12.

2 Efectuar Adquisiciones

Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un

vendedor y adjudicar un contrato. Se reciben propuestas y ofertas y se aplican
criterios de seleccin para poder escoger a los vendedores calificados para efectuar el
trabajo. Se puede elaborar una lista restringida de vendedores calificados basndose
en una propuesta preliminar.

12.2.1 Efectuar las Adquisiciones: Entradas

1. Plan para direccin del proyecto: Parte del plan para la direccin del
proyecto, describe cmo se gestionarn los procesos de adquisicin, desde el
desarrollo de la documentacin de la adquisicin hasta el cierre del contrato.
2. Documentos de la Adquisicin: Se utilizan para solicitar propuestas a
posibles vendedores. (Descritos anteriormente12.1.3.4)
3. Criterios de Seleccin de Proveedores: Pueden incluir informacin sobre las
habilidades requeridas del proveedor, sus capacidades, las fechas de entrega,
el costo del producto, el costo del ciclo de vida, la pericia tcnica y el enfoque
con respecto al contrato. (Descritos Anteriormente 12.1.3.5)
4. Lista de Vendedores Calificados: Es una lista de los vendedores que han
sido preseleccionados en base a sus calificaciones y/o experiencia pasada, para
asegurar que las compras puedan realizarse de acuerdo al contrato.
5. Propuestas de los Vendedores: Es la respuesta a un paquete de formularios
de la adquisicin, conforman el conjunto de informacin bsica del
producto/servicio que ser evaluado con el fin de seleccionar a los vendedores.
6. Documentos del Proyecto: Frecuentemente se incluyen: el registro de riesgos
(Seccin 11.5.1.1) y los acuerdos contractuales relacionados con los riesgos
(Seccin 11.5.3.2)
7. Decisiones de Hacer o Comprar: Documentan las conclusiones relativas a
los productos/servicios o resultados que se adquirirn y aqullos que sern
desarrollados internamente. (12.1.3.3)
8. Acuerdos para trabajar en Equipo: Cuando se implementa un acuerdo de
equipo, los roles del comprador y del vendedor ya habrn sido decididos por la
direccin ejecutiva. Es posible que el vendedor ya se encuentre trabajando en
con un contrato provisional financiado por el comprador o de manera conjunta
por ambas partes. Se deben elaborar en conjunto (comprador y vendedor) un
enunciado del trabajo relativo a adquisiciones que cumpla con los requisitos
del proyecto. Las partes negociarn luego un contrato final que deber ser
adjudicado.
 9. Activos de los Procesos de la Organizacin: Los elementos de los activos de
los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso de Efectuar
las Adquisiciones, se incluyen las listas de posibles vendedores calificados y
la informacin relativa a las experiencias pasadas pertinentes con los
vendedores, positivas y negativas.

