02-Mayo/12

Proceso Gestin
Calidad

MANUAL DE LA CALIDAD
(GQ-MN-01)
1. PROPSITO:

Cumplir con la poltica, objetivos, requisitos legales y normativos relacionados con la

calidad y que garanticen la satisfaccin del cliente y partes interesadas, durante la
realizacin del producto.

2. ALCANCE:

Aplica para todos los procesos de la organizacin como: gerenciales, operativos o

misionales y de apoyo o soporte; as como los documentos y procedimientos de apoyo
que permitan su interaccin y desarrollo, para el alcance descrito a continuacin.

Prestacin del servicio de ensamble mantenimiento y recarga de equipos contra incendio

(extintores).
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Comercializacin de productos y servicios en seguridad industrial como: Seales,

Botiquines, Camillas, EPP, Sealizacin Vial, Seguridad Ambiental y Equipos Contra
Incendio (extintores).
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Este documento es propiedad de Royal Fire Ltda prohibida su reproduccin parcial o total.
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3. INTRODUCCIN

El presente manual describe el Sistema de Gestin Calidad propuesto por la organizacin

Royal Fire Ltda., para el aseguramiento de la calidad de sus procesos, cumpliendo con lo
establecido en la Norma NTC-ISO 9001:2008. Este manual describe los diferentes
elementos que conforman el Sistema de Gestin de Calidad agrupadas en las cuatro
actividades bsicas relacionadas con el ciclo de mejoramiento continuo: Planear, Hacer,
Verificar y Actuar (PHVA).

El Manual de la Calidad se encuentra disponible con los documentos que conforman el

Sistema de Gestin de la Calidad de la organizacin a disposicin de todo el personal que
conforma la organizacin, los clientes y las partes interesadas, como gua fundamental
para la gestin y el mantenimiento del sistema de gestin de la calidad.

4. EXCLUSIONES

En el Sistema de Gestin de la Calidad se encuentra identificada la exclusin de los

siguientes requerimientos de la Norma NTC-ISO 9001:2008:

Numeral 7.3 Diseo y Desarrollo. No se oferta a los clientes el diseo y desarrollo de

productos. Esta exclusin no afecta la capacidad o responsabilidad de la organizacin
para suministrar productos que cumplan con los requisitos de los clientes y los
reglamentarios aplicables. Adicionalmente no se establecen requisitos para los productos
y servicios relacionados con la seguridad industrial.

5. DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

Desarrollar y comunicar a la organizacin la importancia de satisfacer los requisitos,

establecer y mantener poltica y objetivos de Gestin de la Calidad (a travs de la
planificacin estratgica), asegurar disponibilidad de recursos y llevar a cabo las
revisiones necesarias para permitir la toma de acciones de mejora oportunas y eficaces;
as mismo asignar lineamientos para el funcionamiento de la organizacin, y el
aseguramiento de la ampliacin de participacin en el mercado.

El Representante de la Direccin se le confiere toda la autoridad y responsabilidad para:

-Asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para

la implementacin del SGC.
-Informar a la direccin sobre el desempeo del SGC y de cualquier necesidad de mejora.
-Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles de la organizacin.
-Relacionarse con partes externas sobre asuntos relacionados con el SGC.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Las responsabilidades y autoridades de la organizacin estn establecidas y se

comunicaran a travs del organigrama.

PLANIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

MISIN

Somos una organizacin que comercializa productos y servicios en seguridad industrial y

salud ocupacional como: elementos de proteccin personal, sealizaciones,
demarcaciones y equipos contra incendio; brindando un servicio de calidad garantizando
la confianza y satisfaccin de las necesidades de nuestros clientes; proporcionando
herramientas a nuestro personal para alcanzar la excelencia de nuestros productos y
servicios.

VISIN

ROYAL FIRE LTDA para el 2015 ser reconocida en el mbito nacional como una
organizacin lder en la comercializacin de productos y servicios en seguridad industrial,
salud ocupacional y medio ambiente.

