GESTION DE INTERESADOS DEL PROYECTO

Cuando hablamos de GESTION DE INTERESADOS, podemos acudir a la GUIA PMBOK, el cual nos
presenta un procedimiento adecuado y formalizado para la identificacin de interesados,
analizar sus expectativas e impacto, y gestin para la participacin eficaz de estos involucrados
con la ejecucin del proyecto.

1. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Es principalmente el proceso de identificar a las personas, grupos u organizaciones que van

a influenciar directa y/o indirectamente en el proyecto, recopilando informacin y
documentacin necesaria que tambin nos dar conocimiento de la intervencin,
interrelacin y el poder de estos.

Ahora para la efectividad de este primer proceso, necesitamos informacin y documentos

que sern nuestros datos de ENTRADA en este paso:

Acta de constitucin. Cuenta con informacin de afectados del proyecto.

Documento de adquisiciones. participantes del resultado de la adquisicin o
contrato.
Factores ambientales. Podemos nombrar a las tendencias (globales, regionales,
locales), estructura y organizacin de la empresa, etc.
Activos del proceso de la organizacin. Antecedentes al proyecto (registros
anteriores, plantillas, etc.).

Teniendo la informacin recolectada, podemos pasar a utilizar HERRAMIENTAS Y TECNICAS,

las cuales nos darn a conocer a nuestros interesados:

Anlisis de interesados. Recopila y analiza la informacin (cuantitativa o cualitativa)

de forma sistemtica (identificar a interesados potenciales, analizar impacto o
apoyo potencial y evaluar la reaccin a distintas situaciones), para identificar
intereses, expectativas, interrelaciones e influencias en el proyecto. Esta tcnica
cuenta con algunos modelos de clasificacin:

o Matriz poder/inters. Agrupa segn nivel AUTORIDAD/PREOCUPACION.

o Matriz poder/influencia. Agrupa segn AUTORIDAD/PARTICIPACION
ACTIVA.
o Matriz influencia/impacto. PARTICIPACION ACTIVA/CAPACIDAD DE
EFECTUAR CAMBIOS.
o Modelo de prominencia. CAPACIDAD DE IMPONER SU
VOLUNTAD/NECESIDAD DE ATENCION INMEDIATA/PARTCIIPACION
LEGTIMA.
Juicio de expertos. Incurrir a la experiencia de personas o grupos especializados en
la materia (alta direccin, directores de proyecto, SMEs, consultores, etc.)
Reuniones. Diseadas para el entendimiento de los principales involucrados, as
como el intercambio y anlisis de informacin sobre estos.

Finalmente obtenemos la SALIDA de todo este procedimiento:

Registro de interesados. Informacin de identificacin y evaluacin, clasificacin de

interesados.
2. PLANIFICAR LA GESTION DE INTERESADOS

En este proceso, se desarrolla un plan para la participacin efectiva de los involucrados para
todo el tiempo de vida del proyecto, tomando en cuenta las necesidades, intereses e
influencia de estos. Bsicamente es crear un plan de interaccin viable (creacin y
mantenimiento de la relaciones entre el equipo y los interesados, por ms que los miembros
y el nivel de participacin puedan cambiar).

Datos de ENTRADA para dar inicio con la planificacin:

Plan para la direccin del proyecto. Ciclo de vida y procesos del proyecto,
descripcin de la ejecucin del proyecto as como el de estructuracin y gestin de
recursos humanos, plan de gestin de cambios y tcnicas de comunicacin entre
interesados.
Registro de interesados.
Factores ambientales de la empresa. Se debe adaptar esta gestin al entorno
(cultura, estructura, clima poltico, etc.)
Activos y procesos de la organizacin. Base de datos e informacin histrica.

Pasamos a utilizar HERRAMIENTAS Y TECNICAS, las cuales nos darn a conocer a nuestros
interesados:

Juicio de expertos. Es necesario acudir a la experiencia de personas o grupos

especializados (alta direccin, directores de proyecto, SMEs, consultores, etc.), ya
que a partir de esta se decidir el nivel de participacin de los interesados y los roles
que pueden tomar a travs del ciclo de vida del proyecto, y as poder evitar cualquier
obstculo para la culminacin de los objetivos.
Reuniones. Especficamente para definir el nivel de participacin de los interesados.
Tcnicas analticas. Comparacin entre el nivel de participacin actual con el nivel
de participacin planificado para el xito en el proyecto. El nivel de participacin de
los interesados lo podemos clasificar en:
o Desconocedor. Desconoce el proyecto y los impactos potenciales.
o Reticente. Conoce el proyecto y sus impactos, sin embargo, es reticente al
cambio.
o Neutral. Conocedor, Aunque no lo apoya ni es reticente.
o Partidario. Conocedor y apoya el cambio.
o Lder. Conocedor y activamente involucrado, participa para asegurar el
xito del proyecto.

Utilizamos la matriz de evaluacin de participacin (interesado/clasificacin) para

hacer la comparacin de en el nivel de participacin actual (C) y el deseado (D).

Finalmente obtenemos la SALIDA de todo este procedimiento:

Plan de gestin de interesados. Identifica las estrategias necesarias para involucrar

a los interesados de forma eficaz. Otra caracterstica de este es que puede ser formal
o informal, muy detallado o formulado de manera general, dependiendo de las
necesidades del proyecto. Este plan tambin nos proporciona alcance e impacto,
interrelaciones, informacin a distribuir en los interesados, etc.
Actualizaciones a los documentos del proyecto. Cronograma del proyecto y
registro de interesados (pueden aumentar o disminuir segn lo visto).
3. GESTIONAR LA PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS.

