----------------------- Page 1-----------------------

----------------------- Page 2-----------------------

Governador do Estado de So Paulo

Geraldo Alckmin

Secretrio da Educao
Gabriel Chalita

Secretrio-Adjunto
Paulo Alexandre Barbosa

Chefe de Gabinete da Secretaria da Educao

Marila Nunes Vianna

Secretaria de Estado da Educao de So Paulo

Praa da Repblica, 53 - Centro
Telefone: (11) 3218-2000
www.educacao.sp.gov.br

Centro de Referncia em Educao Mrio Covas

Av. Rio Branco, 1260 - Campos Elseos
Telefone: (11) 3334-0100 e (11)3334-0666
www.crmariocovas.sp.gov.br

----------------------- Page 3-----------------------

Catalogao na Fonte: Centro de Referncia em Educao Mrio Covas

So Paulo (Estado) Secretaria da Educao

S239m Manual de trabalho em arquivos escolares / Secretaria da
Educao; elaborao de Teresa Marcela Meza Baeza. - So
Paulo : CRE Mrio Covas, IMESP, 2003.
p. : il.

Parte integrante do conjunto de aes do Projeto Memorial

da Educao Paulista do Centro de Referncia em Educao
Mario Covas, de autoria de Maria Aparecida Ceravolo Magnani
e Sidnei Sauerbronn. Coordenao geral do Projeto de Maria
Aparecida Ceravolo Magnani.

Inclui bibliografia.

1.Arquivos escolares 2. Conservao de documentos 3.

Preservao do patrimnio 4. Patrimnio histrico 5.
Arquivstica I. Meza Baeza, Teresa Marcela. II. Magnani, Maria
Aparecida Ceravolo. III. Ttulo.

CDU: 025.7

----------------------- Page 4-----------------------

Projeto Nossa Escola tem Histria

 Manual de Trabalho

Em Arquivos Escolares

2004

----------------------- Page 5-----------------------

SUMRIO

Pg.

APRESENTAO .....................................................................
............... 4

PREFCIO ..........................................................................
..................... 6

INTRODUO ........................................................................
................. 8

ARQUIVOS
ESCOLARES .......................................................................
11

PROCESSAMENTO
TCNICO ...............................................................
15

IDENTIFICAO DE
FUNDOS .....................................................
19

CLASSIFICAO ....................................................................
...... 20

Separao por espcies e tipos

documentais ..................... 20

Registro e Definio
conceitual ........................................... 22

Elaborao do Quadro de
Arranjo ....................................... 25

ORDENAO E
NOTAO .......................................................... 32

HIGIENIZAO E ACONDICIONAMENTO ..................................

34

INSTRUMENTO DE PESQUISA E DESCRIO .........................

40

ATENDIMENTO A CONSULENTES .............................................

47

VOCABULRIO ......................................................................
................ 50

BIBLIOGRAFIA .....................................................................
.................. 53

ANEXOS ..........................................................................
........................ 54

----------------------- Page 6-----------------------

APRESENTAO

ORGANIZANDO E DESCOBRINDO A HISTRIA DE CADA ESCOLA

O mais fascinante do trabalho com a Educao a ampla possibilidade

de abordagens que ele comporta. O limite deve ser o da imaginao, e a

melhor imaginao aquela que no tem limites. Embora a relao professor-

aluno dentro da sala de aula seja imprescindvel, ela deve ser cada vez mais

emparelhada com outras propostas de trabalho, capazes de motivar

os

aprendizes a uma prtica mais atuante e participativa, j que crianas e jovens,

estimulados pelos mltiplos apelos tecnolgicos da modernidade, mostram-se

cada vez menos dispostos a sentar-se passivamente diante do professor e dele

receber o conhecimento pronto. Uma das mais importantes contribuies que o

professor pode oferecer a seus alunos nestes nossos tempos ensin-los

a

procurar, a produzir e a organizar o conhecimento.

Este pequeno Manual de trabalho em arquivos escolares contm

preciosa informao tcnica, til e necessria para qualquer tipo de

unidade

escolar, que tem a obrigao de guardar e zelar pelos documentos referentes

s diversas geraes de estudantes que por ali passaram. Apresenta tambm

uma proposta de trabalho que pode ser usada para transformar estudantes em

arquelogos locais e historiadores da sua comunidade, num tipo de atividade

capaz de agitar a imaginao dos jovens.

Tendo este Manual como guia de trabalho, a direo e os professores

podero interessar um grupo de alunos na tarefa de ajudar a organizar o

arquivo de sua escola. Alm do trabalho material com o arquivo, em que

a

manipulao responsvel e cuidadosa dos documentos ter

grande

importncia, ser possvel lanar tambm a proposta de fazer um boletim

informativo a partir dos dados levantados: falar sobre a fundao da

escola,

sua relao com a histria do bairro ou da cidade, as diferentes geraes que

por ali passaram, o destaque obtido por alguns ex-alunos como profissionais,

como artistas, como gente dedicada a alguma espcie de causa generosa.

Talvez professores e estudantes fiquem surpresos com as coisas que vo

descobrir, com a articulao pouco visvel mas muito enraizada entre a escola

----------------------- Page 7-----------------------

e a comunidade. Se o trabalho ainda for complementado com entrevistas a ex-

alunos, os jovens pesquisadores vero que todos tm uma histria, um

episdio inesquecvel a contar a respeito dos seus tempos de estudante.

Essa descoberta da escola em perspectiva histrica, a possibilidade de

olhar para esse prdio como uma personagem que testemunhou

acontecimentos, motivou descobertas e apontou caminhos, abenoou casais

que ali se conheceram, recebeu os filhos dessas unies como antes j havia

recebidos os pais, e tudo isso dar motivo a que se olhe com carinho renovado

para algo que mais que um prdio ou uma instituio, porque ser sempre

um importante foco aglutinador das melhores relaes humanas.

Gabriel Chalita

Secretrio de Estado da Educao

5
----------------------- Page 8-----------------------

PREFCIO

Nas visitas que realiza s escolas, a equipe do CRE tem

encontrado

acervos histricos preciosssimos, compostos por fotos, selos, moedas, livros,

discos, jogos, pronturios de alunos e professores, livros de atas, de

ponto,

cadernos, publicaes da escola, hemerotecas, mveis,

aparelhos,

equipamentos, museus pedaggicos, laboratrios, etc.

A organizao desses acervos, bem como a pesquisa e o registro da

histria da escola, alm de terem o objetivo primeiro da preservao da

memria e do nosso patrimnio cultural, podem proporcionar aos alunos

situaes para exerccios tais como: observar, separar, contar,

medir,

classificar, catalogar, comparar, descrever, higienizar, restaurar, acondicionar,

elaborar cadastros, tabelas, relatrios, etc, atividades que fazem parte

das

abordagens cientficas e podem ser apropriadas, segundo sua natureza, pelas

diferentes disciplinas do currculo.

Por trs dessas atividades, no entanto, o aluno encontrar muito mais: a

iniciao ao conhecimento cientfico, o desenvolvimento do pensamento formal,

a valorizao da memria, o desenvolvimento de uma conscincia histrica

acerca da realidade, o fortalecimento da identidade e da auto-estima.

Esses

so apenas alguns exemplos de contribuies que um projeto pedaggico pode

oferecer, alm dos conhecimentos especficos das reas nele envolvidas.

Descobrir como, quando e por que foi criada a escola; que pessoas por

ela passaram; que mudanas fsicas sofreu ao longo de sua existncia; a oferta

de cursos no decorrer dos anos ou dcadas; os diferentes modelos de

organizao de currculos e horrios; os mtodos e materiais pedaggicos que

utilizou; a importncia que teve e tem para a comunidade; esses so

alguns

temas que possibilitariam uma explorao da histria da escola nas atividades

pedaggicas.

Para serem adequadamente iniciados nas habilidades necessrias ao

trabalho de investigao cientfica, desejvel e importante que os estudantes

tenham contato com documentos histricos, que saibam a diferena entre uma

pesquisa a fontes primrias e uma pesquisa a fontes secundrias, que tenham

oportunidade de preparar e realizar entrevistas, que possam se exercitar, por

----------------------- Page 9-----------------------

exemplo, na construo de tabelas, na formulao de relatrios e textos

de

naturezas variadas.

Este manual, ao orientar leigos na organizao do acervo histrico

escolar, pretende ser um primeiro passo no suporte ao trabalho de preservao

da memria dentro das escolas. Outras publicaes se seguiro,

pois

incentivar projetos dessa natureza constitui um dos objetivos do Memorial da

Educao/Centro de Referncia em Educao Mario Covas/SEE, pois eles

podem proporcionar aos jovens uma compreenso maior sobre seu meio, alm

de elev-los condio de protagonistas de aes concretas para

a

preservao de parte da histria da educao paulista.

