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DIRECCIN INSTITUCIONAL
Bucaramanga
2017
Cdigo: MDI.01
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Revis Aprob Fecha de aprobacin
Rector Rector Diciembre 04 de 2007
Vicerrector Administrativo Resolucin No. 1861
Director de Control Interno Modificada: mayo 28 de 2012
y Evaluacin de Gestin Resolucin No. 785
Coordinacin Calidad
CONTENIDO
OBJETIVO 4
1 ALCANCE Y EXCLUSIONES 4
2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS 5
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ANEXO 1 64
ANEXO 2 72
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OBJETIVO
El presente manual es una gua para establecer la planificacin, operacin y el control de los
procesos de la Universidad Industrial de Santander, establecidos dentro del Sistema de Gestin
de Calidad, cuya estructura se adeca a las siguientes normas: NTC ISO 9001:2008, NTC GP
1000:2009, NTC 5906:2012, Decreto 943 de 2014 del Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica, que actualiza el Modelo Estndar de Control Interno (MECI) y dems requisitos
legales aplicables.
Nota: La informacin asociada al Decreto 1072 de 2015 del Ministerio del Trabajo, que establece
en el Captulo 6 los lineamientos para el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo,
y dems requisitos legales aplicables, se relacionan en el manual de Seguridad y Salud en el Trabajo
del Proceso de Talento Humano. La planificacin y seguimiento del Sistema de Gestin
Ambiental se presenta en el manual de Gestin Ambiental del Proceso de Recursos Fsicos.
1 ALCANCE Y EXCLUSIONES
Los servicios de educacin no formal para los Programas de Leguas Extranjeras del Instituto
de Lenguas de la Universidad Industrial de Santander.
NOTA:
Las actividades que comprende el alcance definido frente al Consultorio Jurdico se detallan
en el Manual de Calidad Consultorio Jurdico y Centro de Conciliacin-MEX-CJ.01. Las
actividades que incluyen el alcance del Instituto de Lenguas se describen en el Manual de
Calidad MEX-IL.01.
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1.2 EXCLUSIONES
Para los procesos de la Universidad Industrial de Santander no aplica ninguna exclusin de las
normas: NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000:2009, NTC 5906:2012, Decreto 943 de 2014 del
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, que actualiza el Modelo Estndar de Control
Interno (MECI), y dems requisitos legales aplicables.
2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS
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En 1940 el abogado Mario Galn Gmez present ante la Asamblea de Santander el proyecto de
ordenanza que inici el proceso legal de creacin de la universidad, que apenas se limitaba a la
creacin de una "Facultad" de Ingeniera Industrial, "orientada de preferencia hacia las
especializaciones de qumica, mecnica y electricidad", pero incluy el establecimiento de un
bachillerato tcnico en la renovada Escuela Industrial de Bucaramanga, donde sera preparado un
grupo de jvenes para el ingreso, en ptimas condiciones, a la mencionada Facultad. Una vez que
la comisin designada por la Asamblea dio su visto bueno, este poder legislativo aprob, el 21 de
junio de 1940, la Ordenanza 41 que declaraba creada la "Facultad de Ingeniera Industrial" y
estableca un bachillerato tcnico en la Escuela Industrial. Sin embargo, con el esfuerzo de dos
diputados se aprob la ordenanza 83, el 22 de junio de 1944, que cre definitivamente "La
Universidad de Santander.
El primer rector de la UIS fue Nicanor Pinzn Neira, ingeniero civil de la Escuela de Minas de
Medelln. Con tres facultades de Ingeniera (Elctrica, Mecnica y Qumica), respectivamente
dirigidas por Hernando Pardo Ordez, Alfonso Penagos Mantilla y Lelio Martnez Villalba, la UIS
acept sus primeros veinte estudiantes en 1948.
En la dcada de los aos sesenta ya existan doce edificios y en 1963 los estudiantes matriculados
ascendan a 1147, fue as como a finales de los 60s se dio paso a la autntica universidad de todas
las ciencias y profesiones, cuando el campus central fue acompaado por la Facultad de Ciencias
de la Salud ubicada junto al Hospital Universitario Ramn Gonzlez Valencia.
La dcada de los aos ochenta se inici con el nuevo marco de accin establecido por el Decreto
Ley 80 de 1980, que oblig a una nueva reforma administrativa y a ampliar el aspecto de los
programas profesionales: Geologa (1982), Fsica (1983), Diseo Industrial (1985), Msica (1985)
e Historia (1987). Bajo la rectora de Jaime Luis Gutirrez se abrieron los Centros Regionales de
Educacin a Distancia, los cuales terminaron por crear el actual Instituto de Educacin a
Distancia., ya al final de la dcada se haban creado 7 especializaciones y 7 maestras. Las
necesidades de formacin del profesorado en tcnicas didcticas obligaron a crear el Centro para
el Desarrollo de la Docencia (1982), y las demandas de investigacin se resolvieron con un
convenio firmado con el BID y el ICFES para la dotacin de los laboratorios.
En la administracin de Jorge Gmez Duarte ya sobre la dcada de los 90, se da un nuevo impulso
renovador logrado mediante la creacin del Programa de Regionalizacin que sita proyectos
educativos presenciales en el Socorro, Barbosa, Mlaga y Barrancabermeja, con sedes propias
1
Adaptado de https://www.uis.edu.co/portal/nuestra_uis/historia/historia.html
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que permiten un acercamiento del Proyecto educativo a las principales Provincias de Santander.
As mismo durante la gestin del rector Gmez Duarte se da inicio a los procesos de
autoevaluacin de programas con fines de acreditacin, logrando tener al final de su periodo 8
programas con acreditacin de alta calidad.
Al comenzar el siglo XXI, la UIS sigue siendo la universidad ms importante de la regin oriental
de Colombia, reconocida por la tradicional calidad de sus programas y por los esfuerzos de
gestin de sus recursos financieros liderados por su actual rector Hernn Porras Daz. Con todo
lo soado y realizado hasta el momento, lo que se manifiesta ostensiblemente en el devenir de
esta historia de la Universidad Industrial de Santander es un crecimiento sostenido con calidad y
eficiencia, un avance hacia la profundizacin sin perder el sentido de su pertinencia social que se
da en sus programas de maestra y doctorado un reconocimiento a la alta calidad de sus
programas, tal como lo destaca la acreditacin de la mayora de los mismos y la Acreditacin
Institucional conferida por el trmino de 8 aos por el Ministerio de Educacin Nacional, segn
Resolucin No. 5775 de abril 24 de 2014, que hoy la ratifica entre las mejores Universidades con
las que cuenta la Nacin para la buena educacin de la sociedad.
3.1.2 Misin.
Orientan su misin los principios democrticos, la reflexin crtica, el ejercicio libre de la ctedra,
el trabajo interdisciplinario y la relacin con el mundo externo.
Sustenta su trabajo en las cualidades humanas de las personas que la integran, en la capacidad
laboral de sus empleados, en la excelencia acadmica de sus profesores y en el compromiso de
la comunidad universitaria con los propsitos institucionales y la construccin de una cultura de
vida.
3.1.3 Visin.
La Institucin habr contribuido al desarrollo regional, mediante la formacin del talento humano,
la investigacin y la extensin, reflejado en el mejoramiento de la calidad de vida, la competitividad
internacional y el crecimiento econmico. Como parte de este proceso, se ampliar la cobertura
con la creacin y consolidacin de programas misionales pertinentes y soportes estratgicos en
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su sede central y en sus sedes regionales tanto a nivel profesional como a nivel tecnolgico,
atendiendo a la poltica de formacin por ciclos aprobada por el Consejo Superior.
