Guia para El Procesamiento de Códigos de Centros Educativos

1
Ministerio de Educacin
Direccin General de Acreditacin y Certificacin (DIGEACE)
Unidad de Informtica
Gua para el procesamiento de cdigos de

centros educativos
Guatemala, junio de 2017

2
Direccin General de Acreditacin y Certificacin (DIGEACE)

6 calle 1-87 zona 10, Ministerio de Educacin, Guatemala, C.A. 01010
PBX: (502) 24119595 Extensin: 2139
www.mineduc.gob.gt
digeace@mineduc.gob.gt
Guatemala, junio 2017 (Versin 2)
Esta gua se puede reproducir total o parcialmente siempre y cuando se cite al Ministerio de
Educacin, como fuente de origen. Se prohbe su uso con fines comerciales.
3
Tabla de contenido
Presentacin 5
1. Creacin de cdigos de centros educativos 6
1.1. Requisitos 6
1.1.1 Sector oficial 6
1.1.2. Sector cooperativa y privado 6
1.2. Procedimiento de codificacin 7
2. Reapertura de cdigos de centros educativos 7
2.1. Requisitos 7
2.1.1. Sector oficial 7
2.2. Procedimiento 8
3. Cierres de cdigos de centros educativos 8
3.1. Requisitos 8
4. Actualizacin de datos 10
4.1. Requisitos 10
Casos especiales Codificacin de centros educativos 12
1. Creacin y cierre de cdigo para centros educativos, por cambio de direccin por
creacin de nuevo municipio 12
1.1. Requisitos 12
2. Creacin de cdigo para centro educativo por cambio de ubicacin geogrfica 13
3. Creacin de cdigo para centro educativo clausurado que no cuenta con cdigo en
el sistema, para el proceso de impresin de ttulos y diplomas 13
3.1. Requisitos 13
4
4. Reapertura temporal de cdigo de centro educativo clausurado, para el proceso de

impresin de ttulos y diplomas 14
4.1. Requisitos 14
5. Creacin o actualizacin de registro de personal que ejerce funciones
de supervisin 15
5.1. Requisitos 15
6. Creacin y cierre de cdigos por cambio de jornada, plan o ciclo 16
6.1. Requisitos 16
7. Apertura temporal del sistema de registro y codificacin para realizar cierres en las
Dideduc 17
7.1. Requisitos 17
8. Apertura temporal del sistema para creacin de cdigo cuando el centro educativo
no present la documentacin en fechas establecidas segn calendario escolar, o no
contaba con acuerdo ministerial 18
8.1. Requisitos 18
9. Apertura temporal del sistema para creacin de cdigo cuando la Dideduc autoriza
servicios fuera de fecha establecida en calendario escolar 18
9.1. Requisitos 18
10. Asignacin de permisos e induccin en el uso y manejo del sistema de registro y
codificacin, para personal responsable del proceso de registro y codificacin de centros
educativos 19
10.1. Requisitos 19
5
Presentacin
La Direccin General de Acreditacin y Certificacin (DIGEACE) entrega a las direcciones
departamentales de educacin, la gua para el procesamiento de cdigos de centros
educativos, con el propsito de cumplir con lo normado en el Acuerdo Ministerial 547-2014, de
fecha 27 de marzo de 2014.
El artculo 3 de dicho acuerdo establece como ente rector del proceso de codificacin a la
Direccin General de Acreditacin y Certificacin (DIGEACE) a quien le corresponde definir y
validar los procesos, flujogramas y formularios obligados para el trmite y resolucin de
expedientes, presentados ante cada direccin departamental de educacin.
Esta gua tiene como objetivo describir los requisitos y el proceso que deben seguir las
direcciones departamentales de educacin (DIDEDUC) para resolver las solicitudes
presentadas por los centros educativos.

