Professional Documents
Culture Documents
1. ATENO AO CLIENTE
1
1. ATENO AO CLIENTE
Quem so
Sexo
Idade
Profisso
Extracto social
Motivo da relao
De onde procedem
Meio de transporte que utilizam
Sistema de reserva
Que compram
Que servios
Gasto mdio por departamentos
2
Hbitos mais habituais
Porque nos escolhem
Imagem
Qualidade
Servio oferecido
Tipo de oferta
Localizao
Categoria
Moda
3
1.3 A COMUNICAO NA EMPRESA
A comunicao externa
4
A imagem o aspecto externo e, da mesma forma como as
pessoas, pode ser modificado por convenincia pelos publicistas
para tentar transmitir uma identidade de empresa de acordo com as
circunstncias do momento.
5
b) Convencer e persuadir
6
Esquema de comunicao externa
Comunicao
Externa
7
A comunicao Interna
8
igualmente, aos princpios estabelecidos para o servio ao
cliente.
Comunicao
Interna
9
Ateno ao cliente
10
Podemos recordar um slogan que deveria estar presente em
todas as recepes:
11
1.4.1 A bem vinda
A bem vinda , por tanto, decisiva e nesta fase deve-se primar pela
perfeio. Dependendo da forma como se recebe o cliente, este
poder admitir mais facilmente qualquer possvel deficincia nas
instalaes ou no servio.
Apresentao Aparncia
Captar a ateno do cliente Ateno
Fazer com que se sinta em sua casa Amabilidade
Informa-lo em todos os momentos Atitude
Atender os seus pedidos Adaptao
13
Procurar atravs da nossa atitude a colaborao e simpatia do
Hspede
b)Receber o cliente
Amabilidade e compreenso
14
d) Solucionar os problemas com respostas e aces rpidas
15
1.5 Modalidades de ateno ao cliente
Vantagens:
Oferece as mximas possibilidades na hora da transmisso e
facilita a compreenso das mensagens. o sistema mais
econmico de transmisso
Inconvenientes:
Podem-se transmitir estados de nimo de forma involuntria.
Aspecto pessoal:
16
a) Presena fsica:
b) Uniforme:
c) Linguagem corporal:
Sorriso natural
17
Olhar nos olhos (caso contrario transmite falta de
segurana ou indiferena)
Positivos Negativos
Local da recepo Estabelecimentos Descuidados, sujos e
ao cliente que transmitem um com m decorao
bom ambiente de
trabalho
Pessoal Contacto fsico Ausncia de
contacto
Distancia, prxima Mais de 1,5 m
que facilite o
contacto
18
Aspectos lingusticos mais importantes na comunicao frontal
Positivos Negativos
Deixar claro sim, claro Silencio absoluto,
Ao falar (tom, Demonstrar Tom montono,
volume, claridade, interesse e sarcstico, irritado.
controle) colaborar.
No prestar ateno
Tom e volume ao cliente.
normal Tom excessivamente
alto ou baixo
Vocabulrio Vocabulrio correcto Utilizar vocabulrio
adequado e acessvel. excessivamente
tcnico.
Usar Ns quando Falar mal da
falamos da empresa empresa
Evitar erros na Corrigi-los se se Evitar que sejam
comunicao produzirem numerosos.
Por Telefone
Por escrito
Por telefone:
19
Deve-se aumentar o ndice de cortesia, o tipo de cumprimento
deve corresponder ao grau de confiana com o cliente.
Por escrito:
20
1.6 Normas gerais de actuao segundo o tipo de cliente
Ateno:
Tratamento cordial e afvel.
Ateno:
Dar as bem vindas pelo nome para que sintam integrados num
ambiente familiar
21
Curiosos: Clientes agradveis e simpticos
Ateno:
Dar muita informao
Ateno:
Acolhimento correcto, desejam estas ss, no oferecer muita
informao
Mulheres:
Recebimento correcto, profissional e rpido. Com clientela feminina
abundante convm criar servios adaptados para facilitar e
melhorar a sua estadia (ex. bagageiros, espelhos de parede,
secadores de cabelo, iluminao adequada, etc.)
Homens de negcios:
Recepo especializada, atendimento por pessoal profissional e
que seja capaz de informar.
Informao, no hall de entrada, a nvel eventos durante a sua
estadia.
Este tipo de clientes necessita de quartos adaptados as suas
necessidades
Grupos:
O director ou chefe de recepo, dependendo do volume do grupo,
deve dar a bem vinda.
Os hotis que trabalham com grupos devem dispor de um sistema
rpido e operativo para facilitar todos os movimentos do grupo,
especialmente no check-in e bagagens.