12.2.2 Efectuar las Adquisiciones: Herramientas y Tcnicas

1. Conferencias de Oferentes: Son reuniones con todos los posibles

vendedores y compradores antes de la presentacin de ofertas o propuestas.
Se las utiliza para asegurar que todos los posibles vendedores comprendan de
manera clara y uniforme la necesidad de adquisicin (requisitos tcnicos y
contractuales), y que ningn oferente reciba tratamiento preferencial. Las
respuestas a las preguntas pueden ser incorporadas en los documentos de la
adquisicin en forma de enmiendas.
2. Tcnicas de Evaluacin de Propuestas: Para el caso en que las
adquisiciones complejas sean seleccionadas basadas en las respuestas de los
vendedores con criterios de ponderacin definidos previamente, se deben
definir un proceso formal de revisin de acuerdo con las polticas de
adquisicin. Debe ser aprobada por la direccin.
3. Estimaciones Independientes: Es posible preparar una estimacin
independiente o contratar los servicios de un estimador profesional eterno
para comparar las propuestas de los vendedores. Si existen diferencias
considerables en las estimaciones de costos es un indicio que el enunciado
del trabajo fue deficiente, ambiguo y/o que los vendedores no lo
interpretaron bien o no lo pudieron interpretar.
4. Juicio de Expertos: Puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los
vendedores. Dicha evaluacin puede ser realizada por un equipo
multidisciplinario en donde se incluyan conocimientos especializados en
diferentes disciplinas funcionales.
5. Publicidad: Las listas de vendedores potenciales pueden ser ampliadas si se
colocan anuncios en publicaciones de alta difusin. Algunas jurisdicciones
gubernamentales requieren la difusin pblica de ciertos tipos de
adquisiciones y la mayora exige la publicidad de los contratos
gubernamentales pendientes.
6. Bsqueda en Internet: Muchos artculos, componentes y elementos listos
para vender pueden ser encontrados rpidamente en Internet y adquiridos a
un precio fijo, sin embargo las adquisiciones de alto riesgo y muy complejas
y que requieren un monitoreo de cerca no pueden obtenerse por este medio.
7. Negociacin de Adquisiciones: Las negociaciones aclaran la estructura,
requisitos y otros trminos relativos a las compras para establecer un acuerdo
mutuo y firmar un contrato. Los temas cubiertos en la negociacin debern
incluir responsabilidades, autoridad de efectuar cambios, trminos y
legislacin aplicable, enfoques tcnicos y de direccin comercial, los
derechos de propiedad exclusiva, financiamiento, soluciones tcnicas,
cronograma general, pagos y precio. Para las adquisiciones complejas el
contrato puede ser un proceso independiente con entradas y salidas propias.
Para las adquisiciones simples los trminos y condiciones del contrato
pueden fijarse con anterioridad y no ser negociables, slo requerir la
aceptacin del vendedor.
12.2.3 Efectuar las Adquisiciones: Salidas

1. Vendedores Seleccionados: Son los que se encuentran en un rango

competitivo y quienes han negociado un contrato preliminar que se convierte
en real cuando se formalice la adjudicacin. La aprobacin final de las
adquisiciones complejas requiere de la aprobacin de directivos.
2. Adjudicacin del Contrato de Adquisicin: A los vendedores seleccionados
se les adjudica un contrato de adquisicin. Dicho contrato puede ser una
simple orden de compra o un documento complejo en donde vincula a las
partes y obliga al vendedor a propocionar productos, servicios o resultados
especificados y al comprador retribuir al vendedor. Un contrato establece una
relacin legal sujeta a resolucin en los tribunales. Los principales
componentes de un documento contractual varan, pero en general incluyen,
entre otros:
el enunciado del trabajo o los entregables
la lnea base del cronograma
los informes de desempeo
el perodo de ejecucin
los roles y las responsabilidades
el lugar de desempeo del vendedor
los precios
las condiciones de pago
el lugar de entrega
los criterios de inspeccin y aceptacin
las garantas
el soporte del producto
los lmites de responsabilidad
los honorarios y las retenciones
las sanciones
los incentivos
el seguro y las fianzas de ejecucin
la aprobacin de los subcontratistas subordinados
el tratamiento de solicitudes de cambio
mecanismos de finalizacin y alternativas de resolucin de
controversias.
3. Calendarios de Recursos: Se documentan la cantidad y disponibilidad de
recursos contratados y la fecha en que pueden estar activos o inactivos.
4. Solicitudes de Cambio: Las solicitudes de cambio al plan para la direccin
del proyecto, planes, subsidiarios y otros son procesados para analizarlos y
solucionarlos mediante el proceso de Realizar el Control Integrado de
Cambios (Seccin 4.5)
5. Actualizaciones al plan para la Direccin del Proyecto: Elementos del plan
para la direccin del proyecto que pueden actualizarse:
la lnea base de costo
la lnea base del alcance
la lnea base del cronograma
el plan de gestin de las adquisiciones
6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Los documentos que
pueden actualizarse son:
 la documentacin de requisitos
la documentacin relativa a la rastreabilidad de requisitos
el registro de riesgos

12.3 Administrar las Adquisiciones

Proceso que gestiona las relaciones de adquisiciones, monitorea la ejecucin del contrato y
efecta cambios y correcciones segn sea necesario, dentro de este se encuentra la principal
funcin que es administrar el contrato. Administrar el contrato es gestionar el contrato y la
relacin entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cul es o fue el
rendimiento de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y
proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios
relacionados con el contrato y gestionar la relacin contractual con el comprador externo
del proyecto.

