G PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA sate, Secretaria Nacional Ecuador | de la Administracion Publica “NORMA TECNICA DE IMPLEMENTACION ¥ OPERACION DE LA METODOLOGIA ¥ HERRAMIENTA DE GOBIERNO POR RESULTADOS” Gir Gobierno por ResultadosPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA No. 1002 _NINICIO ALVARADO ESPINEL SECRETARIO NACIONAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA Considerando Que, la Constitucién de la Republica del Ecuador en su articulo 227 determina que la administracién publica constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquia, desconcentracién, descentralizacién, coordinacién, participacién, planificacién, transparencia y evaluacién; ‘Que, la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestién Publica establece que la gestién pablica se orientaré a la calidad cuando se encuentre referenciada a los fines y propdsites ditimos de un Buen Gobierno Democratico, esto es, cuando se constituya en una gestion piblica centrada en el servicio al iudadano y una gestidn publica para resultados; Que, el tercer inciso del articulo 51 de la Ley Organica del Servicio Publico dispone que le corresponde 4 la Secretaria Nacional de Ia Administracién Pablica establecer las politicas, metodologia de gestién institucional y herramientas necesatias para el mejoramiento de fa eficiencia de la administracién pilblica central, institucional y dependients Que, el articulo 116 det Regtamento General a la Ley Orgénica del Servicio Puiblico establece que la Secretaria Nacional de la Administracién Publica tendré como responsabilidad la determinacién de las politicas, metodologia de gestién institucional y las herramientas que aseguren una gestién y ‘mejoramiento continuo de la eficiencia de las instituciones que comprende fa Administracion Publica central e institucional, cuya aplicacién e implementacién estardn consideradas en las normas y ta estructura institucional y posicional aprobados por el Ministerio de Relaciones Laborales; Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 726, publicado en el Registro Oficial No. 433 de 25 de abril de 2011, en el cual se emiten dispsiciones para la organizacién de la Funcién Ejecutiva, se modificaron las atribuciones y funciones de la Secretaria Nacional de la Administracién Publica. Que, el articulo 15 letras @) y h) del Estatuto del Régimen Juridico y Administrative de la Funcién Ejecutiva establece dentro de las nuevas atribuciones del Secretario Nacional de la Administracién Publica el coordinar la gestién eficiente y oportuna de la ejecucién de los proyectos de interés nacional que sean considerados prioritarios por el Presidente de la Republica y generar metodologias para la mejora de la gestién publica en general, tales como proyectos, procesos, trémites v servicios al ciudadano; Que, el Decreto Ejecutivo N° 555 publicado en el Suplemento del Registro Oficial N° 331 de 30 de Noviembre de 2010, dispone la implementacién del Proyecto Gobiemo Por Resultados-GPR en todas las instituciones de la administracién publica central, institucional y dependiente de la Funcién Ejecutiva, a cargo de la Secretaria Nacional de la Administracién Publica, y en la Disposicién General Segunda se dispone que Ia Secretaria Nacional de la Administracion Publica determinard los lineamientos generales mediante los cuales se implementard el proyecto Gobierno Por Resultados- GPR, los cuales serén de obligatorio cumplimiento; Que, el segundo inciso de! articulo 15 del Decreto Ejecutivo N° 726, publicado en el Registro Oficial N° 433 de 25 de abril de 2011, establece que la Secretaria Nacional de la Administracién Publica realizard el control, seguimiento y evaluacién de la gesticn de los planes, programas, proyectos y procesos que se encuentran en ejecucién. Ademés, el control, seguimiento y evaluacién de la calidad de ta gestién 1al40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA de los mismos, como también, el impulso de los procesos de transparencia y mejora de la gestién institucional, procesos e innovacién del Estado; Que, es necesario emitir ineamientos generales de impiementacién y operacién de la metodologia y~ herramienta de Gobierno Por Resultados para todas las instituciones de la administracién publica central, institucional y dependiente de la Funcién Ejecutiva con el fin de que la gestion de la administracién publica se oriente a la consecucién de resultados e Impactos en beneficio de la sociedad; y, En ejercicio de la atribucién establecida en ta letra n) del articulo 15 del Estatuto de Régimen Juridico y Administrative de la Funcién Ejecutiva Acuerda Emitic la NORMA TECNICA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE LA METODOLOGIA Y HERRAMIENTA DE GOBIERNO POR RESULTADOS. Asticulo 2 Ambito de Aplcacién. Articulo3~ Rot de la Secretaria Nacional dela Administracion Publica, CAPITULO II-DE LAS DEFINICIONES DE GOBIERNO POR RESULTADOS xno Articulo 5- Herramienta Gobierno Por Resultados-GPR (Portal GPR). Articulo 6.- Conceptos y Definiciones.- Para efectos de esta norma se entenderd por: a) 5 ») 5 a enn 5 a) coil €) Ciclo de cierre de indicadores y metas: tt ) Alineacion: 6 8) Seméforos o alertas de indicadores an: 7 Articulo 7.- Calidad de Informacién.~ Articulo 8 Seguimiento y Control a) Seguimiento: b) Control: ‘Capitulo il ~ DE LA IMPLEMENTACION DE GOBIERNO POR RESULTADOG...... ‘Articulo 9 Implementacién de Gobierno Por Resultados. Anticulo 10. Programacién, Confrmacién y Cancelacién de Eventos y sesiones de trabajo en la. Implementacin y despliegui 2alaoPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Articulo 11.-Participacidn y Asistencia alos Eventos de Implementacin.- Articulo 12.-Fecha de Inicio para poner en produccién Gobierna Por Resultados-GPR. o Articulo 13.-Operacién de Gobierno Por Resultados. Capitulo IV ~ DE LOS PLANES ESTRATEGICOS. nnn Articulo 14. Directrces para a Construccién de los Planes Estratégicos- -Anticulo 15.-Dcectrices de Aprobaciény Cere de los Planes Estatégicos Aticulo 16.Directrices de la Actualizacién de los Planes Estratégicos. Aticulo 17-Direcrces de Gestién de Resultados de las Planes Estratézicos Anticulo 18-Directrices de Control de Cambios de los Planes Estratégicos. Capitulo V—DE LOS PLANES OPERATIVOS a Articulo 19 -Directrices para la Construccién de los Planes Operatives. ‘Articulo 20-Directrices de oprobacisn y cierre de Ios planes operatios.- lo 21 -Directrces de Actuolizacién de los Planes Operatives. Articulo 22.-Directrices de Gestin de Resultados de los Planes Operativ Articule 23.-Directrices de Control de Cambios de los Planes Operativas.~ Capitulo VI~ DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS. Articule 24.-Directrices Generales de Gestién y Control de Proyectos en GPR. Articulo 25.-Responsabilidades del Lider de Proyecto. Articulo25-Responsabildades del Patrocinador Ejecutivo de provecto. Articulo 27.-Responsabilidades del Ministerio Coordinador del sector para proyectos de inversin Anticulo 28. Direcrices de gestién complementarias para proyectos de Inversion en GPR. Capitulo Vil DE LA GESTION ¥ MEJORA DE PROCESOS. Amticulo 29.-Directrices para la gestién y mejora de procesos en GPR. Capitulo Vil ~ DE LOS ACTORES DE GOBIERNO POR RESULTADOS. Articulo 30.-Equipo institucional GPR.~. Artculo 31 Direetrces de adminstracin de usvaris y soporte técnico dela institucion Articulo 32.-Soporte y Administracicn de Nuevos Requerimiento: ‘CAPITULO 0X - ADMINISTRACION DE CONSECUENCIAS weenenne 30 Articulo 33.- Responsabilidades respecto a Gobierno Por Resultados. uD Articulo 34,-Procedimiento en caso de incumplimiento de as responsabilidades— 31 DISPOSICIONES GENERALES rernnsoninen ceca pacts DISPOSICIONES TRANSITORIAS von. es 32 ‘Anexo ae an 33 ‘Anexo 1: Tabla de eventos de despliegue-GPR... 3al40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA CAPITULO | - DEL OBJETO Y AMBITO Articulo 1.- Objeto.- * a Establecer la normativa técnica, que permita a la Funcién Ejecutiva realizar la implementacién y asegurar la continuidad y operacin de la metodologia y herramienta de Gobierno For Resultados. La implementacién y operacién de Gobierno Por Resultados tiene como fin obtener una gestién publica de calidad, orientada a resultados, centrada en el ciudadano y fundamentada en los principios de ‘Administracién Publica establecidos en la Constitucin de la Republica, asi también dar transparencia Y continuidad a la gestin de las instituciones pablicas mediante la definicidn, alineacidn, seguimiento ¥ actualizacin de sus planes estratégicos, planes operativos, riesgos, proyectos y procesos. Articulo 2.