UNIVERSIDAD ESTATAL PENNSULA

DE SANTA ELENA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

ASIGNATURA:
AUDITORA FINANCIERA I

TALLER DE INVESTIGACIN

DOCENTE:
LIC. JAVIER RAZA CAICEDO, mSc

CURSO:
CPA 6/1

GRUPO:
APOLINARIO MEREJILDO ARIEL
DEL PEZO DE LA ROSA JOS
LINDAO ROCAFUERTE CHRISTIAN
SOLIS ORRALA YAJAIRA
SOLRZANO MONTES JUNIOR
TOMAL MARN KAREN
TOMAL POZO VICTOR

ECUADOR - SANTA ELENA

2017
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA

INGRESO DE CAJA GENERAL

Polticas:

1. La recaudacin de los ingresos provenientes por todos los servicios que se brindan,
de las operaciones comerciales, estar centralizada en el cajero de la institucin.

2. Las funciones que lleve a cabo el cajero sern exclusivamente las de recepcin de
dinero, as como los pagos de dinero en efectivo o con cheque debidamente
autorizados por la Divisin de Administracin y Finanzas y la Direccin General, y
no debe estar involucrado en las funciones relacionadas con los registros contables
que tengan que ver con la recepcin de efectivo, como correspondencia,
conciliaciones bancarias, facturaciones etc.

3. Los ingresos de caja debern ser depositados en el banco el mismo da que se reciben
o a ms tardar el da siguiente.

4. Se debe preparar un informe de caja diario, donde se muestren los ingresos recibidos
y los cheques girados con el objetivo de tener saldos diarios en caja y bancos.

5. La Divisin de Administracin y Finanzas debe verificar en forma diaria la recepcin

de ingresos y la disposicin final de acuerdo con los procedimientos descritos en este
documento.

6. Para que se d una eficiente, adecuada y oportuna recepcin de los ingresos, debe
cumplirse con los procedimientos descritos sobre las actividades de la caja central,
con todas aquellas unidades operativas encargadas de la emisin de los documentos
que sirven de soporte para realizar el cobro. Tales como facturacin, servicio de
alojamiento, fax y telfono etc.
Procedimientos:

Se ha creado el formulario denominado "Recibo Oficial" en una versin para colones

costarricenses y otra para dlares estadounidenses, que debern ser emitido conforme a las
normas, procedimientos y periodicidad que se estable a continuacin.

1. Para toda recepcin de ingresos se emitir un recibo oficial de dinero, el cual ser
hecho por las personas encargadas.

2. Todos los ingresos debe ser registrados en la base de datos "sistema ingresos" e
impreso en las formulas diseadas para este fin. Y solo en casos muy especiales y de
fuerza mayor se podrn realizar recibos por ingreso de dinero a mquina en otras
frmulas de recibo oficial hecho para estas contingencias.

3. El "Recibo Oficial" consta de un original y dos copias que se distribuirn de la

siguiente forma:
Original para la persona o institucin que efecta el pago o donacin, una copia para
el documento contable y otra para el archivo consecutivo de caja. Dichos recibos
deben tener un nmero asignado por el sistema.

4. El cajero preparar los depsitos bancarios de las diferentes cuentas que opera el
centro de acuerdo al origen de los ingresos recaudados en el transcurso del da, el cual
debe ser revisado por una persona de la oficina de contabilidad a la cual se le haya
designado esa responsabilidad, dejando evidencia de ello a travs de su firma en la
boleta del depsito bancario.

5. La boleta de depsito bancario, una vez sellada por el banco se adjuntar a las copias
de los recibos oficiales de caja que conforman el depsito, esta documentacin se
pasar al encargado designado para su revisin final antes de su archivo con los otros
documentos contables.

6. El cajero preparar un informe diario de caja por cada cuenta bancaria, el cual debe
incluir: Saldo anterior que ha de ser igual al saldo del informe del da anterior, se
 presenta el movimiento del da a travs de los depsitos, cheques, transacciones, notas
de dbito, notas de crdito y se obtiene del saldo actual.