POLTICA DE CALIDAD
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ROYAL FIRE LTDA dando cumplimiento a su Misin; asegurara la mejora continua del
SGC y la satisfaccin del cliente, por medio de personal competente, proveedores
seleccionados, generando seguridad y confianza en nuestros productos y servicios.
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OBJETIVOS DE CALIDAD

OBJETIVOS
ITEM INDICADOR META FRE/CIA MEDICIN RESPO/SABLE
DE CALIDAD

Asegurar la
Acciones
mejora
1 Correctivas y 80% Trimestral Jefe de Calidad
continua del
Preventivas
SGC.

Cumplir los
Encuestas
requisitos
2 de 80% Semestral Jefe Comercial
exigidos por el
Satisfaccin
cliente.

Mantener
Anual con
personal Personal Jefe
3 70% Seg.
competente en Evaluado Administrativo
Semestral
la organizacin

Verificar el
cumplimiento
Desempeo
de los Jefe
4 de 100% Anual
requisitos Administrativo
Proveedores
aplicables a
proveedores.

Cumplir con las

solicitudes de Eficiencia en
5 50% Mensual Jefe Comercial
productos y/o Cotizaciones
servicios.

Cumplir
entrega de los
Entrega de
6 productos y/o Jefe Operativo y
Productos 4 das Mensual
servicios en las Logstico
y/o Servicios
fechas
establecidas.

Verificar el
cumplimiento Jefe
7 Recaudo 100% Mensual
de recaudo en Administrativo
la organizacin.

VALORES CORPORATIVOS

Confianza: Seguridad Industrial Royal Fire Ltda, permite a travs de sus acciones una
opinin favorable por parte de sus clientes siendo capaz de actuar de manera adecuada
en determinadas situaciones para que funcionen como se desea.

Calidad: Seguridad Industrial Royal Fire Ltda, dentro del conjunto de caractersticas
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inherentes de los productos y servicios cumple con los requisitos establecidos.

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Puntualidad: Seguridad Industrial Royal Fire Ltda en sus procesos, maneja el cuidado y
diligencia en hacer las cosas a su debido tiempo y en llegar a un lugar a la hora
convenida.

Atencin: Seguridad Industrial Royal Fire Ltda brinda con la interaccin de sus
actividades, con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar
adecuado y se asegure un uso correcto del mismo.

Versatilidad: Seguridad Industrial Royal Fire Ltda posee la capacidad de adaptarse con
rapidez y facilidad a distintas funciones para dar cumplimiento con los requisitos
establecidos por el cliente.

Variedad: Seguridad Industrial Royal Fire Ltda permite la agrupacin de diversos

elementos en un conjunto, permitiendo facilidad para sus clientes en la adquisicin de los
productos o la prestacin del servicio.

Garanta Post-Venta: Seguridad Industrial Royal Fire Ltda brinda la evidencia al cliente
del buen funcionamiento de sus productos y/o servicios, asegurndolos y protegindolos
contra algn riesgo o necesidad, dotando de una mayor seguridad el cumplimiento del
compromiso adquirido.

Conocimiento: Seguridad Industrial Royal Fire Ltda a travs de la experiencia e

informacin desempeada en el campo, permite la comprensin de los requerimientos del
cliente.

ENFOQUE POR PROCESOS

La estructura del Sistema de Gestin de la Calidad est conformada en procesos, y que a

su vez se complementan como aparecen en el Mapa de Procesos.

Estos fueron clasificados en tres grandes grupos:

PROCESO GERENCIALES: son aquellos que presentan los lineamientos para el

funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad.

PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES: son aquellos que representan la

razn de ser de la organizacin.

PROCESOS DE APOYO O SOPORTE: son aquellos que prestan funciones de

apoyo o soporte a los procesos misionales y estratgicos de la organizacin.
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Como resultado de la planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad se gestionan los

procesos con el enfoque del ciclo P-H-V-A y el enfoque basado en procesos.

Los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin como el
control de estos procesos sean eficaces y eficientes, se encuentran definidos en los
procedimientos de cada proceso los cuales se encuentran listados en el formato Listado
de Documentos GQ-FO-01.