- Ambito de Aplicacién.- La presente norma, serd de uso y cumplimiento obligatorio para las instituciones de la Administracién Publica central, institucional y que dependen de la Funcién Ejecutiva en las cuales se implemente la metodologia y herramienta Gobierno Por Resultados. Para tal efecto, la institucién contaré con un equipo institucional GPR responsable de la Implementacisn y operacién de Gobierno por Resultados institucional de acuerdo a las responsabilidades establecidas en el Articulo 30 de esta norma. Articulo 3.- Rol de la Secretaria Nacional de la Administracién Piblica.- La Secretarla Nacional de la Administracién Piblica es la responsable de administrar, implementar y dar seguimiento continuo a la gestién de Gobierno por Resultados, para lo cual emitird los lineamientos generales para su implementacién y operacién y contaré con un equipo especializado institucional. CAPITULO II- DE LAS DEFINICIONES DE GOBIERNO POR RESULTADOS Articulo 4.- Gobierno Por Resultados-GPR Es el conjunto de conceptos, metodologias y herramientas que permitiré orientar las acciones del gobierno y sus instituciones al cumplimiento de objetivos y resultados esperados en el marco de mejores practicas de gestién. La aplicacién de Gobierno Por Resultados permitir’ una gestion eficiente de los planes estratégicos, planes operativos, riesgos, proyectos y pracesos institucionales, en los distintos niveles organizacionales, a través de un seguimiento y control de los elementos, asi como de los resultados obtenidos. Articulo 5.- Herramienta Gobierno Por Resultados-GPR (Portal GPR).- La herramienta de Gobierno Por Resultados - GPR 0 porta/ GPR es el instrumento informatico que Permite sistematizar y gestionar los planes estratégicos y operatives, asi como programas, proyectos, rocesos y monitorear sus resultados. Ademds, este portal genera los reportes necesarios para la toma de decisiones y sirve como fuente de informacién sobre el desempefio actual de la institucién. 4al40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Articulo 6.- Conceptos y Definiciones.-Para efectos de esta norma se entendera por: 2) Modelo GPR: a implementacién del GPR involucra el establecimiento de una jerarquia de planes, donde su nivel superior es el Plan Nacional del Buen Vivir, seguido de las Agendas Sectoriales, los planes estratégicos institucionales, y finalmente los planes operatives de las unidades operativas que ejecutan los proyectos y procesos. 4) Tipos de planes: = Plan Estratégice.-Es un conjunto de objetivos, estrategias, indicadores y riesgos al nivel sectorial, institucional, asi como al segundo nivel de cada institucién (ejemplo: subsecretara o coordinacién general) ~ Plan Operativo.- Es un conjunto de objetivos, indicadores, riesgos, portafolio de proyectos y catélogo de procesos al nivel de unidad operativa o direccién, ©) Elementos de fos planes: Los planes estratégicos u operatives se conforman de los siguientes elementos: ~ Objetive.-. Son enunciados breves que definen los resultados esperados de la organizacién/unidad y establecen las bases para la medicién de los logros obtenidos. + Estrategia.- Son lineamientos generales de accién que establecen una direccién e indican ta forma de cémo lograr un objetivo. ~ _ Indicador.- Es un instrumento para moritorear, predecir y administrar el desempefio necesario para alcanzar una meta determinada. = indicador agrupado.- Un Indicador agrupado es un conjunto de indicadores del nivel inferior {ue estan subordinados a uno de nivel superior: a estos indicadores subordinados también se les llama indicadores componentes. + Estadistica relevante.- Una estadistica relevante es un instrumento de medicién con periodicidad de un afio 0 més, que no establece metas, pero, que permite verificar el comportamiento y desempefio de un cambio o resultado. + Meta.- Es un valor numérico que se desea alcanzar en un tiempo determinado, aplicado a un indicador, ~ _ Riesgo.- Es un evento o una condicién con incertidumbre que, si ocurre compromete los objetivos planteados. ~ Proceso.- Es una serie de tareas definibles, repetibles, predecibles y medibles que llevan a un resultados util para un cliente interno o externo, + Proyecto.- £5 un esfuerza temporal emprendido para crear un producto 0 servicio tnico. Los proyectos puede ser de inversién o de gasto corriente: © Proyecto de Inversién. Es aquel cuyos recursos provienen del presupuesto de inversién y gue han seguido el ciclo determinado por la Secretaria Nacional de Planificacién y Desarrollo, de aprobacién, prioridad y presupuesto. © Proyecto de Gasto Corriente. Es aquel cuyos recursos no provienen del presupuesto de inversin y se orientan a obtener una mejora en la institucién. 5al40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA + Hitos.- El avance fisico de los proyectos se mide a través del cumplimiento de hitos. Un hito es un logro o entregable verificable en el transcurso del proyecto. + Programas.-Es un conjufto de proyectos seleccionadas, planificados y administrados de manera coordinada para lograr objetivos comunes y estratégicos. La ejecucién de un programa incluye la alineacién, direccién, control e integracién de multiples proyectos, asegurando la optimizacién de gastos, cronogramas y esfuerzos para acelerar e incrementar la obtencién de los beneticios definidos. Los programas cumplirin con las caracteristicas establecidas en el Art. 297 de la Constitucién de la Repiblica del Ecuador. En GPR existen los siguientes tipos de programas: © Programas Nacionales/Sectorlales.- Son aquellos en los que por su alcance, tamafio y complejidad necesitan de una entidad o unidad para su gestion. En GPR un programa nacional tiene sus propios objetivos, estrateglas, indicadores, riesgos y un conjunto de proyectos los cuales se ejecutan en mas de una institucién. © Programas Regionales.- Son aquellos que se formulan para atender una regién o regiones que se consideran prioritarias para el desarrollo nacional, Los proyectos que los ‘componen pueden ser de distintas instituciones. (© Programas Especiales.. Son programas interinstitucionales que se componen de Proyectos de distintos tipos y de distintas instituciones. Pueden tener un ente administrador como por ejemplo una empresa publica, gerencia o unidad, o pueden ser gestionados y coordinados desde las instituciones que ejecutan los proyectos. (© Programas Institucionales.- Se componen de proyectos propios de la institucién y de proyectos de entidades adscritas a ella. d) Mapa Estratégico: A nivel institucional, los objetivos se clasifican de acuerdo a las cuatro dimensiones a continuacién: ~ Gludadania.- Objetivos orientados a los productos, servicios y resultados esperados para el beneficio de la ciudadanfa y a sociedad. = Procesos.- Objetivos orientados a la eficiencia institucional + Talento Humano.- Objetivos orientados al aprendizaje institucional y las capacidades de talento humano. ~ Finanzas.-Objetives orientados al uso eficiente y transparente de presupuestos y recursos materiales. €) Ciclo de cierre de indicadores y metas: + Gio anual.- El ciclo de cierre de metas serd anual. Las metas de los indicadores de cualquier nivel se cerrarén maximas hasta los quince (15) dias seguidos al cierre del presupuesto anual por el Ministerio de Finanzas. ~ _ Indicadores y metas de nuevos planes.- En el caso de nuevos planes estratégicos durante el ciclo anual, los indicadores y sus respectivas metas serén cerradas una vez sean aprobadas por las autoridades designadas y empezard su actualizacién y operacién a partir de la fecha de clerre del plan. N) Alineacis La alineacién es una relacién entre dos 0 més elementos del Modelo GPR, denota que un elemento soporta 0 impacta a otro elemento. Las relaciones de alineacién que se tienen en el Modelo GPR son: 6al40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA = Objetivos.-Se alinean a las estrategias de nivel superior de manera ver = Rlesgos de objetives.Sealinean a los objetvos dela argaizacin. = Proyectos.