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UNIDAD II

MICROSOFT EXCEL 2013


COMPETENCIAS
1. Realiza diversos formatos como: facturas, registros, planillas, etc. con sus
respectivas frmulas y aplicaciones que automatizan todos sus procesos para
obtener resultados; adems de construir cuadros y bases de datos que a partir
de ellos hacen muestras con filtros, grficos estadsticos y vinculaciones.

CAPACIDADES
1. Explica la terminologa bsica y avanzada de la hoja de clculo: Microsoft Excel
2013.
2. Sistematiza adecuadamente los datos elaborando frmulas y aplicando
funciones para realizar clculos simples y complejos.
3. Aplica correctamente el formato de los datos otorgndole una legibilidad al libro.
4. Crea y manipula correctamente informes de tablas dinmicas organizando los
datos para una correcta toma de decisiones.
5. Representa apropiadamente e informa grfica los datos a travs de la galera de
estilos que nos proporciona la hoja de clculo: Microsoft Excel 2013.
6. Ejecuta auditoria a las hojas de clculo encontrando errores y proporcionando
soluciones a los datos y formulas invlidas.

ACTITUDES
1. Valora el uso de la hoja de clculo: Microsoft Excel 2013 como una herramienta
para realizar clculos, manejar datos y representarlos en forma grfica.
2. Participa activamente en el anlisis de los datos.
3. Invoca a la integracin, disposicin para el aprendizaje y el trabajo en equipo.

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MICROSOFT EXCEL

Tema N 13

Exploracin del entorno de Microsoft


Excel 2013
13.1. Generalidades y acceso a Microsoft Excel 2013
13.2. Elementos de la Interfaz
13.3. Caractersticas de Excel 2013.
13.4. Creacin y modificacin de un Libro

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Capacidad del Tema

Explica la terminologa bsica y avanzada de la hoja de clculo: Microsoft Excel


2013.

Conocimientos Previos

El docente presenta en diapositiva una imagen de la interfaz de Microsoft Excel


2013 con hoja en blanco y otra imagen de la interfaz con texto y nmeros donde
se visualiza los diferentes tipos de estilos, colores y tamaos de fuentes

Conflicto Cognitivo

Para qu debo aprender a utilizar Excel 2010?


Puedes realizar las configuraciones bsicas Microsoft Excel 2010? Cmo lo
haras?
Puedes insertar y modificar nombre de hojas en Excel de acuerdo a tus
necesidades? Cmo lo haras?

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INTRODUCCIN

Excel es una hoja de clculo, un software que forma parte del paquete informtico Microsoft
Office 2013, es una potente herramienta que sirve para realizar todo tipo de clculos
matemticos, podemos realizar cosas simples como un listado de productos hasta la
elaboracin de tablas dinmicas, grficos e inclusive base de datos.

Figura 13. 1: Representacin


grfica de MS Excel 2013.
(Ustriz, 2013)

13.1. Generalidades y Acceso a Microsoft Excel 2013


13.1.1. Generalidades

13.1.2. Acceso a Microsoft Excel 2013

Para acceder a Microsoft Excel 2013, estando Windows 8, nos muestra la siguiente
presentacin inicial, con las barra de desplazamiento ubicamos el grupo de Office 2013,
haciendo clic el icono de Excel 2013. (ver Figura 13.2)

Figura 13. 2: Acceso a MS Excel

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13.2. Elementos de la Interfaz de Excel 2013
Microsoft Excel 2013, nos presenta un entorno de usuario diferente de las conocidas
en versiones anteriores, bajo el sistema operativo Windows. La barra de mens e
iconos que existan se ha convertido en una interfaz orientada a resultados. Es decir,
Excel 2013 muestra los comandos necesarios para poder realizar las diferentes
tareas segn el trabajo que se requiera. En la Figura 13.3 se describe la interfaz de
la ventana principal de Excel 2013.

Figura 13. 3: Elementos de la interfaz de MS Excel 2013

A los archivos creados por Excel se les da el nombre de libros. Un libro consta de
muchas hojas de clculo. (ver Figura 13.4).