Maria Aparecida Ceravolo Magnani

----------------------- Page 10-----------------------

INTRODUO

Voc, aluno, que estuda a histria do Imprio Romano, a histria

da

Revoluo Francesa; voc, professor, que ensina sobre a abolio

dos
escravos e sobre a Independncia do Brasil: sabiam que suas escolas tambm

tm histria e que muito importante conhec-la?

importante conhecer a histria de nossas escolas para saber em que

contexto elas foram criadas, como foram organizadas, que cursos

vm

ministrando, quais tm sido as comemoraes promovidas, os campeonatos

disputados, quem foram seus diretores, etc. Mas... como podemos aprender

sobre a histria de nossas escolas se essa histria no est escrita nos livros?

Podemos aprender mais sobre a histria de nossas escolas conversando com

os funcionrios mais antigos, com os professores ou com os alunos mais

velhos, ou at, quem sabe, entrevistando o Diretor.

H ainda uma outra maneira de conhecer essa histria: atravs dos

documentos histricos. Os documentos so importantes porque registram o

dia-a-dia das atividades da escola; so "pistas" para se compreender, por

----------------------- Page 11-----------------------

exemplo, como sua estrutura, a que tipo de pblico atende, qual o perfil do

corpo docente e dos funcionrios.

Com o passar do tempo, os documentos tendem a envelhecer e a se

deteriorar, e a maioria acaba indo parar no lixo; conseqentemente, algumas

informaes histricas se perdem para sempre! Para que isso no acontea,

necessrio tomar alguns cuidados importantes com esses documentos. Quem

que pode fazer isso? Voc sabia que, assim como h os profissionais

especializados em cuidar de bibliotecas (bibliotecrios) e de

museus

(muselogos), tambm h os especialistas em cuidar de arquivos? Esses so

os arquivistas. Entretanto, no compete s aos arquivistas o cuidado com

a

documentao histrica; cabe a todos ns zelar pela sua conservao. Por

isso, colabore sempre para preservar o patrimnio de sua escola:

carteiras,

lousas, livros e demais bens pertencem a todos e servem como documento de

nossa prpria histria.

Pensando nisso, o Ncleo de Referncia em Memria da Educao,

vinculado ao Centro de Referncia em Educao Mrio Covas, sob

a

coordenao da Prof. Maria Aparecida Ceravolo Magnani, est desenvolvendo

o projeto Nossa Escola tem Histria. Tendo como arquivo piloto o Arquivo da

Escola Caetano de Campos (AECC), esse projeto pretende realizar a

implantao de arquivos escolares na rede pblica do Estado de So

Paulo,

para disponibiliz-los consulta de pesquisadores, estudiosos e interessados

em geral. Alm de preservar a memria da escola paulista, esse projeto busca

conscientizar a sociedade sobre a importncia de zelar pelo patrimnio cultural,

especificamente os acervos escolares, at agora pouco valorizados.

Com esse fim, apresentamos este Manual de trabalho em arquivos

escolares para orientar a tarefa de implantao desses arquivos. Elaborado em

linguagem didtica, este manual est voltado para leigos na rea

de

Arquivologia e visa a atender, principalmente, aos professores e

alunos

interessados em preservar a memria de suas escolas.

Procuramos inserir ao final deste trabalho um vocabulrio, com o

propsito de facilitar a compreenso de alguns termos tcnicos

da

Arquivologia, alm de dicas, observaes, ilustraes e uma bibliografia

que

pode ser til a quem deseje ampliar seus conhecimentos nessa rea.

----------------------- Page 12-----------------------

ARQUIVOS ESCOLARES

Durante nossa vida, produzimos e guardamos uma srie

de

documentos que passam a fazer parte de nossos prprios arquivos. Esses

arquivos recebem o nome de arquivos pessoais, por se referirem a pessoas

fsicas. Mas... o que so documentos? Quando abrimos uma conta bancria ou

nos matriculamos num curso, necessitamos apresentar nossos documentos:

RG, CPF, certido de nascimento, ttulo de eleitor, etc. Esses e outros

documentos servem para atestar nossos deveres e garantir nossos direitos.

Entretanto, para os historiadores, tudo aquilo que servir como registro

de

informaes histricas tambm considerado documento: um decreto, uma

carta, um artigo de peridico, uma fotografia, um dirio, um caderno, uma pea

de vesturio, uma cadeira, etc.

Da mesma maneira, as instituies produzem uma vasta documentao,

que forma os arquivos de partidos polticos, de empresas, de bancos, de

universidades, de associaes religiosas, e tambm de escolas.

Logo,

podemos definir arquivo como o conjunto de documentos reunidos, ao longo

das atividades, por pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.

O arquivo corrente, tambm chamado de administrativo, aquele

composto por documentos que fazem parte das rotinas

administrativas,

jurdicas e funcionais da instituio (considerados de primeira idade) e

que

esto intimamente ligados aos objetivos pelos quais foram gerados. Quando os

documentos ultrapassam os prazos de validade, mas ainda podem ser

consultados pelo produtor, so encaminhados a um arquivo intermedirio

(segunda idade), onde ser feita uma avaliao com o auxlio de uma tabela

de temporalidade, para determinar seu destino: guarda ou eliminao. Assim,

os documentos considerados de valor histrico, cultural e probatrio,

sero

encaminhados para o arquivo permanente, tambm chamado de histrico

(terceira idade); os demais, sero descartados. importante que as trs fases

de "vida" dos documentos descritas acima sejam tratadas de
maneira

sistemtica, normalizada e integrada, para realizar a passagem de um arquivo a

10

----------------------- Page 13-----------------------

outro e a eliminao de documentos de acordo com os procedimentos

adequados.

muito importante cuidar dos documentos desde o momento de sua

gerao e gesto. Imprescindvel, tambm, que funcionrios, professores e

alunos conheam os cuidados que devem ser dispensados aos documentos

que fazem parte das atividades dirias da escola, j que muitos deles podem

se tornar histricos!

Os arquivos escolares so constitudos pelo conjunto de documentos

produzidos e recebidos em decorrncia das atividades dirias de professores,

funcionrios, alunos, pais de alunos e todos aqueles que de alguma forma

participam do funcionamento da escola. Entre os documentos escolares,

podemos citar: pronturios de alunos, cartilhas, discos de histrias

infantis,

trabalhos feitos pelos prprios alunos, etc. Todos esses documentos contam

algo da histria da escola e, claro, da sua histria tambm!

Aps todas estas explicaes, provavelmente voc j pode responder s

seguintes perguntas: a sua escola tem um arquivo histrico? Voc j pensou

em como seria interessante guardar no arquivo escolar as fotografias daquela

divertida excurso que voc fez com seus colegas no final do ano passado? Ou

ainda preservar a maquete feita por seus alunos e exibida na exposio do Dia

dos Pais?

11

----------------------- Page 14-----------------------

 At aqui, voc j deve ter percebido que os acervos (ou fundos)

escolares podem reunir uma grande variedade de documentos nos mais

diversos materiais: papel, madeira, isopor, vidro, tecido, gesso, acrlico, etc. Os

arquivistas do o nome de suporte ao material sobre o qual as

informaes

so registradas. Assim, podemos considerar como documento histrico tanto

uma cadeira em madeira do sculo XIX como um calado em couro que

pertenceu a um baro do caf, ou as dobraduras de papel feitas pelos alunos

nas aulas de Educao Artstica. Esses exemplos nos trazem informaes

histricas a respeito do mobilirio do sculo XIX, do vesturio dos bares do

caf, e das prticas escolares no Brasil do sculo XX. Podemos perceber,

ento, que documento no somente aquilo que registrado em papel. Assim

como h vrios tipos de suporte, tambm devemos lembrar que os documentos

podem pertencer a vrios gneros: udio, cinematografia,

iconografia,

multimdia e texto. Nesse sentido, os arquivos escolares guardam

uma

especificidade que os diferencia da maioria dos arquivos institucionais

nos

quais normalmente encontramos exemplares nicos de

documentos

manuscritos, impressos e audiovisuais. Os exemplares mltiplos (livros e

revistas) so, geralmente, guardados em bibliotecas; e os objetos

bi e

tridimensionais (quadros, cadeiras, brinquedos, calados) conservam-se em

museus. Bom, em nossa escola ns temos tudo isso!!!

E agora, o que fazer?...

Pronturio de
alunos (AECC)

12

----------------------- Page 15-----------------------

Cartilhas
 (AECC)

Discos
(AECC)

Trabalho de
Aluno (AECC)

13

----------------------- Page 16-----------------------

PROCESSAMENTO TCNICO

Quando a escola possui um acervo histrico, necessrio

agir

rapidamente antes que a falta de conservao acabe com os documentos.

Antes de mais nada, recomenda-se a escolha de um local adequado para

guardar os documentos, onde eles possam ficar em segurana o maior tempo

possvel. Dependendo das condies materiais e financeiras de que dispe a

instituio responsvel pelo acervo, os arquivos podem ficar separados das

demais dependncias do prdio, protegidos por portas corta-fogo, em salas

equipadas com dispositivos contra incndio, controladores de umidade e

temperatura, estantes deslizantes, etc.