-Los proyectos tienen tres tipos de alineacién: © Ales objetivos operatvos de unidades de manera vertical y/o matricial © Auno amas programas © Auno amés procesosafectados, en caso de los proyectos de mejora de proceso. = Riesgos de proyecto.-Se alinean als hitos del proyecto, Procasos.-Sealincan lo abjetivas operatives de unidades. 5) Semiforoso olertas de indicadores La herramienta GPR cuenta con un sistema de semaforos o alertas asociados a los indicadores que facilitan su gestién. Los seméforos se muestran en el GPR con iconos que tienen el siguiente significado: ~ _ Seméforos con guién (~~ Representan indicadores sin metas. ~ _ Seméforos con caja blanca.- Representan indicadores con metas no cerradas. ~ Seméforos con caja e icono de candado.- Representan indicadores con metas cerradas, sin resultados registrados. ~ Semiforos verdes.- Representan resultados aceptables en comparacién a sus metas, dentro de los rangos establecidos y con bajo riesgo. = Seméforos amarillos.- Representan alertas de mediano riesgo y requieren evaluacién, menitoreo Y posibles acciones preventivas o correctivas. + Seméforos rojos.- Representan alertas de alto riesgo con resultados inaceptables en comparacién ‘asus metas, y deberian ser priorizados para acciones correctivas 0 planes de mejora inmediate Articulo 7.- Calidad de Informacién.- las instituciones serdn responsables de {a calidad, veracidad, pertinencia y actualizaci6n de la informacion que ingresen y administren a través del Portal GPR. Articulo 8. Seguimiento y Control.- Gobierno Por Resultados seré una de las principales fuentes de informacion para realizar el seguimiento y control de la gestién publica, entendigndose por estos lo siguiente: 2) Seguimienta: Se refiere al monitoreo oportuno de la gestién puiblica para diagnosticar su estado actual y generar alertas de prevencién y correccién con el fin de tomar decisiones acertadas. La Secretaria Nacional de la Administracién Pablica en este sentido, realizard el seguimiento a: La gestién publica, para constatar: 7al40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA = Laactualizacién de la informacién en la herramienta GPR. El avance y cumplimiento de las metas de los indicadores, de las agendas sectoriales y los planes estratégicos institucionales. ~ La gestion de riesgos estratégicos que impedirin la obtencién de los objetivos planteados. Los proyectos y programas para constatar: Avance fisieo © Hitos © Resumen ejecutivo © Cronograma de proyecto ~ Presupuesto © Programacién presupuestaria 0 Ejecucién presupuestaria ~ Indicadores de Proyecto = Prevencién y resolucién de problemas © Rlesgos © Problemas no Resueltos 4) Control: El control de la gestién piblica tiene por abjeto verificar, comprobar y constatar que las acciones emprendidas por parte de las instituciones se ajustan a la planificacién estratégica y operativa. Este control abarca dos émbitos: = Preventiva.- Consiste en ta mitigacion de riesgos, es decir, en la reduccién de la probabilidad de ocurrencia y del nivel de impacto tanto en la ejecucin de los proyectos y como en el cumplimiento de la planificacién estratégica y operativa. ~ De Resultadas.- Consiste en la comprobacién del cumplimiento de los resultados generados de los proyectos y procesos de los servicios piiblicos. la Secretaria Nacional de la Administracién Publica emitird lineamientos sobre el seguimiento y control de los planes, programas, proyectos y procesos que se gestionan desde GPR, BaldoPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Capitulo I! ~ DE LA IMPLEMENTACION DE GOBIERNO POR RESULTADOS Articula 9.- Impleméentacién de Gobierno Por Resultados.- - La Implementacién de Gobierno Por Resultados se realizard a través de talleres y de sesiones de trabajo con los servidores y funcionarios de las instituciones. EI proceso de implementacién lo determina la Secretaria Nacional de la Administracién Pablica, La Secretaria Nacional de Administracién Publica acordara con cada una de las instituciones un plan de implementacién GPR, con el cronograma y el tipo de los eventos que serdn realizados como parte del espliegue para desarrollar y poner en produccién su gestiGn en la herramienta GPR. Este proceso de Implementacién es de cardcter temporal y termina una vez que se hayan realizado todos los eventos del plan de implementacién GPR, estén sistematizados los planes estratégicos y operatives en el Portal GPR y se encuentre capacitado un equipo interno de la institucion. El detalle con los requisitos de participacién, audiencia, asistencia y resultadas del tipo de los eventos ‘que seran incluidos en el plan de implementacion GPR se encuentra en el ANEXO I de esta norma. Cabe mencionar que dependiendo de las necesidades de cada institucién se pueden acordar adecuaciones o ajustes en el nimero, alcance y/o duracién de los eventos. Articulo 10.- Programacién, Confirmacién y Cancelacién de Eventos y sesiones de trabajo en la implementacién y despliegu La preparacién y entrega de los eventos de despliegue de Gobierno Por Resultados dependen de recursos especializados de la Secretaria Nacional de a Administracién Pablica asi como de recursos externos. Una vez confirmado y acordado el calendario de despliegue, la institucin serd responsable de todo costo adicional causado por la cancelacién o reprogramacicn de eventos confirmados cuando ‘curren con menos de siete (7) dias de anticipacién. En casas de cambios 0 cancelacién de eventos, la Secretaria Nacional de la Administracién Publica determinaré y asignard nuevas fechas para la reprogramacién de los eventos obligatorios. Toda cancelacién de eventos por parte de la institucién avisadas con menos de veinte y cuatro (24) horas de anticipacion, generaran responsabilidades administrativas. Articulo 11. tcipacin y Asistencia a los Eventos de Implementacién.- a participacién y asistencia a los eventos de implementacién de Gobierno Por Resultados es obligatoria e indelegable para quienes sean convocados de conformidad con lo que establece el Decreto Ejecutivo No. 555, R.O.S I! No. 331 de 30 de noviembre de 2010. Los eventos de implementacién de Gobierno Por Resultados son exclusivos para los servidores, funcionarios piblicas y particulares que sean convocados sin que pueda ser permitida la presencia de personas ajenas a la misma. El control y monitoreo de ta asistencia, asi como el control de los incidentes generados en los eventos de implementacion del Gobierno Por Resultados sera realizado por la Secretaria Nacional de la ‘Administracién Publica, la cual determinard las acciones preventivas 0 correctivas al respecto. ‘Articulo 12.- Fecha de inicio para poner en produccién Gobierno Por Resultados-GPR. Antes de la conclusién del proceso de implementacién GPR, la Secretaria Nacional de la ‘Administracién Publica determinaré y comunicard a la institucion una fecha limite para poner en roduccién la gestién de sus planes a través de la herramienta de Gobierno Por Resultados. 9al40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA A partir de la fecha limite establecida por la Secretarla Nacional de la Administracién Publica, la actualizacién y uso regular de la herramienta de Gobierno Por Resultados seré de cardcter obligatorio ¥y los contenidos y resultados registfados en la herramienta serdn sujetos al seguimiento, evaluaciém y control de la Secretaria Nacional dela Administracién Publica. Articulo 13.- Operacin de Gobierno Por Resultados. La operacién de la metodologia y herramienta de Gobierno Por Resultados se refiere a la gestién y actualizacién continua de todos los elementos de la jerarquia de planes del Modelo GPR en e/ Portal GPR de una institucién, incluyendo la construccién, aprobacién, cierre, actualizacién y cambio de los planes estratégicos, los planes operativos, los proyectos y los procesos. Capitulo IV — DE LOS PLANES ESTRATEGICOS: Articulo 14.- Directrices para la Construccién de los Planes Estratégicos.- Laconstruccién de los planes estratégicos se regird por las siguientes directrices: RESPONSABLES Agendas Sectoriales.- Ministro Coordinador del sector. PARALA CONSTRUCCION —* Plan Estratégico Institucional.~ Maxima Autoridad de la institucién. DE PLANES: ESTRATEGICOS, © Planes Estratégicos de Segundo Nivel.- Subsecretario, Coordinador General o equivalente ~ Titular del Plan. OBIETIVOS —*_Objetivos orientados a ta ciudadania.