NEGOCIACION Y COMUNICACIN INTEGRAL DE PROYECTOS (MGP-450)

EXAMEN No. 1
GRUPO NO. 1
NOMBRES DE INTEGRANTES Y CED/DI:
Atencio, Yaribeth 2-710-544 Gonzlez, Yulia 8-862-1637
Brcenas, Yesenia 8-454-626 Hernndez, Gerardo 8-855-596
Boniche, Yenilka 9-7235-1779 Phillips, Roberto E-8-127561
Buchanan, Glenroy 4-270-889

Desarrolle en grupo las preguntas y de las doce preguntas, cada miembro del equipo debe
hacerse responsable de 1 de las mismas (colocar el nombre en la respuesta). La nota
individual ser la suma de la nota grupal + la nota que tenga el individuo en la pregunta
bajo su responsabilidad.
1. Indique (dos) razones por la cual es necesaria que la Direccin de Proyectos se
realicen planes de adquisicin y manejo de contratos
2. Explique las fases de proceso de Adquisicin
3. Qu elementos podra usted identificar como ventajas de la contratacin
externa? Identifique por lo menos dos
4. Qu diferencia existe entre una Solicitud de propuesta (RFP) y una Solicitud
de Presupuesto (RFQ)?
5. Describa los tipos de Especificaciones de trabajo (SOW)
6. Describa tres mtodos de entrega de proyectos (DBB,DB,CM)
7. Si una Organizacin tiene como meta contar con la oferta ms econmica en un
proyecto, bajo qu mtodo de entrega debera realizar su adquisicin?
8. Enumere tres elementos a considerar para establecer el mtodo de seleccin de
entrega de proyectos en una organizacin.
9. Cul es la caracterstica de un contrato de Precio Unitario?
10. Explique una Razn por la cual usted recomendara realizar un proyecto en base a
Costo Reembolsable.
11. Cul es la tipologa de contrato que impone el mayor riesgo al contratista y porque?
12. Describa que incluye un proyecto Llave-en-Mano y en que tipologa de contratos es
recomendable.

Respuestas:
1. Indique (dos) razones por la cual es necesaria que la Direccin de Proyectos se
realicen planes de adquisicin y manejo de contratos
Dos razones por la cual es necesario que la Direccin de Proyecto realice planes de
adquisiciones y manejo de contrato seran:
Identificar qu necesidades pueden ser mejor cubiertas comprando productos o
servicios del exterior de la organizacin y que las mismas puedan ser mejor
ejecutadas, en tiempo y acorde al presupuesto para el cumplimiento de los objetivos
y metas del proyecto.
 Recurrir a especialistas en cada rea de contratacin y que se involucren
tempranamente como parte del equipo.

2. Explique las fases de proceso de Adquisicin

Respondida por: Yaribeth Atencio

Las fases del proceso de adquisicin son:

1. Planificar las Adquisiciones.
Planificar las Adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las decisiones de
compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores.
Identifica qu necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera, o deben
satisfacerse, mediante la adquisicin de productos, servicios o resultados fuera de la
organizacin del proyecto, y qu necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipo
del proyecto.

El proceso Planificar las Adquisiciones tambin incluye la consideracin de posibles vendedores,

en particular si el comprador desea ejercer algn tipo de influencia o control sobre las
decisiones de compra. Tambin se deber considerar quin es el responsable de obtener o ser
titular de permisos y licencias profesionales relevantes que puedan ser exigidos por la
legislacin, alguna regulacin o poltica de la organizacin para ejecutar el proyecto.

El proceso de Planificar las Adquisiciones incluye la consideracin de los riesgos derivados de

cada decisin de hacer o comprar. Incluye asimismo la revisin del tipo de contrato que se
planea utilizar para la mitigacin de riesgos, y a veces transferir los riesgos al vendedor.

