MANUAL DE PROCESO DE SUBSISTEMA DE LA GESTION LOGISTICA

GESTION LOGISTICA

CRISTIAN LISANDRO GARCIA PINEDA

MAYRA ALEJANDRA PEA HORTUA

INGENIERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTION DE MERCADOS LOGISTICA Y TECNOLOGIA DE LA
INFORMACION
AREA: LOGISTICA
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Disear el manual de procedimientos para el subsistema de aprovisionamiento de la
empresa Barhal teniendo en cuenta el proceso de compras y el recibo de mercancias.
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal brindar fortalecimiento a
la cultura del Autocontrol y mejora continua de la joyeria Barhal.
En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos est dirigido a todas las
personas que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas al centro de acopio y
se constituye en un elemento de apoyo til para el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas, y para coadyuvar conjuntamente con el control interno,
en la consecucin de las metas de desempeo y rentabilidad, asegurar la informacin y
consolidar el cumplimiento normativo.
Este documento describe los procesos, y expone en una secuencia ordenada las
principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de
realizarlo.

OBJETIVO ESPECIFICOS

Analizar y valorar los procesos que se presentan en Barhal.

Establecer las politicas, objetivos y alcances en el subsistema para cada uno de
los procedimientos.
Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin
entre las unidades administrativas integrantes de la institucin.
Identificar los diferentes procesos y procedimientos que se desarrollan dentro de
la organizacin con el fin de establecer responsabilidades, frecuencias y
tiempos.
 IDENTIFICACION

NOMBRE DE LA EMPRESA
Joyeria Barhal

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO AL CLIENTE 09/06/2017

Joyeria Barhal

Manual de procedimientos del

aprovisionamiento
Codificacion: Version: Vigencia: Pagina:
CRISHOOD-610 1 09/06/2017 1
AREA DE COMPRAS

Aprobacion del documento

Elaboro: Cristian Garcia

Gestor Logistico
Autorizo: Laura Filoni
Gerente General de Barhal
 Joyeria Barhal

Manual de procedimientos del

aprovisionamiento
Codificacion: Version: Vigencia: Pagina:
CRISHOOD-610 1 09/06/2017 2

INDICE

IDENTIFICACION..............................................................................................................3
1. INTRODUCION...........................................................................................................5
2. DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS DE APROVISIONAMIENTO...................6
2.1. PROCEDIMIENTO:..............................................................................................7
PROCESO DE COMPRAS............................................................................................7
2.2. PROCEDIMIENTO:............................................................................................14
PROCESO DE RECIBO DE MERCANCIA.................................................................14
 Joyeria Barhal

Manual de procedimientos del

aprovisionamiento
Codificacion: Version: Vigencia: Pagina:
CRISHOOD-610 1 09/06/2017 3

1. INTRODUCION

Los manuales de procedimientos son fundamentales para la comunicacin,

coordinacin, direccin y evaluacin administrativa, adems sirven de apoyo para la
capacitacin del personal, ya que facilitan al interior de cada rea, la integracin de
estas, a travs del flujo de informacin, asimismo, permiten a cualquier usuario/a
interno y externo, el conocimiento preciso de las operaciones, trmites y servicios que
realizan.
La presente Gua Tcnica sirve como herramienta de orientacin y ayuda a los/las
responsables de elaborar este tipo de instrumentos; adems contiene la descripcin de
los apartados necesarios para su elaboracin y ejemplos de stos, con la finalidad de
que la/el lector comprenda mejor el tema.
Es importante utilizar un lenguaje simple, claro y directo, el cual permitir mejorar la
redaccin, la comunicacin y el grado de instruccin que se desea establecer. As
mismo, se deber utilizar un lenguaje no sexista en la elaboracin de los documentos
normativos, en cumplimiento a la Norma Mexicana para la Igualdad Laboral entre
Mujeres y Hombres, ser la instancia para ofrecer la asesora tcnica en esta materia,
revisar permanentemente y, en su caso, actualizar la presente Gua Tcnica, as
mismo, promover la actualizacin de los manuales de procedimientos en virtud de las
mejoras realizadas y ante las modificaciones al marco jurdico.
2. DESARROLLO DE
PROCEDIMIENTOS DE
APROVISIONAMIENTO
2.1. PROCEDIMIENTO:

