendizaje organizacional del proceso.
> Las decisiones no se toman en base a hechos
73
Generalmente los directivos toman las decisiones del proceso en base su
experiencia y a la situacin del contexto. No se dispone de instrumentos de
seguimiento, ni de indicadores que midan los resultados de los procesos. Por
. otro lado, no se hace analiza el funcionamiento del proceso debido a la falta
de datos y registros.
~ El personal utiliza horas extras durante la elaboracin del PAC
Segn las entrevistas realizadas al personal encargado de planificar las

contrataciones, en das cercanos al plazo de entrega del PAC, es frecuente
observar a los responsables de la elaboracin del PAC hacer horas hombre
extras en sus labores. Dependiendo de la necesidad, .personal de otras reas
acuden a apoyar con la finalidad de cumplir con los plazos.
~ Los usuarios no entregan sus Cuadros de Necesidades

oportunamente
No todos los usuarios entregan oportunamente sus Cuadros de Necesidades

a los responsables de la Planificacin. Esto afecta enormemente en la
agilidad del a elaboracin del PAC, porque no se puede empezar el proceso
mientras no se tenga todos los Cuadros de Necesidades. El principal motivo
es que los trabajadores estn acostumbrados a llenar su cuadro a ltimo
momento.
~ Los usuarios solicitan muchas modificaciones del PAC
Se genera muchas modificaciones durante el ao; cada modificacin implica

trabajo para el personal del rea; esto podra evitarse mediante una buena
planificacin. Las modificaciones calificadas como urgentes son los que ms
causan problemas debido a que genera un malestar en el ambiente laboral y
en algunos casos se utiliza horas extras. En la Figura No 18 el nmero de
modificaciones del PAC en tres ltimos aos.
74
Figura W 18: Modificaciones del PAC
NMERO DE MODIFICACIONES DEL PAC

30 ....
26
20
17
16
15
10
o
2011 2012 2013
~ No se cuenta con informacin suficiente durante la elaboracin del

PAC
Para clasificar los tem se necesita del catlogo de bienes y servicios; sin
embargo, muchas veces se presenta el caso que las objetos de contratacin
no est en el catlogo de la entidad, esto retrasa el proceso. Ante la presencia
de contrataciones que se realizarn por primera vez o despus de un largo
periodo, es necesario solicitar cotizaciones para estimar su valor; sin
embargo, no todos los proveedores contestan a su debido momento.
~ Los Cuadros de Necesidades tienen campos incompletos o mal

llenados
El personal de PROMPER necesita llenar sus necesidades en el sistema

eApex y en el formato de Cuadro de Necesidades entregado por la UAAD.
Por consiguiente, se registra dos veces la misma informacin, causando
distorsin en el mismo. Por otro lado, algunas veces los usuarios mandan sus
Cuadros de Necesidades con campos incompletos o mal llenados; por
75
consiguiente, se necesita verificar la informacin mediante la coordinacin
con los usurarios.
~ Las actividades del proceso no se planifican
El proceso de Planificacin de Contrataciones no cuenta con herramientas de

planificacin donde se defina quien, qu, y cundo se debe desarrollar las
actividades. Los nicos documentos que sirven como base para realizar las
actividades son el MOF y las directivas de la OSCE. El personal del proceso
est acostumbrado a hacer su trabajo de manera repetitiva y rutinaria. Esto
dificulta la mejora del mismo.
~ J:l proceso no cuenta con objetivos
La UAAD no tiene objetivos definidos; tampoco los directivos dan a conocer

al personal los propsitos del proceso. Sin la presencia de objetivos no se
puede gestionar la mejora del proceso. Por otro lado, la planificacin
mediante el presupuesto no es suficiente para alinear a los procesos de
Planificacin de Contrataciones con la estrategia de la entidad.
~ No se hace uso del Informe de Evaluacin del PAC
Los directivos no hacen uso de los resultados del Informe de Evaluacin del
PAC para la toma de acciones correctoras. Una de las principales razones es
que este informe no cuenta con suficiente anlisis del desempeo del
proceso.
Todos los problemas listados afectan la efectividad de la gestin del proceso.

Esta relacin de causa efecto se observa en la Figura No 19
76
Figura W 19: Relacin Causa -Efecto de los problemas.
El plazo para elaborar el PAC

es escaso No existen
Se deja para ltimo momento
procedimientos
el llenado del Cuadro de
3. El personal utiliza horas extras documentados
Necesidades 1 ,.
~ "' durante la elaboracin del PAC

1 ... 1. Las actividades no
4. Los usuarios no entregan <'11 "" estn estandarizadas
oportunamente sus Cuadros '" 11', Falta de personal No hay registros de datos
de Necesidades durante la elaboracin que evidencien el
funcionamiento del proceso Las mejoras no se
del PAC
Las contrataciones del al\o documentan
fiscal no se planifican con
2. Las decisiones no se toman , ..
anticipacin
en base a hechos .. '
5. Los usuarios solicitan muchas
modificaciones del PAC durante ,, lol, Falta de efectividad No existen Indicadores
el afto fiscal que midan los resultados
en la gestin del proceso
~~-~--~--~~-..-----~-'----------------------"'--c---r-~-.,... de Planificacin de .
Los nicos documentos gulas Contrataciones

para realizar las actividades son
El catAlogo de bienes y el MOF y las directivas Desinters de la alta direccin
~
Servicios est desactualizado Se registra dos veces la misma L por mejorar el proceso
Informacin: uno en el sistema
eApex y otro en el Cuadro de B. Las actividades del proceso
no se planifican --?.~ . 9. El proceso no ~uenta con
/j \
6. No se cuenta con suficiente Necesidades que envla la UAAD
Informacin durante la ' objetivos definidos
elaboracin del PAC El persal realiza sus Los objetivos estratgicos
7. Los cuadros de necesidades actividades de manera . no se desglosa hasta el proceso
tienen campos Incompletos rutinaria y repetitiva
Los proveedores demoran o mal llenados 10. No se hace uso del
en mandar sus cotizaciones Informe de Evaluacin del PAC
Los subprocesos no
Los usuarios no llenan estn Identificados
todos los campos del Insuficiente anllsls en el
Cuadro de Necesidades Informe de Evaluacin
77
3.1.3. Priorizacin del problema
No todos los problemas del proceso tienen la misma importancia. Por esta
razn, se prioriz los problemas segn su criticidad. El objetivo de esta
prctica es comenzar hacer el tratamiento de los mismos iniciando por el ms
crtico.
Debido a la naturaleza de los problemas, para su priorizacin se tom como

conveniente utilizar la tcnica de grupo nominal. Se cont con la participacin
de 5 empleados de la Unidad de Asuntos Administrativos. Ellos evaluaron la
criticidad de los problemas segn la siguiente notacin: 1 significa criticidad
baja y 7 significa criticidad alta. Los resultados que se obtuvieron se muestran
en la Tabla No 8.
Tabla W 8: Priorizacin de problemas
ITEM PROBLEMAS 1 2 3 4 5 Puntaje

-- -- >- --- -- --- ---
Las actividades del proceso no estn
1 6 7 5 6 7 31
estandarizadas
Las decisiones no se toman en base a
2 3 3 2 2 3 13
hechos
El personal utiliza horas extras durante la
3 2 1 2 1 1 7
elaboracin del PAC
Los usuarios no entregan oportunamente sus
4 3 2 3 3 3 14
Cuadros de Necesidades
Los usuarios solicitan muchas modificaciones
5 3 4 4 3 3 17
del PAC durante el ao fiscal
No se cuenta con suficiente informacin
6 3 2 3 2 1 11
durante la elaboracin del PAC
Los Cuadros de Necesidades tiene campos
7 2 2 1 1 2 8
incompletos o mal llenados
8 Las actividades del proceso no se planifican 7 7 7 7 7 35
9 El proceso no cuenta con objetivos definidos 7 6 7 7 7 34
No se hace uso del Informe de Evaluacin del

10 3 2 1 2 1 9
PAC
78
Para un mejor anlisis, los problemas priorizados se ordenaron desde el ms
crtico hasta el menos crtico. En Figura No 20 se muestra esta priorizacin
mediante un diagrama de Pareto.
40 - --- -~--~- ------------------------------- ---------~--

120% i!
35 r1
100%'
30
o 80"/o
<( 25
.
1 a:
o
l- 20
15 --
0
10 --
3.1.4. Seleccin del problema
Una vez que tenemos a los problemas identificados, analizados y priorizados

segn su criticidad; pasamos a seleccionar a aquellos que sern analizados
con mayor alcance en el presente estudio. Estos problemas son los
siguientes:
Las actividades del proceso no se planifican

El proceso no cuenta con objetivos definidos
Las actividades del proceso no estn estandarizadas
Los problemas antes mencionados se sintetizan en la falta de efectividad de

la gestin del proceso. Por tal razn, en la presente investigacin tenemos
79
como objetivo el mejoramiento dicha efectividad mediante el diseo de un
Sistema de Gestin. Los objetivos especficos buscarn una solucin a los
tres problemas seleccionados.
3.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA
Qu efecto tendr la implementacin de un Sistema de Gestin por Procesos

en la efectividad de la gestin de las actividades de Planificacin de
Contrataciones de PROMPER?
3.3. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA
3.3.1. Sub problema 1:
Qu efecto tendr la planificacin desde una perspectiva de procesos en la

efectividad de la planificacin de las actividades de Planificacin de
Qu efecto tendr la implementacin de un Sistema de Control basado en

procesos en la efectividad del control de las actividades de Planificacin de
Cul es el efecto en los resultados de las actividades de Planificacin de

Contrataciones de PROMPER la implementacin de un Proceso de Mejora
Continua?
80
3.4. IMPORTANCIA DEL PROBLEMA
3.4.1. Desde el punto de vista prctico
La implementacin de un Sistema de Gestin por Procesos en la gestin del

proceso de Planificacin de Contrataciones de PROMPER mejorar su
eficacia y eficiencia, el cual se traduce en reduccin de costos, tiempos y
cumplimiento de plazos. Mediante el Sistema de Control, la entidad podr
tener al proceso bajo control. Gracias al seguimiento y medicin de los
resultados, los funcionarios podrn tomar de mejores decisiones. Por ltimo,
con la aplicacin del programa de mejora continua, el proceso estar en
mejoramiento continuo.
Con un proceso de planificacin de contrataciones ms efectivo, los usuarios

tendrn mayores posibilidades para cumplir sus objetivos. Por ser una entidad
gubernamental, con la efectividad de los procesos de la entidad, se prestar
un mejor servicio a la sociedad. Tambin la OSCE, como entidad reguladora
y supervisora de las contrataciones del estado, se ver beneficiada con la
eficiencia y eficacia del proceso.
3.4.2. Desde el punto de vista terico
La presente investigacin servir como referente bibliogrfico de una

aplicacin de Gestin por Procesos en el mejoramiento de la efectividad del
proceso de planificacin de contrataciones en una entidad del Estado. Los
datos empricos que se obtenga producto de la investigacin enriquecern los
conceptos de Gestin de la Calidad, Gestin por Proceso y Cuadro de Mando
Integral.
81
3.4.3. Desde el punto de vista metodolgico
Existen procesos que son similares en las entidades del estado y en su mayor
parte estn bajo la misma normativa. Debido a que una organizacin requiere
de bienes 6 servicios para poder operar; todas las entidades necesitan
planificar sus contrataciones. El diseo de procesos que se hizo en el presente
estudio podr servir como modelo para disear los procesos de planificacin
de contrataciones en otras entidades del estado.
3.5. OBJETIVOS
3.5.1. Objetivo General
Disear un sistema de gestin basado en procesos que logre mejorar la

efectividad de la gestin de los procesos de Planificacin de Contrataciones
de PROMPER.
3.5.2. Objetivos Especficos
a) Objetivo Especfico 1:
Planificar los procesos de Planificacin de Contrataciones de PROMPER

desde la perspectiva de procesos.
b) Objetivo Especfico 2:
Disear un Sistema de Control basado en procesos para los procesos de

Planificacin de Contrataciones de PROMPER.
82
e) Objetivo Especfico 3:
Disear un Proceso de Mejora Continua para los procesos de Planificacin de

Contrataciones de PROMPER.
3.6. HIPTESIS
3.6.1. Hiptesis General
La implementacin de un Sistema de Gestin por Procesos mejorar la

efectividad de la gestin de los procesos de Planificacin de Contrataciones
de PROMPER.
3.6.2. Hiptesis Especfica
a) Hiptesis Especfica 01:
La implementacin de un Sistema de Gestin por Procesos mejorar la

planificacin de los procesos de Planificacin de Contrataciones de
PROM PER.
b) Hiptesis Especfica 02:
La implementacin de un Sistema de Control desde la perspectiva de

procesos mejorar el control. del proceso de Planificacin de Contrataciones
de PROMPER.
e) Hiptesis Especfica 03:
Con la implementacin de un Proceso de Mejora Continua, los procesos de

Planificacin de Contrataciones de PROMPER estarn en la capacidad de
mejorar continuamente.
83
3.7. METODOLOGA DE INVESTIGACIN
3. 7.1. Tipo de la investigacin
Por el tipo de investigacin, el presente estudio rene las condiciones

metodolgicas de una investigacin aplicada, dado que tiene como finalidad
resolver un problema prctico de una entidad del estado. Esta investigacin
busca mejorar la efectividad de la gestin de un proceso de la cadena de
abastecimiento de PROMPER, el cual es un problema prctico de una
organizacin en particular.
3. 7 .2. Nivel de la investigacin
La investigacin rene las caractersticas. de un estudio descriptivo y

correlaciona!. Descriptivo, porque para disear un sistema de gestin basado
en procesos, se necesita describir la situacin actual de los procesos. Por otro
lado, para evaluar la efectividad del proceso se tendr que conocer la eficacia
y eficiencia de la gestin del proceso.
Correlaciona!, porque se busca demostrar la vinculacin entre la efectividad

de un proceso y el enfoque con que se gestiona. La hiptesis parte de la
suposicin que un proceso mejorar sus resultados si se gestiona con un
enfoque basado en procesos.
3.7.3. Mtodos de Investigacin
Se utilizar el mtodo de anlisis y sntesis. El anlisis maneja juicios, es un

proceso de conocimiento que inicia por la identificacin de cada una de las
partes que caracterizan una realidad, podr establecer la relacin causa-
efecto entre los elementos que componen el objeto de investigacin. La
sntesis considera los objetos como un todo, la interrelacin de los elementos
84
que identifican el objeto. Con el mtodo de anlisis y la sntesis se separar
el objeto de estudio en partes y, una vez comprendida su esencia, se
construir un todo.
Tambin se utilizar el mtodo sistmico de la investigacin. El mtodo

sistmico est dirigido a modelar el objeto mediante la determinacin de sus
componentes, as como las relaciones entre ellos. Esas relaciones determinan
por un lado la estructura del objeto y por otro su dinmica.
3. 7 .4. Fuentes y tcnicas para la recoleccin de informacin
La unidad de anlisis del presente estudio son los procesos de la Planificacin

de Contrataciones de PROMPER. El nmero de procesos que se analizar
no es significativo. Por consiguiente, se analizar todos los procesos.
Las fuentes de datos sern el "know how" de los funcionarios de la entidad, la

informacin contenida en la base de datos de la entidad, informacin de
inters del sitio web de la entidad y los archivos de documentacin fsica de
la entidad. Se revisarn los informes de evaluacin del PAC, que segn
normativa se realizan cada mitad de ao. Los datos que se analizarn sern
de los periodos 2011, 2012 y 2013.
Las tcnicas de recoleccin de datos sern las siguientes: entrevistas,

encuestas, cuestionarios, diagramas de flujo, diagramas de caracterizacin,
guas de revisin de datos tanto fsicos como virtuales. Para el anlisis de
procesos se utilizar la TABLA ASME-VM.
85
CAPITULO IV:
SITUACIN ACTUAL
4.1. SISTEMA DE GESTIN ACTUAL
4.1.1. Objetivos, estrategias y planes
4.1.1.1. Plan Estratgico Institucional (PEI)
El PEI es un elemento gua de la Poltica Institucional de las entidades del

estado. Orienta al desarrollo de las acciones hacia el cumplimiento, de manera
eficaz y eficiente, de sus principales roles; contiene la Sntesis Estratgica, las
Estrategias y las Metas de la entidad.
El PEI de PROMPER forma parte del Sistema de Gestin Estratgica. Este

sistema agrupa las herramientas necesarias que permite direccionar, alinear,
controlar, evaluar y mejorar continUamente el desempeo de la organizacin.
Este esquema incluye la revisin anual de la estrategia, el uso de indicadores
para medir el desempeo de la organizacin y un mayor alineamiento entre la
estrategia y las actividades operativas.
La vigencia del actual PEI de PROMPER comprende el periodo 2013-2015;

este contiene la visin, misin, objetivos estratgicos, estrategias, metas e
indicadores de medicin. Los objetivos estratgicos, bajo la nueva lgica de
gestin estratgica, son tres: primero, la promocin del producto Per;
86
segundo, la generacin de oportunidades de negocio; y tercero, el
fortalecimiento de capacidades de la organizacin.
La entidad tiene claro que las iniciativas para el logro de los objetivos
estratgicos parte del fortalecimiento institucional. Por consiguiente, el
fortalecimiento del sistema de gestin del planeamiento de contrataciones
est alineado con la estrategia de la entidad.
4.1.1.2. Plan Operativo Institucional (POI)
El Plan Operativo Institucional (POI) es una herramienta de gestin que

orienta las lneas de accin de la Institucin en el corto plazo hacia el
cumplimiento de los objetivos institucionales. En este documento, los
directivos de la entidad definan las actividades que realizarn durante el ao
fiscal para cumplir con los objetivos institucionales. Asimismo, asignan un
presupuesto para el desarrollo de las actividades.
El POI de PROMPER es elaborado con una metodologa de enfoque en

Gestin Estratgica. Dicha metodologa tiene por objetivo el alineamiento
entre objetivos estratgicos, estrategias y actividades operativas; es decir,
alineamiento entre el Plan Estratgico Institucional (PEI), Planes por Sectores
y por Mercado, y POI. La aplicacin de este enfoque ha permitido clarificar los
objetivos de la institucin y de sus unidades de negocio, identificar los
principales indicadores de gestin para medir su desempeo y establecer
metas cuantificables para cada una de sus funciones.
4.1.1.3. Planes por Sector y Planes por Mercado
Los Planes por Sector consisten en la identificacin de estrategias para

promocionar los principales sectores econmicos del pais. Asimismo,
describe las actividades que se deben llevar a cabo para cumplir dicho plan.
87
Los Planes por Mercado son planes que describen las estrategias y acciones
en los principales destinos de promocin (mercados estratgicos) del pas.
El POI se encuentra alineado con las estrategias de las unidades de negocio,

a travs de los Planes por Sectores y Planes por Mercado, ya que las
actividades operativas formuladas constituyen la cristalizacin de las
estrategias establecidas en los mencionados planes (por sectores y por
mercado). En el caso de la Imagen Pas, sus actividades son transversales a
estos sectores. De otro lado, el alineamiento entre el POI y el PEI, al igual que
con los planes por sectores y por mercado, se da en el sentido de que las
acciones estn orientadas al cumplimiento de los objetivos estratgicos de
cada unidad de negocio; por consiguiente, al cumplimiento de los objetivos
estratgicos institucionales. En la Figura No 21 se observa la relacin entre
objetivos estratgicos, estrategias y planes de accin.
Figura W 21: Relacin entre objetivos estratgicos, estrategias y actividades
Dnde queremos ir? Cmo llegaremos? Q.u debemos hacer?
Objetiuos
Estratgicos
Estrategias
> 1
Adiuidodes
>
PEI

Planes por Sector u
Planes por Mercado
POI
Fuente: POI PROMPER (2014)
88
4.1.1.4. Alineacin de objetivos con el proceso de Planificacin de
Contrataciones
En el POI se describe, para cada unidad estructural, las actividades y los

recursos que le asigna a cada actividad. Segn la Tabla No 9 se observa que
la Unidad de Asuntos Administrativos (UAAD), para el ao 2014, tiene 6
actividades y le han asignado un presupuesto de SI. 1,480,000.00. Las
actividades de la UAAD representa el 0.5% del total de actividades; asimismo
los recursos asignados a la UAAD representa el 0.8% del presupuesto total.
Tabla W 9: Asignacin de Presupuesto a la Unidad de Asuntos Administrativos para el 2014

. -- - ".
%del
Nde % del total de
DEPARTAMENTO Presupuesto presupuesto
actividades actividades
total
Secretara
56 4.5% 14,771,216 7.5%
Ejecutiva
Oficina General de
31 2.5% 9,092,308 4.6%
Administracin
Unidad de Asuntos
6 0.5% 1,480,000 0.8%
Administrativos
Elaboracin propia
En la Tabla No 1O se muestran las actividades de la UAAD y su respectivo

presupuesto para el2014.
Se observa que las actividades que describe el POI son genricas y estn
referidas a gastos fijos en general. Para la efectividad de la planificacin se
necesita desglosar las actividades a mayor detalle.
La UAAD no cuenta con objetivos estratgicos. Aparte del POI, no se observa

un alineamiento entre las actividades de Planeamiento de Contrataciones y la
estrategia de la entidad. Tampoco la unidad no cuenta con indicadores y
metas.
89
Tabla W 1OAsignacin de presupuesto a las actividades planificadas de la UAAD para el
2014
- 0_, -. .;z r. ~ .,_ ' ~ : "" -. ~ ,..,, ,., : .-;r": '. r "'~ '~ 7'c .<;;",,. -- -~:\.c.' -.-.~ ..
Nombre de la actividad-_ ' -% del presupuesto

Tipo de actividad - P~esupues~<f
. ...
. : . .. delaUAAD.
.
. ... ,..:. ,'. :' ..
Soporte Locales (Mincetur, Repblica 900,000 61%
Administrativo de Panam, Basadre)
Soporte Pliza de seguro 300,000 20%
Administrativo
Soporte Mantenimiento de Bienes 100,000 7%
Administrativo Muebles e Inmuebles
Soporte Bienes bsicos 80,000 6%
Administrativo
Soporte Gastos Operativos UAA 50,000 3%
Administrativo
Soporte Servicio de Mensajerfa 50,000 3%
Administrativo (Courier local, nacional e
internacional)
Total 1,480,000 100%
Elaboracin propia
4;1.2. Estructura Organizacional
Segn el ROF de la entidad, el rgano responsable del Planeamiento de

Contrataciones es la Unidad de Asuntos Administrativos (UAAD). A su vez, la
UAAD es supervisada y controlada por la Oficina General de Administracin
(OGA). En la Figura No 22 se presente el organigrama estructural del UAAD.
La UAAD es la unidad orgnica encargada de la programacin y contratacin

de bienes y servicios, arrendamiento y ejecucin de obras, en la cantidad,
calidad y oportunidad requerida por los rganos y unidades orgnicas de la
entidad.
90
Figura No 22 Organigrama Estructural de la Unidad de Asuntos Administrativos (UAAD)
SECRETARfA GEIIEAAL
''
OFICINA GENERAL DE
ADMINISTRACIN
UNIDAD DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
Elaboracin propia
Fuente: ROF PROMPER (2014)
En lo referente a la adquisicin de bienes y servicios, la UAAD tiene las

siguientes funciones:
~ Formular, modificar y ejecutar el Plan Anual de Contrataciones de la

entidad.
~ Programar, coordinar, ejecutar y administrar los procesos de contratacin
de bienes y servicios, arrendamientos y ejecucin de obras, incluyendo
los contratos que ellos deriven.
~ Programar y ejecutar los procesos tcnicos de recepcin,
almacenamiento y despacho de bienes de consumo, as como de gestin
y control de almacn de bienes de la entidad.
~ Programar, coordinar y supervisar el servicio de distribucin de bienes y
carga, a nivel nacional e internacional.
La direccin, control y evaluacin del Planeamiento de Contrataciones es

realizada por la OGA. Este rgano, a su vez, planifica, implementa, programa,
91
conduce y controla los dems procesos de la cadena de suministro de la
entidad.
Las descripciones de puestos y responsabilidades para el Planeamiento de

Contrataciones estn definidos en el MOF. En la Figura No 23 se observa los
puestos y su relacin jerrquica de los cargos que intervienen en el
Planeamiento de Contrataciones.
Figura W 23 Organigrama de puestos para el Planeamiento de Contrataciones
SECRETARA GENERAL
. : . ,. . . . . ..
. JEFE DE LA OFICIN GENERAL
DE ADMINISTRACIN
..
JEFE DE LA UNIDAD DE
. ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
..
ESPECIALISTA DE NORMATIVIDAD
EN CONTRATACIONES DEL ESTADO
..
1 '
ESPECIALISTA EN
PROGRAMACIN 11 J 1
ESPECIALISTA EN
PROGRMACIN (
Fuente: MOF PROMPER (2014)

Elaboracin propia
A continuacin se describe las funciones relacionados al Planeamiento de

Contrataciones de los puestos que participan en dicha actividad. Estas
funciones fueron extradas del MOF vigente de la entidad. La Tabla No 11
muestra las funciones del Jefe de la Oficina General de Administracin. Este
cargo es responsable del control del Planeamiento de las Contrataciones.
92
Tabla W 11 Funciones del Jefe de la Oficina General de Administracin
Puesto Jefe de la Oficina General de Administracin
Programar, conducir y controlar los sistemas administrativos de

Misin personal, logstica, contabilidad, tesorera, archivo e informtica.
Asimismo, es responsable de la ejecucin presupuesta! del Pliego.
1. Dirigir, supervisar, evaluar y controlar los procesos de trmite

documentario, activo fijo, archivo, inventario, control
Funciones
patrimonial, almacn, contrataciones y adquisiciones,
relacionado a la
administracin de personal, logstica, contabilidad, tesorera e
Planificacin de
informtica, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Contrataciones
2. Proporcionar los bienes y servicios que requiera la Entidad,
segn lo establecido en los dispositivos legales vigentes.
Fuente: MOF PROMPER (2014 )

Elaboracin: Propia
En la Tabla No 12 se muestra las funciones del Jefe de la Unidad de Asuntos

Administrativos. Observamos que este cargo es quien planifica las
contrataciones de la entidad.
Tabla No 12: Funciones del Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos
Puesto Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos
Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los

Misin
procesos administrativos de la Entidad
Funciones
1. Formular el Plan Anual de Contrataciones de PROMPER.
relacionado a la
2. Programar y ejecutar la obtencin oportuna de bienes y
planificacin de
servicios requeridos, acorde con las normas legales vigentes
contrataciones

Elaboracin: Propia
Eri la Tabla No 13 se muestra las funciones del Especialista en Normatividad

de Contrataciones del Estado. Este cargo es el responsable de dar asesora
legal en el Planeamiento de las Contrataciones.
93
Tabla W 13: Funciones del Especialista en Normatividad de Contrataciones del Estado
Puesto Especialista en Normatividad de Contrataciones del Estado
Brindar asesora y emitir opinin legal sobre asuntos derivados de

Misin los procesos de seleccin, exoneraciones, modificacin y
resolucin de contratados de bienes y servicios.
1. Asesorar a la Unidad de Asuntos Administrativos sobre la

aplicacin de la normativa en materia de Contrataciones del
Estado, cuando se lo requiera.
2. Elaborar informes legales sobre prestaciones adicionales,
reduccin de prestaciones, contrataciones complementarias y
Funciones relacionado resolucin de contratos de bienes y servicios, derivados de los
a la planificacin de procesos de seleccin realizados por la entidad.
contrataciones 3. Elaborar informes legales sobre las exoneraciones de
procesos de seleccin requeridas por las reas usuarias,
tramitarlas y efectuar el seguimiento correspondiente.
4. Apoyar a los Comits Especiales en la absolucin de
observaciones a las bases derivadas de los procesos de
seleccin, cuando se lo requiera.

Elaboracin: Propia
En la Tabla No 14 se muestra las funciones del Especialista en Programacin

11. Este cargo es responsable de recolectar y consolidar las necesidades de
adquisicin de bienes y servicios que correspondan a procesos de seleccin
mayores. Asimismo, es el responsable de hacer las modificaciones del PAC y
la evaluacin semestral del mismo.
94
Tabla No 14: Funciones del Especialista en Programacin 11
Puesto Especialista en Programacin 11
Asistir a. las unidades orgnicas de PROMPER, en el proceso

de programacin de sus necesidades de bienes y servicios, y en
Misin la gestin de la informacin y documentacin necesarias para la
preparacin y aprobacin de los expedientes de contratacin de
procesos de seleccin mayores.
1.Brindar asistencia tcnica a las reas usuarias, en el proceso
de programacin anual de las necesidades de bienes y
servicios.
2. Consolidar y valorizar el proyecto de Cuadro de Necesidades
de bienes y servicios.
3. Apoyar en la elaboracin y monitoreo del Plan Anual de
Contrataciones de la Entidad
4. Apoyar a las reas usuarias, en la formulacin o ajuste de las
caractersticas tcnicas de los bienes y servicios que
Funciones relacionado
corresponden a los procesos de seleccin mayores.
a la planificacin de
5. Realizar los estudios de posibilidades que ofrece el mercado
contrataciones
de los bienes y servicios que corresponde a los procesos de
seleccin mayores.
6. Coordinar oportunamente con las reas usuarias, la
documentacin requerida para la ejecucin de los procesos de
seleccin mayores.
7. Preparar fas expedientes de contratacin para fa ejecucin de
los procesos de seleccin mayores.
8. Gestionar ante el MEF las actualizaciones del Catlogo de
Bienes y Servicios.

Elaboracin: Propia
En la Tabla No 15 se muestra las funciones del Especialista en Programacin

1. Este cargo es responsable de recolectar y consolidar las necesidades de
adquisicin de bienes y servicios que correspondan a procesos de seleccin
menores.
95
. 1
Tabla No 15: Funciones del Especialista en Programacin 1
Puesto Especialista en Programacin 1

Misin Asistir a las unidades orgnicas de PROMPER, en el proceso
de programacin de sus necesidades de bienes y servicios, y en
la gestin de la informacin y documentacin necesarias para la
preparacin y aprobacin de los expedientes de contratacin de
procesos de seleccin menores.
Funciones relacionado 1. Brindar asistencia tcnica a las reas usuarias, en el proceso
a la planificacin de de programacin anual de las necesidades de bienes y
contrataciones servicios.
2. Apoyar a las reas usuarias, en la formulacin o ajuste de las
caracterfsticas tcnicas de los bienes y servicios que
corresponden a los procesos de seleccin mayores.
3. Realizar los estudios de posibilidades que ofrece el mercado
de los bienes y servicios que corresponde a los procesos de
seleccin mayores.
4. Coordinar oportunamente con las reas usuarias, la
documentacin requerida para la ejecucin de los procesos de
seleccin mayores.
5. Preparar los expedientes de contratacin para la ejecucin de
los procesos de seleccin mayores.
Elaboracin: Propia
4.1.3. Control de gestin
El presupuesto es la principal herramienta de control de la entidad. Sin

embargo, el presupuesto no es una herramienta idnea para controlar la
ejecucin de actividades administrativas, porque no siempre es posible
asignar un valor monetario a los recursos que consume la actividad.
Las forma de control ms utilizada por la OGA es mediante la supervisin de

la ejecucin de las actividades por parte de los jefes de mayor de jerarqua.
Generalmente los empleados que realizan el Planeamiento de Contrataciones
informan sus avances a los jefes de manera verbal o por correo electrnico.
Los principales criterios de controlar la efectividad de las actividades son el
cumplimiento de plazos, las observaciones producto de la revisin de los
documentos de planificacin y las observaciones realizadas por la OSCE.
96
La UAAD no tiene un Sistema de Control basado en herramientas de
seguimiento y medicin. Por consiguiente, las actividades del Planeamiento
de Contrataciones no estn bajo control. Debido a la ausencia de control y la
falta de objetivos los directivos no conocen si el Planeamiento de
Contrataciones est apoyando en el cumplimiento de la estrategia de la
entidad.
4.2. MODELADO DE PROCESOS
4.2.1. Desglose de procesos
Si bien la organizacin de PROMPER tiene una estructura funcional, desde

la perspectiva de procesos, la visin general del Sistema de Gestin de
PROM PER est representado en el mapa de mapa de procesos de la Figura
No 24. La estructura de procesos de la entidad est conformado por 4
procesos claves, 5 procesos de soporte y 2 procesos estratgicos.
El proceso de Abastecimiento y Servicios Generales funciona como proceso

soporte de los procesos claves. Este proceso es el engloba las actividades de
la cadena de suministro de la entidad.
4.2.1.1. Macroproceso: Abastecimiento y Servicios Generales
El macroproceso de Abastecimiento y Servicios Generales tiene como

objetivo el abastecimiento de bienes y servicios que la entidad requiera para
cumplir sus objetivos. En la Figura No 25 se muestra que el macroproceso de
Abastecimiento y Servicios Generales se desglosa en 7 procesos.
97
Figura No 24: Procesos Nivel O Mapa de procesos de PROMPERU
Grupos. d~ Inters
Promocin de Promocin del Promocin de la

las Exportaciones Turismo Imagen Pais
Produccin y
Comunicaciones
Fuente: PROMPER (2014}
El proceso de Planificacin de Contrataciones es un proceso del

macroproceso de Abastecimiento y Servicios generales. Tiene como funcin
la identificacin de necesidades, la programacin de las contrataciones, as
como su identificacin y evaluacin.
98
FiQura No 25: Macroproceso: Abastecimiento y Servicios Generales
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES
Planificacin de Definicin de
Contrataciones
Contrataciones Requerimientos
Gestin de Proveedores y
Catlogo de Bienes y Control Patrimonial Gestin de Almacn
Servicios
Servicios Generales
Fuente: PROMPER (2014)
4.2.1.2. Diagrama contextual del proceso de Planificacin de

Contrataciones
En el diagrama de contexto se muestra la interrelacin de un determinado

proceso con sus proveedores y clientes mediante las entradas y salidas. En
la Figura No 26 se aprecia el diagrama de contexto del proceso de
Planificacin de Contrataciones. En cuanto al producto que se genera en el
proceso, podemos apreciar que los clientes son rganos y unidades orgnicas
de PROMPER y una entidad externa como es el caso de la OSCE.
99
Figura W 26 Diagrama de Contexto del proceso de Planificacin de Contrataciones
PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTES
Oficina de
Planeamiento y POI aprobado
Presupuesto PAC aprobado, Contrataciones
PAC modificado
Cuadro de
Necesidades de
PLANIFICACIN
PAC para publicacin,
Cotizaciones
DE
CONTRATACIONES
resolucin que
aprueba el PAC e OSCE )
e
Informe de Secretaria
Formato del PAC y
Evaluacin del Ejecutiva
OSCE normas relacionadas
PAC
al proceso
4.2.2. Identificacin de subprocesos
El proceso de Planificacin de Contrataciones est conformado por

subprocesos, los cuales an no estn identificados. El Reglamento de la Ley
de Contrataciones del Estados menciona tres principales actividades respecto
a la gestin del Plan Anual de Contrataciones: formulacin, modificacin y
evaluacin. La entidad est organizada funcionalmente para las tres
actividades mencionadas previamente.
Segn lo antes expuesto, y para facilidad del manejo de informacin, se tom

por conveniente desglosar el proceso de Planificacin de Contrataciones en
tres subprocesos: Planificacin del PAC, Modificacin del PAC, Evaluacin
del PAC. En Tabla No 16 se muestra el inventario de subprocesos.
100
Tabla No 16: Inventario de subprocesos de Planificacin de Contrataciones
., ,. .. -.- ...
PROCESO' ~UPPROCESO
-
01 Formulacin del PAC
PLANIFICACIN DE
CONTRATACIONES
02 Modificacin del PAC
03 Evaluacin del PAC

Fuente: ElaboraCin propta
Una vez identificado los subprocesos, el siguiente paso consiste en describir

la interrelacin de los mismos. Esta interrelacin se muestra en la Figura No
27. El proceso de Planificacin de Contrataciones inicia con el subproceso de
Formulacin del PAC. El PAC se formula una vez al ao. No obstante, segn
la necesidad de los usuarios se puede modificar el documento mediante el
subproceso de Modificacin del PAC. Por ltimo, tanto los subprocesos de
formulacin como de modificacin del PAC son evaluados dos veces al ao
mediante el subproceso de Evaluacin del PAC.
Figura No 27: Mapa actual de interrelacin de procesos
SUBPROCESOS OPERATIVOS
t
SUBPROCESOS DE MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
,._. ...'<.<o.c.
,-r.
Evaluacin del PAC

! ., .
101
4.2.3. Mapeo de procesos
El mapeo de procesos constituye la identificacin de actividades cada uno de

los subprocesos identificados en el inventario de subprocesos. Utilizaremos el
diagrama de flujo como herramienta para modelar los subprocesos. Este
diagrama relaciona la secuencia de las actividades y al mismo tiempo el
responsable de su ejecucin.
Para mapear los subprocesos se realizaron entrevistas a cada personal de la

entidad involucrada en la Planificacin de Contrataciones. Con la finalidad que
los procesos levantados reflejen la situacin actual solicit la validacin, de
cada subproceso, por parte del Jefe de la UAAD.
4.2.3.1. Mapeo del subproceso de Formulacin del PAC
El proceso de Formulacin del PAC tiene como objetivo formular, aprobar y

publicar el Plan Anual de Contrataciones de PROMPER, que permita prever
las contrataciones de bienes y servicios que se requerirn en el ao fiscal; as
como, de los montos estimados y tipos de procesos de seleccin previstos.
Los responsables de la elaboracin del PAC son los Especialistas de