2. Efectuar las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones es el proceso que consiste en obtener respuestas de los
vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. En este proceso, el equipo
recibir ofertas y propuestas, y aplicar criterios de seleccin definidos previamente a fin de
seleccionar uno o ms vendedores que estn calificados para efectuar el trabajo y que sean
aceptables como tales. En el caso de adquisiciones importantes, es posible reiterar el proceso
general de solicitar respuestas de vendedores y evaluar dichas respuestas.
Puede realizarse entonces una evaluacin ms detallada, fundada en un documento de
requisitos ms especfico e integral, solicitado a los vendedores que integran la lista restringida.
Adems, las herramientas y tcnicas aqu descritas pueden utilizarse solas o combinadas para
seleccionar vendedores.

3. Administrar las Adquisiciones

Administrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de
adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones segn
sea necesario. Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato de adquisicin
con finalidades similares. Cada uno debe asegurar que ambas partes cumplan con sus
respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos legales se encuentren
protegidos.
 Debido a la naturaleza legal de la relacin contractual, resulta fundamental que el
equipo de direccin del proyecto est atento a las implicaciones legales de las medidas
tomadas al administrar una adquisicin. En proyectos mayores, con mltiples proveedores, un
aspecto clave de la administracin del contrato es la gestin de las interfaces entre los distintos
proveedores.
Si bien un administrador de adquisiciones puede formar parte del equipo del proyecto,
por lo general, esta persona rinde cuentas a un supervisor de un departamento diferente.
Normalmente, esto sucede cuando la organizacin ejecutante es tambin el vendedor del
proyecto a un cliente externo.

Los procesos de direccin de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto para autorizar el trabajo del vendedor en el
momento oportuno.
Informar el Desempeo para monitorear el alcance, el costo, el cronograma y el
desempeo tcnico del contrato.
Realizar el Control de Calidad para inspeccionar y verificar la conformidad del producto
del vendedor.
Realizar el Control Integrado de Cambios para asegurar que los cambios sean aprobados
correctamente y que todas las personas que necesiten estar informadas de dichos
cambios efectivamente lo estn.
Monitorear y Controlar los Riesgos para asegurar que los riesgos sean mitigados.

Administrar las Adquisiciones tambin tiene un componente de gestin financiera que

implica el monitoreo de los pagos efectuados al vendedor. Una de las consideraciones
principales a tener en cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es que exista una
estrecha relacin entre los pagos efectuados y el trabajo realizado.
Tambin se llevan a cabo evaluaciones similares cuando se debe confirmar que un
vendedor no est cumpliendo con sus obligaciones contractuales y cuando el comprador
contempla adoptar acciones correctivas. Administrar las Adquisiciones incluye gestionar la
finalizacin anticipada del trabajo contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento) de
conformidad con la clusula de rescisin del contrato.

Los contratos pueden ser modificados por mutuo consentimiento en cualquier

momento con anterioridad al cierre del contrato, de acuerdo con los trminos del contrato
relativos al control de cambios. Es posible que dichas modificaciones no siempre beneficien por
igual al vendedor y al comprador.

4. Cerrar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto.
Brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase, ya que implica verificar que la totalidad
del trabajo y de los entregables sean aceptables. El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin
implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar
registros a fin de reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin para su uso en el
futuro. Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del cierre. Los
trminos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos especficos para el cierre
del contrato.

Segn los trminos y condiciones de la adquisicin, el comprador puede tener derecho a

dar por finalizada la totalidad del contrato o una parte del proyecto, en cualquier momento, por
justa causa o por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo con dichos trminos y condiciones del
contrato, es posible que el comprador tenga que compensar al vendedor por los preparativos
de este ltimo, y por los trabajos completados y aceptados relacionados con la parte del
contrato rescindida.

3. Qu elementos podra usted identificar como ventajas de la contratacin

externa? Identifique por lo menos dos
Respondida por: Roberto Philips

Alto nivel de experiencia:

Dentro del proyecto se puede llevar un alto nivel de experiencia y tecnologa.
Puede enfocarse en desarrollar competencias centrales y contratar empresas que posean el
conocimiento para trabajar en los segmentos relevantes del proyecto. Actualmente en algunos
proyectos se dan ciertos trabajos especializados los cuales resulta ms costoso desarrollarlo a lo
interno de las empresas y es por esto que se busca contratarlos externamente.