- Cada plan estratégico tendré uno 0 ‘mas objetivos estratégicos orientados a la raz6n de ser de la institucién enmarcada por su marco normativo. Estos objetivos serén determinados por cada institucidn con una cobertura lo suficientemente amplia para ‘medir el impacto de la institucién y sus responsabilidades hacia la sociedad, ‘= Objetivo orientado a procesos.- Cada institucién incluird en su plan estratégico el objetivo estandar: “Incrementar la eficiencia institucional” con indicadores definidos por la Secretaria Nacional de la Administracién Publica. © Objetivo orientado a talento humano.- Cada institucién incluiré en su plan estratégico el objetivo esténdar de “Incrementar el desarrollo del talento humano” con indicadores definidos por la Secretarfa Nacional de la Administracién Pablica, * Objetivo orientado a presupuestos.- Cada institucién incluiré en su plan estratégico un objetivo estindar: “incrementar el uso eficiente del Presupuesto” con indicadores definidos por la Secretaria Nacional de ta Administracién Publica. * Sintaxis.- Todo objetiva debe cumplir con la sintaxis de la metodologia GPR, iniciando con alguno de los verbos INCREMENTAR, REDUCIR 0 - por excepcién especial -MANTENER, 10 alaoESTRATEGIAS INDICADORES (METAS) RIESGOS EsTRATEGICOS PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Fechas- La fecha de inicio y fin de los objetivos ir de acuerdo a los perfodos del Plan Nacional para el Buen Vivir. Alineacién.- Todo objetivo debe estar alineado a una estrategia de nivel superior y por excepcién a més de una Definicién de estrategias-Cada objetivo deberé tener una o mas estrategias definidas para logrart. Cobertura de estrategias.- Todas las estrategias deberdn tener al menos un objetivo de nivel inferior alineado. Medicién de objetivos.- Cada objetivo del plan estratégico deberd tener ‘uno o mas indicadores para medir, gestionar y evidenciar sus resultados. Periodicidad.- Los indicadores de desempefio deben de tener un periodo adecuado para permitir la toma de acciones preventivas 0 cortectivas durante la vigencia del plan. El estindar del periodo de medicién de indicadores serd mensual. Por excepcin el periado podrs ser menor, hasta tun periodo maximo de seis meses. De ser el caso las métricas con periodos de actualizacién mayores a seis meses serén considerados como estadisticas relevantes. Rangos de tolerancia, semaforos y alertas.- Los rangos de tolerancia y los seméforos o alertas en los indicadores serén establecidas por la Secretaria Nacional de la Administracion Publica (por omisién del sistema) y pueden cambiarse sélo bajo criterios técnicos que lo justifiquen. dentificacién de riesgos estratégicos.- Durante la construccién del plan, ‘cada objetivo serd analizado para la identificacion y tratamiento de riesgos estratégicos. Todo riesgo deberd registrarse en el sistema Gobierno por Resultados y vinculado al objetivo correspondiente. Evaluacién de riesgos estratégicos.- Todo riesgo estratégicoregistrado deberd evaluarse para calificar su probabilidad de ocurrencia y el grado de impacto potencial Articulo 15.- Directrices de Aprobacién y Cierre de los Planes Estratégicos.- Laaprobacién y clerre de los planes estratégicos se regirin por las siguientes directrices: RESPONSABLES PARALA APROBACION DE PLANES ESTRATEGICOS ‘Agendas sectoriales.-£1 Consejo Nacional de la Administracién Publica es cl responsable de la aprobacién de agendas sectoriales, asi como el control de cambios a las mismas. Planes estratégicos de Ministerios y Secretarlas Nacionales.£l Ministerio Coordinador y la Secretaria Nacional de la Administracién t1alaoCRITERIOS DE APROBACION ‘APROBACION Y CIERRE DE PLANES REQUIERIMIENTOS FORMALES PARA LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Priblica son los responsables de la aprobacién de planes estratégicos de los Ministeros y Secretarias Nacionales, asi como el control de cambios a los mismos. - : Planes estratégicos de las Empresas Publicas y entidades adscritas-£l Ministerio del ramo correspondiente y la Secretaria Nacional de la ‘Administracién Publica son los responsables designados para la aprobacién de planes estratégicos de sus empresas piblicas y entidades ‘adseritas, asi como el control de cambios a los mismos. Segunda nivel (Subsecretarias, Coordinaciones Generales, etc.)-La ‘maxima autoridad de Ia institucién es la responsable de la aprobacién de planes estratégicos de segundo nivel, asi como del controlar sus cambios. Objetivos y estrategias.Las autoridades responsables evaluarin y ‘aprobarén la orientacién, cantidad y calidad de todos los objetives y las estrategias del plan estratégico. Indicadores y metas.- Las autoridades responsables evaluardn la relevancia y aprobarén la definicién (descripcién, método, fuente, frecuencia y/o periodo, etc.) de todos los indicadores y las metas del plan estratégico, Riesgos estratégicos.- Todo plan estratégico incluird un analisis y el registro de riesgos estratégicos a ser evaluados y aprobades por la autoridad designada. Todo riesgo con una calificacién de probabilidad e Impacto igual 0 mayor a cuarenta y nueve (49) de cien (100), debe tener tun ejecutivo responsable asignado y un plan de administracién del riesgo registrado en el Portal GPR. Reporte de Aprobacién del Plan GPR.- Una ver aprobado el plan estratégico de Gobiemo Por Resultados, la institucién deberd presentar, cen la fecha determinada por la Secretaria Nacional de la AdministraciSn Pablica, un Reporte de Aprobacién del Plan GPR aprobado y suscrito por los responsables de la aprobacién y cierre del plan, encaberados por la ‘maxima entidad, El Reporte de Aprobacién del Plan GPR institucional debe cumplir con la presente norma y responder al formato de reporte de la herramienta GPR, definido por la Secretaria Nacional de la AdministraciOn Pablica, Articulo 16.-Directrices de ta Actualizacién de los Planes Estratégicos.- La actualizacin de los planes estratégicos se regird por las siguientes directrices: RESPONSABLES PARALA ‘Agendas Sectoriales.- Ministro Coordinador del Sector. 12alao‘ACTUALIZACION DE PLANES ESTRATEGICOS ACTUALIZACION MENSUAL CORRECCION DE ERRORES GESTION DE RIESGOS EsTRATEGICOS GESTION DOCUMENTAL DENTRO DE GPR PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA © Plan Estratégico Institucional.- Maxima Autoridad de la Institucin, Planes Estratégicos de Segundo Nivel Subsecretario, Coordinador General o equivalente — Titular del Plan. + Fechas limites de actualizaciin de Indicadores.- La fecha limite para actualizar y cerrar los resultados del periodo anterior en los planes estratégicos sera hasta el dia quince (15) de cada mes. Toda excepcién debe ser informada por escrito a la Secretaria Nacional de la Administracién Publica. A partir del dia dieciséis (16) de cada mes, la informacion registrada en el Porta! GPR sera considerada oficial y puede ser utilizada por otras autoridades, incluyendo hasta el shor Presidente de la Republica, para la toma de decisiones. * Indicadores agrupados 0 ponderados de otros indicadores ‘componentes.- Para asegurar la calidad y contundencia de resultados de indicadores agrupados 0 ponderados de diferentes niveles. institucionales, la institucién debe emitir directrices internas para garantizar la actualizacién consistente y oportuna de los indicadores ‘componentes individuales de los cuales dependen los indicadores de los planes estratégicos. ‘* Metas y resultados de indicadores.- Una vez cerradas las metas de indicadores, 0 cerrados los resultados de indicadores no pueden ser ‘cambiados por los usuarios del sistema. En el caso de ingreso y cierre de ‘metas o resultados equivocados, serd necesario comunicar a la Secretaria Nacional de la Administracién Publica quien puede autorizar la correccién de datos erréneos bajo su supervisién y control. ‘© Plan de administracién de riesgos estratégicos.- El responsable de cada riesgo debe coordinar y garantizar el cumplimiento de las acciones definidas para mitigar y prevenir las contingencias que surjan en la ejecucién de Ios planes. Las principales acciones de administracién de riesgos y sus fechas de inicio y fin, deben ser registrados en el Portal GPR. © Glerre de riesgos estratégicos.