22
2. SUB-DEPARTAMENTO DE RESERVAS
23
2.1 STAFF
24
Todos os aspectos anteriores esto condicionados pelo grau
ocupao do estabelecimento, j que por muitos quartos que este
tenha, se s apresenta 10% de ocupao, o volume de trabalho no
ser o mesmo que com 70 ou 80%.
___Horrio de reservas___________________
25
Departamento encerrado durante o fim-de-semana (sbados e
domingos) e feriados. Sistema adequado quando exista um
maior volume de reservas dentro do horrio comercial.
Durante esses dias todas as operaes de reserva sero
transmitidas normalmente ao balco da recepo
Recepo
Chefe de
vendas
Reservas
26
Podemos observar que o sub-departamento de Reservas depende
directamente da recepo, mas tambm do chefe de vendas ou
similar, da direco comercial.
2.2 FUNES
27
entrada e sada ou nmero de pessoas. No devemos
preocupar-nos em insistir ou comprovar com o cliente se no
entendemos correctamente.
28
prolonga a sua estadia um dia mais e neste caso o estabelecimento
ter todo o direito a cobra-lo.
2.4 Contratos
29
cliente, mas o hspede ser uma determinada pessoa cujo nome
estar identificado na reserva.
30
Suplementos Aumentos sobre o preo base
por servio especial. O caso
mais frequente a utilizao de
uma DUI
31
Tarifa: relao ou tabela de preos estipulados por diferentes
servios
Preo: valor econmico do servio ou bem adquirido
32
Nome da tarifa Aplicada a Condies Temporada
33
Hoje em dia existem muitos e variados sistemas informticos de
gesto hoteleira que garantem um rendimento tanto econmico
como operacional. A eleio de um determinado sistema informtico
vai depender:
Da organizao
Tipo e necessidades do hotel
34
tempo para a realizao de outras tarefas, tais como a dedicao
aos nossos clientes atendendo as suas necessidades e perguntas,
resumindo, melhorar a qualidade do servio, que realmente onde
radica a diferena entre os hotis similares.
Redaco
Ortografia
Distribuio do espao
Limpeza
Identificar as pessoas
35
Resposta a pedidos de oramento de servios. Na maioria
dos casos a AAVV ou outros intermedirios.
Estimado cliente
Venho por este meio confirmar a sua reserva de 2 noites (01 de Nov
03 de Nov/2003) de 1 quarto duplo, para 2 pessoas em regime de
alojamento e pequeno-almoo.
Pedro Melo
Chefe de Recepo
2.8 Overbooking
36
Overbooking o facto de vender mais lugares do que realmente
dispomos no hotel. uma pratica habitual no hotel (sobretudo em
hotis de curta estancia donde os quartos so reservados no
prprio dia) mas cada vez mais penalizado por lei como falta ou
infraco grave.
37
A deciso de overbooking deve ser tomada em situaes suspeitas
de muitos factores, e analisar se realmente estamos preparados
para correr o risco.
3. A RECEPO (Balco)
3.1 Staff
38
este que nos d a prpria experincia, baseando-nos na quantidade
de trabalho esperada relativa ao nmero de quartos existentes,
movimento de hspedes, tipo de hspedes, categoria do
estabelecimento, meios mecnicos implantados, existncia de
portaria, etc.
Exemplo:
Hotel 5*****
500 Quartos
Ocupao media anual 80%
Necessitamos de:
3 pax turno da manh (2 recepcionistas / 1 ajudante)
3pax turno de tarde
1 pax turno da noite
Portanto, precisamos:
39
7 - 2
315 - X
90 dias de descanso
315-90 = 225
quer isto dizer que cada individuo estar no hotel 225 dias por ano
ou 225 turnos cobertos.
Recepcionistas:
2 de manh
2 de tarde
1 de noite
Ajudantes:
40
1 de manh
1 de noite
8 Recepcionistas
3 Ajudantes de recepo
Turno de manh
Despedida do cliente
Early check in
Turno da tarde
Controle do check in
Turno da noite
41
Ultimas chegadas
Primeiras sadas
42
esto alojados. Quando se trate de grupos de estudantes
aconselhvel atribuir quartos situados no piso inferior pelo uso
constante dos elevadores.
43
Servio de bagageiros
44
Este poder igualmente consultar o saldo da sua conta num
determinado momento.
45
Servios tcnicos: comunicao de avarias denunciadas pelos
hospedes ou observadas pelo prprio pessoal do hotel.
46
4. SUB-DPTO DE MAIN-COURANTE OU FACTURAO
4.1 Funes
Turno da manh:
Turno da tarde:
47
Quadrar a conta de quartos com o balco da recepo (ter
de coincidir com o rack). Quer isto dizer, comprovar atravs do
Room Rack os quartos ocupados e o valor de cada um deles,
pois o total dever coincidir com a produo de quartos do
dia, registados no livro de entradas e sadas.