Flexibilidad:
Las organizaciones ya no estn limitadas por sus recursos, pero pueden buscar una amplia
gama de proyectos al combinar sus recursos con los talentos de otras empresas. En otras
palabras, las organizaciones no necesitan ampliar su planilla de forma temporal para poder
asumir los proyectos que se le plantean, sino que en caso de ser necesario puede tener la
flexibilidad de contratar de forma externa los recursos requeridos.

4. Qu diferencia existe entre una Solicitud de propuesta (RFP) y una Solicitud

de Presupuesto (RFQ)?
Respondida por: Gerardo Hernndez

Una RFP se utiliza cuando la compra o la adquisicin involucra un proyecto de desarrollo

complejo, tales como un proyecto de desarrollo de software o un proyecto de construccin. Por
el contrario, una RFQ entra en juego cuando una compaa est simplemente mirando para
comprar un producto o servicio ya existente o "fuera de la plataforma"; en este caso ellos
pueden usar el proceso de RFQ para comparar precios.
 5. Describa los tipos de Especificaciones de trabajo (SOW)
Respondida por: Yenilka Boniche

A. Especificacin Funcional
Expresan la naturaleza del funcionamiento del sistema (cmo interacciona el sistema con su
entorno y cules van a ser su estado y funcionamiento).
Forma en que el producto va a ser usado (caractersticas funcionales).
Estimula la creatividad del proveedor.
El riesgo de funcionamiento es del proveedor y el criterio de aceptacin en el
cliente.

B. Especificacin de Desempeo
Caractersticas medibles que el producto debe cumplir.
Criterio de aceptacin detallado como pruebas que el producto debe pasar.
El riesgo de funcionamiento est en el proveedor

C. Especificacin Tcnica o de diseo

Son los documentos en los cuales se definen las normas, exigencias y procedimientos a ser
empleados y aplicados en todos los trabajos de construccin de obras, elaboracin de estudios,
fabricacin de equipos.
Detalla todo el trabajo que hay que hacer desde una descripcin del producto final
hasta la calidad del trabajo a realizarse para obtenerlo.
El riesgo de funcionamiento queda en el cliente, asumiendo que se cumplieron las
especificaciones correctamente.

6. Describa tres mtodos de entrega de proyectos (DBB,DB,CM)

Respondida por: Glenroy Buchanan
Los mtodos de entrega de proyectos los podemos describir de esta manera ya que existen tres
por los cuales podemos decidir a la hora de gestionar un proyecto como tal:

1. (DBB) El primer mtodo se describe como Diseo, Oferta y Construccin (DBB) este
consiste en que el propietario debe buscar cada compaa por separado, refirindose al
arquitecto y el contratista general que realizara la obra estos dos roles por lo general no tienen
conexin hasta que los planes sean colocados para las ofertas. Primeramente se pasa por una
fase de diseo, licitacin y construccin.

Debido a que el diseo y la construccin no estn integrados en este mtodo, lleva mucho ms
tiempo completar el proyecto de principio a fin. Cada fase se implementa por separado y no
puede comenzar hasta que se haya completado la anterior; a diferencia de la construccin de
diseo donde las fases se superponen entre s para garantizar una entrega rpida.
El equipo de diseo no tiene acceso a los costos de construccin, es probable que los costos del
proyecto aumenten porque los diseadores no tienen acceso a los costos de construccin lo
que podra causar retrasos en los proyectos.

Con este mtodo en algunos casos el diseador representa al dueo del proyecto cuando se le
asigna la responsabilidad y el contratista se limita a realizar la obra como establece el contrato.
El diseador recibe honorarios en base a un porcentaje de costos de los trabajo y el contratista
es remunerado en base a una suma fija acordada para los trabajos.