Se sua escola no tem esses recursos, no faz mal. Nada impede que

se tomem alguns cuidados que, por simples que paream, so necessrios

para prolongar a vida dos documentos. Primeiramente, deve-se instalar o

arquivo em local seguro: ao abrigo das goteiras de chuva, da umidade ou do

calor em excesso. Esses fatores climticos podem trazer srios prejuzos

documentao, j que so responsveis, inclusive, pelo desenvolvimento de

microorganismos, insetos e roedores que costumam atacar os documentos.

14

----------------------- Page 17-----------------------

Livro danificado
pela ao de
insetos (AECC)
 Livro
danificado pela
ao de
insetos (AECC)

O mofo
provocado por
fungos que se
propagam
causando manchas
nos documentos,
especialmente em
ambientes quentes
e midos onde falta
circulao de ar e
limpeza.

15

----------------------- Page 18-----------------------

Os fungos (que provocam mofo), traas, brocas, cupins e baratas

proliferam-se rapidamente, consumindo toda sorte de materiais:

papis,

tecidos, couro, madeira, etc. Se o arquivo se localiza numa regio que

corre

risco de alagamento, recomenda-se a guarda do acervo nos andares

superiores do prdio. Tambm, d preferncia a ambientes arejados e sem

poeira, onde o piso, as paredes e o mobilirio no sejam de madeira, j que a

madeira atrai cupins. Confira com um tcnico toda a fiao eltrica para afastar

o perigo de curto circuito, que pode provocar incndio. Por ltimo, h tambm o

fator humano, que pode ameaar os arquivos histricos: isso quer dizer que as

pessoas tambm podem, intencionalmente ou no, destruir irrecuperavelmente

a documentao. Por isso, uma das primeiras medidas a ser tomada o

estabelecimento de normas de conduta para orientar os procedimentos dos

tcnicos que iro trabalhar no arquivo. Sugerimos as seguintes regras:

Normas de conduta para arquivistas e auxiliares

01) No entrar no arquivo portando alimentos e/ou lquidos (gua, refrigerante,

suco, etc).

02) Depositar sombrinhas e guarda-chuvas midos longe da documentao.

03) No fumar no ambiente onde haja documentos.

04) Usar luvas e mscaras quando estiver em contato com a documentao.

05) Se fizer registros manuscritos, usar somente lpis ou lapiseira; jamais usar

canetas.

06) Ao fazer anotaes, deve-se depositar as folhas diretamente sobre a mesa;

nunca escrever em cima de outros documentos.

07) No dobrar, rasurar, recortar, grampear ou se debruar sobre

os

documentos.

08) Ao consultar documentos avulsos, no tir-los da ordem em que se

encontram.

09) No utilizar como marcadores de pginas objetos de nenhuma espcie.

10) No recolocar a documentao nas estantes aleatoriamente: respeitar a

ordem em que se encontram os documentos no arquivo.

11) Os documentos no devem ser fotocopiados, pois a luz das mquinas

fotocopiadoras danifica os documentos.

16

----------------------- Page 19-----------------------

12) No permitido o emprstimo de documentos, a no ser com prvia

autorizao, por escrito, das instncias superiores.

13) Em hiptese alguma se devem descartar documentos. Aquele que destruir

documentos de valor permanente e de interesse pblico e social,

ficar

sujeito a responsabilidade administrativa, civil e penal, de acordo

com a

legislao em vigor.

14) No conservar no arquivo vasos com plantas, pois as plantas atraem

insetos e microorganismos que podem danificar a documentao.

15) terminantemente proibida a entrada de animais no arquivo.

16) Nunca deixar o recinto vazio. Em caso de ausncia, trancar a porta e deixar

a chave com o responsvel.

17) Em hiptese alguma permitida a circulao de pessoas estranhas nas

 dependncias de guarda do acervo.

18) Seja responsvel e cuidadoso com seus materiais de trabalho: ao finalizar

o expediente, guarde em local apropriado as escovas, os pincis e outros

utenslios. No guarde materiais usados junto a materiais sem uso. Troque

constantemente aqueles materiais que estiverem gastos por outros novos e

fique atento para que estejam sempre limpos. Luvas, flanelas, pincis
e

escovas em mau estado de higiene, ao invs de proteger o documento,

iro causar-lhe dano maior.

19) Ao finalizar o expediente, tranque a porta com chave,

desligue os

equipamentos eltricos (ventiladores, computadores, impressoras, etc) e

apague as luzes.

20) Diante de qualquer problema ou dvida, comunique imediatamente s

instncias superiores de sua escola (Direo, Coordenao, Secretaria,

etc).

21) Oriente os futuros pesquisadores e usurios do arquivo para

que

obedeam a estas ou outras normas que voc julgar convenientes. Aja

sempre com responsabilidade e critrio. No adianta um

grande

empreendimento se ns mesmos podemos, por causa de nosso descuido,

comprometer documentos de valor histrico e cultural.

17

----------------------- Page 20-----------------------

Agora que ns j aprendemos o que documento, o que um arquivo,

vimos que nossa escola tem uma riqussima documentao que precisa ser

preservada, e definimos uma srie de normas para orientar os procedimentos

daqueles que iro trabalhar no arquivo, devemos realizar um trabalho de

processamento tcnico, em que uma srie de tarefas sero necessrias para

organizar, preservar e disponibilizar nossos documentos para os consulentes.

Ento... mos obra!

Identificao de Fundos

A primeira tarefa a ser realizada a identificao da massa documental,

para fazer uma avaliao de suas condies gerais: os documentos seguem

alguma organizao prvia ou se encontram totalmente misturados? Qual o

estado geral de conservao dos documentos? Que gneros documentais

compem o acervo? Qual o volume da massa documental? Os documentos

pertencem todos a um nico fundo ou constituem mais de um fundo?

Imaginemos, por exemplo, que estamos num grande depsito que contm mais

de um fundo, provenientes de escolas diferentes. De acordo com o princpio

da provenincia, cada fundo dever manter sua individualidade, sem ser

18

----------------------- Page 21-----------------------

misturado aos outros. J que cada fundo pertence a uma escola, deve ser

tratado separadamente dos demais.

Esse primeiro exame nos permite fazer uma estimativa do tempo de

durao do empreendimento, alm de prever os recursos materiais e humanos

que sero necessrios.

Classificao

Separao por espcies e tipos documentais

Nosso primeiro contato com o acervo pode nos apresentar

uma

documentao organizada de acordo com as necessidades administrativas da

escola. Nesse caso, mantenha essa organizao at voc conhecer sua lgica.

Uma organizao preexistente pode ser uma importante "pista" para

se

entender o contexto de produo da documentao. Por isso, recomenda-se

proceder ao mapeamento, identificando e registrando os

conjuntos
documentais e sua localizao no arquivo. Mesmo que posteriormente voc

decida organizar o acervo segundo outros critrios, voc poder recuperar as

informaes sobre seu estado original atravs dos registros feitos.

Por outro lado, voc pode se deparar com uma grande quantidade de

documentos totalmente misturados, guardados sem nenhuma ordem em caixas

de papelo, em sacos de lixo ou at mesmo amontoados em grandes pilhas.

Nesse caso, procure confront-los e agrup-los de acordo com a espcie

documental qual pertencem. Mas... olhando um documento, como saber a

que espcie ele pertence? A espcie se define pela natureza das informaes

e sua disposio nos documentos. Assim, como espcies documentais,

podemos citar: convites, atestados, certides, boletins, relatrios, etc.

Logo,

voc ir identificar e agrupar separadamente os convites, os atestados,

as

certides, e assim por diante.

19

----------------------- Page 22-----------------------

A seguir, voc ir fazer uma segunda separao, desta vez por tipos.

Tomemos como exemplo a espcie documental "convites": se nos deparamos

com muitos convites, devemos analis-los quanto sua funo. Aps observ-

los atentamente, iremos reparar que, embora todos sejam convites, uns podem

ser convites de formatura; outros, de casamento; e outros, ainda, convites de

aniversrio. Logo, estaremos separando os convites de acordo com a funo

para a qual eles foram elaborados: formatura, casamento ou aniversrio. O

mesmo processo podemos fazer em relao aos atestados, aos relatrios e

aos demais documentos do arquivo. O seguinte quadro pode ilustrar o que foi

exposto acima:

20
----------------------- Page 23-----------------------

ESPCIE TIPO (funo)

Convite convite de casamento, convite de aniversrio, etc.

Atestado atestado de matrcula, atestado de participao em evento,

etc.

Relatrio relatrio de estudo do meio, relatrio de avaliao mdica,

etc.

Boletim boletim de rendimento escolar, boletim de freqncia, etc.

Assim, voc ter os documentos agrupados segundo a espcie e a

funo. Percebe como agora se torna mais fcil identificar a massa documental

que compe seu acervo?