Programacin 1111 de la UAAD. Las revisiones estn a cargo del Jefe de la
UAAD, Jefe de la OGA y Jefe de la OAJ. La Secretara General como rgano
mximo de la entidad, por lo cual es el responsable de aprobar el PAC.
El principal insumo del subproceso son los cuadros de necesidades que

remiten los usuarios de la entidad. El Principal producto es el documento que
contiene el Plan Anual de Contrataciones, el cual se entrega a la OSCE. En
la Figura No 28 y Figura No 29 se muestra el diagrama de flujo del subproceso
de Formulacin del PAC, el cual muestra la secuencia de sus actividades y
los responsables de su ejecucin.
,'
102
Figura W 28: Diagrama de flujo del subproceso de Formulacin del PAC
Subproceso: Formulacin del PAC 1 Versin: 01 Pg.1/2

Especialista en Programacin 11/1 Jefe de la Oficina de.Asesorfa
Secretaria General
de la UAAD Jurdica
( _ _1-,niCI_o_ _)
~
Recibe de la OPP el POI aprobado
2
Enva el formato de Cuadro de
Necesidades a la reas Usuarias
3
Revisa la informacin del Cuadro de
Necesidades y verifica concordancia
de los conceptos de gasto
4
Coordina con las reas Usuarias la
modificacin del Cuadro de
Necesidades
5
Determina si es posible consolidar los
bienes y servicios, bajo criterios
establecidos
11
Si~ 5.1 Revisa Proyecto de
Resolucin de aprobacin
onsouaa 1os 1 del PAC y determina
bienes y servicios .
No a contratar 1
j ~
1
~
.
6}-
. .
Cuadro de
consolidado
Filtra mformaCion necesidades
.,
1
ydetermina ~~
1 ~i 11.1 12
l Visa proy~cto de Reso~ucion J-~ Revisa Proyecto

Resolucin de
de aprobacin 1
___~~ntrata Yremite a Secre~a~~a del PAC y determina

~-a3U
' Si
. l No L~G~e~n~e~ra~l~p~ara~r~e~~s~Io~n~~~;-~---~1----~
Proyecto de ~
o
,------'--
..._6_.1--, Resolucin de
~o 62
1 Elimina del PAC aprobacin del PAC Conforme - -- -- -
Determina tipo ~----.....
~o
1 '
deproceso 1 11.2 12.2 1
~ Si
r:------:c:--~----:c:--,--,
17 Coordina subsanacin de 1 Comunica observaciones,
observaciones con el l al Jefe de la OAJ para su
Registra informacin del Jefe de la OGA subsanacin
PAC en los formatos ele
Excel dl SEACE de OSCE 12.1
Firma Rsolucin y dispone!~
CVt l
Elabora proyecto de Resolucin 1
8 su registro, publicacin Y
distribucin
Resolucin de
de aprobacin del PAC Pa'i"---'.---L;:-::-,-,-----, 1 aprobacin del
cv~
envo al Jefe de la UADD Proyecto de
Resolucin de
c!J ~~
103
1
Figura W 29: Diagrama de flujo del subproceso de Formulacin del PAC (Continuacin)
1
S~bproeeso: Formulacin del PAC t

1
Versin: 01 1 Pg.2/2
Jefe de la Unidad de Asuntos Jefe de la Oficina G.eneral de Especialista en Programacin 11

Administrativos . Administracibn delaUMD
C?v
Revisa proyecto de
9
+ " "'" '"'

Resolucin de aprobacin del
PAC y delermin
Proyecto de 15
aprobcin de_I_!'.AG C"'""""""PAC )
generado (formato db~ y
- adjunta archivo de
Sr resolucin (formato pdf)
v 9.1 10 en el SEACE;:
Revisa proyecto de l~EACEJ
Visa y presenta proyectode
1 Resolucin de aprobacin
No Resolucin al Jefe dela OGA
Proyecto de
del PAC y determina ,1 16
Resolucin de
<$
Crug-PAC )
aprobacin del PAC generado (formato db~ y
--._ adjunta archivo de
"--
resoluci?n (formato pd~ ..
No n el Sistema de ERI?:C
9.2 v 10.2
l E~:J
1
1
Comunica observacionel3 al Comunica observaciones
Si
J
LJ> Especialista en Programcin al Jefe de la UAAD para su 17
U para su subsanacin subsanacion
"''"'" PAC (-.lo
cb
dbt) y resolucin de .
aprobacin del PC en el
---<'"oo~
SEACE
?
~
No
+ 10.1.2
Visa proyecto. de
prime constancia de ~
1 18
registro del PAC y solicit

Resoluciru remite al Jete
1 ala.UTIN,Ia publicacin
delaOAJ del PAC en el Portal
Si
cV, Proyec~~ de
Resolucron de
aprobacin del PAC
~ Institucional
l LSEACI;.
constancia de
1
registro en SEACE
1
~ .....____ Memorandum
solicitando
10.1.1
Rrma reSolucin y dispone ~
-.
~ su registro, publicacin y
distribucin 1
Kesorucron ae
aprobacin del
J Archiva. resoluciones,
constancia deregistro en :
19
cv PAC
13
. . SEACE y memo solicitando
publicacin en el Portal
"esolucion de : j
Recibe copia de la
Resolucin y deriva al Jete l
aprobacin del PAC
11
t;onstancra ae
registro en SEACE
1
de la UAAD
~ rvremoranaum
1 solicitando
\')e;
14
ub~
Recibe copia de la ResolUcin
y deriva al Especialista en
Programacin 11 Fin
104
4.2.3.2. Mapeo del subproceso de Modificacin del PAC
El subproceso de Modificacin del PAC tiene como objetivo incluir, excluir o

modificar las necesidades de contratacin de bienes y servicios; as mismo,
es el responsable de realizar cambios de tipo de proceso y variaciones de
montos que produzcan durante el ao fiscal.
Los usuarios son quienes solicitan Jos cambios de acuerdo a sus necesidades
y a la coyuntura del entorno. El responsable de realizar Jos cambios en el
documento del PACes el Especialista de Programacin 11 de la UAAD. La
revisin del documento lo realizan el Jefe de la UAAD y el Jefe de OGA. La
Secretara General como rgano mximo de la entidad es el encargado de
aprobar la modificacin del PAC.
Los principales insumas para ejecutar el proceso son el ltimo PAC

modificado y las solicitudes de modificacin presentados por los usuarios. El
PAC aprobado se enva a la OSCE, quien sera el cliente directo del
subproceso. No obstante, los beneficiados son Jos usuarios que solicitaron la
modificacin del documento.
En la Figura No 30 y Figura No 31 se muestra el diagrama de flujo del

subproceso de Modificacin del PAC. Esta herramienta refleja la secuencia de
sus actividades; as como, los responsables de su ejecucin.
El principal atributo de calidad que valoran Jos clientes del proceso es la

rapidez con que se modifica y aprueba el documento. Esta necesidad toma
trascendental importancia cuando los usuarios tienen que hacer frente a
contrataciones catalogadas como urgentes y que no estn incluidos en el
PAC.
105
Figura W 30: Diagrama de flujo del subprocesode Modificacin del PAC
Subproceso: Modificacin del PAC Versin: 01 Pg.1/2

Jefe de la Oficina General de Especialista en Programacin 11 Jefe de la Oficina de
reas Usuarias
Administracin de la UMD Asesora Jurdica
4
Revisa y evala el memo
Elabora memorndum de inclusin, exclusin o
solicitando exclusin, modificacin, dependiendo
inclusin de 8 y/o S o del tipo de regulacin
modificacin del tipo de 1
proceso ~
~~<te~~
1 LCE
CE No
1
4.2.2
Analiza el monto, objeto Si
y determina el tipo de
proceso
Visa y deriva al
Especialista en
Programacin ll a travs
del Jefe de la UMD
cv1
106
Figura W 31: Diagrama de flujo del subproceso Modificacin del PAC {continuacin)
Subproceso: Modificacin del PAC Versin: 01 Pg2/2

Jefe de la Oficina Especialista en
Jefe de la Unidad de
General de Secretaria General Programacin 11 de la
Asuntos Administrativos
Administracin UAAD
14
arga archivo
modificado del PAC
generado (formato
dbf) y adjunta archivo
de resolucin
(formato pdf) en el
SEACE
Comunica
observaciones al
Especialista para su
subsanacin
1
c:V
18
Archiva
documentacin
generada
Recibe copia de la
Resolucin y deriva alt--t----- ------~f--
Especialista en
Programacin 11
e
107
4.2.3.3. Mapeo del subproceso de Evaluacin del PAC
El subproceso de Evaluacin del PAC tiene como objetivo evaluar la ejecucin

del PAC de la entidad, con la finalidad que los rganos de la entidad, adopten
las acciones preventivas y correctivas necesarias para el logro de las metas y
objetivos previstos en el POI.
El responsable de la evaluacin del PACes el Especialista de Programacin

11 de la UAAD~ Quienes revisan el informe de evaluacin son el Jefe de la
UAAD y el Jefe de la OGA. Finalmente el PAC llega a Secretara General, y
es quien convoca a una reunin para tomar las acciones preventivas y
correctivas.
Los principales insumos del subproceso son el PAC inicial del ao fiscal, y
todas las modificaciones realizadas hasta la fecha de evaluacin. El producto
del proceso es el Informe de Evaluacin del PAC, el cual se entrega a los
principales directivos de la entidad quienes vendran a ser los clientes del
subproceso.
El subproceso segn normativa se ejecuta al finalizar cada semestre. En la

Figura No 32 se muestra el diagrama de flujo del subproceso de Evaluacin
del PAC. Este diagrama refleja la secuencia de sus actividades; as como, los
responsables de su ejecucin.
El atributo de calidad que ms valoran los clientes internos del proceso es la

claridad del anlisis respecto a las contrataciones ejecutadas. Con el uso de
este anlisis, los directivos de la entidad pueden tomar las mejores decisiones
con el fin de lograr los objetivos definidos en el POI.
108
Figura W 32: Proceso Evaluacin del PAC
Proceso: Evaluacin del PAC 1Versin: 01 / Pg.1/1

Especialista en Jefe de la Oficina
Programacin 11 General de Secretaria General
de la UAAD Administracin
e Inicio
1
)
Al finalizar cada Semestre

Prepara consolidado de
modificaciones del PAC con
1
el fin de obtener las

modificatorias publicadas en
el SEACE
1 2
Prepara reporte consolidado
de justificaciones
l
Analiza los procesos
3
6
programados vs los
ejecutados segn Recibe y revisa
parmetros definidos; as -1> Informe de
como el reporte de Evaluacin del PAC
justificaciones 1
l
Prepara Informe de
Evaluacin del PAC, que
consolida movimientos de
contrataciones
4
~ ~ 6.1
Recibe y revisa
7
Visa informe y enva

Informe de
5
al Jefe de la OGA
--~
Evaluacin del PAC

8
o
Presenta Informe de
1~
Revisa y analiza el
Evaluacin del PAC al Jefe f--
de la UAAD para su revisin ~ 6.2 -~ informe de Evaluacin
Comunica ; del PAC
observaciones para
su subsanacin ~i 7.1
1
Firma informe y lo 9
No presenta a 1- Convoca a reunin a los
Secretara General. rganos de la Entidad,
conduce reunin y
7.2 expone aspectos
relevahl:es del lnforrrie
Comunica
- observaciones para
su subsanacin
de Evaluacin del PAC
.y queda como acuerdo
el encargo de la
definicin de acciones
1 preventiVas y
correctivas por parte de
las reas involucradas
~
( Fin )
109
4.3. ANLISIS DEL PROCESO ACTUAL
Para realizar el anlisis de los subprocesos se utiliz la Tabla ASME-VM. Con

esta herramienta se mide el tiempo de ciclo del proceso, el tiempo que le
dedica cada responsable al desarrollo de las actividades; la clasificacin de
las actividades en operacin, revisin, traslado, espera y archivo; y el anlisis
de valor de cada actividad. Posteriormente se analiza costos.
4.3.1. Anlisis del subproceso de Formulacin del PAC
En la Tabla No 17 se muestra la Tabla ASME-VM del subproceso de

Formulacin del PAC. Segn esta Tabla, el tiempo de ciclo del proceso de
Formulacin del PAC es 8,170 minutos, equivalente a 17 das de 8 horas
laborables. E167% del tiempo se utiliza en actividades tipo operacin; El31%
del tiempo se utiliza en actividades de revisin. Se observa que el tiempo
destinado a las actividades de revisin es elevado, debiendo reducirse.
Segn la Tabla ASME-VM, el subproceso tiene en total tiene 25 actividades.

El nmero de actividades tipo operacin son 14, que representa el 56% del
total; el nmero de actividades tipo revisin son 5, que representa el20% del
total; el nmero de actividades tipo traslado son 5, que representa el 20% del
total; por ltimo, el nmero de archivo es 1, que representa el4% del total. Se
observa un elevado nmero de actividades de revisin, ya que representa el
20% del total de actividades; dicho de otra forma, para cada tres actividades
de operacin se realiza una actividad de revisin, el cual es exagerado.
De las 25 actividades, 16 agregan valor, el cual representa el64% del total de

actividades; 5 no agregan valor, que representa el 20% del total de
actividades; y 4 son actividades de control, que representa el 16% del total de
actividades. Segn lo mencionado, un 20% de actividades que no agregan
valor es seal de ineficiencia para un proceso.
110
Tabla W 17: Tabla ASME-VE del subproceso de Formulacin del PAC
Contador de Recursos Tipo de actividad . Tipo de valor

..
.. .
Personal. Q> c::J e D V {JA e SVA,
'
'' .O .,4; . ,'" .;o
,r~a Tiempo 5i, ""')
-m~ ~
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Paso Actividad
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(minutos) .o -~~ o e: o .o
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~ -m Cl), o~ 1-: .:j C .< :
.., -m
m ._
'' wo. Q) ""') ""')
;: '.
>
1 Recibe de la OPP el presupuesto del POI UAAD 5 1 1
2
Envia el formato de Cuadro de Necesidades a las reas
Usuarias.
UAAD 118 1 1
3
Revisa informacin del Cuadro de Necesidades y verifica
concordancias de los conceptos de gasto
UAAD 2,473 1 1
Coordina con las reas Usuarias la modificacin del

4 UAAD 2360 1 1
Cuadro de Necesidades
Determina si es posible consolidar los bienes y servicios,

5
bajo criterios establecidos
UAAD 1475 1 1
6 Consolidar los bienes y servicios a contratar UAAD 590 1 1

Filtra Informacin y determina si contratacin es menor a
7
<=3UIT
UAAD 20 1 1
8 Determina tipo de proceso UAAD 480 1 1 i

Registra informacin del PAC en los formatos de Excel del
9
SEACE de OSCE
UAAD 480 1 1
Elabora proyecto de Resolucin de aprobacin del PAC
10
Para envio al Jefe de la UADD
UAAD 30 1 1
11 Revisa proyecto de Resolucin de aprobacin del PAC UAAD 15 1

1 1
12
Visa proyecto de Resolucin de aprobacin del PAC y lo
eleva al Jefe de la OGA
UAAD 5 1
1
13 Revisa proyecto de Resolucin de aprobacin del PAC OGA 15 1 1
14 Visa proyecto de Resolucin y remite al Jefe de la OAJ

~
-
OGA 5 1 1
111
.Contador de Rec!Jrsos Tipo de.actividad Tipo de val.or
1 o
Personal
....,
o CJ qD "V' VA .e SVA
Tiempo e: e: <( o
Paso Actividad rea
(minutos)
Gl.o
.eora ~
::J
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'C
.e..., .e Cf.) 8' a:: 1- UJ e( (.) Cf.j<(
ll}a. ...,Q)
Q)
...,
Q)
~
15 Revisa proyecto de Resolucin de aprobacin del PA.C OAJ 15 1 1
Visa proyecto de Resolucin y remite a Secretaria General
16 para la revisin
OAJ 5 1 1
17 Revisa proyecto de Resolucin de aprobacin del PA.C SG 15 1 1

Firma Resolucin y dispone su registro, publicacin y
18
distribucin
SG 5 1
1
19 Recibe copia de la Resolucin y deriva al Jefe de la UAAD OGA 2 1

1
Recibe copia de la Resolucin y deriva al Especialista en
20 Porgramacin
UAAD 2 1 1
.Carga archivo PA.C generado (formato dbf) y adjunta

21 archivo de resolucin (formato dbf) en el SEA.CE
UAAD 15 1 1
.Carga archivo PA.C generado (formato dbf) y adjunta

22 archivo de resolucin (formato dbf) en el Sistema de ERP
UAAD 10 1 1
Publica el PA.C (formato dbf) y resolucin de aprobacin

23 del PA.C en el SEA.CE
UAAD 5 1 1
Imprime constancia de registro del PA.C y solicita a la

24 UTIN, la publicacin del PA.C en el Portal Institucional
UAAD 10 1 1
Archiva resoluciones, constancia de registro en el SEA.CE

25 y memo solicitando publicacin en el Portal
UAAD 15 1 1
TOTAL 8,170 15 3 3 2 2 15 5 5 o 1 16
- - - - - - - L_
4 5
112
4.3.2. Anlisis del subproceso de Modificacin del PAC

Formulacin del PAC. Segn esta Tabla, el tiempo de ciclo del subproceso de
Modificacin del PAC es 2,224 minutos, equivalente a 4.6 das de 8 horas
laborables.
El 91% del tiempo del subproceso se utiliza en actividades tipo operacin; El

8% del tiempo se utiliza en actividades de revisin; el restante se utiliza en
actividades de traslado y archivo. Se observa un equilibrio entre el tiempo
utilizado para las actividades de operacin y las actividades de revisin; no
obstante, a menor tiempo de revisin se consigue mejores resultados en
cuanto a la eficiencia.

El nmero de actividades tipo operacin son 14, que representa al 58% del
total; el nmero de actividades tipo revisin son 6, que representa el 25% del
total; el nmero de actividades tipo traslado son 3, que representa al 13% del
total; por ltimo, el nmero de actividades tipo archivo es 1, que representa el
4% del total. Se observa un elevado nmero de actividades de revisin, ya
que representa el 25% del total de actividades; dicho de otra forma, para cada
tres actividades de operacin se realiza una actividad de revisin, el cual es
exagerado.
De las 24 actividades, 12 agregan valor, que el 50% del total de actividades;

9 no agregan valor, que el 38% del total de actividades; y 3 son actividades
destinadas al control, que representa el 12% del total de actividades. Segn
lo mencionado, un 38% de actividades que no agregan valor es seal de
ineficiencia para un proceso.
113
Tabla W 18: Tabla ASME-VE del subproceso de Modificacin del PAC
Contador de Recursos. Tipo de actividad Tipo de valor
Personal op q o~
v VA e SVA
Ice '. ..,

1
Paso Actividad Area
Tiempo
(minutos) oo
.o
Q)-o
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1;) ~ Qio
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o ( -~ca
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1
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.c.e S" ~ o .9
.tja. ..,
(JI .., ~ 8
e:: Cll
e;~
1 Determina necesidades de modificacin Usuarios 281 1 1
Elabora memorndum solicitando exclusin, inclusin
2 de 8 y/o S o modificacin del tipo de proceso
Usuarios 174 1 1
3 Recibe y revisa memorndum OGA 58 1 1

Visa y deriva al Especialista en Programacin a travs
4 del Jefe de la UMD
OGA 29 1 1
Revisa y evala el memo de inclusin, exclusin o

5 modificacin, dependiendo del tipo de regulacin
UAAD 58 1 1
6 Analiza el monto, objeto y determina el tipo de proceso UAAD 290 1 1

7 Ingresa y modifica el PAC (formato de Excel)
Elabora resolucin de aprobacin de modificacin del
UAAD 1160 1 1
B PAC
UAAD 30 1 1
9
Eleva resolucin al Jefe de la UAAD para el envfo al Jefe
de la OGA
UAAD 5 1 1
10 Recibe y revisa Resolucin
Visa Resolucin y remite al Jefe de la OGA para su
UAAD 15 1 1
11 revisin
UAAD 5 1 1
12 Recibe y revisa Resolucin OGA 15 1 1
13 Visa proyecto de Resolucin y remite al Jefe de la OAJ OGA 5 1 1
14 Recibe y revisa resolucin OAJ 15 1 1
114
Contador de Recursos Tipo de actividad Tipo de valor
Personal o ::::::1 g D V" VA e SVA
Tiempo e e ( ...,
CD,o
Paso Actividad Area
(minutos) fl) ~o 111
o -~ i
e
O e o o
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< .Q
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'E
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>-e
~c.. ...,
(]) ...,
(])
.g! e~
e ca
;~
15
Visa resolucin y remite a Secretaria General para
revisin
OAJ
Secretaria
5 1 1
16 Recibe y revisa Resolucin

General
15 1 1
Firma Resolucin y remite al Jefe de la OGA para su Secretaria
17 registro y publicacin General
5 1
1
Recibe y deriva copia de la Resolucin al Jefe de la
18 UAAD
OGA 2 1 1
Recibe copia de la Resolucin y deriva al Especialista
19 en Programacin 11
UAAD 2 1 1
Carga archivo modificado del PAC generado (formato
20 dbf) adjunta archivo de resolucin (formato dbf) en el
SEACE
UAAD 15 1 1

21 dbf) y adjunta archivo de resolucin (formato dbf) en el
Sistema de ERP
UAAD 10 1
1
22
Publica PAC modificado (formato dbf) y resolucin de
aprobacin de la modificacin del PAC
UAAD 5 1 1
Imprime constancia de registro del PAC modificado y

23 solicita a la UTIN, la publicacin del PAC en el Portal
Institucional
UAAD 10 1 1
24 Archiva documentacin generada UAAD 15 1 1
TOTAL 2,224 2 10 3 5 2 14 6 3 1 12 3 9
1
- --
115
4.3.3. Anlisis del subproceso de Evaluacin del PAC

Evaluacin del PAC. Segn esta Tabla, el tiempo de ciclo del subproceso de
Modificacin del PAC es 4,885 minutos, equivalente a 10.2 das de 8 horas
laborables.
El 92% del tiempo del proceso se utiliza en actividades tipo operacin; El 7%

del tiempo se utiliza en actividades de revisin; el restante se utiliza en
actividades de traslado. Se observa que el tiempo destinado a la revisin es
moderado; no obstante, con menores tiempos de revisin se consigue mayor
eficiencia y rapidez.

El nmero de actividades tipo operacin son 7, que representa al 64% del
total; el nmero de actividades tipo revisin son 3, que representa el 27% del
total; se tiene una actividad de traslado, que representa al 9% del total. Se
observa un elevado nmero de actividades de revisin, ya que representa el
27% del total de actividades; dicho de otra forma, para cada tres actividades
de operacin se realiza una actividad de revisin, el cual es exagerado.
De las 11 actividades, 5 agregan valor, que representa el 45% del total de

actividades; 3 no agregan valor, que representa el 27.5% del total de
actividades; y 3 son actividades destinadas al control, que representa el27.5%
del total de actividades. Segn lo mencionado, un 27.5% de actividades que
no agregan valor es seal de ineficiencia para un proceso.
116
Tabla No 19: Tabla ASME-VE del subproceso de Evaluacin del PAC
,
-. Tipo de -~ctividad
'
<
,,,_ : Cont?~dor de Recursos - Tipo de valor
'
'
,,
,, Personal- o e:: -~ D "'V' VA
.,..~,,
e SVA
, ''
~
'Tiempo e e ,'
Paso Actividad Are a Gl-o m 'O
m i' e
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(minutos). 'lim a; o om :; 1! O
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Ul ....
wa. ...,
Gl
' -,~
8 :~
Prepara consolidado de modificaciones del PAC con el fin
1 de obtener las modificaciones publicadas en el SEACE
UAAD 50 1 1
2 Prepara reporte consolidado de justificaciones UAAD 1160 1 1

Analiza los procesos programados vs los ejecutados segn
3 parmetros definidos; asi como el reporte de justificaciones
UAAD 1740 1 1
Prepara Informe de Evaluacin del PAC, que consolida

4 movimientos de contrataciones
UAAD 1440 1 1
Presenta Informe de Evaluacin del PAC al Jefe de la

5 UAAD para su revisin
UAAD 5 1 1
6 Recibe y revisa Informe de Evaluacin del PAC UAAD 120 1 1

7 Visa informe y envla al Jefe de la OGA UAAD 5 1 1
8 Recibe y revisa Informe de Evaluacin del PAC OGA 120 1 1
9 Firma informe y lo presenta a Secretaria General OGA 5 1 1
10 Revisa y analiza el informe de Evaluacin del PAC Secretaria 120 1 1
Convoca a reuni a los rganos de la Entidad, conduce
reunin y expone aspectos relevantes del Informe de
11 Evaluacin del PAC y queda como acuerdo el encargo de Secretaria
la definicin de acciones preventivas y correctivas por parte
120 1 1
de las pareas involucradas

TOTAL 4885 5 2 2 2 7 3 1
- --- ----

--5 3 3
117
4.3.4. Anlisis de tiempos por puesto de trabajo
En la Tabla No 20 se presenta los tiempos que le dedican los actores del

proceso al desarrollo de las actividades de planificacin del contrataciones.
De la Tabla se observa que la mayor parte del tiempo es utilizado por el
Especialista de Programacin; para el subproceso de Formulacin del PAC,
este tiempo representa el 99%; para el subproceso de Modificacin del PAC,
este tiempo representa el 72%; para el subproceso de Evaluacin del PAC
este tiempo representa el 90%.
Tabla No 20: Tiempos de los subprocesos de Planificacin de Contrataciones
Formulacin Modificacin Evaluacin

Puesto Total
. deiPAC del PAC dl PAC
Secretara General 20min 20min 240 min 280 min
Jefe de la OAJ 20 min 20min - 40min
Jefe de la OGA 22 min 109 min 125 min 256 min
Jefe de la UAAD 22min 22 min 125 min 269 min

Especialista en
8,086 min 1,598 min 4,395 min 15,544 min
Programacin
Usuarios - 455 min - 455 min
Total 8,170 min 2,224min 4,885 min

4.4. REQUISITOS LEGALES
El proceso de planificacin de contrataciones de toda entidad pblica de

nuestro pas est normado por la Ley de Contrataciones del Estado (aprobado
mediante el D.L. No 1017) y su respectivo Reglamento. Adems, el Organismo
Supervisor de Contrataciones del Estado, la OSCE, regula la elaboracin del
Plan Anual de Contrataciones (PAC) mediante la Directiva No 005-2009-
0SCE/CD. Considerando que los organismos reguladores integran las partes
interesadas de PROMPER y en particular del proceso en estudio: en la Tabla
118
No 21 sintetizamos fas obligaciones legales como requisitos de las partes
interesadas que debe satisfacer el proceso.
Tabla W 21: Requisitos legales para la elaboracin del PAC
~-LEY; '-
PROCESO REGLAMENTO, PARTICIN -DESCRIPCIN
e__, ',, DIRECTIVA "'-
El PAC debe contener:
Ley de - Todas las contrataciones de
Contrataciones del bienes, servicios y obras que se
Estado (Aprobado Art. 8 requerirn durante el ao fiscal
mediante D.L. No - El valor estimado de la
1017) contratacin
- Tipos de procesos de seleccin
El PAC tambin deber contener:

- El objeto de la contratacin
- La fuente de financiamiento
Reglamento de la
- El tipo de moneda
Ley de
Art. 7 - Los niveles de centralizacin o
Contrataciones del
descentralizacin de la
Estado
facultada a contratar.
- La fecha prevista de
convocatoria
El PAC que se publicar en el

Directiva W 005- SEACE deber contener todos los
4.2
2009-0SCE/CD
campos definidos en el ANEXO 1.
Formulacin Reglamento de la
No es obligatorio incluir en el PAC
del PAC Ley de
Art. 7 las Adjudicaciones de Menor Cuanta
Contrataciones del
no programables.
Estado
Ley de
Contrataciones del
El PAC debe ser aprobado por el
Estado (Aprobado Art. 8
Titular de la Entidad
mediante D.L. W
1017}
Reglamento de la
Plazo de aprobacin del PAC: dentro
Ley de
Art. 8 de los 15 das hbiles siguientes a la
Contrataciones del
aprobacin del POI
Estado
Reglamento de la
Plazo de publicacin del PACen el
Ley de
Art. 8 SEACE: dentro de los 5 das hbiles
Contrataciones del
siguientes a la aprobacin del PAC
Estado
Reglamento de la Plazo de inclusin en el PAC de las
Ley de contrataciones realizadas para
Contrataciones del enfrentar una situacin de
Estado Art. 128
emergencia: dentro de los 10 das
hbiles siguientes del comienzo de la
entrega del bien o servicio
119
.,, . .. .. ........... ,., .. LEY ..... - ~- .. .,. " _, -~,--- .: ,', . (. .. >> ,,.,,,. ''""'' ...... ...
. '
-.. : PROCESO . ~REGLAMENl"O~ P~RTICIN .
":;::'.'
:DESCRIPCIN '
'. DIRECTIVA-. ..
El PAC tendr que ser modificado en
los siguientes casos:
Reglamento de la - CUando se tenga que incfuir o
Ley de excluir procesos de seleccin
Art. 9
Contrataciones del - Cuando el valor referencial
Estado difiera en ms del 25% del valor
Modificacin
estimado y por ello vare el tipo
del PAC
de proceso de seleccin.
Plazo de publicacin del PAC
Directiva W 005- modificado en el SEACE: dentro de
2009-0SCE/CD
4.6 los 5 das hbiles siguientes a la
aprobacin del PAC modificado.
Reglamento de la El Titular de la Entidad debe evaluar

Evaluacin Ley de semestralmente el PAC y tomar las
Art. 9
del PAC Contrataciones del medidas correctivas para alcanzar
Estado las metas y objetivos del POI.
Fuente: Elaborac1on prop1a
..
120
CAPITULO V:
SISTEMA PROPUESTO
5.1. MATRIZ DE MEJORAS
El objetivo principal de la presente investigacin consiste en disear un

Sistema de Gestin basado en procesos para gestionar el proceso de
Planificacin de Contrataciones. Para poder formular un Sistema de Gestin
primeramente se analiz la situacin actual del proceso y su contexto. Segn
.este anlisis y segn los principios de la Gestin por Procesos se tom por
conveniente proponer la implementacin de una serie de acciones, los cuales
denominamos mejoras. En la Tabla No 22 se muestra el resumen de las
mejoras. Estas propuestas previamente fueron analizadas y validadas por el
Jefe de la UAAD.
5.2. MATRIZ DE SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Un Sistema de Gestin est conformado por procesos. Por consiguiente,

identificamos y seleccionamos los subprocesos por los cuales estar
conformado el Sistema de Gestin proceso de Planificacin de Contrataciones
de PROMPER. En la seleccin de procesos se tom en cuenta los
subprocesos mapeados en el captulo IV y los subprocesos que se propone
crear de acuerdo a la matriz de mejoras. En la Tabla No 23 se muestra esta
lista de procesos con sus respectivos procedimientos y codificacin.
121
Tabla No 22: Cuadro resumen de mejoras
ITEM Mejora . Objetivo deJa mejora
Optimizacin de Mejorar la eficiencia de los subprocesos. Se buscar

1 actividades de eliminar las actividades innecesarias de control; as
subprocesos actuales. mismo, reducir las actividades que no aaden valor.
Creacin de un nuevo
Este subproceso tendr como misin la programacin
subproceso:
2 de las contrataciones, con la finalidad de contratar los
Programacin de
bienes y servicios en el momento oportuno.
Contrataciones
El Sistema de Control ser una herramienta de gestin
Diseo de un Sistema
para garantizar el cumplimiento de los objetivos. El
de Control conformado
subproceso de Seguimiento y Medicin realizar el
por dos subprocesos:
3 seguimiento y medir los resultados de proceso. Y, el
Seguimiento y
subproceso de Evaluacin y Auditora se encargar de
Medicin, Evaluacin y
verificar el cumplimiento del PAC y el cumplimiento de
Auditora.
los requisitos del Sistema de Gestin del proceso.
El subproceso de Mejora Continua se encargar de

Creacin del
identificar e implementar las mejorar concernientes a la
4 subproceso de Mejora
eficacia y eficiencia del proceso de manera sistemtica
Continu;3
y garantizando la participacin del personal.
El Manual de Procesos ser la fuente. de informacin

Diseo del Manual de documentada sobre los objetivos, procedimientos,
5
Procesos indicadores y registros; as mismo, servir como una
herramienta de estandarizacin.
5.3. DIAGRAMA DE INTERRELACIN DE SUBPROCESOS
Los Sistemas de Gestin de una organizacin estn conformados por

procesos de diferentes tipos (procesos operativos, procesos de gestin,
procesos apoyo, procesos de medicin, anlisis y mejora). No obstante, por
tratarse en un rea, los subprocesos del proceso de Planificacin de
Contrataciones slo se agruparn en dos tipos: subprocesos operativos, y
subprocesos de medicin anlisis y mejora.
En la identificacin de subprocesos no se incluye procesos estratgicos

debido a que en este proceso no se toman decisiones de tipo estratgico. Por
122
otro lado, no se incluyen proceso de apoyo, porque segn el mapa de
procesos de la entidad, el proceso de Planificacin de Contrataciones es un
proceso de apoyo a las actividades claves de la organizacin.
Tabla W 23: Matriz de subprocesos del Sistema de Gestin

_,_
DOCUMENTO. DE
PROCESO' SUBPROCESO,_
"
---
-', ; --- . . .- <~,
- - ,_ - , f)ROCEDIMIENTO - --
Formulacin y
PSG-01 DPR-01 Formulacin del PAC
Aprobacin del PAC
PSG-02 Modificacin del PAC DPR-02 Modificacin del PAC
Programacin de Programacin de Contrataciones

PSG-03 DPR-03
Contrataciones de Bienes y Servicios
PLANIFICACIN DE PSG-04 Seguimiento y Medicin DPR-04 Seguimiento y Medicin

CONTRATACIONES
DPR-05 Evaluacin del PAC
Evaluacin del PAC y
PSG-05
Auditora Interna
DPR-06 Auditora Interna
DPR-07 Mejora Continua

PSG-06 Mejora Continua
Acciones
DPR-08
Correctivas/Preventivas
Fuente~ Elaboracin propia
En la Figura No 33 se muestra la interrelacin de los subprocesos del proceso

de Planificacin de Contrataciones. El proceso inicia con el subproceso de
Formulacin del PAC, seguidamente se ejecuta el subproceso Programacin
del PAC.
El subproceso de Modificacin del PAC se ejecutar segn los requerimientos

de modificacin por parte de los usuarios; el cual tomar como base el primer
documento formulado y sus modificaciones respectivas. Toda modificacin
deber pasar por el subproceso de Programacin del PAC.
En cuanto al grupo de subprocesos de medicin, anlisis y mejora, el

subproceso de Seguimiento y Medicin se ejecutar a lo largo de fa ejecucin
de los subprocesos operativos. El subproceso de Evaluacin del PAC y
123
Auditora Interna se ejecutar semestralmente, el cual tomar como
informacin de entrada los documentos de PAC y los resultados arrojados por
el subproceso de Seguimiento y Control. El ciclo de gestin se cierra con la
ejecucin del subproceso de Mejora Continua, el cual se encargar de
implementar proyectos de mejora continua segn los resultados arrojados por
los dos subprocesos anteriormente mencionados.
Figura W 33: Mapa de interrelacin de subprocesos

,.s_ .... -.-;;_;_.! ,, .. - ""'--.._.,_,; .. -~~-- "'-~ __ _-;- - :~ ~' :~-i: ;:-:....,_-,;;'.',J.:~,f~,-,,_,,.;:lo..i: -l, -,.,, ::;.:.. -.:-'! :.:',r~-.":r;:~r:
t':"PBOc;~~Q
-.J-, ::
..D.~:Pl.AN.!FJ(;4CIQ~PE.CO~I'fMTAc;lpNES-::.,
~~,.--~r
- :.-:,..-,. .. , ., ,.,----~-~_;,,-.,-;,::-,;~/~-~:,;"''~~"~-'."-'.~ ".L, .. ":.:?_:~--~'":;.r
SUBPROCESOS OPERATIVOS
y1~.-;-._ . , ~, ~-,.- -~-; ~ :,"'~-- ,~-- ::"t4; ., ..<-",_---"7' '~-

' ' '.:
-~- ;--,.~,..-'7:---y_;. ...,.."':" .- --,r.-,:r ..,.>
;
--z:~-r-;-;--
.
-r;---~;J~;--:;- ::--
SUBPROCESOS DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

.t.
Mejora Continua
5.4. ALINEACIN DE OBJETIVOS
Cada proceso tiene un objetivo, el cual define su razn de ser. Estos objetivos
deben estar alineados con la visin, misin y objetivos estratgicos de la
organizacin. Por esta razn, primero se revis la visin y la misin de
PROM.PER; seguidamente se tom en cuenta los objetivos estratgicos de
la institucin, los cuales estn definidos en el PEI de la entidad.
124
Siguiendo la lnea del desglose de procesos del punto 4.2.1, y tomando en
consideracin los objetivos estratgicos de la entidad, se defini el objetivo
del macroproceso de Abastecimiento y Servicios Generales. Luego en base
al objetivo del macroproceso se defini el objetivo del proceso de Planificacin
de Contrataciones. En la Figura No 34 se presenta el desglose de objetivos:
desde la visin hasta el objetivo del proceso de Planificacin de
Contrataciones. Con esto se garantiza la sinergia en el desarrollo de las
actividades.
Figura W 34: Objetivo del proceso de Planificacin de Contrataciones
VISIN
1
....
MISIN
1 1
....
OBJETIVOS
1
ESTRATGICOS
PROMPER
1 1
Contribuir
efectivamente al
crecimiento sostenido y
Contribuir
+
efectivamente al
__
Contribuir
crecimiento sostenido y efectivamente a mejorar
descentralizado de las la imagen del pas a
divisas generadas por descentralizado de las
exportaciones con valor nivel nacional e
Turismo y el flujo de internacional
turistas nacionales agregado
Macroproceso:
OBJETIVO
I 1
Abastecimiento y Proporcionar bienes y servicios a los rganos y unidades

Servicios Generales orgnicas de la entidad para el desarrollo de sus actividades;
en la calidad, cantidad y oportunidad requerida.
OBJETIVO
1 1
Proceso: Planificacin Planificar las adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios
de Contrataciones con el fin de garantizar la oportuna atencin a los rganos y unidades
orgnicas de la entidad; en la calidad, cantidad y oportunidad
requerida.
Una vez definido el objetivo del proceso de Planificacin de Contrataciones,

se pasa a definir los objetivos de los subprocesos por los cuales est
125
conformado. Con este procedimiento logramos la alineacin de los
subprocesos con su respectivo proceso, asimismo con el macroproceso de
Abastecimiento y Servicios Generales, y con la estrategia de la organizacin.
En la Tabla No 24 se muestra los objetivos de los subprocesos del proceso de

Planificacin de Contrataciones. Estos objetivos sern la base para el
rediseo de los procesos actuales y para el diseo de los nuevos procesos
que se propone en ta matriz de mejoras. Adems, servir como punto de
partida en el diseo del Sistema de Control.
Tabla W 24: Objetivos de los subprocesos del proceso de Planificacin de Contrataciones
,' ""
su,bproc-eso , .,, ,, " '" . ' :
Objetivo.
Formular, aprobar y publicar del Plan Anual de

Contrataciones de la entidad, que permita ver todas las
PSG-01 Formulacin del PAC
contrataciones de bienes y servicios que se requerirn
durante el ao fiscal
Modificar de la PAC de la entidad, que permita
incorporar las necesidades de exclusin, inclusin,
PSG-02 Modificacin del PAC cambios de tipo de procesos y variaciones de montos
de bienes y servicios que se produzcan durante el ao
fiscal.
Programar las contrataciones contempladas en el Plan
Programacin del
PSG-03 Anual de Contrataciones definiendo las fechas, plazos
PAC
y el responsable de Ja adquisicin.
Hacer el seguimiento a los subprocesos y medir sus
Seguimiento y resultados; as como la satisfaccin de las partes
PSG-04
Medicin interesadas para determinar el grado de cumplimiento
de los objetivos planificados.
Analizar el cumplimiento del PAC, as como las
Evaluacin del PAC y modificaciones que ha tenido. Adems, verificar el
PSG-05
Auditora Interna cumplimiento de las disposiciones del Sistema de
Gestin.
Identificar e implementar acciones de mejora que

PSG-06 Mejora Continua permitan el mejoramiento continuo de la eficacia y
eficiencia de los subprocesos.
126
5.5. DESCRIPCIN DE LOS SUBPROCESOS OPERATIVOS
En esta parte de la investigacin se describirn los subprocesos operativos.