Turno da noite:
Tipo de estabelecimento
Categoria
Ocupao mdia
48
O risco de erro mnimo (se introduzidos os dados
correctamente)
Reduo de pessoal
4.2 STAFF
49
Assim, dois hotis da mesma categoria, localizados na mesma
cidade, incluso frente a frente, com o mesmo ndice de ocupao,
mas um com um sistema tradicional manual, e outro com uma
simples maquina (sistema mecanizado), tero grande diferena no
nmero de colaboradores.
50
# 101 102 103 104 105 106 107 108 TOTAIS
CLIENTE
N DE PAX
N FACTURA
DATA ENTRADA
DATA SAIDA
PREO
CAMA SUPLEM
PENSO DE
ALIMENTAO
PEQ. ALM
ALMO
JANTAR
BAR
TELEFONE
ROOM SERVICE
MINI BAR
LAVANDARIA
GARAGEM
VARIOS
TOTAL DO DIA
SALDO
ANTERIOR
TOTAL
DESCONTO
COMISSO
DEDUES
TOTAL GERAL
PAGAMENTOS
A CREDITO
A
TRANSPORTAR
EM
MOVIMENTO
OBSERVAES
51
Os clculos a realizar so os seguintes:
52
VALES DE SERVIO
53
HOTEL RIO
Bar
Restaurante
Data:
Assinatura Cliente:
N 2344
Quarto: Dia: Nome: N de pax:
FACTURAO
Modelo de factura:
54
Hotel Rio****
Porto
Nacionalidade
COMISSO OU DESCONTO
55
Quando trabalhamos com AAVV ou TTOO, por lei estamos
obrigados a oferecer uma percentagem sobre o preo dos nossos
servios em compensao do seu trabalho (intermedirios). A isto
chama-se comisso.
PRE-PAGAMENTO E DEPSITOS
ESTATISTICA BSICA
56
Ser a direco do estabelecimento quem vai decidir quais os
parmetros mais importantes, que sem dvida, sero aqueles que
se repercutem nos departamentos cuja produo seja de maior
volume de negcios para a empresa.
Ocupao
57
Quartos de 2 camas usados por 1 pax X 100
Total de quartos
Numero de NO SHOWS:
Por regimes:
Total clientes com PC
Total clientes com MP
Total clientes em APA
Total clientes SA
Grupos:
Total clientes com PC
Total clientes com MP
Total clientes em APA
Total clientes SA
Refeies (almoos e jantares) exclusivamente servidas a
grupos
Origem de ocupao:
Directo Particular
Clientes AAVV
Clientes TTOO/contratos
Clientes Empresa
Outros clientes com condies especiais
Nacionalidade:
58
Numero de clientes de um determinado pais X 100
Total de clientes alojados
Pessoal:
Ingressos:
Total de ingressos de estadia
Total ingressos
Total de colaboradores
59
Tambm, e por perodos, importante conhecer as percentagens
por outros departamentos
Gastos:
Gastos totais
Gastos pessoal (salrios, segurana social, etc.)
Mercadorias
Manuteno
Combustvel
Telefone
Outros
INE
60
nestes questionrios que se baseia a administrao turstica
competente (DGT) para preparar os estudos sobre o movimento de
turistas e graus de ocupao, por categorias de estabelecimento e
por zonas e temporadas.
Identificao do estabelecimento
Entrada de turistas por lugar de residncia, identificando como
turista a todo o individuo que se aloja no hotel
N de pessoas por pas e lugar de residncia
Quartos ocupados e camas extras
Pessoal ocupado (fixo e extras)
Reservas efectuadas para o segundo e terceiro ms seguintes
ao ms que inclui a semana de referencia
Expectativas de ocupao dos prximos seis meses (mais de
60%, entre 30-60%, menos de 30%)
Preo por quarto (por diferentes tarifas)
5 SUB-DPTO DE CAIXA
61
Nos hotis com um grande nmero de quartos, a autonomia que
vo adquirindo os cinco sub-dptos da recepo de tal forma
enorme, que estes chegam incluso, a considerar-se independentes.
62
CATEGORIA HOTELEIRA
5 4 3 2 1
Cobrar de X X X X X
facturas
A Controle de X X X X X
C caixas fortes
T Cambio de X X X X X
I divisas
V Liquidar caixa X X X X X
I
D Liquidar X X X X X
A crditos
D Liquidar X X
E comisses
S Liquidar X X
dedues
Pagamento X X X
ao pessoal
Pagamento X X
de impostos
Pagamento X X
fornecedores
Pagamento X X
comisses
Cobrar X X
crditos
64
Este sub.dpto pertence ao que definimos como Front Office.
Depende directamente do chefe de recepo. sem duvida o
ltimo passo do processo de entrada e ultimo contacto com o
cliente.
Quando o cliente opta por pagar a factura por caixa, pode faze-lo
atravs de moeda nacional, estrangeira ou travellers ou por carto
de crdito.