Trata precisamente en la comunicacin con los interesados, para as poder satisfacer sus
necesidades y expectativas. Se lograra para el director del proyecto el apoyo de interesados
claves y disminuir la resistencia para poder lograr el xito del proyecto.

Asegurar que los interesados comprendan las metas, objetivos, beneficios y riesgos del
proyecto permitir el apoyo activo y disminucin de factores negativos (gestionar la
participacin de los interesados), aunque la capacidad de influencia de los interesados es
mayor al inicio que la finalizar el proyecto.

Datos de ENTRADA para la gestin de la participacin de interesados:

Plan de gestin de interesados.

Plan de la gestin de comunicaciones. Proporciona orientacin e informacin sobre
la gestin de expectativas de los interesados. En la gestin de comunicaciones
vemos la informacin (lenguaje, formato, contenido, etc.) y el motivo de
distribucin de esta, as como las personas a recibir esta informacin, etc.
Registro de cambios. Cambios que ocurren durante el proyecto (tiempo, costos y
riesgo).
Activos de los procesos de la organizacin. Base de datos e informacin histrica.

Pasamos a utilizar HERRAMIENTAS Y TECNICAS, las cuales harn el desarrollo de la

informacin y documentos que tenemos de entrada:

Mtodos de comunicacin. En funcin de los requisitos de comunicacin

(interactiva, push, pul) de los interesados.
Habilidades interpersonales. Generar confianza, resolver conflictos, escuchar de
forma activa, superar la resistencia al cambio, etc.
Habilidades de gestin. Habilidad de influenciar sobre las personas, negociar
acuerdos y modificar comportamientos para la aceptacin del proyecto.

Finalmente obtenemos la SALIDA:

Registro de incidentes. Se actualiza a travs del ciclo de vida del proyecto

(nuevos/resolucin de incidentes).
Solicitudes de cambio. Acciones correctivas y preventivas aplicables al proyecto y/o
interacciones con interesados afectados.
Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto. Se actualiza cuando
identifican nuevos requisitos o modificaciones de los requisitos de los interesados.
Actualizaciones a los documentos del proyecto. Se corrige cunado los interesados
cambian, participen nuevos o ya no participen otros.
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin.
o Notificaciones a los interesados. Incidentes, cambios, estado general del
proyecto.
o Informes del proyecto. Estado del proyecto, registro de incidentes,
lecciones aprendidas, informes de cierre, etc.
o Presentaciones del proyecto. Informacin proporcionada a interesados.
o Registros del proyecto. Correspondencias, memorandos, actas, etc.
o Retroalimentacin de los interesados.
o Documentacin sobre lecciones aprendidas. Base histrica, etc.
4. CONTROLAR LA PARTICIPACION DE INTERESADOS.

El monitorear la participacin de interesados (de forma continua) y ajustar los planes para
involucrarlos, cuenta con el beneficio de que se mantendr o incrementar la
eficiencia/eficacia a medida que el proyecto avanza.

Datos de ENTRADA para controlar la participacin de interesados:

Plan para la direccin del proyecto. Contamos con la informacin de ciclo de vida
del proyecto y sus fases, modo en que se estructurar y cumplir los requisitos de
los RR.HH. (roles y responsabilidades), un plan de gestin de cambios, habilidades y
tcnicas de comunicacin entre los interesados.
Registro de incidentes. Se actualiza en el tiempo.
Datos de desempeo del trabajo. Observaciones y mediciones identificadas
durante las actividades del proyecto.
Documentos del proyecto. Procedentes de los procesos de inicio, planificacin
ejecucin o control; como cronograma, registro de interesados, incidentes y
cambios y comunicaciones del proyecto.

Pasamos a utilizar HERRAMIENTAS Y TECNICAS, las cuales nos permitir controlar la

participacin:

Sistemas de gestin de la informacin. Proporciona una herramienta estndar para

capturar, almacenar y distribuir informacin relativa (costos, cronograma, y
desempeo del proyecto)
Juicio de expertos. Asegura la incorporacin de nuevos interesados y revaluacin de
los actuales. Se debe procurar un aporte de un grupo especializado.
Reuniones. Intercambiar y analizar informacin acerca de los interesados.

Finalmente obtenemos la SALIDA:

Informacin del desempeo del trabajo. Consiste en datos de desempeo de

trabajo recopilados de varios proceso de control, que en s mismos no son tan
significativos para la toma de decisiones, sin embargo, al analizarse sobre las bases
de la relaciones entre reas, podemos tener a partir de estos datos una informacin
del desempeo de trabajo si cuentan con contexto y correlacin.
Solicitudes de cambios. Acciones correctivas y preventivas.
Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto. Elementos susceptibles a
actualizarse son el plan de gestin de cambios, comunicaciones, costos, RR.HH, etc.
Actualizaciones a los documentos del proyecto. Registro de interesados
(informacin de los interesados cambia), registro de incidentes (actualiza a medida
que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los actuales).
Actualizaciones a los activos de los proceso de la organizacin.
o Notificaciones a los interesados. Incidentes, cambios, estado general del
proyecto.
o Informes del proyecto. Estado del proyecto, registro de incidentes,
lecciones aprendidas, informes de cierre, etc.
o Presentaciones del proyecto. Informacin proporcionada a interesados.
o Registros del proyecto. Correspondencias, memorandos, actas, etc.
o Retroalimentacin de los interesados.
o Documentacin sobre las lecciones aprendidas. Base histrica, etc.