Muchas organizaciones tratan la administracin de contratos como una funcin administrativa

separada de la organizacin del proyecto. Si bien un administrador de adquisiciones puede
formar parte del equipo del proyecto, por lo general, esta persona rinde cuentas a un
supervisor de un departamento diferente. Normalmente, esto sucede cuando la organizacin
ejecutante es tambin el vendedor del proyecto a un cliente externo.

Administrar las Adquisiciones incluye la aplicacin de los procesos de direccin de

proyectos apropiados a las relaciones contractuales, y la integracin de las salidas de
dichos procesos dentro de la direccin general del proyecto. Los procesos de
direccin de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto (Seccin 4.3) para
autorizar el trabajo del vendedor en el momento oportuno.
Informar el Desempeo (Seccin 10.5) para monitorear el alcance, el
costo, el cronograma y el desempeo tcnico del contrato.
Realizar el Control de Calidad (Seccin 8.3) para inspeccionar y
verificar la conformidad del producto del vendedor.
Realizar el Control Integrado de Cambios (Seccin 4.5) para asegurar
que los cambios sean aprobados correctamente y que todas las personas
que necesiten estar informadas de dichos cambios efectivamente lo
estn.
Monitorear y Controlar los Riesgos (Seccin 11.6) para asegurar que los
riesgos sean mitigados.
Administrar las Adquisiciones tambin tiene un componente de gestin financiera que
implica el monitoreo de los pagos efectuados al vendedor. Una de las consideraciones
principales a tener en cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es que exista una
estrecha relacin entre los pagos efectuados y el trabajo realizado.
El proceso revisa y documenta de qu manera se est desempeando o se ha
desempeado un vendedor basndose en el contrato y establece acciones correctivas
cuando sean necesarias. Esta revisin del desempeo puede utilizarse para medir la
competencia del vendedor para llevar adelante trabajos similares en futuros proyectos.
Administrar las Adquisiciones incluye gestionar la finalizacin anticipada del trabajo
contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento) de conformidad con la
clusula de rescisin del contrato. Los contratos pueden ser modificados por mutuo
consentimiento en cualquier momento con anterioridad al cierre del contrato, de
acuerdo con los trminos del contrato relativos al control de cambios.

12.3.1 Administrar las Adquisiciones: Entradas

1. Documentos de la Adquisicin: Contienen registros completos de respaldo

para administrar los procesos de adquisicin. Incluye contrato y enunciado
del trabajo.
2. Plan para la Direccin del Proyecto: El plan de gestin de adquisiciones
sirve de entrada al proceso Efectuar las Adquisiciones y describe la gestin de
los procesos de adquisicin, desde el desarrollo de la documentacin de
adquisicin hasta el cierre del contrato.
3. Contrato: Documentos legales que se establecen entre el comprador y el
vendedor, donde el vendedor se compromete a entregar el producto o
realizar el servicio para el cual es necesitado, y el comprador se
compromete con la parte econmica o cualquier contraprestacin valida
establecida dentro del contrato.
4. Informes de Desempeo: La documentacin relacionada con el desempeo del
vendedor incluye:
La documentacin tcnica elaborada por el vendedor y otra informacin
sobre los entregables suministrada de conformidad con los trminos del
contrato.
Los informes de desempeo del vendedor (Seccin 10.5.3.1). Los informes
de desempeo del vendedor indican qu entregables han sido completados y
cules no.
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas: Pueden incluir modificaciones a los
trminos y condiciones del contrato. Todos los cambios se documentan
formalmente por escrito y se aprueban antes de ser implementados.
6. Informacin sobre el Desempeo del Trabajo: Recoplicacin en la
ejecucin del proyecto que incluye el grado de conformidad con las normal de
calidad, los costos incurridos, facturas del vendedor pagadas.