2. (DB) El segundo mtodo se define el de diseo y construccin (DB) para ello la

combinacin de servicios de diseo y construccin elimina los conflictos que surgen en la
mayora de las reas de desarrollo de proyectos.

Este mtodo permite reducir los tiempos de desarrollo de un proyecto. La construccin

puede comenzar mientras el proceso de diseo an se est desarrollando.

Con este mtodo, los servicios de construccin y diseo sobrepasan para permitir una entrega
ms rpida al tiempo que permite al propietario realizar cambios de ltima hora uno de los
factores importantes al implementar un proyecto con este mtodo se basa en la experiencia ya
que el proyecto debe iniciar sin mucha informacin de lo que se espera.

Otro aspecto es que en lugar de tener un contrato con el arquitecto y uno con el
contratista general, el propietario solo tendr un contrato con el constructor del diseo
eliminando el riesgo en su nombre.
Tambin el promotor o dueo puede tener el control a lo largo de todas las fases del
proyecto permitiendo flexibilidad en la revisin del diseo para lograr su ejecucin.

3. (CM) Mtodo por administracin o construction management es un sistema de

administracin del proyecto donde, adems de un equipo de diseo, el cliente contrata a un
director para gestionar el proyecto total. La ejecucin se asigna mediante varios contratos de
construccin parciales. De este modo, las diferentes partes son responsables del diseo y la
construccin, pero el Construction Management participa en la direccin de ambos. El CM
trabaja en las diversas fases del proyecto y colabora con diseadores y constructores velando
por los intereses del cliente. El mantenimiento es contratado y gestionado
independientemente.

Hay dos variantes principales de este mtodo:

CM por honorarios: El Construction Manager es el responsable del proyecto y la
direccin de obra, pero ellos no estn implicados en los trabajos de construccin. Los contratos
son entre el cliente y los contratistas. El Constructor Manager supervisa los costos, plazos,
calidad y seguridad, pero no asume la responsabilidad de ellos.
CM con responsabilidad: El Construction Manager es responsable de los medios
y mtodos de construccin y de la entrega del proyecto terminado, incluyendo la calidad y el
rendimiento del activo. Todas las compras a proveedores son realizadas por el CM y tambin
los contratos con encargados de la construccin y subcontratas. Aun as, el cliente mantiene el
poder de decidir en ltima instancia sobre la ejecucin del proyecto. El Construction Manager
recibe honorarios en funcin del tiempo y servicios prestados y la construccin en funcin de
los costes y los honorarios pagados.

7. Si una Organizacin tiene como meta contar con la oferta ms econmica en

un proyecto, bajo qu mtodo de entrega debera realizar su adquisicin?
Consideramos que debe realizarse bajo el mtodo tradicional (D/B/B), ya que es apropiada
cuando el costo es lo ms importante, el cronograma es secundario y el alcance est definido.

8. Enumere tres elementos a considerar para establecer el mtodo de seleccin de

entrega de proyectos en una organizacin.
Las organizaciones deben establecer un criterio para determinar o establecer el mtodo
de entrega de proyectos.
Algunas alternativas para su situacin dependern de varios factores, estos pueden ser
la complejidad, confort, tiempo, costo y responsabilidad a terceros. Sin embargo tambin es
preciso considerar otros factores como son:
1. Cantidad de contratos donde se considere un contrato o mltiples contratos.
2. Criterio de Seleccin ya sea por precio o calificacin.
3. Relacin Cliente-Proveedor denominados agente o vendedor.
4. Trminos de pago que pueden ser precio fijo o costo reembolsable.
Los anteriores elementos de consideracin impactan la decisin sobre la metodologa
de entrega de proyectos en las organizaciones as como su exitosa culminacin.

9. Cul es la caracterstica de un contrato de Precio Unitario?

Respondida por: Yesenia Brcenas
La caracterstica de un contrato de precio unitario es cuando se tiene claramente
definida las especificaciones y los planos bsicos, pero no se tiene totalmente definidas las
cantidades de obras que se realizaran; ya que depender de las caractersticas del terreno y de
los detalles propios de los trabajos. En estos casos se definen todos los items que darn
derecho a pago como: materiales, mano de obra, maquinarias, etc.; y que ello contemple la
totalidad del proyecto a contratar incluida su ganancia.