6
1. Creacin de cdigos de centros educativos
1.1 Requisitos
1.1.1 Sector oficial
a. Solicitud dirigida al Director(a) Departamental de Educacin, debidamente

firmada y sellada por el director del centro educativo, especificando el trmite que
solicita.
b. Formulario ACI-FOR-01, Creacin y actualizacin de cdigos para centros

educativos, con la informacin requerida.
c. Copia completa del acuerdo ministerial o resolucin que fundamenta la accin

solicitada, con firma y sello de la autoridad que emiti, acord o resolvi la
autorizacin.
d. Copia de dictamen de planificacin con el visto bueno del Director Departamental

de Educacin donde se indique la ubicacin del edificio en que funcionar el
centro (debe ser un edificio pblico que no represente erogacin alguna) o
acuerdo entre establecimientos para el uso del edificio.
e. Copia de dictamen de Recursos Humanos con el visto bueno del Director

Departamental de Educacin, en el que se indique la nmina de docentes que
atendern el establecimiento, tipo de contrato y fuente de financiamiento para el
pago de salarios.
1.1.2. Sector cooperativa y privado

solicita.


solicitada, con firma y sello de la autoridad que emiti, acord o resolvi la
autorizacin. Los servicios educativos deben estar autorizados en la fecha de
solicitud de creacin del cdigo, segn lo establecido por las leyes vigentes.
7
1.2 Procedimiento de codificacin
No. actividad - responsable

Presentar expediente segn los requisitos establecidos para la accin solicitada ante el
1
encargado del proceso de codificacin centro educativo
Revisin de la documentacin (Si el expediente est completo, se recibe; de lo
contrario, se devuelve al usuario indicando las correcciones que debe realizar)- personal
2
encargado de la codificacin de centros educativos de la direccin departamental de
educacin
Ingresar al sistema de establecimientos para crear el cdigo con las caractersticas
respectivas - personal encargado de la codificacin de centros educativos de la
3
direccin departamental de educacin
Notificar al usuario la accin realizada en el sistema de establecimientos - personal

4 encargado de la codificacin de centros educativos de la direccin departamental de
educacin
Resguardar el expediente personal encargado de la codificacin de centros
5 educativos de la direccin departamental
2. Reapertura de cdigos de centros educativos
2.1 Requisitos
2.1.1. Sector oficial
a. Incluir los requisitos de creacin de cdigos de centros educativos del sector

oficial (Inciso 1.1.1)
b. Incluir copia del acta de inicio de labores del ao en curso, certificada por el
personal que ejerce funciones de supervisin

a. Incluir los requisitos de creacin de cdigos de centros educativos del sector
cooperativa y privado (Inciso 1.1.2)
8
2.2 Procedimiento
No. Descripcin de la actividad - responsable

Presentar expediente segn requisitos establecidos para la accin solicitada ante el
1
encargado del proceso de codificacin
Revisar la documentacin presentada (Si el expediente est completo, se recibe; de lo
contrario se devuelve al usuario indicando las correcciones que debe realizar).
2
educacin
Cambiar el estado del cdigo a abierto personal encargado de la codificacin de
3 centros educativos de la direccin departamental de educacin

4 educacin
Resguardar el expediente - personal encargado de la codificacin de centros educativos

5 de la direccin departamental
3. Cierres de cdigos de centros educativos
3.1 Requisitos

solicita

educativos, con la informacin requerida
c. Copia completa del acta o resolucin de cierre temporal o definitivo, con firma y
sello de la autoridad competente
d. Copia de oficio o constancia de Recursos Humanos, en el que se indique que ya

no se encuentran asociadas partidas presupuestarias al cdigo
e. Constancia de Direccin de Fortalecimiento de la Calidad Educativa Defoce,

donde se indique que no hay ningn convenio asociado al cdigo del centro
educativo
9
3.1.2 Sector cooperativa y privado

solicita
b. Formulario ACI-FOR-01,Creacin y actualizacin de cdigos para centros

c. Copia completa de la resolucin de cierre, con firma y sello del Director

Departamental de Educacin
3.2 Procedimiento

Presentar expediente segn requisitos establecidos para la accin solicitada, ante el
1
Revisar la documentacin presentada - personal encargado de la codificacin de
centros educativos de la Direccin Departamental de Educacin
2 (Si el expediente est completo, se recibe; de lo contrario, se devuelve al usuario
indicando las correcciones que debe realizar
Cambia el estado del cdigo a cerrado temporal o cerrado definitivo, segn la
solicitud presentada - personal encargado de la codificacin de centros educativos de la
3 Direccin Departamental de Educacin

