Organizacin y Mtodos (IS-248) UNSCH 2016 - II

ESTUDIO DE ORGANIZACIN Y MTODOS

(Escrito por: Haroldo Eduardo Herrera Monterroso)

La funcin de Organizacin y Mtodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesora

al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia
administrativa mediante la elaboracin de estudios tcnico-administrativos que buscan el
mejoramiento de los procedimientos, mtodos y sistemas de trabajo.

Esta actividad se realiza a travs de propuestas que elaboran los Analistas de Organizacin &
Mtodos, despus de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza
la empresa, tratando de buscar hacerlos ms sencillos y efectivos, lo cual trae como
consecuencia reduccin de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificacin del
trabajo.

Las propuestas debern ser analizadas por el nivel gerencial, y ser all en donde se decida si se
ponen en prctica o si son denegadas.

Los Estudios de Organizacin & Mtodos son tiles para cualquier empresa, ya sea esta
Industrial, comercial o de servicios.

La Asistencia y asesora de Organizacin y mtodos a la direccin de la Empresa, puede darse a

nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta forma:

Externamente: Existen oficinas consultoras de Asesora, cuya labor fundamental es realizar

Estudios de Organizacin y Mtodos, las cuales muestran la siguiente caracterstica:

Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y con
conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar
un Estudio de Organizacin y mtodos pueden plantear diversidad de soluciones de acuerdo a
los problemas existentes, en base a conocimientos tericos o experiencias en otras empresas.

Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas ocasiones es

difcil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas histricos y el sentir general del
personal, puesto que por ser personas extraas a ellos la confianza y sinceridad puede ser
limitada.

Internamente: El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios de Organizacin

y mtodos, bajo las siguientes caractersticas:

Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes reas de la Empresa y

con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los procedimientos internos. Adems
puede llegar a conocer a profundidad las caractersticas internas elementales de cada rea, as
como la forma de pensar de las personas en relacin a los antecedentes histricos de los
procedimientos que se utilizan y de la Empresa en general.

Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a limitar las
posibles alternativas de solucin a los problemas que sean objeto de estudio, puesto que no
existen puntos de comparacin.

En la medida que la funcin de Organizacin & Mtodos constituye un instrumento de cambio

y mejoramiento, su ubicacin dentro de la estructura orgnica de cualquier entidad o

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empresa, merece consideracin seria y ponderada, por lo que existe diversidad de razones y
opiniones para ubicarla en el ms alto nivel de las Empresas, entre ellas destacan las
siguientes:

Al depender de la jefatura mxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas a

sus recomendaciones y sugerencias.
Se obtiene una visin amplia y panormica de la organizacin, especialmente en
trminos de la coordinacin que deben tener todas las actividades, lo que sirve para
fijar con mayor precisin sus posibles reas de trabajo y lograr mejores resultados.

Los Estudios de Organizacin & Mtodos representan el anlisis de los problemas estructurales
y de los sistemas de trabajo de la administracin, con el propsito fundamental de asesorar a
las unidades administrativas para el mejoramiento de sus mtodos de trabajo y el
aprovechamiento ptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y
eficacia en el desarrollo de sus funciones.

El alcance de los estudios de Organizacin & Mtodos comprende desde los cambios
estructurales de la organizacin, hasta las menores modificaciones introducidas en los
mtodos de trabajo de una pequea unidad administrativa, va desde la simplificacin de
trmites hasta la reforma total de la organizacin.

De acuerdo a su campo de aplicacin, los estudios de Organizacin & Mtodos pueden

realizarse en forma general para toda la organizacin y tambin en alguna de sus unidades
componentes, reas o puestos de trabajo en especial.

El estudio de toda la organizacin se realiza a nivel general de toda la empresa, comprende un

examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos
dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, polticas, organizacin, estructura,
sistemas de trabajo, recursos, etc.

A este nivel el estudio tambin puede realizarse en aquellas funciones generales de una
organizacin, comunes a varias reas o unidades administrativas.