La Universidad habr fortalecido en toda su organizacin una cultura de gestin de alta calidad de
los procesos misionales, estratgicos y de apoyo.
Las polticas que se enuncian a continuacin estn definidas en el Proyecto Institucional de la UIS
como lneas directrices que expresan la voluntad de los organismos directivos de la universidad,
el Consejo Superior, la Rectora y el Consejo Acadmico, de llevar a la prctica los propsitos
establecidos por la Misin, con base en los principios establecidos a partir de los mismos.
Responsabilidad social
Se trata de asumir plenamente, la condicin pblica de la Universidad para responder a la
necesidad nacional de formacin de alta calidad y pertenencia, generando en su seno los saberes,
las actitudes y prcticas innovadoras que permitan pensar y transformar el pas y la regin con
sentido tico y responsabilidad poltica.
Cultura de la investigacin
La construccin de la comunidad universitaria y su responsabilidad social suponen una accin
prioritaria: hacer de la investigacin la cultura bsica de todos los universitarios para que el espritu
cientfico impregne todas nuestras acciones acadmicas, sociales y prcticas profesionales, pues
la pertinencia social de las comunidades universitarias en el mundo globalizado, depende de su
capacidad para ofrecer la formacin de los ciudadanos que se necesitan para dar respuestas
efectivas, desde las ciencias y mediante las ciencias a los grandes problemas de la sociedad.
2
Tomado del Proyecto Institucional de la UIS
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Ampliacin de cobertura
Tradicionalmente, hemos formulado dos polticas de crecimiento de nuestros programas
acadmicos: la que ampla la oferta de programas de pregrado y la que profundiza la oferta hacia
los niveles de maestra y doctorado. Manteniendo este legado, hemos de seguir creciendo en las
dos direcciones.
La ampliacin de cobertura con nuevos programas de pre y posgrado, deber darse en todas sus
sedes, con el propsito de apoyar el desarrollo regional y el avance cientfico y tecnolgico,
fortaleciendo as una poltica social de admisin a la Universidad. Algunos programas acadmicos
de alta demanda social tambin podrn ampliar su cobertura mediante la duplicacin de jornadas
de trabajo, por su parte la modalidad de estudios a distancia debe continuar su expresin bajo la
poltica general de alta calidad y pertinencia social.
Esta poltica obliga a desarrollar los propsitos culturales formulados en la misin: formar
personas de alta calidad tica, poltica y profesional, es decir, desarrollar la cultura del ejercicio
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Internacionalizacin
Se trata de asumir la educacin superior en el contexto moderno de la globalizacin y con espritu
crtico crear las condiciones necesarias para posicionar a la Universidad Industrial de Santander
en una activa interrelacin con las comunidades acadmicas internacionales.
Poltica financiera
La viabilidad institucional en el largo plazo depende de las circunstancias de la globalizacin y de
adecuadas polticas estatales de financiacin de la universidad. Los ingresos econmicos de la UIS
dependen de dichas polticas, de la generacin de recursos propios, de la captacin de donaciones
y de la puesta en marcha de alternativas innovadoras de asociacin con el sector productivo para
crear empresas rentables aportando el conocimiento y su infraestructura. Parte de esta poltica
debe ser el intervenir decididamente ante el Estado, para incrementar la financiacin de la
universidad estatal como reconocimiento a su buen desempeo en las funciones de formacin,
investigacin y extensin.
Poltica organizacional
Se trata de disponer de los recursos y de conducir el desarrollo universitario hacia el
cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en el marco de la ley y en correspondencia
con los desarrollos de la ciencia y de la tecnologa, profundizando la cultura de la organizacin
inteligente, con una gestin descentralizada, flexible, autnoma y responsable.
3.1.5 Organigrama
Ver Figura 1. Estructura Organizacional Universidad Industrial de Santander
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La identificacin del contexto interno y externo, factores del entorno y las partes interesadas que se
relacionan a continuacin se tomaron del Plan de Transparencia construido por la Universidad.
En el Estatuto General, aprobado por el Consejo Superior mediante acuerdo 166 de 1993, se estructura
la Universidad respecto a las funciones acadmicas, de investigacin y extensin; los rganos de gobierno;
las funciones administrativas, de contratacin y control fiscal.
La organizacin de la funcin acadmica est definida por facultades y el Instituto de Proyeccin Regional
y Educacin a Distancia (IPRED), donde se conjugan los campos y disciplinas afines del conocimiento,
profesores, personal administrativo, bienes y recursos. stas a su vez, tienen dependencias acadmicas
denominadas escuelas, departamentos, grupos de investigacin, centros de investigacin y sedes
regionales. Actualmente hay 5 facultades, 27 escuelas, 9 departamentos, Sede Campus Principal, Sede
Bucarica, Sede Guatiguar y 4 sedes regionales en Mlaga, Barbosa, Barranca y Socorro.
El Plan de Desarrollo Institucional tiene definidos 60 indicadores con el fin de describir las condiciones
internas de la Universidad frente a 5 dimensiones fundamentales: Acadmica; del Talento Humano;
Bienestar Universitario; de Relacin con la Comunidad Internacional, Nacional, Regional; y de Gestin
Administrativa y Financiera. A partir de estas dimensiones, se establecieron objetivos estratgicos que se
esperan cumplir en el 2018.
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Plan de Transparencia, Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. Versin 2, 2017
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La Universidad Industrial de Santander est organizada por procesos: Misionales, Estratgicos, Evaluacin
y Apoyo, segn se presenta a continuacin en el Mapa de Procesos Institucional:
La Universidad Industrial de Santander es un ente universitario autnomo, de servicio pblico cultural, con
rgimen especial, vinculado al Ministerio de Educacin Nacional y organizado como establecimiento pblico
del orden departamental, con personera jurdica y autonoma acadmica, administrativa y financiera, conforme
con la Constitucin Nacional y la Ley, con patrimonio independiente, y creada mediante ordenanzas nmeros
41 de 1940 y 83 de 1944 de la Asamblea Departamental de Santander, reglamentadas por el Decreto 1300
de Junio 30 de 1982 de la Gobernacin de Santander5
Esta naturaleza de Institucin pblica y autnoma plantea una relacin con el Gobierno y el Ministerio de
Educacin Nacional, creando una dependencia normativa, regulatoria y financiera. Asimismo, existen
otros factores exgenos que condicionan el desempeo de la Universidad como los cambios
demogrficos y culturales, la economa, las nuevas tendencias en educacin, la tecnologa, los
proveedores, colegios, instituciones educativas, entre otros.
Para el anlisis de factores se utiliz la metodologa PEST7 por sus siglas para denominar cada factor
estudiado.
4
Plan de Transparencia, Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. Versin 2, 2017
5
Universidad Industrial de Santander. Acuerdo Superior 166 de 1994- Estatuto General Art. 2.
6
Plan de Transparencia, Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. Versin 2, 2017
7
Fahey, Liam; V. K. Narayanan. Anlisis macro-ambiental en gestin estratgica. 1968.
8
Bravo, O. y Snchez, M., 2009, p. 32
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Se entiende por grupos de inters las comunidades que tienen connotacin de sujeto o colectivo de
sujetos con los cuales la Universidad mantiene una forma de relacionamiento o comunicacin
diferenciada. Se declaran aquellas relaciones que se han formalizado porque son permanentes en el
tiempo o porque tienen un largo perodo de duracin.
A partir de la revisin y la reflexin y aporte del equipo se obtiene un grfico de los grupos de inters de
la institucin compuesto por varias zonas, a saber:
1 Zona 1. Corresponde a los grupos de inters que comprenden la Alta Direccin de la Universidad:
Rector, Consejo Superior y Consejo Acadmico.