En la Figura 13.5 se observa una hoja, la misma que est formada por columnas y
filas, las columnas son las que van ordenadas alfabticamente y las filas son
ordenadas numricamente, entre la interseccin de una columna y una fila se
encuentra una celda. (ver Figura 13.6 y 13.7).

Figura 13. 4: Libro en MS Excel Figura 13. 5: Hoja en MS Excel

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Figura 13. 7: Columna en MS Excel Figura 13. 6 : Fila en MS Excel

Figura 13. 8: Celda en MS Excel Figura 13. 9: Rango de celdas

La celda se identifica por ser un rectngulo (ver Figura 13.8). La celda sirve para
guardar informacin, su ancho y su alto puede ser modificado si se desea. La celda
puede almacenar valores de texto que incluye letras, nmeros o smbolos, valores
numricos, valores de fecha, formulas, funciones, etc.

El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde se encuentra


ubicado el cursor, por ejemplo como se muestra en la Figura 13.10 si estas en la
columna B y estas en la fila 2, entonces la celda se llama B2.

Figura 13. 10: Nombre de celda

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Excel cuenta con 256 columnas y 65536 filas, es as entonces que la primera celda
de una hoja es la A1 mientras que la ltima es IV65536. (ver Figura 13.11)

Figura 13. 11: ltima celda

Podemos desplazarnos con mucha facilidad por estas celdas, haciendo uso del
Mouse, basta con darle clic a la celda sobre la que queremos trabajar; sin embargo,
es muy til y ms preciso el teclado. A continuacin se describe el uso del mismo
para el desplazamiento por la hoja de clculo:

Avanza una columna a la Derecha

Avanza una columna a la Izquierda

Avanza una fila hacia Abajo

Avanza una fila hacia Arriba

<<Control>> + << >> ltima columna

<<Control>> + << >> Primera columna

<<Av Pg>> Avanza una pantalla hacia Abajo

<<Re Pg>> Avanza una pantalla hacia Arriba

Fin, ltima columna

Fin, Primera columna

Fin, Primera fila

Fin, ltima fila

Inicio Inicio de la Hoja (columna A)

<< F5 >> Ir a la celda deseada

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<< Control >> + << Av Pg >> Activa la Hoja Siguiente

<< Control >> + << Re Pg >> Activa la Hoja Anterior

Ir al libro siguiente (ms de un libro


<< Control >> + << F6 >>
abierto)

<< Control >> + << Shift >> + << Ir al libro anterior (ms de un libro
F6 >> abierto)

<< TAB >> Una columna a la derecha

<< Shift >> + << TAB >> Una columna a la izquierda

<< Alt >> + << Av Pg >> Una pantalla a la derecha

<< Alt >> + << Re Pg >> Una pantalla a la izquierda

13.2.1 La barra de Ttulo

Es la barra superior de la ventana donde aparece el nombre del documento con el


que estamos trabajando y el nombre del software. A la derecha tienes botones
denominados Botones de Control y a la derecha contiene un conjunto de iconos
llamada Barra de Acceso rpido.

Figura 13. 12: Barra de ttulo en MS Excel

Barra de acceso rpido:

El objetivo de esta pequea barra


que se encuentra en la parte
superior izquierda es tener, al
alcance de un clic, las opciones
que nos resulten de mayor utilidad
o que necesitamos con mayor
frecuencia

Figura 13. 13: Acceso rpido

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Botones de control: Estos botones permiten minimizar, restaurar y
cerrar ventanas, adems permite ingresar al men de ayuda del software y trabajar
con la presentacin de las cinta de opciones.

Ayuda de Microsoft Word

Al hacer clic en este botn de control nos permite configurar la


visualizacin de la cinta de opciones, mostrando la Figura 13.14:

Figura 13. 14: Opciones de presentacin de la


cinta de opciones

Minimizar ventana

Restaurar ventana

Cerrar ventana

13.2.2 La Cinta de Opciones


La cinta de opciones ha sido diseada para encontrar con mayor facilidad los
comandos necesarios para realizar una determinada tarea. Es as que la cinta de
opciones est compuesta por pestaas, las pestaas contienen grupos lgicos. Las
pestaas se encuentran relacionadas a algn tipo de actividad y algunas solamente
aparecen al realizar una determinada tarea, es decir, si est trabajando por ejemplo
con grficos en la cinta de opciones se muestran pestaas con comandos
relacionados para los grficos. (ver Figura 13.15).