4 educacin

5 de la Direccin Departamental
Importante: Los cdigos del nivel 46 que tienen asociadas ms de una carrera solo se pueden
cerrar si ninguna de estas va a funcionar.
10
4. Actualizacin de datos
4.1. Requisitos

solicita
b. Formulario ACI-FOR-01,Creacin y actualizacin de cdigos para centros

Educativos, con la informacin requerida
Para el caso de una actualizacin que no sea de correo electrnico, telfono y nombre
del director adems, se debe incluir:

solicitada, el documento debe contener la firma y sello de la autoridad que emiti,
acord o resolvi la autorizacin.
d. Para el caso de actualizacin de datos por cambio de nombre de director, incluir

copia del acta de inicio de labores del ao en curso, certificada por el personal
que ejerce funciones de supervisin.
e. Para el caso de actualizacin de datos por cambio de ubicacin geogrfica sin

cambiar de municipio, incluir constancia de la municipalidad donde indique
claramente la nueva direccin y el nombre del centro educativo

solicita

Educativos, con la informacin requerida

solicitada, con la firma y el sello de la autoridad que emiti, acord o resolvi la
autorizacin. La autorizacin debe estar vigente en la fecha que se solicite la
actualizacin del cdigo.
11
d. Para el caso de actualizacin de datos por cambio de ubicacin geogrfica sin

cambiar de municipio, incluir constancia de la municipalidad que indique
claramente la direccin y el nombre del centro educativo.
4.2. Procedimiento

1
Revisar la documentacin presentada
(Si el expediente est completo se recibe; de lo contrario, se devuelve al usuario
2 indicando las correcciones que debe realizar). -personal encargado de la codificacin de
Ingresa al sistema de establecimientos y actualizar la informacin, segn la solicitud
3 presentada - personal encargado de la codificacin de centros educativos de la
Direccin Departamental de Educacin
4 encargado de la codificacin de centros educativos de la Direccin Departamental de
Educacin
5 de la Direccin Departamental de Educacin
12
Casos especiales
Codificacin de centros educativos
1. Creacin y cierre de cdigo para centros educativos, por cambio de direccin
por creacin de nuevo municipio
Importante: tomar en cuenta que para este procedimiento el Director Departamental de

Educacin debe haber gestionado ante la Direccin de Informtica (DINFO) la creacin del
municipio en todos los Sistemas Informticos del Ministerio de Educacin.
1.1. Requisitos

solicita

educativos, con la informacin requerida, solicitando creacin de cdigo; firmado
y sellado por el encargado de ttulos de la Direccin Departamental de Educacin
c. Formulario ACI-FOR-01, Creacin y actualizacin de cdigos para centros

educativos, con la informacin requerida, solicitando cierre definitivo de cdigo;
firmado y sellado por el encargado de ttulos de la Direccin Departamental de
Educacin
d. Copia completa de la resolucin de la DIDEDUC, en la que se autoriza el cambio

de direccin al centro educativo por creacin de un nuevo municipio, firmada y
sellada por la autoridad que emiti, acord o resolvi la autorizacin
e. Copia completa de todos los acuerdos ministeriales o resoluciones que han sido
emitidas para el centro educativo, firmados y sellados por la autoridad que
acord o resolvi las acciones
f. Constancia de la municipalidad donde se indique claramente la direccin y el

nombre del centro educativo
13
1.2 Procedimiento

1 encargado del proceso de codificacin centro educativo
(Si el expediente est completo se recibe; de lo contrario, se devuelve al usuario
2
indicando las correcciones que debe realizar) - personal encargado de la codificacin de
Crear el cdigo con las caractersticas respectivas en el sistema de establecimientos
Realizar el cierre definitivo del cdigo veinte das hbiles despus de generado el
3 nuevo - personal encargado de la codificacin de centros educativos de la Direccin

Educacin
2. Creacin de cdigo para centro educativo por cambio de ubicacin geogrfica
Para los casos en los cuales los centros educativos soliciten cambio de ubicacin
geogrfica, cambiando de municipio o departamento, se trabajar como cierre
definitivo y creacin de cdigo, respetando lo establecido en la presente gua.
Deben realizar las acciones de cierre y creacin en las DIDEDUC
correspondientes por cambio de Departamento.
3. Creacin de cdigo para centro educativo clausurado que no cuenta con cdigo
en el sistema, para el proceso de impresin de ttulos y diplomas
3.1 Requisitos
a. Oficio del Jefe de Departamento/Seccin de Aseguramiento de la Calidad,

dirigido al Coordinador de Acreditamiento y Certificacin, solicitando la creacin
del cdigo del centro educativo clausurado

educativos, con la informacin requerida y solicitando la creacin de cdigo;
Educacin
14