Para describir los subproceso se utilizarn tres herramientas: diagrama de
caracterizacin, diagramas de flujo y procedimientos. Los subprocesos
operativos son: Formulacin del PAC, Modificacin del PAC y el
procedimiento de Evaluacin del PAC; estos se optimizarn en basa al
anlisis de la situacin actual. Para el anlisis de los subproceso propuestos
se utilizar las la herramienta conocida como ASME-VM. A cada subproceso
analizar el nmero de actividades, tipo de actividad y valor aadido.
5.5.1. Descripcin del subproceso de Formulacin del PAC
En primer lugar, describimos los elementos del subproceso mediante el

diagrama de caracterizacin. La Figura No 35 presenta el diagrama de
caracterizacin del subproceso de Formulacin del PAC.
Para la optimizacin del subproceso, se eliminaron seis actividades, se cre

una actividad y se modific una actividad. La Tabla No 25 muestra el resumen
de cambios realizados producto de la optimizacin del subproceso. Segn
esta propuesta de cambios, modificamos los diagramas de flujo; esto se
puede apreciar en la Figura No 36 y Figura No 37.
127
Tabla No 25: Resumen de cambios del subproceso de Formulacin del PAC
Cambi en
Denominacin de la actividad
ITEM las Justificacin del cambio
modificada
actividades
Enva el formato de Cuadro de

1 Elimina Necesidades a las reas Para la elaboracin del POI, se
Usuarias solicita a los usuarios las
contrataciones que realizar
Revisa informacin del Cuadro
durante el ao fiscal; esta misma
de Necesidades y verifica
2 Elimina informacin se vuelve a pedir a
concordancias de los conceptos
los usuarios para la elaboracin
de gasto
del PAC.
Coordina con las reas Usuarias
3 Elimina la modificacin del Cuadro de Proponemos utilizar el Cuadro de
Necesidades Necesidades obtenidos durante
Recibe de OPP el Cuadro de la elaboracin del POI, para la
4 Crea Necesidades de Bienes y elaboracin del PAC
Servicios
Revisa proyecto de Resolucin El PAC pasa por dos controles

5 Elimina
de aprobacin del PAC antes de llegar a Secretara
General para su aprobacin. Una
Visa proyecto de Resolucin y realizada por el Jefe de la UAAD,
6 Elimina
remite al Jefe de la OAJ y otra realizada por el Jefe de la
OGA.
Recibe copia de la Resolucin y
7 Elimina
deriva al Jefe de la UAAD Proponemos eliminar el control
realizado por el Jefe de la OGA.
De: Visa proyecto de Resolucin
Entonces, en lugar que el Jefe de
de aprobacin del PAC y lo
la OGA sea un punto de control,
eleva al Jefe de la OGA.
ahora pasa a ser una parte
8 Modifica Por: Visa proyecto de
interesada del subproceso. Por lo
Resolucin, remite a Secretara
tanto, al jefe de la OGA recibir
General y entrega una copia al
una copia del PAC.
Jefe de la OGA
En el ANEXO 2 se detalla el desarrollo de las actividades del subproceso de

Formulacin del PAC por medio de un procedimiento.
128
Figura No 35: Diagrama de caracterizacin del subproceso de Formulacin del PAC
Nombre del Proceso Responsable del Proceso

Subproceso de Formulacin del (PAC) Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos
Obletivo del Proceso Alcance del Proceso
Formular, aprobar y publicar del Plan Anual de Contrataciones de la El subproceso inicia desde la recepcin de los requerimientos de
entidad, que permita ver todas las contrataciones de bienes y servicios contrataciones de bienes y servicios; y termina con la entrega del PACa la
que se requerirn durante el ao fiscal OSCE
Entradas Salidas '
Proveedores Subprocesos 1 Actividades Clientes
JMateriales /lnsumos) (Producto 1 Servicio) '
J;> Plan Anual de

1. Consolidar de Necesidades de Bienes y
Contrataciones (PAC)
J;> Oficina de > POI aprobado Servicios
J;> Resolucin de
J;> Contrataciones
Planeamiento 2. Elaboracin del PAC
y Presupuesto
J;> Cuadro de Necesidades
3. Aprobacin del PAC
aprobacin del PAC > OSCE
J;> Constancia de registro
4. Publicacin del PAC
~---
- --- -~ --- -
del PAC en el SEACE
Requisitos Metodologas y Herramientas Formatos y Registros 1
- Ley de Presupuesto del Sector Pblico del - Mesas de Trabajo

-
ao correspondiente - Propuesta- Validacin
-
Formato de Cuadro de Necesidades
Formato de PAC
- POI aprobado - Planeamiento Estratgico
Documentos a consultar Recursos Indicadores
- Tiempo de ciclo de formulacin del PAC
- Costos de formulacin del PAC
- Ley de Contrataciones del Estado y su - Horas laborales extras utilizadas
- Personal de la UAAD - Cumplimiento de plazos en la recepcin de
-
Reglamento
Directiva W 005-2009-0SCE/CD - Equipos de cmputo Cuadro de Necesidades
- Catlogo de bienes y servicios - Sistema Apex y Sistema de ERP - %del presupuesto incluido en el PAC
- Cumplimiento de plazos
- Actividades incluidas, excluidas y
- -
modificadas del_pAC
129
Figura W 36: Diagrama de flujo optimizado del subproceso de Formulacin del PAC
Subproceso: Formulacin del PAC versin: 01 Pg.1/2

Especialista en Programacin 11/1 Jefe de la Oficina de Asesora
Secretaria General
de la UAAD Jurdica
e Inicio )
l 1
Recibe de la OPP el POI
aprobado
2
Recibe de OPP el Cuadro de
Necesidades de Bienes y
Servicios
~ 3
Determina si es posible consolidar
los bienes y servicios, bajo
criterios establecidos
,---J
Es
Si
osible?
l
Consolida _l~s bienes
3.1
1
~ y 8
No y SeiVICIOS a Revisa Proyecto de
l 4
contratar
1
Cuadro
consolidado de
del PAC y determina
Filtra
~_j necesidades 1
1~
informacin y
determina ~------
~5
9
~ 8.1
- ll proyecto de Resolucin f- Revisa Proyecto de
remite a Secretara --~o Resolucin de aprobacin
~ 4.1
No 1 General para revisin del PAC y determina
N.fo 4 _2 f Elimina del PAC J Proyecto de 1
~
Resolucin de

Determina tipo
de proceso ~~
~ 5
8.2 ~o 9.2 1
Comunica observaciones, Si
Coordina subsanacin de
Registra inf6rmacin-cteJ 4 observaciones con el Jefe ~ ; - al Jefe de la OAJ para su
PACen los formatos de de la OAF subsanacin
Excel del SEACE de OSCE
9.1
C9--- 6
Firma Resolucin y disponeb
su registro; publicacin Y
distribuc . Resolucin de
Elabora proyecto de Resolucin
de aprobacin del PAC Para aprobacin del
envo al Jefe de la UADD 1
PACfirmada
Proyecto de
1~
~~ \V
Resolucin de
Fuente: elaboracin propia
130
Figura W 37: Diagrama de flujo optimizado del subproceso de Formulacin del PAC
(Continuacin)
Subproceso: Formulacin del PAC Versin: 01 Pg.2/2
Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos Especialista en Programacin 11 de la UAAD
11
Carga archivo PAC

generado (formato dbf) y
Revisa proyecto de Resolucin adjunta archivo de
de aprobacin del PAC y resolucin (formato pdf)
determina r-----:P:':-ro-y_e_ct-:--d-=-e----., en el SEACE
0
Resolucin de
1~
aprobacin del PAC
12
Carga archivo PAC

1 Si 7.1 generado (formato dbf) y
adjunta archivo de
Visa y presenta proyecto de
resolucin (formato pdf)
Resolucin a Secretara
en el Sistema de ERP
General y entrega uria copia al
Jefe de la OGA
No Proyecto de
Resolucin de
aprobacin del PAC 13
Publica el PAC (formato
dbf) y resolucin de
aprobacin del PAC en el
SEACE
7.2
Comunica observaciones al
Especialista en Programacin 11 14
para su subsanacin
Imprime constancia de
registro del PAC y solicita
a la UTIN, la publicacin
del PACen el Portal
10
Recibe copia de la Resolucin y 15

deriva al Especialista en -~----+------"
Programacin 11 Archiva resoluciones,

constancia de registro en
SEACE y memo solicitando
publicacinjen el Portal
. Resolucin de
aprobacin del PAC
1
Memorndum
solicitando
publicacin en Portal
..,
(~~F-in_ _)
131
En la Tabla No 27 se muestra la Tabla ASME-VM del subproceso optimizado
de Modificacin del PAC; las actividades que se eliminaron estn
sombreadas. El tiempo de ciclo del subproceso de Modificacin del PAC es
3,227 minutos, equivalente a 6. 7 das de 8 horas laborales.
El 97% del tiempo se utilizar en actividades tipo operacin; El 1% del tiempo

se utiliza en actividades de revisin; el restante. se utiliza en actividades de
traslado y archivo. Como parte de la optimizacin, se logr reducir de 31% a
1% el tiempo destinado a las actividades de revisin.
Adems, en la Tabla No 26 se muestra los tiempos segregados por tipo de

cargo. De esta Tabla podemos observar que el 98% del tiempo es utilizado
por el Especialista de Programacin.
Tabla W 26: Tiempos en la ejecucin del subproceso de Formulacin del PAC
_,--.<~: -~ ..'''' ;-i;,,; f,' ,~:. ' ''"

r- ..... ,_.. .. C:rgp, ,:::~;-: -:;,::'. -. :.; ::_,;.:r
e-.,",.,., -~"'" . '1,-
::::.T.i~r;npo_.;:.t
:;:;/' k::\...... . . ,, .. .,....
.. , .
Secretara General 20 min
Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica 20min
Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos 22min
Especialista en Programacin 3,165 min
Total 3,227 min
..
Fuente: elaboracton propta
El subproceso tiene ahora en total 20 actividades. El nmero de actividades

tipo operacin son 12, que representa al 60% del total; el nmero de
actividades tipo revisin son 3, que representa el 15% del total; el nmero de
actividades tipo traslado son 4, que representa al 25% del total. Se observa
una reduccin en el nmero de actividades de revisin, de 5 a 3.
De las 20 actividades, ahora 15 agregan valor, el cual representa el 75% del

total; 3 no agregan valor, que representa el 15% del total; y 3 son actividades
destinadas al control, que representa el 1O% del total de actividades.
132
Tabla W 27: Ta'bla ASME-VM del subproceso optimizado Formulacin del PAC
Personal VA 1 C l SVA
Tiempo
e <( o
~
C:c:;
~
Paso Actividad Are a Ql O .(.') :g
(minutos) m-
_.o o .!!l-
m!!!
e:
O e:
>() !!! o 'C
m
oo
e"E >"
~~ ..!!l ..!!l .... Ql '
:iii -~ Cij:2
J
..!!l Ql
.::: lt::
.!!l 1!! e: !!! c.
o 111 Ql Ql
Ql
~ ~ ...o 8
<(
e ~~
enlil~
~ Ql "C f/l
Q)Cl "C "C c. w
a. o ~ ~ o ii<(
f/l ~
wo.. ..., . ...,Ql ...,
Ql
~
Recibe de la OPP el presupuesto del POI UAAD 1 5 '*
1 ~-~
Enva elformato de cuadro de Necesidades a las Areas
l.usurias. :.. ,;~~9; J.;;.s1 1-8 .i 1-- 1-- 1rr;_
.,
,;-.,
. -~;.,.:;,.,.
' . ~
:.
' ,
' ' r. . :1
. : ... :1.
., 1
"--~..
' 1
. J(;/:~~. ~ ~-> /~.: , ~:.'!
Revisa informaCin d.el Cuadro de Ncesldades y verifica

concordancias de lcsoonceptos'de gasto.-..
_,rJAAb
. lYL :. ;.
- gi47~
;J;\
<'
\. -1 lf l: ...-,~-
'rt-. ,,:. ~"'t;:.::
' -;. :; 1:~i;~.L;: 1 ,1
cRordjna_ con,la~. Area~ Usuarias
Cuadro-.de Ne~es1dadas.
':n_.Jdificacn. ~el1;.u_ ~o_.
la
,. , -: v-:;!. .,,,
. '>1>
2366':
.,. ~: J 1. li, :t: -dH< J:I '1- 1.
,, y:.
1
2
Recb~ de OPP el Cuadro de Necesidades de Bienes y UAAD
Servicios
1 30

Determina s es posible consolidar los bienes y servicios,
3 bajo criterios establecidos
UAAD 1475
4 Consolidar los bienes y servicios a contratar UAAD 590
Filtra informacin y determina s contratacin es menor a
5
<=3UIT
UAAD 20
6 Determina tipo de proceso UAAD 480
7
Registra informacin del PAC en los formatos de Excel del
SEACE de OSCE
1 UAAD
480
8
Elabora proyecto de Resolucin de aprobacin del PAC
Para envio al Jefe de la UADD
1 UAAD 30
9 Revisa proyecto de Resolucin de aprobacin del PAC UAAD 15
Visa proyecto de Resolucin, remite a Secretaria General
10 y entrega una copia al Jefe de la OGA
UAAD 5
;, 1Revs~_proyecto deResoluc~ de lprob~qin del PA~ LPGAJ ',15 !>" 1:
~- 1'
~..
.- -
/ 9;_ ~ ,., .
.: 1
1
133
Personal VA e SVA
e
.:::.:::
~ o
""")
Tiempo
~ ~
Paso Actividad Are a Ol-e "C
m .:::
(minutos)
-m~ o -~~
O .:::
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.ift:C; .: .;; : i~ '':i;:j~. }!i!' k:il.~ :.,i,;; : 1~; :;,~ ::l i&. 'Jii i},f::-7.. };?'1 .
j~t:;~s Visail?'royectb,de ijesol~qinyreli)ital J~f de:la o~J,
1
:>. ;~;) ,: ;,;Z

11 Revisa proyecto de Resolucin de aprobacin del PAC OAJ 15 1 1
12
Visa proyecto de Resolucin y remite a Secretara General
para la revisin
OAJ 5 1 1
13 Revisa proyecto de Resolucin de aprobacin del PAC SG 15 1 1

Firma Resolucin y dispone su registro, publicacin y
14
distribucin
SG 5 1 1
:: i ,/ ., ,. . /.; ... ',
;;~;;,&, Regibe copia'de Ja~espluc..ign y \i~riva. al ~eff? de la UA{\1)
,t.,.,~"''' ,__,, ..>,,,;.:"''; ...,'{;:;"
Recibe copia de la Resolucin y deriva al Especialista en

;.:;,
".
...";.
>: i
:k- .
;if
;;;.:~_.;.,.;_';-:%~./~., ..
: .. ;
"~' L8~~''- v""<~:z_:i~z

;;,, ,;j:., . J~. ;,,,,.:;: ~rx~~
'
..
; :01;:/
. . ''t ,. .
:;. '~, :J.~ ''' . ; .": . l~\:~0 :::..}~, ~::t r. 't .
~:
;;;..>1'~:~
..

15 Porgramacin
UAAD 2 1 1
Carga archivo PAC generado (formato dbf) y adjunta

16 archivo de resolucin (formato dbf) en el SEACE
UAAD 15 1 1
Carga archivo PAC generado (formato dbf) y adjunta

17 archivo de resolucin (formato dbf) en el Sistema de ERP
UAAD 10 1 1
Publica el PAC (formato dbf) y resolucin de aprobacin

18 del PAC en el SEACE
UAAD 5 1 1
19
Imprime constancia de registro del PAC y solicita a la
UTIN,Ia publicacin del PACen el Portal Institucional
UAAD 10 1 1
20
Archiva resoluciones, constancia de registro en el SEACE
y memo solicitando publicacin en el Portal
UAAD 15 1 1
TOTAL 3,227 13 3 o 2 2 12 3 4 o 1 15 2 3
-.
134
5.5.2. Descripcin del subproceso de Modificacin del PAC
Primeramente describiremos los elementos del subproceso. Para ello,

utilizaremos el diagrama de caracterizacin. La Figura No 38 presenta el
diagrama de caracterizacin del subproceso de Modificacin del PAC.
Para la optimizacin del subproceso se eliminaron seis actividades, se cre

una actividad y se modific una actividad. La Tabla No 28 muestra el resumen
de cambios realizados producto de la optimizacin del subproceso. Segn
esta propuesta de cambios, modificamos los diagramas de flujo; esto se
puede apreciar en la Figura No 39 y Figura No 40.
Tabla No 28: Resumen de cambios del proceso de Modificacin del PAC

... ' ..
Cambio en ' '
Denominacin de la actividad ''
ITEIVI las Justificacin del cambio

modificada
actividades '.. '
1 Elimina Recibe y revisa resolucin El PAC modificado pasa por

dos controles antes de llegar
Visa proyecto de Resolucin y a Secretara General para su
2 Elimina
remite al Jefe de la OAJ aprobacin. Una realizada
por el Jefe de la UAAD, y otra
Recibe y deriva copia de la
3 Elimina realizada por el Jefe de la
Resolucin al Jefe de la UAAD
OGA.
De: Visa Resolucin y remite al Jefe
de la OGA para su revisin Proponemos eliminar el
4 Modifica control realizado por el Jefe
Por: Visa Resolucin y remite al de la OGA. Entonces, el Jefe
Jefe de la OAJ de la OGA deja de ser un
punto de control y ahora
De: Firma Resolucin y remite al pasa a ser una parte
Jefe de la OGA para su registro y interesada del subproceso.
publicacin. Por lo tanto, al jefe de la OGA
5 Modifica
Por: Firma resolucin y remite al recibir una copia del PAC
Jefe de la UAAD para su registro y modificado y de la resolucin
publicacin de modificacin.
135
Figura No 38: Diagrama de Caracterizacin del subproceso de Modificacin del PAC

Subproceso de Modificacin del PAC Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos
Objetivo del Proceso Alcance del Proceso
Modificar de la PAC de la entidad, que permita incorporar las necesidades
El subproceso inicia con la identificacin de la necesidad de modificacin;
de exclusin, inclusin, cambios de tipo de procesos y variaciones de
termina con la publicacin del PAC modificado en el SEACE.
montos de bienes y servicios que se produzcan durante el ao fiscal.
Entradas Salidas
Proveedores Subprocesos 1 Actividades ,Clientes
(Materiales /lnsumos) (Producto 1 Servicio)
:o. rganos y 1. Recepcin, revisin y evaluacin de )o- Plan Anual de
Unidades )o- Plan Anual de Contrataciones (PAC)
Orgnicas solicitudes de modificacin modificado
Contrataciones (PAC) :o. Contrataciones
:o. Oficina de 2. Elaboracin del PAC (modificacin) :o. Resolucin de
:o. Solicitudes de
Planeamiento y modificacin del PAC :o. OSCE
modificacin del PAC 3. Aprobacin y Publicacin del PAC :o. Constancia de registro
Presupuesto
:o. Formulacin del :o. POI actualizado del PAC modificado en el
(modificacin)
PAC SEACE
Requisitos Metodologas y Herramientas Formatos y Registros
- Ley de Presupuesto del Sector Pblico del

ao correspondiente
-- Mesas de Trabajo
Propuesta -Validacin - Formato de Cuadro de Necesidades
- POI aprobado - Planeamie~:~to Estratgico
- Formato de PAC
Documentos a consultar Recursos. Indicadores

- Ley de Contrataciones del Estado y su
-- Personal de la UAAD
Reglamento
Equipos de cmputo - Tiempo de ciclo de modificacin del PAC
- Directiva No 005-2009-0SCE/CD
- Sistema Apex y Sistema de ERP
- Costo de modificacin del PAC
- Catlogo de bienes y servicios
- - -
136
Figura W 39: Diagrama de flujo optimizado del subproceso de Modificacin del PAC
Subproceso: Modificacin del PAC j Versin: 01 1 Pg.1/2
Jefe de la Oficina Especialista en

Jefe de la Oficina de
reas Usuarias General de Programacin 11 de la
Asesora Jurdica
Administracin UAAD
( Inicio
~ 1 4
Determina Revisa y evala el
1 necesidades de memo de inclusin,
modificacin exclusin o
-1>
~
modificacin,
2
dependiendo del tipo de
Elabora memorndum regulacin
solicitando exclusin,
~
inclusin de 8 y/o S o
modificacin del tipo
de proceso F ulaci .
Memorndu~
1
1
3 LCE
Recibe y revisa -~
J
~1
memorndum PAC?
1
1
~
CE No
1
.. 4.2.2
1 Analiza el monto, objeto ISi
y detemtina el tipo de
~o
--- ---- -------------- - - - ---- ----

Coordina
modificacin con
j
3.2
1
proceso
~ 5
reas Usuarias Si
""""" y mo<Ufioa) -
~ cv
- el PAC (fomtato
deExcel)
Visa y deriva al
Especialista en
l
Babera resolucin de
6
Programacin 11 a travs
. del Jefe de la UAAD
l Memorndum
aprobacin de
modificacin n<>l PAI"'
! Resolucin d~
yt 9
aprobacin 1 Rec1.be y reVJsa
. 1
~~- t
1
7
Resolucin
Resoluc1on de
~-S- d~l~
1
delaUAAD
~
Rewlin
aprobacin eommmo.
5 No
" 9.2
Coordina
subsanacin de Si
observaciones con el
Jefe de la OGA
1
Visa resolucin y
9.1
remite a Secretara ..J

General para
revisin
cV
137
Figura No 40: Diagrama de flujo optimizado del subproceso de Modificacin del PAC
(Continuacin)
Subproceso: Modificacin del PAC Versin: 01 Pg.2/2

Jefe de la Unidad de Asuntos Especialista en Programacin 11
Secretaria General
Administrativos de la UAAD
12
Carga archivo
modificado del PAC
generado (fomiato dbf) y
adjunta archivo de
eneiSEACE
Carga archivo
modificado del PAC
generado (formato dbf)
adjunta archivo de
en el Sistema de Eru::'--.L.....-
14
8.2 No Publica PAC

1 10.2
modificado (formato dbf) y
Comunica observaciones
Comunica observaciones, resolucin de aprobacin
al Especialista para su
al Jefe de la OAJ para su de la modificacin del
subsanacin Si
subsanacin PAC
1 1
cV cV 10.1 prime constancia de

registro del PAC
Firma resolucin y remite modificado y solicita a la
r - ' - - - - - - - - f - - 1 al Jefe de la OGA para su UTIN, la publicacin del
registro y publicacin PAC en el Portal
11 Resolucin de
'1' aprobacin firmada
Recibe copia de la
Resolucin y deriva al
. Especialista en
Programacin 11
138
En el ANEXO 3 se detalla el desarrollo de las actividades del subproceso de
Modificacin del PAC por medio de un procedimiento.
En la Tabla No 30 se muestra la Tabla ASME-VM del subproceso optimizado;

las actividades que se eliminaron estn sombreadas. Segn esta Tabla, el
tiempo de ciclo del subproceso de Modificacin del PACes 2,022 minutos,
equivalente a 4.2 das de 8 horas laborales. El 91% del tiempo se utilizar en
actividades tipo operacin; El 7% del tiempo se utiliza en actividades de
revisin; el restante se utiliza en actividades de traslado y archivo.

por el Especialista de Programacin.
Tabla No 29: Tiempos en la ejecucin del subproceso de Modificacin del PAC

,.,, : ,,,, :;, " "7"" ,. ' ; " ;: '"': '" .'"' , ,,, ,y ... .
~~- ,r:
' '" "'" '"'
" -~rgd'"
., ' ,.e,
Tiempo, ,
Secretara General 20min

Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica 20 min
Jefe de la OGA 87min
Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos 22min
Usuarios 455 min
Total 2,202min
..
Fuente: elaboracron propra
El subproceso tiene 21 actividades. El nmero de actividades tipo operacin

son 13, que representa al62% del total; el nmero de actividades tipo revisin
son 5, que representa el24% del total; el nmero de actividades tipo traslado
son 2, que representa el 9% del total; por ltimo, el nmero de actividades tipo
archivo es 1, que representa el 5% del total.
De las 21 actividades, ahora 11 agregan valor, que representa el 52% del total
de actividades; 8 no agregan valor, que representa el 38% del total de
actividades; y 2 son actividades destinadas al control, que representa el10%.
139
Tabla W 30: Tabla ASME-VM del subproceso optimizado de Modificacin del PAC
Personal o p q D v VA e SVA
~
Tiempo c:'c:
Paso Actividad Are a Gl.o ~ e: o
(minutos) !9 o o -~ ~ O
(ll
e: o
~
1/1
o Qic !!! o
;: 1/1 (ll
.!!1 .!!! -Gl 'o
O

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111 Q) !!!e: !!! :; 'i c.. .e: IC: o
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0::
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1- w <( ...
.9
~e: ~=e
({la.. Ql ..., ..., ~ 8
e:
c::;
(ll
1 Determina necesidades de modificacin Usuarios 281 1 1
2
Elabora memorndum solicitando exclusin, inclusin
de B y/o S o modificacin del tipo de proceso
Usuarios 174 1 1
3 Recibe y revisa memorndum OGA 58 1 1

Visa y deriva al Especialista en Programacin a travs
4 del Jefe de la UAAD
OGA 29 1 1
Revisa y evala el memo de inclusin, exclusin o

5 modificacin, dependiendo del tipo de regulacin
UAAD 58 1 1
6 Analiza el monto, objeto y determina el tipo de proceso UAAD 290 1 $ 1

7 Ingresa y modifica el PAC (formato de Excel)
Elabora resolucin de aprobacin de modificacin del
UAAD 1160 1 1
8
PAC
UAAD 30 1 1
9 Eleva resolucin al Jefe de la UAAD UAAD 5 1 1

10 Recibe y revisa Resolucin UAAD 15 1 1
11 Visa Resolucin y remite al Jefe de la OAJ UAAD 5 1 8 1
.;,;;;,;.' Recibe y revis~ .~eso.t~cin<' '( e,,:
' ;, .o/i/' ' :t=. ~15 ': &;~' . ;:?;; .':1:~:.
' ',,, .., , ' .i'': '{. ;;:. ' .' "}'; '%~'. ;~~
~
j .
'
' '. ,.,
,, ;: ,.::. '. )J
'
i:C::g;;; ;. ]1;
ir 5:?f?' -~~ ~f ; .. ~- :::,:~Jti :p,b ';}:r:JC ;. ; ::tf>. ,
?Ti
t~'(i!6)1 ;V:isaproyctaagResoiuci'i!y,remite-al
t o " ' , ''"'- ,.
Jeff? dia 0AJ,: ~ ,()~~+;'
1 .,
:- ;;,; ''''1}!!'' ;\~: . /;:. e"(; 1~V :i ' ~~?+~~!
12 Recibe y revisa resolucin OAJ 15 1 1
13
Visa resolucin y remite a Secretaria General para
revisin - - - -
OAJ 5
--- ---
1

--
1
140
-Tiempo
Actividad. (minutos) o
"C !'Ql!! o
. al' .<:!:
iii ..e:
-~ !::!
~ w <(
14 Recibe y revisa Resolucin 15
Firma resolucin y remite al Jefe de la UAAD para su

15 5
registro y publicacin

del PAC generado (formato
archivo de resolucin (formato dbf) en el

18 1dbf) y adjunta archivo de resolucin (formato dbf) en ell
Sistema de ERP
UAAD 1 10 1 1 1 1 1 1 1 1

Publica PAC modificado (formato dbf) y resolucin de
19 1aprobacin de la modificacin del PAC 1 UAAD 1 5 1 1 1 1 1 1 1 1

Imprime constancia de registro del PAC modificado y
20 1solicita a la UTIN, la publicacin del PAC en el Portal!
Institucional
UAAD 1 10 1 1 1 1 1 1 1 1

21 1Archiva documentacin generada 1 UAAD 15 1 1 1 1 1
1 1 1 1

J TOTAL 2,202 2 10 3 12 T 1 2 T 13 1 s 1 2 1 1 1 1 11 1 2 1 8
141
5.5.3. Descripcin del subproceso de Programacin de Contrataciones
En primer lugar describimos los elementos del subproceso mediante el

diagrama de caracterizacin. La Figura No 41 presenta el diagrama de
caracterizacin del subproceso de Programacin de Contrataciones.
Este subproceso se crea y formaliza por primera vez; por consiguiente no ha

sido optimizado como los subprocesos anteriormente descritos. En la Figura
No 42 se presenta esta secuencia de actividades con sus respectivos
responsables. Y en el ANEXO 4 se detalla el desarrollo de las actividades por
medio de un procedimiento.

Programacin de Contrataciones. Segn esta Tabla, el tiempo de ciclo para
la programacin de contrataciones de un rea Usuaria es 300 minutos,
equivalente a 0.6 das de 8 horas laborales. El 80% del tiempo se utilizar en
actividades tipo operacin; y el20% se utiliza en actividades de revisin.

por el Especialista en Programacin y el43% es utilizado por el rea Usuaria.
Tabla No 31: Tiempos en la ejecucin del subproceso de Programacin de Contrataciones
Especialista en Programacin 170 min

Usuario 130 min
Total 300 min
Segn la Tabla ASME-VM, el subproceso tiene 6 actividades. El nmero de

actividades tipo operacin son 5, que representa al 83% del total; y una
actividad tipo revisin que representa el 17% del total. De las 6 actividades, 5
agregan valor, que representa el83% del total; y una actividad es tipo control,
que representa el17% del total.
142
Figura W 41: Diagrama de caracterizacin del subproceso de Programacin de Contrataciones
Subproceso de Programacin de Contrataciones Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos

Programar las contrataciones contempladas en el Plan Anual de El subproceso inicia con la revisin de los plazos de ejecucin de las
Contrataciones definiendo las fechas, plazos y el responsable de la actividades de contrataciones; termina con la generacin se Solicitudes
adquisicin. de Bienes y Servicios
Entradas Salidas
Proveedores Subprocesos 1 Actividades Clientes
(Materiales /lnsumos) (Producto 1 Servicio)
1. Revisa los plazos de ejecucin de las
);;> Programa de
);;> Areas Usuarias );;> Plan Anual de actividades del PAC
Contrataciones
);;> Formulacin del Contrataciones (PAC) 2. Realiza la programacin de los procesos de
);;> Trminos de Referencia );;> Areas Usuarias
PAC );;> Solicitudes de seleccin
(TDR) ;.. Contrataciones
);;> Modificacin reprogramacin de 3. Prepara los TDR y genera las SBS
);;> Solicitud de Bienes y
del PAC contrataciones 4. Hace seguimiento al cumplimiento de la
Servicios (SBS)
'-
- --
programacin
Requisitos Metodologas y Herramientas Formatos y Registros
- - Plan Anual de Contrataciones

Ley de Presupuesto del Sector Pblico del
- Mesas de Trabajo - Programa de Contrataciones
-
ao correspondiente
POI aprobado - Cronogramas - Reporte Consolidad de Justificaciones de
las Areas Usuarias
- Ley de Contrataciones del Estado y su - Personal de la UAAD - Costo de programacin del PAC
Reglamento -- Equipos de cmputo -
-
% de actividades dentro del plazo
- Directiva W 005-2009-0SCE/CD Sistema Apex y Sistema de ERP % de contrataciones urgentes
143
Figura W 42: Diagrama de flujo del subproceso de Programacin de Contrataciones
Subproceso: Programacin de Contrataciones Versin:Ot j"Pg~ 1/1 .
Especiat~ta (:lrr Programacin U de laUAAD .reas Usuarias :-"

..
:
e Inicio
J
~ 1
;
Revisa actividades del F'AC,
especficamente el objetivo y plaZo de.
ejecucin por tipo de contratacin
2
Realiz programaCin de los procesos
de selecCin eri archivo digitl y prepara
. infonnacin sobre la programacin por
cada rea Usaria' .
1 3
De .acuerdo a la programa:iri comunica
va carreo electrnico las Areas
US~Jarias la programacin de las
4
contrataciones por cada perodo
Toma ccino:imiento y evala si
. se requiere realizar
reprograll)adn de.
contrataciones
'
Requiere
!Si ajustes?
5 ., 4.1
Toma ccinbcimiento; reli.za ajustes en Comunica rieeesidades de ,
coordinacin con las reas Usua~as y reprogramain al Especialista
enva, vfa correo electrnico, aiArea No
. . . UsiJaia . . 'en Programacin 11_ de la UAAO.
1
~ 6
7 Prpra los TDR. Er y
Da seguimiento a cumplimiento de la . genera SBS, segn la
programacin de .las contrataciones de .programacin, considerando
.un percido c1eterm1nado ''- . los plazos de ejecUcin por
tipo d contratacin
11 7.2
Coordina con las Areas
Usuarias para que estas
A
inicien la elaboracin de
eeumple los TDR ETy las SBS
No~
ogramoo co~spi>ndients ~las
actividades
Si prOgramadas para ese
1
peroclo
:t
e Fin )
144
Tabla W 32: Tabla ASME-VM del subproceso de Programacin del PAC
Revisa actividades del PAC, especlficamente el objetivo y plazo de

ejecucin por tipo de contratacin
UAAD 30
Realiza programacin de los procesos de seleccin en archivo digital
2 y prepara informacin sobre la programacin por cada rea usuaria.
UAAD 30
De acuerdo a la programacin comunica vla correo electrnico a las
3 reas usuarias la programacin de las contrataciones por cada
periodo
UAAD 10

Toma conocimiento y evala si se requiere realizar reprogramacin de Area
4
contrataciones usuaria
20
Prepara los TDR ET y genera SBS, segn la programacin, Are a
5 considerando los plazos de ejecucin por tipo de contratacin usuaria
150

6
En el sistema ERP, da seguimiento al cumplimiento de la
programacin de las contrataciones de un periodo determinado
UAAD 60
TOTAL 300 2 4 5 5 1 o
145
5.6. DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL
El tercer paso del ciclo de gestin consiste en la verificacin de los resultados.