PROCESO DE COMPRAS
 PROCEDIMIENTO PR-DO-00
Fecha: 09/06/2017
Manual de Version: 1.0
procedimientos del
aprovisionamiento
Codificacion: Area responsable: Pagina:
CRISHOOD-610 Compras 6

Procedimiento: Proceso de compras

Unidad Responsable: Jefe de Compras/ Asistente de Compras/ Gerente General

Objetivos

1. Verificar que todos los productos adquiridos que arriben al almacen (Por
concepto de compra, donacion, permuta y reaprovechamiento, entre otros)
cumplan con la descripcion, cantidad, estado y calidad, establecidos en el
contrato o documento de traspaso.
2. Asegurar la calidad y confiabilidad del registro y control de los bienes
entregados al almacen.
3. Promover las acciones que agilicen y permitan un control confiable del
ingreso, acomodo, ubicacion y registro de los productos que reciben para su
guarda y custodia hasta su utilizacion.
4. Verificar que los productos cumplan con la descripcion, cantidad y estado de
uso preestablecidos.

Descripcion

Acciones relativas a la recepcion, guarda , custodia, registro y despacho de los

bienes que llegan a los almacenes por motivo de compra, traspaso o devolucion de
las areas administrativas y operativas.

Alcance
El presente procedimiento aplica a el area de compras de la Joyeria Barhal, al area
contable de la empresa y al Jefe de transporte.

Los procedimientos son aplicados para aplicar las politicas y objetivos de calidad de
los productos de Barhal.

Este procedimiento considera los pagos que se realizan a traves de una transferencia
a los proveedores y de los procedimientos que Barhal debe realizar para adquirir los
productos importados de China.

Referencias

Las fuentes a tener en cuenta en la elaboracion/revision de los procedimientos,

politicas y objetivos para cada paso son:

Informes aportados por barhal

Ejemplos de otros manuales de procedimientos
Aportes de politicas y objetivos de empresa similares

Responsabilidades

La responsabilidad recaen en:

Gerencia
Equipo de las respectivas areas involucradas

Definiciones

Proveedores: Un proveedor es aquel tercero que abastece de materiales u

otros suministros a la empresa, los cuales son necesarios para su desarrollo y
funcionamiento.
Cotizacion: es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores
que participan en el mercado burstil. Tambin se cotiza el trabajo.
Almacen: El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado
para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la
empresa, antes de ser requeridos para al administracin, la produccin o al
venta de artculos o mercancas.
 PROCEDIMIENTO PR-DO-00
Fecha: 09/06/2017
Manual de Version: 1.0
procedimientos del
aprovisionamiento
Codificacion: Area responsable: Pagina:
CRISHOOD-610 Compras 7
Politicas y lineamientos

1. Las solicitudes de pago a proveedores se realizan en un horario de recepcion

de 9:00 a 13:00
2. Los proveedores deben de cumplir con los tres requisitos que se implementan
en la pagina web de alibaba.com
3. El pago a los proveedores se realiza mediante un pago con tarjeta de credito y
transferencia por paypal.
4. Se transfiere el 50 % del pago a los proveedores y Barhal al recibir los
productos transfiere el otro 50% del pago, todo establecido con documentacion
entre Barhal y los proveedores.
5. Las carpetas creadas en las bases de datos son protegidas por el curador y no
debe ser extraidas ni copiadas por ningun motivo.
6. Cualquier incoveniente con un proveedor debe ser comunicado inmediatamente
con el Gerente General.
7. La verificacion debe ser necesaria tanto para las facturas como para los
pedidos para su posterior aprovacion.
8. El tiempo maximo de entrega de los productos por parte de los proveedores es
de 30 dias.
9. Solicitar el envo de muestras en caso de hacerse contacto con nuevos
proveedores antes de realizar la orden de pedido.
10. Negociar descuentos y condiciones de pago con nuevos proveedores
11. El objetivo de la Poltica de Compras entregar los lineamientos bajo los cuales
se debe ejecutar una accin de compra (de productos y servicios), de modo de
garantizar objetividad, transparencia y orientada a la optimizacin de recursos.
 12. Los Proveedores podrn ser evaluados en su desempeo de acuerdo a
criterios de evaluacin objetivos en funcin de las caractersticas del producto
adquirido o servicio contratado al Proveedor.
13. Se privilegiar mantener una relacin comercial con nuestros
Proveedores de mutuo beneficio, lealtad en el tiempo y altos estndares de
calidad, cumplimiento y transparencia.
14. Se promover el mantener una cantidad ptima de Proveedores por
rubro de compra que asegure una sana competitividad y diversificacin del
riesgo para la continuidad de la operacin.