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Plan de Transparencia, Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. 2017
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2 Zona 2. Se establece la relacin de los grupos de inters con los procesos misionales, su ubicacin
est dada de acuerdo con esta relacin, en algunos casos un grupo de inters tiene relacin con ms
de un proceso misional: Profesores Ctedra, Estudiantes de intercambio, Profesor Ocasional, Decanos
de Facultad, Directores de Escuela, Profesor Posgrado profundizacin, Estudiantes Posgrado
profundizacin, Estudiantes de pregrado presencial, Estudiantes de pregrado a distancia, Estudiantes
sedes, Estudiantes residentes, Aspirantes en formacin, Estudiantes Instituto de Lenguas, Poblacin
programas educacin continuada, Profesores, Tutores IPRED, Profesionales de proyectos de extensin,
Consultorio Jurdico y centro de conciliacin, Centros de investigacin, Comunidad UIS PTG, Grupos de
investigacin, DIEF (Directores de investigacin y extensin de facultad), Profesores, Estudiantes de
posgrado investigacin.
3
Zona 3. En este anillo se encuentran los procesos de apoyo que soportan la labor misional de la
Universidad, as como el personal administrativo y operativo que hace parte de ellos, representando
adems que un proceso de apoyo es cliente de uno o varios procesos. A su vez el anillo delimita
la institucin y sus pblicos internos frente a los externos: Admisiones y Registro Acadmico, Servicios
Informticos y de Telecomunicaciones, Recursos Fsicos, Relaciones Exteriores, Gestin Documental,
Bienestar Estudiantil, Publicaciones, Talento Humano, Recursos Tecnolgicos, UISALUD, Contratacin,
Gestin Cultural, Financiero, Jurdico, Biblioteca, Comunicacin Institucional.
Zona 4. Representa el colectivo de sujetos con los cuales la comunidad UIS se relaciona
4 directamente en el mbito de sus funciones misionales sin sealar con cul de ellas se da esta
relacin. De acuerdo al proyecto institucional se declara que el propsito general de la Universidad
consiste en posicionarse como la fuerza innovadora capaz de generar las sinergias del desarrollo
social en las dimensiones cultural, poltica y econmica, a partir de esta declaracin se identifican
algunos grupos de inters en cada dimensin.
La zona 4 y 5 corresponden al pblico externo sin embargo la lnea punteada hace la distincin del
tipo de relacin, si corresponde a los procesos de apoyo o a los procesos misionales: Ministerio de
Educacin Nacional, Padres de familia o de beneficiarios, Captulos Estudiantiles, Unidad familiar
benefactores comunidad UIS, Observatorio de Salud Pblica de Santander, Grupos deportivos, Grupos
artsticos, Beneficiarios proyectos de extensin, Comunidad PTG no perteneciente a la UIS, Observatorio
Laboral, Alcaldas Municipales, CUEES, Empresas de la regin, Gobernacin de Santander, Observatorios
de Ciencia y Tecnologa, Estudiantes financieras, Entidades de Cooperacin Internacional, Comunidad
cientfico acadmica, Colciencias, Consejo Nacional de Acreditacin CNA, Instituciones de Educacin
Bsica y Media, Otras IES, Poblacin aledaa/avecina a las instalaciones del campus, Aspirantes
programas acadmicos pregrado y posgrado.
Zona 5. Representa el colectivo de sujetos con los cuales la comunidad UIS se relaciona
5
directamente en el mbito de sus procesos de apoyo: Empresas servicios pblicos domiciliarios,
Culturas Urbanas, DIAN, Autoridades ambientales, DANE, DAFP, Entes certificadores, Instituciones
Conveniantes, Entidades para el desarrollo regional, empresarial y la innovacin, Gobernacin de otros
departamentos, Fiscala General de la Nacin, Procuradura de la Repblica, Contralora General de la
Nacin, Contralora Departamental, Consultores y asesores externos,
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Adicional a esto se definen los siguientes criterios para seleccionar los grupos y ubicarlos en las
diferentes reas del grfico:
Por otra parte, las asociaciones o las diversas formas de organizacin de los grupos de inters se
representan con un punto o luna de color al lado del nombre.
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La Universidad Industrial de Santander, como ente pblico y autnomo, est comprometida con la
eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el
Proyecto Institucional, para lograr la satisfaccin de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el
desarrollo de la Educacin Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el autocontrol,
la oportunidad en el servicio y la asertividad en la comunicacin de todas las acciones universitarias.
(Versin 03)
Para ello, trabajamos por la educacin ambiental, la minimizacin de los impactos ambientales
significativos, derivados del desarrollo de las actividades misionales de la universidad y de los procesos de
apoyo, y mejoramos continuamente en el desempeo de nuestro Sistema de Gestin Ambiental.
(Versin 01)
10
Aprobacin por medio de ACTA No. 006 de 2008 Comit de Calidad.
11
Aprobacin segn Resolucin Rectora No. 829 de 24 mayo de 2017
12
Aprobacin segn Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 septiembre de 2011.
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3.3.2 Objetivos
13
Aprobacin por medio del ACTA No. 05 de 2008 Comit de Calidad.
14
Aprobacin segn Resolucin Rectora No. 829 de 24 mayo de 2017.
15
Aprobacin segn Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 septiembre de 2011.
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RECTOR
REVISIN POR LA
DIRECCIN
VICERECTOR
ADMINISTRATIVO COORDINADOR DE
REPRESENTANTE DE LA CALIDAD
DIRECCIN
AUXILIARES DE APOYO
CALIDAD/PROCESOS
LDER SEGURIDAD Y
LDER GESTIN AMBIENTAL JEFES DE UAA / SALUD EN EL TRABAJO
(Jefe Divisin de Planta Fsica) LIDERES DE PROCESO (Jefe Divisin de Recursos
Humanos)
COORDINADOR EN
COORDINADOR
FACILITADORES SEGURIDAD Y SALUD EN
AMBIENTAL
EL TRABAJO
FO: Formacin
IN: Investigacin
EX: Extensin
o Consultorio Jurdico: EX -CJU
Centro de Conciliacin
o Instituto de Lenguas: EX - IL
JU: Jurdico
PU: Publicaciones (El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de
Gestin de la Calidad contemplado en el presente Manual de Gestin Integrado debido
a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseo,
impresin, encuadernacin y acabados de libros, revistas y material publicitario. Esta
situacin se da porque la Divisin de Publicaciones tom la iniciativa de implementar su SGC
antes del Institucional, actualmente se trabaja en su migracin al Sistema central.).
RE: Relaciones Exteriores
RF: Recursos Fsicos. En este proceso se encuentra el subproceso Gestin Ambiental.
RT: Recursos Tecnolgicos
SI: Servicios Informticos y de Telecomunicaciones
TH: Talento Humano
UISALUD (Este proceso no hace parte del alcance del Sistema de Gestin de la Calidad
contemplado en el presente Manual de Gestin Integrado, dado que cuentan con una
certificacin independiente).
A continuacin, se relacionan los productos definidos para los procesos Misionales, Formacin,
Investigacin y Extensin:
Por esto, la institucin cuenta con el apoyo y compromiso de la Alta Direccin, la cual tiene la
responsabilidad de liderar el desarrollo e implementacin de los sistemas de gestin, divulgar y revisar
constantemente las directrices para su continua adecuacin, verificar que las responsabilidades y
autoridades sean definidas y comunicadas, y asignar los recursos necesarios para el adecuado
funcionamiento del Sistema.
Las responsabilidades y autoridades asignadas del Sistema de Gestin de Calidad se encuentran definidas en
el Anexo 1.