£l responsable deberd cerrar el riesgo en el Portal GPR cuando se hubiere cumplido la fecha estimada de ocurrencia y el evento no haya sucedido, cuando se presente el evento y las acciones de contingencia se hayan levado a cabo 0 el riesgo ya no afecte la consecucién del objetivo asociado, © Documentos anexos-La herramienta puede almacenar archivos en los diferentes elementos como indicadores, proyectos, procesos, etc. Los formatos y extensiones de los archivos son libres, por lo que se puede anexar cualquier tipo de archivo. El archivo a ser anexado debe ser unica 13140informe a autoridades. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA y exclusivamente informacién relevante que sirva para la gestién e Articulo 17.-Directrices de Gestidn de Resultados de los Planes Estratégicos.- Lagestién de resultados de los planes estratégicos se regird por las siguientes directrices: RESPONSABLES PARA.LA GESTION DE RESULTADOS DE PLANES ESTRATEGICOS REUNIONES DE GESTION DE PLANES ESTRATEGICOS EVALUACION DE DESEMPERIO ORGANIZACIONAL Agendas Sectoriales.- Ministro Coordinador del Sector. Plan Estratégico Institucional.- Maxima Autoridad de la Institucién. Planes Estratégicos de Segundo Nivel.- Subsecretario, Coordinador General o equivalente—Titular del Plan. Reuniones de gestién de agendas sectoriales.- Las agendas sectoriales de GPR seran objeto de andlisis en los siguientes espacios de reunién: (© El Ministro Coordinador convocara mensualmente a los ministros coordinades y otros actores estratégicos involucrados para el Seguimiento de objetivos, estrategias, indicadores y riesgos de las ‘agendas sectoriales. Reuniones de gestién del plan estratégico.- Los planes estratégicos de GPR sern objeto de andlisis en los siguientes espacios de reunién: © La méxima autoridad convocaré mensualmente a los miembros det equipo institucional para el seguimiento de objetivos, estrategias, indicadores y riesgos de los planes estratégicos y operatives. ‘Actas de reuniones.- En las reuniones que participe la maxima autoridad, @ nivel agenda sectorial o a nivel institucional, se levantaré un acta que seré firmada por los asistentes y una copia de la misma deberd ser ‘anexada al plan estratégico en el Porta/ GPR para el conocimiento y la revisin de Secretaria Nacional de la Administracién Pdblica. Evaluacién de desempefio por semaforos.- Los seméforos de indicadores de Gobierno Por Resultados son alertas para la posible toma de acciones. A continuacién, las siguientes acciones deberan ser tomadas por estado de semiforo: © Odjetives con resultados aceptables (todos los indicadores en verde).- Ninguna accién requerida. (© Objetivos en riesgo (indicadores en amarillo 0 rojo).- Objetivos en riesgo requieren una revisién ejecutiva més frecuente con evaluacién de los riesgos estratégicos y revisién de las acciones correctivas definidas. + _ Estos objetivos pueden ser sujetos a una evaluacién detallada 14.2140PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA por parte de la Secretaria Nacional de la Administracién Publica para determinar el nivel de riesgo, posibles acciones i éorrectivas y los recursos necesarios para corregir la situaciin actual. Articulo 18.-Directrices de Control de Cambios de los Planes Estratégicos.- ‘Una vez aprobado y cerrado los planes estratégicos, los cambios serdn permitidos solamente de acuerdo con las siguientes directrices: ‘CAMBIOS SIN REQUERIMIENTO DE NOTIFICACION 0 ‘APROBACION cAMBIOS QUE REQUIEREN NOTIFICACION ALA AUTORIDAD ‘SUPERIOR CAMBIOS MAYoRES (QUE REQUIEREN APROBACION Y CIERRE FORMAL Articulo 1 Administracién de Riesgos Estratégicos.- Para facilitar la administraci6n dindmica de riesgos estratégicos y la implementacién de acciones oportunas, no se requiere notificacién formal de cambios de los riesgos identificados en los planes estratégicos. La maxima autoridad es la responsable de aprobar los cambios y administracién de riesgos estratégicos para minimizar los impactos negativos al desempefio estratégico y la operacién institucional. Nuevas estrategias.- Est permitido la adicién de nuevas estrategias al plan estratégico. Cambios de redaccién de objetivos o estrategias.- Cambios o correcciones en la redaccién de objetivos o estrategias deben ser efectuades con una notificacién al jerdrquico superior dentro de los treinta dias posteriores del cambio con una copia de la informacién antes y después del cambio. ‘Cambios a las Agendas Sectoriales.- Todo cambio a una Agenda Sectorial deberd ser aprobado por el Consejo de la Administracién Piiblica conforme a as directrices de Aprobacién y Cierre de esta norma. Cambios a los planes estratégicos institucionales.- Todo cambio a los planes estratégicos institucionales deberd ser aprobado por la autoridad superior y notificado a la Secretaria Nacional de la Administracién Pablica. Cambio de autoridades. Toda nueva autoridad en una institucién, eberd continuar Ia gestién del plan estratégico registrado en el Portal GPR por un periodo minimo de tres meses. Capitulo V- DE LOS PLANES OPERATIVOS ‘trices para la Construccién de los Planes Operativos.- Los requerimientos para la construccién de planes operativos son: 15.140RESPONSABLES PARALA CONSTRUCCION DE PLANES OPERATIVoS ATRIBUCIONES DE LAUNIDAD. ‘oBsETIVos OPERATIVOS INDICADORES ¥ METAS PORTAFOLIO DE PROYECTOS PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Registro de atribuciones.- Las atribuciones de la unidad deberdn formar parte integral del plan operativo y deben estar registradas en forma resumida en el Portal GPR. Sintaxis.- Todo objetivo debe cumplir con ta sintaxis de la metodologla GPR, a continuacién: (© (Resultados esperados) MEDIANTE (acciones planificadas) © Todo objetivo operative debe iniciar con un verbo INCREMENTAR, REDUCIR 0 - por excepcién especial - MANTENER. Fechas.- La fecha de inicio y fin de los objetivos debe irde acuerdo a los periodos del Pian Nacional para el Buen Vivir. Alineacién.-Todo objetivo operativo debe: (© estar dentro del alcance de las atribuciones de la unidad y estar alineado a una o mis de ellas, © estar alineado a una estrategia de nivel superior y por excepcién a mas de una, Cobertura y factibilidad.- Todo objetivo operative debe tener al menos un proyecto alineado para lograrla. Medicién de objetivos.- Cada objetivo del plan operativo debe tener uno 0 ‘mas Indicadores para medir, gestionar y evidenciar los resultados esperados. riodicidad.- Los indicadores de desempefio deben tener una actualizacién adecuada para permitir Ja toma de acciones preventivas 0 correctivas durante la vigencia del plan. El esténdar de medicién de indicadores sera ‘mensual y solo por excepcién, hasta un periodo maxima de seis (6) meses. Rangos de tolerancia, seméforos y alertas.- Los rangos de tolerancia y los semaforos y alertas en los indicadores serin establecidas por la Secretaria Nacional de la Administracién Publica (defaults del sistema) y pueden cambiarse sélo bajo criterios técnicos que lo justifiquen. Definicién de portafolios de proyectos.- La definicién y construccién del Portafolio de proyectos de la unidad debe basarse en un andlisis de los objetivos e indicadores del plan y la alineacién de acciones (proyectos) requeridas para lograr las metas anuales establecidas por la institucién. 16 al40DEFINICION DE PROGRAMAS CATALOGO DE PROCESOS Articulo 20.1 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA acién.- Todo proyecto debe estar alineado a uno o mas objetivos ‘operativas y de ser el caso, deberd estar alineado a los procesos que afecte. Programas.- La definicién, configuracién y clasificacién de programas en el Portal GPR sera realizada en coordinacién y con la aprobacién de la Secretarfa Nacional de la Administracién Piblica. Registro de procesos.- Los procesos de la unidad deberan estar acorde a sus atribuciones y deben ser registrados en el catilogo de procesos del Portal GPR con su informacion bésica registrada. Alineacién.-Todo proceso debe: © estar alineado a uno o més atribuciones. © estaralineado a uno o més objetives operatives de la unidad, ctrices de aprobacién y cierre de los planes operatives. La aprobacion y cierre de los planes operativos se rigen por las siguientes directrices: AUTORIDADES RESPONSABLES DE APROBACION DE PLANES OPERATIVOS CRITERIOS DE APROBACION DE PLANES OPERATIVOS Director, jefe o titular de la unidad.- El director o jefe de unidad aprobars el portafolio de proyectos y el catdlogo de procesos, asi coma toda informacién contendida en el plan operativo de la unidad. Autoridad de segunda nivel-la autoridad de segundo nivel (nivel superior a la unidad) aprobars todos los contenidos del plan operative de la unidad ast como la asignacion de responsables para la actualizacién y ‘obtencién de resultados planeados. Unidades desconcentradas.