El estudio especfico de alguna de sus unidades componentes, reas o puestos de trabajo en

especial, se realiza con el fin de considerar posibles mejoras en sus mtodos y procesos de
trabajo, aunque se realiza en forma independiente no se puede descartar dentro del estudio el
anlisis de las relaciones existente con otros componentes similares de la organizacin.

Este tipo de estudio se aplica tambin para la creacin de nuevas unidades administrativas o
puestos de trabajo, con la finalidad de aprovechar y mantener los sistemas de organizaciones
existentes, pero sobre todo buscar el xito de su funcionamiento.

Para que los Estudios de Organizacin & Mtodos obtengan los xitos deseados es importante
contar con la aprobacin y apoyo de la alta Gerencia, as como la anuencia y simpata de las
autoridades del rea objeto de estudio, y sobre todo con la participacin del personal
involucrado dentro del rea, lo cual solamente se lograr si se les comunica adecuadamente,
de lo contrario ser inevitable encontrar resistencia al cambio durante el estudio y en las
propuestas de cambio que se lleguen a formular.

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Metodologa de los estudios de Organizacin y Mtodos

Como toda tcnica o herramienta profesional los estudios de Organizacin & Mtodos deben
contar con una metodologa para su desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases
que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realizacin del mismo.

Planificacin del estudio

Recopilacin de informacin
Anlisis de la informacin
Elaboracin y presentacin del informe final
Implementacin y seguimiento

Planificacin del estudio

Ningn esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa

planificacin y preparacin previa del curso de accin que habr de seguirse para alcanzar su
propsito.

El primer paso dentro de la planificacin del Estudio de Organizacin & Mtodos es definir la
naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con
claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen
el trabajo.

Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una
investigacin preliminar o reconocimiento para determinar la situacin actual y visualizar los
estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigacin, las tcnicas ms apropiadas
para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solucin.

El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede dar
una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante
el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de
ello provocar una reformulacin del estudio en trminos ms objetivos.

En trminos generales los objetivos de la investigacin preliminar son:

Determinar las necesidades especficas que existen dentro del campo de aplicacin y la
identificacin del problema que requiere atencin prioritaria.
Descripcin detallada de la ubicacin, naturaleza y extensin del problema.
Establecer el tipo de conocimientos tcnicos o habilidades que se requerirn para
resolver el problema.
Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que sern necesarios para resolver
el problema, as como las tcnicas administrativas.

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y

practicada la investigacin preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo para
llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigacin definitiva y
fijar las normativas y condiciones generales que regirn su desarrollo.

Esta ltima etapa de la Planificacin del estudio debe presentarse en un informe que indique la
apreciacin del problema y el plan de trabajo que se utilizar para resolverlo, especificando
con claridad que es lo que se va a realizar y por qu, en donde, cmo, cundo y quienes lo

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harn, as como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboracin e

implementacin.

Este documento debe contener una explicacin clara y concisa de las reas de investigacin
que cubrir (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes
que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones slidas y efectivas, a travs
de la descripcin de los siguientes contenidos:

Antecedentes y justificacin del estudio

Propsito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener
Alcance y limitaciones del estudio
Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada accin o fase del
estudio
El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminacin de cada
accin o fase del estudio
Las estrategias y tcticas administrativas que se adoptarn para conducir la
investigacin
La delimitacin de responsabilidades para cada una de las fases del estudio
Los programas auxiliares de informacin y orientacin acerca de la naturaleza y
propsitos del plan

El plan de trabajo debe someterse a la consideracin de las autoridades del rea objeto de
estudio y a la aprobacin de la alta gerencia, quienes determinarn el costo-beneficio del
proyecto, as como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza.

Recopilacin de informacin

Es importante recopilar informacin general de tipo documental sobre: manuales, leyes,

decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadsticas, anuarios y estudios anteriores sobre
el rea o problema a evaluar, as como informacin especfica del campo de trabajo sobre:
organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volmenes de
trabajo, descripcin de los principales procesos, relacin con otras dependencias, condiciones
y caractersticas de la ubicacin, espacios fsicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella
informacin que especfica del rea objeto de estudio.

Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en
el rea objeto de estudio, evitar la formulacin de impresiones deformadas de la realidad,
incurrir en interpretaciones errneas, falsas conclusiones y proponer medidas de
mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes.

En el proceso de recopilacin de datos se debe evitar recoger informacin insuficiente o

acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y alarguen intilmente la duracin
de la investigacin. Lo anterior solamente se podr lograr teniendo siempre presente el
objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisin y evaluacin con la finalidad de
asegurarse de que los datos tienen relacin con el problema, detectar si de ellos se
desprenden nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras.

El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observacin de
los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita:

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Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se

implementen.
Comparar en cualquier fase de la investigacin los resultados parciales con los planes y
programas respectivos.
Facilitar la informacin al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que
se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias
y/o recomendaciones para mejorarlo.
Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor
fuente de informacin para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de
esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que
realiza el estudio.

Las tcnicas generales que se utilizan para la recopilacin de los datos son la investigacin
documental, la entrevista, el cuestionario y la observacin directa. La eleccin de las diversas
tcnicas est en funcin de los objetivos de la investigacin, de la naturaleza del problema de
estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visin y criterio del Analista.

Independientemente a la(s) tcnica(s) que se utilice, la labor de investigacin debe afrontarse

sin prejuicios por parte del Analista, sin opiniones preconcebidas, adoptando una actitud
amable y discreta a fin de ganarse la voluntad y confianza del personal del rea de estudio y
estimular la participacin activa en los trabajos que se realicen y no propiciar la resistencia al
cambio por parte de ellos. Adems es importante que dentro de esta etapa no se realice
ningn tipo de ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser
cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables posteriormente.

La investigacin debe comprender la recopilacin de los antecedentes y datos relativos a la

situacin actual del rea evaluada. Entre los antecedentes se encuentran los aspectos jurdicos
que se vern involucrados dentro del problema, los problemas similares que con anterioridad
se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento
en un intento de resolver el problema.

Por lo que respecta a la situacin actual, para el estudio de Organizacin & Mtodos es
importante cubrir con aquella informacin que permita:

Definir los objetivos del rea afectada

Conocer la estructura orgnica actual
Revisar las polticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el
problema en estudio.
Determinar las funciones asignadas a cada rea y/o puesto de trabajo, que tengan
relacin con el problema.
Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y
externas del personal, canales de comunicacin.

Anlisis de la informacin

Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de
Organizacin & Mtodos, para someterlos a un proceso de anlisis o examen crtico que
permita descubrir los problemas y establecer cules son las causas que impiden la operacin
normal del sistema, procedimiento o mtodo de trabajo, generando deficiencias, errores,
retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.

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Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solucin a los problemas
detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la
formulacin de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general.

El anlisis de una situacin o evento administrativo consiste en dividir o separar sus elementos
componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las caractersticas y las causas que originan
los problemas detectados, sin perder de vista la relacin de interdependencia e interaccin
que debe existir dentro de ellos.

El propsito del anlisis es establecer las bases para proponer opciones de solucin al
problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las acciones o medidas
correctivas que permitan la eliminacin del problema y el mejoramiento administrativo del
rea objeto de estudio.

El anlisis de la informacin provee de una descripcin ordenada de los datos, para someterlos
a un examen crtico que permita conocer todos sus aspectos y detalles, y logre conducir los
esfuerzos de racionalizacin a diagnosticar los problemas.

Las actividades que conforman la fase del anlisis de la informacin deben desarrollarse en la
siguiente secuencia:

Conocer el hecho o la situacin que se analiza, o sea tener en mente el objetivo del
estudio.
Describir claramente el problema o los problemas principales detectados.
Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o
particularidades.
Examinarlo crticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes.
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin elegido, realizando
comparaciones y buscando analogas o discrepancias con otros hechos similares.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerndolos
individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenmenos administrativos
no se comportan en forma aislada y por s solos, sino que son tambin causa-efecto de
las circunstancias del ambiente interno y externo que los rodea.
Formular un diagnstico de la situacin, identificando y explicando las deficiencias y
sus causas con el fin de resolverlos.

