INGENIERIA CIVIL

UNIVERSIDAD COOPERATIVA
DE COLOMBIA UCC
CONSTRUCCION 2

DOCUMENTACION
EN OBRAS

CONSTRUCCIN - 2

09
Notas de clase

Documento No. 09 01Documentacion en Obras Notas de Clase Pgina 1 de 6

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CONTENIDO

1. LA INFORMACION Y SUS GENERALIDADES...................................................... 3

1.1 PROCESO DE COMUNICACION. .......................................................................... 3
1.2 COMPONENTES DEL PROCESO DE COMUNICACION. .................................... 3
1.3 CARACTERISTICAS DE LA COMUNICACION. .................................................... 4
2. DOCUMENTACIN EN OBRA. .............................................................................. 4
2.1. COMPONENTES..................................................................................................... 4
2.2. CARACTERISTICAS. .............................................................................................. 5

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DOCUMENTACION EN OBRA

1. LA INFORMACION Y SUS GENERALIDADES.

1.1 PROCESO DE COMUNICACION.

En todo proceso de comunicacin intervienen una serie de elementos que se han de tener
en cuenta, pues, si falla alguna de ellos, la comunicacin no se realiza o se hace
defectuosamente (ruido). ,

Ocurre, algunas veces, que en las empresas y en el desarrollo de las obras civiles se
invierten recursos y se pone mucho empeo en tareas de comunicacin y, sin embargo, no
se obtienen los resultados esperados. Eso puede ocurrir por varias causas, ya sea porque
los objetivos fijados en tareas de comunicacin exceden las posibilidades de la empresa o
porque en el desarrollo de esas actividades de comunicacin se han cometidos errores o
no se ha prestado la atencin oportuna a alguno de los elementos que integran el proceso
comunicativo, que son:

1.2 COMPONENTES DEL PROCESO DE COMUNICACION.

Emisor o fuente: es la persona que tiene capacidad para emitir un mensaje y lo

transmite, por medio de un canal, a un receptor.
Receptor: persona o grupo de personas que reciben el mensaje.
Mensaje: informacin que transmite el emisor al receptor.
Cdigo o lenguaje: forma en que se transmite la informacin. Esto supone que el
emisor, a la hora de transmitir un mensaje, utiliza una codificacin que el receptor
ha de conocer y cuando le llega la informacin la ha de descodificar o descifrar para
poder entender el mensaje
Canal: Medio a travs del cual se transmite el mensaje del emisor al receptor, por
ejemplo escrito, sonoro, lumnico, virtual, etc.
Contexto: conjunto de circunstancias que rodean al mensaje, tales como lugar,
tiempo o ambiente y que pueden dar nfasis al mensaje e incluso cambiar su
contenido en funcin del contexto.

Adems de todos estos elementos bsicos que intervienen en el proceso de comunicacin,

se ha de mencionar las interferencias o ruidos que se puedan producir y el feedback o
canal de retorno.

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Las interferencias o ruidos son seales no deseadas que se entremezclan con el

mensaje a transmitir, que se deben a diferentes causas y logran que el mensaje
llegue incompleto, modificado o inentendible.
El feedback o canal de retorno es toda aquella informacin que recoge el emisor
debido a las reacciones o expresiones del receptor; informacin muy til para que el
emisor pueda adaptarse de manera ms eficiente a las necesidades del receptor.

Dentro de este esquema de comunicacin, el emisor es la empresa; el mensaje las

informaciones que la empresa transmite; y el receptor, podran ser clientes, proveedores,
empleados, medios de comunicacin o cualquiera a quien la empresa se dirija. El canal de
comunicacin ser uno u otro dependiendo de la persona o personas a quienes se dirija la
informacin y para qu, pues se puede transmitir por escrito, por lenguaje hablado, por
telfono, por mensaje, o por cualquier otro; y, el cdigo tambin variar segn el mensaje y
el receptor, ya que puede ser escrito u oral, por ejemplo.

Otro factor a tener en cuenta a la hora de transmitir el mensaje es el estilo de la

comunicacin, es decir, la forma en la que se transmite el mensaje, que puede ser de
distintos tipos, directo, indirecto, agresivo, pasivo, activo, afectivo, emotivo, verbal, no
verbal, asertivo y un sinfn de posibilidades en funcin del tipo de lenguaje, creencias o
incluso de cmo pretender influenciar o persuadir al receptor.

1.3 CARACTERISTICAS DE LA COMUNICACION.

La comunicacin, adems, para que sea eficaz debe ser:

Relevante: Importante para el pblico a quien el emisor se dirige.

Exhaustiva: Ha de ser una informacin completa y exacta.
Fcil: Se ha de poder entender sin dificultad.
Seductora y Emocionante
Transparente, con sentido comn y Sincera o cierta.

2. DOCUMENTACIN EN OBRA.
2.1. COMPONENTES.

La documentacin en obra est compuesta por todos aquellos elementos informativos que
sirven para el anlisis e interpretacin del desarrollo de proyecto y los logros obtenidos o el
cumplimiento del mismo.

Por tanto est conformada por un conjunto de documentos donde se indican las
caractersticas del proyecto para su construccin. Incluye todos los documentos necesarios
para la ejecucin de una obra:

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Documentacin Jurdica.
Documentacin Tcnica.
Documentacin econmica.
Documentacin Social y
Documentacin Ambiental.

Toda la documentacin que define la obra a ejecutar y las condiciones de ejecucin

conforman los Documentos de Obra. En las distintas partes que componen, se debe tratar
de que se encuentre toda la informacin necesaria para que, tanto Contratante como
contratista tengan la informacin suficiente y necesaria para preparar el presupuesto
adecuado y ejecutar bajo ese presupuesto el proyecto. La documentacin mnima debe
incluir:

Estudio de suelos y ubicacin.

Estudio de materia y tecnologas disponibles.
Planos y detalles.
Memorias de clculos de todos los componentes.
Pliego de especificaciones administrativas (condiciones) y tcnicas.
Presupuestos y cronogramas de trabajo.

Sin embargo, para el adecuado desarrollo de los proyectos (en los ciclos de planeacin y
gerencia), la documentacin se puede dividir en las misma reas de gestin de que consta
el procesos administrativo y por tanto sta puede diferenciarse en documentos que
abarquen o contengan la informacin necesaria y suficiente para las diferentes reas de
conocimiento o administracin del proyecto, a saber:

Documentos para la gestin del Objetivo.

Documentos para la gestin del Alcance.
Documentos para la gestin de los costos.
Documentos para la gestin del tiempo.
Documentos para la gestin del recurso humano.
Documentos para la gestin de la calidad.
Documentos para la gestin de los proveedores.
Documentos para la gestin del riesgo, y
Documentos para la gestin de las comunicaciones.

2.2. CARACTERISTICAS.

Para el caso de los documentos en obra, deben tener al menos las siguientes
caractersticas para hacerlos factibles y prcticos:

Cdigo: en general para manejo sistematizado e identificacin rpida.

Nombre para identificacin y diferenciacin plena. Indica el objeto del
documento.
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Objetivo: razn de ser del documento, en caso contrario no debe existir

Contenido: define los componentes de informacin que requiere cada
documento.
Anexos: relacin de documentos externos que hacen parte complementaria de
la informacin del documento.
Responsable: de la emisin, entrega, recibo y archivo del documento.
Periodicidad: frecuencia con la cual se emite el documento.
Retencin: tiempo en que debe ser archivado (por Ley).
Tipo de archivo: escrito, digital, sonoro, etc.
Formato: plantilla en la cual se capta informacin.

Para una lista de documentos en obra, revisar las fichas anexas.

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