Registro e definio
conceitual

Voc j identificou e separou os documentos por espcies e por tipos.

Caso voc no possua nenhuma relao ou inventrio do que seu acervo

contm, ser necessrio, ento, elaborar uma relao de tudo. O importante

identificar, quantificar e mapear seu acervo para que voc saiba o que
ele

contm, as quantidades e a localizao. O resultado desse inventrio pode ser

semelhante ao seguinte:

ARMRIO 1 ARMRIO 1 ARMRIO 2

Caixa 1 Caixa 2 Caixas 1 a 5

Brinquedos Pronturios de alunos Relatrios

de estudo do meio

Data-limite: 1960-1970 Data-limite: 1955-1965 Data-limite:

1960 a 1965

Total: 18 Total: 20 Total: 180

21

----------------------- Page 24-----------------------

A
documentao
deve ser
armazenada em

mobilirio
prprio
e em rea
destinada

especificamente
para sua
guarda.

muito importante sabermos as datas-limite de nosso acervo. Data-limite

o perodo cronolgico compreendido entre a data mais antiga e a data mais

recente de um dado conjunto de documentos como os de um processo, de uma

srie ou um fundo. Por exemplo, imaginemos que temos dezoito relatrios

cuja data-limite 1960-1985. Isso quer dizer que o relatrio mais antigo de

1960 e o mais recente de 1985. O levantamento das datas-limite pode ser

muito til para a elaborao do quadro de arranjo, do qual trataremos mais

adiante.

Ao registrar os documentos de nosso acervo, devemos tomar cuidado com

a denominao que damos a eles. A etapa de registro dos documentos requer

muita ateno, porque nesse momento voc ir atribuir nomes

aos

documentos. Alguns documentos j vm com nome, sabia? Por exemplo, a

secretria da escola, ao escrever uma certa correspondncia, digita

no

cabealho da folha de papel: "Circular n ...". Pronto! Aqui ns sabemos que o

nosso documento uma circular. Ao abrir aquele livro administrativo, lemos em

letras bem grandes: "Registro de ponto". Aquela caixa na ltima

prateleira

contm listas onde se l: "Atestados de freqncia", etc. At aqui foi

fcil.

Porm, h documentos que "nasceram" sem o nome escrito. No significa que

no tenham nome, apenas que este no foi registrado. Por exemplo, quando

um colega lhe envia um bilhete para solicitar algo, dificilmente ele ir escrever

assim:

22

----------------------- Page 25-----------------------

 "Bilhete de solicitao"

Caro colega:

Peo-lhe emprestado o livro de

poesias que voc ganhou no Natal.

Abril de 2003

Paulo.

Certamente ele ir escrever o vocativo, o texto, possivelmente datar

e

assinar. Entretanto, de acordo com a disposio e a natureza

das

informaes, voc perceber que se trata de um bilhete.

Quando nos depararmos novamente com uma situao como essa,

deveremos recorrer ajuda de um bom dicionrio, que poder nos auxiliar na

definio dos conceitos mais difceis. Tambm a Diplomtica, disciplina que se

ocupa da autenticidade e da forma dos documentos legais e

administrativos,

pode nos fornecer subsdios valiosos.

Ateno!

Ao nomear um conceito, cuidado com as sinonmias (palavras sinnimas).

Redobre o cuidado se o trabalho estiver sendo realizado por mais de

uma

pessoa. Procure elaborar algum mecanismo de controle para a adoo de cada

termo, sigla ou cdigo adotado. Sempre discuta e partilhe informaes. Nunca

trabalhe sozinho!!!

23

----------------------- Page 26-----------------------

Elaborao do quadro de arranjo

Conforme afirmamos no incio, os documentos so produto das

atividades dirias da instituio, so vestgios das funes escolares,

pistas

para se entender a histria. No basta organizar os documentos em sries;

preciso classific-los de maneira que reflitam a estrutura e as funes
da

instituio. Por isso, conhecer a escola, sua organizao,

estrutura e

funcionamento extremamente importante para compreender o contexto de

produo da massa documental.

24

----------------------- Page 27-----------------------

Imaginemos que a escola um grande bolo dividido em vrias partes, que

constituem a Direo, a Secretaria, a Coordenao, o Laboratrio, a Biblioteca,

o Grmio estudantil, etc. Essas unidades inter-relacionadas formam a estrutura

da instituio da mesma maneira que os vrios pedaos formam um bolo. Em

cada uma dessas partes h pessoas (diretor, professores, secretria, alunos,

etc) desempenhando funes que produzem documentos. Por exemplo,

bibliotecria compete elaborar fichas de leituras de livros; os professores fazem

registros das aulas, e a secretria envia e recebe correspondncias.

Uma maneira fcil de compreender a estrutura de uma instituio atravs

de um organograma, que a representao grfica indicadora dos arranjos e

das inter-relaes das vrias unidades da organizao. Em geral, todas as

escolas apresentam uma estrutura muito parecida, mas podem revelar

especificidades de acordo com sua organizao. Propomos o seguinte

organograma escolar, apresentado aqui de maneira simplificada, a ttulo de

exemplo:

25

----------------------- Page 28-----------------------

Organograma Escolar1

1
Baseado no Decreto n 10.623, de 28 de outubro de 1977, complementado com as
mudanas a partir da Lei n 444/85.

27

----------------------- Page 29-----------------------

Para fazer a classificao dos documentos, os

arquivistas

desenvolveram o mtodo estrutural e o mtodo funcional. Segundo o mtodo

estrutural, os documentos so classificados de acordo com a estrutura da

instituio. Isso quer dizer que devemos identificar a qual

"parte" do

organograma (lembremos do bolo) nossos documentos pertencem, para ento

classific-los, de modo que toda a documentao produzida ou guardada pela

Direo ser classificada no setor referente Direo, valendo o mesmo

princpio para a documentao produzida ou guardada pela

Secretaria,

Biblioteca, Museu escolar, etc.

De acordo com o mtodo funcional, como o nome j diz, devemos

classificar os documentos conforme as principais funes/atividades

da

instituio. Uma escola, assim como uma empresa, uma ONG ou qualquer

outra organizao, possui uma srie de funes. Entre as principais, podemos

citar: matrcula de alunos, controle de freqncia de funcionrios,

finanas,

concursos, festas comemorativas, distribuio de aulas, etc. Por exemplo,

se

pelo mtodo estrutural o documento Edital de Cobrana de Impostos seria

classificado junto Secretaria (por ser de sua produo e/ou guarda),

no

mtodo funcional esse documento ser classificado no grupo referente

funo de Finanas. Um segundo exemplo: se elaborarmos um quadro

funcional onde uma das funes seja Discncia, toda a documentao discente

ficar classificada nesse grupo; por outro lado, se o quadro for

estrutural,

deveremos distribuir a documentao discente nas vrias partes da

estrutura
que guardam ou produzem documentao de alunos: vamos encontrar sries

documentais de trabalhos discentes tanto na Biblioteca como no Museu

escolar.

Podemos representar visualmente as relaes hierrquicas e orgnicas

das classes de documentos atravs do j citado quadro de arranjo, (uma

espcie de organograma) onde a documentao disposta em nveis

hierrquicos.

A seguir, apresentamos um esquema bem simples de um quadro de

arranjo:

28

----------------------- Page 30-----------------------

Quadro de Arranjo

FUNDO

G G
G

s.g s.g s s
s

s s s.s. s.s. s.s. s.s.

s.s. s.s.

Legenda:

G = grupo

s.g. = subgrupo

s = srie

s.s. = subsrie

Conforme podemos observar, o fundo divide-se em grupos definidos de

acordo com o mtodo estrutural ou funcional. Cada grupo pode ser

dividido,

ainda, em subgrupos menores, compostos por sries documentais, que so a

seqncia de unidades de um mesmo tipo documental. Por exemplo: dado

arquivo constitudo pelo grupo de "trabalhos de alunos", que formado pelas

sries "redaes", "desenhos" e "fichamentos de leitura". Cada uma dessas

sries pode ou no ser dividida em subsries.

Voc sabia?

Os arquivistas convencionaram chamar de quadro de arranjo aquele

aplicado a arquivos permanentes e de plano de classificao o destinado

a arquivos correntes.