Figura 13. 15: Cinta de opciones

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Existen ocasiones donde se necesita minimizar u ocultar los grupos de la cinta de
opciones, para realizar esto lo podemos hacer de diferentes formas:

a) Haciendo clic derecho sobre esta y seleccionando la opcin Contraer la cinta


de opciones.

Figura 13. 16: Cinta de opciones contraer con clic derecho

b) Haciendo clic sobre el botn minimiza la cinta de opciones.

Figura 13. 17: Cinta de opciones contraer desde el botn minimizar

c) Pulsando de manera simultnea las teclas: CTRL + F1

Aplicando cualquiera de las 3 formas anteriores la cinta de opciones quedar


minimizada de la siguiente manera (ver Figura 13.18):

Figura 13. 18: Cinta de opciones minimizada

13.3. Caractersticas de Excel 2013

Principales caractersticas para explorar

Inicio rpido

Las plantillas realizan la mayora del trabajo de


diseo y configuracin por usted, por lo que se
puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013,
ver plantillas para presupuestos, calendarios,
formularios, informes. etc. (Microsoft, 2013)

Figura 13. 19: Inicio rpido - Plantillas en MS Excel

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Anlisis de datos instantneos

La nueva herramienta Anlisis rpido permite convertir los datos en un grfico o tabla en
dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional,
minigrficos o grficos, y haga que su eleccin se mantenga con solo un clic del ratn.

Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos

Relleno rpido es como un asistente de


datos que termina el trabajo por usted. Tan
pronto como detecta lo que desea hacer,
Relleno rpido introduce el resto de los datos
de una sola vez, siguiendo el patrn que
reconoce en los datos.
Figura 13. 20: Rellenar datos

Crear un grfico adecuado para los


datos

Con las Recomendaciones de grficos, Excel


recomienda los grficos ms adecuados para
los datos. Eche un vistazo rpido a la Figura
13.21 para ver el aspecto de los datos en los
distintos grficos y elija aquel en el que se
muestren mejor las ideas que desea presentar.

Figura 13. 21: Grficos recomendados

Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos

Introducida por primera vez en Excel 2010 como una


manera interactiva de filtrar datos de tabla dinmica, la
segmentacin de datos puede filtrar datos en tablas de
Excel, tablas de consultas y otras tablas de datos. Ms
sencilla de configurar y de usar, la segmentacin de
datos muestra el filtro actual para que pueda saber
exactamente qu datos est mirando.

Figura 13. 22: Filtrar datos

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Un libro, una ventana

En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia


ventana, facilitando el trabajo en dos libros a la
vez. Hace la vida ms sencilla cuando trabaja
en dos monitores. (ver Figura 13.23).

Nuevas funciones de Excel Figura 13. 23: Vista de libros abiertos

Figura 13. 24: Funciones de MS Excel

Encontrar varias funciones nuevas en las categoras de funcin de matemticas,


trigonometra, estadstica, ingeniera, fecha y hora, bsqueda y referencia, lgica y texto.
Tambin son novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia a
servicios web compatibles con la Transferencia de estado de representacin (REST)
existente

Guardar y compartir archivos en lnea

Excel hace ms sencilla la accin de guardar


sus libros en su propia ubicacin en lnea, como
su SkyDrive gratuito o el servicio de Office 365
de su organizacin. Tambin resulta ms
sencillo compartir sus hojas de clculo con
otros usuarios. No importa qu dispositivo
estn usando o dnde se encuentren, todo el
mundo trabaja con la versin ms reciente de
Figura 13. 25: Compartir archivos una hoja de clculo e incluso pueden
trabajar juntos en tiempo real

Incrustar datos de hoja de clculo en una pgina web


Para compartir parte de la hoja de clculo en la web, basta con incrustarla en su pgina
web. Otros usuarios podrn trabajar con los datos de Excel Web App o abrir los datos
incrustados en Excel.