Por ello, sistematizamos los procedimientos de seguimiento, medicin para
poder comparar los resultados obtenidos con los resultados planificados. En
esta parte de la investigacin disearemos el Sistema de Control, el cual ser
una herramienta clave en la gestin del proceso.
El Sistema de Control tendr como misin la verificacin del cumplimiento de

los objetivos previamente definidos. Este sistema estar conformado por dos
subprocesos: el subproceso de Seguimiento y Medicin, y el subproceso de
Evaluacin del PAC y Auditora Interna.
El subproceso de Seguimiento y Medicin se encargar de medir los

resultados del proceso. Para medir los resultados se utilizarn indicadores.
Los indicadores se agruparn por subproceso de manera secuencial en un
Tablero de Control. Con el propsito de asegurar el control del proceso, cada
mes se llenar el Tablero de Control.
El subproceso de Evaluacin del PAC y Auditora Interna, por un lado,

evaluar la ejecucin de las contrataciones en base al PAC; adems analizar
los cambios que ha tenido el plan. Generalmente los cambios se clasifican en
tres: inclusin, modificacin o eliminacin de contrataciones. Por otro lado,
este subproceso verificar que el proceso est cumpliendo con las
disposiciones definidas en el Sistema de Gestin. Para ello, mediante
auditoras, evaluar la ejecucin de las actividades del proceso en
comparacin con los procedimientos y polticas del Sistema de Gestin.
5.6.1. Subproceso de Seguimiento y Medicin
Para describir el proceso de Seguimiento y Medicin, primeramente

identificamos y describimos los indicadores que se utilizarn.
146
5.6.1.1. Indicadores de desempeo del proceso de Planificacin de
Contrataciones
Dada .la relacin existente entre el proceso en estudio y el proceso de

planificacin del modelo SCOR, se utiliza el framework de identificacin de
mtricas de este modelo. El modelo SCOR agrupa los indicadores de la
cadena de abastecimiento en cinco atributos de desempeo. Por tratarse slo
de un proceso, planificacin, y por la naturaleza de las actividades de la
entidad: se seleccion slo tres atributos como perspectivas para identificar a
los indicadores de desempeo.
Partiendo de un anlisis del objetivo del proceso de Planificacin de

Contrataciones de PROMPER, en la Tabla No 33 se identific los indicadores
de desempeo del proceso. stos indicadores permitirn medir la eficiencia y
la eficacia del proceso.
Tabla N 33: Indicadores del proceso de Planificacin de Contrataciones
Atributo de desempeo Indicador

Confiabilidad Fiabilidad de la planificacin
Capacidad de respuesta Tiempo de Planificacin

Costos Costo de Planificacin
Fuente: Elaboracrn propra
En el ANEXO 1O se describe la ficha de los indicadores.
5.6.1.2. Indicadores de desempeo de los subprocesos
Al igual que el proceso de Planificacin de Contrataciones, sus subprocesos

deben tener indicadores que miden el cumplimiento de sus objetivos. Para
identificar los indicadores se utiliz tres perspectivas: funcionamiento del
147
proceso, producto y satisfaccin del cliente. En la Tabla No 34 se muestra los
indicadores desagregado por subproceso y perspectiva.
Tabla W 34: Indicadores de los subprocesos del proceso de Planificacin de Contrataciones
Subproceso \ Funcionamiento del ~- -- Producto - Satisfaccin del'

Perspectiva proceso Cliente
Formulacin Tiempo de ciclo de % de Presupuesto Actividades
del PAC formulacin del PAC incluido en el PAC incluidas,
Horas- hombre Cumplimiento de excluidas o
extras utilizadas en plazos de entrega del modificadas del
la formulacin PAC PAC.
Costo de
formulacin del PAC
Cumplimiento de
plazos en la
recepcin del cuadro
de necesidades
Modificacin Tiempo de ciclo de - -
del PAC modificacin del
PAC
Costo de
modificacin del
PAC
Programacin Costo de % de actividades %de
del PAC programacin del contratadas dentro del contrataciones
PAC plazo calificadas
como urgentes
Seguimiento y - Cumplimiento del -
Medicin plazo de presentacin
del Tablero de Control
Evaluacin del - Cumplimiento del -
PACy plazo de presentacin
Auditora del Informe de
Evaluacin del PACe
Informe de Auditora
Interna
Mejora - Nmero de proyectos Nmero de
continua de mejora acciones
implementados correctivas o
preventivas
..
En el ANEXO 1O se describe la ficha de los indicadores.
148
5.6.1.3. Diseo del Tablero de Control
El Tablero de Control es una herramienta que es utilizado para el seguimiento

y control de un proceso. Agrupa todos los indicadores de desempeo con sus
respectivas medidas. Por medio de esta herramienta se puede medir la
realidad actual del proceso; asimismo, se puede asignar metas. El dueo del
proceso utilizar el Tablero de Control para verificar el grado de cumplimiento
El Tablero de Control del Sistema de Gestin que estamos proponiendo est

agrupado por procesos y subprocesos. Lista los indicadores partiendo del
proceso general; a su vez, los indicadores de los subprocesos comienzan con
los procesos operativos, Juego pasa a los de medicin, anlisis y mejora. Se
listan en este orden con la finalidad de reflejar la relacin causa-efecto que es
una caracterstica intrnsica de un Tablero de Control.
En la Tabla No 35 se presenta el Tablero de Control del proceso de

Planificacin de Contrataciones de PROMPER. Este tablero muestra la
situacin actual del desempeo de los procesos y subprocesos. Asimismo, se
defini las metas que deben alcanzar en los periodos 2014, 2015 y 2016. Las
metas se definieron en funcin de los objetivos que buscan alcanzar los
procesos y previa validacin del dueo del proceso, es decir el jefe de la
UAAD.
149
Tabla W 35: Tablero de Control del Proceso de Planificacin de Contrataciones
PROCESOS
.. . '
; .
. . : IN,DICADORES .. ~ . ' ;
'.
. . .
'
. .... ACTUA META META,

J .'
META .
GRUPO DESCRIPCIN DESCRIPciN . FQRMUL,l\. " UN.IDAD.
' .. . .: .. .. .. < L (2013) (2014) (20S) (2016)
'
Fiabilidad de la
= (Nmero de modificaciones del PAC) Unidad 17 15 13 11
planificacin
= (Tiempo de ciclo de formulacin) + (Tiempo de
Planificacin de
oen contrataciones
Tiempo de Planificacin ciclo promedio de modificacin) x (Nmero de Da 95.4 75.5 66.3 57.2
UJ modificaciones)
(.)
o0::: Costo de Planificacin
= (Costo de formulacin) + (Costo de
Soles
S/. SI. S/. S/.
ll. modificacin) + (Costo de programacin) 20,725 23,743 21,753 19,763
Tiempo de ciclo de = (Nmero de das utilizados en la formulacin del

Ola 17.2 6.7 6.3 6.0
formulacin del PAC PAC)
Costo de formulacin del = (Nmero de horas utilizados en la formulacin) Nuevo S/. SI. S/. S/. 1,320
PAC x (Costo promedio por hora-hombre) Sol 3,470 1,384 1,362
en
o Horas laborales extras = (Nmero horas hombre pasada las 6pm,
>
~
utilizadas en la sbados, domingos o feriados utilizados en la Hora 6 4 2 1
formulacin formulacin)
UJ
ll. Cumplimiento de plazos
o Formulacin del en la recepcin del
= (Nmero de usuarios que entregaron a
% 70% 80% 85% 90%
en tiempo)/(Total de usuarios) x 100%
o
en
PAC Cuadro de Necesidades
UJ
(.) % de presupuesto incluido =(Presupuesto del POI)/(Suma de montos del
o % 80% 85% 90% 92%
0::: en el PAC PAC) x100%
ll.
r:a Cumplimiento de plazos = (Nmero de das de retraso en la entrega del
:l
en de entrega del PAC PAC)
Das o o o o
Actividades incluidas, =(Nmero de solicitudes de inclusin, exclusin y

excluidas y modificadas modificacin del PAC)/(Nmero de contrataciones % 65% 50% 45% 40%
del PAC. del PAC inicial)
150
. . ;. PRPGESOS.,,, . i' ....
'
/. } . J' .... ' >: .. L' .. .... ;~JNDI(;ADORES,: . ::L. ' / ' ' : .. ;: :. ,
.
.. :i .,. .::. c. .:;. '::
. >.'. . :.:..."
. . .. ; . ~~ ; 'j.~.
;.dRPJ~[:
e
'. > .. ; .t . . . . .. . .. ACTUA" META:: MET.A:;. META::
;EsCRIPC}Ni OES9_R,IP~.t9~ . .
';;: : .. ;:.. :> :, .. ~, . , j:i F?RMU~ : ,; . ' _ > >:: . . ). ; .:; ' UNIA:r
,,'~ :)
'~
V<2o13>: .. (~0:1~)' (2t5t.: ::(20~6)
Tiempo de modificacin = (Nmero de das utilizados en una modificacin
Das 78.2 69 59.8 50.6
Modificacin del del PAC del PAC) x (Nmero de modificaciones en un ao)
PAC Costo de modificacin del = (Costo de una modificacin) x (Nmero de Nuevo SI. SI. SI. SI.
PAC modificaciones en un ao) Sol 17,567 14,925 12,935 10,945
SI. SI. 8,900
Costo de programacin =(Costo de programacin de un centro de costo) Nuevo $1.
del PAC x (Nmero de centros de costo) Sol
- 9,204
9,050
= (Nmero de actividades contratados dentro de

% de contrataciones
Programacin plazo segn el calendario de contrataciones) 1
realizadas dentro del % 62% 70% 75% 78%
del PAC (Nmero total de contrataciones planificadas) x
plazo
100%
% de contrataciones =(Nmero de contrat;ciones urgentes) 1 (Total de
Unidad 15% 10.5% 9% 8%
calificadas como urgentes contrataciones)
Cumplimiento del plazo de

z
-o
Seguimiento y
presentacin del Tablero
= (Nmero de das de retraso en la presentacin
Das - o o o
Medicin del Tablero de Control)
~~
de Control
wo Cumplimiento del plazo de = (Olas de retraso en la presentacin del Informe
:Ej Evaluacin del
~:2 PAC y Auditarla
presentacin del informe de Evaluacin del PAC) + (Oas de retraso en la Dias - o o o
en>- de Evaluacin y Auditora presentacin del Informe de Auditora Interna)
o en
en-
w~ Acciones Correctivas y
= (Nmero de Acciones Correctivas y Preventivas
.~
Oz
Preventivas
implementadas)
Unidad - 96 84 72
C::<( Mejora Continua implementadas
a.
IXl Proyectos de mejora = ( Nmero de proyectos de mejora
::l
en implemenwdos implementados)
Unidad - 10 15 12
--
151
5.6.1.4. Descripcin del subproceso de Seguimiento y Medicin
El subproceso de Seguimiento y Medicin se encargar de recolectar los

datos concernientes a los resultados de los subprocesos que conforman el
Sistema de Gestin. El subproceso convertir los datos recolectados en
informacin til para la toma de decisiones. Para el trabamiento de los datos
se utilizar herramientas estadsticas. La informacin obtenida ser
presentada en los indicadores del Tablero de Control.
Para el control del proceso se comparar el valor de los indicadores con los
objetivos que se definieron durante la planificacin. En caso que se cumpla
con los objetivos se continuar con el ciclo; semestralmente el subproceso de
mejorar continua evaluar las posibilidades de estandarizacin con la finalidad
de conservar los resultados. Sin embargo, en caso de observar desviaciones,
el dueo del subproceso tomar las acciones necesarias para corregir la
desviacin. Estas acciones correctoras se implementarn segn los
procedimientos del subproceso de Mejora Continua.
Los proveedores de informacin son los subprocesos, principalmente aquellos

catalogados como operativos. El dueo de cada subproceso ser el
responsable del oportuno registro de datos. Por otro lado, su producto
principal, es decir el Tablero de Control se elaborar mensualmente y se
entregar a los dueos de cada subproceso; semestralmente se consolidar
sus resultados para que sean entregados a los directivos de la organizacin
en el Informe de Auditora Interna.
En la Figura No 43 se presenta el diagrama de caracterizacin del subproceso

de Seguimiento y Medicin. Este diagrama permite presentar un panorama
general del subproceso mediante la descripcin de sus principales elementos.
En la Figura No 44 se muestra la secuencia de actividades. Segn es

diagrama los actores del subproceso son: El Personal del proceso, la Unidad
de Racionalizacin y el jefe del proceso, es decir el jefe de la UAAD.
152
Figura W 43: Diagrama de caracterizacin del subproceso de Seguimiento y Medicin

Subproceso de Seguimiento y Medicin Unidad de Racionalizacin
Objetivo del Pro.ceso Alcance del Proceso :
Hacer el seguimiento a los subprocesos y medir sus resultados; as como Desde el registro de datos hasta la decisin de la ejecucin del Proceso
la satisfaccin de las partes interesadas para determinar el grado de de Mejora Continua y/o el Procedimiento de Acciones Correctivas
cumplimiento de los objetivos planificados. /Preventivas
Entradas salidas '
Proveedores - . (Materiales 1 Subprocesos 1 Ac~ividades (Producto 1 . Clientes
lnsumos) Servicio)
~ Usuarios ~ Datos 1. Registra los datos ~ Tablero de Control ~ Jefe de la UAAD
~ Subproceso Formulacin ~ Registros 2. Recolecta los datos ~ No ~ Unidad de
del PAC ~ Correos 3. Elabora el Tablero de Control Conformidades Racionalizacin
~ Subproceso de 4. Analiza el Tablero de Control ~ Datos que ~ Directivos de la
Modificacin del PAC 5. Detecta No Conformidades demuestren organizacin
~ Subproceso de 6. Decide ejecutar el subproceso de Mejora evidencia de ~ Subproceso de
Programacin del PAC Continua y/o Procedimiento de Acciones hechos Mejora Continua
~ Subproceso de Correctivas/Preventivas
Evaluacin y Auditorfa
-- --- --- - -- ------ --
..
Requisitos Metodoloaas v Herramientas - Formatos y Registros.
- Manual de Procesos - Tcnicas estadisticas de procesamiento de
datos
-
-
Tablero de Control
Registro de Acciones
- Registro de Acciones de Mejora
-- Plan Operativo Institucional
Planes de Sector
- Personal de la UAAD - Cumplimiento del plazo de entrega del
Tablero de Control
- Plan Estratgico Institucional
-- -
153
Figura W 44: Diagrama de flujo del proceso de Seguimiento y Medicin
Subproceso: Seguimiento y Medicin 1 Versin: 01 1 Pg.1/1
Jefe del Proceso (Jefe de la

Personal del Proceso Unidad de Racionalizacin
UAAD)
e Inicio )
1
,, 1 2
1
Registra Jos datos
l- -~ Recolecta los datos
1
1
Procesa los datos para
3
obtener los indicadores
~
Elabora l Tablero de
Control
4
l--- ---~
5
Analiza el Tablero de
Control
Decide ejecutar el
7 +.~0 J
Subproceso-de Mejora Registra No

Continua y/o el Conformidades u
~--- - -
Procedimiento de oportunidades de
Acciones Correctivas/ mejora
Preventivas
~--cv
cb
En el ANEXO 5 se detalla las actividades del subproceso Seguimiento y

Medicin mediante un procedimiento.

Seguimiento y Medicin. Esta informacin servir para estimar tiempos y
costos de la ejecucin del subproceso. Segn la Tabla ASME-VM, el tiempo
de ciclo del seguimiento y medicin del Sistema de Gestin durante un mes
es 1,360 min, equivalente a 2.8 das de 8 horas laborales por da. Adems, en
la Tabla No 37 se muestra los tiempos segregados por tipo de cargo.
154
Tabla W 36: Tabla ASME del subproceso de Seguimiento y Medicin

Personal
o CJ q 0 "p VA e SVA
e: o o
Tiempo o :2
~ns
Qj '0 't:l
Paso Actividad rea Q)' e: 't:l
(minutos) 't:lo r:::: o '5 ns
-m
~ 8
't:I!U
16~
O
'
~
O
:!li>
't:l
ns

~
Q)
o.
o
.2:
.e: .~ e
'E
r::::
ct:
...
o o 't:lns Q) 1/) !::! ct:
... o o
~
1/) ...
a; c..
c..
- r::::
5ns
n::
't:l
.1!1
Q)
! ~ 1- w <( .ens
>
(.) (ij
>e:
"')
5
1 Registra los datos UAAD 400 1 1
Unidad de
2 Recolecta los datos Racionalizacin
60 1 1
Unidad de
3 Procesa los datos para obtener los Indicadores
Racionalizacin 300 1
1
Unidad de
4 Elabora el Tablero de Control Racionalizacin 250 1
1
5 Analiza el Tablero de Control UAAD 200 1 1
6 Registra No Conformidades u oportunidades de mejora UAAD 120 1 1
Decide ejecutar el subproceso de Mejora Continua y/o el Unidad de

7 Procedimiento de Acciones Correctivas 1 Preventivas Racionalizacin
30 1 1
TOTAL 1,360 2 4 5 1 5 1 1
--------
155
Tabla W 37: Tiempos en la ejecucin del subproceso de Seguimiento y Medicin
>" ''' ,,,,
Cargo ",
Tiempo.
Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos 320 min
Unidad de Racionalizacin 640 min
Personal del proceso 400 min
Total 1,360 min
Fuente: Elaboractn propta
5.6.2. Subproceso de Evaluacin del PAC y Auditora Interna
Para facilitar el diseo del Sistema de Gestin, dividimos el subproceso de

Evaluacin del PAC y Auditora Interna en dos procedimientos: Procedimiento
de Evaluacin del PAC y Procedimiento de Auditora Interna. El primero, se
encargar de evaluar la ejecucin de las contrataciones. Este procedimiento
fue documentado; por lo tanto, presentaremos el optimizado. El segundo, se
encargar de verificar que el proceso est cumpliendo con las disposiciones
definidas en el Sistema de Gestin.
Para tener un enfoque general del subproceso, describiremos los elementos

del subproceso. Para ello, utilizaremos el diagrama de caracterizacin. La
Figura No 45 presenta el diagrama de caracterizacin del subproceso de
Evaluacin del PAC y Auditora Interna.
5.6.2.1. Procedimientos de Evaluacin del PAC
Al igual que los subprocesos operativos, se optimiz las actividades

concernientes a la Evaluacin del PAC. En la Tabla No 38 se muestra el
resumen de cambios que se realizaron, con su respectiva justificacin. Segn
esta tabla, se propone eliminar una actividad tipo operacin y otra tipo revisin;
la primera actividad no aade ningn valor y la segunda actividad es un control
innecesario. Estos cambios no afectar la calidad del documento.
156
F' w 45:0' d - . -terizacin del de Evaluacin del PAC v Auditarla lnt'
Proceso de Evaluacin y Auditarla Jefe de la UAAD
Analizar el cumplimiento del PAC, as! como las modificaciones que ha Desde la elaboracin, aprobacin y difusin del Programa Anual de
tenido.. Adems, verificar el cumplimiento de las disposiciones del Sistema Evaluacin y Auditarla hasta la revisin del estado de las acciones
de Gestin. correctivas y/o preventivas que se toman producto de los hallazgos.
Entradas Salidas
Proveedores . Subprocesos 1 Actividades Clientes
(Materiales /Insumas) (Producto 1 Servicio)
}.;> Usuarios }.;> Plan Anual de 1. Evaluacin del PAC }.;> Informe de }.;> Jefe de la UAAD
}.;> Subproceso Contrataciones (PAC) 1.1. Evaluacin de las contrataciones Evaluacin del PAC }.;> Unidad de
Formulacin del aprobado y publicado 1.2. Elaboracin del.lnforme de }.;> Informe de Racionalizacin
PAC (inicial y modificaciones) Evaluacin del PAC Auditarla Interna }.;> Directivos de la
}.;> Subproceso de }.;> Memorndums solicitando 1.3.ldentificacin de No Conformidades u organizacin
Modificacin del modificacin del PAC Oportunidades de Mejora }.;> Proceso de Mejora
PAC }.;> Manual de Procesos 2. Auditora Interna Continua
}.;> Subproceso de }.;> Registros 2.1. Ejecucin de la Auditarla
Programacin del 2.2. Elaboracin del Informe de Auditarla
PAC Interna
2.3.1dentificacin de No Conformidades u
-
Oportunidades de Mejora -----
Requisitos Metodologias y Herramientas Formatos y Registros

-
-
Ley de Presupuesto del Sector p(lblico
POI aprobado
-
-
Mesa de Trabajo
Propuesta - Validacin
-
-
Formato de Informe de Evaluacin del PAC
Formato de Informe de Auditarla Interna
- Manual de Procesos -
-
No Conformidades
Oportunidades de Mejora
Documentos a consultar Recursos Indicadores 1
- Ley de Contrataciones del Estado y su - Sistema eApex y Sistema ERP - Cumplimiento del plazo de entrega del
Reglamento - Auditores Internos Informe de Evaluacin del PACe Informe de
- Directiva W 005-2009-0SCE/CD
-- -- - - - -- ---- ---
Auditora Interna
- !
157
Tabla No 38: Resumen de cambios del procedimiento de Evaluacin del PAC
' , ........ ".. ., -~ , n-~ ,. --.=-" '"'-' ,._ ....

:~camllios_
ITEM en las . ,Denom,in~cin~e la).. . . . Jlftitificacin d~l"cmbio.

actividades . .actividad modificada '
El Informe de Evaluacin del PAC
Recibe y revisa Informe de pasa por dos controles antes de
1 Elimina
Evaluacin del PAC llegar a Secretara General. Una
1---f------f------------~ realizada por el Jefe de la UAAD,
y otra realizada por el Jefe de la
Firma informe y lo presenta a OGA.
2 Elimina
Secretaria General
Proponemos eliminar el control
t-------11------r-----------'------l realizado por el Jefe de la OGA.
De: Visa informe y enva al Entonces, en lugar que el Jefe de
Jefe de la OGA la OGA sea un punto de control,
ahora pasa a ser una parte
3 Modifica interesada del subproceso. Por lo
Por: Visa informe y enva a
Secretara General, y una tanto, al jefe de la OGA recibir
copia al Jefe de la OGA una copia del Informe de
Evaluacin de PAC.
De: Convoca a reunin a los
rganos de la entidad, conduce
reunin y expone aspectos
El procedimiento termina con la
relevantes del Informe de
identificacin de No
Evaluacin del PAC y queda
conformidades y Oportunidades
como acuerdo el encargo de la
de Mejora. Para encontrar las
4 Modifica definicin de acciones
acciones correctivas, acciones
preventivas y correctivas por
preventivas o proyectos de
parte de las reas involucradas
mejora se utilizar el subproceso
No de Mejora Continua.
Por: Identifica
Conformidades u
De acuerdo cambios expuestos anteriormente, se modific el diagrama de

flujo del procedimiento. El Figura No 46 se muestra las actividades del
procedimiento de Evaluacin del PAC, despus de su simplificacin.
En el ANEXO 6 se detalla el desarrollo de las actividades del procedimiento

de Evaluacin del PAC por medio de un procedimiento.
158
Figura W 46: Descripcin del procedimiento de Evaluacin del PAC
Procedimiento: Evaluacin del PAC 1 Versin: 01 1 Pg.1/1

Especialista en Programacin 11 Jefe de fa Unidad de
delaUAAD . Secretaria General
e Inicio
1
)
Al finalizar cada Semestre
? 1
Revisa informacin del PAC y
filtra informacin obteniendo
las modificatorias publicadas
eneiSEACE
~ 2
Prepara reporte consolidado
de justificaciones
l
Analiza los procesos
3
programados vs los
ejecutados segn parmetros
definidos; as como el reporte
de justificaciones
1
Prepara Informe de
4
,. Evaluacin del PAC, que

consolida movimientos de 6
contrataciones
Recibe y revisa Informe de
~ ..
Evaluacin del PAC
.,
1
5
.!.
~
Presenta Informe de
Evaluacin del PAC al Jefe de -
la UAAD para su revisin
. Si
6.1
Visa informe y enva
Secretara General, y una
copia al Jefe de la OGA
1
No
'-------------.,.
6.2
1 7
Revisa y analiza el informe de 1

1
Evaluacin del PAC
1 Comunica observaciones para
su subsanacin
1
Identifica No Conformidades u
8
e
l
Fin )
159
A continuacin analizaremos los tiempos y las actividades del procedimiento
mejorado de Evaluacin del PAC, para ello utilizaremos la Tabla ASME-VM
La Tabla No 27 muestra la Tabla ASME-VM del procedimiento optimizado de

Evaluacin del PAC. Segn esta Tabla, el tiempo de ciclo del subproceso de
Modificacin del PACes 4,760 minutos, equivalente a 9.9 das de 8 horas
laborales. E194% del tiempo se utilizar en actividades tipo operacin; El 5%
actividades de traslado. Como parte de la optimizacin, se logr reducir de 7%
a 5% el tiempo destinado a las actividades de revisin.
La Tabla No 39 muestra los tiempos segregados por tipo de cargo.

Observamos que el 98% es utilizado por el Especialista de Programacin.
Jefe de Ja Unidad de Asuntos Administrativos 125 min

Total 3,760 min
Segn la Tabla ASME-VM, el procedimiento tiene ahora en total 9 actividades.

El nmero de actividades tipo operacin son 6, el cual representa al 67% del
total; el nmero de actividades tipo revisin son 2, el cual representa el 22%
del total; y se tiene una actividad tipo traslado que representa el 11% del total.
Se observa que el nmero de actividad~s de revisin se ha reducido de 3 a 2
actividades.
De las 9 actividades, 5 agregan valor, el cual representa el 56% del total de

actividades; 2 no agregan valor, el cual representa el 22% del total de
actividades; y 2 son actividades destinadas al control, el cual representa el
22% del total de actividades.
160
Tabla W 40: Tabla ASME-VE del procedimiento de Evaluacin del PAC - Mejorado
Contador de Recursos 1 Tipo de actividad Tipo de valor
Personal 1 o e= ~ D p VA. e SVA
o o
1 Tiempo 1 5j e: ~ o "'O
Paso 1 Actividad 1 rea
(minutos) .l!l
mm
: o 111
't:-
m!!!
e:
O
'jj
e:
o
o
"'O !!! o
.:::
:2
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m
'5
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IC:
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m ~~ e:g_ :!ii> m
iii
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u .... u m m. !!! m !::!
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w
~
m
~
'ti (.)
c. e
C>
~(9 o 0:: t- <(
~Yja.
.em J!1m
"")
"") > e:
5
--- ---------
1
Prepara consolidado de modificaciones del PAC con el fin de
1 obtener las modificaciones publicadas en el SEACE UAAD 50 1
1
2 1 Prepara reporte consolidado de justificaciones UAAD 1 1160 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

l
3
Analiza los procesos programados vs los ejecutados segn
1 parmetros definidos; asl como el reporte de justificaciones UAAD 1 1740 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Prepara Informe de Evaluacin del PAC, que consolida l

4 1 movimientos de contrataciones UAAD 1 1440 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5
Presenta Informe de Evaluacin del PAC al Jefe de la UAAD para
1 su revisin UAAD 1 5 1 1 1 1 1 1 1 ,. 1 1 1 1 1 1
6 1 Recibe y revisa Informe de Evaluacin del PAC UAAD 1 120 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
7 1Visa informe y enva a Secretara General para su aprobacin 1 UAAD 1 5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

R~cibe y revisa Informe d Evaluacin ciei PAC -
,. ' ' . " _-,- ! . '
_Fifma:ioX9!me .Y:Io~~resent~ ~-;$~9re~~rr ~~loral-,
B 1 Revisa y analiza el informe de Evaluacin del PAC Secretara 120 1 1 1

1
9 !Identifica No Conformidades u Oportunidades de Mejora Secretara 120 1 1
TOTAL 4,760 5 2 o 2 6 2 1 6 1 2 1 2

" 161
5.6.2.2. Procedimiento de Auditora Interna
El procedimiento de Auditora Interna se encargar de evaluar si el Sistema

de Gestin por Procesos:
Elabora el Plan Anual de Contrataciones de acuerdo a la normativa legal;

Es conforme con las disposiciones planificadas en el Manual de Procesos;
Se ha cumplimiento y se mantiene de manera eficaz.
El procedimiento de Auditora Interna se ejecutar al finalizar un semestre,

dos veces al ao. Tanto la Auditora Interna como la Evaluacin del PAC se
realizarn paralelamente. Esto facilitar a los directivos de la organizacin,
tomar al mismo tiempo las acciones correctivas relacionadas a las
contrataciones, as como las acciones relacionados al mejoramiento del
Sistema de Gestin
Los criterios de la auditora y el alcance de la misma se definirn en el

Programa de Auditora y en el Plan de Auditora. Durante la planificacin de
la auditora se elaborar las listas de verificacin.
Para designar a los auditores internos, se deber seleccionar al personal

adecuado y calificado. Los auditores no deben estar directamente
involucrados en las reas auditadas, garantizando de esta manera la
objetividad e imparcialidad de este proceso.
La Jefatura que est siendo auditada debe asegurar la implementacin de

acciones correctivas. El equipo auditor deber hacer seguimiento a las
acciones correctivas tomadas, verificando que se hayan implementado y si
son efectivas. Se registrar los resultados del seguimeinto.
En la Figura No 47 se muestra la secuencia de actividades del procedimiento

de Auditora Interna, mediante un diagrama de flujo.
162
Figura W 47: Diagrama de flujo del procedimiento de Auditora Interna
Subproceso: Evaluacin del PAC y Auditora Interna 1 Versin: 01 1Pg.1/1
Unidad de
Auditor Interno (Uder) Eql..iipo Auditor . Jefe de la UAAD
Racionalizacin
e Inicio
~ 1
[. Elabora el Programa
Anual de Auditora Interna
~ 2
Coordina con Jos
responsables de reas
involucradas, la(s)
feclla(s) y hora(s)
l
1Selecqiona a las per.>onas
3
Revisa documentacin
7
pertinente
que participarn como
Auditores Internos
~
Nombra a un Auditor
4 l
Realiza una reunin de
8
Auditan el proceso y
9
Interno como lder para Apertura con el personal -~1> proceden a recoger
que dirija el proceso involucrado evidencias objetivas
1
~
Prepara Plan de Auditora
5
l 10
Informa al per.>onal
Interna auditado .los hallzgos
encontrados durante el
~ 6
proceso .
Comunica el Plan de
Auditora Interna al _
1
per.>onal involucrado en el
proceso
1
Elabora el Informe de
11
Auditora Interna
Recibe y revisa el
13 l
Presenta Informe de
12
Auditora Interna a la
Informe de Auditora
Interna
re- -
Unidad de
Racionalizacin
14
Conforme? Revisa y analiza el
-1> Informe de Auditora
~ 13.1 Interna
~ Comunica
observaciones para su
subsanacin 1 1
Identifica No
15
Conformidades u
~ 13.2 Oportunidades de
Mejora
1 Visa informe y enva alj-
Jefe de fa UAAD 1
'l
e Fin )
163
En el ANEXO 7 se detalla las actividades del procedimiento de Auditora
Interna mediante un procedimiento.
En la Tabla No 42 se muestra la Tabla ASME-VM del procedimiento de

Auditora interna. Segn esta Tabla, el tiempo de ciclo del procedimiento de
Auditora Interna es 1,475 minutos, equivalente a 3 das de 8 horas laborales
por da. El 85% del tiempo se utilizar en actividades tipo operacin; El 12%
actividades de traslado.
De la Tabla ASME-VM, se segreg los tiempos por tipo de cargo que

participan en el desarrollo del procedimiento, estos valores se observa en la
Tabla No 41.
Tabla W 41: Tiempos en la ejecucin del procedimiento de Auditarla Interna

,, .... .. , ,....
:':or, '':.'.''', 1 : >.,.,, '
Cargo'<' . ':
:,...;-.::--:.,,,
'
' ,, ..;_. > .,_~_.7~.
' .. ;.
. ._ ,, . ,,,.._
nempo ,--.,.::.'
Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos 150 min

Auditor Lder 390 min
Equipo de Auditora 510min
Total 1,475 min
Fuente: elaboractn propta
Segn la Tabla ASME-VM, el subproceso tiene en total 17 actividades. El

nmero de actividades tipo operacin son 13, el cual representa al 76% del
del total; el nmero de actividades tipo traslado es 1, el cual representa el 6%
del total.

actividades; 3 no agregan valor, el cual representa el 18% del total de
actividades; y 3 son actividades destinadas al control, el cual representa el
17% del total de actividades.
164
Tabla No 42: Tabla ASME del procedimiento de Auditarla Interna
'
~ ' ' :., ,: ' Personal--
'
,_
",,'
o c::::r e D f7 VA e svA
o o
.. ,
, .Tiempo~ ,: .g ... . .'~
~:
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Paso Actividad rea
'(minutos) ~~
Q)
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"..::. .. (.)
:~o
~- w .e 0:: 1- .9 ~
ra ~
..,Cll
.
0::: e
' C
Elabora el Programa Anual de Evaluacin y Unidad de
1 Racionalizacin
120 1 - 1
Auditorla Interna
Unidad de
2
Coordina con los responsables de reas
involucradas, la(s) fecha(s) y hora(s) Racionalizacin
60 1 1
Unidad de
3
Selecciona a las personas que participarn como
auditores internos
Racionalizacin 30 1 1
Unidad de
4
Nombra Auditor Interno como Uder para que dirija el
proceso Racionalizacin 30 1 1
5 Prepara el Plan de Auditarla Interna

Unidad de
Racionalizacin
120 1 1
Unidad de
6
Comunica el Plan de Auditarla Interna al personal
involucrado en el proceso Racionalizacin
30 1 1
1
7 Revisa la documentacin pertinente Equipo Auditor 120 1 1

1
8
Realiza Reunin de Apertura con el personal
involucrado
Equipo Auditor 60 1 1
9
Auditan el proceso y proceden a recoger evidencias
objetivas de las mismas
Equipo Auditor 480 1
1
1
165
. Contador de Recursos Tipo de actividad Tipo de valor
o o e D ::.
'.
Personal.
.,
"'1,
.. }
,,
~,"
t7' VA! e SVA
.Tiempo e: e o
0 ..
"C'
~.
Paso Actividad rea 'Q) : (
.g.;;:: e: "C 'C
.. .. .1 '(lllinuto~) ,"C m "C m
-o : o o ' :g m
. '.
. ' ''
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'
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'
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-,
',, ; ... - ' "'

}, _.,,
__ ..,~ ; :<- .. ' '.-------
' e:'
;i.i:.
los hallazgos
10 Informa al personal auditado
encontrados durante el proceso
11 Redacta las No Conformidades u oportunidades de

mejora
12 Elabora Informe de Auditarla Interna Equipo Auditor 120 1

1
Presenta Informe de Auditarla Interna a la Unidad de

13 Racionalizacin
Unidad de
14 Recibe y revisa el Informe de Auditarla Interna
Racionalizacin
30 1 1
15 Visa informe y envla al Jefe de la UAAD

Unidad de
Racionalizacin
5 1 1
16 Recibe y analiza el Informe de Auditarla Interna Jefe de la UAAD 30 1

1
17
Identifica No conformidades u Oportunidades de
Mejora
Jefe de la UAAD 120 1
1
TOTAL 1,475 8 5 2 2 13 3 1 11 3 3
--~
166
5.7. MEJORA CONTINUA DEL PROCESO
Las organizaciones no slo deben documentar e implementar mejoras por

nica vez, sino deben establecer un enfoque de mejoramiento continuo en sus
procesos. Es fundamental que el proceso de Mejora Continua dentro de la
organizacin sea progresivo, debido a que el entorno de la organizacin
cambia constantemente, al igual que las necesidades y requerimientos de los
clientes. Por esta razn, procedimientos que en la actualidad son
fundamentales para el desarrollo de la organizacin, en el futuro pueden
convertirse en obsoletos, dada la evolucin de la tecnologa y nuevas tcnicas
de administracin, adems de las nuevas necesidades del cliente.
5.7.1. Priorizacin de los procesos a mejorar
La mejora de los procesos debe abordarse de forma continua, gradual y no

de golpe y de forma global. A la hora de abordar un posible mejora de los
procesos, ser ms eficaz para la consecucin de resultados destacables el
comenzar por aquellos que son clave para la organizacin y, entre ellos, los
que tengan ms posibilidades de alcanzar el xito a corto plazo;
posteriormente, y aprovechando la experiencia acumulada en los procesos
clave se abordarn a los dems.
Para la priorizacin de los procesos del presente estudio, se utiliza la

herramienta de calidad denominada: matriz de decisin.
5. 7.1.1. Criterios de la priorizacin de procesos
Los criterios de priorizacin de los procesos se identific en base a las

siguientes categoras: impacto, implementacin, estado actual y valor. Luego
se determin la escala para medir los procesos en base a cada criterio. Por
ltimo, se asign un peso a cada categora.
167
En la Tabla No 43 se muestra los criterios de priorizacin de las categoras
Impacto e Implementacin. Cada criterio tiene tres escalas de medicin. Se
asign un peso de 35% para Jos criterios de impacto y 30% para Jos de
implementacin.
Tabla No 43: Matriz de criterios de Impacto e Implementacin