Educacin
d. Copia completa del acuerdo ministerial o resolucin que autoriz el

funcionamiento del centro educativo o resolucin de validacin de estudios que
fundamenta la accin solicitada, firmado y sellado por la autoridad que emiti,
acord o resolvi la autorizacin
3.2 Procedimiento

1 encargado del proceso de codificacin Jefe del Departamento/ Seccin de
Aseguramiento de la Calidad
(Si el expediente est completo, se recibe; de lo contrario, se devuelve al usuario
2
indicando las correcciones que debe realizar). - personal encargado de la codificacin
de centros educativos de la Direccin Departamental de Educacin
Crear el cdigo con las caractersticas respectivas

Cerrar el cdigo definitivamente
3 Realizar la actualizacin de cambio de estado a temporal ttulos para realizar
el procedimiento. Este estado tiene una duracin automtica de un mximo de
10 das hbiles - personal encargado de la codificacin de centros educativos de
la Direccin Departamental de Educacin
Notificar al jefe del Departamento/Seccin de Aseguramiento de la Calidad acerca de la

4 accin realizada en el sistema de establecimientos - Coordinador de Acreditamiento y
Certificacin
4. Reapertura temporal de cdigo de centro educativo clausurado, para el proceso de

impresin de ttulos y diplomas
4.1 Requisitos
a. Oficio del jefe de Departamento/Seccin de Aseguramiento de la Calidad,

dirigido al Coordinador de Acreditamiento y certificacin, solicitando la reapertura
temporal del cdigo del establecimiento
15
4.2 Procedimiento
No. Descripcin de Actividad

1 encargado del proceso de codificacin Jefe del Departamento/ Seccin de
(Si el expediente est completo, se recibe; de lo contrario, se devuelve al Jefe del
2 Departamento/ Seccin de Aseguramiento de la Calidad indicando las correcciones que
debe realizar. - personal encargado de la codificacin de centros educativos de la
Direccin Departamental de Educacin
Realizar el cambio de estado a temporal ttulos por un mximo de 10 das hbiles -
3 personal encargado de la codificacin de centros educativos de la Direccin
Notificar al jefe de Departamento/Seccin de Aseguramiento de la Calidad la accin
4 realizada en el sistema de establecimientos - Coordinador de Acreditamiento y
certificacin
Resguardar el expediente - personal encargado de la codificacin de centros
5 educativos de la Direccin Departamental
5. Creacin o actualizacin de registro de personal que ejerce funciones de supervisin
Importante: esta accin debe ejecutarse en el momento en que se nombre a la persona

que ejercer funciones de supervisor, con el objetivo de mantener actualizado el catlogo
respectivo. Aplica tambin para Coordinadores de Educacin Extraescolar que tienen a su
cargo los centros educativos del Programa Modalidades Flexibles para la Educacin Media
y el Programa de Educacin de Adultos por Correspondencia.
5.1 Requisitos
a. Oficio de solicitud dirigida al/la Jefe de Departamento/Seccin de
b. Copia de resolucin o acuerdo ministerial del nombramiento del personal que

ejercer funciones de supervisin
c. Copia de DPI del personal que ejercer funciones de supervisin
d. Nmina del personal que ejercer funciones de supervisin con los siguientes
datos:
Correo electrnico
Nmero de telfono
Direccin de la sede en donde se encontrar
16
e. Listado de centros educativos que tendrn a cargo, con los cdigos respectivos
Los coordinadores de educacin extraescolar que tienen a su cargo los centros

educativos del Programa Modalidades Flexibles para la Educacin Media y el
Programa de Educacin de Adultos por Correspondencia deben agregar al
expediente una copia del Acuerdo Ministerial 785-2011 y la resolucin de
DIGEEX No. 001-2010 que faculta a la Coordinacin Departamental para realizar
actividades de acompaamiento en los programas anteriores.
5.2 Procedimiento