Compartir una hoja de clculo de Excel en una reunin en lnea


Independientemente del lugar donde se encuentre o de en qu dispositivo est su
smartphone, tableta o equipo siempre que tenga Lync instalado, puede conectarse a un
libro y compartirlo en una reunin en lnea

Guardar en un nuevo formato de archivo


Ahora puede guardar archivos y guardarlos en el nuevo formato de archivo Hoja de clculo
Open XML (*.xlsx). Este formato de archivo le permite leer y escribir fechas ISO8601 para
resolver un asunto de ao bisiesto para el ao 1900

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Nuevas caractersticas de grficos

Cambios en la cinta de opciones para grficos

. Figura 13. 26: Cinta de opciones

Ajustar grficos con rapidez

Tres nuevos botones le permiten elegir


rpidamente y obtener una vista previa de
los cambios en los elementos de grfico
Figura 13. 27: Ajuste de grficos
(como ttulos o etiquetas), el aspecto del
grfico o en los datos que se muestran.

Etiquetas de datos ms enriquecidos

Ahora puede incluir texto actualizable y


enriquecido desde puntos de datos o cualquier
otro texto en sus etiquetas de datos, mejorarlos
con formato y texto de forma libre adicional, y
mostrarlos casi en cualquier forma. Las
etiquetas de datos permanecen en su lugar,
incluso cuando cambia a un tipo de grfico
diferente. Puede conectarlos a sus puntos de
datos con lneas gua en todos los grficos, no
solo los circulares. Para trabajar con etiquetas
de datos enriquecidas, vea Figura 13.27.

Figura 13. 28: Etiquetas de datos

Ver animacin en grficos

Vea cmo se anima un grfico al realizar cambios en los datos de origen. No solo resulta
divertido ver el movimiento del grfico, sino que hace que los cambios de los datos sean
ms claros.

Eficaz anlisis de datos

Crear una tabla dinmica que se adapte a sus datos

La seleccin de los campos adecuados para


resumir sus datos en un informe de tabla dinmica
puede resultar una ardua tarea. Ahora puede
recibir ayuda. Cuando crea una tabla dinmica,
Excel recomienda varias maneras de resumir sus
datos y le muestra una vista previa rpida de los
diseos de campo para que pueda elegir las
impresiones que est buscando. Para ms
informacin, vea Figura 13.28.
Figura 13. 29: Tabla dinmica

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Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinmicas

Cree el diseo de una tabla dinmica que


usa una o varias tablas mediante la misma
lista de campos. Renovada para alojar
tablas dinmicas de una o varias tablas, la
lista de campos facilita la bsqueda de los
campos que desea en su diseo de tabla
dinmica, el cambio al nuevo modelo de
datos de Excel agregando ms tablas, y la
exploracin y navegacin a todas las tablas.
(ver Figura 13.29)

Figura 13. 30: Tabla dinmica Lista de campos

Usar varias tablas en su anlisis de datos

Ahora puede crear tablas dinmicas basadas en varias tablas en Excel. Importando
diferentes tablas, y creando relaciones entre ellas, podr analizar sus datos con resultados
que no podr obtener de datos de tablas dinmicas tradicionales

Conectarse a nuevos orgenes de datos

Para usar varias tablas en el modelo de datos de Excel, ahora puede conectarse a datos,
e importarlos, desde orgenes de datos adicionales en Excel como tablas o tablas
dinmicas. Por ejemplo, conctese a fuentes de datos como OData, Windows Azure
DataMarket y SharePoint. Tambin puede conectarse a orgenes de datos de proveedores
de OLE DB.

Crear relaciones entre tablas

Cuando tiene datos de diferentes orgenes de datos en varias tablas en el modelo de datos
de Excel, la creacin de relaciones entre dichas tablas facilita el anlisis de sus datos sin
tener que consolidarlos en una tabla. Usando las consultas de MDX, puede aprovechar
ms las relaciones de tabla para crear informes de tablas dinmicas significativas.