Este informe se har con el fin de controlar por parte del departamento de
contabilidad, la disposicin final de los dineros recaudados en forma diaria y de
mantener informacin actualizada para la realizacin de flujos de efectivo y anlisis
financieros para la toma de decisiones.

7. Cuando el cajero recibe dineros por cancelaciones de facturas por venta de servicios
u otros deber mutilar los recibos con el sello de cancelado. Previamente el encargado
de realizar los recibos (que no debe ser el cajero), debe sellar todas las facturas
indicando el nmero de recibo con que se va a cancelar la factura.

8. El cajero entregar original de la factura y original del recibo al cliente para el retiro
del producto, si el dinero o cheque recibido es por una venta al exterior se devolver
la factura original y una copia as como original del recibo de dinero a la seccin de
facturacin para que sean remitidos a la unidad operativa que efectu la venta.

En ambos casos una copia de la factura quedar adjunta al comprobante de diario,

otra se incluir en el archivo consecutivo, una se enviar a la oficina que efectu la
venta y en los casos que corresponda se enviar una copia al encargado de los
inventarios.

Referencia:

REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIN Y DOCUMENTOS. (2015).

Obtenido de http://www.fao.org/3/a-bc059e.pdf
 EGRESOS DE CAJA GENERAL

Polticas:
Sueldos, Salarios Y Prestaciones
Estos pagos debern efectuarse en los das programados los cuales sern previamente
definidos por la Subdireccin de Recursos Humanos o los que estn especficamente
establecidos en los contratos colectivos de trabajo.

1. Los recibos de pago de nmina debern entregarse por el personal del Departamento
de Recursos Humanos o Relaciones Industriales al responsable de la Caja General,
para proceder a su pago en las fechas programadas.

2. Al momento de efectuar el pago al personal, es obligacin del responsable de la Caja

General, solicitar la credencial oficial expedida en donde lo acreditan como empleado
de la empresa.

3. El responsable de la Caja General deber obtener la firma del empleado en el recibo

o listado que ampara el pago efectuado, validndola contra la asentada en la
credencial oficial expedida por la empresa.

4. Por ningn motivo se deber entregar un sobre de nmina o pago de prestaciones en

vales a otra persona que no sea el beneficiario, a menos que presente una carta poder
en original, en la cual, el beneficiario le otorga especficamente el poder para efectuar
el cobro, especificando con precisin el concepto y periodo de pago que est
autorizando cobrar a un tercero.

5. La entrega de vales de despensa y de comida, deber ajustarse a las fechas

establecidas por las disposiciones de carcter general fijadas por la Direccin de
Administracin o las que estn establecidas en el contrato colectivo de trabajo.

6. En el pago de vales de despensa y comida, el responsable de la Caja General deber

recabar del empleado la firma de recibido de conformidad en el listado que
 proporcione el Departamento de Prestaciones en Oficina Central y el Departamento
de Relaciones Industriales en los Centros de Trabajo.

7. Toda suspensin temporal o definitiva de un pago de nmina, debe ser requerida

mediante oficio suscrito por el Subdirector de Recursos Humanos y dirigido al
Subdirector de Tesorera General, en los Centros de Trabajo por el Jefe del
Departamento de Relaciones Industriales al Subgerente de Administracin y
Finanzas.

Servidores Pblicos Y Otros Beneficiarios

1. Los cheques expedidos para pago de pensiones alimenticias, sern entregados a los
beneficiarios, mediante presentacin de identificacin oficial (credencial de elector,
cartilla o pasaporte).

2. En caso de que el beneficiario no se presente a recibir el pago, deber extender carta

poder, misma que, para validar la personalidad y firmas del otorgante, otorgado y
testigos, deber avalarse por el titular del Departamento de Recursos Humanos en
Oficina Central, por el Jefe de Relaciones Industriales en Centros de Trabajo y por el
Titular del Departamento de Operaciones, suscribiendo la misma al reverso, haciendo
constar esta validacin y se incluir copia de identificacin oficial (credencial de
elector, cartilla o pasaporte) del otorgante y de los testigos.