29

----------------------- Page 31-----------------------

Podemos esboar, a ttulo de exemplo, um possvel Quadro de Arranjo

de Classificao Estrutural e um Quadro de Arranjo de Classificao Funcional

de um arquivo escolar hipottico. Apresentamos a seguir ambos os quadros, de

maneira sinttica, para fins didticos:

Quadro de Arranjo de Classificao Estrutural

Direo (Grupo)
Sries documentais

Coordenao (Grupo)
Sries documentais
Docente (Subgrupo)
Sries documentais

Orientao Educacional (Grupo)

Sries documentais

Laboratrio (Grupo)
Sries documentais

Biblioteca (Grupo)
Sries documentais
Museu (Subgrupo)
Sries documentais

Secretaria (Grupo)
Sries documentais

Instituies Auxiliares (Grupo)

APM (Subgrupo)
Sries documentais
Grmio (Subgrupo)
Sries documentais
Congregao (Subgrupo)
Sries documentais

30

----------------------- Page 32-----------------------

Quadro de Arranjo de Classificao Funcional

Administrao (Grupo)
Patrimnio (Subgrupo)
Sries documentais
Pessoal (Subgrupo)
Sries documentais

Finanas (Grupo)
Oramento (Subgrupo)
Sries documentais
Contabilidade (Subgrupo)
Sries documentais
Tesouraria (Subgrupo)
Sries documentais

Pedaggico-cultural (Grupo)
Cursos (Subgrupo)
Sries documentais
Eventos (Subgrupo)
Sries documentais
Programa (Subgrupo)
Sries documentais

A etapa de elaborao do quadro de arranjo e classificao

dos

documentos lenta, j que demanda um estudo aprofundado sobre a histria

da instituio e sua legislao. um trabalho intelectual que requer

muita

leitura, observao e anlise. Uma boa dica consultar o Dirio Oficial

para

estudar a legislao. No se esquea de que a prpria documentao do

arquivo pode trazer pistas muito teis para recuperar a estrutura e as principais

funes da escola!

31

----------------------- Page 33-----------------------

Dica:
No h uma receita nica para organizar a documentao de uma escola.
Cada arquivista deve seguir o mtodo que mais lhe convier, de acordo com as
caractersticas da instituio e da documentao disponvel no acervo. O

mtodo estrutural conveniente se voc conseguir recuperar a estrutura da

 instituio. Entretanto, esta tarefa se torna mais difcil ao lidarmos
com
documentos que cobrem um perodo muito longo (lembre-se de que as
estruturas mudam). Por outro lado, ao classificar segundo o mtodo funcional,
tome cuidado porque alguns documentos podem apresentar funes no
muito claras. Neste caso, procure definir qual era a principal funo que deu
origem ao documento.

Ordenao e
Notao

Aps a classificao, necessrio ordenar os documentos. A ordenao

consiste em organizar fisicamente as sries documentais para facilitar a

localizao dos documentos. O conceito de ordenao definido, segundo o

Dicionrio de terminologia arquivstica2, da seguinte maneira:

"Disposio dos documentos de

uma srie a partir de

elemento convencionado

para sua recuperao."

Para proceder ordenao, devemos definir critrios que determinem a

disposio fsica dos documentos. So os principais critrios de ordenao:

cronolgicos: por ordem de data;

onomsticos: por ordem de nomes de pessoas;

geogrficos: por ordem de lugares;

2 BELLOTTO, Helosa Liberalli & CAMARGO, Maria de Almeida (orgs).

Dicionrio de
terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros -
Ncleo Regional
de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

32

----------------------- Page 34-----------------------

numricos: por ordem de nmeros. Vamos fazer um exerccio de

ordenao? Imaginemos que em nosso arquivo h uma grande quantidade de

cartas de diversos remetentes, 30 das quais redigidas por um certo Jos

Pereira em datas diferentes. Primeiro, vamos ordenar toda a correspondncia

em ordem alfabtica por sobrenome de remetente. A seguir, as cartas do Jos

Pereira sero ordenadas cronologicamente. Assim, quando voc desejar

localizar as cartas desse remetente, voc dever busc-las junto queles

remetentes cujos sobrenomes comecem com a letra P. Feito isso, voc ter

acesso a todas as cartas do Jos Pereira ordenadas de acordo com a data de

origem, da mais antiga mais recente. No ficou fcil?

Aps a ordenao, no se esquea de dar um "endereo" a

cada

documento, para facilitar sua localizao no arquivo. Esse "endereo" em

forma de cdigo o que os arquivistas chamam de notao. Segundo o

dicionrio, notao a "Identificao das unidades de arquivamento, feita

atravs de nmeros, letras ou combinao de nmeros e letras, para permitir

sua localizao (...)"3.

Ateno!

Ao criar siglas e abreviaturas, estabelea um critrio para evitar

confuses.
Registre e comunique s demais pessoas envolvidas na elaborao
do
trabalho para que cada sigla, abreviatura e/ou cdigo seja
empregado
uniformemente por todos.

Imagine que voc est diante de uma carta do Arquivo da Escola Caetano

de Campos, classificada junto ao grupo Correspondncia Passiva, arquivada

na caixa 22, sob o nmero 50. Voc ir escrever essas informaes num canto

do documento, conforme o seguinte exemplo:

3
BELLOTTO, Helosa Liberalli & CAMARGO, Maria de Almeida (orgs). Dicionrio de
terminologia arquivstica. Op. cit., p. 55.

33

----------------------- Page 35-----------------------

AECC, Cp. - Cx. 22, 50

So Paulo, 12 de maio de 1944

 Senhor Diretor:

Parabenizo pelo sucesso das festas comemorativas

promovidas por sua escola.

Atenciosamente,

Prof. Paulo.

H documentos que podem constituir-se de folhas avulsas (cartas)

ou

conter documentos agregados (dossis e pronturios). Nesse

caso, o

documento recebe uma notao que deve ser registrada em todas as folhas,

alm de uma numerao seqencial conferida a cada folha. Isso lhe permitir

perceber mais facilmente possveis extravios de folhas. Assim, a notao ficar

da seguinte maneira:

AECC, Cp. - Cx. 22, 50,2

AECC = Arquivo Escola Caetano de Campos

Cp = Correspondncia Passiva

Cx. = Caixa n 22

50 = Documento n 50

2 = Folha n 2

Ateno!

Jamais se esquea: ao registrar qualquer informao

diretamente no

documento, somente use lpis de ponta macia. terminantemente proibido

usar caneta!!

34

----------------------- Page 36-----------------------

Higienizao e Acondicionamento

Conforme vimos, com o decorrer do tempo os documentos vo se

deteriorando, devido ao de microorganismos, do clima, de insetos, de

roedores, etc. Por isso, necessrio proceder a uma atividade denominada

higienizao, a fim de preservar os documentos.

A higienizao uma etapa muito importante do processamento

tcnico, pois alm de se preocupar com a conservao do documento,

emprega procedimentos destinados a proteger a sade daqueles que tero

contato com a documentao. Para realiz-la, o tcnico deve se prevenir

usando mscaras, luvas, toucas, aventais e culos de proteo. Mesmo assim,

h outros cuidados que so necessrios. Conserve o hbito de tomar leite ou

fazer gargarejo com um pouco de gua com sal e limo. A higienizao no

deve ser um trabalho contnuo e ininterrupto: faa pequenos intervalos a cada

duas horas de trabalho.

35

----------------------- Page 37-----------------------

O tratamento de
higienizao
extremamente
importante para
conservar os acervos.
Para realizar essa
tarefa, o tcnico deve
se proteger usando os
equipamentos
adequados, j que
muitos
microorganismos
podem ser absorvidos
pela pele ou pelas
vias respiratrias,
provocando
enfermidades.

Principais instrumentos
utilizados para
higienizar e fazer
notao nos
documentos.

36

----------------------- Page 38-----------------------

H duas maneiras de se proceder higienizao: a manual e a qumica.

A higienizao manual feita com escovas, pincis, flanelas,

pinas,

borracha, cotonetes, etc. Primeiramente, retire os materiais

oxidantes

(grampos, clipes, alfinetes). A seguir, limpe com um pincel a superfcie

do

documento, fazendo movimentos suaves na direo contrria ao seu corpo.

Repare que o p e o mofo normalmente no se acumulam de maneira uniforme

na superfcie, mas deixam manchas desiguais. Nesses casos, troque de pincel

se for necessrio e limpe com maior cuidado cada concentrao de

sujeira.

Nos livros, costuma-se higienizar as dez primeiras e as dez ltimas folhas.

claro, entretanto, que se o centro do livro apresentar sujeira,

deve ser

completamente limpo. Superfcies planas (gravuras, impressos, partituras, etc)

podem ser limpas, tambm, com p de borracha, fazendo movimentos

circulares com a ajuda de algodo envolto em gaze.

A higienizao qumica pode ser feita em fotografias, fitas, materiais de

couro, madeira, metal, vinil, etc. Solventes especiais podem ser utilizados para

remover restos de cola, fitas adesivas, etiquetas, excrementos de insetos, etc.

Recomenda-se fazer um teste antes de utilizar produtos qumicos sobre os

documentos. Tambm, informe-se com um especialista a respeito de cada

produto a ser utilizado e preste muita ateno quando estiver manipulando os

produtos. Lembre-se de que um descuido pode causar danos irreversveis ao

documento.

Ateno!

Documentos com cupins, brocas ou outros microrganismos devem ser

imediatamente separados do restante da documentao e receber tratamento

especial, para que no se transformem em veculo de contaminao.