Los jefes de cada proceso se aseguran de implementar las acciones necesarias para
alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.
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INTERACCIN DE LOS PROCESOS

CONTROLES
Indicadores de Gestin
Programa de Revisin por la
Gerencia
Reporte de Novedades de
Proceso
ENTRADAS SALIDAS

PROVEEDORES/ ENTRADAS SALIDAS CLIENTE/PROC

PROCESOS Solicitud de Comunicacin ESOS
Todos los recursos de los Requisitos Todos los
Revisin SGC
Procesos
Gestin de Informe de GESTIN del Cliente,
Legales y
Procesos
revisin por la Reglamentarios
Calidad Gerencia
Informe de
GERENCIAL Establecimiento
de la Poltica y
Indicadores de Objetivos de
Gestin Calidad
Revisiones por la
Gerencia
Asignacin de
recursos
Seguimiento a
las actividades,
RECURSOS acciones o
Papelera compromisos
Internet (Planes de
Accin) del SGC
Personal Competente
Mejora del SGC
Econmicos y del Producto
Equipos

CONTROLES
Consecutivo de Cotizaciones
Reporte Novedades de Proceso

ENTRADAS
SALIDAS

PROVEEDORES/ ENTRADAS
PROCESOS Necesidades SALIDAS CLIENTE/PRO
Cliente del Cliente Portafolio de CESOS
Orden de Productos
Gestin de Cliente
Compra del Cotizaciones
Calidad Orden de Gestin
Gestin
Cliente
Solicitudes
GESTIN Trabajo Operativa y
Administrativa Atencin al Elaboracin Logstica
Cliente COMERCIAL Respuesta al Gestin
Encuesta Cliente Administrativa
Satisfaccin Encuestas de
del Cliente Satisfaccin
Investigacin Solicitud de
de Nuevos Personal y
Mercados Capacitaciones
SGC
Capacitacin
del Personal RECURSOS
Papelera

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Internet
Personal Competente
Econmicos
Equipos
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CONTROLES
Prueba de Hermeticidad
Inspeccin
Producto No Conforme
Inventario
Fichas Tcnicas SALIDAS
ENTRADAS Programa de Mantenimiento
Reporte de Novedades de Proceso
SALIDAS CLIENTE/PRO
PROVEEDORES/ ENTRADAS Producto
PROCESOS CESOS
Orden de Terminado
Gestin Cliente
Trabajo Factura de
Comercial Venta Gestin
Materia Administrativa
Gestin de Solicitud de
Prima Recursos
Calidad
Gestin Hoja de Ruta GESTIN Infraestructura
y Equipos con
SGC
Administrativa
OPERATIVA Y la Calibracin y
Mtt al da
LOGSTICA Solicitud de
Personal y
Capacitacin

RECURSOS
Papelera
Internet
Personal Competente
Econmicos
Equipos y Maquinaria
Vehculo

CONTROLES
Consecutivo de Cotizaciones
Evaluacin de Proveedores
Reevaluacin de Proveedores
ENTRADAS Programa de Capacitacin SALIDAS
Perfil del Cargo
Clasificacin Informacin Financiera
Inventario
PROVEEDORE ENTRADAS SALIDAS CLIENTE/PR
Factura (Documento Externo)
S/PROCESOS Requerimientos Orden de Compra OCESOS
Reporte de Novedades de Proceso Productos
Todos los de Compras Gestin
requeridos para
Procesos Cotizaciones Operativa y
cada proceso
(Documento Portafolio de Logstica
Proveedores Externo) Productos
Cliente Orden de Cotizacin Todos los
Compra del Orden de Trabajo procesos
Cliente Factura de Venta Cliente
GESTIN Proveedores
Inscripcin de Contador
Seleccionados
Proveedores
Necesidades de
ADMINISTRATIVA Publicacin
solicitud del cargo
Formacin y Evaluacin de
Toma de Capacitacin
Conciencia Personal
Competente
Solicitud de
Personal para los
Personal diferentes
Hojas de Vida procesos
Entrevistas Entregar
Informacin
RECURSOS informacin
Financiera y Papelera Financiera y
Contable Internet Contable al
Personal Competente Contador
Solicitud de

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Capacitaciones Econmicos
Equipos
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CONTROLES
Listado de Documentos y
Registros
Copia Controlada
Producto No Conforme
Plan y Programa de Auditoras
ENTRADAS Reporte de Novedades de SALIDAS
Proceso