Presentar expediente segn los requisitos establecidos para la accin solicitada
1
responsable del registro de personal que ejerce funciones de supervisin
2
indicando las correcciones que debe realizar). - personal encargado de la codificacin
Realizar la accin solicitada - personal encargado de la codificacin de centros
3 educativos de la Direccin Departamental de Educacin
Educacin
6. Creacin y cierre de cdigos por cambio de jornada, plan o ciclo
6.1 Requisitos

solicita

educativos, con la informacin requerida, solicitando la creacin de cdigo;
Educacin

Educacin
d. Copia completa del acuerdo ministerial o resolucin que fundamenta la accin

solicitada, con las firmas y sellos respectivos. Los servicios educativos deben
estar autorizados en la fecha de solicitud de creacin del cdigo, segn lo
establecido por las leyes vigentes
17
6.2 Procedimiento

Presentar expediente segn requisitos establecidos para la accin solicitada centro
1 educativo
2 indicando las correcciones que debe realizar) personal encargado de la codificacin
Crear el cdigo con las caractersticas respectivas, en el sistema de

establecimientos, al transcurrir 20 das hbiles de generado el cdigo, realizar el
3
cierre definitivo - personal encargado de la codificacin de centros educativos de
la Direccin Departamental de Educacin

Educacin
7. Apertura temporal del sistema de registro y codificacin para realizar cierres en las
Dideduc
7.1 Requisitos
a. Formulario de solicitud ACI-FOR-03, apertura temporal del Sistema de Registro y

Codificacin con las firmas y los sellos correspondientes
7.2 Procedimiento

Enviar formulario a DIGEACE va electrnica personal encargado de la codificacin
1
(Si el formulario est completo, se recibe; de lo contrario, se devuelve al usuario
2
indicando las correcciones que debe realizar). - Personal de la Unidad de Informtica de
la Direccin General de Acreditacin y Certificacin, DIGEACE
Habilitar el sistema de establecimientos segn la solicitud presentada - Personal de la
3 Unidad de Informtica de la Direccin General de Acreditacin y Certificacin, DIGEACE
Resguardar copia del expediente - Personal de la Unidad de Informtica de la Direccin
4 General de Acreditacin y Certificacin, DIGEACE
18
8. Apertura temporal del sistema para creacin de cdigo cuando el centro

educativo no present la documentacin en fechas establecidas segn
calendario escolar, o no contaba con acuerdo ministerial
8.1 Requisitos
a. Oficio del director (a) del centro educativo dirigida al Director (a) Departamental
de Educacin, justificando el motivo por el cual no se realiz el trmite en las
fechas establecidas
b. Formulario de solicitud ACI-FOR-03, apertura temporal del Sistema de Registro y

8.2 Procedimiento

1
2
3 Unidad de Informtica de la Direccin General de Acreditacin y Certificacin, DIGEACE
9. Apertura temporal del sistema para creacin de cdigo cuando la Dideduc

autoriza servicios fuera de fecha establecida en calendario escolar
9.1 Requisitos
a. Oficio del Director (a) Departamental de Educacin justificando el motivo para la

autorizacin del centro educativo en fechas posteriores a las establecidas en el
calendario escolar
b. Formulario de solicitud ACI-FOR-03, apertura temporal del Sistema de Registro y

19
9.2 Procedimiento

1 de centros educativos de la Direccin Departamental de Educacin
2
3
Unidad de Informtica de la Direccin General de Acreditacin y Certificacin, DIGEACE
10. Asignacin de permisos e induccin en el uso y manejo del sistema de

registro y codificacin, para personal responsable del proceso de registro y
codificacin de centros educativos
10.1 Requisitos
a. Hacer la solicitud a DIGEACE por medio del formulario DES-FOR-05, Sistema

de acceso a aplicaciones, solicitando asignacin de permisos para el Sistema
de Centros Educativos (CAT), con el rol ADMIN_DIDEDUC, con las firmas y
sellos respectivos
b. Solicitar induccin a DIGEACE, por medio de oficio para el personal que est
solicitando acceso al Sistema de Registro y Codificacin. Esta accin debe ser
solicitada en el momento del envo del formulario
c. Escanear los documentos y enviarlos a DIGEACE, en forma electrnica

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Gua para el procesamiento de cdigos de

Guatemala, junio de 2017

Direccin General de Acreditacin y Certificacin (DIGEACE)

4. Reapertura temporal de cdigo de centro educativo clausurado, para el proceso de

La Direccin General de Acreditacin y Certificacin (DIGEACE) entrega a las direcciones

departamentales de educacin, la gua para el procesamiento de cdigos de centros

educativos, con el propsito de cumplir con lo normado en el Acuerdo Ministerial 547-2014, de

fecha 27 de marzo de 2014.