Las responsabilidades y autoridades del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en Trabajo y Ambiental
se encuentran definidas en los documentos de los subprocesos de Seguridad y Salud en Trabajo y Gestin
Ambiental.
Por otra parte, se cuenta con las reuniones de Grupo Primario, donde se revisa al interior de los procesos
los temas del Sistema de Gestin de Calidad. Finalmente, otra instancia importante donde se evala el
Sistema de Gestin de Calidad a intervalos planificados es la Revisin por la Direccin, segn se detalla a
continuacin:
3.3.6.1 Grupo Primario. Equipo de trabajo conformado por el lder del proceso y sus colaboradores,
el cual se rene peridicamente con el fin de gestionar las actividades de mejora del proceso:
3.3.6.2 Revisin por la Direccin: Es una herramienta que asegura la conveniencia, la adecuacin,
eficacia y eficiencia del Sistema de Gestin. La revisin por la direccin se realiza a intervalos
planificados e incluye las siguientes entradas16:
16
Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015 (Cuarta actualizacin)
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La Universidad cuenta con un Manual para la Administracin del Riesgo, documento que es una gua para
orientar metodolgicamente a los procesos en la identificacin, anlisis y valoracin de los riesgos
presentes en el desarrollo de sus actividades, y permite definir un lenguaje unificado en toda la Institucin
de las prcticas de administracin del riesgo establecidas e implementadas en la Universidad.
Adicionalmente, permite orientar la definicin de los planes de accin que deben establecer cada uno de
los procesos con el fin de mitigar y prevenir los riesgos, y as enfocar los esfuerzos a la mejora,
estableciendo responsabilidades, polticas y seguimiento a estas acciones.
Manual para la Administracin del Riesgo - MSE.01, Universidad Industrial de Santander, definiciones tomadas: Gua de
17
Liderar y apoyar la Administracin de Riesgos en todos los procesos, programas, proyectos, y/o
dependencias de la institucin; todas las acciones conducentes a ello, estarn acordes con la
legislacin vigente y la normatividad interna. Pondr especial atencin en el manejo de los
riesgos de corrupcin que puedan afectar a la Institucin.
Establecer y mantener metodologas para la medicin y monitoreo de los riesgos, que sean de
conocimiento y difusin por parte de los lderes de proceso.
Establecer, dar a conocer y mantener las estrategias de mitigacin o tratamiento de los riesgos,
como pilares fundamentales en la administracin de los riesgos.
Divulgar en toda la Institucin la misin, visin, estrategias, polticas, responsabilidades y
procedimientos de manera que todos los funcionarios se sientan involucrados y compartan su
responsabilidad en el proceso de administracin de riesgos.
Vigilar el cumplimiento y entendimiento de las normas, polticas y procedimientos tendientes a
minimizar el riesgo en cada una de las reas expuestas en la Institucin.
Fomentar y mantener canales de comunicacin que generen conciencia en toda la Institucin
sobre la importancia y relevancia de la efectiva administracin del riesgo en la Institucin.
Herramienta metodolgica que permite hacer un inventario de los riesgos de manera ordenada y
sistemtica, definindolos e identificando la descripcin de cada uno de ellos y las posibles
consecuencias. Cada proceso cuenta con el Mapa de Riesgos de Gestin, documento que se
encuentra disponible en la intranet de la Universidad. El seguimiento es realizado por la Direccin
de Control Interno y Evaluacin de Gestin.
Los requisitos de los beneficiarios o partes interesadas, se presentan a continuacin por proceso y
subproceso en las Tablas 4 y 5.
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Externos
Entes de control
Visitantes
Contratistas
Internos
Direccin Institucional
UAA
Seguimiento Institucional
Comunidad Universitaria
Informacin veraz y oportuna.
Talento Humano Gestin SST
PLANEACIN Transparencia en la gestin y en el
Gestin Ambiental
INSTITUCIONAL cumplimiento de sus funciones.
Externos
Ministerio de Educacin
Nacional
Visitantes
Contratistas
Todos los procesos
Comunidad Universitaria
Comunidad Externa
SEGUIMIENTO Entes Externos de Control Objetividad, Respuesta oportuna y asesoras
INSTITUCIONAL Talento Humano Gestin SST efectivas.
Gestin Ambiental
Visitantes
Contratistas
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Externos
CNA
MEN
Visitantes
Contratistas
Internos
Profesores
Estudiantes
Comunidad Universitaria
Talento Humano- Gestin SST
Gestin Ambiental
Proceso de Seguimiento
Institucional Cumplimiento del plan de estudios vigente
FORMACIN Consejo Superior Cumplimiento de las actividades programadas
Consejo Acadmico para los periodos acadmicos
Programa Acadmico
Externos
Visitantes
Contratistas
Sector Productivo
Sociedad
Externos
Sociedad Disponibilidad de recursos para actividades de
Entidades financiadoras investigacin en la Universidad.
Comunidad cientfica Cumplimiento compromisos pactados para
Visitantes realizar actividades de investigacin.
Contratistas Asesora oportuna, clara y concisa en temas
INVESTIGACIN relacionados con investigacin.
Internos Atencin a los requerimientos planteados a la
rganos Institucionales: universidad en materia de Investigacin.
Consejo Superior Efectividad en la gestin de los trmites
Consejo Acadmico financieros para la ejecucin de los proyectos
Comit Operativo de
Investigacin y Extensin
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Procesos
Proceso Seguimiento
Institucional
Proceso financiero
Proceso de Contratacin
Proceso de Servicios
Informticos y de
Telecomunicaciones
Proceso Direccin Institucional
Proceso Talento Humano
Subproceso de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Proceso de Recursos Fsicos
Subproceso Gestin Ambiental
Otros interesados
Comunidad Universitaria
Grupos de Investigacin
Centros de Investigacin
Cientfica y Tecnolgica
Externos
Partes interesadas
Visitantes contratistas
Internos
rganos Institucionales:
Consejo Superior
Consejo Acadmico
Comit Operativo de Disponibilidad de recursos para actividades de
Investigacin y Extensin extensin en la Universidad.
Comit Primario de Calidad Cumplimiento compromisos pactados para
Unidades Acadmicas realizar actividades de extensin.
EXTENSIN Administrativas UAA Asesora oportuna, clara y concisa en temas
relacionados con extensin.
Procesos: Solucin a los requerimientos planteados a la
Proceso Seguimiento Universidad en materia de extensin.
Institucional
Subproceso Consultorio Jurdico
Subproceso Instituto de Lenguas
Seguimiento Institucional
Proceso Talento Humano
Subproceso de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Proceso de Recursos Fsicos
Subproceso Gestin Ambiental
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Otros interesados:
Comunidad Universitaria
Internos
Docentes, estudiantes del
Consultorio Jurdico y Centro de
Conciliacin
Comunidad Universitaria
EXTENSIN Talento Humano
Seguimiento Institucional
Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y
Gestin Ambiental
CONSULTORIO acompaamiento.
Talento Humano - Gestin SST
JURDICO
Externos
Poblacin de escasos recursos
de la regin
Ministerio de Justicia y del
Derecho
Externos
Partes Interesadas
Estudiantes de Extensin y
padres de familia
DANE
Ministerio de Educacin
Nacional
EXTENSIN
Internos Informacin oportuna y confiable
Comunidad Universitaria Cumplimiento de las actividades programadas
INSTITUTO DE Talento Humano - Gestin SST para los ciclos
LENGUAS Gestin Ambiental
Comit de Seguimiento
Institucional
Estudiantes de extensin del
Instituto
Docentes
Comunidad universitaria
Seguimiento Institucional
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Internos
Comunidad universitaria
UAA
Procesos
Seguimiento Institucional
Proceso Talento Humano
Subproceso de Seguridad y Programas y servicios de calidad y que
BIENESTAR Salud en el Trabajo cumplan con las especificaciones.