- Serd responsabilidad de Ia autoridad nivel superior, cuando aplique, asegurar la homologacién y consistencia de los ‘elementos de objetivos operatives, atribuciones, indicadores y procesos de las unidades desconcentradas. Atribuciones de ta unidad.-La unidad debe tener uno o mas enunciados bbreves que incluyen un resumen de las atribuciones y responsabilidades de la unidad dentro del marco legal. Objetivos operativos.-Todo plan operativo debe tener entre uno (1) ¥ siete (7) abjetivos operatives elaborados de acuerdo con la presente ‘norma, suficientes para cubrir las principales atribuciones de la unidad y alineados a las estrategias de nivel superior. Indicadores de objetivos operativos.-Los indicadores y metas de objetivos operativos serén revisados y aprobados por la autoridad de' segundo nivel (nivel superior a la unidad). 17al4oPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA ‘¢ Riesgos organizacionales.- Los planes operativos deben inchuir un andlisis, Yel registro de riesgos a objetivos operatives a ser evaluados ‘aprobados por la autoridad designada. Risgos con una calificac al © mayor a cuarenta y nueve (49) de cien (100), deben tener un responsable asignado y un plan de administracin del riesgo. © Proyectos.-Todos los proyectos deben estar alineades a uno o mas objetivos operatives y cumplir con lo establecido en el capitulo VI “DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS" de Ia presente norma ‘* Programas.- La aprobacién de programas definidos de la institucién sera fen coordinacién con la Secretaria Nacional de la Administracién Pablica y el Ministerio Coordinador del sector o Ministerio rector de la institucién, '* Procesos.- Todo proceso registrado en el catdlogo debe cumplir con lo establecido en el capitulo VI “DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS" de la presente norma. REQUERIMIENTOS Reporte de aprobacién del plan GPR.- La institucién debe presentar, en FORMALES PARA LA la fecha determinada por la Secretaria Nacional de la Administracién APROBACION ¥ Piblica, un Reporte de Aprobacién del Plan GPR aprobado y suscrito por CHRHEDE PLANE? los responsables de la aprobacién y cierre del plan, encaberados por la méxima autoridad © El Reporte de Aprobacién del Plan GPR institucional debe incluir todos los planes operativos de la institucién aprobados por la autoridad designada, Articulo 21.-Directrices de Actualizacién de los Planes Operativos.- Laactualizacién de los planes operativos se regi por las siguientes directrices: RESPONSABLEPARA LA ACTUALIZACION DELPLAN OPeRaTIvo irector, Jefe o Titular la Unidad Operativa. ACTUALIZACION —» Indicadlores y resultados.- El Director, Jefe o Titular de la unidad MENSUAL operativa es el responsable de garantizar la actualizacién correcta y oportuna de resultados de los indicadores incluidos en los planes operativos de la unidad > Fechas limites de actualizacin de indicadores.- La fecha limite para actualizar y cerrar los resultados del periodo anterior en los planes operativos sera hasta el dia quince (15) de cada mes. Toda excepcién debe ser coordinada y aprobada por la méxima autoridad de la Institucién. A partir del dia dieciséis (16) de cada mes, la informacién 182140PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA registrada en el Portal GPR sera considerada oficial y puede ser utilizada por otras autoridades, incluyendo hasta el sefior Presidente de Ja Repibblica, para la toma de decisiones, ‘ © Actualizacién della informacién de proyectos.-La actualizacién de la ficha de proyecto debe ser efectuada por el lider de proyecto a mes vencido, hhasta los cinco (5) primeros dias del mes subsiguiente, de acuerdo can lo establecido en el capitulo VI “DE LA GESTION ¥ CONTROL DE PROYECTOS” de la presente norma. CORRECCION DE ERRORES Metas y resultados de indicadores.- Una ver cerradas las metas de indicadores © cerrados los resultados de indicadores no pueden ser ‘cambiados por los usuarios del sistema. En el caso de ingreso y cierre de metas 0 resultados equivocados, seré necesaria comunicar con la Secretaria Nacional de la Administracién Piblica quien puede autorizar la ‘orteccién de datos erréneos bajo su supervision y control. GESTIONDE — Plan de administracién de riesgos operativos.- El responsable de cada RigsGos riesgo debe coordinar y garantizar el cumplimiento de las acciones ORGANIZACIONALES = efinidas para mitigar y prevenir las contingencias que surjan en la ejecucién de los planes. Las principales acciones de administracién de riesgos y sus fechas de inicio y fin, deben ser registrados en el Portal GPR. ‘+ Glerre de riesgos operativos.-El responsable del riesgo debe cerrar un riesgo en el Portal GPR, cuando se hubiere cumplido la fecha estimada de cocurrencia y el evento no haya sucedido, cuando se presente el evento y las acciones de contingencia se hayan llevado acabo 0 este (riesgo) ya no afecta la consecucién de algiin objetivo planteado. GESTION * Documentos anexos.-La herramienta puede almacenar archivos en los DOCUMENTAL diferentes elementos como indicadores, proyectos, procesos, etc. Los DENTRODE GES formates y extensiones de los archivos son libres, por lo que se puede ‘anexar cualquier tipo de archivo. El archivo a ser anexado debe tener nica y exclusivamente informacién relevante que sirva para la gestién ¢ informe a autoridades. Articulo 22.-Directrices de Gestién de Resultados de los Planes Operativo: Lagestién de resultados de los planes operativos se regi por las siguientes directrices: RESPONSABLEPARALA Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. GESTION DE RESULTADOS DEL PLAN *_Patrocinadores Ejecutivos de Proyectos. OPERATIVO 19 2140PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA REUNIONES DEGESTION * Reuniones de gestién del planes operativos.- Los planes operativos DEPLANESOPERATIVOS de GPR serdn objeto de anlisis en los siguientes espacios de reunién: (© El responsable de cada unidad, convocaré mensualmente a los miembros del equipo institucional GPR junto con personal de la uunidad respectiva para monitorear el cumplimiento de objetivos y avance de proyectos. © El patrocinador ejecutivo debe revisar por lo menos una ver cada quince (15) dias los problemas no resueltos de los Proyectos a su cargo, asi como los riesgos que se escalen a su atei GESTION DE © Evaluacién de resultados de objetivos por seméforos Los RESULTADOS DE seméforos de indicadores de Gobierno Por Resultados son alertas ‘OBJETIVOS para la posible toma de acciones. A continuacién, las siguientes acciones deberan ser tomadas por estado de semaforo: © Objetivas con resultados aceptables (indicadores en verde) Ninguna accién requerida, (© Objetivos en riesgo (indicadores en amarillo 0 rojo}.- Objetivos en riesgo requieren una revisién ejecutiva més frecuente con evaluacién de los riesgos estratégicos y revisién de las acciones correctivas definidas. GESTION DE * Administracion de Proyectos.- El lider del proyecto es responsable RESULTADOS DE de: registrar la informacién, administrar, vigilar, monitorear PROYECTOS integraimente el proyecto y — actualizar_ a informacién periédicamente. GESTION DE ‘¢ Administracién de Procesos.- El responsable de proceso esti RESULTADOS DE encargado de la evaluaciin del proceso, del diagndstico y de los PROCESOS proyectos de mejora de los procesos seleccionados. Articulo 23.-Directrices de Control de Cambios de los Planes Operativos.- Cambios de los planes operativos se regird por las siguientes directrices CAMBIOSSIN Cambios en redaccidn de atribuciones, objetivos, riesgos e informacién REQUERIMIENTO DE —_bsica de proyectos 0 procesos.-Estin permiides los cambios mencres @ NOTIFICACION 0 la redaccién de elementos del plan operativo, siempre y cuando cumplen ‘APROBACION con las directrices de la presente norma. CAMBIOSQUE «Cambios de fechas de objetivos 0 indicadores Todo cambio _REQUIEREN Felacionado a las fechas de Inicio o fin de cbjetives operativas 0 20 a1 40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, NNOTIFICACION ALA indicadores de la unidad debe ser notificado a la Secretaria Nacional dela AUTORIDAD Administracién Publica dentro de los primeros treinta (20) dias de! SUPERIOR : cambio efectuado, - '* Nuevos objetivos e indicadores.