PROVEEDORE ENTRADAS SALIDAS CLIENTE/P

S/PROCESOS Necesidades de
Distribucin de ROCESOS
Todos los Documentacin
los Documentos Todos los
procesos Acciones
del SGC.
Correctivas y
Documentos
procesos
Gestin Preventivas Gestin
Gerencial Informacin del GESTIN Obsoletos
(Archivo) Gerencial
SGC.
Distribucin de
Lista de
Verificacin de
CALIDAD Copias
Controladas de
Auditora
los Registros
Programa de
Planes de
Auditorias
Accin
Revisin por la
Seguimiento de
Gerencia
los Hallazgos de
Auditora
RECURSOS Anlisis de
Papelera Indicadores
Internet Generales
Personal Competente Revisin y
Econmicos Mejora del SGC
Equipos

GESTIN DOCUMENTAL

La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad se clasifica segn lo siguiente:

Documentos Internos Documentos de Origen Externo:

Royal:
Normas y especificaciones del cliente
Manuales Leyes o decretos de entidades del
Procedimientos Estado.
Programas Resoluciones.
Planes Informes tcnicos o legales.
Matrices Normas externas (Ej.: CCS, NTC)
Instructivo Planos del Cliente.
Documentos Gerencial Catlogos y Fichas tcnicas.
Formatos

Se tiene establecido el presente Manual de Calidad y se han establecido, documentado e

implementado los siguientes procedimientos requeridos en la Norma NTC ISO 9001:2008:

Procedimiento Control de Documentos

Procedimiento Control de Registros
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Procedimiento Auditoras
Procedimiento Accin Correctivas y Preventivas
Procedimiento Control Producto no Conforme
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Sistema de Gestin de la Calidad su estructura documental consta de:

- Manual de Calidad
- Procedimientos
- Instructivos
- Formatos

CONTROL DE DOCUMENTOS

La organizacin controla sus documentos de acuerdo con lo establecido en el

Procedimiento Control de Documentos (GQ-PR-01), requerido por la Norma ISO
9001:2008.

CONTROL DE REGISTROS

La organizacin para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin,

retencin y disposicin de sus registros establece el Procedimiento Control de Registros
(GQ-PR-02), requerido por la Norma NTC-ISO 9001:2008.

COMUNICACIN

A travs de la siguiente matriz se asegura que toda la organizacin conozca todos los
cambios que se realicen en el SGC; al igual que las especificaciones o requerimientos
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tanto internos como externos que se tengan.

Procedimiento Competencia, Formacin y Toma de Conciencia GA-PR-02.
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Gestin
Gestin Gestin Gestin Gestin
CARGOS Operativa y Cliente
Gerencial Comercial Administrativa Calidad
Logstica
-Asignacin de
Recursos
-Asignacin de -Asignacin de -Asignacin de -Revisar el
Gestin Recursos Recursos Recursos funcionamiento del -Encuestas de
Gerencial -Solicitud de SGC Satisfaccin
Personal -Elaborar plan y
programa de
auditorias

- Informacin -Encuestas de
sobre el Satisfaccin
-Solicitud de
producto y/o -Identificar y
Gestin Recursos -Solicitud de
controlar el producto
-Cotizaciones de
servicio a productos y/o
Comercial -Planes de Mejora Personal
realizar. no conforme servicios

Gestin -Solicitud de -Identificar y

-Solicitud de
Operativa y Recursos N/A
Personal
controlar el producto N/A
-Planes de Mejora no conforme
Logstica

-Solicitud de
Recursos
-Solicitud de
-Solicitud de -Distribucin de roles
-Solicitud de Recursos
Recursos y funciones
Recursos -Distribucin de
-Distribucin de -Instructivos de -Seleccin,
-Planes de Mejora roles y
Gestin -Distribucin de
roles y funciones
funciones
trabajo evaluacin y
Administrativa -Instructivos de -Capacitacin del reevaluacin de
roles y funciones -Instructivos de
trabajo personal proveedores
-Capacitacin del trabajo
-Capacitacin del -Identificar y
personal -Capacitacin
personal controlar el
del personal
productos no
conforme
-Poltica y Objetivos
-Poltica y -Poltica y -Poltica y Objetivos
de Calidad
Objetivos de Objetivos de de Calidad
-Indicadores
Calidad Calidad -Indicadores
-Solicitud de
-Indicadores -Indicadores -Manual de Calidad
Recursos -Encuestas de
Gestin -Manual de -Manual de -Procedimientos
-Planes de Mejora Satisfaccin
Calidad Calidad -Formatos
Calidad -Manual de Calidad -Poltica y Objetivos
-Procedimientos -Procedimientos -Resultados de las
-Procedimientos de Calidad
-Formatos -Formatos Auditorias
-Formatos
-Resultados de las -Resultados de -AC y AP
-Resultados de las
Auditorias las Auditorias -Solicitud de
Auditorias
-AC y AP -AC y AP Personal
-AC y AP