Aps higienizados, os documentos j esto prontos para

serem

acondicionados. Cada suporte requer um acondicionamento apropriado:

caixas de arquivo, pastas de papelo, pastas de polionda, envelopes de papel

com PH neutro, plsticos de polister ou polipropileno (para fotografias), etc.

37

----------------------- Page 39-----------------------

Embalagens
usadas no
acondicionamento
da
documentao.

Recomenda-se, tambm, intercalar documentos em folhas de papel

neutro antes de acondicion-los. Ao guardar documentos de papel, no

sobrecarregue demais a embalagem; deixe um espao de aproximadamente

dois dedos entre os documentos e a tampa da caixa, j que, devido s

mudanas de a temperatura, as fibras do papel sofrem alteraes.

Ao

acondicionar plantas, mapas ou cartazes, deixe-os abertos e em posio

vertical. Os documentos nunca devem ser dobrados ou enrolados. Se

necessrio, confeccione pastas, envelopes e caixas do tamanho que julgar

adequado. No se esquea de identificar a embalagem. Por exemplo, a caixa

de n 22 que contm a correspondncia passiva do Arquivo da Escola Caetano

de Campos de ns 1 a 50, pode ser indicada da seguinte maneira:

Arquivo da Escola Caetano de Campos

Cp - Correspondncia Passiva

Caixa 22

Documentos n 1 a 50

Datas-limite: 1930 a 1940

38

----------------------- Page 40-----------------------

A seguir, relacionamos os principais materiais utilizados

para a

conservao de documentos:

Agulha mdia e grossa

 Aspirador de p

Avental

Borracha macia

Caixa Arquivo (comum)

Caixa Arquivo (reforada)

Cotonetes

Clipes de plstico

Envelope

Escova tipo bigode

Estilete

Etiquetas auto-adesivas (diversos tamanhos)

Extrator de grampos

Flanela

Flanela anti-esttica

Lpis 6B (ponta macia)

Linha urso n 1 ou linha grossa forte (Percalux)

39

----------------------- Page 41-----------------------

Lupa

Luvas descartveis (tamanhos P, M ou G)

Mscara cirrgica com elstico

culos de segurana (Leal)

Papel com PH neutro (vrias gramaturas)

Papel craft

Pasta polionda de cor branca (vrios tamanhos)

Pina

Pincel 1 Pinctore 188

Pincel bomba mdio ref. 10653-5

Pincel chato da Tigre ref. 815/20

 Pincel tipo trincha macia n. 2

Polister

Rgua de 30 cm transparente

Rgua de 100 cm metlica

Tecido 100% de polipropileno branco

Tesoura

Touca de proteo

Alm desses, no se esquea dos materiais para as atividades de

carter mais administrativo: apontadores, cadernos, barbante, cola para papel,

corretivos, disquetes, fitas adesivas, grampeador, papel sulfite A4, pastas com

elstico, com furos e suspensas, visores, pranchetas, etc. E, finalmente,

dos

seguintes equipamentos: estantes (comuns ou deslizantes), arquivos, fichrios,

mapoteca, mesa de higienizao, computadores, impressora, controlador de

temperatura, etc.

Elabore um registro dos materiais, das marcas e dos fornecedores.

Controle os gastos e cuide do seu material: material em bom estado de

conservao indispensvel para realizar um bom trabalho.

40

----------------------- Page 42-----------------------

Instrumento de pesquisa e descrio

Cumpridas essas etapas, nossa documentao se encontra quase

pronta para ser consultada. Lembremos que todo esse trabalho tem como fim

servir pesquisa. Imaginemos que um usurio tenha interesse em consultar

determinado documento. Como localiz-lo de forma rpida em meio a tantos

outros? Para isso necessrio elaborar um instrumento de pesquisa, que

uma ferramenta utilizada para descrever o acervo e informar o local exato onde

os documentos esto guardados, com o fim de disponibiliz-los

para a

consulta.
 H trs tipos de instrumentos de pesquisa, que podem ser impressos ou

virtuais:

Guia - contm dados gerais sobre a instituio guardadora do arquivo,

como: endereo, telefones, web site, dias e horrios de atendimento, etc.

Inventrio - trata especificamente de um fundo ou coleo. O inventrio

informa a respeito das datas-limite do fundo, a

quantidade de

documentos, sua origem e estado de organizao, se h restries ao

acesso, quais so as sries, etc. Poder, inclusive, trazer

palavras-

chave e uma breve descrio do fundo/coleo.

Catlogo - aborda especificamente unidades documentais (como sries,

subsries, etc), tratando documento por documento. Por exemplo, se

voc quer descrever determinada srie de correspondncia,

seu

catlogo poder indicar os nomes do emissor e do destinatrio, os tipos

documentais, as datas tpicas, as datas cronolgicas e as notaes

de cada documento. Seu catlogo pode ser enriquecido, inclusive, com

palavras-chave e verbetes da correspondncia.

O Ncleo de Referncia em Memria da Educao est implantando um

Banco de Dados virtual que compila todos esses instrumentos, buscando,

inclusive, atuar na gesto de exposies escolares.

41

----------------------- Page 43-----------------------

Para atender vasta gama de gneros documentais dos acervos

escolares, o Banco de Dados foi configurado de modo a utilizar pginas

especficas para cada gnero documental. Foram acrescentadas, ainda, duas

pginas para livros e peridicos. Em geral, as pginas apresentam

estrutura

idntica, diferindo apenas em relao aos campos especficos a cada gnero.

Para inserir as informaes dos documentos no Banco de Dados, primeiro

temos que definir a qual gnero os documentos pertencem. Essa atividade, que

chamada de descrio, constitui um conjunto de procedimentos pautados

por normas tcnicas para transcrever e resumir as informaes

dos

documentos nos instrumentos de pesquisa.

Vamos fazer um exerccio? Imagine que temos uma srie de relatrios

de alunos, pertencentes ao arquivo de uma Escola X, que precisam ser

descritos no Banco de Dados. O primeiro passo definir o gnero desses

documentos. Se concebermos os relatrios como conjuntos de palavras e

frases escritas, ento eles pertencem ao gnero textual. A seguir, deve-

se

proceder a uma leitura atenta de cada documento. Suponhamos que um dos

relatrios apresenta as seguintes informaes: o ttulo "Estudos geogrficos

da cidade de Paranapiacaba"; foi escrito pelos alunos Pedro e Paulo Santos,

na cidade e no Estado de So Paulo, em 20 de fevereiro de 1979, solicitado

42

----------------------- Page 44-----------------------

pelo Prof. Jos Pereira, que ministra a disciplina de Geografia do

Brasil. O

documento foi elaborado em folhas de papel, cuja conservao, apesar do

tempo, boa. Imaginemos, tambm, que no documento constem os nomes de

alguns professores e colegas dos alunos e que, graas leitura

cuidadosa,

percebemos que se trata de trabalho de aluno, relativo a estudo do

meio,

elaborado por ocasio da visita cidade de Paranapiacaba. No esqueamos,

ainda, que o documento pertence ao Arquivo da Escola X, foi classificado no

Grupo "Discncia" e no Subgrupo "Trabalhos de alunos", e recebeu a notao

"AX, D, Ta, 10, 25". Veja como ficaria a descrio desse documento em nosso

banco de dados:

Banco de Dados
TEXTO

Localizao
Fundo: Escola X
Grupo: Discncia
Srie: Trabalhos de alunos

Cdigo: AX, D, Ta, 10, 25

Ttulo
"Estudos geogrficos da cidade de Paranapiacaba"

Tipo documental
Relatrio de estudo do meio

Idioma
Portugus

Autorias Tipo de Participao

SANTOS, Pedro Redator

SANTOS, Paulo Redator

Produo
Pas: Brasil
Cidade: So Paulo
Estado: SP
Data identificada (x) Data presumida ( ) Sem data (
)
20/02/1979

Perodo de referncia

43

----------------------- Page 45-----------------------

20/01/1979 a 20/03/1979

Descrio Fsica
Suporte: papel
Conservao: boa (x) regular ( ) m ( )

Descrio4

Relatrio dos alunos Pedro e Paulo Santos, referente visita de estudo

do
meio realizada na cidade de Paranapiacaba, em 19 de fevereiro de 1979, como
tarefa da disciplina de Geografia do Brasil, ministrada pelo Professor
Jos
Pereira.

Observaes
Os alunos Pedro e Paulo Santos pertencem 8 srie do Ginsio.

Onomstico
PEREIRA, Jos (x) inserir ( ) buscar ( ) excluir
 Lista de nomes
PEREIRA, Elias
PEREIRA, Luiz
PEREIRA, Marcos

PEREIRA, Jos
SILVA, Antonio

Palavras-chave
Estudo do meio (x) inserir ( ) alterar ( ) excluir
Lista de palavras-
chave
Escotismo
Ensino distncia
Ensino domstico

Geografia
Estudo do meio
Trabalho de aluno

Alguns campos merecem comentrios:

Localizao: serve, como o nome diz, para localizar o documento no

arquivo, de acordo com a notao (cdigo). O documento indexado

seguindo os nveis hierrquicos do quadro de arranjo (grupo, srie, etc) ao

qual pertence.