Para el anlisis de la informacin debe adoptarse un enfoque amplio e integral, relacionando el

problema con toda la organizacin y cada una de sus unidades componentes.

Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el anlisis consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica una serie de preguntas que resumen la
justificacin de las actividades administrativas. Es importante que las preguntas se realicen con
mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y lograr que la
persona que responde a las preguntas tambin llegue a cuestionarlas.

Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento o
situacin que se est evaluando, la aplicacin queda a criterio del Analista pero no debe
pensarse en preguntas sofisticadas sino lo ms simple posible, por ejemplo:

Qu se hace?
Para qu se hace?

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En dnde se hace?
Cundo se hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Cunto cuesta hacerlo?
Etc.

Despus de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y precisas, estas
debern someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta Por qu se hace ?, a
partir de ese momento se iniciar el examen crtico de los datos y las nuevas respuestas que se
obtengan darn la pauta para la formulacin de acciones de mejoramiento. Esto ser posible
mediante la eliminacin, combinacin, cambio o simplificacin de alguno o todos los
elementos objeto de anlisis.

Este sencillo procedimiento para el anlisis administrativo persigue la finalidad de sugerir las
bases para el examen crtico que debe aplicarse en un estudio de Organizacin & Mtodos. Es
evidente que el rigor con el que se analicen los datos estar en relacin directa con el tipo de
estudio que el Analista sea capaz de emprender y del grado de desarrollo en que se encuentre
el rea objeto de estudio.

La eleccin de las tcnicas e instrumentos de anlisis obedecer a la factibilidad de su

aplicacin, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero y los recursos que sean
accesibles, pero sobre todo a los conocimientos y grado de preparacin del personal que
realice las funciones de Analista de Organizacin & Mtodos.

Elaboracin y presentacin del informe final

Comprende la elaboracin de un documento que describe los hallazgos y las alternativas de

cambio o solucin a los problemas detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones
que a criterio del investigador permitirn un mejor desarrollo administrativo dentro del rea
evaluada.

La bsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase de la

planificacin o construccin del estudio de Organizacin & Mtodos, la cual presupone una
labor inversa a la efectuada durante el proceso de anlisis, es decir, que los elementos
separados y desagregados en el proceso anterior se combinan mediante una labor de sntesis,
formando nuevas unidades, integradas en tal forma que proporcionen las respuestas
adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo de la investigacin, lo cual no es ms que
llegar a las conclusiones del estudio.

Como resultado de las conclusiones a las que se llegue despus del anlisis de los datos y de la
formulacin del diagnstico de la situacin que origin el estudio, pero sobre todo utilizando
los conocimientos tcnicos, la imaginacin y creatividad, el Analista estar en posibilidad de
formular por lo menos dos alternativas de solucin al problema evaluado, para presentarlas a
manera de sugerencia o recomendacin.

La redaccin de recomendaciones no debe incluir todas las opciones posibles que se hayan
detectado cuando estas sean muy numerosas, sino que conviene seleccionar solamente las
ms viables y las que puedan ocasionar mayor impacto en los interesados. Cada opcin debe
ser acompaada de la estimacin de costos, los requerimientos de recursos, as como la
descripcin de sus ventajas y limitaciones.

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En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseo de un nuevo sistema de trabajo es

necesario combinar los insumos ( inputs ) con los productos ( outputs ), procesamiento,
requerimiento y flujo de informacin, as como tambin considerar la estructura de la
organizacin, los objetivos, las polticas, los planes de operacin, las funciones, los procesos,
los recursos, la distribucin del espacio y los controles que cada una de las alternativas
requieren para la implementacin del cambio.

Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de Organizacin &

Mtodos, se deben tener presentes las siguientes consideraciones y/o sugerencias:

No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realizacin del estudio.
La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser valiosas, pero debe
combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que sigan ciertos patrones
establecidos dentro de la organizacin.
Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados por los
cambios y recomendaciones se les d oportunidad de participacin en las evaluaciones
antes de que se tomen las decisiones finales.
Dar preferencia a las recomendaciones prcticas o viables, entendindose por ellas las
que dentro de las condiciones que prevalecen dentro del rea objeto de estudio sean
las ms factibles de aproximarse a la realidad.
Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones jurdicas y
administrativas cuando presenten dificultades para su modificacin.
Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperacin por parte
de ms de una unidad, cuando esta sea difcil de lograr.
Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores resultados,
atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del personal que labora dentro
del rea de estudio y de otras personas ajenas a ella, as como la asesora de
especialistas en campos determinados.

La mejor solucin ser aquella que permita realizar un trabajo o tomar una decisin dentro del
tiempo mnimo requerido y con el aprovechamiento adecuado de los recursos disponibles,
para obtener resultados en un corto plazo.

Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final deben incluir la
formulacin del programa para su implementacin que determine las actividades que deben
desarrollarse y la secuencia de su realizacin, acompaado del cronograma que indique las
fechas en las cuales deber iniciar y terminar cada una de las actividades del programa,
dejando establecido quien debe ser el responsable del control total del proyecto y de cada una
de sus actividades componentes.

Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito, redactndose para ello
un informe que adems de exponer las razones que fundamentan los cambios propuestos
faciliten la toma de decisiones al respecto.

El informe debe ser redactado de acuerdo a la naturaleza y caractersticas de los lectores, lo

cual har variar la forma y el contenido del mismo dependiendo a quien vaya dirigido. Los
funcionarios de alto nivel requieren informes condensados que les permitan tomar con cierta
seguridad decisiones correctas y oportunas, los cuales deben ser redactados en lenguaje
exento de tecnicismos y detalles muy particulares. Los informes tcnicos y detallados debern

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reservarse para aquellas personas que se vern involucradas en la implementacin de los

cambios sugeridos.

Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe grficas, diagramas, cuadros y dems
instrumentos de anlisis administrativos que se consideren elementos auxiliares para apoyar
las propuestas y recomendaciones, pero que sobretodo faciliten la interpretacin y anlisis de
las alternativas de solucin.

Los resultados de los estudios de Organizacin & Mtodos deben ser presentados
directamente al Gerente general y al personal involucrado en su aprobacin y en su ejecucin.
La presentacin no debe ser extensa ni tediosa, por lo que debe ponerse mucho empeo en su
contenido y apoyarse con ayudas audiovisuales y materiales para hacerla ms atractiva.

La resultados deben ser diseados, preparados y presentados por los Analistas encargados de
la evaluacin, para que las recomendaciones sean comprendidas y las dudas sean aclaradas en
el mismo momento.

El objetivo de la preparacin del informe es dar a conocer los resultados del estudio de
Organizacin & Mtodos al nivel gerencial y a las autoridades del rea objeto de estudio, para
obtener la aprobacin y apoyo necesarios para su implementacin.

Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a implementar, se
estar en condicin de disear el nuevo sistema y la implementacin del mismo.

Implementacin y seguimiento

Se refiere a la puesta en prctica del nuevo sistema y comprende la integracin de los recursos
humanos y materiales necesarios y la ejecucin del programa previsto bajo la supervisin y
asesora del Analista creador del sistema.

La implementacin de las recomendaciones formuladas puede ser considerada ms

importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con anterioridad, ya que
comprende el momento en el que la teora del estudio se convierte en prctica y debe ponerse
en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron.

Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son:

Formulacin de un programa para la implementacin del nuevo sistema.

Integracin de los recursos humanos y materiales que sean necesarios.
Descripcin del nuevo diseo y capacitacin sobre el programa de implementacin a
los responsables de la ejecucin del programa.
Ejecucin del programa.

En la formulacin del programa de implementacin del nuevo sistema debe determinarse las
actividades que debern desarrollarse y la secuencia de su realizacin, las cuales pueden
representarse a travs de un diagrama o cronograma de actividades.

