CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

OBJETIVO EDUCATIVO: Que el educando conozca y sea capaz de explicar las

normas de control interno aplicables al efectivo y equivalentes al efectivo al efectivo.
Debido a que el efectivo es el activo ms lquido de un negocio, se necesita un
sistema de control adecuado para prevenir irregularidades y evitar que los empleados
utilicen el dinero de la compaa para su uso personal.
Es el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y
procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener informacin segura,
salvaguardar el efectivo en caja y bancos as como fomentar la eficiencia de
operaciones y adicin de la poltica administrativa de cualquier empresa.
Los principios generales comnmente por la administracin al establecer un sistema
adecuado de control interno, en lo referente al activo, pueden asumirse como sigue:
Separacin de funciones de autorizacin, ejecucin, custodia y registro del efectivo en
caja y bancos.
En cada operacin relacionada con el efectivo en caja y bancos, deben intervenir
cuando menos dos personas.
Ninguna persona que interviene en el manejo del efectivo en caja y bancos, debe tener
acceso a los registros contables.
La funcin de registro de los sucesos econmicos del efectivo en caja y bancos, ser
exclusivo del departamento de contabilidad.
En trminos generales, un sistema bsico de control interno para el rea de efectivo
debe incluir las siguientes medidas:
1. Las rutinas comerciales sistemticas, deben ser definidas para la contabilizacin
de las operaciones de efectivo, estableciendo una clara decisin del trabajo en cuanto
al manejo y registro de los ingresos de caja.
2. Las responsabilidades y las tareas de los diversos empleados que manejan el
efectivo y registran transacciones de caja, se dividen y se interrelacionan en tal forma
que:
a. Se minimiza la aparicin de errores.
b. Los errores que se presentan se pueden detectar y
c. El fraude no se puede ocultar fcilmente
d. Todos los ingresos por ventas de contado y cobros recibidos de un da, debern
remesarse en forma ntegra (100%) al banco respectivo, el da hbil siguiente
despus de realizada la operacin diaria.
3. Todos los pagos que la empresa efectu deben realizarse emitiendo cheques, de
preferencia Cheque Boucher, para que pueda existir en el documento una explicacin
razonable de dicho pago y su respectiva aplicacin contable, con excepcin de los
desembolsos de caja chica.
4. Cada da debern realizarse cortes en los registros de caja, con el objeto de
conocer la existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por
funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros.
5. Deben establecerse fondos de caja chica en los departamentos estratgicos, a fin
de solventar pagos de cuanta pequea y de esta forma evitar problemas operativos
por falta de fondos.
6. El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra prdidas en
caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los cajeros, ya que
la afianzadora reintegrar el importe del dao a la empresa.
Fondo de caja
La cuenta Caja debe presentar en cualquier momento, y al finalizar el ejercicio, el valor
nominal del dinero en efectivo y sus equivalentes, propiedad de la entidad, fsicamente
representados por billetes, monedas metlicas, giros bancarios, postales o
telegrficos, metales preciosos amonedados y moneda extranjera.
Asimismo, al finalizar el ejercicio, y en cualquier momento en que se juzgue
conveniente, debe cerciorarse de la correccin de la existencia del efectivo en custodia
del cajero, para lo cual se realiza una actividad denominada arqueo de caja, que
consiste en el recuento fsico de la existencia del efectivo y sus equivalentes en poder
del cajero.
El resultado del arqueo se har constar en un documento denominado arqueo de
caja, el cual rene las caractersticas expuestas en la siguiente figura:

LA ENTIDAD, S.A DE C.V.

ARQUEO DE FONDOS
TIPO DE CAJA
______________________________________________________________
HORA DE INICIO__________________ HORA DE FINALIZACION____________
MONTO DEL FONDO_______________ FECHA___________________________

CONCEPTO DENOMINACION CANTIDAD TOTALES

DOLARES

Billetes de $ 100.00

Billetes de 50.00

Billetes de 20.00

Billetes de 10.00

Billetes de 5.00

Billetes de 1.00

Moneda Fraccionaria

OTRO TIPO DE MONEDA

SUB TOTAL

Vales Provisionales

Vales Definitivos

Documentacin

Cheques

Total Segn Arqueo Practicado

Total Segn Fondos Autorizados

Diferencia.

OBSERVACIN________________________________________________________
__
_____________________________________________________________________
__
_____________________________________________________________________
__

Por este medio hago constar que este da me fueron arqueados los valores bajo mi
custodia por un monto de ____________ y son propiedad de la empresa, los cuales
fueron contados en mi presencia y devueltos a mi entera satisfaccin, una vez
terminado el arqueo.