.-
Impacto (35%) Implementacin (30%)
'-
Impacto estratgico Nmero de Tiempo de Inversin
Criterio
afectados implementacin
3: Impacto estratgico alto 3: Alto 3: Corto 3: Poco
2: Impacto estratgico 2: Mediano 2: Mediano 2: Intermedio
Escala
mediano 1: Bajo 1: Largo 1: Alto
1: Impacto estratgico bajo
..
Elaboracron: Propra
De igual forma, en la Tabla No 44 se muestra los criterios de priorizacin para

para las categoras estado actual y valor. Cada criterio tiene su respectiva
escala de medicin y peso.
Tabla W 44: Matriz de criterio de Estado Actual y Valor

.. ' \' ' ,. "' .,,_._,. , __ . .... -.
' Estado ~cti.Jcll (20%}
.o-~ '_..
'' ~-'
.-
Valor (19%)
. " '
1 '
. .~ ~ ' ' ' .:,
'
Satisfaccin Estado de Existe el Retorno sobre la inversin
Criterio
del cliente gravedad proceso?
3: Poco 3:Aito 1: No 3:Aito
Escala 2: Regular 2: Regular 0: Si 2: Mediano
1: Alto 1: Bajo 1: Bajo
Elaboracrn: Propra
5. 7 .1.2. Matriz de priorizacin
Para calificar a Jos procesos, se tom en cuenta la opinin de los miembros

del proceso de Planificacin de Contrataciones. En la Tabla No 45 se presenta
la calificacin de cada proceso por cada criterio. Para obtener la puntuacin
168
total del proceso, se multiplic la puntuacin del subtotal de cada categora
por su respectivo peso.
Tabla No 45: Matriz de priorizacin de procesos

----""-
Impacto Implementacin Estado actual Valor
35% 30%) (20%) (15%)
O
o ....
Cl)
~~
t:
Cl)
Proceso
-- i~
Cl)s
~l
"'O Qi('-
..... . -8l - -
"'Oc t:
q_
- ~:~ - ~-
o o
.... o Cl) -o (ij m (ij
.....
-o
-
"".'"'':;":-:;:r.:'"t"w
Cl) o a. E m
.... o
Cl)
m o o ..
r:u E ..e. E~ m x ~
~~ ~! w
o. Cl) ..e ..0 ..0
::S ::S
CI)O.
-E > ::S
-E
::S ::S
z Cl) 1- -
t: Cl) ....:1 Cl) O::: .!S Cl)
Formulacin '.
del PAC
3 3 6 2 2 4 3 2 o 5 3 3 '4.75
_._ .. ...
..
Modificacin
del PAC
2 3 5 2 2 4 3 2 o 5 3 3 .4::4.
Programacin -~ '""' _, ~-;. '\<
de 2 3 5 2 3 5 3 3 1 7 2 2 :4:95
'>v, "e",
contrataciones
Seguimiento y
1 1 2. 3 3 6 2 3 1 6 1 1 3:85
Medicin
.-r
..
Evaluacin del
PACy
1 1 2 3 3 6 2 2 1 5 1 1 3:65'
Auditora
Interna
Elaboracrn: propra
En base a los resultados de !a matriz de priorizacin de procesos, se orden

los subprocesos en orden jerrquico. En la Figura No 48 se presenta la lista
de subprocesos priorizados. Se observa que la lista est encabezada por el
subproceso de Programacin de Contrataciones. Este subproceso es nuevo;
por consiguiente, se necesita constantemente hacer ajustes hasta que llegue
a la estabilidad. Adems afecta enormemente en la satisfaccin del cliente.
El subproceso siguiente es el de Formulacin del PAC; la razn de su

importancia es que este es el principal subproceso del proceso de
Planificacin de Contrataciones.
169
Figura W 48: Lista de priorizacin de subprocesos para la mejora
1. Programacin de Contrataciones
2. Formulacin del PAC
3. Modificacin del PAC
4. Seguimiento y Medicin
5. Evaluacin del PAC y Auditora Interna
5.7.2. Equipo de mejora
La forma ms operativa para actuar en el abordaje de las acciones de mejora

es la construccin de equipo de mejora. Los equipos de mejora ofrecen un
marco idneo para que las personas de la organizacin puedan cambiar y
mejorar las cosas, aprender y aplicar nuevas metodologas, desarrollar la
gestin participativa. Trabajan en una situacin mejorable concreta, por un
periodo limitado de tiempo, con un objetivo general: analizar los procesos
defectuosos y redisearlos orientndolos hacia el usuario.
El equipo de mejora est conformado por profesionales conocedores del

proceso y de diferente jerarqua. Es importante que uno de sus miembros sea
un integrante de la Alta Direccin. Paroponemos que el equipo de mejora este
liderado por el Jefe de la UAAD y los miembros del equipo estarn conformado
por los siguientes cargos:
Jefe de la UAAD
Especialista en Programacin 11
Especialista en Programacin 1
Especialista de Normatividad en Contrataciones del Estado
Especialista en Desarrollo Organizacional 11
170
5. 7 .3. Subproceso de Mejora Continua
El subproceso de Mejora Continua se encargar de implementar acciones de

mejora con la finalidad de garantizar el mejoramiento continuo de la eficacia y
eficiencia del Sistema de Gestin. El subproceso inicia desde la identificacin
de una No Conformidad u oportunidad de mejora hasta la verificacin del
levantamiento de la misma o la materializacin de la oportunidad de mejora.
En caso que no se pueda solucionar un problema, se bebe tener bajo control.
Para solucionar una No Conformidad, en caso que sta requiera de esfuerzo

humano e inversin considerable ser analizado semestralmente por el
Equipo de Mejora. Por otro lado, si la solucin es prctica se implementar las
acciones de mejora segn el procedimiento de Acciones
Correctivas/Preventivas.
Las fuentes de las No Conformidades u oportunidades de mejora son los

resultados del anlisis del Tablero de Control, el Informe de Evaluacin del
PAC, el Informe de Auditora Interna y las oportunidades de mejora
propuestos por el personal del proceso. Sus proveedores estn conformado
por los subprocesos operativos y los resultados que arrojan el Sistema de
Control.
Sus productos son las acciones de mejora implementados en cualquiera de

los subprocesos del Sistema de Gestin o las acciones correctivas que se
implementaron. Por ser un subproceso transversal, afecta a todos
subprocesos; asimismo, todo el personal est involucrado en la mejora
continua.
En la Figura No 49 se presenta el diagrama de caracterizacin del subproceso

de Mejora Continua. Este diagrama describe los principales elementos del
subproceso.
171
.. No -
.. - -- -- --- - --. del sub ----- de
-- M
-- - -
i
1
Proceso de Mejora Continua Jefe de la UAAD
Implementar acciones para mejorar la efectividad de los procesos Desde la deteccin de una No conformidad u oportunidad de mejora
hasta la verificacin de la efectividad de la accin implementada
Entradas . Salidas
Proveedores (Materiales/ Subprocesos 1 Actividades (Producto 1 Clientes
lnsl.lmos) Servicio)
~ Usuarios ~ Quejas y 1. Identificar No Conformidades u Acciones ~ Acciones ~ Jefe de la UAAD
~ Proceso Formulacin Reclamos de Mejora Correctivas y/o ~ Unidad de
~ Proceso de ~ Informe de 2. Implementar Acciones Correctivas y/o Preventivas Racionalizacin
Programacin Evaluacin y Preventivas ~ Acciones de ~ Proceso Formulacin
);o> Proceso de Auditor! a 3. Analizar el resultado de los procesos Mejora ~ Proceso de
Evaluacin y Auditorfa ~ Tablero de Control 4. Identificar problemas Programacin
~ Proceso de ~ Sugerencias del 5. Identificar causas ~ Proceso de
Seguimiento y Control personal de 6. Identificar alternativas de solucin Evaluacin y Auditorfa
procesos 7. Implementar acciones de mejora ~ Proceso de
_proveedores B. Actualizar el Manual de Procesos Seguimiento y Control
Requisitos : Metodologas y Herramientas Formatos yRegistros

- Manual de Procesos . Mtodo de solucin de problemas - Registro de Acciones
. Herramientas de calidad Correctivas/Preventivas
- Registro de Acciones de Mejora
- Ley de Contrataciones del Estado y su . Personal de la UAAD - Nmero de Acciones
1

!
Reglamento Correctivas/Preventivas implementadas
- Normas complementarias relacionadas con - Nmero de Proyectos de Mejora
el PAC (OSCE) Implementadas
- Manual de Procesos - % de mejora de la eficacia del proceso de
- - -
Planificacin de Contrataciones 1
Fuente: Elaboracin propta
172
5. 7.3.1. Procedimiento de Mejora de Procesos
El procedimiento de Mejora de Procesos se dise siguiendo la metodologa

de solucin de problemas de los Sistemas de Gestin de Calidad. La
secuencia de actividades del procedimiento y sus respectivos responsables
se muestra en la Figura No 50 Adems, en el ANEXO 8 se describe las
actividades con mayor detalle mediante un procedimiento documentado.
En la Tabla No 47 se muestra la TablaASME-VM del procedimiento de Mejora

de Procesos. Segn esta Tabla, el tiempo de ciclo de la ejecucin del
procedimiento es 2,120 minutos, equivalente a 4.4 das de 8 horas laborales.
El 81.6% del tiempo se utilizar en actividades tipo operacin; y el 18.4% del
tiempo se utilizar en actividades de revisin. Adems, en la Tabla No 46 se
muestra los tiempos segregados por tipo de cargo.
Tabla No 46: Tiempos en la ejecucin del procedimiento de Mejora de Procesos

,.. . ' -~-,
-" Tiempo"
....::_ . o

Jefe de la UAAD 1,130 min
Equipo de Mejora 570min
Total 2,120 min
Segn la Tabla ASME-VM, el procedimiento tiene 11 actividades. El nmero

de actividades tipo operacin son 8, que representa al 72.7% del total; el
nmero de actividades tipo revisin son 3, que representa el 27.3% del total;
no se observa actividades de traslado y archivo.
De las 11 actividades, 8 agregan valor, que representa el 72.7% del total de

actividades; 1 no agregan valor, que representa el 1% del total de actividades;
y 2 son actividades destinadas al control, que representa el16.3% del total de
actividades.
173
Figura W 50: Diagrama de Flujo del procedimiento de Mejora de Procesos
Procedimiento: Mejora de Procesos Versin: 011 Pg.1/1
Unidad de Racionalizacin J~fe de la UAAD Equipo de Mejora
e Inicio
1
)
Al finalizar el semestre
~ 1
Recolecta informacin de los
Tableros de Control, Informe de
Evaluacin del PAC, Informe de
Auditora Interna y Registr de No ~ 2
Conformidades Analiza los resultadoS del
proceso y la efectividad del
Sistema de Gestin durante
el semestre
~ 3
Identifica problemas y los
prioriza segn su
importancia
~
Identifica y evala las
causas de los problemas
4
yt 5
Propone alternativas de
solucin como proyectos de
mejora
7 1
Evala los proyectos de
6
Planifica la implementacin l.
de los proyectos de mejora r mejora y selecciona aquellos
que se va implement<!r
1
L __ f--------1>
Implementa los proyectos
de mejora en coordinacin
con el personal del proceso
8
1 9
Verifica la efectividad de las

mejoras implementadas
Evalua la necesidad de
10
1
~
estandarizar las mejoras
implementadas mediante la .... Si
actulizacin del Manual de
o
Procesos No
1 11
<~>-Si
~
~1
Actualiza el Manual. de
Procesos
l No ~e
1
:!
Fin )
Fuente: Elaboracin Propia
174
Tabla W 47: Tabla ASME-VM del procedimiento de Mejora de Procesos
,. !' , . ,Contador de
J
Tipo de ctivldad . Tipo de valor
" Recursos
'.
-, Personal
o c:::J e o~ 7:.- VA. e SVA
Tiempo e e o
e-- . '
o
o
:2
Area.,;
-~
Paso Actividad O
"
(minut~s) Q)'j ar. , e:
i:: o
,. :2' "C
ca
'
"Oca
al~e
:2 :9
o. :9 "C
ca ~c.
O
.:::
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e .!!!
-> i ..r:::
e
r:::
<( r:::
o 5
e: o 'tJ oQ., & Q)
0:: ~
"t/)'
.. W <( 5_ o
::::1 'j
ca ~ o >
'' '
,,,. '
Recolecta informacin de los Tableros de Control, Informe de
~ :' 0::
'*
'"'l
C'
W,- ,, >- r:::
C
1 Evaluacin del PAC, Informe de Auditarla Interna y Registro

de No Conformidades
Unidad de
Racionalizacin
120 1
1
2
Analiza los resultados del proceso y la efectividad del Sistema
de Gestin durante el semestre
UAAD 240 1 1
3 Identifica problemas y los prioriza segn su importancia UAAD 120 1

1
4 Identifica y evala las causas de los problemas UAAD 300 1
1
5 Propone alternativas de solucin como proyectos de mejora
Equipo de
Mejora
200 1 1
6
Evala los proyectos de mejora y selecciona aquellos que se
va implementar
Equipo de
Mejora
250 1
1
7 Planifica la implementacin de los proyectos de mejora

Unidad de
Racionalizacin
280 1 1
8
Implementa los proyectos de mejora en coordinacin con el
personal del proceso
UAAD 350 1 1
1
9 Verifica la efectividad de las mejoras implementadas
Equipo de
Mejora
120 1 1
10
Evala la necesidad de estandariza las mejoras
implementadas mediante la actualizacin del Manual de
Procesos
Unidad de
Racionalizacin
20 1 1
i
11 Actualiza el Manual de Procesos UAAD
TOTAL
120
2,120 3
1
6 3

8 3
1
2 1
8
-----

175
5. 7 .3.2. Procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas
Mediante el procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas se busca

eliminar las causas de las No Conformidades. Se aplicarn acciones
correctivas a problemas que ocurrieron y que necesitan de una pronta
solucin. Asimismo, se aplicarn acciones preventivas a problemas que
potencialmente pueden ocurrir; en caso que estos problemas llegaran a
materializarse, afectaran la calidad del producto y la satisfaccin de los
usuarios.
El procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas es un mecanismo

para lograr la mejora continua en el Sistema de Gestin de la Calidad segn
la familia de Normas ISO 9000. Igualmente, en la presente investigacin
aplicamos el procedimiento para alcanzar la mejora continua del Sistema de
Gestin basado en procesos.
El procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas se aplicar a

aquellas No Conformidades u oportunidades de mejora que tengan una
solucin inmediata; y su vez que su implementacin no requiera de
considerable esfuerzo. Se utilizar este procedimiento en lugar del
procedimiento del subproceso de Mejora Continua con el propsito de agilizar
la implantacin de mejoras, ya que este ltimo se ejecutar semestralmente.
El procedimiento inicia desde la recepcin de la No Conformidad hasta la

implementacin de las acciones Correctivas y/o Preventivas, y la verificacin
de la eficacia de la misma. El nmero de acciones tomadas ser un indicador
para medir los resultados del subproceso de Mejora Continua.
En la Figura No 51 se muestra la secuencia de actividades del procedimiento

de Acciones Correctivas o Preventivas mediante un diagrama de flujo. Segn
este diagrama, los actores del subproceso son: El personal del proceso, la
Unidad de Racionalizacin y el Jefe de la UAAD.
176
Adems,. en el ANEXO 9 se detalla las actividades del procedimiento de
Acciones Correctivas o Preventivas mediante un procedimiento.
En la Tabla No 49 se muestra la Tabla ASME-VM del procedimiento de

Acciones Correctivas o Preventivas. Segn esta Tabla, el tiempo de ciclo del
procedimiento es 63 minutos. El 87% del tiempo se utilizar en actividades
tipo operacin; El13% del tiempo se utiliza en actividades de revisin.

cargo. De esta Tabla podemos observar que el4% del tiempo es utilizado por
el Jefe de la UAAD, e144% es utilizado por la Unidad de Racionalizacin y el
52% por el personal del proceso que ha encontrado la No Conformidad.
Tabla W 48: Tiempos en la ejecucin del procedimiento de Acciones Correctivas o

Preventivas
Jefe de la UAAD 3min

Unidad de Racionalizacin 28min
Personal del proceso 32 min
Total 63min
Segn la Tabla ASME-VM, el subproceso tiene ahora en total 8 actividades.

El nmero de actividades tipo operacin son 6, el cual representa al 75% del
del total; no se observa actividades tipo traslado, espera y archivo.

actividades; 1 no agregan valor, el cual representa el 12.5% del total de
actividades; y una actividad est destinadas al control, el cual representa el
12.5% del total de actividades.
177
Figura W 51: Diagrama de flujo del procedimiento de Acciones Correctivas o Preventivas
Procedimiento: Acciones Correctivas o Preventivas Versin: 01 1 Pg.1/1
Personal del Proceso Unidad de Raionalizaci.n Jefe.de la UAAD

.

( Inicio. )
l
Identifica fa No Conformidad y
1
2
Rgistr y.codificara No
comunica:a.la Unidad de - -
Conformidad
Racionalizacin
1
Identifica y evala las causas
3
de 1a No Confrmiadad.'
~ t
Propone alternativas de
4
Sele.cciona la Accin
5
Acciones Correctivas o Correctiva o Preventiva a

Preventivas tmar 1
6
Planifica la implementacin
1
de las Acciones Correctivas o
Preventivas
...1 7 8
Verifica fa'efectividadfas
Implementa fas Acciones
Acciones Correctivas o
Correctivas .o Preventivas
Preventivas implementadas
~+QJ i
( Fin )
178
Tabla W 49: Tabla ASME-VM del procedimiento de Acciones Correctivas o Preventivas
Contador.de
Recursos r
. 1po.de act'ld.d
IV a
r
, 1po de valor ,
' Personal O c::J qb V VA e SVA

.. . ' . r1 .... ' e ,, . . o
Paso Actividad Area 7mpo - . : ct . o ~
, (ITHnUtOS) ~ O , Ql O ct C e 0, . ~ 1i}
, -Ul 'Cs '::1 :Q '() 'C 1!! O
.0!:
'g o 'oC
ct
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., .
,

.
.
111
e o
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Q)
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~
111 111
g -
111 O
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- 111
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IC
-
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..
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Q)
o.
o. ::5 '
111
Q)
'C
.e!
8'.
Q)
e:: 1- . w <. ..2 .
111
. (.)
>
111
.. ; Ir ~ > c3
Identifica la No Conformidad y comunica a la Unidad de Personal del 4
1 1
Racionalizacin Proceso 1
2 Registra y codifica la No Conformidad Ra~i~:~~~~in 3 1 1
3 Identifica y evala las causas de la No Conformidad Ra~i~:~~~~in 1O 1 1
4 Propone alternativas de Acciones Correctivas o Preventivas R U.nidal~ de. 1O 1 e 1

ac1ona 1zac1 n
5 Selecciona la Accin Correctiva o Preventiva a tomar UAAD 3 1 e 1
Planifica la implementacin de las Acciones Correctivas o Personal del

6 8 1
Preventivas Proceso 1
7 Implementa las Acciones Correctivas o Preventivas Peprsonal del 20 1 1

roces o
Verifica la efectividad delas Acciones Correctivas o Preventivas Unidad de

5 1
8 implementadas Racionalizacin 1
TOTAL 63 3 8 1 6 2 6 1 1
179
5.8. DISEO DEL MANUAL DE PROCESOS PARA LA PLANIFICACIN
DE CONTRATACIONES
El Manual de Proceso es conjunto de documentos que soportan el sistema de

Gestin por Procesos agrupada y estructurada de manera sistemtica. Estos
documentos estn organizados de acuerdo a la estructura de documentacin
que propones el Sistema de Gestin de Calidad.
El Jefe la UAAD es la responsable de la aprobacin del Manual de Procesos.

La distribucin del Manual debe darse en forma controlada. Las copias
controladas se actualizarn sistemticamente cada vez que se actualice algn
documento.
La revisin del Manual de Procesos estar a cargo del jefe del proceso, es
decir del jefe de la UAAD. La revisin estar a cargo del Jefe de la OGA. para
la conformidad del documente, este debe ser revisado anualmente. Cada vez
que se revise el documento se debe actualizar el mismo, cambiando el nmero
de versin y la fecha de vigencia del mismo.
En el ANEXO 11 se muestra el listado de documentos que conforma del

Manual de Procesos del Sistema de Gestin del proceso de Planificacin de
Contrataciones. A este listado le denominamos Maestro de. Documentos.
5.8.1. Objetivo
El Manual de Procesos del proceso de Planificacin de Contrataciones tiene

entre sus objetivos:
Proporcionar a los miembros de la entidad informacin relevante de la

estructura organizacional del proceso, de una forma ordenada,
actualizada y fcil de consultar.
- Servir como herramienta de anlisis, a fin de proponer e implantar mejoras
y cambios organizacionales.
180
Exponer y difundir la misin, objetivos, estructura organizacional del
proceso y principales actividades del proceso.
Documentar la estructura por procesos con el fin de dar a conocer al
personal.
5.8.2. Alcance
El Manual de Procesos agrupa la documentacin base para la gestin de los

subproceso del proceso de Planificacin de Contrataciones de PROMPER;
estos documentos est conformados por: las directrices de gestin, la
descripcin de los procesos, la descripcin de las actividades, los registros y
los documentos externos.
5.8.3. Estructura
El Manual de procesos que proponemos est dividido en cuatro niveles. El

primer nivel contiene las Directrices de la Gestin; En el segundo nivel estn
la descripcin de los procesos; en el tercer nivel estn la descripcin de las
actividades; y el cuarto nivel estn los registros donde se toma la informacin
como evidencia de la ejecucin de los procesos. Adems, se identifica y
registra los documentos de origen externo, conformado por Leyes, Decretos,
. Reglamentos y Directivas.
5.8.3.1. Directrices de la Gestin
Las directrices de gestin son los elementos gua para la toma de decisiones.
Se les hace referencia durante la planificacin, la ejecucin y el control de las
actividades de los subprocesos. Las directrices de gestin estn conformadas
por los objetivos, polticas y normas. Para el caso del proceso de Planificacin
181
de Contrataciones, los documentos directrices estn conformado por los
siguientes:
Plan Estratgico Institucional (PEI)

Plan Operativo Institucional (POI)
Planes Sectoriales
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF)
Manual de Organizacin y Funciones (MOF).
5.8.3.2. Descripcin de procesos
La descripcin de los subproceso del proceso Planificacin de Contrataciones

mediante est soportado por los siguientes documentos: inventario de
procesos, mapa de interrelacin de procesos y los diagramas de
caracterizacin. En el inventario lista todos los procesos que conforman el
Sistema de Gestin; adems se le asigna un cdigo para facilitar el manejo
de la identificacin de los subprocesos.
El mapa de interrelacin de procesos muestra un panorama general del

funcionamiento del proceso de Planificacin de Contrataciones. En este
diagrama se refleja la secuencia de los procesos y las interacciones entre los
mismos. Los diagramas de caracterizacin describen cada subproceso
mediante la especificacin de cada uno de los elementos que lo conforman.
5.8.3.3. Descripcin de actividades
Las actividades de los procesos se describen de manera detalla mediante los

procedimientos. En la presente investigacin, para cada subproceso se
describi al menos un procedimiento. La estructura del procedimiento que se
utiliz para describir las actividades tiene las siguientes partes:
Objetivo
182
- Alcance
Documentos a consultar
Glosario de trminos
Definiciones
Condiciones bsicas
Condiciones especficas
Descripcin del procedimiento
Registros
5.8.3.4. Registros
Con la ejecucin de los procesos se generan datos, estos valores deben ser
almacenados en algn medio. Los datos se procesarn para convertirse en
informacin til en la toma de decisiones. Por consiguiente, los registros es un
insumo principal del Sistema de Control. El manejo de estos documentos debe
garantizar la integridad y fiabilidad de la informacin que guarda.
El proceso de Planificacin de Contrataciones utiliza diferentes formatos de

registros. El medio donde se guarda la informacin son files de archivos
fsicos, hojas de clculo y el ERP.
Para facilitar el manejo de la documentacin, los registros estn dentro de los

anexos de cada procedimiento.
5.8.3.5. Documentos Externos
PROMPER por ser una entidad gubernamental est regulada por Leyes,
Decretos Supremos y Normas. La OSCE establece los mecanismos para
planificar las contrataciones, estos mecanismos son aplicados en todas las
entidades del Estado. Por lo tanto, el dueo del proceso debe tener
183
identificado, ordenado y actualizado los documentos externos que afectan la
gestin del proceso.
5.9. PLAN DE IMPLEMENTACIN
Segn el ciclo de Deming, la implementacin de un proyecto de mejora debe

pasar por cuatro etapas: planificacin, implementacin, verificacin y mejora.
La implementacin deber pasar las cuatro fases del ciclo de gestin. La etapa
de planificacin ya se hizo mediante en la presenta investigacin, Por
consiguiente, restara la etapa de implementacin, verificacin y mejora.
A continuacin se detalla los pasos a seguir durante la implementacin del

Sistema de Gestin por Procesos.
5.9.1. Responsabilidades
El dueo del proceso de Planificacin de Contrataciones, es decir el jefe de la

UAAD, ser el responsable de la implementacin del Sistema de Gestin. Este
responsable ser quien coordine con los dems involucradas durante la
implementacin.
Los Especialistas en Programacin ser el responsable de la adecuacin del

ambiente y de la realizacin de la Evaluacin del PAC. Por otro lado,
Tecnologa de la Informacin se encargar de adecuar el Sistema de
Informacin. En cuento a la realizacin de la Auditora Interna al Sistema de
Gestin, estar liderado por el jefe de la OGA.
Adicionalmente, se deber contratar servicio de consultora para la

adecuacin de la organizacin en base al Sistema de Gestin por Procesos.
Asimismo, los consultores deben concientizar al personal para facilitar la
adopcin del nuevo Sistema de Gestin.
184
5.9.2. Fases de Implementacin
);;;. Fase 1: Sensibilizacin
1. Capacitacin sobre Gestin por Procesos
Al personal se deber capacitar sobre el aspecto terico de los principios de

Gestin por Procesos. El personal debe entender este nuevo enfoque de
gestin. Una vez que el personal conozca la parte terica, podr comprender
y adecuarse con facilidad al nuevo Sistema de Gestin.
Asimismo, la capacitacin deber concientizar sobre las ventajas de tener un

Sistema de Gestin basado en procesos. Esta concientizacin mitigar las
posibilidades de resistencia al cambio que puedan surgir por parte del
personal. Es importante que los directivos de la entidad participen en estas
capaCitaciones, ya que ellos debern liderar y asegurar su implementacin.
2. Capacitacin sobres el Sistema de Gestin
Se capacitar a toda los involucrados del Proceso de Planificacin de

Contrataciones sobre el Sistema de Gestin que se va implementar. Para esta
capacitacin se utilizar como fuente de informacin los documentos del
Manual de Procesos. El personal deber conocer el rol que cumplir en el
Sistema de Gestin y cmo su trabajo aportar al cumplimento de los objetivos
del proceso.
);;;. Fase 2: Implementacin
185
3. Adecuacin de ambientes
Los ambientes de los puestos de trabajo se debern habilitar para que el

personal pueda cumplir a cabalidad con los roles que se le asigne. El puesto
de trabajo deber contar con suficientes recursos; entre Jos principales
deberan estar los equipos de cmputo y materiales de escritorio. La ubicacin
de los puestos de trabajo deber favorecer la secuencia e interaccin de Jos
subprocesos y el flujo del personal.
4. Adecuacin del Sistema de Informacin
Los sistemas de informacin son ef soporte informtico para la ejecucin de

los subprocesos. Por consiguiente, es necesario contar con herramientas para
desarrollar las actividades y para el tratamiento de la informacin. Adems,
Se debe adecuar los Sistemas de Informacin para que registran los datos de
la ejecucin de los subprocesos; los cuales posteriormente sern utilizados
por los subprocesos de del Sistema de Control.
5. Difusin del Manual de Procesos
El Manual de Procesos debera estar disponible para todo el personal del

proceso de Planificacin de Contrataciones; para ello se debera entregar
copias controladas del documento. Por otra parte, se debe comunicar a los
procesos clientes como a los procesos proveedores la implementacin del
Sistema de Gestin por Procesos, de tal manera ellos exijan la calidad en el
cumplimiento de los requisitos de los productos del proceso.
)o> Fase 3: Seguimiento y Control
186
6. Seguimiento mediante el Tablero de Control
Una vez implementado el Sistema de Gestin por Procesos; es decir, una vez
que se hayan ejecutado los subproceso operativos, se pasa a la recoleccin
de datos para verificar sus resultados. Los datos se procesan para convertirse
en informacin til. Los resultados se mostrarn mensualmente mediante el
Tablero de Control. El dueo del proceso lograr el control del mismo
mediante la comparacin de tos resultados obtenidos con los resultados
planificados. Estas actividades se desarrollarn siguiendo el procedimiento
del subproceso de Seguimiento y Medicin.
7. Evaluacin del PAC
Semestralmente se evaluar la ejecucin de las contrataciones en

comparacin con el PAC y con las modificaciones del mismo. Con este paso
se verificar la eficacia del producto principal del proceso. La evaluacin de
las contrataciones se realizar siguiendo el procedimiento del subproceso de
Evaluacin del PAC.
8. Auditora Interna del proceso
La Auditora Interna es un programa planificado donde se verificar el

cumplimiento de los requisitos del proceso. La Auditora Interna se realizar
dos veces al ao y de manera paralela a la Evaluacin del PAC. Las
actividades de auditora se realizarn siguiendo el procedimiento del
subproceso de Evaluacin del PAC y Auditora Interna.
~ Fase 4: Mejoramiento continuo
187
9. Implementacin de Acciones Correctivas y/o Preventivas
Una vez realizada la Fase 3, en esta fase se buscar solucionar los problemas
encontrados durante el seguimiento y control. El objetivo de este paso es
corregir a tiempo las desviaciones que se pudieran encontrar durante la
ejecucin delos subprocesos operativos. Se desarrollar esta actividad de
acuerdo al procedimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.
10. Implementacin de Proyectos de Mejora Continua
Las No Conformidades que no se solucionaron mediante la implementacin

de Acciones Correctivas y/o Preventivas del paso anterior, se solucionar
mediante la implementacin de proyectos de mejora continua. Se identificar
proyectos de mejora continua dos ves al ao. Las actividades encaminadas a
lograr la mejora continua del Sistema de Gestin, sern desarrolladas de
acuerdo al procedimiento del subproceso de Mejora Continua.
En la Tabla No 50 se presenta el cronograma de actividades del Plan de

Implementacin. Este cronograma se elabor bajo la suposicin que el
proyecto de implementacin del Sistema de Gestin por Procesos comience
la primera semana de agosto. En caso de retraso en el inicio de la
implementacin, se correr las semanas, manteniendo constaten la duracin
de las actividades.
188
Tabla W 50: Cronograflla de Activid'-.des del Plan cl_e Implementacin
2014: 1 2015
No ACTIVIDADES 1 TIEMPO AGO 1 SET OCT NOV 1 DIC ENE Responsable
1 12 13 1 4 11 1 2 1 3 1 41 1 2 13 1 4 1 1213.1411 12131411 2 1 3 4
Fase 1: Sensibilizacin
Capacitacin sobre Gestin por
1 1 Consultor
Procesos
Capacitacin obre el Sistema de
2 1 Consultor
Gestin
Fase 2: Implementacin .li.
Especialista en
3 Adecuacin de ambientes
Prcmramacin
Adecuacin del Sistema de Tecnologlas de la
4
Informacin Informacin
5 Difusin del Manual de Procesos Jefe de la UAAD
Fase 3: Seguimiento y Control ::~J ., 1... . . 'l-: ~;.' -~~. . . >:. ... .:.',.... '1 ...
,,
Seguimiento mediante el Tablero ."'' Unidad de

6 . ;
de Control Racionalizacin
Especialista en
7 Evaluacin del PAC
Prcm_ramacin
Auditarla Interna del Sistema de
8 Jefe de la OAG
Gestin
Fase 4 : Mejoramiento Continuo , .r,
. 1''.[._ (''t
Implementacin de Acciones Unidad de

9
Correctivas y/o Preventivas Racionalizacin
Implementacin de Proyectos de
10 Jefe de la UAAD
Mejora Continua
189
CAPITULO VI:
ANLISIS BENEFICIO- COSTO
6.1. CLCULO DE COSTOS
En este captulo se calcul el costo de operacin de los subprocesos, y la

inversin para la implementacin. Segn el modelo SCOR, los conceptos de
costos asociados a la planificacin de contrataciones son:
- Costo laborales utilizadas para la planificacin

- Costo de los sistemas tecnolgicos utilizados para la planificacin
- Costo de la infraestructura utilizados para la planificacin
- Costo de gobierno, riesgo y seguro asociados a la planificacin
Los costos laborales representan ms del 80% del costo del proceso.
Adems, proyectos de mejora orientados a mtodos de gestin y organizacin
repercuten principalmente en los costos laborales. Por lo tanto, para facilitar
el anlisis del proyecto, slo consideraremos los costos laborales.
Primeramente se calcul el costo por minuto de los roles involucrados en el

proceso. Para esto se consider la Escala de Horarios de la entidad y la
Metodologa de Determinacin de Costos publicado en el OS 064-201 0-PCM.
Segn la metodologa de costeo, un mes laboral tiene 30 das, y un da laboral
tiene 8 horas; por consiguiente, un mes laboral tiene 14, 400 minutos, el cual
vendra a ser el tiempo mensual efectivo. Los costos laborales expresados en
soles por minuto se muestran en la Tabla No 51.
190
Tabla No 51: Costos laborales por minuto
..
- -
RemUnera el Tiempo -. ~osto tle_

.Cargo. -Categoria Nivel n Mensu-al mensual per5onal
' . (soles) ~efectivo (soles/minuto)
Secretara Director de Sistema 14,400
D6 15,600 1.08
General Administrativo IV
Director de Sistema 14,400
Jefe de la OAJ D5 13,000 0.9
Administrativo 111

Jefe de la OGA D5 13,000 0.9
Administrativo 111
Jefe de la UAAD D4 10,000 0.69
Administrativo 11
Especialista en Especialista 14,400
P4 6,000 0.42
Programacin Administrativo 11
Especialista 14,400
Usuarios P4 6,000 0.42
Administrativo 11
Unidad de Especialista P3 14,400
4,500 0.31
Racionalizacin Administrativo 1
Personal del Especialista 14,400
P4 6,000 0.42
proceso Administrativo 11
Especialista P4 14,400
Equipo de Mejora 6,000 0.42
Administrativo 11
Especialista P4 14,400
Equipo Auditor 6,000 0.42
Administrativo 11
Auditor Uder D4 10,000 0.69
Administrativo 11
..
Elaborac1on prop1a
Fuente: Escala de Honorarios de PROMPER (2008)
6.1.1. Costos de operacin sin el Sistema de Gestin
En la Tabla ASME VM presentados en el captulo IV del presente estudio, se

determin el tiempo utilizado por cada personal en la ejecucin del
subproceso. Estos tiempos estn resumidos en la Tabla No 20. Una vez
determinado los tiempos del proceso y los costos por minuto: se calcul el
costo de operacin de los subprocesos operativos. Los resultados se
muestran en la Tabla No 52; estos valores slo reflejan el costo de ejecucin
de un ciclo del subproceso.
191
Tabla W 52: Clculo de costos actuales de los subprocesos de Planificacin de Contrataciones
,\
.,
,. :
.. .,
' ::~:
--
.' ,:
>
' ,. r.: ., . ,,..