La forma de pago se pacta y generalmente se da un anticipo o un primer pago y abonos

parciales de acuerdo con el avance de la obra: con pago final al recibo y liquidacin.

Otras de las caractersticas que se puede mencionar es que cualquier cambio o ajuste en
el proyecto se realiza ms fcilmente en cuanto a costo. A dems de tener un mejor control o
manejo de los materiales, equipos, personal contratado y otros insumos que se involucran
dentro del proyecto.
 10. Explique una Razn por la cual usted recomendara realizar un proyecto en base a
Costo Reembolsable.
El pago por Costo Reembolsable lo recomendara en el caso de que no se cuente con un
alcance bien definido o desconocido y se desee arrancar con el proyecto de una vez. Un
ejemplo puede ser en el caso de proyectos de atencin de emergencias, donde lo que se
requiere es actuar inmediatamente sin invertir tiempo en definicin de alcances ni diseo, lo
que lleva al dueo del proyecto a reembolsar al contratista segn lo trabajado.

11. Cul es la tipologa de contrato que impone el mayor riesgo al contratista y porque?
El tipo de contrato ms riesgoso para el contratista es el de Precio Fijo ya que precisa
haber estudiado muy bien el proyecto tcnico, haber evaluado muy bien su oferta y controlar
muy bien los costes de desarrollo, construccin, suministro y puesta en marcha. En caso que los
costos aumentan, los tiene que asumir el contratista y ste tendr menor beneficio.

12. Describa que incluye un proyecto Llave-en-Mano y en que tipologa de contratos

es recomendable.
Respondida por: Yulia Gonzlez

El contrato llave en mano o turnkey contract (en trminos del derecho anglosajn),
es aquel en virtud del cual un contratista se obliga frente al cliente o contratante (en derecho
pblico ante la entidad estatal contratante), a cambio de un precio, a concebir, construir y
poner en funcionamiento una obra o proyecto determinado.

La dinmica de la realizacin de grandes obras y proyectos conlleva necesariamente a

que la contratacin de las mismas deba ser adecuada y concomitante con estas nuevas
realidades. Las nuevas tcnicas de construccin, los avances de la tecnologa y dems
descubrimientos que enriquecen al mundo contemporneo hacen que la contratacin en estas
materias adopten formas igualmente novedosas y actuales, que si bien tienen origen en la
misma fuente la voluntad de las partes- rompen esquemas tradicionales de contratacin y dan
surgimiento a nuevas estipulaciones contractuales.. La muestra de ello lo constituye en materia
de obras civiles y de infraestructura el denominado contrato llave en mano, en donde una de
las partes (el contratista ) asume la obligacin de ejecutar todo tipo de actividades (diseos,
obras, suministros, transporte, equipos, personal especializado, financiacin) y de incorporar
materias o reas involucradas (ingeniera civil, hidrulica, mecnica, etc), en la ejecucin de un
gran proyecto, respondiendo a su vez por las mismas y entregando en un plazo determinado
la totalidad del mismo, listo para funcionar.

En principio, puede decirse que las caractersticas principales que distinguen esta
modalidad contractual, frente a otros de confeccin o locacin de obra, la constituyen:
La fusin, en una sola persona -el contratista- de la concepcin y ejecucin de
la obra.
La obligacin global asumida por el contratista frente al cliente, de entregar
una obra completamente equipada y en perfecto estado de funcionamiento.
La invariabilidad del precio pactado
 Adicionalmente a lo anterior, debe decirse que tambin adquiere especial importancia
en estos contratos, la responsabilidad general que asume el contratista frente al contratante,
dado el protagonismo y la asuncin de obligaciones que ste adquiere desde la concepcin,
hasta la terminacin del proyecto, pues en los casos ms extremos de esta modalidad, el cliente
o contratante no interviene en la ejecucin del mismo.