Usar una escala de tiempo para mostrar datos para diferentes perodos de tiempo

Una escala de tiempo hace ms sencilla la comparacin de los datos de tablas dinmicas
o de grficos dinmicos en perodos de tiempo diferentes. En lugar de agrupar por fechas,
basta con que filtre fechas de manera interactiva o se mueva por los datos en perodos de
tiempo secuenciales, como el buen rendimiento mes a mes, en solo un clic.

Use las opciones para rastrear agrupando datos, rastrear desagrupando datos y
rastrear cruzado para tener acceso a diferentes niveles de detalles

En el nuevo modelo de datos de Excel, podr navegar a diferentes niveles con mayor
facilidad. Use Rastrear desagrupando en una jerarqua de tabla dinmica o grfico
dinmico para ver niveles pormenorizados de detalle y Rastrear agrupando datos para
obtener una mayor perspectiva.

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Usar medidas y miembros calculados OLAP

Aproveche la eficacia de Business Intelligence (BI) sin intervencin y agregue sus propios
clculos basados en Expresiones multidimensionales (MDX) en datos de tabla dinmica
que se conectan a un cubo de procesamiento analtico en lnea (OLAP). No hay necesidad
de alcanzar el modelo de objeto de Excelahora puede crear y administrar miembros
calculados e indicadores en Excel.

Crear un grfico dinmico independiente

Un grfico animado ya no tiene que estar asociado con una tabla dinmica. Un grfico
dinmico independiente o desacoplado le permite probar nuevas maneras de navegar
hasta los detalles de datos usando las nuevas caractersticas Rastrear desagrupando y
Rastrear agrupando datos.

Vista avanzada

Vista avanzada le permite crear e interactuar


con grficos, segmentaciones de datos y otras
visualizaciones de datos en una hoja nica.

Figura 13. 31: Vista avanzada

Convertidores y complementos nuevos y mejorados

Complemento PowerPivot para Excel

Si usa Office Professional Plus, el complemento PowerPivot est instalado en Excel. El


motor de anlisis de datos de PowerPivot se integra ahora en Excel para que pueda crear
modelos de datos sencillos directamente en Excel. El complemento PowerPivot
proporciona un entorno para la creacin de modelos ms sofisticados. selo para filtrar
datos al importarlos, para definir sus propias jerarquas, sus campos de clculo y sus
indicadores de rendimiento clave (KPI) y use el idioma de las expresiones de anlisis de
datos (DAX) para crear frmulas avanzadas.

Complemento de consulta

Si est usando Office Professional Plus, el complemento de consulta se incluye instalado


con Excel. Le ayuda a analizar y a revisar sus libros para comprender su diseo, funcin y
dependencias de datos, y para revelar distintos problemas entre los que se incluyen errores
o incoherencias de frmulas, informacin oculta, vnculos rotos y otros.

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13.4. Creacin y modificacin de un Libro
Como se mencion anteriormente a los archivos creados por Excel se les da el nombre
de libros. Un libro consta de muchas hojas. Algo muy importante que usted debe de
saber es que los archivos creados en Excel 2013 presentan la extensin .XLSX, en
versiones anteriores a esta, los archivos presentaban la extensin .XLS.

Con Excel 2013 usted puede abrir archivos creados en versiones anteriores, pero si
usted cre un archivo con Excel 2013 no podr abrirlo en una versin anterior como
por ejemplo Excel 2010. Ante este inconveniente Excel 2013 brinda la posibilidad de
poder grabar un archivo creado en una versin anterior y poder abrirlo sin ningn
inconveniente.

La empresa Microsoft a travs de su pgina web proporciona un archivo llamado


FileFormatConverters, que al instalarse en un computador que tiene Excel con una
versin anterior a Excel 2013, permite abrir los archivos de esta versin de forma
normal.