'
;:
"
Costos de '
'
Puesto' .'.i personal (S/. 1 Formulacin del PC ModificaCin 9et PAC . Evaluacin:(jel
,.
PAC
',.
' \
.. ,::."' :)_,,
min): '
' ' _, " ' ,. ; " ,;) '
'. :; ,i
Secretaria General 1.08 20 min SI. 21.6 20 min S/. 21.6 240 min S/. 259.2
Jefe OAJ 0.9 20 min SI. 18 20 min S/. 18 - -

Jefe de la OGA 0.9 22min S/. 19.8 109 min SI. 98.1 125 min SI. 112.5
Jefe de la UAAD 0.69 22 min S/.15.2 22 min S/.15.2 125 min SI. 86.25
Especialista en Programacin 0.42 8,086 min S/. 3,396 1,598 min S/. 671.2 4,395 min S/. 1,845.9
Usuario 0.42 - - 455 min SI. 191.1 - -

Total SI. 3,470.7 SI. 1,015.1 SI. 2,303.8
-- .. -
192
Encontramos el costo del proceso de Planificacin de Contrataciones en base
a los costos de sus subprocesos. Para, ello multiplicamos el costo de un ciclo
del subproceso por el nmero de ciclos que se ejecuta durante el ao. Para
proyectar los valores en los cuatro siguientes aos, se considera el nmero
de ciclos en base al comportamiento de los valores en los tres ltimos aos.
En la Tabla No 53 se muestra el costo de operacin del proceso de
Planificacin de Contrataciones proyectados para cuatro aos.
Tabla W 53: Costos operacin del proceso de Planificacin de Contrataciones
.';, ,.: r ~ ' r~.-.-.",

1 ~~Co_$~:"-c c2014-:, ,,;:-.;:". .l.;-~;~ 2015 ,,, .. ; i :2P.16:> . ., "''~- 20~7-...:.,, /''\
? '' ':
. Subproceso, . :por #de .#de #de ' #de

Soles SJes Soles ""Soles
cicio ciclos' ciclos ciclos ciclos
Formulacin SI. SI. SI. SI. SI.
1 1 1 1
del PAC 3,470.7 3,470 3,470 3,470 3,470
Modificacin SI. SI. SI. SI. SI.
17 18 16 20
del PAC 1,015.1 17,257 18,272 16,242 20,302
Evaluacin del SI. SI. SI. SI. SI.
2 2 2 2
PAC 2,303.8 4,608 4,608 4,608 4,608
Costo total SI. 25,335 SI. 26,350 SI. 24,320 SI. 28,380
Elaboracin prop1a
6.1.2. Costos de operacin con el Sistema de Gestin
Con el diseo de las actividades en base a los principios de la gestin por

procesos se modific los tiempos de ejecucin de las actividades dado que
algunas actividades se suprimieron y otras se crearon. Esta variacin de
tiempos afectar el costo del proceso. Adems, se propone la inclusin de tres
nuevos procesos. Los costos de los subprocesos creados se cargarn al costo
de operacin del proceso de Planificacin de Contrataciones.
Para costear los subprocesos, se utiliz los tiempos estimados en la Tablas

ASME de los procesos propuestos en el captulo V. Por lo cual, se utiliz los
tiempos de la Tabla No 26, Tabla No 29, Tabla No 31, Tabla No 37, Tabla No
39, Tabla No 41, Tabla No 47 y Tabla No 48. En la Tabla No 54 se muestra el
costo de ejecucin de un ciclo de cada subproceso.
193
Tabla No 54: Clculo de costos de los subproceso s con el Sistema de Gestin
'' .,
Programacin , Acciones 1
Cost~~ d~l Formulacin del Modificacin del

de
-'Seguimiento y Evaluacin del' Auditarla .: Mejora de .;
Correctivas o ~
pers~~al PAC Medicin PAC Interna
1
puesto PAC Proceso '."

Contrataciones ,;; ' ~ '. Preve11tivas ;
; '
j_ ,:1 ' '
(SI. "Tin) ' 1
o ~
min . ' -~SI. m in ;.! SI. min SI. min SI.,

' m in SI. , m in SI. min SI. C mln SI; 1
Secretara General 1.08 20 22 20 22 - - - - 240 259 - - - - - -

Jefe de la OAJ 0.9 20 18 20 18 - - - - - - - - - - - -
Jefe de la OGA 0.9 - - 87 78 - - - - - - - - - - - - 1
Jefe de la UAAD 0.69 22 15 22 15 - - 320 221 125 86 150 104 1,130 780 3 2
1
Especialista en
Programacin
0.42 3,165 1,329 1,598 671 170 71 . - 4,395 1,846 - - - - - .
Usuario 0.42 - - 455 191 130 55 . - - - - - - - - -
Unidad de
Racionalizacin
0.31 - - - - - - 640 198 - - 425 132 420 130 28 9
Personal del
proceso
0.42 - - - - - - 400 168 - - - - - - 32 13
Equipo de Mejora 0.42 - - - - - - . - - - - - 570 239 - -

Equipo de
Auditarla
0.42 - - - - - - - - - - 510 214 - - - -
Auditor Llder 0.69 - - - - - - - - - - 390 269 - - - -
Costos de proceso por ciclo S/.1,384 SI. 995 SI. 126 SI. 587 Sl.1,161 SI. 719 SI. 1,149 SI. 24
-- - -
194
El costo del proceso despus de la implementacin del Sistema de Gestin,
se calcular multiplicando el costo de ejecucin de un ciclo por el nmero de
ciclos de un ao fiscal. En la Tabla No 55 se muestra el costo estimados y
proyectados del proceso de Planificacin de Contrataciones despus de
implementar el Sistema de Gestin; los valores se proyectan para cuatro
periodos tomando como base las metas definidas en el Tablero de Control de
la Tabla No 35. El PAC se seguir formulando una sola vez a inicio del ao.
Consideramos que el subproceso de Programacin del PAC se ejecutar una
sola vez al ao para cada uno de los 59 centros de costos de la entidad. El
subproceso de Seguimiento y Medicin se ejecutar mensualmente. Por
ltimo, los procedimientos de Evaluacin del PAC, Auditora Interna y Mejora
de Procesos se ejecutarn dos veces al ao.
Tabla W 55: Costo mejorado del proceso de Planificacin de Contrataciones

~~ ., .,'< 'L
"'"'"'' cost .. ,, .,,,., 2014' ,. ,,
',, ~ 2015' ' '" ' .. 2016 ;"~~
, ..,, '2017" ''' '
#'de ,; "
Subproceso por '#de "
#de #de
Soles Soles Soles Soles
ciclo c,iclos ciclos ciclos ciclos
Formulacin del SI. S/. S/. S/. SI.
1 1 1 1
PAC 1,384 1,384 1,384 1,384 1,384
S/.
Modificacin del SI. S/. SI.
S/. 995 15 13 12,93 11 10
PAC 14,925 10,945 9,950
5
Programacin de S/. S/. S/. S/.
S/.126 59 59 59 59
Contrataciones 7,434 7,434 7,434 7,434
Seguimiento y S/. S/. S/. SI.
S/. 587 2 2 2 2
Medicin 1,174 1,174 1,174 1,174
Evaluacin del S/. S/. S/. SI. S/.
2 2 2 2
PAC 2,161 2,582 2,582 2,582 2,582
S/. S/. SI. S/.
Auditora Interna S/. 719 2 2 2 2
1,438 1,438 1,438 1,438
Mejora de S/. S/. S/. S/. S/.
2 2 2 2
Proceso 1,149 2,298 2,298 2,298 2,298
Acciones
S/. S/. S/. S/.
Correctivas o SI. 24 96 84 72 60
2,304 8,064 6,912 5,760
Preventivas
Costo total del proceso S/. 33,539 SI. 37,309 S/. 34,167 S/. 32,020
1 ..
Elaboracron propra
195
6.1.3. Ahorro de adquisiciones urgentes
Las contrataciones urgentes generan un recargo en el costo de adquisicin.

Esto ocurre por dos principales razones: primero, los encargados de hacer las
adquisiciones no tienen suficiente .tiempo para cotizar con proveedores y
encontrar las mejores opciones del mercado; segundo, la entrega del bien o
ejecucin del servicio tendr un recargo en sus costos debido a la ausencia
de planificacin, estos costos se recargarn al costo de adquisicin. En el
presente estudio planteamos que la planificacin de las actividades y la
formalizacin del subproceso de Programacin de Contrataciones reducirn
el nmero de urgencias en las adquisiciones.
Del anlisis de datos histricos, se encuentra que el 20% de las solicitudes de

inclusin en el PAC son por urgencias. En base a este anlisis, en la Tabla No
56, se calcula el monto referencial de las contrataciones urgentes del 2013.
Segn esta tabla, observamos que las urgencias ascendieron a S/.9,204,284.
Tabla W 56: Estimacin de las adquisiciones urgentes de un ao
,,_ '.!'' ;;., ,~: --''"";:':~~~ .!"" ''/,,~:-{;,,~~';~~ ' ;;vat~rreterencit~ae-: -~~c,estimaciorf'tte las~:'':''"
:.) "Ti~o-de_,Pro~~~~;~~:-~~~e~~!o~.. :'~. 1 _: _;ias'i~cl~.~io~~~-d~~~- : ,:''j4q_ui~i~i~ri~~-~r: :

.:,>. ::; :: < . 'i'.:;~, .... , . ,. , . .:. , PA<:; 201~ .... ,. urgenc:u~!t -(20 Y!') ..
Adjudicacin de menor cuanta S/. 5,247,062 S/. 1,049,412
Adjudicacin directa selectiva S/.1,278,667 SI. 255,733
Adjudicacin directa pblica S/. 1,566,319 SI. 313,264
Concurso pblico S/. 2,675,648 SI. 535,130
Licitacin pblica S/. 1,342,728 S/.268,546
Compras en el extranjero SI. 33,910,995 SI. 6, 782, 199
Total SI. 46,021,418 SI. 9,204,284

De acuerdo a las entrevistas realizadas a los encargados de buscar y

seleccionar proveedores, las adquisiciones urgentes se adquieren con un
valor, en promedio, de 4% por encima del precio normal.
196
Una de las causas de la presencia de urgencias es la infectividad del Sistema
de Gestin actual. Por consiguiente, con la implementacin del Sistema de
Gestin basado en procesos, estimamos que las adquisiciones urgentes se
reducirn en un 30%. Esta reduccin se fundamenta en las siguientes
razones:
Planificacin de las actividades del proceso

Estandarizacin de actividades
Inclusin de un subproceso de Programacin de Contrataciones
Implementacin de un Sistema de Control
Implementacin de procedimientos de Mejora continua
En la Tabla No 57 se muestra el valor de las urgencias del 2013 en dos

escenarios. Segn esta tabla, con la implementacin del Sistema de Gestin,
el costo de las adquisiciones urgentes se reducira a SI. 6,442,999. Entonces,
la entidad tendra un ahorro en los sobrecostos de urgencias ascendientes al
valor de S/. 106,203.
Tabla W 57: Ahorro en la adquisicin de urgencias

~'"" e~~ ,' ~.' '- o'"''"~"
.... ~ . ~Adqui~i~ion~s urgeptes 2p13 :;;

Con el Sistema
.. pe~crip~irr. ~ Ahorro ..
Sinel Sistema de Gestin
; de.-~~~i~~--., ~ (reduce,en,
'
'.:,, ' '
,;'
i
'
..: . ...
. :~ JO%)
Costo de las adquisiciones
SI. 9,204,284 SI. 6,442,999
urgentes
Costo normal {/103%) S/. 8,850,273 S/. 6, 195,191
Sobrecostos urgencias SI. 354,011 SI. 247,808 SI. 106,203

6.1.4. Inversin en la implementacin
El costo de implementacin del Sistema de Gestin por procesos se dividi en

tres rubros, los cuales se muestran a continuacin.
197
Costo de la Documentacin
Costo de Capacitacin
Costo de Consultora
6.1.4.1. Costos de documentacin
Estos costos abarcan los materiales necesarios para la documentacin del

Manual del Procesos. Adems, se incluye los cotos laborales dedicadas por
los diferentes funcionarios de la entidad en la revisin de los documentos
hasta su aprobacin. En la Tabla No 58 se muestra la desagregacin de los
costos de documentacin. El nmero de copias del Manual de Procesos es
de acuerdo al nmero del personal involucrado en el proceso.
Tabla W 58: Descripcin de costos de documentacin
Paquete de Hojas Bond 4 S/. 25 S/. 100

Fotocopias 1000 S/. 0.03 S/. 30
Impresin de documentos
100 S/. 0.1 S/. 10
originales
Folder y separadores 10 S/. 25 S/. 250
Subtotal S/. 390

' . .Costode
Personal."- :i-lor~s 1 Horribre . ~o coStO'total .. -
hora/Hombre .; e
4 S/. 67.8 S/. 271
Asesora Jurdica
Jefe de la Oficina General
4 S/. 67.8 S/. 271
de Administracin
12 S/. 49.8 S/. 598
Especialista de
24 S/. 31.8 S/. 763
Programacin
Subtotal S/. 1,903
Total S/. 2,293
198
6.1.4.2. Costo de capacitacin
Es necesario conocer el impacto econmico de la participacin del personal

en las capacitaciones que se les brindar en la primera fase de la
implementacin. Estas capacitaciones se realizarn durante dos semanas. En
la Tabla No 59 se muestra los costos laborales de las capacitaciones; adems,
se incluye el costo de los materiales utilizados para la capacitacin.
Tabla W 59: Costo de capacitacin

: -f '~ -, '7 ' _,. ,-'
i: .. ., .,_,.,;. '' /
. ;:;., . C . , L , -.---. t- - - ., ....
'" costo.dt:t
Personal H-oras 1 Hombre _Cost Total
hora/Hombre
6 SI. 67.8 S/. 406
Asesora Jurdica
Jefe de la Oficina General
6 S/. 67.8 S/. 406
de Administracin
20 SI. 49.8 SI. 996
Especialista de
40 SI. 31.8 S/. 1,272
Programacin
Usuarios 60 SI. 31.8 SI. 1,908
Subtotal SI. 1,903
Materiales S/. 400
Total SI. 2,303
6.1.4.3. Costo de consultora
Este costo est conformado por el costo del servicio de consultora la

implementacin del proyecto. En la Tabla No 60 se muestra la propuesta de
tres empresas consultoras, as como el tiempo que estiman para implementar
el Sistema de Gestin. La eleccin de la empresa consultora estar a cargo
de la entidad. Sin embargo, con fines de realizar el anlisis econmico del
proyecto, se seleccionar la propuesta de menor costo. Entonces,
seleccionamos la propuesta de Quality Advance con un costo de S/. 9,000.
199
Tabla W 60: Propuestas de consultoras
~"'>'. ,,, ''>":. ,~ ., ,,~,,.
. ,, Consultora .
"' ~. '
lnternational Z Consulting S/. 12,000.00 3 meses
Quality Advance S/. 9,000.00 2meses
IF Consulting S/. 12,500.00 2meses

Una vez descrito cada rubro de costo, se suma los valores para encontrar la
inversin necesaria para implementar el proyecto. En la Tabla No 61 se
muestra que la inversin del proyecto ascienda a S/. 13,596.
Tabla W 61: Tabla resumen de inversin
Documentacin S/2,293
Capacitacin S/. 2,303
Consultor!a SI. 9,000
Total SI. 13,596

6.2. EVALUACIN ECONMICA: VAN, 8/C, TIR
6.2.1. Valor Actual Neto- VAN
Con los datos previamente calculados se puede obtener VAN. Para el anlisis
se considerar cuatro periodos, ya que la inversin se empieza a recuperar a
partir de su implementacin.
Para calcular el VAN se considerar los costos de operacin con y sin el

Sistema de Gestin. Tambin se agrega como ingresos el ahorro proveniente
de la reduccin de las contrataciones urgentes. Para proyectar las urgencias
se tom como base el crecimiento proyectado del PBI. Segn las
200
proyecciones del MEF, el PBI crecer en los cuatro siguientes aos en unas
tasas que se muestra en la Tabla No 62.
Tabla W 62: Proyeccin del crecimiento del PBI

,,
PBI --- --- - .' " 2914
, -'
1 - 2015 --- .. 2016 2017-.
Proyeccin de crecimiento del PBI 5.7% 6.5% 6.5% 6.0%
Fuente: MEF
En cuanto al costo de capital para calcular el VAN, tomamos como referencia

la tasa de bono del Gobierno Peruano. La tasa de bono promedio del Bono
Soberano 12SEP2023 es 5.6%. Tomamos esta referencia, ya que una fuente
de financiamiento det estado es ta emisin de bonos.
En la Tabla No 63 se muestra el flujo de caja y el clculo del VAN del proyecto.

Segn esta Tabla, observamos que el VAN del proyecto para un periodo de
cuatro aos es igual a SI. 401 ,286, el cual tiene un valor positivo.
Tabla W 63: Clculo del VAN

;-;- '~~;:e ' ~;":- "... . .,- ~ , --.. '
- PERIODo- . -- ,, .-;;. _,
-""! ,_.'"
'
: -~:~ e.'" ~, ~' : ' ..:e.~-- .-- e _';__ .;:o - , ;:o.
CONCEPTO:' ,_.- - i. '>Inicio- . . 2014. -~2015 '; ;: 2016- 2017 VAN .:

_ (Soles) (Soles) .(Soles) (Soles) (Soles) (Soles)
Costo sin el Sistema de
+25,335 +26,350 +24,320 +28,380
Gestin
Costos con el Sistema de
-33,539 -37,309 -34,167 -32,020
Gestin
Ahorro por urgencias +112,257 +119,553 +127,324 +134,967
Inversin en la
-13,596
Implementacin
Flujo neto de Efectivo - 13,596 +76,805 +79,576 +86,573 +92,327
Valor Presente (i=5.6%} -13,596 +98,535 +97,382 +117,477 +131,327 +401,286

..
6.2.2. Beneficio - Costo - B/C
Consideramos como ingresos a los ahorros generados por la reduccin de

'
urgencias. Por otro lado, el costo de operacin del proceso de Planificacin
de Contrataciones con el Sistema de Gestin, es mayor que el costo de
201
operacin sin el Sistema de Gestin. Entonces, para ejecutar el sistema
propuesto se necesita desembolsar ms recursos; a los cuales, para el
presente anlisis le consideramos como costo.
En la Tabla No 64 se lista los valores necesarios para calcular la relacin

Beneficio /Costo de la implementacin del proyecto. Segn esta tabla se
observa que la relacin B/C es igual a 10.1, cuyo valor es mayor que la unidad.
Tabla W 64: Clculo del 8/C
Inicio S/. 13,569 13569
2014 8,204 7,769 112,257 106,304
2015 10,959 9,827 119,553 107,209
2016 9,847 8,362 127,324 108,123
2017 3,640 2,927 134,967 108,536
TOTAL 42,455 430,171
8/C= 430, 171/42,555= 10.1
6.2.3. Tasa Interna de Retorno - TIR
En la Tabla No 65 se muestra los datos necesarios para calcular el TIR. Segn

esta tabla el valor del TIR para la implementacin del proyecto es 596%.
Tabla No 65: Clculo del TIR
:, ,..
o :'~1 2 4
Ao 2014 2014 2015 2016 2017
Flujo de -t-92,327
-13,596 +76,805 +79,576 +86,573
efectivo
TIR 569%

202
CAPITULO VIl:
EVALUACIN DE RESULTADOS
7.1. EVALUACIN DEL NMERO DE ACTIVIDADES
Producto de la optimizacin de los subproceso, se simplificaron actividades

que no aaden valor y las actividades innecesarias de control. En la Tabla No
66 se muestra la variacin del nmero de actividades para los subprocesos
operativos. Segn esta Talaba, el nmero de actividades del subproceso de
Modificacin del PAC se reducir en un 13%; el nmero de actividades del
subproceso de Modificacin del PAC se reducirn un 12.5%; y el nmero de
actividades del procedimiento de Evaluacin del PAC se reducir en un 18.1%
Tabla No 66: Variacin del Nmero de Actividades
'> 1: Nmero de .actividades

Subproceso Variacin
Antes : Despus
- .- ... ;;; ;:,.-:~
'
,,,,:',,, , " " J "->~'', :,;' ~ . .-:~ e<.:.;
' "''' ,,,., ' ,; ''' "' '',', 1: '', ,;, ,,,~!,,' '''" ,, ''"' .,,' ,,,,,
SPG-01 Formulacin del PAC 23 20 -13%
SPG-02 Modificacin del PAC 24 21 -12.5%
SPG-04 Evaluacin del PAC 11 9 -18.1%
Total 58 50 -13.8%

..
203
En la Tabla No 67 se muestra la reduccin de las actividades sin valor aadido
de los subprocesos operativos. Segn esta Tabla, el nmero de actividades
sin valor aadido del subproceso de Formulacin del PAC se reducir en un
40%; el nmero de actividades del subproceso de Modificacin del PAC se
reducirn en un 11 %; y el nmero de actividades sin valor aadido del
subproceso de Evaluacin del PAC se reducirn en un 33%.
Tabla W 67: Variacin de las Actividades sin Valor Aadido
Nmero de actividades sin

Subproceso va lo~ aadido Variacin
., ., .. x:' ;AntesY;'s:. : ,,,.;Despus'"';,'> ,,;
;: ..'::":,
,, -,
"''
SPG-01 Formulacin del PAC 5 3 -40%
SPG-02 Modificacin del PAC 9 8 -11%
SPG-04 Evaluacin del PAC 3 2 -33%
Total 17 13 -23.5%
7.2. EVALUACIN DE TIEMPOS
Se reducir el tiempo utilizado en el desarrollo de las actividades. En la Tabla

No 68 se muestra la variacin estimada de tiempos despus de la
implementacin del Sistema de Gestin. Segn esta tabla, se observa que el
tiempo de ejecucin del subproceso de Formulacin del PAC se reducir en
60.5%; el tiempo de ejecucin del subproceso de Modificacin del PAC se
reducir en 1%; y el tiempo de ejecucin del subproceso Evaluacin del PAC
se reducir en 33.1 %.
204
T abl a W 68 V anae1on
. -. d e ti e m pos de eJecucin
Subproceso '
Ti~mpos de proceso Variacin
Antes Despus
SPG-01 Formulacin del PAC 8,170 min 3,227 -60.5%
SPG-02 Modificacin del PAC 2,224 min 2,202 -1%
SPG-04 Evaluacin del PAC 4,885 min 4,760 -2.6%
Total 15,279 10189 -33.1%

-.
7 .3. EVALUACIN DE COSTOS
Producto de la optimizacin de los subprocesos, los costos de desarrollar las

actividades se vern afectados. El costo del subproceso est conformado por
varios elementos de costos. Sin embargo, como estamos analizando la
variacin, consideramos que el costo laboral es elemento de costo que vara
en la mayor proporcin. En la Tabla No 69 se muestra la variacin de costos
del recurso humano despus de la implementacin del Sistema de Gestin.
De acuerdo a los resultados mostrados, se observa que el costo de los tres

subproceso operativos en conjunto se reducir en 33%. El subproceso de
Formulacin del PAC reducir en 60%; el subproceso de Modificacin del PAC
reducir en 2%; y el subproceso de Evaluacin del PAC reducir sus costos
laborales en 6.2%.
Tabla W 69: Variacin de costos de ciclo

- --
Costo del recurs humano
Subproceso Variacin
Antes Despus
SPG-01 Formulacin del PAC S/. 3,470 SI. 1,384 -60%

J
SPG-02 Modificacin del PAC S/. 1,015 SI. 995 '-2%
J
SPG-04 Evaluacin del PAC SI. 2,303 S/. 2,161 -6.2%
Total S/. 6,788 SI. 4,540 -33%

..
205
7 .4. EVALUACIN ECONMICA
En el captulo VI se realizaron los clculos para la evaluacin econmica;

estos resultados se presentan en la Tabla No 70. Segn la tabla se observa
que el VAN es mayor que cero (VAN= SI. 401,286), entonces se demuestra .
que. la inversin se recuperar en menos de 4 aos. La herramienta de
evaluacin Costo/Beneficio arroj un resultado mayor que la unidad
(B/C=1 0.1 ), con esto se demuestra que el ahorro en costos cubrir los gastos
realizados. Por ltimo, la herramienta de evaluacin de la Tasa Interna de
Retorno, arroj un resultado mayor al costo de capital; por consiguiente, con
un costo de capital de 5.6% se obtendr beneficios. De acuerdo a los
resultados antes mencionados, podemos asegurar que el proyecto es factible
econmicamente.
Tabla W 70: Resultados de la Evaluacin Econmica
VAN> O, entonces el proyecto

Valor Actual Neto (VAN) SI. 401,286
es factible
8/C > 1, entonces el proyecto es
Beneficio Costo (8/C) 10.1
factible
TIR > 5.6%, entonces el proyecto
Tasa Interna de Retorno (TIR) 569%
es factible
Fuente: Elaboracin propta
206
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Las tareas se agruparon en actividades, cuya secuencia e interrelacin

forma un subproceso; y la interrelacin de subprocesos forma un proceso.
El modelamiento de las tareas en actividades reflej la existencia de
actividades que no agregan valor, actividades que se repiten y el excesivo
nmero de actividades de control. Mediante esta identificacin se logr
optimizar las actividades del proceso.
Se identific y sistematiz los requisitos de calidad de las partes

interesadas. Estos requisitos se materializaron en el diseo de los
subprocesos. Con el uso de procesos se puede hacer sinergia en el uso
de los recursos hacia el cumplimiento de las necesidades de los clientes
internos; por consiguiente, se tiene mayor probabilidad de satisfacer al
cliente.
Existe diversas herramientas de gestin; el enfoque de gestin basado en

procesos tambin tiene sus herramientas. Estas herramientas son
eficaces para la planificacin de las actividades del proceso; e utiliza para
describir las actividades, las responsabilidades y los mecanismos de
control. Adems, permite alinear las actividades con la estratgica de la
organizacin.
207
Con el uso de procesos es posible medir los resultados de desempeo de
las actividades; para la presente investigacin se utiliz indicadores de
medicin. Adems, es ms fcil lograr el control de las actividades, ya que
las entradas, actividades y salidas de un proceso est identificados con
sus respectivos requisitos.
En un entorno cambiante y competitivo como el actual, la capacidad de

adaptacin y mejora es un factor crtico para el xito de las
organizaciones. El hecho de tener las actividades planificados y
controlados bajo la perspectiva de procesos canaliza la identificacin de
oportunidades de mejora y la implementacin de las mismas.
Dado personal tendr mayor responsabilidad en el desarrollo de sus

actividades, tendr ms capacidad para influir en sus resultados. Esto
enriquecer la satisfaccin del personal y el clima laboral. Por otro lado,
el personal tendr mayor libertad de interrelacin con los usuarios,
reduciendo as la intermediacin del jefe directo.
Es una ventaja comenzar a disear un sistema de gestin gradualmente,

partiendo de un proceso, en lugar de toda la cadena de abastecimiento o
de toda la entidad. Comenzar con mayor alcanzar requerira mayor tiempo
e inversin. Adems, la implementacin espontnea en toda la cadena
abastecimiento puede resultar riesgosa tanto para el xito del proyecto
como para la adecuacin de los otros procesos de la entidad.
La planificacin de contrataciones es un proceso de la cadena de

abastecimiento de la entidad. Este proceso es equivalente al proceso de
nivel 1 Plan del modelo SCOR. Esta equivalencia ayuda a la entidad a
gestionar el proceso partiendo de un diseo estndar y haciendo uso de
las buenas prcticas conocidas internacionalmente.
208
RECOMENDACIONES
Antes de implementar un Sistema de Gestin por Procesos, capacitar al

personal sobre los aspectos tericos del enfoque basado en procesos y
sobre el Sistema de Gestin que se va implementar. Adems, el personal
debe estar convencido de las ventajas de gestionar el rea en base a
procesos; este entrenamiento mitigar posibles resistencias al cambio
durante la implementacin.
Todos los miembros del proceso debera tener libertad de actuacin y

toma de decisiones. El jefe de rea o jefe de unidad deben actuar como
entrenadores y facilitadores. La jerarqua y control es una filosofa opuesta
a los principios de Gestin basado en procesos. Esta medida facilitar el
involucramiento del personal en la mejora continua del proceso.
Para la implementacin se debe contratar al menos dos meses de servicio

de consultora. El consultor se encargar de la adecuacin de los
procesos de acuerdo al Sistema de Gestin planteado en la presente
investigacin. Un profesional externo tiene la ventaja de no estar
contaminado con el paradigma del sistema de gestin actual; adems,
cuenta con la experiencia y el know how de implementaciones parecidas.
El MOF es la herramienta de gestin formal que describe las funciones

del personal. Sin embargo, este documento est elaborado en base a la
gestin basada en funciones. Por lo tanto, se recomienda modificar el
MOF ajustando las funciones con los roles descritos en los
procedimientos.
Una vez implementado el Sistema de Gestin por Procesos en la

Planificacin de Contrataciones, identificar y registrar las lecciones
aprendidas. Corrigiendo los errores cometidos, progresivamente se debe
adecuar la gestin segn este enfoque en los procesos restantes de la
cadena de abastecimiento.
209
BIBLIOGRAFA
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San Marcos, Facultad de Ingeniera de Sistemas e Informtica, 2007.
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Industrial. Lima, Per: Pontificia Universidad Catlica del Per, Facultad
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por procesos para la empresa comercializadora de combustible Petrleos
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Quito, Ecuador: Escuela Politcnica Nacional, Facultad de Ciencias
Administrativas, 2009.
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Lima, 2003. Tesis (Ingeniero Industrial). Lima, Per: Universidad Nacional
Mayor de San Marcos, Facultad de Ingeniera Industrial, 2003.
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operativos en la empresa Reboques e Transportes Martimos Yasmin.
' Tesis (Ingeniera Industrial). Bucaramanga, Colombia: Universidad
Industrial de Santander, Facultad de Ingeniera Fsico- Mecnicas, 2009.
212
~ Tapia, Ana yValdez, Mayra. Diseo de un sistema de control de gestin
basado en la metodologa del Balanced Scorecard y gestin por procesos
en un centro de investigaciones biotecnolgicas. Tesis (Ingeniera en
Auditora y Control de Gestin). Guayaquil, Ecuador: Escuela Superior
Politcnica del Litoral, Instituto de Ciencias Matemticas, 2007.
213
GLOSARIO DE ACRNIMOS Y TRMINOS TCNICOS
~ MOF: Manual de Organizacin y Funciones
~ MINCETUR: Ministerio de Comercio Exterior y Turismo
~ OAJ: Oficina de Asesora Jurdica
~ OGA: Oficina General de Administracin
~ OSCE: Organismo Superviso de Contrataciones del Estado
~ PAC: Plan Anual de Contrataciones
~ PCM: Presidencia del Consejo de Ministros
~ PEI: Plan Estratgico Institucional
~ POI: Plan Operativo Institucional
~ PROMPER: Comisin de Promocin del Per para la Exportacin y el
Turismo
~ ROF: Reglamento de Organizacin y Funciones
~ SEACE: Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado
~ SCOR: Supply Chain Operations Reference Model
~ UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos
214
ANEXOS
ANEXO 1: INFORMACIN QUE DEBE CONTENER EL PLAN ANUAL DE

CONTRATACIONES SEGN LA OSCE.
INFORMACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
1. NMERO REFERENCIAL: nmero de orden correlativo programado.

2. TEM NICO: si el proceso programado cuenta con nico tem se seala con S;
caso contrario, se seala con No.
3. ANTECEDENTE: si el proceso viene del ao fiscal anterior se elige S; sino, se elige
No.
4. DESCRIPCIN DEL ANTECEDENTE: se indica el nmero de proceso si en
ANTECEDENTE se ha elegido la opcin S.
5. TIPO DE PROCESO: se seala si el proceso programado se trata de una licitacin
pblica, concurso pblico, adjudicacin directa pblica, adjudicacin directa
selectiva, adjudicacin de menor cuantfa, convenio internacional, etc.
6. CATLOGO NICO DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS- PROCESO: se elige el
cdigo que corresponda o que, en su defecto, ms se aproxime al proceso de
seleccin programado.
7. OBJETO DE CONTRATACIN: se indica si se trata de la contratacin de bienes,
servicios, obras o consultora de obras.
8. NMERO DE TEM: si en el campo TEM NICO se eligi la opcin No, en este
campo debe ingresar los tems del proceso programado de manera correlativa.
9. DESCRIPCIN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS A CONTRATAR: se ingresa
una breve descripcin de la contratacin programada.
10. CATLOGO NICO DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS- [TEM: se elige el cdigo
que corresponda o que, en su defecto, ms se aproxime al objeto o al tem del
proceso de seleccin programado.
215
11. UNIDAD DE MEDIDA: se indica la unidad de medida del objeto del proceso de
seleccin.
12. CANTIDAD: se seala la cantidad de la unidad de medida indicada.
13. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIN: se coloca el monto estimado del
proceso de seleccin programado.
14. TIPO DE MONEDA: se indica el tipo de moneda del valor estimado de la
contratacin.
15. FUENTE DE FINANCIAMIENTO: se seala la fuente presupuesta! de recursos de
los que dispone la entidad para la contratacin durante el ao fiscal.
16. FECHA PREVISTA DE LA CONVOCATORIA: se indica el mes en que la entidad
provee convocar el proceso de seleccin programado.
17. TIPO DE COMPRA O SELECCIN: se elige el tipo de compra o seleccin: por la
entidad, compra corporativa obligatoria, compra corporativa facultativa, por encargo.
18. MODALIDAD DE SLEECCIN: se elige la modalidad de seleccin: convocatoria,
subasta inversa presencial, subasta inversa electrnica o convenio marco.
19. NOBRE DE LA ENTIDAD CONVOCANTE DE LA COMPRA CORPORATIVA O
ENCARGADA: en el caso de convenios para compras corporativas o por encargo,
se debe identificar el nombre de la entidad encargada de la realizacin del proceso
de seleccin.
20. RGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES: se ingresa el rgano o
unidad que realiza las actividades relativas a la gestin del abastecimiento.
21. CDIGO DE UBICACIN GEOGRFICA: se indica la ubicacin geogrfica (regin,
provincia y distrito) de la entidad o de la entidad encargada de la contratacin.
22. OBSERVACIONES: cualquier observacin que se estime conveniente informar o
detalle relevante.
23. TIPO DE CAMBIO: se seala el tipo de cambio vigente a la fecha de la
determinacin del valor estimado de la contratacin.
24. DIFUSIN DEL PAC POOR LAS FUERZAS ARMADAS: se escoge la opcin No
para que el PAC no sea difundido por la OSCE por pertenecer a las Fuerzas
Armadas; caso contrario, se escoge la opcin S.
216
ANEXO 2: PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE FORMULACIN DEL PAC
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-01
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
t\. pro111/ TURISMO VERSIN
~"-..._pertl 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE FORMULACIN DEL PAC 02/06/2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la formulacin, aprobacin y publicacin del Plan

Anual de Contrataciones de la entidad, que permita prever todas las contrataciones de
bienes y servicios que se requerirn durante el ao fiscal, independientemente del
rgimen que las regule o su fuente de financiamiento; as como, de los montos
estimados y tipos de procesos de seleccin previstos.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la Unidad de Asuntos Administrativos y es

fuente de consulta y aplicacin para todas las reas usuarias de la entidad. El
procedimiento se inicia cuando el Especialista en Programacin 11 de la UMD
descarga el Presupuesto Desagregado del eApex para el siguiente ao fiscal, como
resultado del proceso de Formulacin del Presupuesto y Plan Operativo Institucional,
y culmina con la publicacin del PAC en el SEACE del OSCE y en el Portal de
Transparencia de la entidad.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1 Decreto Legislativo N 1017 - Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

aprobado mediante Decreto Supremo N 184-2010-EF y normas
complementarias y modificatorias.
3.2 Reglamento de Organizacin y Funciones de la Comisin de Promocin del Per
para la Exportacin y el Turismo- PROMPER, aprobado mediante Decreto
Supremo N 009-2007-MINCETUR y normas modificatorias.
3.3 Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios,
aprobado mediante Resolucin de Secretara General N 086-2012-
PROMPER/SG.
3.4 Resolucin de Secretara General, por la cual delega facultades al Jefe de la OAF
para aprobar el PAC.
3.5 Directiva N 005-2009-0SCEICD Plan Anual de Contrataciones, aprobada por
Resolucin N 169-2009-0SCE-PRE.
3.6 Manual de usuario para el manejo del mdulo del Plan Anual de Contrataciones
vigente.
4. GLOSARIO DE TRMINOS
DBF: Archivos de Base de Datos (Data Base File)
217
CDIGO
t~ pron'l, TURISMO VERSIN
\..X,_pertl 01
MINCETUR: Ministerio de Comercio Exterior y Turismo

OAF: OfiCina de Administracin y Finanzas
OAJ: Oficina de Asesora Jurdica
OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto
OSCE: Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado
PAC: Plan Anual de Contrataciones
PDF: Formato de Documento Porttil (Portable Document Format)
POI: Plan Operativo Institucional
SBS: Solicitud de Bienes y Servicios
SEACE: Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado
UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos
UIT: Unidad Impositiva Tributaria
UTIN: Unidad de Tecnologas de la Informacin
PIA: Presupuesto Institucional de Apertura
5. DEFINICIONES
5.1 Bienes: Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus
actividades y cumplimiento de sus fines.
5.2 Certificado SEACE: Es el mecanismo de identificacin y seguridad que deben
utilizar todos los usuarios del sistema para interactuar en l.
5.3 Contratacin: Es la accin que deben realizar las Entidades para proveerse de
bienes, servicios u obras, asumiendo el pago del precio o de la retribucin
correspondiente con fondos pblicos, y dems obligaciones derivadas de la
condicin del contratante.
5.4 Proceso de Seleccin: Es un proceso administrativo especial conformado por
un conjunto de actos administrativos, de administracin o hechos administrativos,
que tiene por objeto la seleccin de la persona natural o jurdica con la cual las
Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratacin de bienes,
servicios o la ejecucin de una obra.
5.5 Sistema APEX: Instrumento de soporte informtico creado con la finalidad de
facilitar el proceso de formulacin, modificacin y evaluacin de las actividades
establecidas en el POI de PROMPER.
218
CDIGO
t\ pro111/ TURISMO VERSIN
t..~eru 01
5.6 Presupuesto Institucional de Apertura (PIA): Presupuesto inicial de la entidad,

aprobado mediante Resolucin de Secretara General, con cargo a los crditos
presupuestaos establecidos en la Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico,
para el ao fiscal respectivo.
5. 7 ERP: Proviene del ingls Enterprise Resource Planning o planificacin de
recursos empresaales. Es un sistema que integra y automatiza todo lo necesario
para el funcionamiento de los procesos de negocio de una empresa: produccin,
ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos,
inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc.
5.8 Plan Operativo Institucional: Documento de gestin, alineado a las estrategias
de la entidad, que formula las actividades a realizar en cada Negocio, durante un
periodo de tres (3) aos, y el presupuesto necesao para su normal ejecucin. El
POI busca el cumplimiento de los objetivos institucionales acorde con el marco
presupuesta! otorgado por la Direccin General de Presupuesto Pblico.
5.9 Plan Anual de Contrataciones (PAC): Instrumento de gestin que sirve para
programar la atencin de las necesidades de bienes, servicios y obras que una
entidad requiere para el cumplimiento de sus fines, cuyos procesos de seleccin
se encuentran financiados y sern convocados durante el ao fiscal. A travs de
este documento las instituciones pblicas determinan qu bienes, servicios y
obras necesitan, en qu cantidades y para cundo van a contratarlos.
5.1 O Servicio en general: La actividad o labor que realiza una persona natural o
jurdica para atender una necesidad de la entidad, pudiendo estar sujeta a
resultados para considerar terminadas sus prestaciones.
6. CONDICIONES BSICAS
6.1 El PAC constituye un instrumento de gestin que debe obedecer en forma estricta
y exclusiva a la satisfaccin de las necesidades de la entidad, las que a su vez
provienen de todas las reas usuarias, en concordancia con sus funciones y
orientadas al cumplimiento de los objetivos institucionales para el ao fiscal
correspondiente.
6.2 El PAC deber considerar todas las contrataciones, con independencia del tipo
de proceso de seleccin y/o rgimen legal que las regule. No ser obligatorio
incluir en el PAC las Adjudicaciones de Menor Cuanta no programadas.
6.3 El PAC deber considerar todas las licitaciones pblicas, concursos pblicos,
adjudicaciones directas pblicas, adjudicaciones directas selectivas o
adjudicaciones de menor cuantra, que se convocarn durante el correspondiente
ao fiscal. Las contrataciones de menor cuanta sern incluidas en el PAC cuando
219
CDIGO
~\. pro111 / TURISMO VERSIN
\..'-Pertl 01
puedan ser planificadas de forma habitual y anticipada antes de la aprobacin del