4
Serve como verbete.

44

----------------------- Page 46-----------------------

Ttulo: o campo destinado ao ttulo do documento. Lembremos que h

documentos que no tm ttulo; nesses casos, o campo deve permanecer

em branco.

Autorias: campo que identifica os autores do documento. Se o documento

no apresentar autoria, o campo permanecer sem registro. No

se

esquea de que h regras especficas para a indexao de nomes prprios.

Tipo de participao: informa-nos qual a participao que cada pessoa teve

na elaborao do documento, conforme foi ilustrado no exemplo.

Produo: o campo destinado a indexar informaes sobre o local e

a
 data de produo do documento. Repare que o subcampo "data" apresenta

trs opes de preenchimento. A "data identificada" se refere quela

que

aparece registrada no documento e sobre a qual no h dvida. A

"data

presumida" aquela que foi colhida atravs de pesquisa em outras fontes

ou no prprio documento. Leia atentamente o documento, pois ele pode

conter pistas sobre sua origem. A data identificada ou presumida deve ser

registrada no espao adequado. Finalmente, se o documento no apresenta

data e no conseguimos identific-la atravs da pesquisa, devemos indexar

como "sem data".

Perodo de referncia : um campo destinado a facilitar a busca do

documento, no que diz respeito poca em que foi produzido.

Descrio: nesse campo, deve constar um verbete sucinto, para que em

poucas linhas o leitor possa saber o assunto do documento. importante

ser claro e objetivo ao redigir o verbete. Se o documento tece comentrios

crticos ou expe juzos de valor, deixe bem claro que se trata da viso do

autor e no da sua. Uma boa dica ler o livro Arquivos

permanentes:

tratamento documental, da Prof Helosa Bellotto, pois alm de ser um

clssico da Arquivologia essa obra discorre sobre a elaborao de verbetes.

Observaes: o campo destinado indexao de todas as observaes

complementares colhidas atravs de pesquisa. Muitas vezes,

os

documentos no trazem as informaes de maneira clara, como

gostaramos (especialmente se so de carter pessoal); h dados que vm

luz somente aps uma pesquisa histrica. Entretanto, seja ponderado: a

45

----------------------- Page 47-----------------------

pesquisa somente bem-vinda se for realmente necessria. No se devem

 indexar informaes redundantes ou obvias demais para o leitor.

Onomstico e temtico: esses campos permitem indexar nomes de pessoas

e temas citados nos documentos. Os nomes de pessoas devem entrar

sempre pelo sobrenome seguido do nome, obedecendo s regras da ABNT

Associao Brasileira de Normas Tcnicas. Ao elaborar o TEMTICO,

tome estes cuidados:

Normalizao gramatical: padronize os termos. Pode-se optar pela

indexao de termos no masculino e no singular.

Sinonmias: diante de duas possibilidades para a indexao, opte pelo

termo mais procurado termos populares ou cientficos; estrangeiros ou

traduzidos; siglas ou expresses por extenso; regionalismos, etc.

Homonmias: acrescente uma qualificao que diferencie os termos

homnimos.

Uma dica para realizar a descrio utilizar um bom tesauro. O tesauro

um vocabulrio controlado de descritores especficos referentes a um ramo

do conhecimento. Na rea de Educao, temos o Thesaurus de educao,

publicado pela UNESCO em 1986, e o Thesaurus Brasileiro da Educao,

virtual, que pode ser consultado atravs do site do INEP Instituto Nacional de

Estudos e Pesquisas Educacionais.

A atividade de descrio requer o mximo de cuidado e ateno. Tenha

em conta que voc estar criando uma ferramenta para ajudar o pesquisador a

localizar os documentos de que necessita. Informaes confusas,

contraditrias ou ausentes, ao invs de facilitar a pesquisa, transformam-se em

horas de trabalho perdidas, no s para o tcnico mas tambm para o

pesquisador. Nunca se esquea de que voc est criando uma "chave" para

permitir o acesso s informaes do arquivo, e no um labirinto.

46

----------------------- Page 48-----------------------

Os instrumentos de pesquisa devem trazer campos destinados busca

das informaes indexadas. Os principais so: notao, tipo documental, ttulo,

autoria, onomstico, palavra-chave, data, cidade e pas. Isso quer dizer

que

voc pode localizar um ttulo, um autor, uma palavra-chave ou qualquer outro

tipo de informao, apenas preenchendo o campo correspondente e solicitando

a busca. Uma busca eficiente previne contra o desgaste dos documentos

causado pelo manuseio desnecessrio, e permite acesso documentao de

forma mais rpida para atender aos consulentes.

47

----------------------- Page 49-----------------------

Atendimento a consulentes

O atendimento a consulentes pode ficar a cargo de um ou mais

auxiliares, dependendo das necessidades do acervo e da

instituio

guardadora. Esses auxiliares so responsveis por agendar as visitas, localizar

e separar documentos, receber o pesquisador, e retornar ao

arquivo a

documentao consultada. Por isso, interessante que as funes sejam

definidas prvia e claramente. A consulta, por outro lado, tambm deve

obedecer a regras: a partir das normas elaboradas para tcnicos e arquivistas,

mencionadas anteriormente, voc pode criar outras regras voltadas para o

consulente.

Se seu arquivo no possui um instrumento de pesquisa que permita

localizar rapidamente os documentos, aconselhamos agendar a consulta com

antecedncia (via telefone, e-mail, etc). Durante o agendamento, convm

registrar em fichas (veja anexo 1) informaes sobre o consulente, o tema da

pesquisa solicitada e a data de agendamento. Tambm podem

ser

relacionados nesse registro os documentos que voc localizou no arquivo,

referentes pesquisa solicitada.

48

----------------------- Page 50-----------------------

Por ocasio da primeira visita do consulente ao arquivo, sugerimos que

voc elabore um cadastro onde sero registradas algumas informaes sobre o

usurio (anexo 2).

Se voc localizou um grande nmero de documentos que podem

interessar ao pesquisador, no os entregue todos de uma vez. V oferecendo

aos poucos para que no se acumulem na mesa do consulente e para que

voc possa exercer um controle maior sobre a documentao entregue. No se

esquea de anotar em ficha adequada os documentos em consulta (anexo 3).

Aps a consulta, o responsvel pelo atendimento dever

conferir

cuidadosamente a documentao e retornar ao arquivo, em seguida, os

documentos que no sero novamente consultados.

Agora que estamos chegando ao fim do nosso processamento, podemos

perceber a importncia de cada uma das etapas. Todas so igualmente

necessrias: de nada vale uma boa classificao se no existe uma cuidadosa

ordenao dos documentos; pouco adianta um excelente instrumento de

pesquisa se no h uma eficiente descrio do acervo; no nos serve a

elaborao de normas para orientar os procedimentos de

tcnicos e

consulentes no arquivo se no tratamos a documentao de maneira

cuidadosa e responsvel.

No se esquea de que todo esse trabalho prtico pode ser enriquecido

com leituras sobre arquivstica, histria da educao no Brasil, sobre as

prticas pedaggicas, etc. Esses estudos podem ser de grande ajuda, por

exemplo, para quem que for elaborar o Plano de Classificao, e mesmo para

aprimorar a qualidade do atendimento a pesquisadores e consulentes, uma vez

que o auxiliar de arquivo no apenas aquele que separa e

guarda
documentos, mas tambm o profissional que deve conhecer o
contexto

histrico da documentao com a qual trabalha, para poder dominar sua

gesto. O profissional de arquivo no pode trabalhar desvinculado

da

informao, j que seu trabalho deve se tornar um aprendizado a

ser

compartilhado.

49

----------------------- Page 51-----------------------

Bonecas de
papel (AECC)

50

----------------------- Page 52-----------------------

VOCABULRIO

Acervo: Todos os documentos de um arquivo.

Acondicionamento: Embalagem utilizada para guardar documentos.

Arquivo: Conjunto de documentos reunidos por acumulao por pessoas

fsicas, jurdicas, pblicas ou privadas, no decorrer de suas atividades.

Arquivo corrente: Conjunto de documentos conservados junto aos rgos

produtores, cujo valor administrativo encontra-se vigente.

Arquivo intermedirio: conjunto de documentos de uso no freqente,

aguardando destinao final.

Arquivo permanente: Conjunto de documentos que perderam o carter

administrativo e passaram a ter valor histrico. Esses

documentos

normalmente passam a ser custodiados por instituies voltadas pesquisa.