- Nuevos objetivos operatives deben ‘cumplir con las directrices de construccién del plan operativo. Todo nuevo objetivo deberd tener al menos un indicador para medirlo, CAMBIOS MAYORES © Cambios a los planes operativos.- Todo cambio a los planes operatives QUE REQUIEREN institucionales seré aprobado por la autoridad superior y notificado a la APROBACION Y Secretaria Nacional de la Administracin Publica. CIERRE FORMAL ‘* Nombramientos de nuevas autoridades operativas- En caso de nombramientos de nuevas autoridades operativas en una institucién, se deberdn continuar la gestin del plan estratégico registrado en el Portal GPR por un periodo minima de tres (3) meses. Una vez transcurrido este periodo se podrén realizar cambios previa aprobacién. Capitulo VI DE LA GESTION ¥ CONTROL DE PROYECTOS Articulo 24.- Directrices Generales de Gestidn y Control de Proyectos en GPR.- La gestion y el control de los proyectos en GPR se regirin por las siguientes directrices. © Responsables de proyectos. Todos los proyectos deberin tener identificado a un lider de proyecto y a un patrocinador ejecutivo. © Definicién de ta fichade proyecto Todo proyecto incluiré como minimo la siguiente informacisn basica en el Portal GPR: Nombre y descripcién de proyecto. Fechas de inicio y fin, Uder de proyecto, Patrocinador ejecutivo de proyecto. Fase actual de proyecto. "= Anteproyecto, Definicién, Planificacién, Ejecuci6n, Cierre, Completado, cancelado Localidad{es) de impacto. Perfil econémico de proyecto (completo) Resumen ejecutivo de acuerdo con la presente norma. Problemas no resueltos. Hitos con pesos ponderados, indicando el porcentaje de avance fisico programado. Principales riesgos del proyecto. * Alineacién a objetivos operativos.- Todo proyecto deberé estar alineado a uno o més objetives operatives. 21al40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA ‘© Proyectos plurianuales.- Todo proyecto plurianual sera registrado y gestionado en un solo proyecto del Portal GPR, y no debe ser registrado como miitiples proyectos. La informacién ‘anual debe ser incluida en la misma ficha del proyecto, clasificada en el'afio correspondiente. ‘© Actualizacién de la ficha de proyectos.- La actualizacién de la ficha de proyecto deberd ser efectuada por el lider de proyecto a mes vencido, hasta los cinco (5) primeros dias del mes subsiguiente. La informacién minima a mantener actualizada es: © Resumen ejecutivo y problemas na resueltos.- Los campos de “resumen ejecutivo” y “problemas no resueltos” deben contener informacion de los times seis (6) meses, siendo enlistado en primer lugar el mes més recient © Presupuestos y el perfil econémico.- Los campos presupuestarios deberin ser actualizados de acuerdo con los datos registrados en el sistema financiero nacional (2 SIGEF). © Hitos y avance fisico. £1 lider de proyecto debe dar seguimiento y actualizard la Informacion referente a la fecha estimada y fecha real de cumplimiento de los hitos del proyecto. Los hitos deberdn ser actualizados de acuerdo con el avance fisico y marcados completos oportunamente. La fecha comprometida del hito no puede ser modificada. (© Resultados de indicadores del proyecto.--Para aquellos proyectos que se hayan definido indicadores propios del proyecto, el lider de proyecto debe actualizar el valor actual de los indicadores de proyectos, de acuerdo a la frecuencia establecida en el indicador. (© Riesgos del proyecto.- Acciones de administracién de riesgos deberan ser actualizados y nuevas acciones generadas basadas en un andlis's mensual de riesgos al proyecto. © Gestién de tas fases del proyecto.- Todo proyecto debe tener actualizada la fase en la que se encuentra, de acuerdo a la metodologia GPR para mostrar el estado actual de su desarrollo, (© Los proyectos que empiecen a devengar el presupuesto codificado deben estar en la etapa de planificacién, ejecucién o cierre, No podrin estar en la etapa de anteproyecto 0 definicién, © Es responsabilidad del lider de proyecto y del patrocinador ejecutivo asegurar el cumplimiento de los requerimientos y la entrega de los productos de cada fase antes de Iniciar la siguiente fase. © Gestidn de hitos y avance fisico.- © Todo proyecto debe tener registrados los hitos con el porcentaje de avance fisico asociado. El total de todos los porcentajes asignados a los hitos deberé sumar el cien por iento (100%). © Todo hito debe tener una fecha comprometida, misma que debe ser autorizada por el patrocinadlor ejecutivo del proyecto. © Una ver que un hito sea cumplido, el lider del proyecto debe actualizar en el sistema para que se actualice la fecha real de cumplimiento y se reconozca el avance correspondiente al porcentaje asociado a ese hito. 22.140PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA © Los hitos deben ser programados para toda la vida del proyecto en forma progresiva, ‘esto significa que los hitos para el afio en curso del proyecto serin desglosados y detalladas en por lo menos veinte y cuatro (24) hitos al afic distribuidos en todos los meses, en preferencia dos hitos por mes; mientras que los hitos de afios futuros podrin tener menos desglose hasta el afio de ejecucién. Las fechas comprometidas para cada hito no podrén ser modificadas, salvo autorizacién expresa del patrocinador ejecutivo del proyecto. © Se debe identficar y clasificar los hitos que tengan que ver con oportunidades polticas ‘como inauguracién de una obra, puesta de la primera piedra, ete. © Se deben asociar las fechas estimadas vs. las fechas reales de cumplimiento, el sistema GPR establecerd automdticamente las siguientes alertas: "Verde: Hito cumplide a tiempo o hito abierto antes de la fecha comprometida. No se requiere acciones adicionales. * Amarilla: Hito en riesgo, no se ha cumplido y pasé la fecha comprometida ola fecha estimada es posterior a la fecha comprometida. El lider de proyecto deberd tomar las acciones correctivas 0 preventivas pertinentes. * Roja: Hito cumplido después de la fecha comprometida. Una desviacién mayor de quince por ciento (15%) del avance fisica real vs. el avance fisico programado, establece un seméforo rojo, mismo que debe ser analizado y atendido por el patrocinador ejecutivo en conjunto con el lider de proyecto. Desviaciones de presupuesto programado vs. devengado.- Fl presupuesto programado vs. el presupuesto devengado determina los seméforos del desempefio financiero de un proyecto. Una desviacién presupuestaria de més de quince por ciento (15%) (+/-) deberd ser analizada y atendida por el patrocinador ejecutivo del proyecto en conjunto con el lider de proyecto. Fechas de indicadores.-tos indicadores deben ser programados con metas para toda Ia vida del proyecto. ‘Administracién de riesgos de proyectos.- Los riesgos de un proyecto deben estar asociados a un hito. Cuando un riesgo tenga una calificacion (probabilidad de ocurrencia por grado de impacto) de cuarenta y nueve (49) 0 mds debe tener un responsable y un plan de accién registrado en el sistema ‘Administracién de proyectos en rlesgo.- Un proyecto activo (fases de: Definicin, Planificacin, Fjecucién © Cierre) esté considerado en riesgo si se cumple cualquiera de las siguientes condiciones: Tiene uno 0 més indicadores rojos/amarillos. Tiene uno o més ites en amarillo Ya ha pasado su fecha finy no se ha marcado como terminado/cancelado o congelado. Ya consumié el ochenta por clento (80%) del tiempo estimado y no ha llegado ala fase de ejecucién. © Ya consumid el ochenta por ciento (80%) del tiempo estimado y su porcentaje de avance {es de menos del veinte por ciento (20%). 23.al40° PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA El campo “Estimado a fin de afic” es veinte por ciento (20%) superior o veinte por ciento (20%) inferior al campo “Presupuesto Programado” : Ya Gonsumié'més de achenta por ciento (80%) de su presupuesto y el'tiempo transcurrido es menos de veinte por ciento (20%). Tiene uno o més riesgos con alta probabilidad y alto impacto. ‘+ Tratamiento de proyectos en riesgo.- Proyectos en riesgo ameritan atencién especial por parte del lider de proyecto y el patrocinador ejecutivo, as{ como de las autoridades de la institucion ejecutora. Se deberd incrementar el control con actiones tales como: monitoreo mas frecuente, revisiones ejecutivas, plan de mejora u otra accién pertinente ala situacién. * Gestién de acciones clave.