PAC.
6.4 Los montos estimados a ser ejecutados durante el ao fiscal correspondiente,
debern estar comprendidos en el presupuesto anual de la Institucin.
6.5 Para efectos de la valorizacin de los requerimientos, la Unidad de Asuntos
Administrativos en coordinacin con cada una de las reas usuarias de las cuales
provienen los requerimientos, deber efectuar las indagaciones de las
posibilidades de precios que ofrece el mercado, con la finalidad de definir la
descripcin, la cantidad, las caractersticas y las especificaciones de los bienes y
servicios que van a contratarse, as como sus valores estimados.
6.6 las contrataciones bajo la modalidad de encargo a otra entidad, deber incluirse
en el PAC slo si el presupuesto para su ejecucin, se mantenga dentro del
presupuesto institucional y no medie transferencia presupuesta! a la entidad
encargante. Caso contrario, la entidad encargante deber excluirlo de su PAC y
la entidad encargada deber incluirlo en el suyo.
6.7 En la primera quincena del mes de diciembre es el plazo mximo para que la
OPP entregue el Presupuesto desagregado por actividades (POI) e tems (bienes
y servicios) a la Unidad de Asuntos Administrativos.
6.8 Para efectos de publicacin del PAC en el SEACE, la entidad deber tramitar
ante el OSCE el Certificado SEACE para el acceso al sistema.
7. CONDICIONES ESPECFICAS
7.1 El PAC, segn el "Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado", deber

contener como mnimo la siguiente informacin:
a. El objeto de la contratacin.
b. La descripcin de los bienes, servicios u obras a contratar y el correspondiente
cdigo asignado en el catlogo.
c. El valor estimado de la contratacin.
d. El tipo de proceso que corresponde al objeto y su valor estimado, as como, la
modalidad de seleccin.
e. La fuente de financiamiento.
f. El tipo de moneda.
g. Los niveles de centralizacin o desconcentracin de la facultad de contratar.
h. La fecha prevista de la convocatoria.
220
CDIGO
'~ pron~_, TURISMO VERSIN
"-~pertl 01
7.2 La Unidad de Asuntos Administrativos ser responsable de la consolidacin de

las necesidades de todas las Areas Usuarias de la Institucin, siendo Jos
principales criterios de afinidad los siguientes:
a. Compras locales.
)> Grupos y familias de bienes y servicios.
b. Compras en el exterior:
> Proveedores nicos, exclusivos u oficiales.
)> Lugar donde se realiza el evento.
7.3 Para efectos de uniformizar la terminologa del objeto de la contratacin y la

descripcin de los bienes y servicios a programarse se deber utilizar el Catlogo
nico de bienes, servicios y obras, que administra el OSCE.
7.4 El PAC deber ser aprobado mediante Resolucin emitida por la Secretara
General, sin embargo, dicha atribucin podr ser delegada, mediante resolucin,
al Jefe de la OAF. La aprobacin deber realizarse dentro de los quince (15) das
hbiles siguientes a la fecha de aprobacin del Presupuesto Institucional de
Apertura (PIA).
7.5 El PAC deber ser publicado en el SEACE de OSCE dentro de los cinco (5) das
hbiles siguientes a su fecha de aprobacin, incluyendo adems su Resolucin
de aprobacin.
7.6 El PAC deber estar a disposicin de cualquier interesado en el rgano

encargado de las contrataciones de la Institucin y en el Portal de Transparencia
de la Entidad.
7. 7 El registro y envo de la informacin del PAC al SEACE, as como su actualizacin
cada vez que se produzca una modificacin, es responsabilidad de la Secretara
General o del funcionario a quien delegue dicha facultad. Dicha informacin tiene
carcter de declaracin jurada y est sujeta a las responsabilidades legales
correspondientes.
8. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
N .. Actividad Responsable
..
Formulacin dEd PAC
Especialista en
1 Recibe de la OPP Plan Operativo Institucional Programacin 1111 de la
(POI) aprobado en formato Excel. UAAD
Especialista en
2 Recibe de OPP el Cuadro de Necesidades de Programacin 1111 de la
Bienes y SeJVicios. El Cuadro de Necesidades de UAAD
221
CDIGO
~m~
erll
TURISMO VERSIN
01
contener todas las contrataciones necesarias para

llevar realizas las actividades descritas en el POI.
Determina si es posible consolidar los bienes o
servicios por los criterios establecidos en el
numeral7.2 de Condiciones Especficas:
3.1 Si es posible consolidar, procede a consolidar Especialista en
3
los bienes y servicios a contratar. Contina Programacin 11/1 de la
con el paso 4. UAAD
3.2 Caso contrario, contina con el paso 4.
Filtra informacin y determina:

4.1 Si se trata de contrataciones menores o
iguales a 3 UIT, elimina el tem del PAC. Fin
Especialista en
4 del procedimiento.
Programacin 11/1 de la
UAAD
4.2 Caso contrario, determina el tipo de proceso
a seleccionar. Contina con el paso 6
Especialista en
5 Registra la informacin del PAC en los formatos de
Excel del SEACE establecidos por el OSCE.
UAAD
Aprobacin del PAC
Especialista en
6 Elabora proyecto de Resolucin de aprobacin del
PAC para envo al Jefe de la UAAD.
UAAD
Recibe y revisa proyecto de Resolucin de
aprobacin del PAC y determina:
7.1 Si est conforme, presenta proyecto de
Resolucin a Secretaria General para su
aprobacin y entrega una copia al Jefe de la
7
OGA. Contina con el paso 8 Jefe de la UAAD
7.2 caso contrario, comunica observaciones al

Especialista en Programacin 11 para su
subsanacin. Regresa al paso 7.

8 8.1 Si est conforme, visa proyecto de
Jefe de la OAJ
Resolucin y remite a Secretara General
para su aprobacin. Contina con el paso 11.
222
CDIGO
~m/
. erti
TURISMO VERSIN
01
DE FORMULACIN DEL PAC 02106/2014
8.2 Caso contrario, coordina subsanacin de

observaciones con el Jefe de la OAF.
Contina con el paso 10.1.

9.1 Si est conforme, firma resolucin y dispone
su registro, publicacion y distribucin.
9 Contina con el paso 12.
Secretara General
9.2 Caso contrario, comunica observaciones al
Jefe de la OAJ para su subsanacin. Regresa
al paso 10.2.
Publicacin del PAC. .

.
~
.
Recibe copia de la Resolucin de aprobacin del
10
PAC aprobada y deriva al Especialista en Jefe de la UAAD
Programacin lf de la UAAD.
Recibe copia de la Resolucin de aprobacin del
PAC aprobacin, ingresa al SEACE de OSCE y
carga el archivo del PAC (formato dbf), registra la
Especialista en
11 informacin general del PAC y adjunta archivo de
Programacin 11 de la
Resolucin de aprobacin del PACen formato pdf.
UAAD
Ver Manual de usuario para el manejo del mdulo
del Plan Anual de Contrataciones vigente
(SEACE).
Carga archivo PAC generado (formato dbf) y Especialista en
12
adjunta archivo de Resolucin (formato pdf) en el Programacin 11 de la
Sistema de ERP. UAAD
Especialista en
13 Publica el PAC (formato dbf) y Resolucin de
Programacin 11 de la
aprobacin del PACen el SEACE.
UAAD
Imprime la constancia de registro del PAC en el
SEACE, solicita a la UTI N, mediante Especialista en
14
memorndum del Jefe de la UAAD, la publicacin Programacin 11 de la
del PAC en el Portal Institucional, a ms tardar el UAAD
primer da hbil siguiente a su aprobacin.
Archiva la Resolucin de aprobacin del PAC,
Constancia de registro del PACen el SEACE y el Especialista en
15 Memorndum solicitando la publicacin en el Programacin 11 de la
Portal Institucional, en el archivo fsico de la UAAD
entidad.
223
CDIGO
il~ prrco112 _ . TURISMO VERSIN
t..'X.._peru 01
9. REGISTROS
.Tiempo
Lugar de de
Descripcin Cdigo
ejemplares archivo archivo
(Aos)
Plan Anual de
Contrataciones
Cuadro de Necesidades
del Plan Anual de
Contrataciones
224
ANEXO 3: PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE MODIFICACIN DEL PAC
CDIGO
TURISMO VERSIN
01
DE MODIFICACIN DEL PAC 02/06/2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la modificacin del Plan Anual de Contrataciones de

la entidad, que permita incorporar las necesidades de exclusin, inclusin, cambios de
tipo de proceso y variaciones de montos de bienes y servicios que se produzcan
durante el ao fiscal, independientemente del rgimen que las regule o su fuente de
financiamiento; as como, de los montos estimados y tipos de procesos de seleccin
previstos.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la Unidad de Asuntos Administrativos y es

fuente de consulta y aplicacin para todas las reas usuarias de la entidad. B
procedimiento se inicia con la solicitud de inclusiones y exclusiones de bienes y
servicios o modificaciones para el tipo de proceso de seleccin para la ejecucin de las
actividades de PROMPER, y culmina con la publicacin del Plan Anual de
Contrataciones modificado en el SEACE de OSCE y en el Portal de Transparencia de
la Entidad.

aprobado mediante Decreto Supremo N 184-201 0-EF y normas
PROMPER/SG.
3.4 Resolucin de Secretara General, por la cual delega facultades al Jefe de la OAF
3.5 Procedimiento: "Formulacin, aprobacin y publicacin del Plan Anual de
Contrataciones".
3.6 Directiva N 005-2009-0SCEICD Plan Anual de Contrataciones, aprobada por
3. 7 Manual de usuario para el manejo del mdulo del Plan Anual de Contrataciones
vigente.
225
CDIGO
~m~
. eru
TURISMO VERSIN
01
DE MODIFICACIN DEL PAC 02106/2014
DBF: Archivos de Base de Datos (Data Base File)
CCP: Certificacin de Crdito Presupuestario
OAF: Oficina de Administracin y Finanzas
OAJ: Oficina de Asesora Jurdica
OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto
PDF: Formato de Documento Porttil (Portable Document Format)
SBS: Solicitud de Bienes y Servicios
UIT: Unidad Impositiva Tributaria
UTIN: Unidad de Tecnologas de la Informacin
PIA: Presupuesto Institucional de Apertura
5. DEFINICIONES
226
CDIGO
t( pron1"' TURISMO VERSIN
\..~erll 01
5.5 Sistema APEX: Instrumento de soporte informtico creado con la finalidad de

facilitar el proceso de formulacin, modificacin y evaluacin de las actividades
establecidas en el POI de PROMPER.
5.6 Presupuesto Institucional de Apertura (PIA): Presupuesto inicial de la entidad,
aprobado mediante Resolucin de Secretara General, con cargo a los crditos
presupuestarios establecidos en la Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico,
para el ao fiscal respectivo.
5.7 ERP: Proviene del ingls Enterprise Resource Planning o planificacin de
recursos empresariales. Es un sistema que integra y automatiza todo lo necesario
para el funcionamiento de los procesos de negocio de una empresa: produccin,
ventas, compras, logstica, contabilidad {de varios tipos), gestin de proyectos,
inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc.
5.8 Plan Operativo Institucional: Documento de gestin, alineado a las estrategias
de la entidad, que formula las actividades a realizar en cada Negocio, durante un
periodo de tres (3} aos, y el presupuesto necesario para su normal ejecucin. El
POI busca el cumplimiento de los objetivos institucionales acorde con el marco
presupuesta! otorgado por la Direccin General de Presupuesto Pblico.
5.1 O Servicio en general: La actividad o labor que realiza una persona natural o
6.1 El PAC podr ser modificado en cualquier momento, durante el curso del ao
fiscal, siempre que se produzca una reprogramacin de las metas institucionales
propuestas o una modificacin de la asignacin presupuestal. Dicha modificacin
se puede hacer cuando se tenga que incluir o excluir procesos de seleccin o en
caso de contrataciones bajo el mbito de la Ley de Contrataciones del Estado,
cuando el valor referencial difiera en ms del veinticinco por ciento (25%} del valor
estimado y ello varre el tipo de proceso de seleccin.
6.2 Las modificaciones debern ser solicitadas hasta el ltimo da hbil del mes,
efectundose la modificacin del PAC, dentro de los primeros cinco (5} das
hbiles del mes siguiente, excepto cuando la mocflficacin se produzca por la
227
CDIGO
i\. pron~_, TURISMO VERSIN
t..~eru 01
variacin del valor referencia en ms del veinticinco por ciento (25%) del valor
estimado.
6.3 Las Areas Usuarias debern consignar en el modelo de justificacin el motivo de
la modificacin, y ser obligatorio que se registre la informacin contenida en
dicho modelo.
7.1 Toda modificacin del PAC, sea por inclusin y/o exclusin de algn proceso de
seleccin para la contratacin de bienes servicios, deber ser aprobado mediante
Resolucin emitida por la Secretara General, sin embargo, dicha atribucin podr
ser delegada, mediante resolucin, al Jefe de la OAF.
7.2 En el caso se modifique el PAC para incluir procesos, el documento que aprueba
dicha modificacin deber indicar la descripcin, tipo de proceso, objeto,
modalidad, fecha prevista de la convocatoria y el valor estimado de los procesos
que se desean incluir en la nueva versin del PAC.
7.3 La modificacin del PAC deber ser publicada en el SEACE dentro de los cinco
{5) das hbiles siguientes a la fecha de aprobacin de la modificacin, incluyendo
la Resolucin mediante la cual se aprob.
7.4 La informacin de la modificacin del PACen el SEACE, es responsabilidad de
la Secretara General o del funcionario a quien delegue dicha facultad. Dicha
informacin tiene carcter de declaracin jurada y est sujeta a las
responsabilidades legales correspondientes.
Modificacin del PAC .

16 Determina necesidades de modificacin del Plan Areas Usuarias
Anual de Contrataciones.
Elabora o modifica memorndum solicitando
17
exclusin o inclusin de bienes y/o servicios o Areas Usuarias
modificacin del tipo de proceso de seleccin.
Recibe, revisa memorndum y determina:
18.1 Si est conforme, visa y deriva al Especialista en
Programacin 11 a travs del Jefe de la UAAD.
18 Contina con el paso 4. Jefe de la OAF
18.2 Caso contrario, coordina modificacin con reas
usuarias. Regresa al paso 1.
228
CDIGO
PER PARA LA EXPORTACIN Y El
~ pron~- TURISMO VERSIN
t...x._per1J 01
Revisa y evala la solicitud de inclusin, exclusin o

modificacin, dependiendo del tipo de regulacin y
determina:
19.1 Si se trata de una contratacin en el exterior,
contina en el paso 5.
19.2 Si se trata de una contratacin regida por la Ley

de Contrataciones del Estado, determina, Especialista en
19
procede segn: Programacin 11 de
la UAAD
19.2.1 Si se trata de exclusiones al PAC,
contina con el paso 5.
19.2.2 Caso contrario, analiza el monto, objeto y

determina el tipo de proceso de seleccin.
Contina con el paso 5.
Especialista en
20
Ingresa y modifica el PAC (formato Excel). Programacin 11 de
la UAAD
Especialista en
21 Elabora o modifica resolucin de aprobacin de
Programacin 11 de
modificacin del PAC.
la UAAD
Especialista en
22
Eleva resolucin al Jefe de la UAAD. Programacin 11 de
la UAAD
Recibe y revisa resolucin de aprobacin de
modificacin del PAC y determina:
23.1 Si est conforme, presenta resolucin al Jefe de
la OAJ para su conformidad. Contina con el
23 paso 9. Jefe de la UAAD
23.2 Caso contrario, comunica observaciones al

Especialista para su subsanacin. Regresa al
paso 7.

24 24.1 Si est conforme, visa resolucin y remite a
Jefe de la OAJ
Secretara General para su conformidad.
Contina con el paso 1O.
229
CDIGO
~om<
per1.1
TURISMO VERSIN
01
24.2 Caso contrario, coordina subsanacin de

observaciones con el Jefe de la UAAD. Regresa
al paso 9.

25.1 Si est conforme, firma resolucin y remite al
Jefe de la UAAD para su registro y publicacin.
25 Contina con el paso 11.
Secretara General
25.2 Caso contrario, comunica observaciones al Jefe
de la OAJ para su subsanacin. Regresa al
punto 9.
26 Recibe copia de la resolucin y deriva al Especialista

Jefe de la UAAD
en Programacin 11.
Especialista en
27 Carga archivo modificado del PAC generado (formato
Programacin 11 de
dbf) en el SEACE.
la UAAD
Especialista en
28 Carga archivo modificado del PAC generado (formato
Programacin 11 de
dbf) en el Sistema de ERP.
la UAAD
Especialista en
29 Publica PAC modificado (formato dbf) y resolucin de
Programacin 11 de
aprobacin de la modificacin del PAC.
la UAAD
Imprime constancia de registro del PAC modificado, Especialista en
30
elabora memorndum solicitando publicacin en el Programacin 11 de
p_ortal de transparencia de la entidad. la UAAD
Especialista en
31
Archiva documentacin generada. Programacin 11 de
la UAAD
9. REGISTROS
Lugar Tiempo de
Nde
Descripcin Cdigo de archivo
ejemplares
archivo (Aos)
Modificacin del PAC
Modelo de Justificacin
Resolucin de aprobacin de
la Modificacin del PAC
230
ANEXO 4: PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE PROGRAMACIN DE
CONTRATACIONES
CDIGO
i\. pron't / TURISMO VERSIN
01
~~eru
PROCEDIMIENTO DEL
FECHA
SUBPROCESO DE PROGRAMACIN
02/06/2014
DE CONTRATACIONES
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para programacin de las contrataciones contempladas en
el Plan Anual de Contrataciones considerando los plazos programados; garantizando
as, la oportuna adquisicin del bien o servicio.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la UAA y es fuente de consulta y aplicacin
para todas las reas Usuarias de la Entidad. El procedimiento se inicia con la
programacin de las contrataciones y termina con la elaboracin de los TDR y las
Solicitudes de Bienes y Servicios (SBS).
3.1 Decreto Legislativo N 1017- Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento

aprobado por Decreto Supremo N 184-2010-EF y normas complementarias y
modificatorias.
para la Exportacin y el Turismo - PROMPER, aprobado por Decreto Supremo
N 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo N 014-2010-
MINCETUR.
aprobado por Resolucin de Secretara General N 86-2012-PROMPER/SG.
3.4 Resolucin de Secretaria General, mediante la cual delega facultades al Jefe de la
OAF para aprobar el PAC.
3.5 Directiva N 005-2009-0SCE/CD Plan Anual de Contrataciones, aprobada por
DPT: Direccin de Promocin del Turismo

DPE: Direccin de Promocin de las Exportaciones
OAF: Oficina de Administracin y Finanzas
UAA: Unidad de Asuntos Administrativos
SEACE: Sistema Electrnico de las Contrataciones del Estado
231
CDIGO
~~ pro111"' TURISMO VERSIN
t..'-._pertl PROCEDIMIENTO DEL
01
FECHA
02/06/2014
DE CONTRATACIONES
5. DEFINICIONES
5.1 Bienes: Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades
y cumplimiento de sus fines.
5.3 Proceso de Seleccin: Es un proceso administrativo especial conformado por un

conjunto de actos administrativos, de administracin o hechos administrativos, que
tiene por objeto la seleccJn de la persona natural o jurdica con la cual las
5.4 Servicio en general: La actividad o labor que realiza una persona natural o jurfdica
para atender una necesidad de la entidad, pudiendo estar sujeta a resultados para
considerar terminadas sus prestaciones.
6.1 la Secretara General, deber evaluar la ejecucin del PAC, debiendo tomar, de
ser el caso, las acciones preventivas y correctivas necesarias en coordinacin con
la DPT y la DPE, para el logro de las metas y objetivos institucionales, y de
corresponder, disponer el deslinde de las responsabilidades correspondientes. La
frecuencia de las evaluaciones ser potestad de la Secretara General, pero como
mnimo deber ser semestral. Dicha evaluacin podr ser delegada al Jefatura de
la OAF, quien asumir la responsabilidad, previa resolucin emitida por la
Secretara General.
6.2 El registro, por parte de las reas Usuarias, de las justificaciones de inclusiones o
exclusiones de actividades o modificaciones del tipo de proceso del PAC vigente,
ser obligatorio para el sustento del Informe de Evaluacin del PAC, a cargo del
rea de Programacin y Monitoreo de la UAA.
6.3 Para la programacin de las contrataciones, se deber tomar como base el PAC
vigente, donde estarn consideradas todas las contrataciones, con independencia
del tipo de proceso de seleccin y/o rgimen legal que las regule. No ser
obligatorio incluir en el PAC las Adjudicaciones de menor cuanta no programables.
6.4 La programacin de las contrataciones, ser un proceso continuo que se realizar

a lo largo del ao fiscal, donde se programar la ejecucin de los procesos de
seleccin y sus plazos, a fin de validar los recursos necesarios previstos para su
ejecucin.
232
CDIGO
il pronrz/ TURISMO VERSIN
~x.._pertl 01
PROCEDIMIENTO DEL
FECHA
02/06/2014
DE CONTRATACIONES
7.1 Como actividad complementaria, a manera de sinceramiento, el Jefe de la OAF

ser responsable de remitir un memorndum a las reas Usuarias a fines del mes
de Junio y Noviembre, solicitando la exclusin de los bienes o servicios remanentes
de las actividades ejecutadas y la evaluacin de la pertinencia de la permanencia
de bienes o servicios para las actividades que an no se ha ejecutado
correspondientes a los siguientes meses.
Una vez recibida la informacin, de las reas Usuarias, dispondr su actualizacin

en el PAC del SEACE, a fin de que permita contar con un PAC ajustado a la fecha
y facilite la programacin.
7.2 El rea de Programacin y Monitoreo para la programacin de los procesos de

seleccin, tomar como base el PAC vigente; y deber tener en cuenta los
siguientes aspectos:
La definicin de la necesidad que la Entidad pretende satisfacer con la
contratacin.
Existencia de la documentacin tcnica de sustento de los procesos de
seleccin a ejecutarse que puedan satisfacer su necesidad.
Definicin definitiva del objetivo, plazo y lugar de ejecucin
Los riesgos de la contratacin y en consecuencia el nivel y extensin de los
riesgos que deben ser amparados por los proveedores.
7.3 El archivo para la programacin de las contrataciones cuenta con los siguientes
campos de informacin:
Responsable: Indica el nombre del Especialista de Programacin y Monitoreo
asignado.
Descripcin de la contratacin: Indica el objeto de la contratacin.
Bienes 1 Servicios 1 Consultora: Especifica si se trata de un bien, servicio o
consultora.
Actividad: Indica la descripcin de la actividad.
rea responsable: Indica nombre del rea usuaria solicitante:
Enviado por: Indica nombre del usuario solicitante:
OST: Indica las contrataciones canalizadas directamente por OST.
Da de remisin del TDR ET: Indica el da de envo del TDR ET por el rea
Usuaria.
Mes: Indica el mes de envo del TDR ET por el rea Usuaria.
Hora: Indica la hora de envo del TDR ET por el rea Usuaria.
Da de recepcin formal del TDR ET: Indica da de recepcin formal del TDR
ET por el rea Usuaria. Si se enva despus del medio da, se consigna la
fecha del da siguiente.
233
CDIGO
t\.~ p;ro1n_.. TURISMO VERSIN
_\..'-_perll PROCEDIMIENTO DEL
01
FECHA
02106/2014
DE CONTRATACIONES
Mes: Indica el mes de recepcin formal del TDR ET.

Hora: Indica la hora de recepcin formal del TDR ET.
Fecha del servicio y/o entrega a Almacn o lugar de destino.
Fecha del evento.
Das calendario entre la fecha del TDR ET y ejecucin y/o entrega al Almacn
Fecha de asignado: Indica la fecha de asignacin al Especialista de
Programacin y Monitoreo.
Das calendario entre la fecha de remitido el TDR ET y asignacin a
Especialista de Programacin y Monitoreo.
7.4 El rea de Programacin y Monitoreo de la UAA, ser responsable de la

programacin de los procesos de seleccin y de enviar a las Areas Usuarias dicha
programacin y los plazos de ejecucin por cada modalidad, con la finalidad de
que el Area Usuaria elabore y enve a Programacin y Monitoreo los TDR ET
segn los plazos establecidos.
7.5 La programacin de los procesos de seleccin para un perodo determinado servir

como fuente de informacin para el seguimiento de la ejecucin de los procesos
de seleccin. Al final de cada perodo, el rea de Programacin y Monitoreo deber
determinar el grado de cumplimiento de la programacin, tomando como base la
informacin registrada en el archivo de programacin y seguimiento de los
procesos de seleccin.
7.6 Todas las modificaciOnes que se realicen en el PAC, se vern reflejadas en la

programacin de las contrataciones, lo que conlleva a estar en permanente revisin
de su vigencia.
Actividad ~ , _ -. '
Responsable
Revisa actividades del PAC, especficamente el Especialista en
32 objetivo y plazo de ejecucin por tipo de Programacin JI de la
contratacin. UAAO
Realiza programacin de los procesos de seleccin Especialista en
en archivo digital y prepara informacin sobre la Programacin JI de la
33
programacin por cada Area Usuaria. UAAD
De acuerdo a la programacin comunica vla correo Especialista en

34 electrnico a las Areas Usuarias la programacin Programacin JI de la
de las contrataciones Q.Or cada _p_erfodo. UAAD
Toma conocimiento y evala si se requiere realizar Areas Usuarias
reprogramacin de contrataciones:
35 35.1 Si requiere - realizar ajustes, comunica
necesidades de reprogramacin al
234
CDIGO
~o m,
peru
TURISMO VERSIN
01
PROCEDIMIENTO DEL
FECHA
02/06/2014
DE CONTRATACIONES
Especialista en Programacin 11 de la UAAD.

35.2 Caso contrario, prepara los TDR 6 ET y
genera SBS, segn la programacin,
considerando los plazos de ejecucin por
tipo de contratacin. Contina con el paso 6.
Toma conocimiento, realiza ajustes en Especialista en
coordinacin con las reas Usuarias y enva, va Programacin 11 de la
36
correo electrnico, al rea Usuaria. Regresa al UAAD
paso4.
Prepara los TDR ET y genera SBS, segn la Areas Usuarias
37 programacin, considerando los plazos de
ejecucin por tipo de contratacin.
En el Sistema de ERP, da seguimiento al Especialista en
cumplimiento de la programacin de las Programacin 11 de la
contrataciones de un periodo determinado y UAAD
procede:
38.1 Si se cumple con la programacin, contina
con el paso 8.
38 38.2 Caso contrario, coordina con las reas
Usuarias para que estas inicien la
elaboracin de los TDR o ET y las SBS
correspondientes a las actividades
programadas para ese periodo. Regresa al
paso 6.
9. REGISTROS
Descripcin Cdigo Na Lugar de Tiempo de

Ejemplares archivo archivo
(aos)
Plan Anual de
Contrataciones
Programacin de
Contrataciones
Reporte consolidado de
justificaciones de las
Areas Usuarias
235
ANEXO 5: PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN
CDIGO
t( pront/ TURISMO VERSIN
\..~eru 01
DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN 02/06/2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento para hacer el seguimiento y control de

los resultados de los subprocesos del Proceso de Planificacin de Contrataciones
mediante la medicin de los indicadores de funcionamiento del proceso, los resultados
del proceso y la satisfaccin de sus clientes; con el fin de garantizar el cumplimiento
2. ALCANCE
Este documento es administrado por la Unidad de Racionalizacin y es fuente de

consulta y aplicacin para los subprocesos del proceso de Planificacin de
Contrataciones de PROMPER. El procedimiento inicia desde el registro de datos de
los resultados de los subprocesos hasta la decisin de ejecucin del Proceso de Mejora
Continuo y/o Procedimiento de Acciones Correctivas/Preventivas en caso que sea
necesario.
3.1 Manual de Procesos del proceso de Planificacin de Contrataciones.

para la Exportacin y el Turismo - PROMPER, aprobado mediante Decreto
Supremo~ 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo N 014-
2010-MINCETUR.
PROMPER/SG.
3.4 Norma ISO 9000:2005. Sistema de Gestin de la Calidad. Principios y
Vocabulario.
3.5 Norma ISO 9001 :2008. Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos.

SCOR: Supply Chian Operation Reference
236
CDIGO
\_ pro111, / TURISMO VERSIN
~~ertl 01
5. DEFINICIONES
5.1 Datos: Conjunto discreto de factores objetivos sobre un hecho real. Los datos
son una representacin simblica de un atributo o una caracterstica de una
entidad.
5.2 Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
5.3 Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan Jos
resultados planificados.
5.4 Indicadores de desempeo: Aquellos valores de una variable que anticipan el
valor de la medida del resultado de un proceso.
5.5 Objetivos: Son los resultados o propsitos deseados para un proceso.
5.6 Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas.
5.7 Tablero de Control: Sntesis de los indicadores de un proceso con sus
respectivas metas.
6.1 Los datos se registrarn en el momento de llevarse a cabo la accin

6.2 Los registros pueden ser
6.2.1 Papel impreso
6.2.2 Correos
6.2.3 Hojas de clculo
6.2.4 ERP
6.2.5 Sistemas de informacin, etc.
6.3 Los datos deben conservar su integridad, por ningn caso deben cambiar se debe
asumir o ajustar su valor
6.4 Para analizar se puede utilizar herramientas estadsticas.
6.5 Los indicadores no slo se debe presentar en el Tablero de Control, sino tambin
en otras presentaciones, como grficos.
7.1 La Unidad de Racionalizacin ser el responsable de velar por el cumplimiento

de lo dispuesto en este procedimiento.
237
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR.04
~m,
ertl
TURISMO VERSIN
01
7.2 La Unidad de Racionalizacin velar por el registro de datos y ser el responsable

de su recoleccin y tratamiento.
7.3 La Unidad de Racionalizacin ser en el encargado de llenar y gestionar el
Tablero de Control.
7.4 El Jefe de la UAAD ser el responsable de verificar los resultados del proceso
mediante el anlisis del Tablero de Control.
7.5 En caso que el Tablero de Control refleje resultados desfavorables, el jefe de la
UAAD tomar las medidas correctivas y/o preventivas. En consecuencia, ser
necesario ejecutar el proceso de Mejora Continua y/o el procedimiento de
Acciones Correctivas/Preventivas.
,,_
No ' Actividad " Responsable
Frecuencia continua
Registra los datos. Durante o despus de la ejecucin de una
39 actividad del proceso se registra los datos como evidencia de su Personal del
Proceso
cumplimiento.
Recolecta los datos. El personal encargado recolecta de manera
40 sistemtica los datos de todos los subprocesos. La recoleccin Unidad de
de datos debe ser en el tiempo oportuno, para tomar las Racionalizacin.
acciones necesarias en caso_que falte alguno de ellos
Procesa los datos para obtener los indicadores. Los datos por si
solos no brindan la suficiente informacin para la toma de
41 decisiones; por consiguiente, es necesario hacer un tratamiento Unidad de
Racionalizacin
del mismo. Para el tratamiento respectivo se puede utilizar
tcnicas estadfsticas.
Elabora el Tablero de Control. El resultado del proceso se
42 muestra en el Tablero de Control. Este Tablero debe ser llenado Unidad de
teniendo presente su relacin causa-efecto, del subproceso al Racionalizacin
proceso.
Analiza el Tablero de Control. Para conocer si el proceso est
funcionando de acuerdo a lo planificado, se debe compara el
43 valor de los indicadores con las metas previamente definidas. Si Jefe de la
UAAD
se encuentra desviaciones se pasa al punto siguiente; caso
contrario se finaliza el proceso.
Registra No Conformidades u oportunidades de mejora. El
44 incumplimiento de un resultado planificado es una No Unidad de
Conformidad, por consiguiente, debe ser registrado para su Racionalizacin
respectiva correccin.
238
CDIGO
~m,
eru TURISMO VERSIN
01
Ejecuta ei.Proceso de Mejora Continua y/o el Procedimiento de

Acciones Correctivas/Preventivas. Los problemas que se
45 encuentre en el proceso se solucionan mediante la ejecucin del Unidad de
proceso de Mejora Continua. Para el caso de No Conformidades Racionalizacin
y segn su gravedad, se puede corregir mediante la aplicacin
del procedimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.
9. REGISTROS
,, Tiempo
'
Nde Lugar de de
:. ,:::: .:". ,..": ~~: D~~~ri~it?p .. :.:'~;.-.. ~ er,
.-..-Cpcti9P..: 'emptais'- : rclliVd:-? -archivo
-- - 1
"""',
. :,- - . ' ' /'
-(Aos)
Tablero de Control
Registro de No Conformidades
239
ANEXO 6: PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN DEL PAC
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-05
il\ prorn __ PER PARA LA EXPORTACIN Y
EL TURISMO
VERSION
'-.~pertl 01
PROCEDIMIENTO DE FECHA
EVALUACIN DEL PAC 02/06/2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la elaboracin del Informe de Evaluacin del PAC de
la Entidad, con la finalidad de que los rganos de la entidad, adopten las acciones
preventivas y correctivas necesarias para el logro de las metas y objetivos previstos en
el POI.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la UAAD y es fuente de consulta para todas las
reas usuarias de la entidad y aplicacin para la UAAD. El procedimiento se inicia con
la revisin de la informacin del PAC y termina con la finalizacin de la reunin con
personal clave de los rganos de la entidad, con la finalidad de que se tomen las
acciones preventivas y correctivas.

aprobado mediante Decreto Supremo N 184-201 0-EF y normas
PROMPER/SG.
3.4 Resolucin de Secretara General, por la cual delega facultades al Jefe de la OGA
3.5 Directiva N 005-2009-0SCE/CD Plan Anual de Contrataciones, aprobada por
3.6 Manual de Procesos
OGA: Oficina de Administracin y Finanzas

240
CODIGO
DPR-05
~l pro111_, PER PARA LA EXPORTACIN Y
EL TURISMO
VERSION
'--'-._pertl PROCEDIMIENTO DE
01
FECHA
EVALUACIN DEL PAC 02/0612014
5. DEFINICIONES
5.6 Servicio en general: La actividad o labor que realiza una persona natural o
6.1 La Secretara General, deber evaluar la ejecucin del PAC, debiendo tomar, de
ser el caso, las acciones preventivas y correctivas necesarias en coordinacin
con los rganos de lnea, para el logro de las metas y objetivos institucionales, y
de corresponder, disponer el deslinde de las responsabilidades correspondientes.
La frecuencia de las evaluaciones ser potestad de la Secretara General, pero
como mnimo deber ser semestral (dos veces al ao). Dicha evaluacin podr
ser delegada al Jefe de la OGA, quien asumir la responsabilidad, previa
resolucin emitida por la Secretara General.
241
CODIGO
DPR-05
'l pron~_..
\.'-_pertl
PER PARA LA EXPORTACIN Y
EL TURISMO
VERSION
01
PROCEDIMIENTO DE FECHA
EVALUACIN DEL PAC 02/0612014
6.2 El registro, por parte de las reas usuarias, de las justificaciones de inclusiones
o exclusiones de actividades o modificaciones del tipo de proceso del PAC
vigente, ser obligatorio para el sustento del Informe de Evaluacin del PAC.
7.1 Como actividad complementaria, a manera de sinceramiento, el Jefe de la OGA
ser responsable de remitir un memorndum a las reas usuarias a fines del mes
de Junio y Noviembre, solicitando la exclusin de los bienes o servicios
remanentes de las actividades ejecutadas y la evaluacin de la pertinencia de la
permanencia de bienes o servicios para las actividades que an no se ha
ejecutado correspondientes a los siguientes meses.
Una vez recibida la informacin, de las reas usuarias, el rea de Programacin

y Monitoreo dispondr su actualizacin en et PAC det SEACE, a fin de que
permita contar con un PAC ajustado a la fecha y facilite la programacin.
N~~.,-. _ __ 't-.: . -~'"\-- ..~Actividad::: ... '~f-''."' _;~-",,... h,R~pQns~Je"'''''