Quando se opta pela modalidade crdito ser atravs de: vouchers,
cartas de empresa e crditos pessoais.
Ex.
65
Pagamento com travellercheques: so cheques de viagem com um
valor j impresso em diferentes divisas.
Os travellers constam de 2 espaos para a assinatura. Um, que j
foi preenchido pelo cliente ao retirar os cheques da sua entidade
bancria (canto superior esquerdo). A outra assinatura dever ser
realizada durante a nossa presena (canto inferior esquerdo).
aconselhvel, na parte inversa dos travellers anotar o n do
passaporte e outra identificao do cliente por possveis problemas
que possam ocorrer, mesmo que seja obrigatrio que o cliente
apresente a sua identificao.
Ao estabelecimento
Para juntar ao expediente do cliente
Para a central da AAVV, caso de trate de uma sucursal
pertencente a uma cadeia
Outros servios contratados (transfer, transporte, etc.)
66
Lista dos servios reservados e contratados, indicando o
nmero de quartos e tipo de cada um deles, nmero de pax,
datas de entrada e sada, regime, primeiro e ultimo servio.
67
dos hotis paga uma comisso AAVV sobre determinados
servios. Normalmente Tm escrito Pago Directo
Assim temos:
Copia para TTOO que organiza a viagem
Copia para o hotel (ou hotis) com descrio de datas de
entrada/sada, regime alimentar, tipo de quarto, etc.)
Copia para a companhia area, martima ou terrestre (que
normalmente trocada por um bilhete)
Cpia para transfers in e out
Copia para a AAVV emissora do bilhete (que anexar ao
expediente do cliente)
Cpia para o cliente
68
Hoje em dia, existem muitos hotis que incluem no preo a estadia,
penso completa e uma srie de servios extras. Esta modalidade
denomina-se all inclusive (TI)
69
Geralmente, quando uma AAVV ou empresa com as quais no
trabalhamos nos pedem uma reserva ocasional, a nossa medida
preventiva ser de solicitar o pr-pagamento dos servios
contratados, ou mesmo o pagamento directo por parte do cliente,
facturando posteriormente a comisso.
5.7 Comisses
70
As comisses normalmente oferecem-se somente sobre os servios
de alojamento, que por vezes so ampliados a APA. Estima-se que
a comisso base oscila entre 10-15% sobre servios individuais,
uma vez que para grupos as tarifas dadas no so comissionveis.
Neste caso a AAVV incorpora ao preo base a sua margem de
benefcio e outros gastos que possam ocorrer (organizao,
distribuio, etc.).
Redues:
Ofertas
Por cada 20 ou 25 pax, 1 grtis (guia ou outro)
Suplementos
Por quarto individual
Qualquer servio extra
Por no superar o numero de pax ou dias de estadia
Por servio de guia
Perodo de pagamento
71
Para valorizar um grupo devemos:
72
6. COMPETENCIAS DO CHEFE DE RECEPO
73
A chegada de grupos, se deve organizar ou preparar algum
tipo de welcome desk especial
Outras tarefas
75
Atender s reclamaes de clientes, que pela sua
envergadura, no podem ser resolvidas pelo pessoal da sua
responsabilidade. Dedicar o tempo necessrio para a sua
resoluo.
Resumo
76
Ordens para atenes especiais, camas extras, etc.
Oferta da casa
conta do cliente
Andares
Portaria (Consierge)
Room Service
Saudao ao cliente
Controle de bagagens
obrigatrio
Conserva-se durante um ano
Substitui um contracto, o que no significa que no hajam
alteraes das condies previstas na reserva
um carto de identificao dentro do hotel e de crdito
Obrigatria
O cliente deve assinar frente do recepcionista
77
Abertura da factura
Mudana de quarto
Avarias
Devem constar:
Departamento
Lugar e detalhe da avaria
Data, hora e assinatura
Deve-se informar:
Caractersticas do hotel, n de quartos e pessoal (fixo e extra)
N de entradas por dia e nacionalidade
Ocupao por dia e nacionalidade
79
7. SISTEMAS INFORMTICOS
A direco da empresa
Melhorar os servios
Reduzir o nmero de documentos manuais
80
Oferecer um servio personalizado
Aumentar a produtividade
Ser mais competitivo
Assim:
81
Outra opo:
82
8. QUALIDADE NA INDUSTRIA TURSTICA
Qualidade e fidelizao
Basta dizer que ter uma recepo rpida, um room service bem
suprido e funcionrios atenciosos j no so mais diferenciais
competitivos.
83
Na realidade, na grande maioria dos casos procuramos satisfazer o
hspede da melhor forma possvel, e no superar suas
expectativas. Mais quais so estas expectativas?
Outro exemplo:
84
Algumas ferramentas disponveis
86