En lo que respecta a la integracin de los recursos humanos y materiales es importante

considerar todos los requerimientos que sern necesarios para cumplir adecuadamente con la
implementacin del nuevo diseo, tales como caractersticas del personal, de las instalaciones,
del mobiliario y equipo, formularios y papelera en general, as como los documentos

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administrativos de soporte al cambio entre los que se pueden mencionar, manuales

administrativos, reglamentos e instructivos entre otros.

Definitivamente no basta con formular un programa de implementacin e integrar los recursos

humanos y materiales necesarios, si no se describe y capacita sobre el nuevo diseo y el
programa de implementacin a los responsables de la ejecucin del mismo.

Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de implementacin que se
decida utilizar se debe seleccionar y capacitar al personal que vaya a estar involucrado con los
nuevos procedimientos y mtodos de trabajo. Tomando como base los manuales e instructivos
que se desarrollen para que pueda ejecutar sus labores correctamente y adquiera el
conocimiento mnimo necesario de las actividades que le corresponder desarrollar dentro del
proceso total.

En este aspecto es importante resaltar que el logro de la implementacin del nuevo sistema no
es responsabilidad del Analista que tuvo a su cargo la evaluacin, los implementadores deben
ser los integrantes del rea de desarrollo, por lo que la adecuada capacitacin y
convencimiento de cada uno de ellos es de suma importancia para lograr establecer quin o
quines sern los responsables directos de la ejecucin del programa total y de cada una de las
etapas que lo integran.

La participacin del Analista de Organizacin & Mtodos al momento de poner en prctica sus
recomendaciones, constituye un requisito esencial, ya que su misin no concluye con la
formulacin de propuestas de mejoramiento y la preparacin del programa de
implementacin. Deber estar presente en el lugar en donde se realicen los cambios durante
todo el tiempo que se requiera y de ser necesario regresar eventualmente en forma
planificada y espordica al lugar de implementacin del nuevo sistema.

En lo concerniente a la ejecucin del programa, la funcin del Analista de Organizacin &

Mtodos es nicamente de asesora y asistencia al personal involucrado, quien deber
participar solamente como orientador del Jefe de la Unidad en desarrollo y del personal que
deber ejecutarlo, durante el proceso de implementacin de las recomendaciones hasta que
las mismas funcionen adecuadamente y a la vez retroalimentarse con los problemas y las
dificultades que puedan surgir en esta fase.

Para prevenir los obstculos y la resistencia al cambio de quienes se vean afectados por los
nuevos mtodos de trabajo es necesario incluir programas de informacin y orientacin sobre
la naturaleza, propsito y bondades del nuevo sistema.

Despus de cumplir con las actividades anteriores se procede a ejecuta el programa, que no es
ms que proceder a poner en operacin el nuevo sistema, aplicando el mtodo de
implementacin que previamente se haya seleccionado, realizando las actividades
programadas para el efecto y siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e
instructivos respectivos.

La ejecucin del programa debe responder adecuadamente a la sencillez o complejidad de los

nuevos sistemas, no existe una sola metodologa para realizarla, por lo que dependiendo de
los cambios que se deseen implementar se deber elegir entre alguna o varias de los mtodos
que se describen a continuacin:

El mtodo instantneo
El proyecto piloto

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La implementacin en paralelo
El mtodo parcial o por aproximaciones sucesivas

Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no involucra un gran volumen de

operaciones o un nmero excesivo de unidades administrativas, el mtodo de implementacin
instantneo es el ms aconsejable y el ms aceptado en la prctica.

Es una forma fcil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los cambios por
sencillos que sean impliquen utilizacin de equipo diferente y desconocido para el personal o
exista alto grado de resistencia al cambio.

El mtodo de implementacin a travs del proyecto piloto consiste en realizar un ensayo del
nuevo sistema en tan solo una parte del total de la organizacin, con la finalidad de medir su
eficacia. Debe entenderse por esto que slo es posible cuando existe una relativa semejanza
en las condiciones que imperan dentro del rea objeto de estudio o de la organizacin como
un todo.