PROCEDIMIENTO PR-DO-00
Fecha: 09/06/2017
Manual de Version: 1.0
procedimientos del
aprovisionamiento
Codificacion: Area responsable: Pagina:
CRISHOOD-610 Compras 8

Descripcion de actividades

No. Actividad Responsable

1 Definir las necesidades de compra Jefe de compras
2 Seleccionar los posibles proveedores Jefe de compras
3 Solicitar cotizaciones Asistente de compras
4 Solicitar muestras Asistente de compras
5 Codificar el proveedor y el cliente Contabilidad
6 Crear carpeta de contacto Asistente de compras
7 Elaborar pedidos Asistente de gerencia
8 Crear ordenes de compra (SAP) Asistente de compras
9 Verificar la factura Asistente de compras
10 Liberar factura Gerente General
11 Recibir y verificar pedidos de compras vs Jefe de transporte
factura
12 Ingresar la factura Jefe de transporte
13 Ingresar y reportar las novedades Jefe de compras
14 Firma de facturas Jefe de transforme y
Jefe de compras
15 Contabilizar las facturas Contabilidad
 16 Pagar a proveedores Jefe de Compras
17 Verificar ordenes de compra abiertas Asistente de compras
18 Elaborar evaluacion de proveedores Asistente de compras
19 Retroalimentacion del proceso Compras y Gerente
General

PROCEDIMIENTO PR-DO-00
Fecha: 09/06/2017
Manual de procedimientos Version: 1.0
del aprovisionamiento

Codificacion: Area responsable: Pagina:

CRISHOOD-610 Compras 9

Diagrama de Flujo
 PROCEDIMIENTO PR-DO-00
Fecha: 09/06/2017
Manual de procedimientos Version: 1.0
del aprovisionamiento

Codificacion: Area responsable: Pagina:

CRISHOOD-610 Compras 10

Diagrama de Flujo
 2.2. PROCEDIMIENTO:

PROCESO DE RECIBO DE MERCANCIA

 PROCEDIMIENTO PR-DO-00
Fecha: 09/06/2017
Manual de Version: 1.0
procedimientos del
aprovisionamiento
Codificacion: Area responsable: Pagina:
CRISHOOD-610 distribucion 12

Procedimiento: Proceso de recibo de mercancia

Unidad Responsable: Jefe de transporte

Objetivos

1. El proveedor conozca los requisitos de entrega de mercanca en el Centro de

Distribucin de Barhal, con la finalidad de garantizar entregas correctas y
oportunas.
2. Establecer informacion al personal encargado de recibir y despachar
mercancia sobre las funciones y caracteristicas de cada una de las actividades
paso por paso para este proceso.
3. Presentar y describir los procedimientos que operan en Barhal en materia de
manejo de almacenes.
4. Servir como material de consulta para la induccion del personal que labora en
el area de transporte, ademas de personal de otras areas.
5. El indicador que medira este proceso, sera la diferencia entre la fecha de
solicitud de compra y su realizacion.
6. Normar las actividades que integran el proceso de recepcion de producto al
almacen central.
7. Garantizar la disponibilidad de los productos que cumplan con las
caracteristicas exigidas por Barhal.

Descripcion

En este documento se explican las fases de control e identificacion por las que pasa
los productos adquiridos por Barhal desde su llegada hasta su almacen en el que se
procede el almacenamiento. Descarga y verificacin de la mercanca y
almacenamiento de la misma.

Alcance

El presente procedimiento aplica a el area de compras de la Joyeria Barhal, al area

de almacenamiento de la empresa y al Jefe de transporte, es aplicable e involucra a
diferente personal en sus distintas categorias de Barhal.

Los procedimientos son aplicados para aplicar las politicas y objetivos de calidad de
los productos de Barhal.

Este procedimiento esta compuesto por, las operaciones de recibo de documentos,

recibo del camin, descarga y verificacin de la mercanca y almacenamiento de la
misma.