Al finalizar cada semestre, revisa informacin del PAC Especialista en
1
y filtra informacin obteniendo las modificaciones Programacin 11 de
publicadas en el SEACE. la UMD
Especialista en
2 Prepara reporte consolidado de justificaciones. Programacin JI de
laUMD
Analiza los procesos programados vs los ejecutados Especialista en
3 segn parmetros definidos; as como el reporte de Programacin 11 de
justificaciones. laUAAD
Especialista en
4 Prepara Informe de Evaluacin del PAC, que Programacin 11 de
considera movimiento de contrataciones. la UAAD
Especialista en
5 Presenta Informe de Evaluacin del PAC al Jefe de la
Programacin 11 de
UMD para su revisin.
laUMD
Recibe y revisa Informe de Evaluacin del PAC y
determina:
6.1 Si est conforme, visa informe y enva a
Secretara General para su revisin y
conformidad, y una copia al Jefe de la OGA.
6 Jefe de la UAAO
6.2 Caso contrario, comunica observaciones para su

subsanacin al Especialista en Programacin 11
de la UMD. Regresa al paso 4.
242
CODIGO
DPR-05
~rom,
PER PARA LA EXPORTACiN Y
VERSION
EL TURISMO
pertl PROCEDIMIENTO DE
01
FECHA
EVALUACIN DEL PAC 0210612014
7 Revisa y analiza el Informe de Evaluacin del PAC. Secretarfa General
8 Identifica No Conformidades u Oportunidades de

Secretarra General
Mejora
9. REGISTROS
<< e ;,e;<<,;,, - '',,T <.>,'';,:,''o .: -~~ ' ;, '.:.:< , .. r, :,:.: :, .. :.. ,-_ :-'. ,_- ~ -_,- ~-
,,,, "<',"'
<
O ' 'o
Tiempo
; N.de Lugarde de
;
Descripc_in Cdigo_.
eJemplares :
archivo archivo
, ,
; ;,!
' (Aos)
Reporte consolidado de
justificaciones de las reas
Usuarias
Informe de Evaluacin del PAC
243
ANEXO 7: PROCEDIMIENTO AUDITOR(A INTERNA
CODIGO
DPR-06
VERSION
EL TURISMO
01
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA FECHA
INTERNA 02/06/2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para la planificacin,
implementacin y realizacin de la Auditarla Interna a fin garantizar la conformidad del
Sistema de Gestin del proceso de Planificacin de Contrataciones de PROMPERU.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la Unidad de Planeamiento y Racionalizacin
y es fuente de consulta y aplicacin para todas las reas usuarias de PROMPER. El
procedimiento se inicia con la elaboracin, aprobacin y difusin del Programa Anual
de Evaluacin y Auditoras; y finaliza con la revisin del estado de las acciones
correctivas y/o preventivas que se toman producto de los hallazgos.
para la Exportacin y el Turismo- PROMPER, aprobado por Decreto Supremo
N 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo N 014-2010-
MINCETUR.
3.2 Resolucin de Secretara General N 039-2011-PROMPER-SG - Manual de
Perfiles y Funciones de Contratos Administrativos de Servicios no autnomos.
3.3 Norma ISO 9001 :2008.
3.4 Norma ISO 9000:2005.
3.5 Norma ISO 19011.
3.6 Manual de Procesos.
3.7 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.
4. GLOSARIO DE TRMINO
Al: Auditor Interno
UAAD: Representante de la Direccin.
S. DEFINICIONES
5.1 Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
detectada u otra situacin no deseable.
5.2 Auditor Lder: Un auditor designado para dirigir una auditora.
244
CODIGO
DPR-06
1l pront_, PER PARA LA EXPORTACIN Y
EL TURISMO
VERSION
\..x._pertl PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
01
FECHA
fNTERNA 02/0612014
5.3 Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditarla y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
el grado en que se cumplen los criterios de auditora
5.4 Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
5.5 Evaluacin: Verificacin del cumplimiento de una determinada planificacin.
5.6 Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo,
si es necesario, de expertos tcnicos.
. 5.7 Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son
verificables.
5.8 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
5.9 Oportunidad de Mejora: Accin recomendada, que al ser implementada implica una
mejora en el Sistema de Gestin de la Calidad.
5.1 O Plan de Evaluacin y Auditora: Descripcin de las actividades y de los
detalles acordados de una evaluacin y auditora.
6.1 Las auditoras se utilizarn para determinar el grado en el cual el Sistema de
Gestin por Procesos cumple con los requisitos planificados.
6.2 Los hallazgos de las auditoras se utilizarn para evaluar la eficacia del Sistema de
Gestin por Procesos y para identificar oportunidades de mejora.
6.3 Las evidencias obtenidas en las auditoras podrn ser registros, declaraciones u
otra informacin relevante. Esta evidencia podr ser cualitativa o cuantitativa pero
nunca basada en suposiciones sino en hechos.
6.4 Los auditores internos, podrn ser terceros subcontratados, en cuyo caso, debern
cumplir con las competencias de educacin, formacin y experiencia establecida
en el Perfil de Puesto del Auditor Interno. (Vase Anexo F).
7.1 La Unidad de Racionalizacin ser ef responsable de vetar por el cumplimiento de
lo dispuesto en este procedimiento.
7.2 La Unidad de Racionalizacin ser el encargado de la elaboracin del Programa
Anual de Evaluacin y Auditoras {Vase Anexo B). La elaboracin estar en
funcin a la importancia y al estado de las actividades o subprocesos a auditar.
7.3 La evaluacin del PAC y las auditoras internas se realizarn semestralmente.
7.4 El Auditor Interno no debe auditar su propio trabajo. Los Auditores Internos debern
ser independientes del rea auditada.
7.5 El Equipo Auditor podr estar conformado por una o varias personas dependiendo
de la complejidad y caractersticas de la auditora interna.
245
CODIGO
DPR-06
~m,
VERSION
EL TURISMO
eru PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
01
FECHA
fNTERNA 0210612014
7.6 La figura siguiente representa de manera esquemtica la metodologla para llevar

a cabo las auditarlas internas.
( Fuentes de Informacin )
~
Recopilacin mediante un muestreo
1 apropiado y verificacin

Evidencia de la Auditora
Evaluacin frente a los

1 criterios de auditoria
+
Hallazgos de la Auditora
~
Revisin
1
~
( Conclusiones de la auditoria )
No ACCJON RESPONSABLE
Planificacin del Plan Anual de Evaluacin y Auditora
1 Elabora el Programa Anual de Evaluacin y Auditoras Unidad de
del Sistema de Gestin por Procesos para el ao en Racionalizacin
curso, definiendo los subprocesos a auditar y las
fechas de ejecucin, considerando los resultados de
auditarlas internas anteriores y la importancia de los
subprocesos.
2 Coordina con los responsables de las reas Unidad de
involucradas, la(s) fecha(s) y hora(s) de ejecucin de la Racionalizacin
evaluacin y auditora, a fin de asegurar su
disponibilidad durante la ejecucin.
3 Selecciona a las personas que participarn como Unidad de
auditores internos, quienes conformarn el equipo de Racionalizacin
auditora.
246
CODIGO
DPR-06
~m/
VERSION
EL TURISMO
eru PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
01
FECHA
INTERNA 02/0612014
4 Nombra a un Auditor Interno como Lder para que dirija Unidad de

el proceso de auditora interna considerando la Racionalizacin
experiencia previa y procesos a ser auditados,
pudiendo ser l mismo dueo de proceso (Jefe de la
UAAD) asumir el rol de Auditor Lder.
5 Prepara el Plan de Auditora Interna donde se definen Unidad de
fecha(s), hora(s), itinerarios de auditarla, auditados, Racionalizacin
criterios de la auditarla y auditores.
6 Comunica el Plan de Auditora Interna al personal Unidad de
involucrado en los procesos a ser auditados con Racionalizacin
anticipacin.
Preparacin de la Auditora Interna
7 Revisa la documentacin pertinente de los procesos a Auditor Interno
auditar teniendo en consideracin los resultados de (Lder)
auditoras previas y el Manual de Procesos.
Apertura de Auditora
8 Realiza la Reunin de Apertura con el personal Auditor Interno
involucrado de acuerdo al Plan de Evaluacin y (Lder)
Auditorfa Interna establecido, confirmando los horarios,
responsables y procesos a ser auditados, realizando
modificaciones si fuera necesario.
Ejecucin de la Auditora
9 Auditan los procesos y/o reas designadas haciendo Auditor Interno
uso del Manual de Procesos y proceden a recoger
evidencias objetivas de las mismas a travs de
entrevistas, observacin de actividades y revisin de
registros, con la finalidad de verificar la implementacin
del Sistema de Gestin y su efectividad.
10 Informa al rea auditada de los hallazgos durante el Auditor Interno
proceso de auditora.
Elaboracin del Informe de Auditora Interna
11 Elabora el Informe de Auditora Interna. Auditor Interno
(Lder)
12 Presenta el Informe de Auditarla Interna a la Unidad Auditor Interno
de Racionalizacin (Lder)
13 Recibe y revisa el Informe de Auditorfa Interna. Revisa Unidad de

la consistencia deles datos y la estructura del Racionalizacin
documento.
13.1 Si el informe tienen observaciones, comunica al
auditor lder para su subsanacin
13.2 Si el informe es conforme, visa y envla al Jefe de
la UAAD
Cierre de Auditora
14 Recibe y analiza el Informe de Auditora Interna Jefe de la UAAD
247
CODIGO
DPR-06
\.\]011'!, VERSION
EL TURISMO
Jert1 01
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA FECHA
INTERNA 0210612014
15 Identifica No Conformidades y Oportunidades de 1 Jefe de la UAAD

Mejora
9. REGISTROS
Tiempo
Na Lugar de de
Descripcin Cdigo
Ejemplares archivo archivo
(aos)
Programa Anual de Auditoras
Plan de Auditora Interna

Informe de Auditora Interna
248
ANEXO 8: PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE MEJORA DE PROCESO
COMISIN DE PROMOCIN DEL CODIGO

DPR-07
PERU PARA LA EXPORTACIN Y 1-------'v=-=ER'--"S~I::::.,;:.O_N-~
\. pron,z_, EL TURISMO
~~ertl 01
PROCEDIMIENTO DE MEJORA DE FECHA
PROCESOS 02/06/2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento para la identificacin e implementacin

de acciones de mejora que permitan el mejoramiento continuo de la eficacia y efiCiencia
de los procesos.
2. ALCANCE
Este documento es administrado por la Unidad de Asuntos Administrativos y es fuente

de consulta y aplicacin para los subprocesos del proceso de Planificacin de
Contrataciones de PROMPER. El procedimiento inicia desde el anlisis de resultados
del proceso o la identificacin de oportunidades de mejora; culmina con la
implementacin de acciones de mejora que conlleven al mejoramiento continuo.

Supremo N 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo N 014-
201 0-MINCETUR.
PROMPER/SG.
Vocabulario.
UMD: Unidad de Asuntos Administrativos
5. DEFINICIONES
5.1 Accin Correctiva. Accin tomada para eliminar la causa de una No

Conformidad u otra situacin no deseable.
249
COMISIN DE PROMOCIN DEL ~~!~
i~ pronrz/ PER PARA LA EXPORTACIN Y 1------'v::::..::ERc...::.S..;:_I.:,.:O-N---1
EL TURISMO
~'-._peru 01
PROCESOS 02106/2014
5.2 Accin Preventiva. Accin tomada para eliminar la causa de una No

Conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.
5.3 Accin de Mejora. Accin tomada para eliminar un problema o para mejorar la
eficacia y eficiencia de un proceso.
5.4 Mejora Continua. Actividad recurrente para aumentar la capacidad del proceso
para cumplir con los requisitos.
5.5 Oportunidad tfe Mejora. Accin recomendada, que al ser implementada implica
una mejora en el Sistema de Gestin.
6.1 Las oportunidades de mejora pueden surgir a partir de:

6.1. 1 Los hallazgos del personal
6.1 :2 Sugerencias del personal

6.2 Las no conformidades pueden surgir a partir de:
6.2.1 La revisin por la Direccin
6.2.2 Los controles, revisiones y mediciones de los procesos
6.3 Los problemas del proceso pueden surgir a partir de:
6.3.1 El anlisis de datos.

6.3.2 Evaluacin del proceso y auditora interna.
6.3.3 Los reclamos de los usuarios.
6.3.4 La revisin de las necesidades y expectativas del usuario.

6.3.5 El anlisis del entorno.
6.3.6 Los controles, revisiones y mediciones de los procesos.
6.4 Las alternativas de solucin pueden surgir a partir de:
6.4.1 Lluvia de ideas
6.4.2 Benchmarking
6.5 El procedimiento de Acciones Correctivas/Preventivas se ejecuta cada vez que
se encuentra una no conformidad o una oportunidad de mejora.
6.6 Cada semestre se reunir el equipo de mejora para analizar los resultados de los
procesos durante el periodo, encontrar problemas, plantear acciones de mejora
e implementarlos.
250
COMISIN DE PROMOCIN DEL ~~~~~~
PER PARA LA EXPORTACIN Y 1----V-=E~R.:.:S~IO;..:...N----l
'~ pron'l,- EL TURISMO
~"-.,per1J 01
PROCESOS 0210612014
6. 7 Se comenzar a identificar los problemas de los procesos una vez ejecutado el

proceso de Evaluacin y Auditora.
7.1 La Unidad de Racionalizacin ser el responsable del anlisis de las No

Conformidades y de las oportunidades de mejora.
7.2 La Unidad de Racionalizacin ser el responsable de la ejecucin del
procedimiento de Acciones Correctivas/Acciones Preventivas.
7.3 Las Acciones Correctivas/Acciones Preventivas se deben registrar para
posteriormente ser utilizar en la identificacin de problemas o identificacin de
alternativas de solucin durante la ejecucin del proceso de Mejora Continua.
7.4 El equipo de mejora estar liderado por el Jefe de la UAAD y estar conformado
por los siguientes puestos:
7.4.1 Jefe de la UAAD
7.4.2 Especialista en Programacin 11
7.4.3 Especialista en Programacin 1
7.4.4 Especialista de Normatividad en Contrataciones del Estado
7.4.5 Especialista en Desarrollo Organizacionalll
7.5 La prioridad para la mejora de los procesos ser lo siguiente, si comenzamos a
enumerar del ms prioritario al menos prioritario:
7.5.1 Programacin de Contrataciones
7.5.2 Formulacin de Contrataciones
7.5.3 Modificacin de Contrataciones
7.5.4 Seguimiento y Control
7.5.5 Evaluacin y Auditora
7.6 Las fuentes de informacin para el anlisis de datos e identificacin de problemas
podran surgir de:
7.6.1 Resultado de indicadores del Tablero de Control.
7.6.2 Informe de evaluacin del PAC e informe de Auditora.
7.7 La Unidad de Racionalizacin ser el responsable de la Planificacin y
Estandarizacin de las acciones de mejora que se implementen.
251
CODfGO
DPR-07
~om,
VERSION
EL TURISMO
peru PROCEDIMIENTO DE MEJORA DE
01
FECHA
PROCESOS 02106/2014
,,-' ; "
"NO "
' " . Actividad . ' Responsable
Frecuencia continua
9 Identifica las oportunidades de mejora. Las fuentes de
Per.sonaldeiPnDCeso
oportunidades de mejora pueden ser mltiples.
Verifica en el da a da el funcionamiento de los procesos.
10 Compara el desarrollo de las actividades con sus
Jefe de la UAAD
respectivos procedimientos. Verifica el cumplimiento de
los reauisitos del producto.
Identifica No Conformidades. Cualquier desviacin del
11 Jefe de la UAAD
proceso planificado o el incumplimiento de requisitos del
producto se registran como No Conformidades.
Evala y codifica las No Conformidades u oportunidades
de mejora. Evala el impacto, formulacin y nivel de
12 dificultad de su solucin. luego se codifica y registra en et Unidad de
Racionalizacin
registro "Seguimiento de Acciones
Correctivas/Preventivas"
Una vez que se tenga definida la No conformidad, se
ejecuta el procedimiento de Acciones
Correctivas/Preventivas. Una vez ejecutado el
13 procedimiento de Acciones Correctivas/Preventivas, se Unidad de
Racionalizacin
evala si es necesario estandarizar las mejoras
implementadas. Si es necesario estandarizar pasa al
punto 17; caso contrario finaliza el procedimiento.
Frecuencia semestral
Recolecta informacin que muestre los resultados de los
14 procesos. Las principales fuentes de informacin son los
Equipo de mejora
valores de los indicadores en los Tableros de Control y los
Informes de Evaluacin y Auditora.
15 Analizar los resultados del proceso. Para esto, toma en
Equipo de mejora
cuenta los objetivos previamente definidos.
Selecciona el proceso o procesos a mejorar. Para esto se
16 toma en cuenta la priorizacin de los procesos y el
Equipo de mejora
rendimiento de los mismos durante el periodo de anlisis.
Identifica problemas por proceso. Para esto se analiza la
17 informacin y se utiliza las diferentes herramientas de Equipo de mejora
calidad.
Selecciona los problemas principales. Para encontrar los
18 problemas principales se debe priorizar segn su impacto Equipo de mejora
en el resultado de los procesos.
Identifica y evala causas. Mediante el uso de
19 herramientas de calidad se identifica las causas de los Equipo de mejora
problemas. No todas las causas tienen el mismo impacto
252
CODIGO
DPR-07
il pro111 _ _ PER PARA LA EXPORTACIN Y
EL TURISMO
VERSION
\..~erLl 01
PROCESOS 0210612014
en el problema, por tal razn es importante evaluarlas

segn su prioridad.
Genera alternativas de solucin. Estas alternativas deben
20 bloquear, eliminar o mitigar la causa del problema. Para
Equipo de mejora
esta actividad se puede utilizar la herramienta
brainstorming y benchmarking.
Evala y selecciona las alternativas de solucin. Se debe
21 seleccionar las soluciones ms viables, tcnica,
Equipo de mejora
econmica, econmica, politica y social de acuerdo a los
valores y estrategias de la organizacin.
Planifica la implementacin de las alternativas de
solucin. Es necesario elaborar un plan de accin, es
22 decir, lo que se debe hacer, quien lo har, cmo y dnde Unidad de
hacerlo, estableciendo un cronograma de las actividades Racionalizacin.
y dimensionando cunto ser necesario para que la
accin surta efecto.
Implementa las acciones de mejora. Consiste en llevar a
23
cabo las actividades segn lo planificado en el paso Jefe de la UAAD
anterior.
Verifica la efectividad de las acciones de mejora. La
efectividad de las acciones de mejora se verifica en base
24
al anlisis de los resultados. Si las acciones de mejora son Jefe de la UAAD
efectivas el flujo pasa al punto 17; caso contrario, regresa
al punto 2.
En caso que la implementacin del plan de accin sea
25 Unidad de
eficaz, se debe estandarizarlo mediante la actualizacin
Racionalizacin
del Manual de Procesos.
9. REGISTROS
, ~- ---- ----- .. ,----."-- ___ , .-,- -- ~-_Ti~_mP;9"'

Descripcic)n
e. d" ' N de' ' Lugar de de
.
0
go ' ejemplares ~rchiv' -_ -archivo
(Aos)
Seguimiento Acciones
Seguimiento de Acciones de
Mejora
253
ANEXO 9: PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS
CODIGO
DPR-08
~ pronrz_, PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
TURISMO
VERSION
~x.._peru 01
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES FECHA
CORRECTIVAS O PREVENTIVAS 02/06/2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para eliminar las causas de las
No Conformidades reales y potenciales mediante la determinacin, implantacin,
control, seguimiento y verificacin de la eficacia de las Acciones Correctivas y/o
Preventivas.
2. ALCANCE
Este documento es administrado por la Unidad de Racionalizacin y es fuente de

consulta y aplicacin para los subprocesos del proceso de Planificacin de
Contrataciones de PROMPER. El procedimiento inicia desde la recepcin de la No
Conformidad y finaliza con la verificacin de la efectividad de las acciones tomadas.

para la Exportacin y el Turismo - PROMPER, aprobado mediante Decreto
Supremo N 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo N 014-
201 0-MINCETUR.
PROMPER/SG.
Vocabulario.
5. DEFINICIONES
5.1 Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No

Conformidad u otra situacin no deseable.
254
CODIGO
DPR-08
i~ pron1_.. PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
TURISMO
VERSION
\.~ertl 01
CORRECTIVAS O PREVENTIVAS 0210612014
5.2 Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No

Conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.
5.3 Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada
5.4 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
5.5 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u
obligatoria.
6.1 Las No Conformidades que se reciben estn previamente evaluadas y

codificadas.
6.2 Para realizar el anlisis de causas, se podra utilizar las herramientas de calidad
(Diagrama de Causa-Efecto, Diagrama de Pareto, entre otras).
6.3 Al investigar las causas de las desviaciones, se podr agrupar la mayor parte de
ellas en los siguientes supuestos.
a) Personal:
i) Cualificacin inadecuada o incompleta del personal.

ii) Falta (insuficiencia) de personal.
b) Equipos:
i) Mantenimiento inadecuado o incorrecto del equipamiento o infraestructuras.

ii) Averas imprevistas.
iii) Falta de equipamiento o infraestructuras adecuados.
e) Material:
i) Aprovisionamiento de material inadecuado, fallido o fuera de plazo.

ii) Stock mnimo de aprovisionamiento inadecuado.
iii) Condiciones de almacenamiento inadecuadas.
d) Mtodo:
i) Instrucciones inadecuadas o incompletas suministradas al personal o

inexistentes.
ii) Problemas en la comunicacin interna.
6.4 Se recomienda la interpretacin de que la Accin Correctiva y/o Preventiva sea
apropiada a la dimensin de la No Conformidad con el fin de evitar costos
desmedidos.
6.5 La eficacia de las Acciones Preventivas se manifestar por la no-aparicin de
aquellas No Conformidades potenciales que en su momento fueron identificadas.
255
CODIGO
DPR-08
~o m~
VERSION
TURISMO
pertl PROCEDIMIENTO DE ACCIONES
01
FECHA
CORRECTIVAS O PREVENTIVAS 0210612014
7.1 La Unidad de Racionalizacin ser el responsable de velar por el cumplimiento

de lo dispuesto en este procedimiento.
7.2 El control, seguimiento y verificacin de la eficacia de las acciones correctivas y/o
preventivas, ser desarrollada por la Unidad de Racionalizacin.
7.3 La identificacin de la causa raz y la propuesta de acciones correctivas y/o
preventivas estar a cargo de la Unidad de Racionalizacin.
7.4 El Jefe de la UAAD ser quien elija la Accin Correctiva y/o Preventiva a tomar.
7.5 El personal del proceso ser el responsable de implementar las Acciones
Correctivas y/o Preventivas.
No. ~
. A~tivldad., . Responsable
Frecuencia continua
Recibe la No Conformidad u oportunidad de Mejora. stas
26 se reciben codificadas y previamente evaluadas si Unidad de
procede o no. Las No Conformidades son identificadas por Racionalizacin
el~personal del proceso o por el Jefe de la UAAD.
Recolecta informacin. Las fuentes de informacin
27 podran ser el Tablero de Control, los informes de Unidad de
Evaluacin y Auditora y los documentos del Manual de Racionalizacin.
Procesos.
Identifica y evala causas. Mediante el uso de
herramientas de calidad se identifica las causas de los
28 problemas. No todas las causas tienen el mismo impacto Unidad de
Racionalizacin
en el problema, por tal razn es importante evaluarlas
segn su prioridad.
Genera alternativas de Acciones Correctivas/Preventivas.
29 Estas alternativas de solucin deben bloquear, eliminar o Unidad de
mitigar la causa del problema. Para esta actividad se Racionalizacin
puede utilizar la herramienta brainstorming.
Selecciona la Accin Correctiva/Preventiva a tomar. Una
30 vez que se tiene el anlisis de causas y alternativas que Jefe de la UAAD
podran eliminar o mitigar: El Jefe de la UADD selecciona
la alternativa ms apropiada.
Planifica la implementacin. Para ejecutar toda accin,
31 previamente se debe planificar. La planificacin incluye el Personal del proceso
cronograma de implementacin y las responsabilidades.
256
CODIGO
DPR-08
~ro
m/
pertl TURISMO
VERSION
01
CORRECTIVAS O PREVENTIVAS 02106/2014
Implementa las Acciones Correctiva/Preventivas.

32 Consiste en llevar a cabo las actividades segn lo Personal del proceso
planificado en el paso anterior.
Verifica la efectividad de las acciones tomadas. Las
acciones sern efectivas si logra eliminar las causas de
33 los problemas encontrados. Si las Acciones Unidad de
Racionalizacin
Correctivas/Preventivas son efectivas, termina el
procedimiento; caso contrario, regresa al punto 4.
9. REGISTROS
" ,Jief!!po de
,.,,. -' ,-. O>. <. ~ ~ -"' ' C:""'"' oT" ,, .,. <,'"''"' - .~ "'!'''''
'> :. Nde : '< Lugarde'
Descrip_cin 'Cdigo archivo
. ' ., ejemplares archivo
(Alios)
Seguimiento Acciones
257
ANEXO 10: FICHA DE INDICADORES
' .RESPONSABLE .,
l . . FUENTE,DE. F~ECUNCIA
PRO dES O INDICADOR DE ~- FRMULA )- PNIDAD.
' ,. -DATOS DE ANLISIS
~ .., EVAL,UACIN .
.,
, : .' '-
Planificacin Fiabilidad de la planificacin Unidad de - (Nmero de modificaciones Tabla ASME- Unidad Semestral
de Racionalizacin del PAC) VE
contrataciones Tiempo de Planificacin Unidad de = (Tiempo de ciclo de TablaASME ora Semestral
Racionalizacin formulacin) + (Tiempo de -VE
ciclo promedio de
modificacin) x (Nmero de
modificaciones)
Costo de Planificacin Unidad de = (Costo de formulacin) + TablaASME Sol Semestral
Racionalizacin (Costo de modificacin)+ -VE
(Costo de programacin)
Formulacin Tiempo de ciclo de Unidad de =Nmero de dras utilizados Tabla ASME ora Anual
del PAC formulacin del PAC Racionalizacin en la formulacin del PAC -VE
Costo de formulacin del PAC Unidad de = (Nmero de horas utilizados TablaASME- Nuevo Sol Anual
Racionalizacin en la formulacin) x (Costo VE;
promedio por hora-hombre) Registros de
Planilla
Horas-hombre extras Unidad de - (Nmero horas hombre Registros de Hora Anual
utilizadas en la formulacin Racionalizacin pasada las 6pm, sbados, horas de
domingos o feriados utilizados ingreso y
en la formulacin) salidas
Cumplimiento de plazos en la Unidad de = (Nmero de usuarios que Correos % Anual
recepcin del cuadro de Racionalizacin entregaron a tiempo)/(Total de
necesidades usuarios) x 100
258
% de presupuesto incluido en Unidad de = (Presupuesto del POI, PAC % Anual
el PAC Racionalizacin POI)/(Suma de montos del
PAC) x100%
Cumplimiento de plazos de Unidad de - (Nmero de dias de retraso Registros de oras Anual
entrega del PAC Racionalizacin en la entrega del PAC) la OSCE
Actividades incluidas, Unidad de = (Nmero de solicitudes de Registros de % Mensual
excluidas y modificadas del Racionalizacin inclusin, exclusin la OSCE
PAC modificacin del
PAC}/(Nmero de
contrataciones del PAC inicial)
Modificacin Tiempo de ciclo promedio de Unidad de = (Nmero de dlas utilizados Tabla ASME- Das/ Semestral
del PAC modificacin del PAC Racionalizacin en una modificacin del PAC) VE; Modificaci
x (Nmero de modificaciones Registros de n
en un af'lo) la OSCE
Costo de modificacin del Unidad de =(Costo de una modificacin) TablaASME- Nuevo Sol Semestral
PAC Racionalizacin x (Nmero de modificaciones VE;
en un afio) Registros de
Planilla
Programacin Costo de programacin del Unidad de = (Costo de programacin de TablaASME- Nuevo Sol Trimestral
del PAC PAC Racionalizacin un centro de costo) x (Nmero VE;
de centros de costo) Registros de
Planilla
% de actividades contratadas Unidad de = (Nmero de actividades PAC, % Mensual
dentro del plazo Racionalizacin contratados dentro de plazo Registros de
segn el calendario de contratacione
contrataciones) 1 (Nmero total S
de contrataciones planificadas)
X 100%
259
% de contrataciones calificadas Unidad de =(Nmero de contrataciones Registros de Unidad Mensual
como urgentes Racionalizacin urgentes) 1 (Total de contratacione
contrataciones) S :
Seguimiento y Cumplimiento del plazo de Unidad de = (Nmero de dlas de retraso Correos Olas Mensual ;
Medicin presentacin del Tablero de Racionalizacin en la presentacin del Tablero

Control de Control)
Evaluacin del Cumplimiento del plazo de Unidad de = (Ofas de retraso en la Correos oras Semestral
PACy presentacin del Informe de Racionalizacin presentacin del Informe de
Auditor! a Evaluacin del PACe Informe Evaluacin del PAC) + (Olas
de Auditorra Interna de retraso en la presentacin
del Informe de Auditorra
Interna)
Mejora Registros de
Continua Acciones Correctivas y Unidad de
=(Nmero de Acciones Acciones
Correctivas y Preventivas Unidad Mensual
Preventivas implementadas Racionalizacin Correctivas y
implementadas)
Preventivas
Nmero de proyectos de Unidad de =(Nmero de acciones de Registros de Unidad Semestral
mejora implementados Racionalizacin mejora implementas) Acciones de
--- ----------- - ~~
-----------
Mejora
260
ANEXO 11: MAESTRO DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN
DEL PROCESO DE PLANIFICACIN DE CONTRATACIONES
ttem 'Tipo: , , , "
Proesd "' '" ' CQdigc) ''r.
Descripcin
' .
Plan Estratgico Institucional
1 Directrices - -
(PEI)
Plan Operativo Institucional
2 Directrices - - (POI)
3 Directrices - - Plan Sectorial sector Agro
Reglamento de Organizacin
4 Directrices - -
y Funciones
Manual de Organizacin y
5 Directrices - -
Funciones
Manual de Funciones y
6 Directrices - - Perfiles de Contratos
Administrativos de Servicios
Descripcin de
7 Todos INV-PC Inventario de Subprocesos
proceso
Descripcin de Mapa de Interrelacin de
8 Todos MAP-PC
proceso Subprocesos
Formulacin y Diagrama de Caracterizacin
Descripcin de
9 Aprobacin del PSG-01 del Subproceso de
proceso
PAC Formulacin del PAC
Diagrama de Caracterizacin
Descripcin de Modificacin del
10 PSG-02 del Subproceso de
proceso PAC
Modificacin del PAC
Descripcin de Programacin de del Subproceso de
11 PSG-03
proceso Contrataciones Programacin de
Contrataciones
Descripcin de Seguimiento y
12 PSG-04 del Subproceso de
proceso Medicin
Seguimiento y Medicin
Descripcin de Evaluacin del PAC del Subproceso de
13 PSG-05
proceso y Auditora Interna Evaluacin del PAC y
Auditarla Interna
Descripcin de
14 Mejora Continua PSG-06 del Subproceso de Mejora
proceso
Continua
Procedimiento del
Descripcin de Formulacin del
15 DPR-01 Subproceso de Formulacin
Actividades PAC
del PAC
Procedimiento del
Descripcin de Modificacin del
16 DPR-02 subproceso de Modificacin
Actividades PAC
del PAC
261
Procedimiento del
Descripcin de Programacin de
17 DPR-03 subproceso de Programacin
Actividades Contrataciones
de Contrataciones
Procedimiento del
Descripcin de Seguimiento y
18 DPR-04 subproceso de Seguimiento
Actividades Medicin
y Medicin
Descripcin de Evaluacin del PAC Procedimiento de Evaluacin
19 DPR-05
Actividades y Auditora Interna del PAC
Descripcin de Evaluacin del PAC Procedimiento de Auditora
20 DPR-06
Actividades y Auditorra Interna Interna
Descripcin de Procedimiento de Mejora de
21 Mejora Continua DPR-07
Actividades Procesos
Descripcin de Procedimiento de Acciones
22 Mejora Continua DPR-08
Actividades correctivas o Preventivas
Formulacin y
Formato del Plan Anual de
23 Registros Aprobacin del -
Contrataciones
PAC
Formulacin y
Formato de Cuadro de
24 Registros Aprobacin del - Necesidades
PAC
Formulacin y
Formato de Tablero de
25 Registros Aprobacin del - Control - PAC
PAC
Formato de Modificacin del
Modificacin del
26 Registros
PAC
- Plan Anual de
Contrataciones
Modificacin del
27 Registros - Modelo de Justificacin
PAC
Reporte Consolidado de
28 Registros Evaluacin del PAC - Justificacin de las reas
Usuarias
Informe de Evaluacin del
29 Registros Evaluacin del PAC -
PAC
Programacin de Programacin de
30 Registros -
Contrataciones Contrataciones
Reporte Consolidado de
Programacin de
31 Registros
Contrataciones
- justificacin de reas
Usuarias
Documento Ley de Contrataciones del
32 - DL W 1017
externo Estado
Documento DS W 184- Reglamento de la Ley de
33
externo
- 2010-EF Contrataciones del Estado
Resolucin
34
Documento
- w 169- Directiva del Plan Anual de
externo 2009- Contrataciones
OSCE-PRE
262

Meza RJ

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS

PARA OPTAR EL TTULO PROFESIONAL DE:

MEZA RIVERA, JORGE

Agradecemos a nuestros maestros por sembrar

RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................. 8

La presente tesis tiene como objetivo mejorar el proceso de Planificacin de

Los principales temas realizados en la presente tesis son los siguientes:

En el captulo 1, diagnstico de la organizacin, realizamos dos tipos de

En el captulo 11, Marco terico, presentamos el soporte terico que

En el captulo 111, protocolo de la investigacin, identificamos el problema

En el captulo IV, situacin actual del proceso de planeamiento de

En el captulo V, presentamos el sistema propuesto, donde primeramente se

En el captulo VI, realizamos el anlisis beneficio costo del sistema propuesto.

En el captulo VIl, realizamos la evaluacin del Sistema Propuesto. Para esto,

Finalmente, adjuntamos la bibliografa, el glosario de trminos y anexos.

)o;> Gestin por procesos

)o;> Gestin de la Calidad segn la familia de normas ISO 9000

);> Mejora Continua

);> Modelos de Excelencia Empresarial

);> Sistemas de Control

);> Cuadro de Mando Integral

);> Planificacin de la Cadena de Abastecimiento

El Per es un pas en vas de desarrollo. Para canalizar este propsito, es

La elaboracin del Plan Anual de Contrataciones es uno de los puntos dbiles

Por ello, el presente trabajo est enfocado en utilizar la metodologa de la

1.1. ASPECTOS GENERALES

1.1.1. Historia de la Entidad

PROMPER (Comisin de Promocin del Per) se cre en 1993 mediante el

PROMPEX (Comisin para la Promocin de Exportaciones) se cre en 1996

En el 2002 se cre el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo, Mincetur,

A travs del Decreto Supremo N 003-2007-MINCETUR, PROMPERU y

1.1.2. Funciones de la Entidad

PROMPERU es un Organismo Pblico Ejecutor con personera jurdica de

De acuerdo al propsito de su formacin y a la personera jurdica que goza

~ Ejecutar las polticas sectoriales en materia de promocin de

1.2.1. Estructura Organizacional

La entidad establece su estructura orgnica a travs de su Reglamento de

rgano de Consejo Directivo, Direccin Ejecutiva,

Los niveles jerrquicos de la estructura orgnica son:

Nivell Consejo Directivo

En la Figura No 1 se puede observar el organigrama de PROM PER

~ OFICINA GENERJI!- DE - - OFICINA DE PLANEAMIENTO 1

lOFICINA DE RECURSOS t-YOFICINA DE ASESOR[AI

1 DIRECCINDE PROMOCIN DE 1 1 DIRECCIN DE PROMOCIN DEL 1 DIRECCINO~ COMUNICACIONES

Fuente: ROF PROMPER (2014)

1.2.1.2. Las partes y sistemas de la organizacin

De acuerdo al modelo de Mintzberg 1 , podemos diferenciar las partes de una

;o. Cumbre estratgica o administracin Superior

Lo conforman el Consejo Directivo y .la Secretara General, el cual est

La Secretara General est a cargo del Secretario General, quien es la mxima

)o> Lnea Media

Lo conforman los directores y subdirectores de Promocin, el Director de

)o> Ncleo Operativo

Est conformado por la Direccin de Promocin de Exportaciones, Direccin

La Direccin de Promocin de las Exportaciones es el rgano responsable de

La Direccin de Promocin del Turismo es el rgano responsable de disear

La Direccin de Comunicaciones e Imagen Pas es el rgano responsable de

La Direccin de Mercadeo, Comunicaciones y Eventos es el rgano de lnea

);l> Tecnoestructura o Estructura Tcnica

Lo conforman la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y la Oficina de

La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el rgano encargado de