12.3.2 Administrar las Adquisiciones: Herramientas y Tcnicas

1. Sistema de Control de Cambios del Contrato: Define el proceso por el cual

la adquisicin puede ser modificada. Incluye formularios, sistemas de rastreo,
procedimientos de resolucion de problemas y los niveles de aprobacion
necesarios para realizar cambios.
2. Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones: Revisin estructurada del
alcance del vendedor para cumplir con el alcance y calidad del proyecto.
 Puede incluir una revisin de la documentacin elaborada por el vendedor y
las inspecciones por parte del comprador, tambin auditorias de calidad
durante la ejecucin del trabajo por parte del vendedor. Tiene como objetivo
identificar los xitos o fracasos del desempeo, avance y el incumplimiento
del contrato.
3. Inspecciones y Auditorias: Respaldadas por el contrato de adquisicin,
pueden realizarse auditorias solicitadas por el comprador durante la ejecucin
del proyecto para verificar la conformidad de los procesos o entregables del
vendedor.
4. Informes de Desempeo: Proporcionan a la Direccin informacin sobre la
efectividad del vendedor.
5. Sistemas de Pago: Son procesados en el sistema como cuentas por pagar
luego que la persona autorizada certifique que el trabajo es satisfactorio.
Todos los pagos deben ser efectuados y documentados en estricta observancia
de los trminos del contrato.
6. Administracin de Reclamaciones: Los cambios impugnados y los cambios
potencialmente contructivos son los cambios en ls que el comprador y
vendedor no pueden llegar a un acuerdo sobre la compensacin por el cambio.
Tambin son denominados conflictos o apelaciones y reclamaciones y deben
ser documentadas, procesadas, monitoriadas y gestionadas a lo largo del ciclo
de vida del contrato. Si las partes no resuelven puede ser necesario gestionarla
de acuerdo con los procedimientos de resolucin alternativa de conflictos,
establecidos en el contrato.
7. Sistema de Gestin de Registros: Utilizado por el director del proyecto para
gestionar la documentacin y los registros del contrato y de las adquisiciones.
Compuesto por un conjunto de procesos, funciones de control relacionadas y
herramientas de automanitzacin que se combinan como parte del sistema de
informacin de la direccin del proyecto. Contiene un registro recuperable de
los documentos contractuales y de la correspondencia.

12.3.3 Administrar las Adquisiciones: Salidas

1. Documentacin de la Adquisicin: Incluye el contrato de adquisicin con

los cronogramas de respaldo, los cambios al contrato no aprobados y las
solicitudes de cambio aprobadas. Tambin incluye toda la documentacin
tcnica elaborada por el vendedor, los entregables, los informes de
desempeo del vendedor, garantas, los documentos financieros (registros de
pago) y los resultados de las inspecciones relacionadas con el contrato.
2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin: Los
elementos de los activos de los procesos que pueden actualizarse son:
Correspondencia: Comunicacin entre el comprador y vendedor, tal
como la necesidad de advertencias en caso de desempeo poco
satisfactorio y las solicitudes de cambio o de aclaraciones del contrato.
Esto puede incluir los resultados informados de las auditoras e
inspecciones realizadas por el comprador que indican las debilidades
que el vendedor debe corregir. Ambas partes llevan un registro por
escrito completo y exacto de todas las comunicaciones contractuales
escritas y orales, as como de las medidas y decisiones implementadas.
Cronogramas y solicitudes de pago: Todos los pagos deben
efectuarse de conformidad con los trminos y condiciones del contrato
 de adquisicin.
Documentacin sobre la evaluacin del desempeo del vendedor:
La documentacin sobre la evaluacin del desempeo del vendedor es
elaborada por el comprador. Dichas evaluaciones del desempeo
documentan la capacidad del vendedor para seguir realizando el
trabajo del contrato actual e indican si el vendedor puede estar
calificado para relizar en proyectos futuros. Estos documentos pueden
constituir la base para la finalizacin anticipada del contrato del
vendedor o para determinar cmo se administran las sanciones,
honorarios o incentivos del contrato.
3. Solicitudes de Cambio: El proceso de Administrar las Adquisiciones puede
generar solicitudes de cambio para la direccin del proyecto, sus planes,
subsidiarios y otros componentes, tales como la lnea base de costos, el
cronograma del proyecto y el plan de gestin de las adquiciciones. Se
procesan para su aprobacin por medio del procesos Realizar Control
Integrado de Cambios. Algunos de estos cambios constructivos pueden ser
objetados por una de las partes y conducir a una reclamacin contra la otra
parte, dichos cambios se identifican y documentan de forma exclusiva por
medio de la correspondencia del proyecto.
4. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto: Entre los
elementos del plan para la direccin del proyecto que pueden actualizarse, se
encuentran:
El plan de gestin de las adquisiciones.:El plan de gestin de las
adquisiciones se actualiza para reflejar las solicitudes de cambio
aprobadas que afectan la gestin de las adquisiciones, incluyendo los
impactos en los costos o los cronogramas.
La lnea base del cronograma: En el caso de que se produzcan retrasos
que afecten el desempeo general del proyecto, puede ser necesario
actualizar la lnea base del cronograma para reflejar las expectativas
actuales.