Arquivos pessoais: Conjunto de documentos produzidos ou acumulados por

pessoas fsicas no decorrer de sua vida pessoal, familiar ou profissional. Esses

arquivos incluem, tambm, documentos de terceiros. Comeam, oficialmente,

com o nascimento do titular e finalizam com sua morte; h arquivos,

porm,
onde so acrescentados documentos pstumos.

Avaliao: Processo para estabelecer a guarda ou o descarte dos documentos

segundo seus valores.

Classificao: Procedimento que permite distribuir os documentos de um

arquivo de acordo com as estruturas, funes e atividades da entidade

produtora.

Coleo: Coleo de documentos reunidos artificialmente e que apresentam

alguma caracterstica comum entre si.

Conservao: Procedimentos voltados a proteger os arquivos da deteriorao.

Consulente: Usurio, pesquisador.

Data cronolgica: Refere-se ao dia, ms e ano de produo do documento.

Data tpica: Refere-se ao local de produo do documento.

Data-limite: Identificao cronolgica de um perodo atravs dos anos de incio

e de trmino de processos, dossis, sries, fundos ou colees.

51

----------------------- Page 53-----------------------

Descrio: Procedimentos voltados a identificar os documentos e elaborar

instrumentos de pesquisa.

Descritor: Ver: Palavra-chave.

Documento: Unidade constituda de informao e o suporte.

Eliminao: Destruio de documentos em fase prvia guarda permanente.

Espcie documental: Forma assumida pelos documentos de acordo com a

natureza e a disposio de suas informaes.

Estante deslizante: Estante construda de modo a economizar espao e

oferecer maior proteo aos documentos.

Fundo: Conjunto de documentos reunidos por acumulao por pessoas fsicas,

jurdicas, pblicas ou privadas, no decorrer de suas atividades e que,

no

arquivo permanente, so guardados junto a outros arquivos.

Gnero: Forma assumida pelo documento de acordo com os signos utilizados

para comunicar seu contedo.

Grupo: Segmento ou diviso de um fundo, determinada de acordo com o

mtodo estrutural ou funcional.

Higienizao: Limpeza dos documentos por meio manual ou qumico.

Instrumento de pesquisa: Referncia destinada identificao, localizao e

resumo dos fundos, grupos, sries e unidades documentais, com o objetivo de

facilitar o acesso ao acervo.

Mesa de higienizao: Mesa utilizada para higienizar os documentos, dotada

de um mecanismo de aspirao para suco da sujeira.

Notao: Identificao dos documentos por meio de nmeros, letras ou

combinao de ambos, para possibilitar sua localizao.

Ordenao: Disposio fsica dos documentos, a partir de

critrios

preestabelecidos, com o objetivo de facilitar sua localizao.

Organograma: Representao grfica da estrutura organizacional de uma

entidade.

Palavra-chave: Palavra ou expresso utilizada para expressar o contedo dos

documentos e facilitar sua busca.

Papel com PH neutro: Papel sem acidez, adequado para a conservao dos

documentos, por no se deteriorar facilmente.

52

----------------------- Page 54-----------------------

Plano de classificao: Esquema de classificao voltado para arquivos

correntes.

Princpio da provenincia: Os arquivos originrios de uma mesma entidade,

seja fsica ou jurdica, devem manter sua individualidade sem serem

misturados a outros de origem diversa.

Quadro de arranjo: Esquema de classificao voltado para arquivos

permanentes.

Srie: Formada pela seqncia das unidades pertencentes a um mesmo tipo

documental.

Suporte: Material sobre o qual esto registradas as informaes do

documento.

Tabela de temporalidade: Instrumento que determina os prazos para a

eliminao ou guarda dos documentos.

Tesauro: Lista padronizada de termos, utilizada para permitir a localizao das

informaes dos documentos.

Tipo documental: Configurao assumida pela espcie documental de acordo

com suas atividades.

Verbete: Conjunto de informaes claras e concisas sobre o contedo do

documento.

Vocabulrio controlado: Ver: Tesauro.

53

----------------------- Page 55-----------------------

BIBLIOGRAFIA

BARLETTA, Jacy Machado. Manual de conservao de acervos documentais.

s.n.t. Trabalho elaborado para o Projeto Memorial da Educao, coordenado

pelo CRE "Mrio Covas".

BELLOTTO, Helosa Liberalli; CAMARGO, Maria de Almeida (Orgs). Dicionrio

de terminologia arquivstica. So Paulo : Associao dos

Arquivistas

Brasileiros/ Ncleo Regional de So Paulo, Secretaria de Estado da

Cultura,

1996.

CASSARES, Norma Cianflone; MOI, Cludia. Como fazer conservao

preventiva em arquivos e bibliotecas. So Paulo : Arquivo do Estado, Imprensa

Oficial, 2000.

FERREIRA, Aurlio Buarque de Hollanda. Novo Aurlio sculo XXI: o dicionrio

da lngua portuguesa. 3. ed. Rio de Janeiro : Nova Fronteira, 1999.

FILIPPI, Patrcia de. Como tratar colees de fotografias. So Paulo : Arquivo

do Estado, Imprensa Oficial, 2000.

GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So

Paulo : Arquivo do Estado, 1998.

ORGANIZAO de arquivos: processamento. So Paulo : Instituto de Estudos

Brasileiros/USP, ECA/USP, 2001.

SPINELLI, Jayme. Introduo conservao de acervos

bibliogrficos:

experincia da Biblioteca Nacional. Rio de Janeiro : Fundao Biblioteca

Nacional, s.d. Apostila.

54

----------------------- Page 56-----------------------

ANEXOS

55

----------------------- Page 57-----------------------

Anexo 1

SOLICITAO DE PESQUISA
Consulente:
_______________________________________________________________

Fone:__________________________________E-mail:__________________

Tema da Pesquisa:

_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

Visita agendada para: ___/___/___

Atendente: ___________________ Data da solicitao: ____/____/____

Documentos:
Documento:
_______________________________________________________________

Notao: __________________________ Obs.:_______________________

Documento:
_______________________________________________________________

Notao: ___________________________ Obs.:______________________

Documento:
_______________________________________________________________

Notao: ___________________________ Obs.:______________________

Documento:
_______________________________________________________________

Notao ____________________________ Obs.:_____________________

Documento:
_______________________________________________________________

Notao: ___________________________ Obs.:_____________________

Documento:
_______________________________________________________________

Notao ____________________________ Obs.:______________________

56

----------------------- Page 58-----------------------

Anexo 2

CADASTRO DE CONSULENTE
Nome:
____________________________________________________________
Endereo residencial:
Rua/Av.: _________________________________________________ n.____
Apto.: ____________ Bairro:________________________________________
Cidade: _____________________ Estado: ________ CEP:________________
Telefone: ( )___________________ E-mail:________________________
Formao:______________________________________________________
RG: _____________________________ CPF:_________________________
Tipo de pesquisa:
Graduao ( ) Mestrado ( ) Doutorado ( )
Outro ( )
Especificar:______________________________________________________

Estou ciente e concordo com as Normas de Consulta do Acervo.

Data: ___/___/___ Assinatura:

57

----------------------- Page 59-----------------------

Anexo 3

REQUISIO DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA

 Consulente:
_______________________________________________________

Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________
Obs.:_____________________

Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________
Obs.:_____________________
Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________
Obs.:_____________________

Assinatura do consulente:________________________
Rubrica do atendente: ______________ Data:___/___/___

58

----------------------- Page 60-----------------------

Centro de Referncia em Educao Mrio Covas - CRE

Coordenadora
Maria Aparecida Ceravolo Magnani

Ncleo de Memria da Educao

Norma Luciano Codani

Pesquisa e autoria do texto

Teresa Marcela Meza Baeza
Fotografias
Paulo Csar Pereira
Fernando Barletta Simes
Desenhos
Adriano Trotta Barbeiro Cruz

Fundao para o Desenvolvimento da Educao - FDE

Diretoria Executiva
Tirone Francisco Chahad Lanix

Diretoria de Projetos Educacionais

Leila Rentroia Iannone
Gerncia de Projetos Pedaggicos
Devanil Aparecido Tozzi

Diretoria Administrativa e Financeira

Luiz Carlos Quadrelli
Departamento Editorial
Brigitte Aubert
Projeto grfico e editorao eletrnica
Glauber de Foggi
Kelli Fukui
Preparao de originais e reviso de texto
Luiz Thomazi Filho

Impresso e acabamento
Rettec Artes Grficas
Tiragem
15.000 exemplares

59

----------------------- Page 61-----------------------

Visando a preservar a memria da escola paulista, o projeto Nossa Escola

tem Histria busca conscientizar a sociedade sobre a importncia de zelar

pelo patrimnio cultural, especificamente os acervos escolares, at agora

pouco valorizados. Com esse fim, elaboramos este Manual de trabalho em
arquivos escolares para orientar a tarefa de implantao desses arquivos.
Redigido em linguagem didtica, est voltado para leigos na rea
de
Arquivologia e visa a atender, principalmente, aos professores e alunos
interessados em preservar a memria de suas escolas.

60