13.3.1. Trabajar con las hojas del libro


Las operaciones que podemos realizar con las hojas de Excel son:

13.3.1.1. Crear una hoja de clculo en un libro


Como se mencion anteriormente a los archivos creados por Excel se les da
el nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas de clculo.

En Excel 2013, cada vez que abrimos un libro nuevo de trabajo se abrir por
defecto con 01 hoja de clculo, esto a diferencia de las antiguas versiones,
que se abra con 03 hojas. (ver Figura 13.32)

Figura 13. 32 : Hoja de MS Excel

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Sin embargo, podemos configurar a Microsoft Excel 2013 para que al ingresar
se presenten una cantidad de hojas diferente, para realizar esto debemos de
hacer clic en el botn ARCHIVO, luego clic en Opciones de Excel y luego
ubicar la opcin Incluir este nmero de hojas finalmente aumentar o
disminuir la cantidad de hojas.

Figura 13. 33 : Pestaa Archivo - Opciones de Excel

13.3.1.2. Insertar una hoja de clculo en un libro


Podemos insertar hojas de clculo de diferentes formas:

a) Haciendo clic en el icono. (ver Figura 13.34)

Figura 13. 34: Hoja de MS Excel: insertar hoja

b) Haciendo clic derecho sobre cualquiera de las hojas. (ver Figura 13.35)

Figura 13. 35 : Hoja de MS Excel: Insertar hoja

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13.3.1.3. Cambiarle el nombre a una hoja de clculo
Para cambiarle el nombre a una hoja en Excel existen 2 formas:

1. Ubicarse en la hoja a la cual se desea cambiar el nombre, hacer clic


derecho y seleccionar la opcin Cambiar nombre. (ver Figura 13.36)

Figura 13. 36: Hoja de MS Excel Cambiar nombre

2. Hacer doble clic en la hoja a la cual se desea cambiar el nombre. (ver


Figura 13.37)

Figura 13. 37: Hoja de MS Excel Cambiar nombre

Para ambos casos, escribimos y cambiamos el nombre de la hoja. (ver


Figura 13.38)

Figura 13. 38 : Hoja de MS Excel Cambiar nombre

13.3.1.4. Moverse por las hojas.


Para moverse entre hojas de clculo basta con hacer clic sobre la pestaa
de la hoja a la que queramos movernos.
13.3.1.5. Seleccionar hojas. Cuando nos movemos a una hoja, sta queda
seleccionada.
Cuando se desean seleccionarse varias hojas a la misma vez pueden
presentarse los siguientes casos:

13.3.1.5.1. Seleccionar Hojas Consecutivas


a) Hacer clic sobre la hoja a seleccionar
b) Mantener presionada la tecla SHIFT
c) Hacer clic sobre la etiqueta de otra hoja hasta donde se desea
seleccionar, teniendo como resultado lo que muestra la Figura
13.39

Figura 13. 39: Hojas consecutivas - seleccionar

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13.3.1.5.2. Seleccionar Hojas No Consecutivas
a) Hacer clic sobre la hoja que se desea seleccionar
b) Mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic sobre la
etiqueta de otra hoja que se va a seleccionar, y as
sucesivamente.
Por ejemplo: En la Figura 13.40 se visualiza que se ha
seleccionado la hoja Listado y Hoja4
Figura 13. 40 : Hojas No
consecutivas - Seleccionar

13.3.1.6. Eliminar hojas, una vez que se haya seleccionado la hoja u hojas que se
desean eliminar, haga clic derecho y elegir Eliminar. (ver Figura 13.42)

Una vez ejecutado la opcin Eliminar en la hoja


listado, en la Figura 13.41 se observa que el
libro muestra las 03 hojas.