ESTUDIANTIL Proceso de Recurso Fsicos Atencin respetuosa y oportuna.
Subproceso Gestin Ambiental Beneficios justos y equitativos.
Atencin y asesora profesional.
Externos
Ncleo familiar del estudiante
beneficiario de los programas y
servicios ofrecidos por la DBU
Visitantes
Contratistas
Empresas
Cdigo: MDI.01
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Externos
Atencin a las solicitudes y requerimientos
Sociedad en general
presentados en materia de divulgacin,
Instituciones de Educacin
COMUNICACIN comunicacin, produccin y asesora sobre la
bsica, media y superior a nivel
INSTITUCIONAL nacional y regional
tcnica, lenguaje y discurso de productos
impresos, audiovisuales, radiales y
Instituciones de Investigacin
multimediales.
Nacionales e Internacionales
Entidades pblicas y privadas
Medios masivos de
comunicacin y opinin
Regionales y nacionales
Red de Radio Universitaria de
Colombia (RRUC)
Televidentes ZOOM Canal
Universitario Nacional
Internos
Direccin Institucional
Unidades Acadmicas
Administrativas UAA o
Proyectos
Talento Humano / Subproceso Disponibilidad de informacin oportuna.
de Seguridad y Salud en el Asesora oportuna, clara y concisa en temas
Trabajo contractuales.
CONTRATACIN Gestin Ambiental Atencin a los requerimientos planteados a la
Universidad
Externos
Gobierno y Sociedad
Organismos de Control
Oferentes
Proveedores y/o Contratistas
Interventores
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Externos
Visitantes
Contratistas
Organismos de Control
Externos
Entes Externos
Internos
UAA Informacin oportuna y confiable.
Seguimiento institucional Escenarios Artsticos acondicionados.
Comunidad Universitaria Acompaamiento durante el desarrollo del
Talento Humano - Gestin SST evento.
GESTIN Gestin Ambiental Respetar los espacios asignados (fechas y
CULTURAL horas).
Externos Cumplimiento de la actividad cultural
Entidades pblicas o privadas programada en los diferentes escenarios
Comunidad en general artsticos.
Visitantes Atender las expectativas de los asistentes.
Contratistas
Internos
UAA
Seguimiento Institucional
Comunidad Universitaria
Entrega Oportuna y Eficaz.
Talento Humano- Gestin SST
Revisin y aprobacin de la solicitud de
GESTIN Gestin Ambiental
modificacin de documentos.
DOCUMENTAL
Acceso a la informacin de una manera gil y
Externos
oportuna.
Comunidad externa
Entidades pblicas y privadas
Visitantes
Contratistas
Cdigo: MDI.01
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Externos
Partes interesadas externas
pertinentes
Visitantes
Contratistas
Internos
Unidades Acadmico
Administrativas
Consejo Superior
Consejo Acadmico
Rectora
Vicerrectoras
Comunidad universitaria
Comit de Conciliacin Atencin respetuosa.
Talento Humano - Gestin SST Respuesta oportuna.
JURDICO Gestin Ambiental Respuesta comprensible.
Respuesta coherente.
Externos
Personas Jurdicas
Particulares que ejercen
funciones pblicas
Personas Naturales
Autoridades Judiciales
Entes de Control
Autoridades Administrativas y
policivas
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Externos
Contratistas
Proveedores
Visitantes
Externos
Instituciones Conveniantes
Visitantes
Contratistas
Cdigo: MDI.01
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Externos
Jubilados y retirados
CAPRUIS
FAVUIS
Veracidad (informacin).
COOPRUIS
TALENTO Oportunidad (informacin).
ARPRUIS
HUMANO Visitantes
Eficacia.
Ambiente seguro.
Contratistas
EPS
IPS
Cooperativas
DIAN
Fondo Nacional de Ahorro
Bancos
AFP
ARP
Juzgados
Fiduciaria
Registradura
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Internos
Informacin veraz y
Consejo Superior
oportuna.
Consejo Acadmico
PLANEACIN PROGRAMACIN Transparencia en la
Direccin Institucional
INSTITUCIONAL ANUAL UAA
gestin y en el
cumplimiento de sus
Seguimiento Institucional
funciones.
Comunidad Universitaria
Externos
Sociedad
Entidades financiadoras Disponibilidad de recursos
Comunidad cientfica para actividades de
Visitantes Investigacin en la
Contratistas Universidad.
Cumplimiento
Internos compromisos pactados
rganos Institucionales: para realizar actividades de
Consejo Superior Investigacin.
GESTIN Y Consejo Acadmico Asesora oportuna, clara y
PROMOCIN DE Comit Operativo de concisa en temas
INVESTIGACIN
LA Investigacin y Extensin relacionados con
INVESTIGACIN Comit Primario de Investigacin.
Calidad Solucin a los
Unidades Acadmicas requerimientos planteados
Administrativas UAA a la universidad en materia
de Investigacin.
Procesos Efectividad en la gestin de
Proceso Seguimiento los trmites financieros
Institucional para la ejecucin de los
Proceso Talento Humano proyectos.
Gestin SST y Gestin
Ambiental
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Otros interesados
Comunidad Universitaria
Comunidad acadmico -
administrativa
Grupos de Investigacin
Externos
Sociedad
Entidades financiadoras
Comunidad cientfica
Visitantes
Contratistas
Otros interesados
Comunidad Universitaria
Comunidad acadmico -
administrativa
Grupos de Investigacin
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Externos
Poblacin de escasos
recursos de la regin
Ministerio de Justicia y del
Derecho
Externos
Partes Interesadas
Estudiantes de Extensin y
padres de familia.
DANE
Ministerio de Educacin
Nacional
Externos
Acudientes de los Informacin Oportuna y
REGISTRO Estudiantes menores de Confiable.
ACADMICO edad o personas Eficacia en el desarrollo de
debidamente autorizadas las diferentes actividades.
por los estudiantes
Entidades Externas o
empresas que soliciten con
el respectivo trmite la
informacin acadmica de
los estudiantes activos,
retirados y graduados.
Disponibilidad de material
para consultar.
Recibir una atencin
adecuada a sus
ATENCIN A Externos requerimientos y
USUARIOS Comunidad Universitaria necesidades.
BIBLIOTECA
Disponibilidad de medios
de consulta de material
bibliogrfico (fsico y
digital).
Internos Material bibliogrfico
PROCESAMIENTO
Proceso Atencin a acorde con
TCNICO usuarios requerimientos.
Atencin amable y cordial.
Internos
Tiempo de espera mnimo
Estudiantes de pregrado y
en la atencin.
postgrado que cancelan
Informacin veraz.
derechos de salud en su
matrcula Atencin oportuna.
Comunidad Estudiantil Conformidad del servicio
de salud.
Unidades Acadmicas
BIENESTAR ATENCIN EN Planeacin Atencin oportuna e
inmediata en el servicio de
ESTUDIANTIL SALUD Vicerrectora
triage.
Administrativa
Remisiones pertinentes.
Rectora
Atencin profesionalizada.
Contratacin
Existencia de
Seguimiento Institucional
medicamentos requeridos
para el tratamiento
Externos
contemplados en el
Ministerio de Educacin
vademcum de la Seccin.
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Externos
Ministerio de Educacin
Comunidad Universitaria
Todos los procesos Lograr productos
comunicativos de calidad
UAA
que apoyen y
Comunidad Externa
complementen las
Entidades pblicas y
actividades de docencia,
PRODUCCIN DE privadas
investigacin y extensin.