3. Los cheques por concepto de finiquitos y liquidaciones, sern entregados a los

beneficiarios por conducto del Departamento de Relaciones Laborales en Oficina
Central y por el Departamento de Relaciones Industriales en Centros de Trabajo, para
ello, los titulares de dichos Departamentos debern remitir oficio al responsable de la
Caja General, solicitando la entrega del cheque, el cual deber contener lo siguiente:
Designacin y firma de la persona que recoger el cheque.
Nombre del beneficiario, nmero de cheque, importe y no banco girado.

Referencia: http://www.liconsa.gob.mx/wp-content/uploads/2012/01/000002fb.pdf
 CIERRE DE CAJA FACTURACIN
Polticas:
1. El jefe de Caja deber llevar los paquetes de dinero recaudado en cada turno a la caja fuerte,
acompaado de un guardia de seguridad.
2. El jefe de caja ser la nica persona autorizada de realizar el corte de documento en el sistema.
3. El formato corte de documentos deber ser firmado por la jefa del departamento financiero,
jefe de caja y cajera de cada turno que se lo elabore.

Procedimientos:

RESPONSABLE ACTIVIDADES
1. Realiza el corte de documentos en el sistema y lo imprime para entregrselo
Jefe de Caja
a la cajera.
2. Recibe el corte de documentos; comprueba la veracidad de los billetes.
3. Ordena las copias rosadas de las facturas en orden cronolgicas, facturas
originales a crditos, copias de notas de crditos por servicios, vouchers,
documentos de hospitalizacin y comprobantes de pagos elaborados durante
el da. Archiva facturas de crditos originales temporalmente.

Cajera 4. Confronta los documentos y los valores recaudados con el corte de los
documentos y procede a frmalos.
5. Elabora liquidacin de caja (detalle de valores recaudados) y papeletas de
depsitos (una por valores en efectivos y otras por valores en cheques) y las
firma.
6. Entrega a la jefa de caja los documentos antes mencionados firmados y el
dinero junto con la papeleta de depsito y copia de la papeleta de depsito.
7. Recibe dinero; recuenta el dinero y elabora el paquete con el dinero
recaudado.
8. Distribuye: las copias rosadas de las facturas, copias de notas de crditos
Jefe de Caja por servicios, vouchers, documentos de hospitalizacin y comprobantes de
pago, corte de documentos los entrega a contabilidad; liquidacin de caja
copia de papeleta d deposito paquete de dinero junto con la papeleta de
depsito los entrega a pagadura.
9. Recibe: copias rosadas, de las facturas, copias de notas de crditos por
servicios, vouchers, documentos de hospitalizacin y comprobantes de pago,
Contabilidad
corte de documentos. Revisa y firma corte de documentos y lo devuelve a
la jefa de caja.
10. Recibe liquidacin de caja copia de papeleta de depsito paquete de
dinero junto con la papeleta de depsito para su posterior control y revisin,
Pagadura cuenta los paquete delante de la jefa de caja, los guarda en una funda y los
coloca en la caja fuerte hasta que lleguen los custodios del banco para que
depositen el dinero.
 EMISION DE FACTURAS.

Polticas:

1. Las trasferencias bancarias utilizadas como medio de pago, debern estar

conformadas por el administrador de la facultad o dependencia central.

2. La prestacin de servicios o transacciones realizadas entre facultades y/o

dependencias centrales no podrn originar la misin de la factura fiscal.

3. La universidad central de Venezuela no podr facturar las donaciones recibidas por

la institucin.

Procedimiento.

1. Recibe.- Al usuario para la cancelacin del bien o servicio a recibir.

2. Registra.- En el sistema los datos personales necesarios para la generacin de la
factura.
3. Verifica.- Si los rubros a facturar se encuentran creados en el sistema de facturacin.
3.1.En caso de no estar creado el rubro informa al administrador la situacin
presentada.
3.2.En caso de estar creado el rubro coloca los rubros a facturar.
4. Verifica.- Precio a facturar
4.1.En caso de no corresponderse el precio con el rubro a facturar informa al
administrador la situacin presentada.
4.2.En caso de corresponderse el precio con el rubro a facturar indica la forma de
pago y totaliza el cobro.
5. Recibe.- Pago por parte de usuario.
6. Genera.- La factura a travs del sistema.
7. Conoce.- Por parte del cajero la situacin presentada en caso de no estar creado el
rubro o no corresponderse el precio con el artculo.
8. Ingresa.- Al mdulo administrativo del sistema de facturacin.
9. Actualiza.- La informacin correspondiente.
 10. Informa.- Al cajero que ya fue solventada la situacin y proceda segn lo descrito en
el paso nmero 4 de este procedimiento.