Referencias

Las fuentes a tener en cuenta en la elaboracion/revision de los procedimientos,

politicas y objetivos para cada paso son:

Informes aportados por barhal

Ejemplos de otros manuales de procedimientos
Aportes de politicas y objetivos de empresa similares
Guia de elaboracion del manual de procesos y procedimientos de la
Universidad de Cordoba (UTC-S00-00).
Manual del proceso y procedimiento de compra y almacenamiento de material
(SER-N5-01-M)

Responsabilidades

La responsabilidad recaen en:

Jefe de transporte
Equipo de las respectivas areas involucradas

Definiciones

Proveedores: Un proveedor es aquel tercero que abastece de materiales u

otros suministros a la empresa, los cuales son necesarios para su desarrollo y
funcionamiento.
Almacen: El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado
para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la
empresa, antes de ser requeridos para al administracin, la produccin o al
venta de artculos o mercancas.
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactuan, las cuales transforman elementos de entrada en elementos de
salida o resultados.
Procedimiento: Forma especifica para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
Almacenar: Poner o guardar las cosas en un almacen
Material: Los materiales son elementos agrupados en un conjunto, el cual es,
o puede ser, usado con algun fin especifico.
 Stock: reserva de alguna cosa disponible para un uso futuro
PROCEDIMIENTO PR-DO-00
Fecha: 09/06/2017
Manual de Version: 1.0
procedimientos del
aprovisionamiento
Codificacion: Area responsable: Pagina:
CRISHOOD-610 Compras 13
Politicas y lineamientos

1. Todo producto que ingrese al almacen debera contar con la documentacion de

soporte
2. El area de recepcion debera permanecer libre antes de cada recepcion.
3. El sello plasmado en la remision significa que el producto/proceso es liberado
en todas sus caracteristicas de seguimiento
4. El area de almacen sera responsable de vigilar y reportar las fallas que se
detecten, para que este proporcione informacion correcta relativa a los
movimientos del ejercicio anterior y niveles maximos y minimos de existencias,
con la finalidad de:
Mantener un flujo adecuado
Minimizar el volumen de materiales;
Evitar el eventual desperdicio
Evitar compras urgentes onerosas
5. Los pedidos que no necesiten almacenamiento deben ser entregados
directamente a la oficina, dependencia, o persona encargada de dicho pedido.
6. Mantener actualizado el plan de compras, evitandohy anticipando posibles
desabastecimientos.
7. El almacen no elaborara ni dara seguimiento a las requisiciones de materiales
no considerados como Stock, esto sera responsabilidad del area de servicio
que lo solicite.
8. Se realizara el pedido de los productos con mayor rotacion, o los productos que
sean requeridos por el cliente.
9. Se ubicara cada producto en la percha asignada segun su marca.
10. El area de almacen debera contar con informacion que permita conocer los
productos que se demanden con frecuencia pero que no estan considerados
como existencia Stock.
 PROCEDIMIENTO PR-DO-00
Fecha: 09/06/2017
Manual de Version: 1.0
procedimientos del
aprovisionamiento
Codificacion: Area responsable: Pagina:
CRISHOOD-610 Compras 14

Descripcion de actividades

No. Actividad Responsable

1 Revisar existencias auxiliar de bodega
2 Revisar informe de consumos Jefe de transporte
3 Programar pedidos a proveedores Jefe de transporte y
auxiliares
4 Documentacion de importacion Jefe de transporte
5 Recibir y verificar los pedidos entregados Auxiliar de bodega
por los proveedores
6 Registrar entrada de mercancia de Jefe de transporte
proveedores
7 Almacenar Auxiliar de bodega
8 Imprimir los pedidos de traslado Auxiliar de bodega y jefe
de trasnporte
9 Alistar Auxiliar de bodega
10 Despachar mercancia Jefe de transportes
11 Recibir, transportar y entregar productos Flota trasnportadora
a los locales
12 Recibir las devoluciones y novedades Jefe de transporte
13 Facturacion interna Contabilidad
14 Verificar items de facturas Jefe de transporte
15 retroalimentacion Jefe de transporte y
Gerente General
 PROCEDIMIENTO PR-DO-00
Fecha: 09/06/2017
Manual de procedimientos Version: 1.0
del aprovisionamiento

Codificacion: Area responsable: Pagina:

CRISHOOD-610 Compras 15

Diagrama de Flujo