______________________________ _________________________
Nombre y Firma del Auditor Interno Nombre y Firma del Custodio

Al comparar el saldo del arqueo contra el saldo que muestra el libro mayor pueden
presentarse dos situaciones:
1) Que el importe del arqueo sea igual al importe registrado en el mayor, en cuyo
caso no ser necesario efectuar ningn ajuste, puesto que el saldo contabilizado
coincide con la realidad.
2) Que el importe del arqueo sea diferente al registrado en el mayor, en cuyo caso
las diferencias pueden ser de dos tipos:
a) Que el importe del arqueo sea mayor al saldo segn libros.
b) Que el importe del arqueo sea menor al saldo segn libros.
Respecto a la denominacin de faltante o sobrante, es conveniente sealar que en
todos los casos se tomar como punto de referencia el libro mayor, es decir, el saldo
segn libros se ajustar para que su importe coincida con el importe arrojado por el
arqueo, y no a la inversa.
a) Cuando el importe del arqueo sea mayor que el saldo segn libros
En este caso, este faltante (segn mayor) o sobrante (segn arqueo) puede originarse
por:
Causas fcilmente identificables
Dentro de los faltantes debidos a causas fcilmente identificables, pueden mencionar
se las operaciones no reportadas por el cajero o cantidades cobradas de ms.
Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste ser
el de la operacin realizada y no reportada por el cajero; es decir, se cargar a la
cuenta Caja y se abonar a la cuenta que corresponda.
Causas difcilmente identificables
En el caso de faltantes por causas difcilmente identificables, es decir, que no se
cuenta con todos los elementos necesarios para determinar el origen del faltante en
libros, se proceder de la siguiente manera:
Si el importe del faltante es considerable, con base en la caracterstica de la
importancia relativa, ya sea en relacin con el monto de la partida o su naturaleza, y
apoyados en el juicio profesional, el cual se basa en el criterio prudencial, se debe
optar por la alternativa que refleje menor optimismo, lo que implica no adelantar
utilidades, porque no se afectarn cuentas de resultados, ya que se estaran
registrando utilidades que an no se han devengado; por tanto, se afectan cuentas de
balance, en este caso la de acreedores, para reflejar la obligacin de entregar el
efectivo a quien demuestre ser su propietario legtimo, anotando como subcuenta la de
Faltantes en caja, segn libros.
b) Cuando el importe del arqueo sea menor que el saldo segn libros
En este caso, este sobrante (segn mayor) o faltante (segn arqueo) puede ser
originado por:
Causas fcilmente identificables
Dentro de los sobrantes debidos a causas fcilmente identificables, se pueden
mencionar las operaciones no reportadas por el cajero, o cantidades pagadas de ms.
Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste ser
el de la operacin realizada y no reportada por el cajero, es decir, se cargar a la
cuenta de la operacin no reportada, con abono a la cuenta Caja.
Causas difcilmente identificables
 Cuando no se cuenta con todos los datos necesarios para determinar el origen del
sobrante en libros, se proceder de la siguiente manera:
Si el importe del sobrante es considerable, de acuerdo con la importancia relativa, y
nuevamente guiados por el juicio profesional basado en el criterio prudencial,
afectaremos cuentas de balance, quedando el ajuste con cargo a la cuenta Deudores,
subcuenta Nombre del cajero, en virtud de que l, como responsable de la custodia del
efectivo, es tambin responsable de las diferencias que se presenten, con abono a la
cuenta Caja. De esta manera se registra el derecho de exigir el pago de tales
diferencias al cajero.

Fondo de caja chica

Es un fondo especial en efectivo, una cuenta que crea la empresa a travs de un
cheque, emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero, cuyo
objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto, es decir que
dependiendo del tamao de la empresa y del nmero de operaciones que este realice,
se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el lmite en base al cual se va
a realizar los pagos

Creacin del fondo de caja chica.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la
necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo
a cada departamento donde sea creado. En caso de ser un fondo de efectivo lo
adecuado sera entre $ 200.00 a $ 1,000.00
El lmite de tiempo para su respectivo uso tiene relacin en cuanto a su utilizacin,
tomando en cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA
pagado y hay que deducirlos en el tiempo que la ley regula. La empresa puede crear
los fondos que sean requeridos, lo mejor podra ser uno por cada departamento, si es
que realmente son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y
hacemos que el responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el
mismo valor del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda
surgir en el futuro.
Contablemente quedara de la siguiente manera:

CODIGO Reconocimiento No. X1 PARCIAL DEBE HABER

Efectivo y equivalentes al $ 500.0

1101 efectivo 0

$ 500.0
110102 Efectivo en caja chica 0

Efectivo y equivalentes al $ 500.0

1101 efectivo 0
 110103 Efectivo en Bancos

11010301 Cuenta corriente

110103010 $ 500.0
1 Banco xyz, S.A. 0

TOTA $ 500.0 $ 500.0

LES 0 0

Por la creacin del fondo de caja

chica

Procedimiento uso caja chica efectivo.

Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato de egreso de
caja chica. Se indicara claramente el cdigo que corresponda al departamento a que
debe cargarse dicha erogacin. Este formato lo firmara el jefe del departamento
solicitante
El destino de los fondos entregados, nunca debe ser diferente del gasto efectuado.
Asimismo, si por algn motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras
no especificadas en el adelantado.
Consecuentemente, se reconocer nicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en
el formato. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidacin correspondiente
ante el responsable del manejo de la caja chica.
Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica est debidamente
respaldado con la presentacin de un justificante; y/o sustentados mediante
documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de
honorarios profesionales, importes y fechas de cancelacin.
La Gerencia General establecer el monto mximo que se pagara con el fondo de
Caja Chica, en coordinacin con la gerencia de reas, pudiendo ser modificado previa
autorizacin de la Gerencia General.
Todo documento, recibo provisional por mayor suma a lo establecido deber tener la
autorizacin del Gerente General.
La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la oficina de auditoria
interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.
Reembolso de la Caja Chica.
La recepcin del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa
documentacin sustentatoria debidamente autorizada. La reposicin oportuna implica
reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podr ser inferior al 10%, ni
mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepcin se efectuara las
veces necesarias y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.
Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo debern ser enumerados
correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados
en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.
El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los
documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la
reposicin del Fondo. Copia de esta solicitud se mantendr en archivo en forma
cronolgica
El departamento de Contabilidad proceder previa verificacin de los documentos
sustentaros y codificacin contable, a tramitar el giro del cheque de reposicin por el
departamento de tesorera a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.
Los documentos pagados por Caja Chica sern reembolsados teniendo en cuenta la
fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos
y no podrn ser mayores al asignado.
El Boucher y sus correspondientes comprobantes, sern archivados, como
justificacin del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.
LA ENTIDAD, S. A. DE C. V.
Hoja de reintegro de fondos de caja chica
Periodo del 01 al 22 de enero al 2015

TIPO VALO VALO

DE R R
FECH N NOMB IV FOVI RENT
GAST NETO
A DOCUMEN RE A AL A TOTA
O
TO L
 Total

____________________________________ ____________________
_______________
Elaborado por revisado por

CODIGO Reconocimiento No. X2 PARCIAL DEBE HABER

$ 12.0
4102 Gastos de Administracin 0

410201 Prestaciones

$ 12.0
41020107 Viticos 0

$ 18.0
4103 Gastos de Venta 0

$ 18.0
410302 Papelera y tiles 0

Efectivo y equivalentes al $ 30.0

1101 efectivo 0

110103 Efectivo en Bancos

11010301 Cuenta corriente

110103010 $ 30.0
1 Banco xyz, S.A. 0

TOTA $ 30.0 $ 30.0

LES 0 0

Cheque No. 1234, fulanito de tal,

valor reposicin fondo de caja
 chica, segn comprobantes
adjuntos.

Arqueo de la Caja Chica.

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si
el monto asignado est de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.
Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias as lo requieran y
estar a cargo de la Oficina de Auditoria Interna.
Los resultados de los arqueos se pondrn en conocimiento de la Gerencia del rea y
de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas
del caso.

Incremento o disminucin del fondo de caja chica:

Si se considera que la cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es excesiva o
no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el
responsable debe hacerse un reporte en el que aclare cualquiera de las dos
circunstancias anteriores.
Para modificar la cantidad del fondo, se debe proceder a realizar los siguientes
asientos:
Cuando se desee disminuir el fondo de caja chica

CODIGO Reconocimiento No. X2 PARCIAL DEBE HABER

Efectivo y equivalentes al $ 100.

1101 efectivo 00

110103 Efectivo en Bancos

11010301 Cuenta corriente

11010301 $ 100.
01 Banco xyz, S.A. 00

Efectivo y equivalentes al $ 100.

1101 efectivo 00

$ 100.
110102 Efectivo en caja chica 00

TOTA $ 100. $ 100.

LES 00 00

Remesa de este da por

disminucin del fondo de caja
chica
Cuando se desee incrementar el fondo de caja chica

CODIGO Reconocimiento No. X1 PARCIAL DEBE HABER

Efectivo y equivalentes al $ 100.0

1101 efectivo 0

$ 100.0
110102 Efectivo en caja chica 0

Efectivo y equivalentes al $ 100.0

1101 efectivo 0

110103 Efectivo en Bancos

11010301 Cuenta corriente

110103010 $ 100.0
1 Banco xyz, S.A. 0

TOTA $ 100.0 $ 100.0

LES 0 0

Por el incremento del fondo de

caja chica

Es de suma importancia recalcar que la cuenta de caja chica solo se ver afectada
cuando se desee incrementar o disminuir la cantidad que se estableci originalmente.
Liquidacin del fondo de caja chica:
Cuando se desea liquidar el fondo de caja chica o al cierre del ejercicio.
Para registrar la creacin de la liquidacin del fondo caja chica se hace un asiento
cargando a bancos y abonando caja chica.

CODIGO Reconocimiento No. X2 PARCIAL DEBE HABER

Efectivo y equivalentes al $ 500.

1101 efectivo 00

110103 Efectivo en Bancos

11010301 Cuenta corriente

11010301 $ 500.
01 Banco xyz, S.A. 00

Efectivo y equivalentes al $ 500.

1101 efectivo 00
 $ 500.
110102 Efectivo en caja chica 00

TOTA $ 500. $ 500.

LES 00 00

Por la liquidacin del fondo de

caja chica