Referencia: Mndez, B. (Abril 2013). Manual de normas y procedimientos para la emisin

de facturas en la Universidad Central de Venezuela. Universidad Central de
Venezuela.

ANULACIN Y REVERSIN DE FACTURAS.

Podemos anular una factura que hayas emitido si tiene datos errados, por ejemplo los del
cliente, la descripcin de la operacin o de los bienes.

Para anularla debes reunir todos los ejemplares de la factura (emisor y usuario) y anotar de
forma cruzada en todos ellos la palabra ANULADA. Debes conservar estos ejemplares en tu
poder. Se recomienda recuperar adems la tercera copia denominada Factura Negociable.

Polticas:
La gerencia general comercial, debe solicitar por escrito bajo su responsabilidad y con la
justificacin correspondiente, la cancelacin de facturas y su re-facturacin, por las
siguientes causas.

1. Por diferencia en los precios cotizados.

2. Por diferencia en cantidad de impresos entregados segn contrato y/o pedido.
3. Por cambio de denominacin y/o razn social del cliente, anexando copia del ruc. Y
justificando el mismo.
4. Por cambio de domicilio fiscal del cliente.
5. Por diferencia entre la fecha de elaboracin de la factura y contrato y/o pedido.
6. Por criterio en la amortizacin de los anticipos otorgados por los clientes.
7. Por alguna causa anloga a las anteriores.
Para toda anulacin de facturas se requisitar el formato Reporte de Cancelacin de
Facturas el cual estar debidamente prefoliado. La asignacin y control del folio ser
responsabilidad de la subgerencia de tesorera.

El reporte de facturas canceladas contiene la siguiente informacin:

Nmero de folio. Importe.

Fecha de factura a cancelar. Motivo de la cancelacin:
No. De factura. Firma de autorizado.
Importe. Firma de elaborado.
Fecha de nueva factura. Firma de solicitado.
Numero de factura. Fecha de elaboracin.

Procedimiento:

RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. El cliente solicita a la gerencia general comercial la modificacin de la
Cliente
factura indicando el motivo de su requerimiento.
2. Evala la solicitud del cliente y en su caso bajo su responsabilidad
Gerencia general
solicita y justifica por escrito a la gerencia general de administracin y
comercial
finanzas, la modificacin de la factura y/o re-facturacin.
Gerencia General De 3. Recibe solicitud y la turna a la gerencia de finanzas para su opinin. De
Admin. Y Finanzas no proceder regresa solicitud a la gerencia general comercial.
Gerencia De Finanzas 4. Analiza la solicitud turna a la subgerencia de tesorera para su trmite.
5. Efecta la cancelacin y re-facturacin solicitada y elabora reporte de
Subgerencia De cancelacin de factura prefoliado en cuatro tantos anexando
Tesorera documentacin, y en su caso remite a la gerencia general comercial para
su firma como rea responsable.
Gerencia General 6. Firma el reporte de cancelacin de facturas y lo regresa a la
Comercial subgerencia de tesorera.
Subgerencia De 7. Turna para su autorizacin a la gerencia de finanzas.
Tesorera
8. Firma el reporte de cancelacin de facturas y lo regresa a la
Gerencia De Finanzas
subgerencia de tesorera con la factura cancelada.
Subgerencia De 9. Saca copia de la factura cancelada y con un tanto del reporte de facturas
Tesorera cancelada archiva.
10. Se turna a la subgerencia de presupuesto y contabilidad la factura
Subgerencia De
cancelada en original y todas sus copias as como el reporte de
Tesorera
cancelacin autorizado para su control y registro.
Referencia: REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIN Y DOCUMENTOS.
(2015). Obtenido de http://www.fao.org/3/a-bc059e.pdf
 DEVOLUCIN DE VALORES A CLIENTES.