12.4 Cerrar las Adquisiciones

Proceso de completar cada adquisicin para el proyecto, y una de sus funciones principales
es el cierre del Contrato. Completar y aprobar cada contrato, incluida la resolucin de
cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del
proyecto. Cada proceso mencionado anteriormente conforman una serie de requisitos que
en su mayora son nicos en cada proyecto realizado, cada proceso ser realizado por una
persona o un grupo de personas segn sea la complejidad de los requisitos del proyecto.
Cada uno de estos procesos ser realizado al menos una vez en cada proyecto, o en cada
fase del proyecto.

La finalizacin anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisicin, que

puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al incumplimiento de una de las partes o a
la conveniencia del comprador, siempre que el contrato as lo prevea. Los derechos y
responsabilidades de las partes en caso de finalizacin anticipada estn incluidos en una
clusula de finalizacin del contrato. Segn los trminos y condiciones de la adquisicin, el
comprador puede tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o una parte del
proyecto, en cualquier momento, por justa causa o por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo
con dichos trminos y condiciones del contrato, es posible que el comprador tenga que
compensar al vendedor por los preparativos de este ltimo, y por los trabajos completados y
aceptados relacionados con la parte del contrato rescindida.

12.4.1 Cerrar las Adquisiciones: Entradas

1. Plan para la Direccin del Proyecto: Documentar las acciones necesarias

para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El
plan para la direccin del proyecto define la manera en que el proyecto se
ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra.
2. Documentacin para la Adquisicin: Se recopila, clasifica y archiva toda la
documentacin de la adquisicin. La informacin del contrato se cataloga de
acuerdo al cronograma, alcance, calidad, desempeo de costos, cambios,
registros de pago y resultados de inspecciones. Puede ser utilizada como vase
de evaluacion de vendedores para proyectos futuros.

12.4.2 Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y Tcnicas

1. Auditoras de la Adquisicin: Revisin estructurada del proceso de

adquisicin, desde la planificacin hasta la adeministracin de las
adquisiciones. Identifica los xitos y fracasos que merecen ser reconocidos en
la preparacin o administracin de otros contratos en el proyecto u otros
proyectos.
2. Acuerdos Negociados: El acuerdo definitivo y equitativo de todos los
asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a travs de la negociacin
es un objetivo fundamental. Si no se llega a negociacin directa se puede
utilizar algn mtodo alternativo para la resolucin de conflictos como la
mediacin o arbitraje. Iniciar un litigio en los tribunals es la opcin menos
deseable.
3. Sistema de Gestin de Registros: Contiene un registro recuperable de los
documentos contractuales y de la correspondencia.

12.4.3 Cerrar las Adquisiciones: Salidas

1. Adquisiciones Cerradas: El comprador proporciona al vendedor una

notificacin formal por escrito que el contrato ha sido completado. Se definen
los trminos y condiciones del contrato, y se incluyen en el plan de gestin de
las adquisiciones.
2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin: Entre los
elementos de los activos de los procesos de la organizacin pueden que
pueden actualizarse, se encuentran:
El archivo de la adquisicin. Se prepara la documentacin del
contrato, el contrato cerrado, y se incorporan a los archivos finales del
 proyecto.
La aceptacin de los entregables. El comprador proporciona al
vendedor un aviso formal por escrito de que los entregables han sido
aceptados o rechazados. Los requisitos para la aceptacin formal de
los entregables y la manera de abordar los entregables que no cumplen
con los requisitos se definen en el contrato.
La documentacin sobre lecciones aprendidas. Las lecciones
aprendidas, las experiencias vividas y las recomendaciones para la
mejora del proceso deben ser elaboradas para los archivos del proyecto
para aprender y mejorar en adquisiciones futuras.