Direccin General de Acreditacin y Certificacin (DIGEACE) a quien le corresponde definir y

validar los procesos, flujogramas y formularios obligados para el trmite y resolucin de

expedientes, presentados ante cada direccin departamental de educacin.

direcciones departamentales de educacin (DIDEDUC) para resolver las solicitudes

presentadas por los centros educativos.

1. Creacin de cdigos de centros educativos

1.1.1 Sector oficial

a. Solicitud dirigida al Director(a) Departamental de Educacin, debidamente

b. Formulario ACI-FOR-01, Creacin y actualizacin de cdigos para centros

c. Copia completa del acuerdo ministerial o resolucin que fundamenta la accin

d. Copia de dictamen de planificacin con el visto bueno del Director Departamental

e. Copia de dictamen de Recursos Humanos con el visto bueno del Director

1.1.2. Sector cooperativa y privado

a. Solicitud dirigida al Director(a) Departamental de Educacin, debidamente

b. Formulario ACI-FOR-01, Creacin y actualizacin de cdigos para centros

c. Copia completa del acuerdo ministerial o resolucin que fundamenta la accin

1.2 Procedimiento de codificacin

No. actividad - responsable

Notificar al usuario la accin realizada en el sistema de establecimientos - personal

2. Reapertura de cdigos de centros educativos

2.1.1. Sector oficial

a. Incluir los requisitos de creacin de cdigos de centros educativos del sector

2.1.2. Sector cooperativa y privado

No. Descripcin de la actividad - responsable

Notificar al usuario la accin realizada en el sistema de establecimientos - personal

Resguardar el expediente - personal encargado de la codificacin de centros educativos

3. Cierres de cdigos de centros educativos

a. Solicitud dirigida al Director(a) Departamental de Educacin, debidamente

b. Formulario ACI-FOR-01, Creacin y actualizacin de cdigos para centros

d. Copia de oficio o constancia de Recursos Humanos, en el que se indique que ya

e. Constancia de Direccin de Fortalecimiento de la Calidad Educativa Defoce,

3.1.2 Sector cooperativa y privado

a. Solicitud dirigida al Director(a) Departamental de Educacin, debidamente

b. Formulario ACI-FOR-01,Creacin y actualizacin de cdigos para centros

c. Copia completa de la resolucin de cierre, con firma y sello del Director

No. Descripcin de la actividad - responsable

Notificar al usuario la accin realizada en el sistema de establecimientos - personal

Resguardar el expediente - personal encargado de la codificacin de centros educativos

4.1.1. Sector oficial

a. Solicitud dirigida al Director(a) Departamental de Educacin, debidamente

b. Formulario ACI-FOR-01,Creacin y actualizacin de cdigos para centros

c. Copia completa del acuerdo ministerial o resolucin que fundamenta la accin

d. Para el caso de actualizacin de datos por cambio de nombre de director, incluir

e. Para el caso de actualizacin de datos por cambio de ubicacin geogrfica sin

4.1.2. Sector cooperativa y privado

a. Solicitud dirigida al Director(a) Departamental de Educacin, debidamente

b. Formulario ACI-FOR-01, Creacin y actualizacin de cdigos para centros

c. Copia completa del acuerdo ministerial o resolucin que fundamenta la accin

d. Para el caso de actualizacin de datos por cambio de ubicacin geogrfica sin

No. Descripcin de la actividad - responsable

Importante: tomar en cuenta que para este procedimiento el Director Departamental de

a. Solicitud dirigida al Director(a) Departamental de Educacin, debidamente

b. Formulario ACI-FOR-01, Creacin y actualizacin de cdigos para centros

c. Formulario ACI-FOR-01, Creacin y actualizacin de cdigos para centros