-Retroalimentacin -Retroalimentacin
-Comunicacin -Comunicacin con
con el Cliente el Cliente
Cliente N/A (Respuestas de N/A (Respuestas de -Manual de Calidad
Solicitudes, Solicitudes,
Opiniones y Opiniones y
Sugerencias) Sugerencias)

ENFOQUE AL CLIENTE

La alta direccin asegura los requisitos relacionados con el cliente y determina que se
comunican y cumplan para aumentar la satisfaccin del cliente, a travs del
Procedimiento Ventas (GC-PR-01) y el Procedimiento Atencin al Cliente (GC-PR-02).
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PROPIEDAD DEL CLIENTE

La informacin, documentacin y en general todo lo entregado por el cliente ser

responsabilidad y estar bajo la proteccin del proceso de Gestin Operativa y Logstica,
y de segn los requisitos establecidos en el Procedimiento Mantenimiento y Ensamble de
Extintores GO-PR-01 y en el Procedimiento Recepcin, Transporte y Entrega GO-PR-02.

RECURSOS HUMANOS

La alta direccin identifica y proporciona en todo momento el personal competente para

cubrir con eficiencia las actividades relacionadas con la realizacin del producto por medio
del Procedimiento Seleccin Personal (GA-PR-03).

COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN

La organizacin determina la competencia y necesidades de formacin del personal, y

facilita y evala la eficacia de la formacin mediante los registros; especificado a travs
del Procedimiento Competencia, Formacin y Toma de Conciencia (GA-PR-02).

REALIZACIN DEL PRODUCTO

En la realizacin del producto se deben tener en cuenta los Procedimientos

Mantenimiento y Ensamble de Extintores GO-PR-01, Procedimiento Recepcin,
Transporte y Entrega GO-PR-02. En el control de compras se deben seguir los
lineamientos establecidos en el Procedimiento Compras y Manejo de Proveedores GA-
PR-01, de la misma manera podemos verificar como se determina la evaluacin y
seleccin de los proveedores para suministrar productos que cumplan con los requisitos
exigidos por la organizacin. En el seguimiento y medicin que se debe realizar a los
equipos, la organizacin controla los requisitos y proporciona evidencia de los mismos por
medio del Procedimiento Mantenimiento de Infraestructura y Equipos GO-PR-03.

AUDITORIAS INTERNA

La organizacin ha establecido la forma en que se harn las Auditoras para determinar si

el Sistema de Gestin de la Calidad es conforme con lo planificado y requerido en la
Norma NTC-ISO 9001:2008. Para ello se ha implementado el Procedimiento Auditoras
(GQ-PR-03).

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

La organizacin asegura que el producto que no sea conforme con los requisitos
establecidos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados; a
travs del Procedimiento Control del Producto No Conforme (GO-PR-04).
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MEJORAMIENTO CONTINO

El mejoramiento contino de la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad esta

soportado mediante la toma de acciones correctivas y preventivas teniendo en cuenta el
Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (GQ-PR-04), los resultados de las
auditoras a travs de los lineamientos establecidos en el Procedimiento Auditoras (GQ-
PR-03) con soporte en sus respectivos registros.

De los resultados de la revisin por la direccin realizado al Sistema de Gestin de la

Calidad se emitir el informe correspondiente para tomarse las acciones a las que haya
lugar mediante la utilizacin de los formatos Informe de Revisin por la Gerencia (GG-FO-
01) e Informe de Indicadores de Gestin (GG-FO-02), bajo los lineamientos establecidos
en el Procedimiento de Revisin por la Gerencia (GG-PR-01).

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