- Las acciones preventivas o correctivas que el lider de proyecto determine necesarias para la gestién de su proyecto serdn registradas como acciones clave en el Portal GPR. ° Gestién de acciones clave dispuestas por autoridades-Los Gobernadores u otras ‘autoridades podrén generar acciones claves para un proyecto, estas acciones deberin ser resueltas por el lider de proyecto correspondiente, quien deberd responder en un plazo no mayor a cinco (5) dias. Articulo 25.-Responsabilidades del Lider de Proyecte.- Las responsabilidades del Lider de Proyecto se rej in por las siguientes directrices: © Lider de proyecto. Es responsable de administrar todo el ciclo de vida el proyecto con el Propésito de que el proyecto termine en tiempo, costo y con la calidad establecida, Especificamente, las principales responsabilidades del lider de proyecto incluyen: Elaborar el plan del proyecto en conjunto con el equipe de trabajo. ‘Actualizar en el Porta! GPR la informacién bésica del proyecto. Ditigiry controlar la ejecucién del plan del proyecto. Determinary asegurar el cumplimiento de la calidad de los productos. Identificar, documentar y solicitar autorizacin a los cambios al proyecto al patrocinador ejecutivo y/o al Ministerio Coordinador de ser pertinente. Elaborer ls restimenes ejecutivos de avance. Dar seguimiento al avance fisico y presupuestal del proyecto. Dar seguimiento alas acciones preventivas y correctivas que sean necesarias. “Administra los riesgos del proyecto, CCoordinar las compras y adquisiciones relacionadas con el proyecto. Resolver y de ser necesario escalar problemas a patrocinador ejecutivo ‘+ Perfil recomendado para lideres de proyectos de inversién.- Se recomienda que el lider de un proyecto de inversién cuente con capacitacién en Administracién de Proyectos conforme a los equerimientos y estindares internacionales sugeridos por el Project Management Institute. Articulo 26.-Responsabilidades del Patrocinador Ejecutivo de proyecto.- Las responsabilidades del Patrocinador Ejecutivo de Proyecto se regirdn por las siguientes directrices: * Patrocinador ejecutivo de proyecto.- EI patrocinador ejecutivo del proyecto es la autoridad responsable de asegurar los recursos necesarios para ejecutar el proyecto y es el principal 242140PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA responsable para la resolucién de problemas o riesgos. Proporciona direccién global y liderazgo para la implementacién y ejecucién del proyecto. ‘+ Validacién de la informacién basica de proyectos La informaciGn basica de todos los proyectos ddeberd ser validada y aprobada por el patrocinar ejecutiva, previo ala creacién de la linea base del proyecto. Articula 27.-Responsabilidades del Ministerio Coordinador del sector para proyectos de inversién.- Las responsabitidades del Ministerio Coordinador del sector para proyectos de inversién se regirén por las siguientes directrices: ‘© Ministerio Coordinador del sector.- £1 Ministerio Coordinador del sector es responsable para asegurar la gestién y control de todos los proyectos de inversién de su sector, en colaboracién con la Secretarfa Nacional de la Administracién Publica Articulo 28.- Directrices de gestién complementarias para proyectos de inversidn en GPR.- Linea base de proyectos de inversién.- Todos y cada una de los proyectos de inversién de la tunidad serdn registrados e incluidos como parte integral del plan operativo de la unidad. Una vez registrados y aprobados los proyectos de inversién, la institucién remitiré a la Secretarla Nacional de la Administracién Pilblica un reporte de Ficha de Proyecto generado desde el Portal GPR, en forma electrénica (formato PDF), de todos los proyectos de inversién de la institucién. Este reporte sera utiizado coma linea base del proyecto para el monitareo y control de sus cambios. ‘+ Documentacién adicional requerida.- Adicional a los reportes de fichas de proyectos de inversién, para todo proyecto de inversién, el lider de proyecto de la institucién adjuntaré a la ficha correspondiente el documento electrénico (formato PDF) del plan original y justificacién de la inversién presentada a SENPLADES. + Control de presupuestos de inversién en GPR.- Todos los proyectos de inversin deben registrarse con su perfil econémico completo, mismo que debe ser consistente con la informacién del sistema financiera nacional (e-SIGEF). Es responsabilidad de la institucién establecer procedimientos internos para asegurar que la suma de proyectos de inversién de los planes operatives de Gobierno Por Resultados siempre coincide con la informacién financiera del sistema e-SIGEF del Ministerio de Finanzas. La sumatoria de los presupuestos de inversién de las instituciones debe cuadrar con los presupuestos “oficiales” del sector. ‘© ELCUP (Cédigo Unico de Proyecto). EI CUP sera mandatorio y corresponde al eédigo asignado por SENPLADES. ‘© Seguimiento quincenal al avance del proyecto.- El patrocinador ejecutivo serd responsable de dar seguimiento quincenal a los proyectos de inversién bajo su responsabilidad, con particular atencién a los problemas no resueltes, riesgos abiertos con calificacién mayor de cuarenta y rnueve (49) y los semsforos rojos asociados al desempefio financiero, hitos, avance fisico e indicadores. En conjunto con el lider de proyecto establecera las acciones correctivas y preventivas pertinentes, mismas que serén registradas como acciones clave del proyecto en el Portal GPR. 25.al40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA * Control de cambios.- El control de cambios de proyectos de inversién en GPR se regird por las siguientes directrices ° Cambios a la informacién bésica del proyecto.- Actualizaciones y cambios menores ata informacién bésiea del proyecto son permitidos siempre y cuando se cumple con las directrices de la presente norma, Cambios de fechas comprometidas de hitos.- Todo cambio a fechas comprometidas de hitos de un proyecto de inversién seré aprobado por escrito por el patrocinador ejecutivo del proyecto con copia del cambio a la Secretaria Nacional dela Administracién Piblica y al Ministerio Coordinador del sector dentro de los cinco (5) dias laborales subsecuentes a la realizacién del cambio. Cambios de fecha de fin de proyectos.- La Secretarfa Nacional de la Administracién Publica serd la nica responsable de autorizar el cambio de la fecha final de un proyecto de inversién en el portal GPR, previa autortzacién por escrito del Ministerio Coordinador del sector. © Gestién complementaria para proyectos de inversién clave.- Para proyectos de inversin que la Secretaria Nacional de la Administracién Publica en conjunto con el Ministerio Coordinador del sector determinen como clave, se aplicaran las directrices estipuladas en esta norma y las siguientes: ‘Aprobacién de indicadores y metas. Se podré dictaminar la necesidad de crear indicadores de proyecto (beneficiarios, insumos, alcance, calidad, satisfaccién a los beneficiarios, etc.) de tal manera que permitan identificar el avance del proyecto de acuerdo a las particularidades de cada sector; de ser este el caso, las metas de estos Indicadores deben ser validadas y acordadas formalmente por las autoridades de la entidad y aprobadas por el Ministerio Coordinador del sector y la Secretaria Nacional de la Administracién Publica, Actualizacién quincenal, La ficha de los proyectos de inversién clave debera ser actualizada con informacién quincenal o con mayor frecuencia en caso de ser necesario. Validacién de término de fase.- Al términc de las fases de Planificacién, Ejecucién y de Cierre el patrocinador ejecutivo deberd asegurar el cumplimiento de los requerimientos y la entrega de los productos de la fase y anexar en el Portal GPR un Acta de Clerre de Fase, firmada por el patrocinador ejecutivo del proyecto. Capitulo VII DE LA GESTION Y MEJORA DE PROCESOS Articulo 29. Directrices para la gestién y mejora de procesos en GPR.- la Secretaria Nacional de ta Administraci6n Publica emitiré los ineamientos sobre la gestién de procesos en la Norma Técnica de Gestion de Procesos y su metodologia. La gestion de procesos en GPR se regird por las siguientes directrices: Ejecutivo de segundo nivel (superior a la unidad).- El ejecutivo de nivel superior de la unidad es responsable de aprobar y controlar los cambios al catélogo de procesos, en articulacién con la 26140