Figura 13. 42 : Eliminar hoja Figura 13. 41 : Eliminar hoja

13.3.1.7. Mover una Hoja en un mismo Libro


1. Mantener presionado el botn clic sobre la hoja a mover, observar que
aparece una hoja pequea de color blanco. (ver Figura 13.44)
2. Arrastre hacia la derecha o izquierda dependiendo hacia donde se
desea mover la hoja, observe que aparece un tringulo invertido de
color negro en el lugar donde desea ubicar la hoja.
3. Finalmente suelte el botn clic. (ver Figura 13.43)

Figura 13. 43: Mover hoja - seleccionar Figura 13. 44 : Mover hoja

13.3.1.8. Duplicar una Hoja en un mismo Libro


1. Mantener presionado el botn clic sobre la hoja que dese duplicar, en
ese instante observar que aparece una hoja pequea de color blanco.
2. Mantenga presionada en forma simultnea la tecla CTRL y sobre la
pequea hoja blanca aparece un signo ms (+), que significa que est
lista para duplicarse. (ver Figura 13.45).
3. Arrastre hacia la derecha o izquierda dependiendo hacia donde se
desea insertar la hoja duplicada y aparecer un tringulo invertido de
color negro, indicando el lugar donde se desea ubicar.
4. Finalmente suelte el botn clic y luego deje de presionar la tecla CTRL.
(ver Figura 13.46)

Figura 13. 45: Hoja - Duplicar Figura 13. 46 : Hoja duplicada

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13.3.1.9. Nuevo, Abrir, Guardar y Cerrar un libro.

13.3.1.9.1. Abrir un libro NUEVO.


Cuando accedemos a Excel automticamente se inicia un libro de
trabajo vaco, pero supongamos que ya estamos trabajando con un
documento y queremos crear otro libro nuevo. sta operacin se
denomina Nuevo.

Explicaremos dos pasos distintos para crear un nuevo libro de trabajo:

a) Presionar las teclas CTRL + U, o;


b) Desde la pestaa Archivo, hacemos clic en Nuevo y se activan
las plantillas por defecto, haga doble clic en la que usted
seleccione y se apertura el nuevo archivo a crear. (ver Figura
13.47).

Figura 13. 47: Pestaa Archivo - Nuevo

Lo habitual ser seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones,


pero tambin podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en
blanco.

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin


se denomina Abrir, que es el tema que veremos a continuacin.

13.3.1.9.2. ABRIR un libro existente.

Para abrir un archivo ya existente seleccione la opcin Abrir de la


pestaa Archivo.

Para abrir un libro existente existen varias formas, tal como se observa
en la Figura 13.48:

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Figura 13. 48 : Formas de Abrir archivo en MS Excel

Al ejecutar cualquiera de estas formas, se visualiza la ventana de la Figura 13.49:

Figura 13. 49 : Abrir archivo en MS Excel

Libros recientes: Muestra los ltimos documentos abiertos y te da la


posibilidad de abrirlos con tan solo seleccionar el archivo y realizar un clic.

Sky Drive: Si hacemos clic en nos muestra las carpetas


creadas en sky drive de la cuenta y permite acceder a ellas para abrir el
archivo requerido. Si se desea explorar ms carpetas de la cuenta se elige
Examinar y si est conectada a internet nos mostrara las carpetas que ste
contenga y por lo consiguiente elegir el archivo que deseamos abrir, caso
contrario te deriva a una ventana de explorador para elegir en qu lugar
guardar la carpeta.

Vistanos o comuncate con nosotros.


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Si hacemos clic en (Paso N. 01, 02 y 03 de la Figura
13.50), nos muestra la carpeta actual y las recientes que han sido utilizadas,
ingresando a cualquiera de ellas con un solo clic y seleccionar el archivo a
abrir.

Si se desea abrir un archivo que se encuentra en otro lugar del equipo,


entonces al igual que en la opcin anterior, se debe hacer clic en
(paso N 04).

Figura 13. 50: Abrir desde la opcin Equipo

Al ejecutar el paso N. 04, se activa la ventana que muestra la Figura 13.51:

Figura 13. 51 : Abrir archivo

Es posible que su documento se encuentre dentro de alguna carpeta, para ello


abra la carpeta y luego seleccione el archivo que desea abrir.

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Si al archivo ha realizado o no modificacin y debemos guardar los cambios, el
tema que veremos a continuacin nos explicar la forma de guardar un archivo.