Procedimientos:

1. El cliente debe solicitar su devolucin diligenciando el formato Solicitud de

Devolucin de Mercanca y adjuntando la factura escaneada. Estos documentos se envan
al rea comercial a travs de correo electrnico.
2. Tratndose de una solicitud de devolucin por el causal Pedido Errado por parte del
cliente, Lince Comercial se reserva el derecho de aceptar o no una devolucin de mercanca.
En cuyo caso, el plazo mximo para que Lince Comercial S.A. pueda recibir una solicitud de
devolucin es de 15 das calendario a partir de la fecha en que se entreg el producto. Sin
excepciones.
3. Tratndose de una solicitud de devolucin por el causal Producto con Defectos de
Fabricacin, la aceptacin a la solicitud de devolucin depender de la aceptacin por parte
del fabricante correspondiente; en caso de respuesta negativa por parte del fabricante, se
otorgar la garanta de acuerdo a las polticas del mismo.

En caso de ser aceptada la devolucin:

1. Todos los productos deben estar empaquetados en su envoltura original y en idntico

estado en el que fue entregado por Lince Comercial S.A.
2. Los productos deben contener todos los accesorios, manuales, documentacin y registros
enviados por Lince Comercial S.A.
3. El cliente debe acompaar el producto con la factura original de compra.
4. Los gastos de fletes sern asumidos por el cliente. En caso que la devolucin no sea
aprobada y que la mercanca ya haya sido enviada a Lince Comercial S.A. esta se retornar
al cliente en modalidad flete contra entrega haciendo uso de la compaa transportadora
que tenga convenio vigente con Lince Comercial S.A.
5. Bajo ningn concepto se har devolucin de dinero. Se generar una nota crdito a favor
del cliente que podr reducir su cuenta por pagar, o servir de anticipo para su prxima
compra.
Cuando la solicitud de devolucin obedece al causal Pedido Errado por parte del
cliente; en ningn caso se aceptara devolucin de productos que:

1. Se hayan importado o pedido a nuestro proveedor bajo orden de compra del cliente; es
decir, que NO eran parte del stock de rotacin al momento de recibir el pedido.
2. Presenten seales de manipulacin (rayones, huellas de uso de herramientas, etc.),
empaque deteriorado y/o que no contengan todos los accesorios entregados, incluidos los
manuales y la documentacin de registro.
3. Se hayan adquirido en promocin.

Tenga en cuenta:

1. En caso que la mercanca recin adquirida presente faltantes o deterioro fsico, estos
deben reportarse dentro de los tres das siguientes al recibo de la misma y
evidenciarlos.
2. Para tramitar su devolucin contacte al departamento comercial quien le brindar la
asesora necesaria.
3. Todo producto que sea retornado a Lince Comercial, una vez se haya entregado o
vendido al cliente, debe ser recibido de acuerdo con las condiciones establecidas en
el presente documento.

Referencia: Empresa Lince Comercial S.A (2012)

 REPOSICIN DE CAJA CHICA
Polticas:
1. El Fondo de Caja Chica, estar constituido por el monto previamente autorizado por el
Director Administrativo del Centro en lo sucesivo referido como El Director, el cual no
podr exceder de una cantidad dictada.
2. Los aumentos o disminuciones del FONDO FIJO de caja chica, sern autorizados por el
Director Administrativo, haciendo nfasis de los motivos que justifiquen el aumento, cuando
este sea el caso.
3. La Gerencia de Contabilidad y Costos es responsable de ordenar los fondos necesarios para
la apertura o reposicin de fondos de Caja Chica.
4. Los Fondos de Caja Chica solo podrn utilizarse para cubrir gastos menores de carcter
urgente, por una cantidad que no debe superar por factura el monto estipulado ms IVA
incluido del fondo asignado; en caso de exceder este monto la factura deber ser signada por
la Direccin Administrativa y/o el Director General.
5. Todo gasto de Caja Chica debe estar soportado por el original de la factura o comprobante
de pago correspondiente y entregar los archivos al Departamento de Contabilidad y Costos.
6. La solicitud de reposicin se deber elaborar con comprobantes propios del mes en cuestin,
evitando acumular comprobantes de meses anteriores.
7. Los empleados que soliciten dinero de caja chica, estn obligados a liquidar el vale y entregar
segn sea el caso los archivos dentro de los 3 das hbiles siguientes al recibo de efectivo.