Caracteriza igualmente al contrato llave en mano, en su concepcin clsica u original

derivada de la obligacin general del contratista de entregar una obra lista para funcionar, el
suministro de materiales, maquinaria y equipos, su movilizacin; la realizacin de las obras
civiles; la instalacin, montaje, la financiacin, y la puesta a punto y en funcionamiento de la
obra proyectada.

De otra parte, la modalidad llave en mano implica especializacin del contratista as

como la obligacin de ste de entregar un producto terminado, normalmente, de una obra o
proyecto de altsima complejidad que implica la integracin de un sinnmero de actividades y
de disciplinas. La utilizacin de esta modalidad para obras que comnmente se ejecutan bajo
modalidades de contratos de obra o de locacin de obra, culmina simplemente en la
celebracin de un contrato a precio global o alzado pues es de la esencia de este tipo de
contratos la complejidad y la amalgama de trabajos y servicios especializados.

En trminos generales, y tal y como sucede en la contratacin tradicional de obras por

parte de las entidades gubernamentales, existen, en nuestra opinin, tres etapas:
Precontractual, Contractual y Postcontractual:

1. Etapa Precontractual: Corresponde a aquella en que la entidad contratante prepara el

proyecto, y que incluye la estructuracin tcnica, financiera y legal del mismo y del
proceso de seleccin, obedeciendo a las necesidades pblicas (cuando se trata de
contratacin estatal) y los programas de gobierno. Dependiendo de la legislacin
particular de cada pas habr la etapa o la fase de negociacin de algunas clusulas
contractuales y ajustes del proyecto, dependiendo de la complejidad de ste y la
necesidad de aquellos, pues resulta en algunos casos tan complejos que
necesariamente la adjudicacin del mismo debe basarse en parmetros generales
buscando aterrizar el objeto del contrato y los presupuestos establecidos. Podra
decirse que tal seleccin se asemeja a la de los consultores o interventores cuya
escogencia en pases como Colombia se hace a travs de concursos de mritos en
donde el factor de seleccin se da con base en las calidades o mritos del
proponente, dejando a la postre la definicin y ajuste econmico del contrato

2. Etapa Contractual: Comprende la materializacin del proyecto y la ejecucin de la obra

en todas sus fases hasta su terminacin y recibo por parte del contratante. Dentro de
sta, igualmente se deben definir al inicio del contrato los ajustes definitivos y
especficos del proyecto sobre los cuales el contratista se hace responsable de su
ejecucin tanto tcnica como econmica siendo de su entera responsabilidad los
vacos o indefiniciones o indeterminaciones en tales aspectos. Juega papel especial la
 participacin de los equipos de control de calidad del contratista y el de supervisin
del contratante a fin de contar con una adecuada construccin o culminacin del
proyecto.

3. Etapa Postcontractual: Comprende el cierre del contrato, su liquidacin y el

seguimiento de las plizas o garantas de calidad o estabilidad de las obras, dentro de
los plazos y trminos que stas sealen

La modalidad del contrato llave en mano se constituye en una opcin vlida para que
a travs de ste, las entidades estatales puedan desarrollar algunos de los proyectos u obras a
su cargo. En este tipo de contrato, la empresa accede a tener a un contratista nico para
desarrollar un proyecto completo llevando a cabo sus especificaciones.

Adems suele utilizarse esta expresin para aquellos servicios que ofrecen un
seguimiento exhaustivo del proceso/gestin realizada. Por ejemplo, en el mbito de la
promocin, la publicidad y los eventos, se llama sistema de llave en mano al servicio ofrecido
por las agencias mediante el cual desde que el cliente contrata a la agencia hasta que el evento
finaliza, todo corre por cuenta de la agencia. Este concepto tambin es aplicable a la ingeniera
de software, para referirse a los desarrolladores de logicales que tambin toman a su cargo las
adaptaciones a necesidades particulares del cliente, as como los cursos de formacin del
personal, etc.