MEDIOS Portales Universitarios
Obtener asesora clara y
Medios de comunicacin
oportuna para la
externos
realizacin de programas
COMUNICACIN Red de Radio Universitaria audiovisuales y radiales
INSTITUCIONAL de Colombia (RRUC) creativos e innovadores.
Otras Universidades
Comunidad Universitaria
Informacin veraz, clara y
UAA
oportuna de los
Comunidad externa
DIFUSIN acontecimientos ms
Entidades pblicas y
INTERNA Y importantes que tienen
privadas
EXTERNA lugar en la Universidad
Portales universitarios
Industrial de Santander y en
Medios de comunicacin la Sociedad.
externos
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Externos
Entes Externos
Internos
UAA
Ordenador del Gasto
Comunidad Universitaria
Jefe Divisin Financiera
Subproceso Contabilidad
Puntualidad en los pagos.
Subproceso Presupuesto
FINANCIERO TESORERA Disponibilidad de la
Subproceso de Recaudos
informacin.
Subproceso de Inventarios
Externos
Proveedores
Entidades Financieras
Entes de Control Externo
Internos Marcacin de todos los
UAA bienes mayores.
Jefe de UAA Respuesta a las novedades
Responsable del bien generadas.
Subproceso Contabilidad Descargue en el SIF de los
INVENTARIOS
Subproceso Tesorera elementos dados de baja.
Comprador Entrega de la cuenta
mensual de bienes
Externos mayores, menores e
Comprador intangibles.
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Externos
Informacin oportuna,
CONTABILIDAD Entes de Control
clara y veraz.
DIAN
Banco de la Repblica
DANE
SNIES (Sistema
Nacional de Informacin de
Educacin Superior)
Internos
Comit de Sostenibilidad
del Sistema Contable
UAA
Estudiantes
Subproceso Contabilidad Informacin y
RECAUDOS Subproceso Tesorera herramientas para la
gestin de cartera.
Externos
Ministerio de Educacin
Nacional
Organismos de Control
Externo
Informacin oportuna y
confiable.
Escenarios Artsticos
Internos
acondicionados.
ORGANIZACIN Y UAA
Respetar los espacios
Seguimiento institucional
COORDINACIN asignados (fechas y horas).
DE EVENTOS Cumplimiento de la
Externos
CULTURALES Y Entidades pblicas o
actividad cultural
ARTSTICOS programada en los
privadas
diferentes escenarios
Comunidad en general
artsticos.
GESTIN Atender las expectativas de
CULTURAL los asistentes.
Internos
UAA
Integrantes de los Grupos
PROMOCIN Y Informacin oportuna y
Artsticos UIS (Macondo,
confiable.
FORTALECIMIENT Danzas, Tuna, Coral,
Escenarios Artsticos
O DE GRUPOS Teatro)
acondicionados.
ARTSTICOS Y Acompaamiento durante
CULTURALES Externos
el desarrollo del evento.
Entidades pblicas o
privadas
Comunidad en general
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Externos
Oportuna respuesta a la
Visitantes
peticin de servicio.
SEGURIDAD Y Contratistas
RECURSOS Eficacia en el desarrollo del
VIGILANCIA Residentes de las sedes
servicio.
FSICOS Personas naturales y
Atencin respetuosa.
jurdicas vinculadas por
razones varias a la
Universidad Industrial de
Santander
Internos
UAA
Oportuna respuesta a la
DISEO, Proceso de Planeacin
peticin de servicio.
Institucional
SUPERVISIN Y Eficacia en el desarrollo del
MONTAJE DE Externos
servicio.
OBRAS Comunicacin asertiva.
Visitantes
Post servicio (garanta).
Contratistas
Residentes de las sedes
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Externos
Jubilados
Informacin oportuna,
TALENTO ASUNTOS Retirados
precisa y veraz.
HUMANO PENSIONALES Familiares y personas
Objetividad.
conexas de jubilados y
retirados
AFP
Fiduciaria
Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico
Internos
Comunidad
Universitaria
Unidades Acadmicas
y Administrativas de la
UIS
Externos
Disponibilidad de
Egresados UIS
informacin veraz,
Comunidades y
RELACIONES PROGRAMA DE oportuna, actualizada
Asociaciones de Egresados
EXTERIORES EGRESADOS Acompaamiento y
Entidades pblicas y
consejera.
privadas
Asesora confiable
Universidades e
instituciones de Educacin
Superior nacionales e
internacionales
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Los requisitos legales para los procesos de la UIS frente al Sistema de Gestin de Calidad se
encuentran definidos en los Listados Maestros de Documentos Externos, publicados en la intranet de
la Universidad. Los requisitos frente al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se relacionan en la
Matriz de Requisitos Legales FTH.108.
Los requisitos legales del Sistema de Gestin Ambiental de la Institucin se presentan en la Matriz de
Requisitos Legales Ambientales FGA.01.
Los requisitos de la organizacin para los procesos de la UIS, se encuentran establecidos a nivel
macro en las caracterizaciones de cada proceso y en los documentos del SGI.
Los requisitos de la NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, que aplican a cada proceso de la
Universidad Industrial de Santander, se encuentran establecidos en la Matriz de Interaccin de
Requisitos. (Ver anexo 2)
3.6 DOCUMENTACIN
La Universidad ha definido los siguientes procesos transversales, donde se pueden definir lineamientos
que pueden afectar las polticas acadmicas, administrativas y financieras de la Universidad, por tal razn,
previo a la aprobacin de los documentos se requiere la revisin de Planeacin, siempre y cuando los
cambios que se realicen sean de impacto.
Reglamento
Manual
Caracterizacin
Procedimiento
Gua
Instructivo
Protocolo
Programa
Formato
Ficha Tcnica
De acuerdo con lo establecido en la normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008, se relacionan
los procedimientos obligatorios con respecto a los procesos que son responsables de su implementacin.
(Ver Tabla 6).
Tabla 6. Relacin de Procedimientos Obligatorios del SGI
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
PGD.01 Procedimiento control de documentos internos
PGD.02 Procedimiento control de registros
PGD.07 Procedimiento control de documentos internos especiales
PGD.09 Procedimiento control de documentos externos
PSE.01 Procedimiento de auditoras internas
PSE.02 Procedimiento acciones preventivas/correctivas
PSE.03 Procedimiento control de producto o servicio no conforme
La Universidad cuenta con los procedimientos: control de documentos internos y externos, control de
registros, control de documentos internos especiales, segn codificacin mencionada anteriormente, los
cuales hacen parte del proceso de Gestin Documental, donde se definen los elementos y lineamientos
a tener en cuenta en el manejo documental y el control de registros de la Institucin. Estos documentos
se encuentran disponibles en la intranet de la Universidad.
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3.6.5 Caracterizaciones.
De acuerdo con los procesos y subprocesos establecidos para la Institucin, se relacionan a continuacin
las caracterizaciones respectivas.
Nota: Las caracterizaciones hacen parte integral de la documentacin de cada proceso.