13.3.1.9.3. Guardar un Libro.- Cuando empezamos a crear un libro de


trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo,
imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste,
tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin
se denomina Guardar.
Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:
a) Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o
se guarda una copia de uno existente, aqu podemos asignar
nombre al archivo.

Existen varias formas de guardar un documento:

Cuando el documento lo vas a guardar por primera vez es indistinto si lo


haces con o desde las formas que muestra la Figura 13.52, derivndonos a
la opcin Guardar como. (ver Figura 13.53).

Figura 13. 52 : Guardar archivo

Visualizando la siguiente ventana:

Figura 13. 53: Guardar como

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Al seleccionar sta opcin muestra las
carpetas creadas en sky drive de la cuenta activa y
permite acceder a ellas para guardarla. Si se desea explorar ms carpetas
de la cuenta se elige Examinar, si est conectada a internet nos mostrara
las carpetas que ste contenga, caso contrario te deriva a una ventana de
explorador para elegir en qu lugar guardar la carpeta.

Muestra la carpeta actual y las recientes utilizadas.


(ver Figura 13.54).

Sin embargo, si se
desea almacenar en
otro lugar del equipo,
entonces al igual que
en la opcin anterior,
se debe hacer clic en

Figura 13. 54: Guardar como Opcin Equipo

Al hacer clic en Examinar, se activa la ventana que muestra la Figura 13.55:

Figura 13. 55: Guardar como seleccionar carpeta

Usted puede seleccionar la unidad de disco y carpeta donde almacenar el


documento, as como el nombre del archivo; sin embargo, existe un campo
importante a tener en cuenta, que es el campo Tipo.

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El tipo de documento normalmente ser Documento de Excel, pero
haciendo clic en el tringulo de la derecha, se activa una ventana
desplegable que muestra otros tipos de archivos; por ejemplo, guardar el
documento en otra versin de Excel, plantillas, etc. (ver Figura 13.56)

Figura 13. 56: Tipos de archivos en MS Excel 2013

b) Guardar. Se utiliza para guardar los cambios realizados sobre un


archivo ya creado, sin cambiar el nombre. Puede aplicar la forma
01,02 y 04 de la Figura 13.52.

Es importante incluir en este tema, la opcin EXPORTAR, que tiene relacin directa
con el tema de Guardar, debido a que a travs de sta opcin, podemos guardar el
documento en formato PDF (A), o cambiar a otro tipo de archivo (B), tal como se
muestra en la Figura 13.57.

Figura 13. 57 : Exportar archivo

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13.3.1.9.4. CERRAR un Libro de Trabajo.

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir


de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir
de un documento recibe el nombre de Cerrar documento. Se puede
cerrar un documento de varias formas:

a) Selecciona la pestaa Archivo y elige la opcin Cerrar.

Figura 13. 58: Cerrar documento

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una


modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos
un cuadro de dilogo que nos dar a escoger entre tres opciones:

Figura 13. 59 : Cerrar documento _ mensaje de alerta

b) Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de los botones de


control de la barra de ttulo

Figura 13. 60: Botones de control de Barra de Ttulo

Si lo que deseas cerrar es la aplicacin, ya sea desde la


pestaa o desde el botn Cerrar , se cerrarn todos
los libros que tengas abiertos, en caso de que ests trabajando con
ms de uno. El funcionamiento ser el mismo, si algn libro no ha
guardado los cambios se mostrar el mismo cuadro de dilogo de la
Figura 13.59 para preguntarnos si queremos guardarlos.

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BIBLIOGRAFIA:

Microsoft. (s.f.). Plataforma Educativa de Microsoft IT Academy Program. Obtenido


de http://itacademy.microsoftelearning.com/spain/

Sistemas, C. d. (2013). Mdulo de Computacin I Universidad Seor de Sipn.


Chiclayo.

Microsoft. (28 de Octubre de 2013). Office Microsoft. Obtenido de Office


Microsoft: http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/novedades-de-excel-
2013-HA102809308.aspx

Ustriz, A. E. (27 de Octubre de 2013). Simplemente Tech. Obtenido de


Simplemente Tech: http://simplementetech.wordpress.com/tag/excel/

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