Su principal utilidad radica en que permite introducir los cambios en una escala reducida,
realizando cuantas pruebas sean necesarias para determinar la validez y efectividad del
sistema propuesto antes de operarlo en forma global. Sin embargo sus desventajas no pueden
generalizarse ya que no es posible asegurar que lo que es vlido para una parte del todo, lo es
tambin para las partes restantes. Adems generalmente al proyecto piloto se destinan
recursos fuera de lo normal y atencin especial que no puede ampliarse posteriormente a toda
la organizacin.

Cuando se trata de la implementacin de proyectos complejos y riesgosos para la

organizacin, es recomendable utilizar el mtodo de implementacin en paralelo, el cual
consiste en la operacin simultnea por un perodo determinado de tiempo tanto del sistema
tradicional como del que se va a implementar. Esto permite realizar modificaciones y ajustes
sin crear graves problemas hasta que el nuevo sistema est funcionando normalmente antes
de que se suspenda la operacin del anterior.

Este mtodo garantiza mayor seguridad en las operaciones que se realizan durante el cambio,
ya que cualquier contingencia puede afrontarse sin precipitaciones, tambin permite que el
personal que se encargar del nuevo sistema pueda familiarizarse con sus nuevas atribuciones
sin la presin de trabajar con la posibilidad de contener errores. Pero su mayor virtud est en
que permite realizar comparaciones de los nuevos mtodos contra los mtodos tradicionales y
verdaderamente medir su impacto.

El mtodo de implementacin parcial o de aproximaciones sucesivas es el ms adecuado para

implementar sistemas de gran magnitud y riesgo para la organizacin, puede afirmarse que
para estos casos es el nico que permite realizarla con xito. Consiste en seleccionar parte del
nuevo sistema o pequeas porciones del mismo e implementarlas procurando no causar
graves alteraciones y avanzar al siguiente paso solamente hasta que se haya consolidado
suficientemente el anterior.

Se trata de un mtodo ms lento y cmodo que los anteriores, por lo que en ocasiones
requerira ms tiempo que el previsto inicialmente. Sin embargo esta aparente desventaja se
compensa ya que asegura un cambio gradual perfectamente controlado.

Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su funcionamiento con el propsito

de determinar que los objetivos del sistema se estn logrando, cerciorarse de que todos sus

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elementos componentes estn operando adecuadamente, realizar los afinamientos o

modificaciones necesarias y confirmar que todas las rutinas reemplazadas estn efectivamente
descontinuadas.

Los mecanismos para obtener la informacin que se utilice para comprobar la eficacia de las
mejoras implementadas son sumamente variables de acuerdo a las caractersticas particulares
del rea objeto de estudio, por lo que su recopilacin y anlisis debe quedar a criterio del
Analista de Organizacin & Mtodos y de los responsables de dar seguimiento y control a los
cambios implementados.

A partir de las observaciones que se realicen y del anlisis de la informacin que se pueda
obtener, durante un lapso de tiempo indefinido se podrn analizar y adoptar cambios para
alguna de las etapas componentes o para el sistema en general. Es conveniente conocer los
resultados del nuevo sistema antes de intentar introducir las medidas correctivas de manera
precipitada en el momento y lugar en el que se presenten, a menos de que las deficiencias
detectadas sean muy evidentes y las medidas correctivas lleguen a considerarse estrictamente
necesarias.

Es recomendable tomar en cuenta que la adopcin de medidas correctivas es un evento que

surge constantemente ya que en muchos casos, la solucin a un problema particular resulta
parcial si no se modifican las causas que lo generan, y estas pueden detectarse posteriormente
a la fase de ejecucin del estudio inicial.

Los cambios implementados no deben permanecer estticos, por el contrario deben ser
adaptados constantemente de acuerdo con las necesidades cambiantes de la empresa. La
experiencia ha demostrado la necesidad de poner especial atencin a la revisin peridica de
los sistemas, lo cual permite evitar la obsolescencia de los mismos que afectan en forma
directa a la organizacin en general.

Instructor: Bach. Jorge Flores Quispe 12