PROCESOS ESTRATGICOS
DIRECCIN INSTITUCIONAL
CDI.01 Caracterizacin de Proceso Direccin Institucional
PLANEACIN INSTITUCIONAL
CPL.01 Caracterizacin del Proceso Planeacin Institucional
CPL.02 Caracterizacin del Subproceso Planeacin Estratgica
CPL.03 Caracterizacin del Subproceso Programacin Anual
PROCESOS DE EVALUACIN
SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
CSE.01 Caracterizacin de Proceso Seguimiento Institucional
GESTIN DE LA CALIDAD ACADMICA
CCA.01 Caracterizacin de Proceso Gestin de la Calidad Acadmica
CCA.02 Caracterizacin de Subproceso Renovacin de la Acreditacin Institucional
CCA.03 Caracterizacin de Subproceso Acreditacin o Renovacin de la Acreditacin de
Programas
CCA.04 Caracterizacin Subproceso de Programas Acadmicos
PROCESOS MISIONALES
FORMACIN
CFO.01 Caracterizacin de Proceso de Formacin
INVESTIGACIN
CIN.01 Caracterizacin del Proceso de Investigacin
CIN.02 Caracterizacin del Subproceso de Gestin y Promocin de la Investigacin
CIN.03 Caracterizacin del Subproceso de Gestin y Proteccin de la Propiedad Intelectual
EXTENSIN
CEX.01 Caracterizacin del Proceso de Extensin
CEX-CJ.01 Caracterizacin del Proceso Consultorio Jurdico
CEX-CJ.02 Caracterizacin del Subproceso Centro de Conciliacin
CEX-IL.01 Caracterizacin del Proceso Extensin Instituto de Lenguas
PROCESOS DE APOYO
ADMISIONES Y REGISTRO ACADMICO
CAR.01 Caracterizacin de Proceso Admisiones y Registro Acadmico
CAR.02 Caracterizacin de Subproceso Admisiones
CAR.03 Caracterizacin de Subproceso Registro Acadmico
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PROCESOS DE APOYO
BIBLIOTECA
CBI.01 Caracterizacin de Proceso Biblioteca
CBI.02 Caracterizacin de Subproceso Atencin a Usuarios
CBI.03 Caracterizacin de Subproceso Procesamiento Tcnico
BIENESTAR ESTUDIANTIL
CBE.01 Caracterizacin de Proceso Bienestar Estudiantil
CBE.02 Caracterizacin de Subproceso Atencin en Salud
CBE.03 Caracterizacin del Subproceso Programas Educativo-Preventivos
CBE.04 Caracterizacin del Subproceso Atencin Socioeconmica
COMUNICACIN INSTITUCIONAL
CCI.01 Caracterizacin de Proceso Comunicacin Institucional
CCI.02 Caracterizacin de Subproceso Produccin de Medios
CCI.03 Caracterizacin de Subproceso Difusin Interna y Externa
CONTRATACIN
CCO.01 Caracterizacin de Proceso Contratacin
FINANCIERO
CFI.01 Caracterizacin de Proceso Financiero
PROCESOS DE APOYO
RECURSOS TECNOLGICOS
CRT.01 Caracterizacin del Proceso Recursos Tecnolgicos
CRT.02 Caracterizacin de Subproceso Mantenimiento de Equipos
CRT.03 Caracterizacin de Subproceso Verificacin Metrolgica
SERVICIOS INFORMTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES
CSI.01 Caracterizacin del Proceso Servicios Informticos y de Telecomunicaciones
CSI.02 Caracterizacin de Subproceso Administracin de Servidores y Base de Datos
Institucionales
CSI.03 Caracterizacin de Subproceso Construccin y Mantenimiento de la Red de Datos
Institucional
CSI.04 Caracterizacin de Subproceso Desarrollo de Software
CSI.05 Caracterizacin de Subproceso Asesora y Soporte en Servicios y Recursos
Informticos
TALENTO HUMANO
CTH.01 Caracterizacin de Proceso Talento Humano
CTH.02 Caracterizacin de Subproceso Desarrollo Humano Organizacional
CTH.03 Caracterizacin de Subproceso Asuntos Personal Docente
CTH.04 Caracterizacin de Subproceso Formacin de Personal
CTH.05 Caracterizacin de Subproceso Seguridad y Salud en el Trabajo
CTH.06 Caracterizacin de Subproceso Administracin de la Compensacin Salarial
CTH.07 Caracterizacin de Subproceso Asuntos Pensionales
CTH.08 Caracterizacin de Subproceso Asuntos Personal Administrativo
RELACIONES EXTERIORES
CRE.01 Caracterizacin del Proceso Relaciones Exteriores
CRE.02 Caracterizacin del Subproceso Programa de Egresados
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Mdulo Veedura ciudadana: Es un mdulo donde la comunidad puede acudir, con el fin de
obtener informacin y asesora sobre la forma como realiza el proceso de Contratacin
Administrativa ejecutada por la Universidad Industrial de Santander, publicado en la pgina
principal de la Universidad.
Cdigo: MDI.01
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Rendicin de Cuentas
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Pregrado
La Institucin planifica e implementa los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios
para: Demostrar la conformidad con los requisitos del producto, asegurarse de la conformidad del sistema
de gestin de calidad, mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de calidad. 18
3.8.1 Satisfaccin del Cliente: La percepcin de la satisfaccin del beneficiario es evaluada por cada
uno los procesos de la Institucin a travs de encuestas de satisfaccin aplicadas, los resultados
son revisados y tabulados para su reporte en el informe de desempeo FSE.10.
3.8.2 Auditora Interna: Se cuenta con el Procedimiento de Auditoras Internas, PSE.01, que hace
parte del proceso de Seguimiento Institucional, donde se orienta el ejercicio de auditoria bajo las
normas NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008 y NTC 5906:2012. La auditora interna es
realizada por el equipo de auditores de la Direccin de Control Interno y Evaluacin de Gestin.
El plan de auditoras de calidad es aprobado mediante acto administrativo. El proceso auditado
recibe un informe y documenta las acciones pertinentes con el acompaamiento y revisin de
Calidad.
3.8.3 Seguimiento y medicin del proceso: Se efecta la medicin del desempeo de los procesos
mediante indicadores que se reportan de manera trimestral a la Coordinacin de Calidad. El
reporte es realizado en los formatos: Hoja de Vida de Indicadores - FSE14, Formato Informe de
Desempeo de los Procesos - FSE10.
3.8.4 Control de Producto no conforme: Los procesos identifican y brindan tratamiento al producto
o servicio no conforme, de acuerdo con lo definido en el procedimiento Control de Producto o
Servicio No Conforme, PSE.03 y hacen uso del Formato Producto o Servicio No Conforme -
FSE09
3.8.5 Mejora continua: La Universidad mejora la eficacia del SGC, mediante el uso de la poltica de
calidad, objetivos de calidad, resultados de auditoras, gestin del riesgo, acciones correctivas y
preventivas y la revisin por la direccin. 19
18
Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008
19
Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008
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CONTROL DE CAMBIOS
ANEXO 1
RESPONSABILIDADES
Asegurar una gestin efectiva del Sistema de Gestin Integrado, adoptado por
la Universidad y dems requisitos legales asociados aplicables.
Asegurar el cumplimiento de las polticas de los sistemas de gestin en todos
los niveles de la Institucin.
Asegurar la conveniencia, adecuacin y efectividad de los Sistemas de Gestin.
Asegurar la disponibilidad de recursos para establecer, implementar,
mantener y mejorar los Sistemas de Gestin implementados en la Universidad.
Asegurar que se establezcan los procesos de comunicacin, las funciones,
responsabilidades, y autoridades de los Sistemas de Gestin implementados.
Designar a un miembro de la Alta Direccin con responsabilidad especfica en
los Sistemas de Gestin.
Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios, del
beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institucin frente a los
Sistemas de Gestin.
Garantizar la Revisin por la Direccin del Sistema de Gestin de Calidad.
RENDICIN DE CUENTAS
QU A QUIN
Desempeo del Sistema de Gestin Comunidad Universitaria, Entes
(Objetivos, Indicadores, acciones) Externos y Sociedad en General
Implementacin efectiva del SGI dando
cumplimiento a los requisitos legales vigentes y Autoridades competentes
otros que adopte voluntariamente la institucin.