Procedimiento:
1. Se prohbe destinar fondos de Caja Chica para efectuar prstamos, cambiar cheques o
pagar, combustibles, tarjetas de presentacin personal, herramientas, equipo menor,
viticos o cualquier operacin diferente a su propia finalidad. Adems no deben adquirir
artculos que son incluidos en compras corporativas a menos que se demuestre su no
existencia en bodega.
2. Cuando un funcionario reciba o se le asigne un fondo de caja chica este deber firmar un
documento de constancia al recibir los fondos, ningn responsable de estos fondos podr
mantener en la Caja Chica documentos que sean de propiedad personal o particular.
3. Todos los pagos que se hagan debern ser aprobados por el jefe inmediato del responsable
de caja chica.
4. Se deber anotar en cada factura el nmero de la cuenta a la cual debe cargarse su importe,
con lapicero rojo u otro color diferente al detalle de la factura. Cuando el vendedor sea
una persona jurdica la factura debe estar debidamente membretada, especificndose en
ella el nmero de la cdula de identidad.
5. Es obligacin del encargado de Caja Chica la utilizacin del "Vale Provisional de Caja
Chica" para cualquier adelanto de dinero. Estos vales deben ser cancelados a ms tardar
48 (cuarenta y ocho) horas despus de haber sido entregados los fondos.
6. Queda totalmente prohibido el fraccionamiento de las compras que se hacen por medio
de la Caja Chica con el fin de eludir los trmites de compra establecidos por la Unidad
de Proveedura. Los comprobantes de gastos adjuntos a las solicitudes de reintegro deben
contener el sello de cancelado y/o la firma del responsable de la casa comercial
vendedora.
7. Los comprobantes y justificantes cancelados con fondos de Caja Chica deben contener la
firma de "Recibido Conforme" del funcionario que recibi los bienes o servicios.
8. Es obligacin del encargado de la Caja Chica mutilar con el sello de "Pagado con Caja
Chica" todos los comprobantes de gastos pagados con dinero de este fondo.
9. Es obligacin del encargado de la Caja Chica, cada vez que solicite un reembolso,
balancear el fondo para cerciorarse que el total de comprobantes de gastos ms el efectivo
en caja, es igual al fondo fijo asignado.
10. El encargado de caja chica efectuar semanalmente y lo har constar en el formulario
creado al efecto, un arqueo que debidamente firmado lo guardar como parte del archivo
de la caja por mes. El arqueo contendr necesariamente la aprobacin de quien ejerce las
funciones de jefe inmediato.
11. Cuando un arqueo sorpresivo por parte de un miembro de la contabilidad, al encargado
de Caja Chica, resultase algn faltante, deber ser repuesto inmediatamente en presencia
del que hace el arqueo, para as completar el monto del fondo fijo.
12. Cuando un encargado de caja chica cese en sus funciones o se ausente de su trabajo por
cualquier motivo, debe su jefe inmediato solicitar a la Divisin de Administracin y
Finanzas, l envi de un funcionario para efectuar el traspaso de los fondos a la persona
 que l asigne para responsabilizarse de los mismos. Ese traspaso se har nuevamente al
reingresar a sus funciones el titular responsable de la Caja Chica.
13. Los comprobantes de gastos debern ser presentados para su reembolso antes de
transcurridos 60 das de su fecha de emisin. Los documentos que incumplan esta
disposicin sern rechazados y no se autorizar su respectivo reembolso.
14. Los comprobantes de gastos debern ser presentados para su reembolso antes de
transcurridos 60 das de su fecha de emisin. Los documentos que incumplan esta
disposicin sern rechazados y no se autorizar su respectivo reembolso.

Referencia: REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIN Y DOCUMENTOS.

(2015). Obtenido de http://www.fao.org/3/a-bc059e.pdf