Autoridades competentes, Comunidad
Las polticas de los sistemas de gestin
Universitaria
Comunidad Universitaria, Entes
Informes de desempeo del SGI
Externos y Sociedad en General
Dar a conocer la designacin del representante de Lderes de Procesos, Comunidad
la Alta Direccin Universitaria
Evidenciar el cumplimiento de los requisitos Autoridades competentes y Entes
legales y otros que adopte la institucin Externos
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
RENDICIN DE CUENTAS
QU A QUIN
Nivel de cumplimiento de las polticas Rector
Informes de desempeo del SGI Rector
Cambios, planes, programas, proyectos y
Rector
recursos
Rector
Seguimiento al cumplimiento de requisitos
Autoridades competentes
Implementacin efectiva del SGI Rector
Cumplimiento de las estrategias de comunicacin Rector
Informes de la Revisin por la Direccin. Rector
AUTORIDAD
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RESPONSABILIDADES
Realizar el acompaamiento en la articulacin del SGC con los dems sistemas
de gestin.
Brindar la induccin del Sistema de Gestin de Calidad a los facilitadores,
profesores, administrativos y auxiliares que ingresan a la Universidad.
Coordinar la difusin de las polticas, objetivos, programas y dems directrices
de los sistemas de gestin junto con los profesionales de los dems sistemas.
Preparar, consolidar y presentar los resultados del mantenimiento y mejora
del Sistema de Gestin de Calidad en la Revisin por la Direccin.
Seguimiento de las no conformidades y oportunidades de mejora de Auditora
Externa.
Realizar el acompaamiento requerido por los procesos y las unidades
acadmico administrativas de la Institucin cuando se realicen las auditoras
internas y externas de los sistemas de gestin en calidad.
Realizar el seguimiento a las acciones correctivas de auditora interna y externa
de los procesos.
Presentar ante la Alta Direccin o Representante de la Direccin las
necesidades de recursos requeridos para el mantenimiento y mejora del
Sistema de Gestin de Calidad.
Realizar reuniones con las coordinaciones en SST y ambiental, para evaluar
elementos comunes o ajustes requeridos en los Sistemas de Gestin.
Elaborar los planes detallados de trabajo del Sistema de Gestin de Calidad.
Solicitar, revisar y consolidar el desempeo de los procesos, para su posterior
publicacin.
Documentar y ejecutar las acciones del Proceso de Direccin Institucional
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RENDICIN DE CUENTAS
QU A QUIN
Procedimientos, planes, manuales, formatos y Vicerrector Administrativo
documentos actualizados y publicados Lderes de Procesos
Vicerrector Administrativo
Informes de desempeo del SGC revisados y
Lderes de Procesos
publicados
Entes externos
Comunidad en General
Indicadores de la Poltica de Calidad publicados
Entes externos
Vicerrector Administrativo
Acta Revisin por la Direccin
Lder de Seguimiento Institucional
Reporte de necesidades para el mantenimiento
Vicerrector Administrativo
del SGC
Apoyo en la estrategia de comunicacin del SGC Vicerrector Administrativo
Presentacin de resultados del Informe de
Vicerrector Administrativo
Auditora Externa
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
RENDICIN DE CUENTAS
QU A QUIN
Lder de Seguimiento Institucional
Informes de desempeo
Coordinador Calidad
Documentos actualizados Comunidad Universitaria y entes externos.
Lder de Seguimiento Institucional
Acciones cerradas eficazmente
Coordinador Calidad
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QU A QUIN
Recursos del Sistema de Gestin Vicerrectores
Lder de Seguimiento Institucional
PQRSDR atendidas
Lder de Seguimiento Institucional
Mapa de Riesgos actualizado
Acciones ejecutadas del Mapa de Riesgos Lder de Seguimiento Institucional
de Gestin
Estado y disponibilidad de los registros del
Coordinador Calidad
SGC
Utilizacin de versiones aprobadas Coordinador Calidad
Necesidades de los planes de formacin
Lder de Talento Humano
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Apoyar la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad de acuerdo con
las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009 y dems requisitos
legales aplicables.
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Apoyar y cumplir los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte
voluntariamente la institucin.
Realizar seguimiento y promover acciones para la mejora continua del
proceso.
Evaluar la percepcin del beneficiario.
Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestin que pueden afectar el logro
del objetivo del proceso junto con el Lder del Proceso.
Identificar las necesidades de formacin y reporte al Lder del Proceso.
Monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de
Gestin junto con el Lder del Proceso.
Verificar el uso, diligenciamiento y almacenamiento de los registros del
proceso.
Actualizar junto con el personal responsable del proceso, el Listado Maestro
de Documentos Externos.
Realizar induccin del SGC al personal nuevo que ingresa al Proceso.
Revisar y actualizar la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad del
Proceso y difundir los cambios, polticas, objetivos y procedimientos.
RENDICIN DE CUENTAS
QU A QUIN
Informes de desempeo Coordinador Calidad
Seguimiento a las acciones del Mapa de Riesgos de Lder del Proceso
Gestin Lder de Seguimiento Institucional
Lder del Proceso
Seguimiento a la mejora continua del Proceso
Coordinador Calidad
Lder del Proceso
Documentacin actualizada
Coordinador Calidad
Informe de los resultados de la percepcin del Lder del Proceso
beneficiario Coordinador Calidad
Listado maestro de documentos externos y de Lder del Proceso
registros implementado y actualizado
Planes de formacin Director/Jefe UAA
AUTORIDAD
ANEXO 2
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NTC GP 1000:2009 / NTC ISO 9001:2008 DI PI SE CA FO IN EX AR BE BI CI CO CU FI GD JU RE RF RT SI TH
REQUISITOS GENERALES R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
4.
4.2.1 GENERALIDADES R P P P P P P P P P P P P P R P P P P P P
SISTEMA DE
4.2 REQUISITOS DE 4.2.2 MANUAL DE CALIDAD R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
GESTIN DE LA
DOCUMENTACIN 4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS R P P P P P P P P P P P P P R P P P P P P
CALIDAD
4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS R P P P P P P P P P P P P P R P P P P P P
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN R
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R
5.3 POLTICA DE CALIDAD R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
5. 5.4 PLANIFICACIN
5.4.2 PLANEACIN DEL SISTEMA R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
RESPONSABILID
5.5 RESPONSABILIDAD 5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
AD DE LA
AUTORIDAD Y 5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN R
DIRECCIN
COMUNICACIN 5.5.3 COMUNICACIN INTERNA R P P P P P P P P P R P P P P P P P P P P
5.6.1 GENERALIDADES R
5.6 REVISIN POR LA
5.6.2 INFORMACIN PARA LA REVISIN R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
DIRECCIN
5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIN R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
6.1 PROVISIN DE RECURSOS R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
6. 6.2 RECURSOS 6.2.1 GENERALIDADES R
GESTIN DE HUMANOS 6.2.2 COMPENTENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P R
RECURSOS 6.3 INFRAESTRUCTURA P P P P P P P P P P P P P P P P P R R R P
6.4AMBIENTE DE TRABAJO P P P P P P P P P P P P P P P P P R R P R
7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO R R R P P P P P P P
7.2 PROCESOS 7.2.1DET. DE LOS REQ. RELACIONADOS CON EL PRODUCTO R R R R R R P R P P P
RELACIONADOS CON 7.2.2REVISIN DE LOS REQ. RELACIONADOS CON EL PRODUCTO R R R R R R P R P P P
NTC GP 1000:2009/ NTC ISO 9001:2008
P: participa R: Responsable